ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual

Disciplina: Gerenciamento de Aquisições

Módulo: 1, 2, 3, 4, 5 e 6
em Projetos

Aluno: Ana Paula da Silva Chagas Ferreira Turma: PGO 2021/4

Tarefa: Atividade Individual – Plano de Gerenciamento de Aquisição de Equipamento de

Impressão Rápida

Contextualização do caso

No atual cenário de necessidades da empresa de marketing e soluções digitais XYZ frente às novas
demandas, uma forma de proporcionar melhorias para a sistema de impressão utilizado seria a aquisição
de um equipamento de impressão rápida. Tal equipamento a ser adquirido terá uma performance de 100
páginas por minuto (páginas coloridas e em preto e branco), bem como terá acesso à rede da empresa,
promovendo uma experiência de melhor qualidade a todos os colaboradores que necessitam utilizar o
serviço.

A elaboração de um plano de aquisição nesse caso tem como objetivo guiar a equipe de projetos nessa
compra, estabelecendo todo o escopo e os critérios de aceitação do novo equipamento visando clareza e
qualidade no processo, e assertividade na compra.

Escopo da compra e critérios de aceitação

Escopo de compra / fornecimento:

1. Perfomance de impressão de 100 páginas por minuto;
2. Conexão com a rede da empresa contratante via Wi-Fi;
3. Mão de obra de instalação, montagem, treinamento e operação assistida por conta da empresa
contratada;
4. Fornecimento de login e senha para todos os colaboradores que acessarão a máquina;
5. Parte elétrica e eletrônica compatível com as instalações da empresa contratante;
6. Equipamento deve possuir bandeja para folhas e cartuchos extras;
7. Garantia de 01 (um) ano após a implementação do equipamento por parte da contratante.

Para todas as etapas do processo de implementação serão necessários testes de qualidade do

fornecimento, bem como validação pelo setor responsável pela aquisição.
Só poderão fazer parte da concorrência para fornecimento do equipamento os fornecedores que atendam
ao escopo proposto.
A área de TI será responsável por avaliar e fiscalizar questões técnicas pertinentes ao contrato de aquisição
do equipamento de acordo com os critérios de aceitação listados abaixo.
Critérios de aceitação:

1
 1. Equipamento e seus componentes deverão ser entregues íntegros, novos, sem quaisquer avarias
visuais e de sistema;
2. Nota fiscal e manual de uso deverão ser entregues junto ao equipamento e seus componentes;
3. A entrega deve ser realizada em até 10 (dez) dias úteis após a emissão da FRS (Folha de Registro
de Serviço).
4. Equipe técnica da empresa contratada deverá estar presente no momento da entrega.
A contratante terá um prazo de 05 (cinco) dias úteis para informar formalmente se aceitará ou não o
produto.

Os critérios de classificação das propostas serão avaliados com pesos conforme tabela a seguir.

Aderência ao escopo 30%

Preço 20%

Experiência em fornecimentos anteriores 20%

Certificações de qualidade 10%

Experiência e qualificação do corpo técnico 10%

Garantia extendida e atendimento pré e pós venda 10%

Para avaliação desses itens serão atribuídas notas de 0 a 10 e multiplicadas aos percentuais
correspondentes resultando, assim, em uma nota final. A média de corte para a exclusão da empresa
fornecedora do processo de compra é 8,5.
Quaisquer um dos requisitos previstos no escopo que não forem atendidos resultarão em exclusão da
empresa proponente ao contrato do processo de fornecimento.

Tipo de contrato

O contrato será feito por preço fixo onde haverá uma maior previsibilidade acerca do preço final a ser
pago.

Haverá a confecção de uma ordem de compra para o equipamento onde serão especificados o prazo para
entrega, o desempenho técnico desejado, as penalizações em caso de não conformidades por um período
de tempo determinado e a forma de pagamento.

Critérios obrigatórios e facultativos

Critérios obrigatórios:
1. Equipamento de realizar impressão de 100 páginas por minuto;
2. Equipamento deve ter conexão via Wi-Fi com a rede da empresa;
3. Cada colaborador da empresa contratante deve ter login e senha individuais;

2
 4. Realizar impressões coloridas e em preto e branco;
5. Garantia de 01 ano após o fornecimento;
6. Empresa regular nos quesitos legais e fiscais;
7. Capacidade de fornecimento na cidade onde a contratante está localizada;
8. Atestado de qualidade técnica de todos os componentes.
Critérios facultativos:
1. Equipamento não precisar de bancada para instalação;
2. Equipamento ser da cor preta ou branca;
3. Equipamento ter tela de impressão touch screen;
4. Equipamento realizar troca de cartuchos automática;
5. Empresa contratada fornecer garantia extendida;
6. Empresa contratada oferecer prazo de entrega inferior ao estipulado no escopo.

Cronograma e desembolso de pagamento

O processo de aquisição do equipamento de impressão rápida obedecerá ao seguinte cronograma de

atividades:

Tarefa Duração Setor Responsável

Envio de carta convite para os fornecedores 5 dias úteis Suprimentos

participantes

Envio de propostas técnicas e comerciais 10 dias úteis Forncedores (externo) → Suprimentos

(interno)

Análise de propostas técnicas 10 dias úteis TI

Confecção da ordem de serviço 7 dias úteis Suprimentos

Assinatura do contrato de fornecimento de 3 dias úteis Forncedor e Suprimentos

material

Emissão de FRS 5 dias úteis Suprimentos

Fornecimento do equipamento e seus 10 dias úteis Fornecedor

componentes

Treinamento e operação assistida 20 dias úteis Fornecedor e TI

Garantia 365 dias corridos Fornecedor

O desembolso de pagamento da compra obedecerá aos seguintes marcos:

3
 Marco Percentual de Desembolso

Emissão da FRS 25%

Fornecimento do equipamento e seus componentes 25%

Treinamento e operação assistida 50%

Riscos do processo

Para coleta dos riscos assosciados a aquisição do equipamento de impressão rápida foi utilizada como
técnica a opinião de especialistas (TI e suprimentos) e a análise das partes interessadas na compra (todas
as gerências envolvidas).
A tabela abaixo indica os riscos identificados, bem como as ações a serem tomadas a fim de mitigé-los.

Riscos a aquisição Ações mitigatórias

Atraso na entrega do equipamento por parte do Aplicar penalização contratual em caso de atraso no
fornecedor. fornecimento.

Falha na rede de conexão de internet da empresa Instalar funcionalidade que permita imprimir arquivos
impendindo impressão via Wi-FI. por meio de pen drive.

Treinamento e operação assistida com prazo Aplicação de prova de conhecimento ao fim dos 20 dias
insuficiente para entendimento acerca das de treinamento / operação assistida. Em caso de
funcionalidades da impressora número de aprovação abaixo de 80%, extender
treinamento.

Itens fora do escopo

Os seguintes itens NÃO fazem parte do escopo de fornecimento:

1. Cartuchos de tintas e papéis para impressão;
2. Adequação do local para instalação do equipamento;
3. Fornecimento da rede de conexão Wi-Fi;
4. Antivírus para o equipamento.

Responsabilidade das partes

As responsabilidades da contratante são as seguintes:

• Fornecer o local adequado para instalação do equipamento;

• Forncer conexão via Wi-Fi com rede de internet da empresa;
• Fornecer cartuchos e folhas para impressão;
• Fazer o pagamento conforme prazos indicados no desembolso de pagamento;
• Fornecer acesso às instalações da empresa a equipe da contratada.

4
As responsabilidades da contratada são as seguintes:
• Fornecer o equipamento dentro do prazo indicado no cronograma e dentro das especificações
previstas no escopo;
• Fornecer todos os componentes do equipamento junto com o mesmo;
• Realizar o cadastro com login e senha de todos os colaboradores que utilizarão o equipamento;
• Realizar treinamento de capacitação e operação assistida conforme indicado no cronograma;
• Forncer mão de obra adequada para execução das atividades ligadas ao fornecimento (instalação,
testes, treinamento, operação assistida e etc.);
• Efetuar a mobilização e desmobilização da mão de obra para a empresa contratante;
• Efetuar o transporte do equipamento e seus componentes até a empresa contratante.

Forma de gestão do contrato

A empresa XYZ fará a gestão do contrato por meio do setor de TI, setor este que também será responsável
por contactar o fornecedor a qualquer momento, onde por meio de análise de desempenho de impressão
e funcionamento do equipamento serão avaliados os seguintes tópicos:
1. Capacidade de impressão conforme indicado no escopo;
2. Capacidade de conexão via Wi-Fi com a rede da empresa;
3. Capacidade de impressão colorida e em preto e branco;
4. Verificação acerca do login e senha de cada colaborador.
A cada um dos pontos citados acima serão atribuídas metas de aderência de 85% e, caso a média final
das aderências esteja abaixo desse valor, o percentual de desembolso do marco “Treinamento e operação
assistida” do item “Cronograma e desembolso de pagamento” não será pago até os ajustes necessários
serem efetuados.

As notas de avaliação saírão a cada 3 (três) dias até o fim do período de operação assistida.