IT 04 - Atividades Comprador DD

IT 04 Data: 19/01/2022
Elaborado: Barbara Doretto Aprovado: Ricardo Seixas Revisão: 01

Palavra chave: Atividades de um Comprador de Débito Direto Página: 1/ 24
OBJETIVO
RESPONSABILIDADE
GERAL
ANEXOS
REVISÕES
Elaborado em: 19/01/2022 Situação de Publicação

Departamento responsável: COMPRAS
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IT 04 Data: 19/01/2022

Objetivo:
Padronizar a sistemática de trabalho de um Comprador de débito direto.
Responsabilidade:
O Departamento de Compras é responsável pelo conteúdo desta instrução de trabalho e

por garantir que a mesma será aplicada e mantida.
Geral:
1. Visualização da demanda de Compras
1.1 Entrar no sistema TOTVS e buscar pela tela CC0523
Nessa tela, na aba de solicitação, o Colaborador consegue visualizar a demanda de

serviço que possui referente aos materiais de débito direto.

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1.2 Entrar na tela ESSC01C01 para verificar se já foi anexado algum

orçamento
O Colaborador deverá verificar o anexo que possui dentro da solicitação, sendo que,
para isso será necessário digitar o número de solicitação na flecha verde e clicar em
ANEXOS. Após este clique, a tela ESSC02C01 será aberta.
O Colaborador deverá clicar em VISUALIZAR para abrir o anexo.

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2. Verificação de fornecedores para atendimento da solicitação
2.1 Materiais
Quando o item da solicitação for material, deverá ser realizada uma busca na
internet para visualizar se o valor do orçamento está próximo ao de outros fornecedores.
Caso o preço esteja de acordo, ainda assim, deve-se entrar em contato com o fornecedor
para realizar negociações de valores. Todavia, se o preço estiver muito elevado, realiza-se
a compra do item via internet.
2.2 Serviços
Quando forem serviços a serem prestados, automaticamente deve-se entrar em

contato com os fornecedores para realizar uma negociação referente ao orçamento que foi
anexado.
3. Negociação com fornecedores
O contato com o fornecedor deverá ser realizado via telefone Rinnai ou celular
corporativo de Compras, sendo que, é necessário que o Colaborador informe que faz parte
do setor de Compras/ Finalizações e que gostaria de verificar a possibilidade de desconto
no respectivo orçamento recebido.
Geralmente, pede-se pelo menos 3% de desconto, porém, deve-se aguardar a
proposta inicial do fornecedor para tentar uma contraproposta e, além disso, é necessário
combinar as condições de frete e de pagamento, sendo normalmente utilizada de 28 dias.
Após fechar a negociação, deverá ser lançado na planilha de excel localizada no
caminho: \\Server2\pcp\Barbara - Compras\CONTROLE DE PEDIDOS, a data, o nome
do solicitante e o nome do fornecedor. E, caso, a negociação de valores seja positiva,
informar passo a passo na planilha de excel \\Server2\pcp\Barbara - Compras\
DESCONTOS.
4. Geração de ordem para a solicitação
Para gerar uma ordem de compra, o Colaborador deve clicar em cima da solicitação
na tela CC0523 e clicar em GERAR.

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Ao clicar em GERAR, automaticamente a tela CC0325 será aberta.
Na aba de SELEÇÃO, o Colaborador deverá colocar o número da requisição em

ambos os lados.

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Após, ir para a aba de DIGITAÇÃO e clicar em EXECUTAR.

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Um bloco de notas com as ordens referentes à solicitação será gerado e o mesmo

que poderá ser fechado.
5. Gerar valor a ordem
O Colaborador deverá entrar na aba ORDENS e, após, em COTAR. Na sequência,

será aberta automaticamente a tela OC0201.

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Deve-se clicar em INCLUIR e a tela OC0201A será aberta.
Nesta tela, deverão ser preenchidas as abas COTAÇÃO/ FISCAL/

APROVAÇÃO.
Na aba COTAÇÃO, você deve preencher os campos:
- Fornecedor (Digitar o código) - ao dar dois cliques em cima do fornecedor, abrirá
a tela abaixo Z01AD098. Nesta tela é possível realizar a busca atrás de nome ou CNPJ,
sendo que, só irão aparecer as informações de fornecedores que já estão homologados em
nosso sistema. Após encontrar o fornecedor, é necessário clicar em cima do mesmo e dar
OK. O sistema já puxará o código automaticamente;

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- Data de cotação (preenchimento automático);

- Unid Medid (medida do material, como por exemplo PÇ, KG, ente outros) - dar
dois cliques para verificar em qual o material se enquadra;
- Preço Fornecedor - colocar o valor do orçamento inicial;
- Moeda (será sempre 0 - real, o sistema puxa automaticamente);
- Transportador (sempre colocar 1 - remetente).
Na aba FISCAL, é necessário tirar o check do IPI Incluso.
Caso o material possua IPI, preencher o campo de Alíquota IPI conforme o que foi
negociado. A Alíquota ICMS o sistema irá puxar automaticamente.
Na aba APROVAÇÃO, deve-se preencher os campos:

- % Descto;
- Valor Descto;
- Condição Pagamento.
- Check em “Aprova Compras”.

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Caso a negociação tenha sido positiva e gerado desconto, incluir o desconto que foi
negociado no campo de % Descto ou no campo de Valor Descto. Preenchendo um desses
campos, o outro já é automaticamente calculado.
Deve-se também preencher o campo de Condição Pagamento, onde é possível
realizar um filtro ao clicar duas vezes em cima. Após, a tela Z01AD039 de pesquisa
condição será aberta, onde estarão descritas todas as condições de pagamento que a Rinnai
trabalha. Ao encontrar a condição negociada, basta dar OK.

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Irá entrar novamente na tela de cotação e mais um OK deverá ser dado.
Quando a tela OC0201H aparecer, basta dar o OK para a mensagem. Na sequência,

aparecerá outra tela de informativo, devendo dar mais um OK. A tela OC0201A fechará
automaticamente e aparecerá a tela OC0201 com a ordem cotada.

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Após estar a solicitação estar incluída na tela OC0201, clicar em SAIR. Esse
processo deverá ser repetido para cada item da solicitação.
Quando o processo de cotar as ordens for finalizado, o pedido de compras deverá
ser gerado.
6. Gerar pedido de compras
Entrar na tela CC0311.
Nesta tela você deverá preencher as abas SELEÇÃO/ PARÂMETROS/

DIGITAÇÃO.
Na aba SELEÇÃO:
- Preencher o campo de fornecedor, colocando o código utilizado na cotação da
ordem nos dois lados;

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Na aba PARÂMETROS:
- Preencher o campo Estabel Cobrança (sempre será 001);
- Preencher o campo Responsável (seu nome);
- Código Mensagem será puxado automaticamente;
- Condição Pagamento (colocar a mesma condição que foi posta no momento da
cotação da ordem);
- Emitente Entrega (automático).

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Na aba DIGITAÇÃO, apenas apertar em EXECUTAR.
Aparecerá um bloco de notas com o número do pedido de compra e o respectivo

valor já com o desconto.
Ao sair o relatório no bloco de notas, é necessário preencher os campos das

planilhas do excel com os seus respectivos números de pedido.
7. Aprovações
As aprovações dependem dos valores dos pedidos de compras, sendo que:

- Pedidos < R$ 1.000,00 – são aprovados somente pelo Coordenador de Compras;
- Pedidos > R$ 1.000,00 são aprovados pelo Coordenador de Compras e Diretor
Industrial.
Após todas as aprovações necessárias, será enviada por e-mail a informação de que
o pedido foi aprovado, como por exemplo:

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8. Encaminhar pedido para o fornecedor
Para encaminhar o pedido para o fornecedor, é necessário entrar na tela CC0305 e

preencher os campos de SELEÇÃO/ PARÂMETROS/ DIGITAÇÃO.
No campo de SELEÇÃO, informar em ambos os lados o número do pedido.
No campo de PARÂMETROS, dar um check na Descrição e no Envia E-mail.

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No campo de DIGITAÇÃO, geralmente o sistema consegue puxar o e-mail do

fornecedor automaticamente, mas caso isso não aconteça, o mesmo deverá ser incluído.

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Após, clicar em EXECUTAR e, desta forma, um pedido em pdf será gerado. Esse
pedido é automaticamente encaminhado para o solicitante e para o fornecedor.
Os pedidos acima de R$20.000,00 deverão ser impressos e assinados pelo Diretor
Industrial e Presidente, nesta ordem, para que sejam escaneados e encaminhados via e-
mail para os auditores ueda@rinnai.com.br e johnson@rinnai.com.br.
9. Homologação de Fornecedores
9.1 Cadastrar Fornecedor
Para cadastrar um fornecedor, é necessário ter a ficha cadastral completa do mesmo,

sendo que essa solicitação pode ser realizada via whatsapp ou e-mail.
Na sequência, deve-se entrar na tela CD0401.
Ao clicar em incluir nova ocorrência, automaticamente a tela ficará habilitada.

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As abas FORNECEDOR/ FINANCEIRO/ FISCAL/ ENDEREÇO/

COMUNICAÇÃO deverão ser preenchidas.
Na aba FORNECEDOR, preencher os campos:

- Código (automático);
- Nome Abreviado (colocar o nome fantasia do fornecedor);
- Nome (colocar o nome completo do fornecedor);
- Grupo (sempre será 1);
- Matriz (Automático).
Na aba FINANCEIRO, preencher os campos:

- Portador (sempre será 99999);
- Tp Desp. Padrão (sempre será 998);
- Cond. Pagto (colocar a condição que foi negociada pela primeira vez).

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Na aba FISCAL, preencher os campos:

- CNPJ (digitar CNPJ do fornecedor);
- Inscrição Municipal e Estadual (digitar a do fornecedor, caso o fornecedor não
possua, escrever ISENTO).

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Na aba ENDEREÇO, preencher os campos sinalizados dentro da marcação

vermelha.
Na aba COMUNICAÇÃO, preencher os campos:

- Telefone (informar o telefone do fornecedor);
- E-mail (informar o e-mail do fornecedor).

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Após esses preenchimentos, clicar em CONFIRMA ALTERAÇÕES e o

FORNECEDOR ESTARÁ CADASTRADO.
10. Compras via Cartão de Crédito ou Antecipação
10.1 Cartão de Crédito
O cartão de crédito do setor de Compras, é utilizado na maioria das vezes em

compras que são realizadas pela internet, porém em eventualidades, o mesmo pode ser
usado como pagamento para fornecedores.
10.2 Condição de Pagamento (CC)
As compras realizadas no cartão de crédito do setor de Compras, sempre são

realizadas em apenas 1x.
10.3 Controle de Compras no Cartão de Crédito
As compras realizadas via cartão de crédito, devem ser preenchidas na planilha

localizada no caminho \\Server2\pcp\Barbara - Compras\CARTÃO DE CRÉDITO. Na

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mesma deverão ser lançados a data da compra, o solicitante do material, fornecedor,

número de pedido, valor e o número da nota fiscal.
Com esse controle, é possível permanecer dentro do limite do cartão e visualizar as

compras que foram realizadas de uma maneira mais eficaz.
10.4 NOTAS FISCAIS
As notas fiscais dos pagamentos de cartão de crédito devem ser entregues somente
no final do mês todas juntas para o setor de Contabilidade, assim como a fatura do cartão.
11. Antecipações
A antecipação consiste na realização do pagamento antes de receber o material e

geralmente ocorre quando é a primeira vez que é feita a compra com um fornecedor ou
quando a compra de um produto/ serviço apresenta um valor muito alto, sendo necessário
uma entrada para que a produção seja iniciada.
O controle das antecipações é feito através da planilha de excel localizada no
caminho \\Server2\pcp\Barbara - Compras\ANTECIPAÇÕES. Nela deverão ser
preenchidos os campos de data, pedido, fornecedor, valor e data para pagamento.

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Para realizar uma antecipação deve-se:

- Ter um pedido pronto;
- Entrar na pasta pública – formulário de pagamento;
- O excel abaixo será aberto;
- Clicar em adiantamento a fornecedor;
- Preencher todos os campos;

- Clicar em IMPRIMIR;
- Imprimir o pedido de compras;
- Coletar a assinatura do Coordenador de Compras caso o valor do pedido seja
abaixo de R$ 1.000,00;
- Coletar a assinatura do Diretor Industrial caso o valor do pedido seja acima de R$
1.000,00
- Levar ao setor Financeiro para que o pagamento seja feito.
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Revisões:
Revisão Data Alterações Elaboração Aprovação
00 19/01/222 Emissão Inicial Barbara Doretto Ricardo Seixas

ass. ass.

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O Colaborador deverá clicar em VISUALIZAR para abrir o anexo.

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3. Negociação com fornecedores

4. Geração de ordem para a solicitação

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Aparecerá um bloco de notas com o número do pedido de compra e o respectivo

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