Ebook Estrutura Agenciaa
Ebook Estrutura Agenciaa
Ebook Estrutura Agenciaa
Como organizar
a estrutura da agência
para o trabalho remoto
Índice
Introdução...................................................................................................................... 3
Sistema de gestão:
a ferramenta perfeita para gerenciar a agência....................................... 24
Conclusão...................................................................................................................... 26
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Introdução
Entregar valor para os clientes certamente é um dos maiores desafios das
agências. Muito além de produtos e serviços, elas precisam mostrar como
cada entrega contribui para o crescimento do negócio e o sucesso do cliente.
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Para ajudá-lo a entender como organizar a estrutura da agência, elencamos
alguns modelos de organogramas neste material. Eles são usados por
agências digitais e de inbound marketing que definiram as funções de seus
profissionais e se posicionaram de maneira inteligente, visando manter o
negócio competitivo.
Sabemos que o momento é difícil para todos, mas acreditamos que é possível
buscar soluções flexíveis e inteligentes. Esperamos que este material ajude
você a ter insights para otimizar a gestão em qualquer cenário.
Ótima leitura!
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Gestão da agência em tempos
de crise: como fazer?
A crise gerada pelo COVID-19 é comum a todos nós. Ninguém escapa. Quem
pode, está isolado, protegendo-se e, assim, contribuindo para salvar vidas.
Quem precisa, está na rua, à frente dos serviços de saúde e de tantos outros
essenciais, como água, luz e coleta de lixo, também para salvar vidas.
Todos estão se ajudando agora para, depois que tudo passar, encarar e
superar a crise. Portanto, não se desespere. O mundo desacelerou.
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02 Trabalhe com quem e para
quem já está com você
Considere os recursos que você tem e coloque todos
em ação. Engaje o seu time na criação de materiais
com qualidade, dentro do prazo esperado, focando na
satisfação e na retenção dos clientes.
03 Organização e planejamento
Para construir uma estratégia de enfrentamento à crise,
faça uma análise cuidadosa da situação, avaliando
todos os possíveis cenários.
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Como gerenciar o trabalho
remoto? 6 boas práticas
podem ajudar
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1. Crie uma rotina e um
escritório virtual
Agora, mais do que nunca, você precisa criar uma rotina. Tal como acontecia
no espaço físico é importante que o seu time tenha em mente quais
atividades e processos devem ser executados diariamente.
Caso sua agência ainda não tenha uma ferramenta, é importante que
você escolha uma. Na plataforma digital, os colaboradores podem trocar
informações, compartilhar arquivos, discutir sobre o andamento de projetos e
conduzir as produções para garantir as entregas aos clientes.
Além do Operand, você pode contar com a ajuda de ferramentas como, Google
Drive, Slack, Microsoft Teams, Workplace, entre outras.
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2. Explore as ferramentas
tecnológicas disponíveis
Para criar um fluxo de processos bem definido, que facilite a manutenção da
produtividade do time mesmo remotamente, você pode contar com várias
ferramentas. Listamos algumas delas a seguir. Confira e veja como incorporá-
las no escritório virtual da agência.
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3. Confie no seu time
Confiança: essa é a premissa básica para fazer a modalidade de trabalho
remoto dar certo. Você precisa acreditar no seu time e no empenho de cada
profissional.
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4. Saiba praticar a
comunicação assíncrona
Para coordenar o fluxo de processos da agência com sucesso no trabalho
remoto, você precisa entender que a dinâmica de interações passa a ser
diferente. A começar pela comunicação que nem sempre será simultânea.
Com exceção das videoconferências e chamadas de áudio, a comunicação
tende a ser assíncrona. Isso quer dizer que você certamente irá esperar um
tempo para obter uma resposta.
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5. Entenda que você não
precisa exigir expediente
das 8h às 18 horas
No modelo de trabalho remoto e no atual contexto, os resultados e entregas
são mais relevantes do que a carga horária de trabalho diário. Pode ser que o
seu colaborador precise fazer mais em menos tempo. Talvez, ele não trabalhe
oito, mas, sim, seis horas, porque ele precisa dar atenção ao filho no restante
do tempo. Se ele entregou o que precisava para aquele dia, o dever está
cumprido!
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6. Faça encontros virtuais
Para que você consiga se manter próximo ao time, busque fazer encontros
virtuais pontuais. Eles não precisam se transformar em longas e entediantes
reuniões. Crie esse momento especialmente para manter a equipe conectada
e afinada, porque o entrosamento do time impacta na qualidade das entregas.
Você pode adotar como práticas as famosas daily meetings, reuniões diárias,
usadas dentro da metodologia ágil Scrum. São encontros rápidos de, no
máximo 15 minutos, que orientam as tarefas a serem executadas naquele dia.
Ou seja, permitem o alinhamento de expectativas e reforçam o compromisso
do time.
Além disso, durante os encontros, você pode identificar como cada um está
lidando com a situação, se está conseguindo manter uma rotina de trabalho
em casa e até como eles têm se sentido emocionalmente. Nem todos podem
estar preparados para lidar com tantas novidades ao mesmo tempo. Seja
empático e se mostre parceiro dos seus colaboradores. É hora de fortalecer o
seu time!
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O home office é uma
realidade: organize-se para se
manter produtivo
Como vimos até aqui, o COVID-19 configurou com muita rapidez um novo
cenário no Brasil e no mundo. Não tivemos tempo de fazer uma transição
planejada para o trabalho remoto. Repentinamente, manter a equipe
distribuída, trabalhando em home office, passou a ser a alternativa mais
inteligente e saudável.
Enquanto alguns têm filhos pequenos em tempo integral em casa e uma rotina
doméstica mais intensa, outros moram sozinhos e conseguem se organizar
com mais facilidade.
Para facilitar essa transição, compartilhe com o time ideias e práticas que
sejam capazes de ajudar na construção de uma rotina para essa nova forma
de trabalho.
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01 Dentro do possível, mantenha a sua rotina.
De segunda a sexta-feira, qual era a sua rotina? O que você fazia
antes de ir para a agência? Se possível, mantenha os mesmo
hábitos. Certamente, isso o ajudará a se sentir mais confortável
com essa nova situação. Desse modo, a retomada da rotina na
agência física também se tornará mais simples.
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A importância de uma
estrutura de agência
orientada para a
escalabilidade do negócio
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Como organizar a estrutura
de agência: 6 modelos que
podem ajudar você
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Organograma Vertical
Esse tipo de organograma permite organizar a estrutura da agência em níveis
hierárquicos distribuídos verticalmente. Começando pelos cargos mais altos e
indo até o operacional, a representação visual mostra como os departamentos
e posições se relacionam e em qual sequência.
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Modelo 1
Nesta estrutura, a agência é representada
Presidente e CEO
por um organograma vertical tradicional.
Porém, a diferença está no papel
desempenhado por cada gerente que
coordena mais de 20 colaboradores
freelancer. São eles que operacionalizam o
trabalho, enquanto os gerentes se dedicam
à gestão dos projetos. Em parceria, cada
um fazendo a sua parte, eles tornam o
crescimento da agência escalável. Veja no Gerente de Conta Editor Gerente
exemplo: Sênior
Assistente de
Inbound Marketing Redatores
Assistente de
Inbound Marketing
Assistente de
Inbound Marketing
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Modelo 2
Com uma estrutura semelhante Quando você escala, está pensando a
ao primeiro modelo, porém mais longo prazo. Por isso, a terceirização
robusta, este organograma desdobra é uma alternativa. Ela permite que
sua estrutura a partir da posição você tenha profissionais qualificados
dos coordenadores de marketing. atuando nas entregas operacionais
Na verdade, eles são agências e para os clientes, enquanto o time
freelancers parceiros, que trazem gerencial da agência está focado na
talentos e clientes para agência. gestão estratégica do negócio.
Presidente e CEO
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Modelo 3
Executivo Chefe de
CEO
Operações
Neste modelo, além da colaboração de
freelancers, que representam a força de
produção, a agência conta com gerentes
de contas de nível sênior. Eles são
responsáveis pelo relacionamento com os Diretor de Contas e Designers
clientes e também por negociar e gerenciar Estratégia de Marketing Freelancers
os profissionais para cada projeto.
Gerente de Vendas
Estrategista de
Marketing
Freelancers de
Suporte de Vendas
Produção de vídeo
Estrategista de e Marketing
Marketing Digital
Coordenador de
Gerente de Conta Operações
Gerente de Inbound
Marketing
Redatores
Freelancers
Gerente de Inbound
Marketing
Especialista em
Estagiário Relações Públicas
(Freelancer)
Especialista de
Marketing
Especialista de
Conteúdo
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Modelo 4
Se a sua agência atende clientes de vários
setores, este modelo pode ser perfeito.
É possível organizar a estrutura da agência,
de modo que cada segmento tenha uma
equipe responsável, formada por cinco
a seis profissionais. Especialistas em
conteúdo, marketing, jornalismo e gerente
de UX são colaboradores que compõem
o time de cada setor.
CEO
Coordenadores de
Conteúdo
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Modelo 5 Presidente
Consultores de
Gerente de Inbound Marketing
Contabilidade
Marketing
Especialista para
Consultoria de Apoio
Especialista em
vendas Estrategista de
Marketing
Consultores de
Marketing
Especialista para
Consultoria de Apoio
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Sistema de gestão:
a ferramenta perfeita para
gerenciar a agência
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Além disso, as informações ficam armazenadas na nuvem. Ou seja, podem
ser acessadas em qualquer hora e lugar. Basta ter conectividade. Aliás, a alta
disponibilidade e a seguranças dos dados são dois grandes diferenciais do
software.
• Produtividade;
• Maior engajamento do time;
• Sentimento de realização nos profissionais;
• Satisfação e retenção de clientes.
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Conclusão
Como visto nesse ebook, usando alternativas como o trabalho remoto você
tem condições de conduzir o seu time para que o ritmo de produção seja
mantido e as entregas sejam feitas.
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O Operand é um sistema de gestão que permite a criação de projetos, a
distribuição dos jobs e o acompanhamento deles, em um único lugar. Ou seja,
é ideal para gestores e donos de agências digitais que precisam gerenciar
atividades e o desempenho de colaboradores para garantir o funcionamento
completo dos processos.
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