Módulo 7 - Mídia 1 | Construção de Documentos Empresariais

Módulo 7 - Mídia 1 | COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

Construção de

Documentos
Empresariais

Chegou o momento de estudarmos sobre documentação.

Como ponto de partida para os nossos estudos, entenda que um documento empresarial não representa
apenas a imagem de quem o elaborou, mas sim de toda a empresa.

A criação de um documento deve ser algo coletivo. Nela não se deve pensar no eu, e sim no nós, ou seja,
em nome da empresa para a qual se trabalha.

Grande parte da documentação que se refere à empresa exige que os posicionamentos dela sejam respeita-
dos. Como fazer isso?

Em documentos empresariais, a exatidão é essencial!

Nunca esqueça que a empresa está interagindo com colaboradores, fornecedores, clientes, entre outros.

Assim como em documentos oficiais de governos, por exemplo, os empresariais devem apresentar objetivi-
dade, clareza, padronização, além de uma linguagem correta.

Veremos como aplicar essas características no decorrer dessa unidade.

Falamos de documentos e documentação, mas ainda não os conceituamos. Confira:

Segundo a Union Française des Organismes de Documentation, documento é toda base de conhecimento
fixado materialmente e suscetível de ser utilizado para consulta, estudo ou prova.

Nelson Pereira da Costa define documentação como um conjunto de informações relativas a um fato, um
problema, uma situação, um plano, um resultado, uma política, uma previsão, uma decisão, uma estraté-
gia, uma estrutura, um projeto, por exemplo.

Documentação
A documentação é a ponte entre os
especialistas e os generalistas, portanto Especialistas Generalistas
deve ter uma sólida estrutura.

Quer um exemplo?

A simples acumulação de cartas, formulários, diagramas e relatórios de modo algum transmitirá a terceiros
e, principalmente, à alta administração, o sentido e o funcionamento da empresa.
Dessa forma, é necessário que os documentos sejam agrupados em conjuntos lógicos e acessíveis àqueles
que farão uso deles.
Quer conhecer as vantagens do uso de documentos?

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Dá segurança porque formaliza atos, ações, objetivos, decisões, estruturas, procedimentos etc.
Elimina dúvidas, conflitos e restrições, além de determinar pessoas em uma organização
Registra, além de informações, negociações, pesquisas, previsões e conclusões.
Dá poder sobre a propriedade de qualquer objeto e estabelece limites de atuação e poder.

Conhecemos conceitos, apresentações e vantagens da documentação. Agora para avançarmos, faça

uma análise!

Qual dos documentos é mais atraente e dinâmico sem perder a eficácia?

Curitiba, 3 de maio de 2018 Curitiba, 3 de maio de 2018

Prezados senhores,
Prezados Senhores,

Vimos por meio desta solicitar gentilmente Tendo em vista interesse manifestado
o obséquio de nos enviar amostras de por nossos clientes, solicitamos o envio
calçados que foram lançados na nova do catálogo com amostras dos calçados
coleção para que possamos disponibilizar lançados na nova coleção.
o catálogo com os mesmos para que
nossos clientes interessados conheçam as
Atenciosamente
variedades

Sendo só o que apresenta para o momento, Carlos Right

renovamos nossos votos de estima e
consideração.
( X )

Carlos Wrapping
Feedback: Um documento eficaz e
persuasivo não precisa de excesso de
( ) palavras, nem de subterfúgios.
Necessita de objetividade!

Agora entenda que um documento mal elaborado não perde apenas no dinamismo, podendo gerar até per-
da financeira em uma empresa, por exemplo.

Acompanhe o raciocínio:

Um documento mal escrito...

...é ineficaz para gerar novos negócios. Ex.: Uma proposta incompleta demonstra amadorismo de uma
equipe comercial.

...pode gerar conflitos internos. Ex.: Uma declaração que não apresenta dados precisos para uma equipe pode
criar embates e retrabalho.

...necessita de uma conversa oral para a troca de informações. Ex.: Custear uma viagem para esclarecer um
e-mail mal formatado.

...perde em credibilidade. Ex.: Um edital que a outra parte não dará o devido valor, por melhor que possa
ser o negócio.

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Um documento empresarial deve ser como um espelho da qualidade dos produtos ou serviços de
uma empresa.

Mas como torná-lo um instrumento assertivo? Com objetividade e clareza!

Um documento sem objetividade é confuso e não se conecta com o leitor.

Vamos ver um passo a passo para a criação de um documento empresarial objetivo?

Passo 1:
O que eu quero apresentar? Qual a ideia principal? O que espero que o leitor faça?

Exemplo:

Prezado aluno,

Conforme solicitado, informamos que seu login e senha de acesso ao curso on-line, que se inicia na próxima
semana, já está disponível.

Passo 2:
Quais ideias secundárias são necessárias?

Você pode obtê-lo confirmando seu e-mail ou passando pela sede do Senac Centro, na Rua André de Barros
750, de segunda a sexta, das 8h às 18h, desde que apresente seus documentos pessoais (RG e CPF).

Passo 3:
O que é útil? O que pode ser retirado?

Na sexta-feira, dia 13 de julho, estaremos fechados.

Atenciosamente.

Quanto à clareza, um documento deve apresentar palavras simples e adequadas em frases curtas e diretas.
Confira alguns pontos de atenção:

Em um documento empresarial devem ser evitados adjetivos, excesso de pronomes e advérbios:

Ao anoitecer de hoje, os produtos refinados que os proprietários encomendaram chegaram ao comércio
trazidos pelos mesmos.

Procure utilizar verbos e substantivos, sempre valorizando a objetividade (dos exatos, números):
O fornecedor trouxe a mercadoria às 15h.

Faça uso de orações coordenadas:

Analisamos o material e sugerimos alterações.

Procure evitar a ambiguidade (mais de uma interpretação ou que limitam uma ideia):
A firma definirá com o fornecedor a forma de uso de seu estoque. (De quem é o estoque?)
O analista só cumpriu as normas. (O analista apenas cumpriu as normas ou estava sozinho quando cumpriu
as normas?)

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Vamos ver se você entendeu?

Assinale as alternativas que apresentam clareza e objetividade!

( X ) Tem sido norma desta diretoria comunicar aos funcionários sobre os planejamentos semestrais.

( ) Tem sido norma desta diretoria procurar fazer as devidas comunicações aos funcionários a respeito
dos planejamentos que surgem a cada semestre.

( ) Temos o prazer de comunicar a V.Sa. que o atendimento que vem sendo oferecido no restaurante-es-
cola da Administração Regional tem sido muito bom, estando, portanto, de parabéns você e todos os que
cooperam para isso.

( X ) Comunicamos a V.Sa. que o atendimento no restaurante-escola da Administração Regional é muito

bom. Parabéns a todos.

Agora chegou o momento de conhecermos alguns documentos empresariais muito utilizados.

Você notará que cada documento possui normas técnicas de criação, apresentação, formatação e conteúdo.

Importante!
Todo documento empresarial deve ser produzido dentro de normas específicas (uma para cada tipo de
documento), criadas pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) e, também, pelo Governo
Federal, com o Manual de Redação Oficial (material utilizado para apresentar os modelos de documentos).

ATA

Ata é um documento usado para relatar todos os acontecimen-

tos, discussões, propostas, votações
e decisões ocorridas numa sessão, reunião, assembleia, congres-
so, evento, entre outros.

Estrutura de uma ata:

1. Título: ATA. Em se tratando de atas elaboradas sequencialmen-

te, indicar o respectivo número da reunião ou sessão, em caixa
alta.
2. Texto, incluindo:
a) Preâmbulo – registro da situação espacial e temporal e parti-
cipantes;
b) Registro dos assuntos abordados e de suas decisões, com
indicação das personalidades envolvidas, se for o caso;
c) Fecho – termo de encerramento com indicação, se necessário,
do redator, do horário de encerramento, de convocação de nova
reunião etc.

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Observações:
A ata deve ser redigida em linguagem corrente, sem parágrafos, para impedir a introdução de modificações
e alterações indevidas. Outro ponto importante é o de não utilizar abreviaturas.

Para que não ocorram dúvidas ou falsificações, os números devem ser escritos por extenso e em parênte-
ses.
Ofereceram 4 (quatro) vagas de emprego.

Ao se tratar de valor monetário, também deve ser escrito por extenso e em parênteses.
R$ 7.500,00 (sete mil e quinhentos reais)

DECLARAÇÃO

É o documento em que se informa, sob responsabilidade, algo

sobre pessoa ou acontecimento.

Estrutura de uma declaração:

1. Título: DECLARAÇÃO, centralizado.

2. Texto: exposição do fato ou situação declarada, com finalidade,
nome do interessado em destaque (em maiúsculas) e sua relação
com a empresa (nos casos mais formais).
3. Local e data.
4. Assinatura: nome da pessoa que declara e, no caso de autorida-
de, função ou cargo.

Observações:
• A declaração documenta uma informação prestada por auto-
ridade ou particular. No caso de autoridade, a comprovação
do fato ou o conhecimento da situação declarada deve ser
em razão do cargo que ocupa ou da função que exerce.

• Declarações que possuam características específicas podem receber uma qualificação, a exemplo da
“declaração funcional”.

EDITAL

É um instrumento de notificação pública, afixado em lugar de acesso dos interessados ou publicado integral
ou resumidamente num órgão de imprensa oficial ou particular.

O texto de um edital é sobre qualquer tipo de convite, chamamento de caráter público, dirigido a este ou
a qualquer grupo com algo em comum para tal chamamento. Pode ser documento de diversas relações,
como empresa-associados, clube-sociedade, univerdade-público, instituto-grêmio, corporação-companhia,
enfim, relações de um ponto a outro.

No edital, deve haver o assunto a ser tratado em reunião, tanto no integral quanto no resumidamente publi-
cado; a única diferença entre esses dois é o tamanho, mas a intenção do exto é a mesma.

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Nem sempre, no cabeçalho de um edital, aparece a palavra “Edi-

tal”; também é correto colocar “Convocação”, “Edital de Convoca-
ção”, “Convocação para Assembleia” ou outra forma estipulada
por quem o faz; no cabeçalho também pode ser posto o timbre e
o endereço da sociedade convocante. Ao fim, sempre deve haver
local, data, nome e assinatura de quem promove o convite.

Os editais geralmente são grandes, pois já vêm com outros ter-

mos juntos, como no caso de concursos públicos ou governamen-
tais, haja vista toda a detalhada explicação sobre o assunto.

MEMORANDO

O memorando pode ser interno ou externo. O primeiro é uma cor-

respondência interna e sucinta entre duas seções de um mesmo
órgão. O segundo pode ser oficial e comercial. O oficial asseme-
lha-se ao ofício; e o comercial, à carta comercial.

Sua característica principal é a agilidade (tramitação rápida e

simplicidade de procedimentos burocráticos).
Isso implica fazer os despachos no próprio documento ou, se
necessário, em folha de continuação.

A estrutura do memorando apresenta:

• Timbre da instituição;
• Número do memorando;
• Remetente;
• Destinatário, sendo este mencionado pelo cargo que ocupa;
• Indicação do assunto;
• Local e data;
• Corpo da mensagem, ou seja, o próprio texto;
• Despedida;
• Assinatura e cargo.

CONVITE E CONVOCAÇÃO

O convite é um instrumento pelo qual se pede o comparecimento de alguém ou é solicitada sua presença
em alguma parte ou em ato, devendo o não comparecimento ser justificado. Ou seja, o convite é somente
uma solicitação.

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Já a convocação corresponde ao convite, mas no sentido de

intimação, com exigência de comparecimento obrigatório.

Nas relações oficiais ou particulares, há mensagens que não se

alinham puramente entre aquelas formais ou administrativas.
São as mensagens sociais ou comemorativas: as primeiras, em
razão de acontecimentos de cunho social (instalação, festividades
restritas à área da entidade etc.), e as segundas, por motivo de
datas comemorativas (Dia das Mães, da Secretária, do Professor,
Páscoa, Natal etc.).

A estrutura do convite e convocação apresenta:

TEXTO:
No corpo do convite, que não tem uma estrutura única, deve
conter:
• Nome do remetente: Reitor, Vice-Reitor, Pró-Reitor, Diretor de
Centro/Faculdade e Coordenador de Curso. Cada instância deverá ficar atenta para fazer a convocação.
• Teor do convite (Ex.: Solenidade de Colação de Grau, Posse...);
• Local (sala, bloco, pavimento...), horário e endereço do evento;
• Informações adicionais (solicitação de confirmação da presença, vestimenta, traje, indicação de um
representante).

FECHO: Contatos: e-mail, telefones.

Observações:
É preciso ter cuidado com as mensagens sociais, em que se combinam técnica redacional, bom senso e arte:
• Faça um texto que se preste a homem e a mulher, no singular e no plural;
• Registre nome e endereço certos do destinatário;
• Procure atualizar ou renovar sempre seu texto;
• Mantenha conexão do trabalho tipográfico ou mecanográfico com a parte que será digitada;
• Revise e atualize periodicamente o banco de dados, a fim de corrigir grafias, endereços;
• Anote toda mudança (cargo, titulação);
• Quanto às mensagens comemorativas, que são, em geral, transmitidas por meio da escrita, o primeiro
cuidado está em que seu conteúdo atinja perfeitamente o objetivo visado.

OFÍCIO

É o documento destinado à comunicação oficial entre órgãos da

administração pública e de autoridades para particulares.

Estrutura
1. Título abreviado (“Of.”), número de ordem e sigla do órgão de
origem.
2. Local e data.
3. Endereçamento: forma de tratamento, cargo ou função se-
guido do nome do destinatário, instituição quando necessá-
rio e endereço.
4. Vocativo: função ou cargo.
5. Assunto: síntese do texto (em negrito).
6. Texto com parágrafos numerados a partir do segundo.
7. Fecho: “Respeitosamente” ou “Atenciosamente”, segundo a
relação hierárquica entre o remetente e o destinatário.

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E-mails
Corporativos

Olá! Agora os nossos estudos serão sobre o uso de e-mails no ambiente corporativo.

O e-mail deve ser capaz de transmitir a informação necessária, de forma direta e clara, além de chamar a
atenção do destinatário para os temas certos.

Assim, saiba diferenciar uma comunicação eletrônica para uso na vida pessoal ou na profissional.

Jamais use o e-mail corporativo, que é uma ferramenta de comunicação profissional, para mensagens ou
recados particulares.

Em nossas relações profissionais, muitas vezes recebemos e-mails que não comunicam nada.

E como reagir quando a comunicação eletrônica é confusa, sem coerência, sem informação?

Ninguém deve passar por isso, certo?

A autora Luiza Rezende nos indica o que é fundamental para acertar no momento de se comunicar por e-mail.

Educação
Ser educado é algo apreciado por todos, e a gentileza e cordialidade devem estar presentes nos e-mails.
Não esqueça das palavras mágicas: “atenciosamente”, “por favor”, “obrigado”, “você se importaria“...

Revisão
Antes do envio não esqueça de revisar o seu e-mail.
A conversa necessita de um arquivo anexo? O anexo está correto e não foi enviado anteriormente?
Você está enviando para as pessoas certas? Conferir o campo “Enviar para” de sua caixa de correio poderá
evitar situações constrangedoras.O endereço do e-mail do destinatário está correto? A sua assinatura de
e-mail fornece informações para que o destinatário possa entrar em contato com você via telefone?

Destaques
Utilizar destaques no texto como negritos, itálicos ou alguma cor destacada ajudará o seu destinatário a
identificar e se concentrar em algo que você espera dele.
Quer a opinião de cada membro da equipe sobre determinado assunto? Destaque o trecho com tal pedido.

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Assunto do e-mail
Ser preciso ao definir o assunto do e-mail fará com que o destinatário identifique prontamente do que se
trata a comunicação.
O que você interpretaria se no assunto do e-mail tivesse apenas um raso “Olá“?A comunicação é urgente e
deve ser lida no mesmo dia? Escreva “Urgente” no campo de assunto.

E-mails longos?
E-mails longos só são pertinentes para tratar de assuntos que devem ser explicados em minúcias ou para
apresentar algo realmente incomum.
Caso contrário, seja breve, independente se você tem o papel de gestor ou estagiário.
Como já dito, não esqueça da objetividade e organização.

Mais de um assunto
Organize-se para apresentar assuntos secundários ou mais de uma informação.
Ao categorizar assuntos, você ajuda o destinatário a entender melhor sobre cada tema a ser tratado.
Como? Dividindo em subitens, por exemplo, “ 1 “, “ 2 “, “ 3 “ ou “a”, “b”, “c“.
Histórico sobre o assunto
Confira se já ocorreu alguma informação sobre a comunicação que você quiser fazer.
Coloque-se no lugar do destinatário que já recebeu um e-mail sobre o mesmo assunto tratado e terá que ler
a mesma informação.

Pense antes
Antes de tudo, pense com objetividade no que você quer dizer. Qual é a informação exata que será transmiti-
da? Não misture assuntos sem que antes (exemplo de informações secundárias) estejam organizados.
Isso evitará escrever de forma confusa e também fará com que você não precise reescrever o e-mail.

Como iniciar a escrita?

Após conhecermos o fundamental, vamos para a escrita do e-mail.

A autora Raquel Bahiense afirma que devemos começar pelo vocativo, que é a maneira de se dirigir
ao destinatário.

A palavra “Prezados” é bem cerimoniosa, usada apenas em situações estritamente formais.

O que evitar?

“Prezados” sem nenhum complemento. O correto é “Prezados senhores”.

“Caros” deve e pode ser usado, só que com pessoas próximas, que permitem tal liberdade.

Quando o e-mail é destinado a até três pessoas, redija o nome delas.

Quer saber a ordem?

Dirija-se primeiro aos nomes femininos e depois aos masculinos, sem utilizar apelidos.

Se houver mais do que três, utilize “prezados senhores” ou “caros senhores”.

Outro ponto é o uso de saudações como “bom dia”, “boa tarde” e “boa noite”.
Como existe a possibilidade de o destinatário não abrir seu e-mail imediatamente, essa marca temporal
pode ficar errada.

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Imagine aquele e-mail com “bom dia” sendo aberto à noite.

Assim, evite essas expressões, deixando-as apenas para situações da oralidade.

Já vimos que a gentileza e a educação devem estar sempre presentes nas comunicações por e-mail. Ape-
nas tome cuidado com exageros.

As expressões “senhor” e “senhora”, por exemplo, podem ser usadas sem problemas, sendo considerado um
sinal de polidez.
Claro que se a comunicação for direcionada a um colega mais próximo e de mesmo nível hierárquico, pode-
mos utilizar direto o nome da pessoa.

Por outro lado, não é adequado se dirigir a alguém chamando essa pessoa de “querida” ou “querido”. Esse
tipo de intimidade dentro de um e-mail não cai bem, ainda mais porque ele pode ser copiado ou encaminha-
do a outras pessoas da empresa.
Lembre-se! O e-mail é um documento.

E como redigir o corpo do e-mail?

Seguindo na escrita do e-mail, vamos para o corpo.

Sempre utilize a ordem direta de escrita, ou seja, a sequência:

Sujeito Verbo Complemento

Veja um exemplo abaixo:

Prezado diretor,
A Companhia de alimentos solicitou um orçamento para o próximo ano.
[sujeito] [ verbo] [complemento]

Essa é a ordem natural da linguagem e por isso ajuda no entendimento daquilo que você precisa comunicar,
deixando o texto mais ágil e com maior qualidade.

E o que não fazer no texto do corpo do e-mail?

Muitas pessoas se preocupam em “escrever bonito”, mas isso é algo subjetivo, pois depende do que cada
um julga como “bonito”.

Há quem acredite que deve usar palavras consideradas sofisticadas, porém o que se deve cuidar é em
utilizar palavras que sejam acessíveis a todos, para que o texto possa ser compreendido.

Evite escrever períodos muito longos. Não tenha receio de utilizar pontos finais.

Procure não fazer uso do gerundismo, que é o uso exagerado de gerúndios como “vou estar verificando”,
“vou estar telefonando” etc. Substitua o gerúndio por “verificarei” ou “telefonarei”.

Também deve ser evitado o queísmo, o uso excessivo do “que” dentro do texto.

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Como concluir um e-mail?

Para concluir um e-mail a uma pessoa do mesmo nível hierárquico que o seu, é suficiente um
“Atenciosamente”.

Caso seja uma pessoa hierarquicamente superior, você pode usar um “Cordialmente”.

Para autoridades e eminências, o correto é usar “Respeitosamente”.

Para a despedida, cuidado com as abreviaturas Att. e Sds, que não são abreviaturas de Atenciosamente e
Saudações, pois são originárias da língua inglesa.

E, por fim, evite também abreviaturas como Abs, Abc, Bj e emoticons, pois eles destoam do e-mail enquanto
documento profissional.

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