O documento fornece informações sobre o conceito, funções e operações de um almoxarifado. Em suma: (1) Um almoxarifado é responsável por armazenar e distribuir materiais de uma empresa; (2) Ele recebe, organiza e controla os estoques, realizando tarefas como recebimento, armazenagem e distribuição de itens; (3) Um almoxarifado eficiente depende de fatores como redução de distâncias internas e melhor uso da capacidade de armazenamento.
O documento fornece informações sobre o conceito, funções e operações de um almoxarifado. Em suma: (1) Um almoxarifado é responsável por armazenar e distribuir materiais de uma empresa; (2) Ele recebe, organiza e controla os estoques, realizando tarefas como recebimento, armazenagem e distribuição de itens; (3) Um almoxarifado eficiente depende de fatores como redução de distâncias internas e melhor uso da capacidade de armazenamento.
O documento fornece informações sobre o conceito, funções e operações de um almoxarifado. Em suma: (1) Um almoxarifado é responsável por armazenar e distribuir materiais de uma empresa; (2) Ele recebe, organiza e controla os estoques, realizando tarefas como recebimento, armazenagem e distribuição de itens; (3) Um almoxarifado eficiente depende de fatores como redução de distâncias internas e melhor uso da capacidade de armazenamento.
O documento fornece informações sobre o conceito, funções e operações de um almoxarifado. Em suma: (1) Um almoxarifado é responsável por armazenar e distribuir materiais de uma empresa; (2) Ele recebe, organiza e controla os estoques, realizando tarefas como recebimento, armazenagem e distribuição de itens; (3) Um almoxarifado eficiente depende de fatores como redução de distâncias internas e melhor uso da capacidade de armazenamento.
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ALMOXARIFADO
Professora Elizete Araújo.
CONCEITO
O termo Almoxarifado é derivado de um vocábulo
árabe que significa " depositar".
Almoxarifado é o local destinado à guarda e
conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item, aguardando a necessidade do seu uso pelos funcionários e setores da empresa, ficando a sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de acessibilidade e conservação do mesmo para a empresa. DIA DO ALMOXARIFE – 16/08
Pré-requisitos gerais (podendo variar):
• Ensino médio completo;
• Conhecimento básico de Excel e outros; • Interesse em trabalhar na área; • Experiência ou não na função; • Ter organização e concentração.
Obs.: O Almoxarife também pode ser chamado de estoquista ou assistente de Almoxarifado.
O material humano escolhido também deve possuir alto grau de sentimento de honestidade, lealdade, confiança e disciplina. PERFIL DO ALMOXARIFE -Recepciona, confere e armazena produtos e materiais em almoxarifados, armazéns e depósitos. -Faz os lançamentos da movimentação de materiais de entradas e saídas e controla o estoque.
-Organiza o almoxarifado para facilitar a movimentação dos itens armazenados e a armazenar.
-Distribui os produtos a serem expedidos.
-Presta contas do estoque à direção da empresa e indica itens com alta e baixa movimentação. -Recebe e verifica a quantidade e qualidade das mercadorias recebidas e registra os dados manualmente ou usando computadores.
-Empacota e desempacota itens a serem armazenados nas prateleiras do almoxarifado ou em pátios de
armazenagem.
-Memoriza e conhece as etiquetas de identificação.
-Tem senso de responsabilidade e noção de valores pois deve verificar inventários comparando as contagens físicas com os números existentes no sistema de controle do almoxarifado.
-Deve saber verificar as divergências e ajustar as diferenças.
-Precisa armazenar os itens de uma maneira ordenada e acessível. Nos períodos de baixa movimentação de materiais deve trazer os materiais de maior movimentação para um acesso mais rápido e fácil. - Precisa registrar o uso e as perdas de estoque ou de equipamentos de manuseio. Em algumas empresas ele zela pelos equipamentos de proteção individual dos funcionários EPIs, repondo-os na medida do recomendado pelas normas de segurança. O ALMOXARIFADO DEVERÁ: • Assegurar que o material adequado esteja, na quantidade devida, no local certo, quando necessário;
• Impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
• preservar a qualidade e as quantidades exatas;
• possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um
atendimento rápido e eficiente.
A EFICIÊNCIA DE UM ALMOXARIFADO DEPENDE FUNDAMENTALMENTE:
• Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do consequente aumento do
número das viagens de ida e volta;
• Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
• Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.
ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO
Principais atribuições:
- Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos
pela empresa;
- Entregar os materiais mediante requisições autorizadas
aos usuários da empresa/setores;
- Manter atualizados os registros necessários.
CONTROLE DO ALMOXARIFADO
O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que se
encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as compras recebidas e aceitas.
O controle se for executado com frequência mensal, poderá o administrador
detectar os erros e as falhas cometidos durante todo o processo, evitando a omissão de lançamento nos registros.
O trabalho consiste em examinar:
• as notas de entradas; • as requisições de compra; • as notas de saída; • as fichas de controle; • as quantidades físicas com os registros de estoque. RECEBIMENTO Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa.
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo
fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais é módulo de um sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes.
O recebimento compreende quatro fases/etapas :
• 1a fase : Descarga/Recepção/Entrada de materiais;
• 2a fase : Conferência quantitativa; • 3a fase : Conferência qualitativa; • 4a fase : Regularização. REGULARIZAÇÃO Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência qualitativa e quantitativa, respectivamente por meio do laudo de inspeção técnica e pela confrontação das quantidades conferidas versus faturadas. O processo de Regularização poderá dar origem a uma das seguintes situações :
- Liberação de pagamento ao fornecedor;
- Liberação parcial de pagamento ao fornecedor; - Devolução de material ao fornecedor; - Reclamação de falta ao fornecedor; - Entrada do material no estoque.
Serão necessárias as documentações pertinentes em cada situação.
ARMAZENAGEM A guarda dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da arrumação.
FASES DESCRIÇÃO
- 1ª fase- Verificação das condições de recebimento do material;
- 2ª fase - Identificação do material; - 3ª fase - Guarda na localização adotada; - 4ª fase - Informação da localização física de guarda ao controle; - 5ª fase -Verificação periódica das condições de proteção e; - 6ª fase - Separação para distribuição.
Essas fases podem ser resumidas em 04 principais etapas:
- Guarda; - Preservação; - Separação e; - Liberação para entrega. DISTRIBUIÇÃO Os materiais devem ser distribuídos aos interessados mediante programação de pleno conhecimento entre as partes envolvidas, resumindo-se em 02 principais etapas:
- Programação. - Entrega.
A documentação necessária para os procedimentos do almoxarifado deve ser rigorosamente controlada.
- Ficha de controle de estoque: para empresas ainda não informatizadas. Documento destinado a controlar manualmente o estoque, por meio da anotação das quantidades de entradas e saídas, visando o seu ressuprimento.
- Ficha de localização: também para empresas ainda não informatizadas. Documento utilizado para indicar as localizações, através de códigos, onde o material está guardado.
- Comunicação de irregularidade: Documento utilizado para esclarecer ao fornecedor os motivos da
devolução, quanto os aspectos qualitativo e quantitativo.
- Relatório técnico de inspeção: Documento utilizado para definir, sob o aspecto qualitativo, o aceite ou a recusa do material comprado do fornecedor.
- Requisição de material: Documento utilizado para a retirada de materiais do almoxarifado.
- Devolução de material: Documento utilizado para devolver ao estoque do almoxarifado as quantidades de
material porventura requisitadas além do necessário. CONTROLE DE ESTOQUE
É muito importante o gerenciamento do estoque, pois
qualquer falha nesse processo pode ocasionar falta ou excesso de um determinado produto. Por este motivo os departamentos de compra, venda, produção, etc., devem trabalhar em total sintonia. ESTOQUE Matéria- prima: Em fase de produção, ainda não industrializado;
Produto semi-acabado: Durante a industrialização
poderá haver etapas que necessitem de estocagem;
Produto acabado: À disposição do Departamento
de Vendas, a espera de comercialização;
Materiais e Equipamentos: São os operacionais, ou
seja, necessários para o dia-a-dia, como: materiais de escritório, limpeza, etc. CONTROLE DE ESTOQUE O sistema de estoque varia de empresa para empresa, de acordo com seu ramo de atividade e atuação. Por exemplo: Certas empresas requerem um volume maior de produtos estocados dependendo do seu poder de investimento, outras no entanto já trabalham com estoque mínimo, isso é possível quando a empresa mantêm contato direto com e próximo com o fornecedor.
O gerenciamento não adequado do estoque poderá ocasionar:
Problemas financeiros: Falta de retorno do investimento;
Perda de vendas: Falta de um determinado produto; Perda de produtos no estoque: A não saída de um produto perecível, por exemplo, ocasiona a perda de sua validade e também produtos que se quebram ou se estragam no estoque; Falta de espaço para armazenamento: A compra exagerada, sem a prévia análise se o espaço físico suportará.
OBS: Quando a empresa define os métodos a serem utilizados
no estoque, fica bem mais fácil administrar este recurso. CONTROLE DE ESTOQUE Para mantermos um estoque padrão é necessário que saibamos:
• Os interesses da empresa; • Fluxo de vendas; • Períodos sazonais; • Se há espaço físico para armazenamento; • Capacidade de investimento;
IDENTIFICAÇÃO DO ESTOQUE Assim como os arquivos , os estoques também precisam de um armazenamento especial, desta forma ganhamos tempo e espaço físico.
Número: Cor; Código de Barras; Letra; Símbolos (Acusam periculosidade, fragilidade, instruções de uso, etc). INVENTÁRIO É uma lista/relação de bens disponíveis em estoque que estão armazenados na empresa ou então armazenados externamente mas pertencentes a empresa, relacionado por descrição, número e quantidade.
Os itens estocados em qualquer fase (não-acabados, acabados, etc.) são a representação de um
investimento pela empresa, ou seja, é dinheiro.
O estoque físico sempre tem que ser igual ao estoque contábil.
Vários fatores podem influenciar na perda dos produtos estocados, principalmente aqueles que ficam armazenados por muito tempo. Principais fatores que influenciam na perda do valor dos produtos estocados:
Custo de Armazenamento; Seguro; Administração do estoque; Problemas de deterioração, corrosão e validade; Mudança de hábito dos consumidores;
OBS: Conclui-se que o estoque deverá ser constantemente avaliado, cabendo aos responsáveis equilibrar o estoque de acordo com as necessidades. FIM
