Rev. do Museu de A rqu eologia e Etnologia, São Paulo, 1 0 : 241-253, 2000.

TRATAMENTO E ORGANIZAÇÃO DE
INFORMAÇÕES DOCUMENTÁRIAS EM MUSEUS

Suely Moraes Ceravolo*

Maria de Fátima Gonçalves Moreira Tálamo**

CERAVOLO, S.M.; TÁLAMO, M.F.G.M. Tratamento e organização de informações

documentárias em museus. Revista do Museu de Arqueologia e Etnologia, São
Paulo, 10: 2 4 1-253, 2000.

RESUMO: O sistema de documentação em museus como usualmente é

concebido volta-se mais para o acompanhamento da circulação do objeto
dentro da instituição do que para a produção, recuperação e difusão de
informações documentárias. Entende-se que a arquitetura e objetivos desses
sistemas devem privilegiar esse acompanhamento bem como o tratamento e
organização das informações sobre o objeto, lembrando que se lida com
representações através da linguagem. Para a realização de tais procedimentos
usa-se de metodologias próprias da Documentação adequadas a museus,
distinguindo-se no sistema de documentação dessas instituições o que
concerne às questões documentárias.

UNITERMOS: Documentação de Museus - Sistema de Informação,

Documentação, Museus.

Embora tida como uma atividade tão antiga L ’Office International des Musées (O.I.M)1
quanto as instituições que a abrigam, a procuraram dar a essa documentação uma
documentação de museus desenvolveu-se feição mais especializada, ainda que num
lentamente, ficou à margem ou à deriva primeiro momento de forma indireta, pois
durante muito tempo, realizada sem método e nesse período privilegiavam-se mais os
considerada como a “parente pobre” dentre as registros de posse e propriedade das chama­
atividades dessas instituições (Olcina 1986: das obras de arte, como garantia e salvaguarda
307). A partir do início do século XX, na contra roubos. Mas, por causa da necessidade
Europa, especialmente entre 1927 e 1945, de descrever e intercambiar tais obras, ainda
organismos de porte internacional como o nessa época, surgem as primeiras propostas de
normatização para registros voltadas principal­
mente para catálogos iconográficos (Aubert
(*) Museu de Anatomia Veterinária da Faculdade de
M edicina Veterinária e Zootecnia da Universidade de
São Paulo.
(**) Departam ento de B ib liotecon om ia e D ocu m en ­ (1) Órgão internacional com sede em Paris, parte do
tação da Escola de Com unicações e Arte da U niversi­ In tern ational In stitute o f In telectu al C ooperation ,
dade de São Paulo. este um desdobramento da Liga das Nações.

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pálmente sob a égide das propostas de Rivière manteve nas décadas seguintes vista como
e por ele disseminada para outros países meta ideal a ser alcançada. Para isso não
através do ICOM, já que foi seu presidente por faltaram precursores, instituições ou projetos,
muitos anos. No bojo dessas propostas, nasce nos quais a alavanca temática era informatizar
a concepção de que museus podem ser as informações sobre as coleções. Visava-se,
considerados como ‘Centros de Documenta­ principalmente, agilizar o cruzamento, busca e
ção’ em potencial, tendo na própria documen­ recuperação de dados, como também elencá-
tação o alicerce para criar o “museu-laborató- los para formar os tão desejados catálogos de
rio”, uma associação entre o “museu cultural” museus (Chenhall 1975). No entanto, para que
(musée culturel) e o “museu-científico” (musée isso pudesse ocorrer usando-se com plenitude
scientique) (La Muséologie Selon G.H.R., os computadores, urgia, em primeiro lugar,
1989: 175 e 179). Uma outra tendência da compreender o que Lenore Sarasan chamou de
documentação em museus pode ser chamada “teoria da documentação” e os “sistemas de
de “tecnicista”, pois visa em primeiro lugar o documentação”, elementos a serem obrigatori­
acesso rápido aos objetos e seus respectivos amente definidos antes da implantação de
registros. Aqui busca-se preferencialmente o qualquer sistema informatizado (Sarasan
controle das coleções por meio da conexão 1981:45), ou mesmo manual. No final da década
entre registros, fichas e fichários, com referên­ de 80, e no início dos anos 90, a ênfase recai
cias cruzadas para que possam ser recupera­ sobre a importância do controle de vocabulári­
dos. O escrivão (registrar), é a figura profissi­ os e de terminologias descritivas especializa­
onal responsável pela criação, manutenção e das.6 No entanto, essa importância vincula-se
cuidado permanente com os registros, e os mais à necessidade de operacionalizar a
curadores pela pesquisa do objeto e sua informatização das coleções e menos à preocu­
catalogação (Dudley et alii 1976). Esta pação de tomar acessíveis para um amplo
tendência desenvolve-se com força em público as informações sobre as coleções.
território norte-americano. O foco diferen- Leonard Will, em 1993, considera que a
ciador entre uma e outra instala-se na aborda­ documentação em museus ainda está na sua
gem do objeto de museu e nas funções da infância, pois estas instituições não se vêem
documentação uma privilegiando a necessida­ como prestadores de serviços de informação
de de compreendê-lo, desvendando e regis­ (Light, Roberts, Stewart 1986).
trando em detalhes, e a outra enfatizando os
aspectos administrativos onde o documentar
coleções vincula-se fortemente à idéia de (6) Em 1987, form a-se o Grupo de Trabalho para o
eficiência no seu gerenciamento. Controle T erm inológico (T erm inology C on trol
Tal como em outras áreas, os museus Working Group), ligado ao CIDOC. Segundo este
também não escaparam da idéia de que a órgão, há 43 tesauri para museus, elaborados para
auxiliar a descrição de objetos, nas áreas de: agricultu­
informática poderia resolver tudo, ou quase
ra, armas, arqueologia, arquitetura, artes decorativas,
tudo, do acesso aos objetos à elaboração de cerâmica, construções, cultura material de forma
catálogos, atribuindo-se as possíveis ou geral, cutelaria, engenharia, esculturas, ferramentas e
futuras possibilidades de informatização a transportes, film es e fotografias, indumentária,
organização e recuperação das informações instrumentos marítim os, instrum entos m usicais,
sobre as coleções. Envolvida na aura da jóias, livros, manuscritos, material etnográfico,
m obiliário, moedas, objetos cerim oniais, objetos de
informatização, no decorrer dos anos 80, a
m etal, objetos eclesiásticos, objetos históricos,
‘informação’ passou a ser considerada como objetos relacionados à ciência e tecnologia, pinturas,
fator de evidência (Lewis 1986: V). Na visão de relógios, tapeçaria, têxteis, trabalhos em papel e
alguns autores, os museus deixariam de ser um outros tipos de impressos, e termos para designar a
show-room, na medida em que poderiam amarração e costura em livros raros. Em língua
prover seus públicos com outros subsídios portuguesa contamos com o Tesauro p a ra a cervo s
m u seológicos, publicado em 1987 por H elena D.
informativos (Elisseff 1970/1:5).
Ferrez e Maria Helena S. Bianchini (D irectory o f
De fato, comenta-se sobre as possibilida­ thesauri f o r ob ject names, CIDOC, 1994). A década
des de informatização no universo dos museus de 80 concentrou, até agora, o maior número dessas
desde o final da década de 60, idéia que se publicações.

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museu, serão desenvolvidas séries de tarefas arte, de história, de arqueologia, de anatomia

correspondendo ao momento de ingresso etc.). Mas há uma variedade de dados a serem
(“dar entrada”), acompanhadas de diferentes coletados vindos de fontes diversas: os de
registros (Inventário, Livro de Entradas, entrada que idealmente acompanham o objeto
Tombamento e fichamentos), ou outros no momento de sua introdução na instituição,
documentos (correspondências etc.). Uma vez os descritivos e os que devem ser investiga­
que a instituição conte com pessoal, equipa­ dos. Como há a tendência de associar o objeto
mentos e laboratórios, os objetos passarão por a áreas disciplinares, essa coleta tende a ser
especialistas diferentes gerando novos constantemente acrescida, ainda que, como
registros, como é o caso das anotações sobre atesta Marta Heloísa L. Salum (1988: 43-60),
tratamentos e intervenções realizadas pela esta seja uma atividade sujeita a implicações
conservação e restauro. Considera-se que, que podem distorcer as informações. Alguns
para instituições de grande porte, deva existir autores, como Camargo-Moro, chamam a essa
um departamento ou seção centralizadora dos irradiação de informações ao redor do objeto
fichários, arquivos e catálogos. Alerta Fernanda de “informação associada”, aquelas que “(...)
Camargo-Moro, que não importam o tamanho recebem, aumentam e difundem, dando ao
ou as condições de um museu (se público, objeto uma visão interdisciplinar, proporcio­
privado etc.), mas sim o uso de uma documen­ nando-lhe um universo maior” (Camargo-Moro
tação estruturada considerada “essencial para 1986:42).
todos os museus” (Camargo-Moro 1986:41). Desta feita, a captação de dados concen­
De modo genérico, cada movimentação tra-se no, sobre e ao redor do objeto (de
executada sobre o objeto (entrada/saída/ aquisição, detalhes descritivos, históricos, e
baixa), estará envolvida e amparada por uma assim por diante), nesse sentido, documenta­
ou várias notações escritas e registradas em ção e pesquisa caminham de forma muito
fichas, formulários ou modelos previamente próxima nos museus, o que não significa que
elaborados. Neles, diversos ‘campos’ devem uma substitua a outra. Mas é possível distin­
ser preenchidos, correspondendo em linhas guir a articulação da documentação e dos
gerais aos chamados ‘dados’11 sobre o objeto, SDMs ao redor de três eixos: o administrativo
ou dados básicos de identificação: nome do (para gerenciamento das coleções), o curato-
objeto, histórico, proveniência, descrição, rial (da pesquisa) e o documental (identifi­
estado de conservação, dimensões, e assim cativo dos objetos/ coleções), sendo que cada
por diante, como também sobre a situação de um deles responde à necessidades informati­
movimentação que acionou o processo (modo vas diferenciadas.12
de entrada). O tipo de dado requerido depende Por sua vez, o objeto será submetido a
das necessidades institucionais, como também medições, marcações com números provisórios
está condicionado à natureza do objeto (se de ou permanentes, cuidados de conservação,
fotos da peça etc. A garantia do acesso físico
ao objeto, uma prioridade, fica assegurada com
a atribuição de números aplicados concomitan­
(11) ‘Dado’ pode ser visto com o atributo, no sentido de
“qualidade ou característica que pertence ao objeto ou é
temente ao suporte e aos múltiplos registros
própria dele. (Exemplo: nome do objeto, autor, (inventários, fichas, dossiês etc.), formando
técnica...)”(Porta et alir, 1982: 19). Para Jean Claude não só um elo entre um registro e outro, mas
Gardin é um “fato(s) da informação” (Gardin 1986: 11). também entre registros e objetos. A busca se
Segundo Eliyahu M. Goldratt, o que é dado para uma faz segundo um arranjo facilitador: nome de
pessoa pode ser informação para outra, não é
portanto a entrada para um processo de decisão mas
autor, nome do objeto, períodos cronológicos,
seu resultado (Goldratt 1996: 6 e 117). No estado
dicionarial, ‘inform ação’ significa: “ação ou efeito de
inform ar”, “instrução”, “indagação”, “in vestigação”
e “n otícia”. Cintra, Tàlam o, Lara e Kobashi, (12) As necessidades de informação institucionais sobre
consideram inform ação um fluxo de m ensagens ela um determ inado objeto numa co leçã o de ob jetos não
m esm a “(...) um co n h ecim en to potencialm ente são as mesmas, escreve Chenhall, do que aquelas que um
transm issível” (Cintra et a lii 1994: 14). curador necessita (Chenhall 1975: 15).

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na seleção de nomes ou classes de objetos, coleção deve ter índices cruzados de tantas
acompanhadas de números, e textos livres para formas quantas sejam possíveis ou as informa­
descrições sintéticas (Chenhall 1975, Light et ções contidas nos registros não poderão ser
alii 1986). O controle de vocabulário e a usadas” (Chenhall 1975:9). Portanto, a recupe­
normatização de terminologias ficaram depen­ ração das informações nos SDMs dependia
dentes da necessidade de informatizar, com o desses índices remissivos, embora fossem
propósito de recuperar as informações e vistos como lugar de fixação de dados trans­
facilitar seu intercâmbio. postos de um registro para outro. Se tais
Embora raramente na década de 80 use-se referências aos índices correspondem ao
a expressão “sistemas de informação”, o fato controle de vocabulário, sabe-se que esta
significativo é que os sistemas de documenta­ operação é algo que o sistema não pode
ção de museus passam a ser imprescindíveis realizar por si sem o aporte da Análise Docu­
para essas instituições garantindo o controle e mentária (AD). É função da AD tratar da
o acesso às coleções. Observa-se, entretanto, análise, síntese e representação da informação,
que na estruturação dos sistemas, tal como se para que seja recuperada e disseminada,
apresentam, não há distinção entre o tratamen­ caracteriza-se como uma atividade metodoló­
to dos dados para acompanhamento do objeto gica específica no interior da Documentação
(suporte) e o tratamento e organização das (Cintra et alii 1994:24). Por outro lado, o
informações propriamente dito, ainda que simples uso de recursos informatizados não
ambos não prescindam da linguagem no poderia executar por si tais remissivas. Natu­
sentido amplo. As etapas dos SDMs ficaram ralmente, tal perspectiva de ‘sistema’ influi
muito vinculadas ao trajeto que o objeto sobre os procedimentos de produção, organi­
percorre no interior da instituição museu, zação, manutenção e recuperação da informa­
tomando-se como idêntico o acompanhamento ção em museus.
do percurso do objeto e a informação sobre o
objeto, dando a ambos um tratamento global.
No entanto, a ação documentária (ciclo e Ausência de princípios
tratamento documentários) baseia-se, em documentários em museus: exemplos
primeiro lugar, na distinção entre agente
(suporte/objeto), e consecutivamente nas Há no âmbito da documentação de museus
metodologias envolvidas nesses proces­ ações que são por natureza documentárias, e,
samentos, sendo que para cada uma delas há caso não estejam conceituadas, corre-se o
uma linguagem controlada a ser usada. Disto risco de emprestar palavras da Documentação,
decorre que não há previsão nos SDMs de sem, no entanto, conhecer o seu conteúdo
etapas específicas, com metodologias também conceituai.
particulares para o tratamento da informação, Isto pode ser observado no contexto dos
sendo este tratamento uma conseqüência manuais de documentação de museus, nos
posterior. De fato, não priorizava-se uma significados atribuídos à ‘catalogação’, e ao
Política de Informação para esses sistemas. ‘catalogar’. ‘Catalogação’, refere-se à pesquisa
Conclui-se, portanto, que os SDMs do objeto (ou coleções) e parece ser consenso
operam na direção do controle das coleções, que se trate de função de especialistas (ou
atuando preferencialmente sobre o eixo curadores) (Dudley et alii: 1979). Quanto ao
administrativo/gerencial. Tais sistemas não ‘catalogar’ percebem-se divergências: Chen­
podem ser caracterizados como sistemas de hall (1975: 9) remete à associação entre regis­
informações documentárias (SIDMs). Apesar tros e um objeto, e entre este e objetos simila­
disso, deduz-se que exista alguma operação res, com base num sistema de classificação;
para o tratamento da informação, ainda que de para Dudley et alii (1979: 31), é uma função da
modo implícito. Tal fato pode ser inferido da classificação e os fichários devem ser manti­
afirmação de Chenhall quando comenta a dos por ‘registradores’ tendo por base infor­
importância dos índices remissivos: “(...) mações fornecidas pelos curadores; para
qualquer documentação de objetos numa Scheiner (1985: 57), trata-se de uma questão

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informações possuem características muito sistema de documentação de museus, subme­

peculiares. Linguagens controladas, classifica­ te-se à linguagem construída para que se
ções e índices configuram as informações alcance os resultados esperados (representa­
documentárias,16 construídas num sistema ção e circulação de informações) - a partir
documentário e não em outro tipo de sistema. deste ponto chega-se ao SIDMs.
Nessa perspectiva, definem-se os limites entre
a área de abrangência e a especificidade do
SDMs (Sistema de Documentação de Museus) Proposta para um sistema
na sua abordagem do objeto concreto (o informativo documentário em museus (SIDMs)
suporte), e as tarefas documentárias direta­
mente ligadas à organização da informação (os Observa-se que, embora a palavra ‘docu­
conteúdos), no interior de um SIDM (Sistema mentação’ esteja presente no contexto dos
de Informação Documentária de Museu), sistemas de documentação de museus, ela não
subordinado a outras metodologias, distante abarca os traços constantes do termo Docu­
portanto daquelas que de início descrevemos. mentação, justamente porque não estão
Objetos e registros não são autônomos, e previstas no interior de seus sistemas a
a significação que os entrelaça, vinculada ao elaboração de LDs (linguagens documentárias)

OBJETO

D E C O D I F I C A Ç Ã O DO OBJETO

ORGANI ZAÇÃO
TRATAMENTO DO SUPORTE TRATAMENTO DA INFORMAÇÃC
Notações para Controle SISTEMA DE SIDM

Reserva Cam po nocional

Exposição
Linguagem controlada
DA

Técnica
Classificação
INFORMAÇÃO

Indexação

I NFORMAÇÕES DOCUME NT Á RI A S

RECUPERAÇÃO

(16) Inform ação docu m en tária depende de procedi­ (Kobashi 1994: 50). D istingue-se assim, sob a
m entos m eto d o ló g ico s exp lícitos, “é uma representa­ perspectiva da A nálise Docum entária (A D ), das
ção construída a partir de um objeto efetivam ente ‘inform ações brutas’, ‘principais’, ‘sign ificativas’ ou
presente, que o substitui para certas finalidades” ‘essen cia is’.

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VOCABULÁRIO CONTROLADO
4
4 1
LD INFORMAÇÃO
ASSOCIADA
1
DESCRITOR -► RIM *4-PEÇA
a n a tô m ic a

-► SINTAXE TG: Sistema Urinário Remissiva -► Região a n a tô m ic a

TEI Bovino •*- Remissiva -► Ambiente anatômico/

Animal

TE2 C ircu la çã o Remissiva -► Ambiente anatômico/

Sangüínea Anatomia

TE3 Artérias Remissiva -► Ambiente anatômico/

Anatomia

TR: Corrosão •«- Remissiva -► Evidência/

Técnicas Anatômicas
1
CONTEXTO
t *
INFORMAÇÃO DOCUMENTÁRIA •♦-TEMA

RECUPERAÇÃO

CERAVOLO, S.M.; TÂLAMO, M.F.G.M. Treatment and organization of documentary

informations in museums. Revista do Museu de Arqueologia e Etnologia, Sâo
Paulo, 10: 241-253, 2000.

ABSTRACT: The conception of documentation in museums, as articulated

in the body of work representative of this particular area, is inadequate for the
retrieval and diffusion of documentary information. It is necessary that the
process of documentation in museums, insofar as it focuses upon the treat­
ment of the object of documentation, also consider the treatment of the
information to be handled, with Language as the instrument of its conversion.
It is in the methodology of the Science of Information that elements adequate
to the process of documentary representations in museums can be drawn, the
result being a distinction in the system of documentation of museums what is
specifically documentary information.

UNITERMS: Information systems - Documentation - Museums.

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SISTEMA NACIO NA L DE DOCUM ENTACION TALAM O , M.F.G.M.

MUSEOLOGICA 1997 L inguagem docu m en tária. São Paulo,
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de la Nación/D irección Nacional de W ILL, L.
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SCHREINER, K. in dexer, 18 (3), Apr.: 157-160.
1985 F undam entals o f m u seology. Waren:
República D em ocrática Alem ä. 95 p.

Recebido para publicação em 20 de dezem bro de 2000.

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