Qualificação

Profissional

APOSTILA
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

Professora: Mayza Pires

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ÍNDICE
Introdução __________________________________________________________ 03

Objetivos Gerais______________________________________________________04

Capítulo 1 – O Auxiliar Administrativo: Funções e características______________ 05

Capítulo 2 – Funções Organizacionais_____________________________________06

Capítulo 3 – Processos e Rotinas Administrativas____________________________13

Capítulo 4 – Documentação e Arquivo_____________________________________16

Capítulo 5 – Noções de Legislação Trabalhista______________________________22

Capítulo 6 – Noções básicas de contabilidade_______________________________29

Capítulo 7 – Noções de documentos comerciais_____________________________ 33

Capítulo 8 – Controle e fluxo de caixa_____________________________________43

Capítulo 9 – Planejamento Administrativo__________________________________45

Referências__________________________________________________________ 49
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INTRODUÇÃO
O material é versátil e dinâmico, contendo ilustraçõese situações teóricas e práticas
embasadas em conteúdos extraídos de sites, livros e revistas, permitindo o desenvolvimento
das competências e habilidades necessárias à aprendizagem. Todo o material teórico oferecido
é referenciado no final da apostila, podendo ser diretamente pesquisado pelos alunos
interessados em ampliar ainda mais o seu conhecimento.

O curso de Auxiliar Administrativo tem como objetivo geral proporcionar a

qualificação profissional dos egressos de modo que adquiram habilidades e competências para
atuar nos processos administrativos de uma empresa; apoiar a execução de atividades nas
áreas de recursos humanos, finanças, logística e vendas; auxiliar na elaboração de planos e
estratégias empresariais, contribuindo também para a inclusão socioeconômica, o estimulo à
elevação da escolaridade e o exercício da cidadania.

Ao entrar no CURSO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL, o estudante está dando um

importante passo para ampliar as suas oportunidades e seu crescimento pessoal e profissional.
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OBJETIVOS GERAIS

 Promover formação profissional, em consonância com as necessidades econômicas do

Estado do Rio de Janeiro;
 Capacitar alunos para o uso do instrumental adequado, possibilitando o alcance de
autonomia no seu processo de aprendizagem, e a satisfação pessoal por meio da
efetividade na comunicação, na integração e na busca de seus ideais;
 Formar profissionais eficientes e capacitados para enfrentar os diferentes aspectos do
mercado de trabalho, contribuindo para a construção de competências e habilidades.
 Incentivar, articular e promover o desenvolvimento do empreendedorismo através da
oferta de atualização tecnológica e de atividades gerenciais que estimulem a criação de
novas oportunidades de geração de trabalho e renda.

COMPETÊNCIAS DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Trabalhar em equipe; exercer liderança; demonstrar criatividade; apresentar

dinamismo; saber contornar situações adversas; comunicar-se com clareza e objetividade;
transparecer objetividade e flexibilidade para mudanças. Atualizar-se e buscar a construção
continua do saber; ter visão global do processo de produção; demonstrar habilidades com
cálculos financeiros.

HABILIDADES DE AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Registrar a entrada e saída de documentos; conferir notas fiscais, faturas de

pagamentos e boletos; distribuir documentos; preparar relatórios; atender clientes e
fornecedores; elaborar planilhas; preencher formulários; elaborar organogramas, fluxogramas
e cronogramas; expedir ofícios e memorandos; registrar reclamações de clientes.
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CAPÍTULO 1: O AUXILIAR ADMINISTRATIVO: FUNÇÕES E

CARACTERÍSTICAS

O Auxiliar Administrativo é o profissional que presta assistência na área

administrativa de uma empresa, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no
controle de gestão financeira, administração, organização de arquivos, gerência de
informações, revisão de documentos, entre outras atividades.

O Auxiliar Administrativo controla os recebimentos e remessas de correspondência e

documentos, coordenando as atividades administrativas, financeiras e de logística da unidade,
organizando os arquivos e gerenciando informações.

A responsabilidade de um Auxiliar Administrativo será de receber e remessar

correspondências e documentos, atender a clientes, fornecedores ou funcionários, controlar as
contas a pagar, controlar os recebimentos da empresa, emitir notas fiscais, preparar e
encaminhar documentos, tirar cópias, coordenar o trabalho de logística da empresa, enviar
documentos para o departamento contábil e fiscal, atender telefonemas, esclarecer dúvidas
sobre o financeiro, auxiliando o departamento de compras, e sempre manter organizados
arquivos e cadastros da empresa.

O Auxiliar Administrativo deve estar em constante atualização sobre conhecimento e

tecnologias relacionadas à área e ter conhecimentos na área de informática. Deve também ter
boa comunicação, responsabilidade, saber administrar bem o tempo, lidar com números, ter
boa memória, bom humor, paciência e confiabilidade.

1.1.CONCEITO DE ADMINISTRAÇÃO

Gerenciar pessoas, recurso e negócios com o intuito de se alcançar metas e objetivos,

tomar decisões importantes e no momento certo. Isso não é uma tarefa fácil para ninguém,
mas são tributos que fazem parte da rotina diária de um administrador.

1.2. MAS O QUE DE FATO É ADMINISTRAÇÃO?

Administração é um ramo das ciências humanas que se caracteriza pela aplicação

prática de um conjunto de princípios, normas e funções dentro de uma organização
empresarial.
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Além do mais, a profissão conta com suas respectivas funções que são de suma
importância para o gerenciamento de uma determinada empresa. São elas:

 Tomar decisões;
 Analisar e conhecer os problemas;
 Ser motivador;
 Saber negociar;
 Saber controlar, mensurar e avaliar;
 Saber liderar e ser comunicativo;
 Saber organizare alocar recursos financeiro, tecnológicos e humanos.

A forma com que a empresa é administrada é um dos fatores que determina as metas,
os objetivos e o sucesso a serem alcançados, portanto, é importante queo
administrador esteja preparado para encarar os novos desafios, buscar sempre
conhecimentos, ser inovador, proativo e ser positivo em suas decisões.

CAPÍTULO 2: FUNÇÕES ORGANIZACIONAIS

As funções organizacionais são as tarefas especializadas que as pessoas e os grupos

executam para que a organização consiga realizar seus objetivos. As funções mais importantes
de qualquer organização são: produção (ou operações), marketing, pesquisa e
desenvolvimento, finanças e recursos humanos. A coordenação de todas essas funções
especializadas é o papel da administração geral.

Pessoa física é o indivíduo que oo estado, através das leis, assegura os direitos e estabelece
algumas obrigações.

É todo e qualquer indivíduo, homem ou mulher, capaz de perceber o mundo através de

seus sentidos e razão. Todo indivíduo é um ser humano, e está sujeito às leis físicas da
natureza. Também é chamado de pessoa natural, pois é a denominação do ser que possui
personalidade, desde o seu nascimento até sua morte.

Pessoa jurídica é a entidade abstrata com existência e responsabilidade jurídicas como, por
exemplo, uma associação, empresa, companhia, legalmente autorizadas. Podem ser de direito
público (União, Unidades Federativas, Autarquias etc.), ou de direito privado (empresas,
sociedades simples, associações etc.)
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As pessoas jurídicas ou empresas são representadas, nos atos judiciais, por quem é na
forma que seu registro declarar, conforme define no Código Civil. Utilizando o capital, o
trabalho e as forças produtivas, exploram determinado ramo da indústria, do comércio ou da
prestação de serviços.

2.1.ORGANIZAÇÃO DE UMA EMPRESA

A empresa é a força contemporânea mais poderosa de que se dispõe para estabelecer o

curso dos eventos da humanidade. Ela transcende as fronteiras e os limites do nacionalismo,
exercendo influência predominante nas decisões políticas e sociais.

Uma empresa é uma associação de pessoas para a exploração de um negócio que

produz e/ou oferece bens e serviços, com vistas, em geral, à obtenção de lucros; é uma
entidade jurídica que tem como obrigação apresentar lucro, e este deve ser suficiente para
permitir sua expansão e o atendimento das necessidades sociais.

O processo de organização de uma empresa dá-se em diversas etapas que se iniciam

nas pesquisas dos problemas existentes na empresa, até a implementação das possíveis
soluções encontradas.

As organizações modernas entraram em uma era de grandes desafios e incertezas sem

precedentes, pois cada vez mais os empresários estão buscando alternativas, visto que os
modelos funcionais e tradicionais não parecem ser eficazes.

A seguir listamos alguns tributos incidentes sobre as atividades exploradas por

empresas. Os tributos e contribuições inerentes às empresas, bem como as alíquotas
dependem de vários fatores, como: a atividade econômica, forma de apuração e porte da
empresa. Os mais comuns aplicados nas empresas são os seguintes:

Contribuição Sindical dos Empregados

O Art. 149 da Constituição Federal prevê que as categorias econômicas, profissionais ou

liberais devem fazer a contribuição sindical.

Contribuição Sindical Patronal

Está prevista nos Artigos 578 e 580 da CLT. Estão sujeitas às contribuições sindicais as
categorias econômicas, as empresas em geral, os empregadores do setor rural e, quando
organizados em firma ou empresa, os agentes ou trabalhadores autônomos e profissionais
liberais.
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Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social –COFINS

É uma contribuição federal, de natureza tributária, incidente sobre a receita bruta da empresa.
Em sua essência, é destinado a financiar a seguridade social (conjunto de ações públicas nas
áreas da previdência, saúde pública e assistência social). A alíquota a ser paga pelas empresas
tributadas pelo lucro real é de 7,6%, e de 3,0% para as demais.

Imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e prestações de serviços –

ICMS: Conforme o artigo 155 da Constituição Federal de 1988, trata-se de Imposto Estadual,
portanto somente os Governos dos Estados e do Distrito Federal têm competência para
instituí-lo. Os valores no país variam entre 7% e 27%.
Contribuição Social sobre o Lucro Líquido – CSSI: Foi instituída pela Lei nº 7.689/1988.

Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS

Os recursos do FGTS são destinados a aplicações nas áreas de habitação, saneamento e
infraestrutura. São depósitos mensais que os empregadores realizam nas contas abertas na
Caixa Econômica Federal, em nome dos seus empregados. A finalidade é dar suporte
financeiro aos trabalhadores, principalmente nas hipóteses de demissão sem justa causa, e
também em outras situações específicas.

Instituto Nacional de Seguridade Social – INSS

Trata-se de órgão responsável pelo recebimento de contribuições. Também responsável pelo
pagamento de aposentadoria, pensão por morte, auxílio por morte, auxílio doença, auxílio
acidente, entre outros benefícios previstos em lei. Partes das contribuições são realizadas por
meio de desconto na folha de pagamento, antes do funcionário da empresa receber o valor
total do salário. Existe um teto máximo para desconto. Mas a porcentagem de desconto varia
conforme o salário de cada um ficando as alíquotas entre 7,65% e 11%

Imposto sobre o Produto Industrializado – IPI

Conforme o Art. 153 da Constituição trata-se de imposto federal, portanto somente a União
tem competência para instituir tal imposto. O fato gerador do IPI ocorre no momento do
desembaraço aduaneiro do produto importado, com a saída do produto industrializado do
estabelecimento do importador, do industrial, do comerciante ou do arrematador, com a
arrematação do produto apreendido ou abandonado, quando este é levado a leilão.

Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – IRPJ

São contribuintes deste imposto as pessoas jurídicas e as empresas individuais. As disposições
tributárias do IR aplicam-se a todas as firmas e sociedades, registradas ou não. As Pessoas
Jurídicas, por uma das seguintes formas: Super Simples, Lucro Presumido, Lucro real e Lucro
Arbitrado, e para cada uma destas formas há uma fórmula de cálculo, bem como aplicação de
alíquotas que variam conforme o ramo de atividade.
Imposto de Renda Retido na Fonte – IRRF
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Conforme o Art.145 e 169 da Constituição, o contribuinte deve preparar anualmente a

declaração de tosos os rendimentos recebidos no ano anterior, e estes valores serão
homologados pelas autoridades tributárias. A alíquota varia em média de 15% a 27,5% sobre
os rendimentos recebidos.

Imposto sobre serviços de qualquer natureza – ISS

É regido pela Lei complementar 116/2003. É de competência dos Municípios e do Distrito
Federal e tem como fato gerador a prestação de serviços. As alíquotas são variáveis, conforme
a legislação do estado. Em Campo Grande, Mato Grosso do Sul, por exemplo, a alíquota
devida é de 5%. Neste caso, o contribuinte é o prestador de serviço.

Programa de Integração Social – PIS

Foi criado pela Lei Complementar 07/70 com a finalidade de promover a integração do
empregado na vida e no desenvolvimento das empresas, viabilizando melhorar a distribuição
da renda nacional. Trata-se da contribuição social de natureza tributária, devida pelas pessoas
jurídicas, com objetivo de financiar o pagamento do seguro de desemprego e do abono para os
trabalhadores que ganham até dois salários mínimos. Incide sobre a receita total, a alíquota é
de 1,65% para os que optam pelo Lucro Real, e de 0,65% para as empresas que optarem pelo
Lucro Presumido e nas retenções de nota fiscal.

Super Simples Federal

As empresas enquadradas no regime de microempresas, ou Empresas de Pequeno Porte
pagam impostos federais, estaduais e municipais de forma agrupada e reduzida. Ocorre que
não são todos os tipos de empresa que podem aderir a este sistema de tributação, sendo pré-
requisitos o faturamento anual e o ramo de atividade. Os tributos inclusos no simples federal
são: ICMS, IRPJ, CSLL, IPI, INSS empregador, PIS, ISS e COFINS.
A concepção de uma empresa seja ela grande ou pequena com ou sem fins lucrativos,
não se torna possível sem a adoção de uma série de princípios administrativos que irão
engendrar a organização e o consequente desenvolvimento da empresa. Segundo a Teoria
Sistêmica, esses princípios administrativos são dados por quatros fatores: planejamento,
organização, direção e controle.

Dentre os diversos tipos de empresa, temos a de produção, construtora e a de serviços.

As empresas ainda podem ser classificadas quanto à:

Objetivos (comerciais, industriais, de prestação de serviços).

Estrutura (individuais, coletivas, públicas, mistas).

Volume de Trabalho Interno (simples e complexas).

Organização (linear ou militar, funcional, Estado Maior ou staff).

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“Produzir” é o ato de transformar recursos materiais em bens de consumo pela atividade

comercial.

“Desperdício” é a perda de materiais por negligência, imperícia ou imprudência do agente

administrativo. O desperdício pode ser causado por tipos de origem, fator material, humano
ou racional.

Dependendo do tipo de prestação da empresa, têm-se as seguintes categorias:

Setor primário, correspondendo à agricultura;

Setor secundário, correspondendo à produção fabril;

Setor terciário, correspondendo à prestação de serviços.

Pelo número de proprietários:

O proprietário da empresa pode ser apenas uma pessoa, caso as empresas individuais,
como pode ser mais de uma, formando sociedades. Existem as seguintes modalidades nas
legislações portuguesa e brasileira:

 Empresa em nome individual;

 Sociedade por quotas;
 Empresa de Responsabilidade Limitada, (Ltda terminação no nome da empresa);
 Sociedade Anônima, (AS – terminação no nome da empresa).

De acordo com o tamanho:

A empresa pode ser categorizada pelo seu tamanho, com um ou uma série de critérios,
como o número de empregados, volume de negócios etc. Uma forma rápida para traduzir
genericamente este compêndio de critérios é dizer que a empresa pode ser:

 Microempresa;
 Macroempresa;
 Pequena empresa;
 Empresa de médio porte;
 Grande empresa.

Pelo fim:Fim lucrativo.

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2.2.ORGANOGRAMA

É um gráfico que representa a estrutura formal de uma organização. Os organogramas

mostram como estão dispostos os órgãos ou setores, a hierarquia e as relações de
comunicação existentes entre eles. Os órgãos são unidades administrativas com funções bem
definidas. Exemplos de órgãos: Tesouraria, Departamento de Compras, Portaria, Biblioteca,
Setor de Produção, Gerência, Administrativa, Diretoria Técnica, Secretaria, etc. Os órgãos
possuem um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente, coordenador, diretor,
secretário, governador, presidente, etc. Normalmente têm colaboradores (funcionários) e
espaço físico definido. Num organograma, os órgãos sãos dispostos em nível que representam
a hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o
órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade.

O que é hierarquia?

É a ordem que existe de forma a priorizar um membro, poderes, categorias, patentes

e/ou dignidades de suas organizações; Qualquer classificação que tenha como base as relações
entre superiores e dependentes.

Exemplo de organograma

2.3. DIVERSOS DEPARTAMENTOS DE UMA EMPRESA

Existe uma divisão de departamentos, funções, organograma, ou seja, as atividades

desenvolvidas por cada um dos departamentos.
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Departamento Pessoal

Desenvolve atividades como alimentar o sistema de folha de pagamento e benefícios,

atualizar as fichas de funcionários, agendar de forma organizada os exames periódicos, de
admissão e de demissão.

Departamento de Recrutamento e Seleção

É responsável pela triagem dos currículos, bem como a manutenção do banco de dados
dos candidatos a uma vaga na empresa. Promove processos seletivos de forma coerente,
informando o salário e os benefícios que a empresa oferece.

Controle de estoque

Determina o que deve permanecer no estoque, a quantidade de estoque necessária para

um determinado período. Recebe, armazena, cuida dos materiais estocados e controla.

Departamento financeiro

Organiza o fluxo de caixa, mantendo atualizado o sistema de contas, para que não haja
um volume muito grande de contas a receber em aberto, nem dívidas não pagas gerando furos
financeiros. Dependendo do tamanho da empresa, é viável organizar as contas em pasta
dividida pelos dias da semana e os respectivos vencimentos dos títulos.

Departamento de compras

Responsável por manter o banco de dados de possíveis fornecedores atualizado para

agilizar a realização dos pedidos. Quando não houver empresas cadastradas, será preciso
promover uma cotação com pelo menos, três fornecedores diferentes, observando os seguintes
aspectos: preço, formas de pagamentos e prazo de entrega. Também se deve pesquisar a
veracidade do possível fornecedor. É importante ainda, não deixar pedidos de compras
parados, evitando atrasos no processo produtivo e nas entregas. Um departamento de compras
eficiente garante que toda a organização seja abastecida de materiais.

Departamento de Vendas

Criar e manter um banco de dados atualizado dos clientes, com informações como
telefones de contato, e-mails, etc.
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Departamento de Marketing

Responsável pelo controle dos processos de pesquisa de mercado, planejamento,

estimativas de preço, desenvolvimento do produto, etc.

Departamento administrativo

Auxilia todos os outros departamentos, cuidando para que atuem em sintonia.

Departamento de informática

Manter atualizado o site da empresa, bem como, estar sempre pronto para dar o
suporte aos demais usuários. Responsável pela instalação e manutenção de hardwares
(máquinas) e softwares (programas) dos diversos departamentos da empresa.

Departamento jurídico

Cuida de toda parte jurídica da empresa, como processos de clientes contra a mesma,
funcionários, portanto deve manter sempre os documentos em ordem para evitar processos
que darão prejuízo à empresa, seu papel também é defender os interesses da mesma. Tem
como papel principal defender os interesses da empresa, assessorando a direção quando a
questões jurídicas. Por exemplo, deve organizar a documentação da firma e evitar processos
que possam lhe dar prejuízos.

Departamento de controle da qualidade

Realiza com precisão testes no material, durante todo o processo produtivo.

Departamento de comunicação

Prepara os comunicados internos da empresa e cuida da criação e divulgação de uma

imagem positiva da empresa junto aos seus funcionários, clientes, parceiros e sociedades em
geral.

CAPÍTULO 3: PROCESSOS E ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Antes de entendermos mais sobre rotinas administrativas, devemos entender que toda
rotina administrativa é formada por vários processos que acontecem de forma sistemática e
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que requerem conhecimento técnico e domínio de tecnologias. Sendo processo todo conjunto
de procedimentos com entradas, processamento e resultados.

Nas rotinas administrativas, ocorre que um conjunto de profissionais executa

atividades para se obter resultados e essas atividades devem estar em conformidade com o
nível de competência, de autoridade e de responsabilidade desses profissionais.

Dessa forma, administradores e gerentes possuem competências distintas no

processamento das rotinas administrativas, assim como os profissionais de nível técnico e de
apoio.

Portanto, os administradores possuem responsabilidades como planejamento, direção,

controle, supervisão e outras funções que exigem dos profissionais conhecimento e
experiências maiores.

Na verdade, a administração engloba todo conjunto de procedimentos voltados para o

planejamento e organização dos recursos disponíveis, a fim de se atingir os objetivos da
empresa, cujos resultados devem ser constantemente avaliados.

As organizações devem aferir se os recursos são suficientes e se estão alinhados aos

seus objetivos e estratégias. Em caso negativo, será necessário que haja uma adaptação,
lembrando que o principal recurso de uma organização é seu quadro de colaboradores. Por
isso, a importância de alocar as pessoas certas desempenhando as atividades ideais.

3.1. TÉCNICAS NAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS

As funções básicas de uma empresa são a comercial, a técnica, financeira e a de

contabilidade.

Entre as técnicas administrativas, está a construção de organogramas que identifiquem

os departamentos da empresa e os níveis de hierarquia.

Outros documentos referentes às técnicas administrativas são: manual de rotina e o

regulamento interno.

Nos manuais de rotina estão descritos quais as normas necessárias para a execução de
atividades específicas.
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Já o regulamento ou regimento interno é um documento formado por um conjunto de

diretrizes que definem a estrutura organizacional e as políticas da empresa.

Outros documentos que auxiliam as atividades administrativassão os relatórios que

devem expor fatos e ocorrências para esclarecimento de dúvidas ou informar problemas. Há,
ainda, a Circular Interna (CI), utilizada para transmitir informações ao quadro de funcionários,
e o Ofício.

3.2. QUALIDADES NAS ROTINAS ADMINISTRATIVAS

As atividades administrativas são compostas de vários processos. Os processos,

portanto, são fundamentais para que as empresas atinjam seus objetivos e tenham sucesso.
Para que tenha um funcionamento eficiente, a empresa deve estruturar e organizar seus
processos e, sempre que necessário, trabalhar a melhoria desses processos.

A qualidade nos processos administrativos requer métodos, técnicas, normas e até

inovações. Os métodos são utilizados para que as ações nos processos sejam realizadas e
atinjam os objetivos propostos. Já os objetivos, devem ser sempre o valor agregado e, por
isso, exige-se qualidade total em todos os processos. Para isso, faz-se necessária a
implantação de metodologias e ferramentas da qualidade que são de simples aplicação, mas
rendem até uma certificação ISO, se forem implantadas com sucesso.

Entre as ferramentas da qualidade aplicada aos processos está a ferramenta 5´s. O 5´s
surgiram de uma filosofia japonesa e se solidificou no meio empresarial como ferramenta da
qualidade aplicada aos processos e útil para estruturar, desenhar e evitar desperdícios com
maior economia de recursos e tempo. O ideal é que toda a equipe esteja integrada em um
trabalho de organização, arrumação, utilização, limpeza, padronização e disciplina.

Organização: organizar poupa tempo e faz com que as atividades sejam desenvolvidas sem
atrapalho. Organizar materiais pela frequência de uso elimina retrabalho, poupa tempo e
aumenta a segurança contra acidentes sou perda de recursos.

Identificar: identificar materiais por categorias poupa tempo e agiliza o trabalho da equipe.

Utilização: o senso de utilização está também ligado à organização e se traduz no trabalho de

separar o material de uso eventual do material necessário às atividades menos constantes.
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Limpeza: criar meios para manter o ambiente limpo, organizado e sempre arrumado é também
uma medida para que os colaboradores poupem tempo e trabalho.

Padronizar: Solução para manter uma rotina de organização, de limpeza e de eliminação de

desperdícios, a padronização pode auxiliar o trabalho e orientar a equipe para a realização das
atividades.

Por fim, para manter a limpeza, a organização e a padronização nas rotinas

administrativas deve-se manter o senso de disciplina, portanto é necessário que o programa
5´s tenha a adesão e participação com o comprometimento de todos.

CAPÍTULO 4: DOCUMENTAÇÃO E ARQUIVO

Para você que trabalha com diferentes documentos de um setor de serviços, é

importante rever alguns conhecimentos básicos sobre documento, documentação e a função
social dessas categorias, para que possamos, mais adiante, falar de arquivo.

Documentos

Os documentos norteiam a nossa vida. Precisamos deles para registrar nossa presença
e nossas ações no mundo. Vejamos esta trajetória: uma pessoa comum, ao longo de sua vida,
é possuidora de Registro de nascimento, Cartão de vacinação,Ficha individual escolar,
Boletim escolar, Histórico escolar,Identidade, Certidão de casamento, etc.
As instituições, públicas ou privadas, são produtoras, receptorase, além disso,
preservam e guardam grande quantidadede documentos. Muitos documentos com o tempo
deixam deexistir, mas outros são preservados como memória viva:
documentosadministrativos e históricos estão arquivados emlugares próprios para isso, tais
como: instituições privadas oupúblicas, centros de documentação, bibliotecas, etc.
Entendemos por documento, conforme o Dicionário HouaissEletrônico, qualquer
escrito que possa esclarecer determinadofato ou objeto de valor documental, como
construções,peças, papéis, filmes, fotografia, entre outros. E, ainda, algoque instrua, prove ou
comprove cientificamente algum acontecimento. Cada documento que utilizamos,em um
contexto específico, tem uma função social peculiar,isto é, tem uma finalidade, um motivo de
existência.
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Documentação
A vida moderna apresenta-se de forma complexa, cuja dinâmica da sociedade atual se
diferencia por causa do progresso industrial e tecnológico. Nesse contexto, os conhecimentos
são produzidos de diferentes formas e por diversas instituições.
Para que seja mais fácil o acesso a eles, documentos especializados são produzidos e
normatizados, registrando fatos e conhecimentos conforme sua função social. Desse
processo, surge a documentação que constitui o conjunto de métodos que tem como objetivo a
produção, a sistematização, a distribuição e a utilização de documentos.
Quanto à finalidade da documentação, vamos ler o que João Bosco Medeiros e Sonia
Hernandes têm a dizer:
“Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os
conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua
divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da
tecnologia, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da forma
como foi organizada e de como é utilizada.” (MEDEIROS, João Bosco;
HERNANDES, Sonia. Manual da secretaria. São Paulo: Atlas, 2004. p. 211.)

A função social da documentação é de auxiliar o planejamento, o estudo, a pesquisa de

qualquer campo ou nível, a busca da história, de fatos, isto é, referências necessárias para se
tomar decisões e, sobretudo, gerar informação.
Conforme a natureza da empresa, a informação organiza-se e encontra-se disponível
na forma de jornais, livros, manuais, noticiários, boletins, teses, monografias, programas de
computador, etc. Tais documentos organizam e regulam o trabalho de um contexto em relação
ao processo de produção, distribuição e utilização desses documentos. A documentação
apresenta-se na forma comercial, científica ou oficial, conforme sua organização, utilização
ou finalidade.
É comercial quando é organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins
estritamente comerciais.
É científica quando o objetivo principal é o de proporcionar informações científicas ou
mesmo didáticas, sem visar diretamente ao lucro.
E, por fim, é oficial quando sua organização e sua utilização têm o objetivo de auxiliar
e assessorar a Administração Pública no que diz respeito à coleta e à classificação de
documentos oficiais, tais como: leis, leis complementares, decretos, etc.
Hoje, a informática tem nos ajudado muito, facilitando a busca de documentação e
informações em bancos de dados sistematizados de forma precisa e eficiente.
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Arquivo
Produzimos documentos e mais documentos. E precisamos guardá-los de alguma
forma, visto que neles se encontram informações preciosas. E como fazer isso?
Arquivar é guardar documentos de forma organizada em um arquivo. Vamos ler o que
as informações do Dicionário Houaiss nos diz sobre arquivo:
Arquivo
1. Conjunto de documentos manuscritos, gráficos, fotográficos, etc., produzidos,
recebidos e acumulados no decurso das atividades, de uma entidade pública ou
privada. Inicialmente, como instrumentos de trabalho e posteriormente conservados
como prova e evidência do passado, para fins de direito dessa entidade ou terceiros,
ou ainda para fins culturais e informativos. 2. Conjunto de documentos relativos à
história de país, região, cidade, instituição, família, pessoa, etc. 3. Recinto onde se
guardam esses documentos. 4. Conjunto de dados digitalizados que pode ser
gravado em um dispositivo de armazenamento e tratado como ente único. Arquivos
podem conter representações de documentos, figuras estáticas ou em movimento,
sons e quaisquer outros elementos capazes de serem digitalizados. (HOUAISS,
Antônio. Dicionário Houaiss da língua portuguesa. Rio de Janeiro: Objetiva, 2004.
p. 294.)

Resumidamente: arquivos são conjuntos organizados de documentos, produzidos ou

recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou ainda por pessoas. E são
divididos em duas categorias: públicos e privados. Os públicos são produzidos ou recebidos
por instituições governamentais de caráter federal, estadual ou municipal. Os privados são
produzidos e recebidos por pessoas físicas, conforme suas atividades específicas, e por
instituições que não são públicas. O arquivo tem como função classificar, organizar e
preservar a documentação. Os arquivos constituem fontes culturais de grande relevância, pois
guardam a memória histórica individual e coletiva, manifestações culturais, fatos da
civilização, leis, criações científicas e tecnológicas, etc. E, por isso, devem ser preservados.

Tipos de arquivo
Os arquivos são classificados em três tipos: ativo, intermediário e permanente. A esses
tipos relaciona-se a frequência do uso ou daconsulta.
Arquivos correntes ou ativos: reúnem documentos em constante uso, que por serem
consultados frequentemente, são preservados em local de fácil acesso nas repartições que os
produziram ou receberam.
Arquivos intermediários: conjunto de documentos originários de arquivos correntes,
ainda vigentes para efeitos administrativos e legais, de uso pouco frequente, que aguardam
destinação final.
Arquivos permanentes: reúnam documentos que perderam sua atualidade
administrativa, mas que muitas vezes são conservados por razões legais e históricas. Em
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algumas empresas é conhecido como “arquivo morto ou inativo”. Esta terminologia, embora
ultrapassada, pode ser empregada desde que o arquivo não seja confundido apenas com um
depósito de papéis velhos que acabam, com o tempo, transformando-se mesmo em morto.
Pratique: Existem documentos que possuem tempo de validade?Por quê?
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Destruição de documentos: como se faz?
Vamos pensar que alguns documentos possuem data de validade. Alguns documentos
são guardados por 1, 2 ou 5 anos. Depois que o tempo de validade dos documentos venceu,
eles são destruídos.
Para efetivar a classificação de validade de tempo de certos documentos é necessário
analisar sua importância, seu valor documental e social e se caiu em desuso.

Para que possamos destruir qualquer documento,com data de

validade, de domínio público, que não serve mais, precisamos fazer
o registro em documento próprio e observar, primeiramente, as
regras da instituição.

Transferência de documentos
Com frequência, é preciso verificar as condições dos arquivospara realizar a transferência de
documentos. Com a verificaçãoe a análise de documentos, saberemos para onde transferir
os documentos, se é para o arquivo inativo ou morto, ou seo documento permanece no
arquivo ativo.Os processos de transferência de documentos são:
• Periódico – fazemos a transferência de documentos para oarquivo inativo ou morto, de
forma planejada, em dias preestabelecidos.
• Permanente – em que a transferência de documentos se dáem intervalos não
preestabelecidos, quando for necessário,em virtude do acúmulo de documentos.
• Diário – em que a transferência é, como o próprio nome diz,diária, quando consultamos um
documento e verificamosque não é mais necessidade mantê-lo no arquivo ativo,
então,podemos transferi-lo para o arquivo inativo ou morto.
O ato de preservar documentos é tão importante que há umalei na Constituição que
assegura isso. Vejamos o que diz oartigo abaixo:
 20

Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza materiale

imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referênciaà
identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da
sociedadebrasileira, nos quais se incluem: (EC n. 42/2003)
I – as formas de expressão;
II – os modos de criar, fazer e viver;
III – as criações científicas, artísticas e tecnológicas;
IV – as obras objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados às
manifestações artístico-culturais;
V – os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico,
arqueológico,
paleontológico, ecológico e científico.
§ 1o O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegeráo
patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância,
tombamentoe desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação.
§ 2o Cabem à Administração Pública, na forma da lei, a gestão da
documentaçãogovernamental e as providências para franquear sua consulta a
quantos dela necessitem.
§ 3o A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e
valores culturais.
§ 4o Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei.
§ 5o Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de
reminiscênciashistóricas dos antigos quilombos.
Os documentos registram fatos e informaçõesúteis e relevantes, por isso precisamos
arquivá-los em lugarespróprios e seguros. Existem vários tipos de pastas, depósitosde
papelão, equipamentos de ferro e fichários para o arquivamentode documentos. Portanto,
nesta unidade, nosso objetivoé identificar os procedimentos para guardar documentos.

Organização de arquivos
Na organização de arquivos, precisamos observar alguns princípiosbásicos, como segurança,
previsão, simplicidade, acessoe flexibilidade.A preocupação com a segurança de arquivos é
imprescindível.Por isso, é necessário tomar medidas contra incêndio, extravioe condições
impróprias de preservação de documentose manter os sigilosos em lugar conveniente.

É muito desagradável ter de encontrar umdocumento no arquivo,

com urgência, e nãoconseguir. Por isso, o arquivo deve
proporcionarprecisão para quem o consulta. Assim, quem
organizaum arquivo deve assegurar bom acesso a quem
precisautilizá-lo, garantindo que os documentos sejamlocalizados com facilidade. Para
que isso ocorra,o arquivo precisa ser simples, funcional e de fácilcompreensão.
Com a dinâmica dos serviços administrativos e com o passar do tempo, a tendência é o
número de documentos aumentarem. Isso nos leva a observar o crescimento do volume e a
complexidade dos documentos a serem arquivados. Por isso, não precisamos adotar normas
 21

rígidas de arquivamento, mas sim sermos flexíveis para esse procedimento, para que não
sejam arquivados quaisquer documentos.

Métodos de arquivamento
Como vimos, arquivar é um processo que exige conhecimento e técnica. Na maioria
das vezes o adquirimos na prática rotineira de nosso trabalho, na secretaria da escola. Já
falamos sobre documentação, tipos e espécies de arquivo, e transferência de documentos.
Agora, vamos relembrar ou conhecer alguns métodos de arquivamento?
Não existe uma forma ideal de arquivar os documentos. Cada organização deve optar
pelos métodos mais adequados às suas realidades e necessidades.
Existem dois grandes sistemas em relação à ordenação dos documentos de um
arquivo:
Sistema direto: abrange métodos que permitem o acesso direto ao documento, ao
local de guarda do mesmo, sem o auxílio de índices ou outros instrumentos;
Sistema indireto: envolve métodos que tornam necessária a utilização de índices ou
códigos para se ter acesso ao documento.
O sistema de arquivamento escolhido deve ser simples, flexível e permitir expansões.
Método alfabético (sistema direto): utiliza da alfabetização para organizar os
documentos e pastas. Algumas regras:
 Considera-se sempre o último sobrenome. Ex.: João da Silva Santos = Santos, João da
Silva;
 No caso de dois sobrenomes iguais, deve se analisar o prenome;
 Preposições (“de”, “da”) não são partes do último sobrenome. Ex: José da Silva =
Silva, José da;

 Sobrenomes compostos não se separam. Ex: José Castelo Branco = Castelo Branco,
José;

 Graus de parentesco são partes do último sobrenome, porém não são levados em
consideração na organização alfabética. Ex: João Souza Neto = Souza Neto, João;

 Títulos não são considerados na alfabetação, sendo colocados após o nome, entre
parênteses. Ex.: Dr. José de Oliveira = Oliveira, José de (Dr.);
 22

 Nomes estrangeiros seguem o mesmo padrão, com exceção daqueles de origem árabe,
japonesa ou chinesa (orientais), os quais são dispostos do jeito que se apresentam. Ex.:
Muhammad Ali = Muhammad Ali;
 Nomes de empresas são registrados da forma que se apresentam, retirando os artigos e
preposições, caso tenham. Ex.: O Globo = Globo (O);
 Nomes de conferências, reuniões e assembleias em geral são escritos por extenso e,
caso tenham números, estes são apresentados ao final, entre parênteses. Ex.: IV
Congresso = Congresso (IV).
Método geográfico (sistema direto): os documentos são organizados de acordo com o
local de sua procedência, podendo ser dispostos por cidades, Estados ou países;

Método numérico (sistema indireto):

Numérico simples: as pastas são enumeradas e a identificação de cada número é feita por
meio de um índice, denominado onomástico;
Numérico cronológico: neste método, os documentos também são organizados por
números, porém a atribuição destes segue uma ordem cronológica;
Dígito-terminal: usado quando há um grande volume de informação. Desta forma, para
evitar o trabalho com um número muito extenso, fraciona-se o mesmo em 3 pares e se passa a
trabalhar com cada par individualmente, da direita para a esquerda.

Método Ideográfico (sistema indireto): traz a organização dos documentos por assunto.
Ex: Pasta “folhas de pagamento”, “registros de ponto”, “escalas de trabalho”, etc. Com o fim
de facilitar o arquivamento, é possível utilizar os métodos duplex ou decimal, os quais
basicamente consistem na atribuição de códigos e notações numéricas a cada assunto.

CAPÍTULO 5: NOÇÕES DE LEGISLAÇÃO TRABALHISTA

Para melhor condução das conciliações, faz-se mister o conhecimento da legislação

trabalhista, sobretudo do contrato de trabalho, seus tipos e as formas de recisão.

O contrato de trabalho (artigo 442) é o acordo, tácito ou expresso, celebrado entre o

empregador ( artigo 2º, CLT) e empregado (artigo 3º, CLT), correspondente à relação de
emprego. Não possui necessariamente uma forma para ser realizado, podendo ser por escrito
ou verbalmente (artigo 443, CLT).
 23

Para a ocorrência do vínculo empregatício, ensejador dos vários direitos trabalhistas, o

contrato de trabalho deverá ter os seguintes requisitos: continuidade, subordinação,
onerosidade, pessoalidade e alteridade.

A continuidade é a não eventualidade do serviço, isto é, o empregado deve

comparecer à empresa repetidamente, por força do contrato de trabalho.

Para a caracterização do vínculo, exige-se a subordinação do empregado ao

empregador, ou seja, o empregado deve cumprir ordens e ser subordinado economicamente,
mediante remuneração.

Onerosidade relaciona-se com a contraprestação pecuniária fornecida pelo

empregador ao empregado, em virtude do contrato de trabalho.

Pessoalidade é outro requisito inerente ao contrato do trabalho, onde o empregado não

pode fazer-se substituir por outra pessoa.

Por último, o vínculo empregatício para ser caracterizado deve ter alteridade, o que
consiste na prestação de serviço por conta e risco do empregador. Cabe ao empregador
assumir os riscos da atividade econômica, não podendo repassar ao empregado os prejuízos,
eventualmente suportados, por conta dessa condição.

Tipos de contrato de trabalho:

a. Por prazo determinado (artigo 44,§1º,CLT);

b. Por prazo indeterminado.

O contrato por prazo determinado é aquele cuja vigência depende de termo prefixado ou
da execução de serviços especificados ou ainda da realização de certo acontecimento
suscetível de previsão aproximada. O prazo máximo do contrato de trabalho por prazo
determinado é de 2 (dois) anos.

A CLT elenca as hipóteses em que será válido o contrato de trabalho por prazo
determinado:

a. Quando o contrato de trabalho tiver como objeto serviço cuja natureza ou

transitoriedade justifique a predeterminação do prazo;
b. Quando se tratar de atividades empresariais de caráter transitório;
c. Quando se tratar de contrato de experiência.
 24

Merece destaque, neste momento, o contrato de experiência, que é aquele em que o

empregador verificará se o empregado está apto para exercer as funções para as quais foi
contratado. O contratado de experiência não poderá exceder 90 (noventa) dias.

5.1. RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO (artigo 477, CLT)

A cessação do contrato de trabalho é o término do vínculo empregatício, com a

extinção das obrigações para os contratantes.

Esta cessação pode se dar de vários modos, quais sejam:

1- Dispensa do empregado sem justa causa: ocorre quando o empregador simplesmente

dispensa o empregado, sem justo motivo;
2- Dispensa do empregado com justa causa: o empregador poderá dispensar o
empregado que comete falta grave.Justa causa é a forma de dispensa decorrente de
ato grave praticado pelo empregado, implicando a cessação do contrato de trabalho
por motivo devidamente evidenciado, de acordo com as hipóteses previstas na lei.
3- Pedido de demissão do empregado: ocorre quando o próprio empregado deseja
rescindir o contrato sem justo motivo;
4- Rescisão indireta: ocorre quando, em face da incidência de alguma das hipóteses
elencadas no artigo 483, CLT, o empregado pode considerar rescindido o contrato
pleiteando a devida indenização;
5- Rescisão automática: ocorre com os contratos de trabalho por prazo determinado
encerrado o seu prazo;
6- Rescisão por culpa recíproca – artigo 484, CLT: configura-se a culpa recíproca com
a ocorrência dos seguintes elementos: a) a existência de suas justas causas; uma do
empregado e outra do empregador; as duas graves e suficientes para por si só serem
causa da rescisão; b) duas relações de causa e efeito; a segunda falta, que é causa da
rescisão do contrato, é por sua vez efeito da culpa cometida pela outra parte;
c)contemporaneidade; d) proporcionalidade entre as faltas. Exemplo: troca de ofensas
entre empregador e empregado.

5.2. DIREITOS BÁSICOS DO TRABALHADOR REGIDO PELA CLT

Férias (art. 129 e segs., CLT) – é um direito constitucional do trabalhador (art.7º XVII,
CF), pelo qual após cada período de 12 meses de vigência do contrato de trabalho, o
empregado terá direito a férias.
 25

As férias deverão ser concedidas em um só período, nos 12 meses subsequentes à data

em que o empregado tiver adquirido o direito. (art.134,CLT)

A remuneração das férias compreende um salário mensal do empregado mais um terço

daquele. Caso haja horas extras habitualmente prestadas, serão incluídas na remuneração das
férias (súmula. 151, TST).

Caso as férias não sejam concedidas nos 12 meses subsequentes, serão consideradas
férias vencidas, e, por isso, a remuneração respectiva deverá ser paga em dobro.

1- Férias proporcionais (art.146, parágrafo único, CLT) – são as férias que não
completaram o período aquisitivo de 12 meses, o empregado, desde que não haja sido
demitido por justa causa, terá direito à remuneração relativa ao período incompleto de
férias, de acordo com o art. 130, na proporção de 1/12 (um doze avos) por mês de
serviço ou fração superior a 14 (quatorze) dias.
O empregado com mais de um ano de serviço tem direito às férias proporcionais salvo
se despedido por justa causa. Mesmo tendo pedido demissão, o empregado que tem
mais de um ano de serviço terá direito à remuneração das férias proporcionais.
2- Aviso prévio (art.487, CLT) – é a quantia devida no caso de qualquer das partes do
contrato de trabalho por prazo indeterminado rescindi-lo, sem a antecedência mínima
de trinta dias.
Caso não haja esta antecedência, o empregado terá o direito à percepção do salário
correspondente ao prazo acima e o empregador terá o direito de descontar do
empregado o salário correspondente ao mesmo prazo.
3- 13º salário – é um direito constitucional do trabalhador (art. 7º, VIII, CF) que consiste
num salário mensal do empregado. É a antiga gratificação de Natal. 13º salário
proporcional – será devido ao trabalhador que seja demitido sem justa causa.
4- FGTS- Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (art. 7º, III, CF) – trata-se de um
direito constitucional, consiste num fundo cujo beneficiário é o trabalhador e que é
formado por depósitos mensais no valor de 8% incidentes sobre a sua remuneração
(isto é, incluindo as horas extras, comissões e gorjetas habitualmente recebidas).

Estes depósitos poderão ser levantados nas seguintes hipóteses:

a. Por despedimento sem justa causa, inclusive indireta, culpa recíproca ou rescisão do
contrato por fechamento do estabelecimento, supressão da atividade, falecimento do
 26

empregador ou pagamento de prestações do Sistema Financeiro da Habitação,

extinção do contrato a termo;
b. Por aposentadoria, falecimento do empregado;
c. Quando o empregado tenha contraído AIDS (lei n.7670/88, art.1º, II e
Circ.CEF/Defus/Diarp 5/91).

4.1- Multa do FGTS – tem caráter indenizatório, visto que visa proteger o emprego
do trabalhador. Assim, na hipótese de despedimento sem justa causa, ainda que
indireto, o empregador deverá depositar na conta vinculada do empregado 40% de
todos os depósitos efetuados e devidamente corrigidos.
No caso de culpa recíproca ou força maior, a multa será de 20%.
5- Horas extras (artigo 59, CLT) – são consideradas horas extras aquelas que
ultrapassem a jornada de trabalho normal do empregado e as que são trabalhadas em
dia útil quando o empregado não tem obrigação de fazê-lo.
A remuneração das horas extras será, no mínimo, 50% ou mais do que a hora normal;
assim preceituou a Constituição Federal de 1988, em seu artigo 7º, XVI. A integração
da remuneração das horas extras habituais para o cálculo de férias, 13º salário, aviso
prévio e FGTS é pacífica.
6- Adicional noturno - é o acréscimo incidente sobre a hora de trabalhoem virtude de
serem laboradas entre as 22 horas de um dia e às 5 horas do diaseguinte. Este
acréscimo será de, no mínimo, 20% sobre a hora diurna. Apercentagem legal integra-
se nos cálculo para todos os fins (férias, 13º salário, indenização, FGTS, etc.).
7- Adicional de insalubridade: é o acréscimoconcedido ao trabalhador que esteja
exposto a agentes nocivos à saúdedurante sua jornada de trabalho. Este acréscimo será
de 40%, 20% e 10% dosalário mínimo da região, segundo a classificação da
insalubridade nos grausmáximos, médio e mínimo.
8- Adicional de periculosidade: é o acréscimo concedido ao trabalhador que mantenha
contato permanente com inflamáveis ou explosivos em condições de risco acentuado.
Este acréscimo será 30% sobre o salário sem os reflexos resultantes de gratificações,
prêmios ou participações nos lucros da empresa.
 27

5.3. NOÇÕES GERAIS SOBRE DIREITO DO TRABALHO

1- Conceito – é o ramo do direito que tem por objeto as normas, as instituições jurídicas e os
princípios que disciplinam as relações de trabalho subordinado, determinando os sujeitos e
instituições destinadas à proteção desse trabalho em sua estrutura e atividade. Visa assegurar
ao trabalhador melhores condições de trabalho e sociais, por meio de medidas de proteção
(normas jurídicas protetivas) tendo em vista o mesmo, em razão de sua inferioridade
econômica, ser o lado mais fraco na relação trabalhista.

2- Natureza e autonomia – o direito do trabalho é um ramo do direito privado, pois está

ligado à regulamentação das relações individuais e coletivas de trabalho do setor privado.
Ainda que se reconheça a existência de regras de direito público e privado dentro do direito
do trabalho, há uma preponderância de regras privadas entre as regras de direito público. As
relações entre os servidores públicos são reguladas pelo direito administrativo, com as leis de
natureza estatutária. Porém, admite-se a contratação de empregados públicos (agentes
públicos vinculados à administração, por relação de emprego contratual, regida pela CLT) no
âmbito da administração federal direta, autárquica e fundacional. Características: - a CLT não
é código, pois não veio estabelecer direito novo, e sim reunir as leis esparsas existentes
anteriormente; - foram acrescidos alguns novos institutos criados pelos juristas que a
elaboraram; - atualmente a CLT é tida pela doutrina como absoleta e desatualizada,
requerendo urgentes modificações.

3-Negociações coletivas – Os empregadores e suas entidades representativas podem elaborar

normas jurídicas que o estado reconhece como legítimas. Essas normas surgem das
negociações coletivas, que são um procedimento desenvolvido entre os sindicatos de
trabalhadores e patrões. Ao final das negociações, formaliza-se um documento escrito que
pode ser denominado: acordo coletivo de trabalho, se a negociação se operou no âmbito de
uma empresa; convenção coletiva de trabalho, se o âmbito for nacional ou interprofissional.
Porém, existindo lei proibitiva, as convenções e acordos coletivos não poderão contrariar-lhe
o sentido.

4-Acordo coletivo – São pactos celebrados entre uma ou mais de uma empresa e sindicato de
categoria profissional a respeito das condições de trabalho no âmbito da empresa ou
empresas. O sindicato dos trabalhadores exerce o monopólio da negociação coletiva, mesmo
se a parte patronal consistir de uma só empresa, negociando diretamente. Em quaisquer
negociações coletivas é obrigatória a representação dos trabalhadores pelo seu respectivo
 28

sindicato. No caso de acordos coletivos, as empresas dos trabalhadores, não sendo obrigatória
à presença do sindicato patronal.

5-Convenções coletivas de trabalho – São pactos que abrangem toda uma categoria na base
territorial dos sindicatos (dois ou mais) participantes. Na convenção coletiva devem estar
presentes os sindicatos patronais e dos trabalhadores. Se frustrada a negociação, o conflito
será resolvido por arbitragem, por pessoa escolhida entre as partes, ou pelo estado, mediante
processo judicial, conhecido como dissídio coletivo. A convenção coletiva possui cláusulas
obrigacionais (que obrigam os sindicatos, como uma multa ao sindicato que descumpra uma
condição) e cláusulas normativas (que abrangem empregadores e empregados, como aumento
salarial). A convenção coletiva tem natureza de norma jurídica, aplicando-se a todos os
empregadores e empregados (filiados ou não ao sindicato) dentro da base territorial onde
sindicatos atuam. A CLT dispõe expressamente que qualquer disposição do contrato
individual que contrarie norma de convenção coletiva ou acordo coletivo será válida. O prazo
de eficácia das cláusulas da convenção coletiva é o que nelas tenha sido previsto, desde que
não seja superior a 2 anos. Os efeitos das cláusulas cessam com o término da vigência da
convenção coletiva que as estipulou. É possível a coexistência de convenção coletiva e acordo
coletivo celebrado no âmbito de uma empresa, hipótese em que prevalecerão as normas mais
favoráveis ao trabalhador. Para os outros integrantes da categoria, empregados de empresas
não participantes do acordo, mas submetidas à convenção. Essa regra só não vale no que diz
respeito aos salários, pois a Constituição Federal permite redução salarial mediante acordo ou
convenção coletiva. Haverá redução salarial de acordo com a regra da convenção.

Procedimentos para negociação coletiva: - realização de assembleia do sindicato dos

trabalhadores para decidir e autorizar o inicio das negociações; - discussões entre
representantes dos sindicatos patronais e dos trabalhadores (em convenção coletiva) u entre
sindicato dos trabalhadores e empregador (em acordo coletivo); - possibilidade de mediação
da Delegacia Regional de Trabalho; - redação de documentos contendo as cláusulas ajustadas;
- realização de assembleia para a aprovação do ajuste; - depósito do documento redigido na
Delegacia Regional do Trabalho; - publicidade da negociação e início da vigência de até 2
anos, podendo ser prorrogada, revisada ou denunciada (necessitando de consentimento das
duas partes para renúncia);

Não havendo acordo ou arbitragem, restará ás partes a restauração de dissídio coletivo perante
a justiça do trabalho.
 29

6- Contratos coletivos – São pactos firmados pelas cúpulas sindicais fixando normas e
condições de trabalho nos seus respectivos âmbitos de atuação. O contrato coletivo é a
negociação de âmbito nacional ou interprofissional, que dá as regras básicas para os demais
pactos coletivos. Porém, a CLT restringiu a legitimação para a negociação coletiva aos
sindicatos, as suas respectivas bases territoriais. A outorga de competência para negociação
coletiva às entidades de maior grau (federação e confederação) só ocorre se a categoria não
for organizada em sindicato.

7- Regulamento de empresa – É um conjunto de regras fixadas do empregador sobre as

relações de trabalho, organização da atividade, conduta e disciplina interna e vantagens.
Depende somente da adesão do trabalhador, sem qualquer exigência legal por parte do estado.

CAPÍTULO 6: NOÇÕES BÁSICAS DE CONTABILIDADE

Contabilidade: ciência que estuda e pratica as funções de registro, controle e orientação

referente a atos e fatos que afetam a situação patrimonial, financeira e econômica de um ente
privado ou público.

Objeto: patrimônio vinculado a uma pessoa física ou jurídica.

Finalidade: estudar e controlar patrimônio.

6.1. FUNÇÕES DA CONTABILIDADE

Registro: anotações de todos os atos e fatos da gestão de um patrimônio;

Controle: emissão de relatórios e demonstrações das operações e resultados alcançados;

Orientação: os relatórios e demonstrações são utilizados para auxiliar o administrador nas

tomadas de decisão.

6.2. CAMPO DE ATUAÇÃO DA CONTABILIDADE

Patrimônio é um conjunto de bens, direitos e obrigações, avaliáveis em moedas

corrente, vinculado a uma pessoa física ou jurídica com finalidade lucrativa ou não, tais
como: - empresas em geral, - órgãos e entidades públicas: união, estados, municípios
autarquia, fundações etc.
 30

6.3. PATRIMÔNIO: ATIVO, PASSIVO E PATRIMÔNIO LÍQUIDO

Ativo: Parte positiva do patrimônio, constituída pelos bens e direitos a receber.

Passivo: Parte negativa do patrimônio, formada pelas obrigações a pagar.

Patrimônio Líquido (PL): Diferença entre o ativo e o passivo.

PL = ATIVO – PASSIVO

Representação gráfica do balanço patrimonial:

6.4. DÉBITO, CRÉDITO E SALDO

Débito: (aplicações de recursos) todo lançamento no lado esquerdo de um razonete.

Crédito: (origens de recursos) todo lançamento no lado direito de um razonete.

Saldo: diferença entre o total dos débitos e créditos em certo momento.

Saldo devedor: débitos > créditos

Saldo credor: créditos> débitos

Saldo nulo: débitos = créditos

6.5. CLASSIFICAÇÃO CONTÁBIL

Todo e qualquer evento ou operação realizada por uma empresa (compras, vendas,
investimentos etc.) tem reflexo imediato em sua contabilidade, onde são registradas todas
estas movimentações de acordo com a sua natureza e seus respectivos valores.

Desta forma são gerados os registros nos diversos “livros contábeis” (Diário, Razão,
Caixa etc.), que por sua vez dão origem aos demonstrativos contábeis e gerenciais, entre eles
 31

o Balanço Patrimonial, um dos mais importantes na análise da saúde econômico-financeira

uma empresa.

Equilíbrio entre Ativos e Passivos:

E para realizar a contabilização destes eventos é necessário primeiramente entender a

sua classificação contábil. Geralmente as contas contábeis de uma empresa são classificadas
em:

Ativo:Neste grupo ficam as contas nas quais são registrados os bens, créditos e direitos que
compõem o patrimônio da empresa. Alguns exemplos de ativos são: estoque (de produtos
acabados ou de matéria-prima); bens, como máquinas, equipamentos e prédios; e ainda contas
de ativos financeiros, como investimentos ou duplicatas a receber.

Passivo: Aqui ficam as contas em que são registrados os deveres e obrigações da empresa
com terceiros, como parceiros de negócio, bancos e governos. Alguns exemplos de passivos
são pagamento dos fornecedores, empréstimos e financiamentos, obrigações fiscais e sociais.

Receitas:Nas contas do grupo de receitas são registrados todos os valores recebidos pela
empresa. Eles podem ser provenientes da operação direta, como venda de produtos ou
serviços, de receitas não operacionais, como juros recebidos, e, até mesmo, da venda de um
ativo que não é mais utilizado.

Despesas: Por fim, o grupo de despesas é composto pelas contas em que são registrados todos
os desembolsos realizados pela organização, como pagamento de funcionários e fornecedores,
compra de matéria-prima ou equipamentos e pagamento por serviços de terceiros.
 32

Em contabilidade, existe um método chamado de método das partidas dobradas, em

que cada transação financeira é registrada na forma de entradas em pelo menos 2 contas, nas
quais o total de débitos deve ser igual ao total de créditos. Este método foi registrado por Luca
Pacioli em 1494, mas até hoje continua sendo o sistema padrão usado no mundo todo por
empresas e outras organizações para registrar transações financeiras.
Por exemplo, ao realizar a compra de matéria-prima, uma conta do ativo deve ser
debitada, já que a conta de estoque do ativo é uma conta com natureza devedora. Porém, uma
conta do caixa deve ser creditada, pois a empresa teve um desembolso para pagar ao
fornecedor, então deve ocorrer uma saída de recursos já que a conta do caixa também é de
natureza devedora.

O correto é que a soma dos ativos e passivos de uma empresa seja sempre 0. No final
do exercício contábil ― que, normalmente, é de 1 ano ― é feita a apuração deste saldo,
chegando ao resultado do período. Se ele for positivo, a empresa deu lucro. Se for negativo, é
porque a empresa ficou no prejuízo.

6.6. CUSTOS E DESPESAS

Os Custos Variáveis (custo direto do produto + as despesas comerciais) podem e

devem ser apurados para cada produto e para cada serviço. Mas as Despesas Fixas só podem
ser apuradas ou estimadas para toda a empresa e em um período de tempo, por exemplo, em um
mês. Desse fato resulta a questão: quanto de Despesa Fixa pode ser colocado em cada produto
ou serviço? Um método geral que proponho é pelo caminho do rateio, não é único, mas muito
válido.

Divida o valor das Despesas Fixas mensais ( melhor se for média mensal de 12 meses),
pelo total mensal das vendas (estimativa ou valor real). Multiplique o resultado por 100. Pronto,
o resultado será a relação percentual das Despesas Fixas com as vendas mensais. Insto é: o
quanto que cada real (R$) das vendas contribui ou precisa contribuir para cobrir as Despesas
Fixas.

Exemplo: Despesas Fixas = R$12.000,00, Vendas = R$60.000,00. Portanto 12.000,00 /

60.000,00 x 100 = 20%
 33

Margem de Lucro

Toda empresa deve definir quanto de margem deseja ou precisa ter na venda de cada
produto ou serviço para valer a pena manter o negócio. Não significa que conseguirá. Mas
também pode ser que consiga mais. Mas é necessário definir a margem mínima com a qual
valha a pena manter o negócio. Suponhamos 10%.

O cálculo

Para o cálculo, devemos exemplificar um produto:

Produto “A”:
Custo de aquisição (custo direto) = R$10,00 a unidade;
Despesas comerciais: Imposto SIMPLES Nacional: 8,28%
Rateio de Despesas Fixas: 20%
Margem de Lucro desejada: 10%
A soma de tudo resultará no Preço de Venda Mínimo aceitável. Preço de Venda Mínimo
aceitável = 10 + 8,28% + 20% + 10%.

Como realizar esta soma? Melhor é transformar em equação. Considere que o preço de venda
(PV) corresponda a 100% do que queremos encontrar.

100%PV = 10 + 8,28%PV + 20%PV + 10%PV;

100%PV = 10 + 38,28%PV;

100%PV – 38,28%PV = 10; Então: 61,72%PV = 10;

PV=10/61,72% ou PV=10/0,6172;

Portanto PV=16,20

Conclusão: Cada unidade do produto “A” deve ser vendida por R$ 16,20.

CAPÍTULO 7: NOÇÕES DE DOCUMENTOS COMERCIAIS

Documentos Comerciais são documentos que circulam dentro ou fora da empresa

destinados a esclarecer ou provar determinado assunto.

Podem ser divididos em:

 34

 Documentos Comerciais sem valor financeiro: avisos, circulares, memorandos,

cartas, ofícios, requerimentos.

 Documentos Comerciais com valor financeiro: nota fiscal, recibo, nota promissória,
fatura, duplicada, cheque.

O que é?

É um documento escrito por meio do qual as empresas e instituições transmitem

informações, ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros com quem elas tenham
interesse em comum.

Como fazer?

 Deve ser escrito em papel timbrado (com marca da instituição);

 Deve conter apenas o teor da comunicação. O conteúdo deve ser escrito em linguagem
objetiva, para que não haja dúvidas quanto à interpretação;

 Sua estrutura é bem simples:

a) Título, que é a palavra AVISO( em letras maiúsculas);

b) Indicação da pessoa a quem se destina o aviso;

c) Texto contendo a mensagem;

d) Fecho simples (dispensável conforme o caso);

e) Local e data;

f) Assinatura, nome e qualificação (cargo) ou identificação do responsável.

Ofício: Um ofício é uma correspondência oficial, enviada normalmente a funcionários ou

autoridades públicas. O oficio é o tipo mais comum de correspondência oficial expedido por
órgãos públicos, em objeto de serviço. Seu destinatário, no entanto, além de outro órgão público
pode ser também um particular. O conteúdo do ofício é matéria administrativa, mas pode
veicular também matéria de caráter social, oriunda do relacionamento da autoridade em virtude
de seu cargo ou função.
 35

Requerimento:Consiste num pedido dirigido a uma pessoa de hierarquia superior ou a uma

autoridade. O requerimento é um documento de solicitação de algo a que o requerente tem
direito (ou pressupõe que tem).

Circular: É um documento destinado a funcionários de um determinado setor. Tem o

objetivo de transmitir ordens, avisos, pedidos, ou seja, de delimitar.

Memorando: É um documento usado para comunicação interna.

7.1. CHEQUE

É uma ordem de pagamento à vista, ou seja, é um documento que equivale ao

dinheiro, como se você estivesse pagando a pessoa em espécie. É dada com base em
suficiente provisão de fundos, ou decorrente de contrato de abertura de crédito disponível em
banco ou instituição financeira equiparada.

Vamos analisar o modelo de cheque apresentado. Veja que o cheque está sendo
apresentado como se ainda estivesse no talão, com duas partes: canhoto e corpo do cheque.

Canhoto - esta parte serve para o dono do talão controlar o movimento da conta bancária e se
compõe de:

Número de cheque: já vem impresso e correspondente ao número do cheque que você está
emitindo.

Favorecido: aqui você anotará para quem você deu o cheque.

Data: você anotará o dia, mês e ano da emissão do cheque.

Saldo anterior: corresponde ao saldo que você tinha no banco antes de emitir este cheque.

Depósito: você anotará os depósitos que efetuar.

Total: nesta linha você colocará a soma do saldo anterior mais os depósitos.

Este cheque: corresponde ao valor deste cheque.

Saldo a transportar: é igual à diferença entre a soma e o valor do cheque, que corresponderá
ao valor que você terá de saldo no banco.
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Corpo do cheque - é o cheque propriamente dito, que será preenchido conforme o modelo
apresentado e destacado do talão, na linha tracejada, deixando apenas o canhoto.

TIPOS DE CHEQUE

Cheque Portador

É aquele que o banco efetua o pagamento mediante a apresentação do cheque. No

corpo do cheque não consta o nome de quem deva recebe-lo, por isso quem o apresentar ao
banco receberá a quantia correspondente.

Cheque Nominal

É aquele que indica no seu corpo o nome da pessoa que deverá recebe-lo:
 37

Note que no corpo deste cheque consta o nome de Alberto, a quem será pago o
cheque.

Para recebê-lo, o beneficiário deverá assinar no verso do mesmo. Esta assinatura é

conhecida por endosso. Por ser uma transmissão de cheque pagável à pessoa nomeável, é
transmissível através deste endosso, com ou sem cláusula à ordem. O endosso pode ser feito
em preto e branco.

Endosso em branco: ocorre quando o beneficiário assina o verso e acrescenta;

pagável a Fulano de Tal. Neste caso, o beneficiário que assinou transferir o direito de receber
o cheque a outra pessoa e o cheque continua sendo nominal, só que, agora, o beneficiário
passou a ser a segunda pessoa, que, para recebe-lo, terá também que assinar no verso do
cheque.

Cheque cruzado: cruzar um cheque consiste em apor ao mesmo dois traços paralelos
e em diagonal. O cheque quando cruzado só pode ser depositado em conta bancária, pois ele
só será pago a outro banco. O cruzamento do cheque pode ser geral quando entre os traços
diagonais escrevemos o nome do banco onde deverá ser depositado.

Cheque visado: é o cheque nominal que traz no verso carimbo do banco confirmando
a existência de saldo suficiente para o pagamento da importância indicada.

Cheque especial: foi criado com a finalidade de valorizar o próprio cheque como
instrumento de pagamento. Os cheques especiais são concedidos aos clientes que, além de
possuírem bom comportamento na movimentação de sua conta bancária, atendam a certas
exigências impostas pelo banco, como, por exemplo, um bom saldo médio. Para obter o
cheque especial, cliente e banco assinam um contrato estipulando prazo de validade do
cheque especial, limite e autorização para que o banco debite em conta juros, comissões etc.,
caso haja saldo devedor. Os clientes que utilizam cheques especiais, mesmo não possuindo
saldo suficiente, podem sacar até o limite contratado, pagando juros pelo saldo devedor.

Cheque de viagem: este tipo de cheque pode ser adquirido por pessoas que ao viajar,
não queiram carregar dinheiro ou cheque comum (cujo desconto pode ser difícil, dependendo
do lugar em que se esteja).

O cheque de viagem tem a vantagem de poder ser descontado em qualquer parte do

país e também no exterior, desde que o banco em que foi adquirido possua agência ou
 38

convênio com outras instituições financeiras, hotéis, casas comerciais, etc. Este tipo de
cheque é assinado duas vezes pelo seu proprietário: no momento em que for descontado ou
dado em pagamento.

Cheque administrativo: também conhecido por cheque bancário, é emitido pelo banco
contra ele mesmo. Qualquer pessoa, mesmo não possuindo conta em estabelecimento
bancário, pode comprar um cheque administrativo em qualquer agência: basta entregar a
importância em dinheiro para que o banco emita um cheque administrativo correspondente a
esse valor. O cheque administrativo é sempre nominal, emitido em nome da própria pessoa
que o está comprando ou em nome de quem ela indicar. É um cheque garantindo pelo banco
emissor e, por isso, pode substituir o cheque visado.

7.2. NOTA FISCAL

A nota fiscal é um documento obrigatório que deve ser emitido pelos

estabelecimentos, sempre que houver a saída de uma mercadoria. Esse é, podemos dizer o
primeiro documento emitido pelo comerciante vendedor. A nota fiscal é o documento onde se
discriminam as mercadorias que o vendedor fornece ao comprador. Este ao receber as
mercadorias acusa o seu recebimento, devolvendo, assinado, um pequeno talão (canhoto),
descartável da mesma nota.

A nota fiscal é usada para o fornecimento de mercadorias, evitando dessa forma a

emissão de numerosas faturas, assim também a sonegação fiscal.

O modelo, o tamanho, as séries, o número de vias as destinações das vias, as

indicações e a emissão das notas fiscais são regulamentadas por leis federais, estaduais e
municipais. O Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), por exemplo, é regido por leis
estaduais, enquanto o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) é
regulamentado por leis estaduais e por convênios firmados entre as unidades da Federação.
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Nota Fiscal modelo 1

É usada nas operações entre estabelecimentos (por exemplo, do atacadista ao varejista).

Nota Fiscal modelo 2

É chamado de nota fiscal de venda ao consumidor. Deve ser emitida pelo vendedor nas
vendas de mercadorias à vista diretamente ao consumidor, em substituição à Nota fiscal,
modelo nº1.
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A nota fiscal de serviços é um documento que dever ser emitido por todas as
empresas cujo ramo de negócio seja a prestação de serviços. O modelo poderá variar de
acordo com o município. Porém, sempre contém os mesmos campos, como: nome do
estabelecimento, endereço, CNPJ, Inscrição Estadual, nome do consumidor, valor unitário e
total.

Cupom fiscal é um documento fiscal que pode ser emitido pelos varejistas em
substituição à Nota Fiscal de venda ao consumidor. É emitido por meio de máquinas
registradoras, comumente usada em supermercados, farmácias, etc. A empresa emissora de
cupom fiscal faz a contabilização após um determinado período de uso da máquina (que pode
ser por dia, por quinzena, por mês).

Conforme você já deve ter observado em algum supermercado, a máquina registradora

emite um cupom e, ao mesmo tempo, uma cópia fica registrada internamente, na própria
máquina, em um rolo de fitas. No final de um período, ou quando o rolo se esgota, ele é
retirado e encaminhado para contabilização. Quando retirado, aciona-se uma tecla, a máquina
imprime, em resumo, a soma da saída dos vários tipos de mercadorias, facilitando, assim, a
contabilização. Essas máquinas registram separadamente os mais variados tipos de
mercadorias.

A fatura é o documento de caráter essencialmente comercial, utilizado para

englobarvárias vendas efetuadas, em determinado período, ao mesmo cliente.

Pode corresponder a uma única Nota Fiscal ou englobar várias delas. Sua finalidade
principal é informar ao comprador a relação das Notas Fiscais correspondentes às compras,
bem como a data em que o cliente deverá efetuar o pagamento, em uma única vez ou em
parcelas.

A Duplicata tem esse nome por corresponder à cópia da Fatura, contendo os seus
mesmos dados principais: números das Notas Fiscais, valor das mercadorias e datas de
vencimento das respectivas parcelas.

A Duplicata é emitida pela empresa que efetua a venda de mercadorias a prazo. Assim,
ocorrendo venda a prazo, a empresa emite uma ou várias Notas Fiscais e, depois, pode emitir
uma Fatura para relacionar todas as Notas Fiscais correspondentes às vendas, e uma ou várias
Duplicatas. Após a emissão da Duplicata, o cliente deve assiná-la. Essa assinatura recebe o
 41

nome de aceite, que significa a concordância da cobrança. Com o aceite do comprador, a

Duplicata garantirá ao vendedor o recebimento do valor da referida venda.

Exemplo de duplicata:

Recibo – Documento que certifica o pagamento de uma dívida. Também é denominado como
comprovante de pagamento. Realizado de maneira escrita ou por meio eletrônico, o recibo em
questão é emitido com uma ou duas cópias. O original, geralmente, é entregue a quem firma o
pagamento como prova confiável da quitação, enquanto a cópia ficará em mãos do emissor.

7.3. NOTA PROMISSÓRIA

A nota promissória é uma promessade pagamento e deve conter os seguintes requisitos

essenciais, lançados por extenso:
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I. A denominação de “Nota Promissória” ou termo correspondente, na língua em que

for emitida;
II. A soma de dinheiro a pagar;
III. O nome da pessoa a quem deve ser paga;
IV. A assinatura do próprio punho da emitente ou do mandatário especial.

Presume-se ter o portador o mandato para inserir a data e o lugar da emissão da nota
promissória que não contiver estes requisitos.

Valor por extenso

Diversificando as indicações da soma do dinheiro, será considerada verdadeira a que se

achar lançada por extenso no contexto.

Descaracterização

Não será nota promissória o escrito ao qual faltar qualquer dos requisitos exigidos. Os
requisitos essenciais são considerados lançados ao tempo da emissão da nota promissória.
Diversificando no contexto as indicações da soma de dinheiro, o título não será nota
promissória. No caso de má fé do portador, será admitida prova em contrário.

Vencimento e local de pagamento

Será pagável à vista a nota promissória que não indicar a época do vencimento. Será
pagável no domicílio do emitente, a nota promissória que não indicar o lugar do pagamento.

É facultada a indicação alternativa de lugar de pagamento, tendo o portador direito de

opção.

A nota promissória pode ser passada:

I. Á vista;
II. A dia certo;
III. A tempo certo da data.

A época do pagamento deve ser precisa e única para toda soma devida.
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CAPÍTULO 8: CONTROLE E FLUXO DE CAIXA

O caixa de toda empresa funciona do mesmo jeito: é dinheiro que entra e dinheiro que
sai. Porém, essa movimentação financeira acontece em prazos diferentes, o que pode deixar o
empreendedor um pouco perdido na hora de fazer o controle financeiro.

Um exemplo para entender o Fluxo de caixa

Sua empresa vendeu bastante, só que o primeiro recebimento será daqui a 60 dias. As
contas de água, luz, telefone e aluguel vencem daqui a 30 dias.

Perceba que será necessário pagar os seus fornecedores antes de receber dos seus
clientes. Para resolver este problema, pode-se fazer a venda a vista para outros clientes,
recorrer a empréstimos ou pagar a multa por tempo de atraso. Como vimos, ter despesas com
multas e juros nunca é uma boa ideia.

Esta matemática fica bem mais fácil quando se usa o fluxo de caixa.
 44

O que é o fluxo de caixa?

Ele é uma ferramenta de apoio, que o empreendedor preenche com os dados financeiros da
empresa em um determinado período. Ele pode ser diário, semanal ou até mesmo mensal.

O fluxo de caixa tem 5 partes básicas:

1. Saldo inicial;
É o dinheiro disponível em caixa e em todas as contas bancárias.
2. Entradas de caixa;
São vendas a vista e outros recebimentos do dia.
3. Saídas de caixa;
São todos os pagamentos feitos no dia.
4. Saldo operacional;
É o resultado das Entradas de caixa menos as Saídas de caixa.
5. Saldo final de caixa;
É a soma do Saldo inicial com o Saldo operacional.

Pra que serve o fluxo de caixa?

O fluxo de caixa ajuda o empreendedor a enxergar essas movimentações financeiras

ao longo do tempo e tomar as melhores decisões com o dinheiro da empresa.

Com o fluxo de caixa, o empreendedor consegue responder:

 Vai faltar ou vai sobrar dinheiro no futuro?

 Posso dar mais prazo para os meus clientes?
 Preciso negociar algum prazo com meus fornecedores?
 Preciso pegar dinheiro emprestado?
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CAPÍTULO 9: PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO

Dando sequência à seção sobre Administração, falaremos detalhadamente sobre o

processo administrativo, começando com o Planejamento.

Planejar é definir objetivos, verificar o estado atual das coisas, desenvolver premissas
sobre condições futuras, identificar meios para alcançar os objetivos e implementar os planos
de ações necessárias.

O planejamento representa a primeira função administrativa, por ser exatamente a que

serve de base para as demais funções, como organização, direção e controle. Na verdade, o
planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos
a ser atingidos e como se deve fazer para alcança-los da melhor maneira possível. Trata-se,
pois de um modelo teórico para a ação futura.

O planejamento lida com o futuro. Começa com a determinação dos objetivos e

detalha os planos necessários para atingi-los com eficiência e eficácia. Assim, planejar
significa definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcança-
los com o mínimo de esforço e custo.

O planejamento define onde se pretende chegar, o que deve ser feito para tanto,
quando, como e em qual sequência.

O papel do planejamento é substituir a ação reativa diante dos eventos passados por
uma ação proativa e antecipatória em relação aos eventos futuros. Uma total inversão do que
era feito antigamente nas empresas.

O Planejamento é elaborado de meios diferentes nos vários níveis organizacionais. Em

razão disso existe uma hierarquia de planos.

Os três níveis distintos de planejamento:

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1. Planejamento estratégico: É o planejamento mais amplo envolvente e abrangente

toda a organização como um sistema único e aberto. Suas principais características
são:
 É projetado para longo prazo, seus efeitos e consequências estendem-se por
vários anos.
 Envolvem a empresa como uma totalidade, abrange todos os seus recursos e
áreas de atividade e preocupa-se em atingir objetivos globais da organização;
 É definido pela cúpula da organização, situa-se no nível institucional,
correspondente ao plano maior ao qual todos os demais planos estão
subordinados;
 É voltado para a eficácia da organização, alcançar seus objetivos globais,
apresentar resultados. Esse é sentido da excelência organizacional.

Diferença entre eficácia e eficiência: Fazer as coisas de forma certa com o

menor uso de recursos e tempo possível, dominar o processo, ser habilidoso e rápido
é eficiência. Fazer com que as coisas certas sejam feitas, é eficácia. Por exemplo:
Contratar um serviço de BPO(terceirização de processos de negócios ) é ser eficaz,
já o serviço que eles prestarão deverá ser eficiente.

Alguém que é eficaz e eficiente, apresenta os resultados propostos em curto

prazo, com qualidade e sem cometer muitos erros. Este é considerado o gestor ideal.
(ANADI)

2. Planejamento tático: É o planejamento elaborado em cada departamento no nível

intermediário da organização. Cada unidade organizacional deve elaborar seu
planejamento tático subordinado ao planejamento estratégico. Suas principais funções
são:
 É projetado para o médio prazo, em geral corresponde ao exercício anual ou
fiscal da empresa, isto é, 12 meses;
 Envolve cada departamento ou unidade da organização, abrange seus recursos
específicos e preocupa-se em atingir objetivos departamentais;
 É definido no nível intermediário da organização, para cada departamento ou
unidade da empresa;
 É voltado para a coordenação e integração, diz respeito às atividades internas
da organização.
3. Planejamento operacional: É o planejamento que se refere a cada tarefa ou atividade
em particular. Suas principais características são:
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 É projetado para o curto prazo, para o imediato, e normalmente lida com o

cotidiano e com a rotina diária, semanal ou mensal;
 Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente e preocupa-se com o alcance de
metas específicas;
 É voltado para a eficiência, na execução das tarefas ou atividades. Fazer bem
feito e corretamente, isso compõe a chamada excelência operacional.

No fundo, o Planejamento é uma técnica para absorver a incerteza sobre o futuro e

permitir maior consistência no desempenho das organizações.

9.1. PLANO DE NEGÓCIOS: DEFINIÇÃO E ELABORAÇÃO

Funciona como um guia para planejar um empreendimento, uma ação mercadológica e

a ampliação de uma unidade de negócio. Com ele em mãos o empreendedor pode entender
melhor qual a realidade em que está inserido, de modo a conseguir determinar quais as
estratégias serão adotadas em diferentes momentos, sobretudo para planejamento de ações
futuras.

Por onde começar

De início, não há grandes regras que devem ser seguidas a risca na elaboração de um
plano de negócios e o empreendedor não deve se preocupar em acertar ou errar. O ponto de
partida deve ser a definição do empreendimento. Quanto mais clara for essa definição, mais
fácil será a elaboração dos demais pontos.

Em geral, um plano de negócios conta com a seguinte estrutura:

 Detalhamento do negócio;
 Setor de atuação;
 Produtos ou serviços que serão ofertados;
 Público alvo ou mercado consumidor potencial;
 Capital necessário;
 Estimativas de faturamento mensal
 Previsão de em quanto tempo o capital investido retornará;
 Sócios e empreendedores envolvidos, seus cargos e descrição das principais funções.
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9.2. PLANO DE NEGÓCIOS E MODELO DE NEGÓCIOS

Muitos empreendedores têm dificuldade em entender a diferença entre um plano de negócios

e um modelo de negócios. Para muitos os dois documentos podem significar a mesma coisa,
no entanto, eles são fundamentalmente diferentes. O modelo de negócios é um documento
bastante objetivo, criado para compreender as análises e reflexões sobre o conceito da
empresa, avaliando a viabilidade da ideia.

Já o plano de negócios é um documento mais profundo, que engloba todas as

informações, cálculos e análises que demonstram a viabilidade do negócio. Ele deve incluir as
etapas de construção do negócio e o investimento necessário, com custos, previsão de receita
e retorno do investimento. O plano de negócios é importantíssimo, pois ele é o documento
que será entregue aos possíveis investidores.

Exemplo de plano de negócios

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REFERÊNCIAS:
Acidente zero. Segurança do trabalho. Disponível em:
<http://segurancadotrabalho01.blogspot.com/2015/12/funcoes-organizacionais.html>

ANADI. Disponível em: http://anadi.com.br/eficiencia-eficacia-qual-melhor-definicao/

Conceito de Empresa. Portal Educação. Disponível em:

<https://siteantigo.portaleducacao.com.br/conteudo/artigos/contabilidade/conceito-de-
empresa/42997>

COSTA, T.Fluxo de caixa: O que é isso? Granatum. Disponível em:

<https://controlefinanceiro.granatum.com.br/dicas/fluxo-de-caixa-o-que-e-isso/>.

Métodos de Arquivamento. Esquemas para concursos. Disponível em:

<http://esquemasparaconcursos.blogspot.com/2014/01/metodos-de-arquivamento.html>

BOEIRA, V. Rescisão do contrato de trabalho. Disponível:

https://viniciusboeira.com.br/pessoa-fisica-2/direito-trabalhista/rescisao-do-contrato-de-
trabalho/

Digitado por: Thais Marins (2021)