Elaboração do Documento de Formalização da

1 Demanda (DFD)

2 Criação do Processo

Designação da Equipe de Planejamento da Con-

3 tratação

Confecção da Documentação pela Equipe de Pla-

4 nejamento da Contratação

Instrução do Processo pelo Auxiliar da SALC

5 (Agente de Contratação/Pregoeiro)

6 Fase Externa
 O presente tutorial destina-se orientar os atores envolvidos na fase interna da contratação no
âmbito do CPOR/CM-BH. Trata-se, pois, de um passo-a-passo, com foco na elaboração do Pro-
cesso completo de Pregão Eletrônico, totalmente digital, em ordem cronológica dos eventos.

I – ELABORAÇÃO DO DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA (DFD)

Para iniciar um DFD no SPED 3.0, o Setor Requisitante deve:

1) clicar em Documentos>Redigir Documento>Documentos Comuns>Doc. 2+ Assinaturas

a) Tipo do Documento: selecionar Documento de Oficialização de Demanda
b) Assunto: descrever o objeto sucintamente.
c) Classificação Documental: escolher Execução Orçamentária.

a)

b)

c)

1)

d) Corpo do Texto: seguir modelo do Anexo II da IN 5/2017.

e) Em Assinantes:
i) Assinante Principal: escolher o responsável da conta logada no SPED, o “requisi-
tante”;
ii) Demais Assinantes:
(1) Chefe da Divisão Administrativa
(2) Fiscal Administrativo
(3) Ordenador de Despesas/Comandante
 f) Clicar em Salvar

d)

e)

f)

2) Após salvar o documento, o usuário verá uma página semelhante ao exibido a seguir, o
requisitante deverá clicar em Aprovar
a) O documento é automaticamente encaminhado para os Demais Assinantes (NÃO clicar
em “Despachar/Encaminhar”);
b) O documento aparecerá na Caixa de Documentos dos Demais Assinantes, e todos de-
verão clicar em Aprovar. Perceba que o ícone “Assi-
nar” não está ativo. O mesmo
só ficará ativo após todos os
assinantes terem aprovado o
documento

3) Após os “Demais Assinantes” terem aprovado o documento, o mesmo estará disponível

para assinatura (Todos os assinantes deverão clicar em Assinar). A tela abaixo será exibida,
devendo o usuário clicar em Assinatura Eletrônica.

3)

4) Após todos os assinantes terem “Aprovado” e “Assinado” o documento, o Ordenador de

Despesas deverá encaminhar o DFD, através Despacho, para o Chefe da SALC, determi-
nando a designação em Boletim Interno da Equipe de Planejamento da Contratação (inciso
III do art. 21 da IN 5/2017).
4)

II – CRIAÇÃO DO PROCESSO

Para iniciar um Processo no SPED 3.0, o Chefe da SALC deve:

5) Clicar em Processos>Criar Processo

a) NUP: o próprio sistema fornece o NUP;
b) Classificação Documental: escolher Execução Orçamentária;
c) Assunto: informar o número do pregão e resumidamente o que se pretende adqui-
rir/contratar;
d) Interessado: informar a Seção/OM ou outro órgão que tenha interesse sobre o mérito
do processo;
e) Outras observações pertinentes: campo de livre preenchimento para inserção de in-
formações adicionais que facilitem a identificação de um processo e a sua recupera-
ção.
 a)

b)

5)

e)
c)

d)

6) Em “Documentos”, clicar em “Buscar Documento de Origem no SPED”

6)

7) Em seguida será aberta a tela "Buscar Documentos no SPED", basta preencher um ou vá-
rios campos e clicar em "Pesquisar".

8)

8) Escolher o DFD e clicar em “Incluir”

 9)

ATENÇÃO! O documento de abertura do processo deve ter sido confeccionado no SPED, não é pos-
sível iniciar um processo com um documento externo.

Não se deve iniciar processo com documentos acessórios, como é o caso de anexo, planilha, mi-
nuta, despacho, entre outros.

9) Clicar em “Salvar” e logo após em “Autuar”.

10) Clicar em “Encaminhar”, na janela que abrirá preencher os campos “Destinatário” e “Mo-
tivo”, clicar em “Salvar”.
a) Nesse momento o Chefe da SALC irá encaminhar o processo para o Agente de Contra-
tação/Aux SALC/Pregoeiro, para que o mesmo dê prosseguimento ao processo de con-
tratação/aquisição.

10)
III – DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

11) Ao receber o DFD com o despacho do Ordenador de Despesas, o Chefe da SALC confecci-
onará no SISBOL a Nota para Boletim Interno designando a Equipe de Planejamento da
Contratação, conforme modelo abaixo:

DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

1. Tendo em vista a necessidade de aquisição de materiais para manutenção de bens móveis e

imóveis (material para construção, pintura, hidráulico e sanitário, ferramentas e acessórios), e o
que determina o art. 18 da Lei nº 14.133/2021 e Instruções Normativas, assim como o despacho
exarado no Documento de Formalização da Demanda (DFD), autuado no Processo NUP
64213.000997/2024-61, designo para compor a Equipe de Planejamento da Contratação os se-
guintes militares:
Utilizar o NUP gerado no momento da criação do Processo. A Equipe
3° Sgt YURI REIS MOTTA de Planejamento deverá utilizar a mesma numeração em todos os do-
cumentos por ela produzidos.
Chefe da Equipe.
3° Sgt GUILHERME PERIARD CARDOSO
Membro da Equipe.

2. Caberá à Equipe elaborar os seguintes documentos e remetê-los à SALC via DIEx:

a. Estudos Técnicos Preliminares (ETP Digital), a fim de identificar e analisar os cenários para o
atendimento da demanda que consta no DFD, bem como demonstrar a viabilidade técnica e eco-
nômica das soluções identificadas, conforme IN SEGES nº 58/2022;
b. Mapa de Riscos Digital, conforme Art. 26 e Anexo IV da IN SEGES nº 5/2017;
c. Pesquisas de Preços e Relatório Digitais, conforme IN SEGES nº 65/2021; e
d. Termo de Referência Digital, conforme Art. 40 da Lei nº 14.133/2021 e IN SEGES nº 81/2022.

Em consequência:
- o Chefe da Equipe de Planejamento deverá despachar a referida documentação com o Ordena-
dor de Despesas até 5 FEV 24, e, mediante aprovação, encaminhar o DIEx com a documentação
ao Ch Div Adm;
- assim que tomar conhecimento, os militares designados compareçam à SALC para receber as
orientações e os modelos de documentação; e
- o Ch Div Pes, o Ch Div Adm, o Fisc Adm, o Ch SALC, os militares designados e os demais interes-
sados tomem conhecimento e as providências decorrentes.

IV – CONFECÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO PELA EQUIPE DE PLANEJAMENTO DA CONTRATAÇÃO

Após publicação em Boletim Interno da Equipe de Planejamento da Contratação, o Chefe da

Equipe deverá:

12) Acessar o Portal de Compras do Governo Federal (https://www.gov.br/compras/pt-br) >

Acesso ao Sistema
13) Clicar em Governo e informar CPF e senha.
 12)

13)

IMPORTANTE! Para acesso ao sistema Comprasnet, o usuário deverá ter o perfil de acesso
“Equipe de Planejamento”.

Caso o chefe da equipe não possua o perfil, deverá solicitar senha através do Sistema Opera-
dor Logístico (OPLOG), através do link da intranet http://oplog.sef.eb.mil.br/sila7/

Os documentos que a Equipe de Planejamento da Contratação deverá confeccionar no sis-

tema ComprasNet são:

14) Pesquisa de Preços: após logar no sistema ComprasNet clicar no menu Pesquisa de pre-
ços.
 a) Com o módulo pesquisa de preços é possível fazer pesquisa de preços conforme os
parâmetros previstos no art. 5º da IN SEGES/ME nº 65/2021 (de conhecimento obri-
gatório da Equipe de Planejamento).
b) Após a conclusão da pesquisa o usuário deverá gerar o Relatório Resumido.
c) Para saber mais como utilizar a ferramenta acessar https://www.you-
tube.com/watch?v=fkrgr6ysuQc ou manual disponível no link.

15) Estudo Técnico Preliminar: após logar no sistema ComprasNet clicar no menu ETP.

a) Para elaboração do ETP a IN SEGES/ME nº 58/2022 deve ser de conhecimento obriga-

tório da Equipe de Planejamento.
b) Para saber mais como utilizar a ferramenta acessar o manual disponível em
https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/manuais/manual-fase-in-
terna/manual-etp-digital-pdf/manual-etp-versao-2.pdf.

16) Mapa de Riscos: após logar no sistema ComprasNet clicar no menu Gestão de Riscos. Para
saber mais como utilizar a ferramenta acessar https://www.you-
tube.com/watch?v=8esWsxKGtHw.

17) Termo de Referência: após logar no sistema ComprasNet clicar no menu Artefatos Digi-
tais.

a) Na próxima tela clicar em + Artefato Digital > Licitação > Termo de Referência.
 b) Para elaboração do Termo de Referência a IN SEGES/ME nº 81/2022 deve ser de co-
nhecimento obrigatório da Equipe de Planejamento.
c) Especificamente quanto ao Termo de Referência (TR), os modelos a utilizar são elabo-
rados e atualizados constantemente pela Advocacia-Geral da União e deverão ser con-
sultados pela equipe clicando aqui.
d) Após finalizar o TR, na tela “Meus artefatos”, o chefe da equipe deverá localizar seu TR
e na coluna “ações”, clicar em “mais opções” (3 pontinhos) e logo após em “comparti-
lhar”.

d)

e) Na próxima tela colocar o CPF do auxiliar da SALC que ficou responsável pelo processo
de contratação e dar permissão de “Editor” (verificar na SALC qual militar é o respon-
sável). A ação se faz necessária caso haja necessidade de modificações no TR, como
por exemplo, inclusão de Órgãos Participantes. Tal ação pode ser feita a posteriori.

e)

f) Para saber mais como utilizar a ferramenta acessar o manual disponível em

https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/manuais/manual-fase-in-
terna/manual-tr-digital/Manual-Termo-de-Referencia-Digital/@@download/file
 IMPORTANTE!
- Todos os documentos elaborados pela Equipe de Planejamento no Sistema Comprasnet deve-
rão ser salvos em PDF e assinados digitalmente. Caso os membros da Equipe não possuam “To-
ken”, os documentos deverão ser assinados no Portal de Assinatura Eletrônica Gov.br. Para mais
informações consultar o link https://www.gov.br/governodigital/pt-br/assinatura-eletronica.

- O Chefe da Equipe deverá atentar ao prazo estabelecido no BI para despacho da documentação

com o OD/Cmt para aprovação.

- O OD/Cmt deverá apor sua assinatura digital no ETP e TR.

18) Após a conclusão e aprovação de toda a documentação, essas deverão ser encaminhadas
à SALC. Para iniciar um “Encaminhamento” no SPED 3.0:

19) Clicar em Documentos>Redigir Documento>Documentos Comuns>Doc. 2+ Assinaturas

a) Tipo do Documento: selecionar Encaminhamento
b) Assunto: remessa de documentação da equipe de planejamento da contratação.
c) Classificação Documental: escolher Execução Orçamentária.

a)

b)

c)

19)

d) Referência/Anexo: clicar “+ Escolher Arquivos” e escolher o ETP, Mapa de Riscos, Re-

latório da Pesquisa de Preços e Termo de Referência.
 d)

e) Corpo do Texto: conforme modelo.

f) Em Assinantes:
i) Assinante Principal: escolher o responsável da conta logada no SPED, o “chefe da
equipe de planejamento da contratação”;
ii) Demais Assinantes:
(1) Demais Membros da Equipe de Planejamento da Contratação
(2) Chefe da Divisão Administrativa
(3) Fiscal Administrativo
g) Clicar em Salvar

e)

f)

20) Após salvar o documento, o usuário verá uma página semelhante ao exibido a seguir, o
usuário deverá clicar em Aprovar
a) O documento é automaticamente encaminhado para os Demais Assinantes (NÃO clicar
em “Despachar/Encaminhar”);
b) O documento aparecerá na Caixa de Documentos dos Demais Assinantes, e todos de-
verão clicar em Aprovar. Perceba que o ícone “Assi-
nar” não está ativo. O mesmo
só ficará ativo após todos os
assinantes terem aprovado o
documento
 21) Após os “Demais Assinantes” terem aprovado o documento, o mesmo estará disponível
para assinatura (Todos os assinantes deverão clicar em Assinar). A tela abaixo será exibida,
devendo o usuário clicar em Assinatura Eletrônica.

21)

21)

22) Após todos os assinantes terem “Aprovado” e “Assinado” o documento, o Chefe da Divisão
Administrativa deverá clicar em “Despachar/Encaminhar” e encaminhar o documento
para o Chefe da SALC, para que o mesmo analise a documentação anexa e dê prossegui-
mento ao processo de aquisição/contratação.

V – INSTRUÇÃO DO PROCESSO PELO AUXILIAR DA SALC (AGENTE DE CONTRATAÇÃO/PREGO-

EIRO)

23) Após o chefe da SALC analisar a documentação, deverá clicar em “Despachar/Encami-

nhar” e encaminhar o documento para o agente de contratação (Aux SALC/Pregoeiro)
para o qual o processo foi distribuído na “Etapa II – 10a)”.

24) Para dar continuidade ao Processo no SPED 3.0, o Aux da SALC/Pregoeiro deve clicar em
Processos>Meus Processos, clicar no processo desejado, e logo após em “Gerenciar”.

24)

25) Incluir o documento enviado pela Equipe de Planejamento da Contratação, “Encaminha-

mento”, conforme descrito nos números 6 a 8 da Etapa II. Os anexos do “Encaminha-
mento” (Relatório Pesquisa de Preços, Mapa de Riscos, ETP e TR) deverão ser adicionados
separadamente.

26) Para tanto, em “Documentos”, clicar em “Buscar Documentos no Computador”

 26)

27) Em seguida será aberta a tela "Buscar no Computador", basta buscar os arquivos no PC
clicando em + Buscar no Computador.

28) Preencher os dados da tela:

a) NUP: informar o NUP do documento, quando houver (campo não obrigatório, pode
ser deixado em branco);
b) Tipologia Documental: selecionar uma das opções de tipos disponibilizadas pelo sis-
tema;
c) Nº Doc: informar o número do documento, quando houver (campo não obrigatório,
pode ser deixado em branco);
d) Assunto: descrever sucintamente o assunto do documento;
e) OM/Órgão: por padrão o SPED preenche como CPOR/CM-BH, caso documento tenha
origem distinta informar (campo não obrigatório, pode ser deixado em branco);
29) Clicar no botão Concluir para finalizar o procedimento.

27)

28)

30) O documento é, então, automaticamente inserido na árvore do processo. Quando se tra-

tar de um documento que não contenha assinatura digital válida, o sistema irá solicitar
que o usuário autentique o(s) documento(s). Para tanto o usuário deverá inserir sua senha
de assinatura eletrônica e clicar em “Autenticar”.
 30)

30)

LEMBRE-SE

- O preenchimento adequado dos campos de inclusão dos documentos externos é fundamental

para tornar a Capa do Processo mais efetiva, pois o SPED usará esses dados para gerar o índice
das peças processuais do Processo.
- O SPED gerará um Termo de Juntada a cada documento ou conjunto de documentos externos
anexados ao processo.
- Outros documentos externos ao SPED (tipo suporte em papel), poderão ser adicionados no pro-
cesso, para tanto deverão ser digitalizados previamente em PDF pesquisável.

31) Repetir os passos 26 a 30 para adicionar os demais documentos que compõem o Processo
de Pregão Eletrônico, tais como:
a) Cópia do Boletim Especial que nomeou o Comandante;
b) Portaria do Comandante do Exército de Nomeação de Comandante;
c) Portaria - C Ex n° 1.280, de 30 de novembro de 2020 - Dispõe sobre instâncias de go-
vernança para celebração ou prorrogação de contratos, no âmbito do EB.
d) Cópia do Boletim Interno com Nomeação dos Agentes de Contratação (Pregoeiros);
e) Cópia da Intenção de Registro de Preços - IRP (no caso de Pregão no Sistema de Regis-
tro de Preços – SRP;
f) Declarações de disponibilidade e de adequação orçamentária (no caso de Pregão “Tra-
dicional”);
g) Documentação de órgãos Participantes, quando houver. (no caso de Pregão SRP)
 h) Minuta de Edital;
i) Minuta do Contrato (se for o caso);
j) Minuta da Ata de Registros de Preços (no caso de Pregão SRP);

32) As Minutas do Edital, Contrato e Ata de Registro de Preços devem ser feitas no Sistema
ComprasNet, no menu Artefatos Digitais.
a) Os modelos a utilizar são elaborados e atualizados constantemente pela Advocacia-
Geral da União e deverão ser consultados pela equipe clicando aqui.
b) Para saber mais como utilizar a ferramenta acessar o manual disponível em
https://www.gov.br/compras/pt-br/acesso-a-informacao/cursos-e-capacitacoes/ma-
teriais-de-apoio/20231006LanamentoArtetfatosDigital1.pdf

33) Caso haja Órgãos Participantes, as demandas devem ser incluídas no Termo de Referência.
Para tanto o Aux SALC deverá solicitar ao Chefe da Equipe de Planejamento que ele com-
partilhe o TR confeccionado por ele, conforme letras “d” e “e” do número 17.
a) Nesse caso deverá ser inserido o Chefe da SALC como um dos responsáveis do Termo
de Referência, com o seguinte despacho: “Documento atualizado em xx/xx/xx para
inclusão da demanda dos Órgãos Participantes.”

34) Incluir os documentos previstos no Guia de Padronização dos Procedimentos de Contra-

tação:
a) Declaração de utilização dos modelos da Advocacia-Geral da União e Ministério da
Gestão e Inovação em Serviços Públicos;
b) Declaração de observância deste instrumento de padronização, cuja obrigatoriedade
é oriunda de cooperação técnica entre AGU e MGI;
c) Lista de verificação de documentos da Advocacia-Geral da União (link).

35) Após ter incluído todos os documentos que compõe a fase interna, encaminhar o processo
ao Chefe da SALC para análise e aprovação.

36) Após analisar o processo o Chefe da SALC encaminha o processo para o OD/Cmt (Autori-
dade Competente) para despacho, autorizando o processo de contratação.
a) Em “Documentos”, o OD/Cmt clicará em “Redigir Despacho”

a)
 b) Na próxima tela preencher o campo “Assunto”, redigir o despacho e clicar em Assinar,
conforme modelo abaixo:

b)

b)

b)

37) Após despacho, o OD/Cmt encaminha o processo novamente para o Chefe da SALC e este
por sua vez encaminha ao Aux da SALC responsável pelo processo.

38) Clicar em Documentos>Redigir Documento>Ofício>. (Utilizar modelo disponível aqui) Co-

locar o OD/Cmt como quem assina o documento e encaminhar o ofício para o OD/Cmt
assinar.

39) Após Ofício ter sido assinado, acessar o processo conforme passo 24 da Etapa IV e incluir
o ofício no processo conforme passos 6 a 8 da Etapa II.
a) Enviar o Ofício para a CJU para abertura do link no Sistema SAPIENS para inserção do
processo.

40) No Processo, em “Documentos”, clicar em “Imprimir Processo”.

a) Salvar o processo em formato PDF e nomeá-lo seguindo o padrão “NUP
64213000244202455 – Capa a Folha XX”

40)

41) Acessar o Sistema SAPIENS (https://sapiens.agu.gov.br/login) e anexar o processo.

VI – FASE EXTERNA

42) Após análise do processo e aprovação pela CJU, anexar os demais documentos conforme
ordem cronológica dos acontecimentos (seguir passos 26 a 30), tais como:
a) Parecer da CJU
b) Termo de Saneamento (se for o caso), conforme modelo disponível aqui (por ser do-
cumento externo ao SPED, lembrar de salvar o documento em formato PDF e assina-
lo digitalmente).
c) Edital e anexos saneados (se for o caso);
d) Aviso de Licitação na Imprensa Nacional (D.O.U.);
e) Aviso de Licitação em Jornal Regional;

43) Após o Pregoeiro abrir a Sessão Pública do Pregão, deverão ser incluídos no processo ape-
nas os documentos que não ficam disponíveis para consulta no Comprasnet, tais como,
consultas realizadas no SICAF, TCU, etc.

44) Após encerramento do Pregão, o processo deve ser encaminhado para a Conformidade
de Registros de Gestão, que analisará o processo e providenciará seu arquivamento.

45) O processo dever ser disponibilizado no DSPACE (http://licitacoeseb.4rm.eb.mil.br/) .

Elaborado pelo 1º Sgt Int DIEGO PEREIRA – V.1 – Atualizado em 20 FEV24.

Sugestões: diegopereira.goncalves@eb.mil.br