Ensaio Sistemas de Informação
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Os sistemas de informação têm origem em quase todas as áreas de uma empresa e
estão relacionados com todos os problemas da empresa, daí a definição de que um
sistema de informação é um conjunto de elementos que interagem entre si de forma a
apoiar as atividades de uma empresa ou negócio.
Cada departamento de uma empresa em qualquer setor exigirá sistemas de informação,
desde escritórios governamentais, fábricas, ou desde contabilidade até marketing, os
sistemas de informação são ferramentas fundamentais para o processamento de
transações, tomada de decisões, resolução de problemas e operações de cada
organização, porque os sistemas de informação estão presentes em todas as empresas,
de uma forma ou de outra, estas são geralmente as áreas onde mais utilizam
Contabilidade e finanças
Recursos Humanos.
Marketing.
Armazém em compras e vendas.
Existem mais áreas de aplicação de sistemas de informação, mas tudo isto dependerá
do tipo de empresa e do seu negócio, para desenvolver ainda mais sistemas de
informação do que os tradicionais ou comuns.
O objetivo de um Sistema de Informação (SI) é fornecer aos tomadores de decisão
dados oportunos e precisos que lhes permitam tomar e aplicar as decisões necessárias
que melhorem ao máximo a relação que existe entre os recursos da empresa.
Este sistema tem como objetivo geral auxiliar os gestores no planejamento, controle e
tomada de decisões e garantir que informações precisas e confiáveis estejam
disponíveis quando necessárias e apresentadas de forma facilmente utilizável,
aumentando a produtividade operacional, fazendo com que o processo de informação
deixe de ser informações fragmentadas, inspiradas em conjecturas. pela intuição e
solução de problemas isolados, embora não se deva esquecer que o desenvolvimento
dos sistemas de informação depende de outros fatores como o ambiente externo,
mudanças nas necessidades internas, mudanças tecnológicas e atualização de
designers e dos administradores.
Contabilidade.
Os sistemas de informação na área Contábil normalmente são utilizados para ter um
bom controle e melhores tomadas de decisão, o que definirá o rumo econômico e
financeiro da empresa.
O controlo da folha de pagamento, a antiguidade dos trabalhadores dentro da empresa,
o número deles, as inscrições, cancelamentos e incapacidades que possuem, entre
outros dados, encontram-se num sistema de informação nesta área, que nos ajudará a
ter melhor controle da área e melhor organização dos orçamentos que a empresa exige.
Os sistemas relacionados com a contabilidade baseiam-se nos livros contabilísticos, no
catálogo de contas e nos diários, pois permitem à empresa processar as vendas a
receber e as compras a pagar a clientes e fornecedores respetivamente e claro no
pagamento da folha de pagamento.
Se a empresa tiver um porte considerável, às vezes possuem diferentes departamentos
dentro da área contábil responsáveis por uma finalidade específica, que vão desde a
folha de pagamento até o responsável pelo ativo imobilizado da empresa.
No que diz respeito às finanças, o SI procurará garantir os recursos disponíveis para a
realização de todas as atividades determinadas pela organização durante o processo de
planeamento.
Levando em consideração que este sistema nos ajudará a saber realmente o que a
empresa tem, quanto deve e até quanto deve, para atingir seus objetivos e considerar
em quais itens ela está gastando mais e se realmente tem um custo-benefício para esse
gasto.
É apurado no balanço patrimonial e na demonstração do resultado, que pode ser
mantido anualmente, ou apresentado por prazo determinado.
Marketing.
Tendo em conta que o objetivo principal do MKT é equilibrar a oferta e a procura, as IS
focadas nesta área ajudam a desenvolver novos produtos, melhorar os existentes,
modificar preços, realizar promoções ou estratégias de distribuição.
Os sistemas de informações de marketing ajudam a organizar a demanda de produtos
por região e população, a fim de comercializar exatamente o produto certo para os
clientes certos.
Da mesma forma, ajuda a detectar as necessidades do cliente e atendê-las, pois
mantém uma relação estreita entre o vendedor e o comprador. Em tempo hábil, esta
informação pode ser aproveitada para ter mais produtos no mercado ou garantir sempre
que isso aconteça. atender às expectativas de nossos clientes e ajudá-los a ter melhor
controle na tomada de decisões.
Esta área é de extrema importância pois se tiver um cliente satisfeito a empresa estará
em funcionamento e com grande utilidade, pois permite saber, além das tendências do
mercado, os locais, horários e quantidades de compra, quanto investir na publicidade
porque o que chama a atenção hoje são os anúncios muito iluminados ou extremamente
coloridos.
Como qualquer sistema, e estes não sendo excepção, tem desvantagens, se tivermos
em conta que não garantem que as decisões dos gestores sejam as mais correctas, são
por vezes muito caros de instalar e manter constantemente, tendem a ser demasiado
rígido devido a serem estatísticos normalmente.
Os IS desta área geralmente auxiliam ou impactam no aumento de vendas a clientes,
atração de novos clientes ou vendas cruzadas. Eles fornecem mais informações sobre o
cliente, identificam novas oportunidades de negócios e melhoram muito o atendimento
ao cliente e a perspectiva do cliente sobre aquele produto ou serviço.
Ter conhecimento do exposto não indica que o sucesso será alcançado, mas sim que as
diferentes áreas devem estar envolvidas e deve haver comunicação para interagir e
assim satisfazer em maior medida as necessidades dos clientes para que isso esteja
enraizado na empresa.
Um sistema muito em voga em marketing é a venda seja pela internet ou pela televisão,
em um o produto chega rápido e atende condições de entrega já limitadas, no outro
você pode ver o produto um pouco mais real mas não conta com um verdadeiro tempo
de garantia, este tipo de venda não faz com que o cliente se sinta confiante nem se
torne um potencial cliente, mesmo com a modernidade o cliente gosta de se sentir
importante, de sentir que é levado em conta e não ter uma relação de talvez uma
compra apenas como você faria on-line ou por telefone, em vez de ser atendido de
forma personalizada.
RH.
Uma das áreas e pilares mais importantes de qualquer empresa, independentemente do
ramo de actividade, por mais avançada que seja a tecnologia, mesmo que se diga que
as máquinas vão substituir o homem, acabará sempre por ter um humano responsável
por um departamento.
Aí está a base de uma empresa, os alicerces já que o sistema de informação que aí se
gera é da maior importância e ao mesmo tempo o mais delicado, se tivermos em conta
que se desenvolve um sistema tendo como dados:
Recrutamento e seleção de pessoal: Cujos dados são a forma como as pessoas vão ser
recrutadas, como ficam sabendo das vagas e ao mesmo tempo como são divulgadas
(jornais, anúncios ou internamente) daí a seleção de pessoal . através de determinados
tipos de exames (testes de personalidade, testes psicométricos e testes de
conhecimentos e competências).
Treinamento e desenvolvimento de pessoal: Treinamento que o funcionário recebe
nesta área desde que começa a trabalhar, mesmo quando já está trabalhando, ele deve
continuar recebendo treinamento ou treinamento, o que se refletirá no seu
desenvolvimento profissional dentro a empresa.
Avaliação de desempenho: Serve para saber se realmente temos pessoal capacitado
para a referida área, pois às vezes contratamos pessoas para uma determinada função
e as fazemos aprender e suas competências iniciais não são levadas em consideração
e talvez sejam mais capacitadas e úteis em outra área.
Administrador salarial: Na maioria das empresas atualmente o tabulador ou
administrador salarial é gerenciado com base no que você sabe fazer e a complexidade
do trabalho será o salário que for atribuído sem deixar de lado suas capacidades.
Registros e controles de pessoal: Levando em consideração ausências, atrasos,
medidas disciplinares, pontualidade, deficiências, etc.
Se os pontos anteriores estiverem relacionados e houver um bom sistema de
informação e controlo na área de recursos humanos, não haverá a tão temida taxa de
rotatividade de pessoal, o que resulta num atraso no modo normal de funcionamento de
qualquer área, tem até impacto nos custos, pois é investido desde o recrutamento e
seleção até a contratação e ainda mais quando se já trabalha há muito tempo, tudo
custa desde o dinheiro até o tempo investido em um funcionário que no final será.
analisarmos as causas da ausência do trabalhador mais comum: Doença, motivos
familiares, atrasos e faltas ao aumentar a disponibilidade de recursos humanos nas suas
atividades e empregos.
Esta área é responsável por manter um registo dos acidentes, de forma a melhorar o
ambiente do local de trabalho, reduzindo o pagamento de prémios de risco, eliminando
condições inseguras e implementando medidas preventivas para evitar acidentes, no
momento do desligamento da empresa. o SIM que você tem é outra parte fundamental,
pois lá você encontrará antiguidade no cargo, salário base até aquele momento,
empréstimos pendentes de liquidação, bônus de antiguidade, férias, para tomar uma
decisão adequada na hora da liquidação.
Diz-se que quanto maior for a taxa de rotatividade de pessoal, menos eficiente será o
sistema de informação utilizado.
Armazém em Compras e Vendas.
Entende-se por armazém o local ou locais onde serão armazenados os diferentes tipos
de mercadorias. Os sistemas de informação são fundamentais na redução dos custos
de produção, devido ao uso da tecnologia da informação, colabora em diversas
atividades e serve de suporte para: Agendamento de atividades da planta.
Planeje as necessidades de materiais de acordo com as demandas.
Realoque o material rapidamente.
Gerencie em tempo real.
Classifique as ordens de serviço.
A formulação de uma política de estoques para um departamento de armazém depende
de informações sobre prazos de entrega, disponibilidade de materiais, tendências de
preços e compras de materiais, sendo a melhor fonte dessas informações.
Esta função controla e mantém fisicamente todos os itens inventariados; devem ser
estabelecidas proteções físicas adequadas para proteger os itens contra desgaste
desnecessário devido a procedimentos defeituosos de rotação de estoque e roubo.
Devem ser mantidos registros que facilitem a localização imediata dos itens.
Função de armazém:
l Permita que pessoas autorizadas acessem os materiais armazenados.
l Eles mantêm as matérias-primas protegidas contra incêndio, roubo e deterioração.
l Mantêm o departamento de compras constantemente informado sobre os reais
estoques de matéria-prima.
l Realizar controles meticulosos de matérias-primas (entradas e saídas)
l Certifique-se de que os materiais não acabem (máximo – mínimo).
Vantagens.
1) Evite atrasos no fornecimento de materiais.
2) Fornecimento parcial
3) Compra ou produção em totais econômicos.
4) Rapidez e eficiência no atendimento das necessidades.
O armazenamento de materiais depende da dimensão e características dos materiais.
Estes podem exigir desde um rack simples até sistemas complicados, envolvendo
grandes investimentos e tecnologias complexas. A escolha do sistema de
armazenamento de materiais depende dos seguintes fatores:
• Espaço disponível para armazenamento de materiais.
• Tipos de materiais que serão armazenados.
• Número de itens salvos.
• Velocidade de atenção necessária.
• Tipo de embalagem.
O resultado do acima é:
1) Conhecer os prazos de entrega da mercadoria ao cliente (desde o pedido até a
entrega)
2) Histórico de crédito do cliente
3) Histórico de crédito da empresa
4) Selecione os melhores clientes
5) Compras feitas por cada cliente (produto mais vendido, frequência de compra)
6) Faça promoções especiais (volume de compra, por nos preferir, por adiantamento,
pagamento pontual, duração do cliente, cliente frequente)
7) Detecção de clientes inadimplentes e encaminhamento para a área correspondente.
8) Mercadoria mais vendida e atrasada
9) Análise do prazo de entrega de cada fornecedor
10) Análise de preços e promoções de fornecedores
11) Rotação do produto
12) Altos e baixos
O resultado da implementação de um sistema de informação dentro de um armazém, do
nosso ponto de vista, pode ser económico, pois disso dependerá o aumento dos lucros
por ter um melhor controlo dos produtos. Da mesma forma, consideramos que poderá
haver um impacto social ao reduzir a necessidade de colaboradores no controlo de
armazéns.
CONCLUSÕES.
Os sistemas de informação são básicos e dão total suporte à tomada de decisões em
qualquer área da empresa; são uma ferramenta básica para ter um melhor controle das
informações. Portanto, as mudanças tecnológicas que avançam mais rapidamente do
que os seres humanos ou as instituições não devem ser negligenciadas.
O uso da tecnologia é necessário para simplificar a comunicação e a coordenação, os
sistemas podem apoiar vendas e compras de produtos em muitos países.
Com isso você também tem novas formas de fazer negócios, mas uma coisa é usar a
tecnologia da informação para projetar, produzir, entregar e manter novos produtos e
outra coisa é ganhar dinheiro fazendo isso e obviamente também há mudanças na
organização devido ao desenvolvimento de sistemas mais eficazes.
Como os sistemas de informação desempenham um papel crítico nos negócios, no
governo e na vida cotidiana, devemos garantir que sejam precisos, confiáveis e seguros.