UNIVERSITATEA VALAHIA TRGOVITE FACULATEA DE TIINE ECONOMICE DEPARTAMENTUL DE MASTERAT

RAPORT DE AUDIT INTERN BANCAR

VERIFICAREA OPERAIUNILOR DE SALARIZARE LA BANCA BRD Groupe Socit Gnrale

Masteranzi: CPRARU ALEXANDRA ELENA ROOIU ANDRA-VALENTINA ..................................................

- Trgovite 2013 -

Studiu de caz privind derularea activitii de audit intern verificarea operaiunilor de salarizare - la instituia de credit BRD Groupe Socit Gnrale

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern Nr. 077 / 09.01.2013

ORDIN DE SERVICIU

Avnd n vedere prevederile din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 99/2006 privind instituiile de credit i adecvarea capitalului, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 227/2007, cu modificrile i completrile ulterioare, i normei BNR nr. 17/2003 privind organizarea i controlul intern al activitii instituiilor de credit i administrarea riscurilor semnificative, precum i organizarea i desfurarea activitii de audit intern a instituiilor de credit, se va efectua o misiune clasic de audit la BRD Groupe Socit Gnrale. Misiunea de audit o reprezint inspectarea serviciilor operaionale, avnd ca principale obiective: 1. Organizarea sistemului de salarizare 2. Plata corect i la timp a drepturilor bneti Menionm c se va efectua un audit operaional de ctre economiti Cpraru Alexandra, Rooiu Andra auditori interni, iar supervizarea va fi asigurat de economistul .................... auditor intern.

Director compartiment audit intern, EC. ..................... 2

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern Misiunea de audit : AUDITAREA OPERAIUNILOR DE SALARIZARE

DECLARAIA DE INDEPENDEN Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fat de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea sa v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor si proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea si implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei ot/otie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat si alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra si a face rapoartele de audit impariale, notificai seful Compartimentului Audit Public Intern de urgent? Auditor, Cpraru Alexandra 3 Da Nu

Director Compartiment Audit Intern Ec. EC. ............................

Rooiu Andra ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern

NOTIFICARE PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: BRD Groupe Socit Gnrale De la: Compartimentului Audit Intern Referitor la misiunea de audit intern: AUDITAREA OPERATIUNILOR DE SALARIZARE n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012, urmeaz ca n perioada 01.12.2012 05.01.2013 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema AUDITAREA OPERATIUNILOR DE SALARIZARE. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.06.2012 01.09.2012 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm s ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: Statul de organizare al unitii; Organigrama; Regulamentul de organizare i funcionare; Lista specimenelor de semnturi; Fiele posturilor pentru personalul de conducere i execuie; Registru de cas; tatele de plat a salariilor; Centralizatorul statelor de salarii; Procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; Rapoartele de audit intern anterioare; Pentru eventualele ntrebri privind aceast aciune, v rugm s contactai pe Cpraru Alexandra,Rooiu Andra, auditori interni, sau pe directorul compartimentului de audit intern - ........................

Cu stim, Director Compartiment Audit Intern, EC. .............................

Data: 09.01.2013

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern

COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit : AUDITAREA OPERATIUNILOR DE SALARIZARE. Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 ntocmit: Cpraru Alexandra, Rooiu Andra Avizat: ........................

Data: 09.01.2013 COLECTAREA INFORMAIILOR DEPARTAMENT BANCAR Identificarea legilor structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea regulamentului de organizare i funcionare Obinerea listei specimenelor de semnturi Obinerea fielor posturilor Obinerea statelor de plat Centralizatorul Obinerea rapoartelor de audit intern anterioare Identificarea personalului responsabil 6 x i regulamentelor aplicabile DA x x x x x x x NU x Este prima misiune de audit Observaii

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit : AUDITAREA OPERATIUNILOR DE SALARIZARE. Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 ntocmit: Cpraru Alexandra Avizat: ....................... Data: 05.01.2012 Obiective Organizarea sistemului de salarizare Obiecte auditabile 1.1.1 Asigurarea cu resurse umane pregtite pentru derularea n bune condiii a activitii de salarizare a personalului. 1.1.2 Reflectarea activitii de salarizare n Regulamentul de organizare i funcionare la Banca BRD Groupe Socit Gnrale 1.1.3 Asigurarea unei dotri corespunztoare cu tehnic de calcul, mobilier i spaii de lucru n vederea derulrii n bune condiii a activitii de salarizare. 1.2.1 Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Dispoziia de personal. 1.2.2 Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program. 1.2.3 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea concediilor medicale. 1.2.4 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea deducerilor personale. 1.2.5 Emiterea statelor de plat si a centralizatorului 1.2.6 Emiterea fluturailor de salarii 1.2.7 Plata salariilor, emiterea OP-urilor i virarea tuturor sumelor aferente salariilor. 1.2.8 ntocmirea declaraiilor fiscale privind constituirea i plata obligaiilor ctre bugetul de stat, la termenele legale.

Plata corect i la timp a drepturilor bneti

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR

Misiunea de audit : AUDITAREA OPERATIUNILOR DE SALARIZARE. Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 ntocmit: Rooiu Andra Avizat: ...................... Data: 09.01.2013 Nr. crt. 1.1 Obiectiv de audit Organizarea sistemului de salarizare Obiecte auditabile 1.1.1 Asigurarea cu resurse umane pregtite pentru derularea n bune condiii a activitii de salarizare a personalului. 1.1.2 salarizare n Regulamentul de organizare i funcionare la Banca BRD Groupe Socit Gnrale. 1.1.3 Asigurarea unei dotri corespunztoare cu tehnic de calcul, mobilier i spaii de lucru, n vederea derulrii n bune condiii a activitii de salarizare 1.2 Plata corect i la timp a drepturilor bneti Identificarea riscurilor Personalul angrenat n activitatea de salarizare s fie insuficient sau pregtirea de specialitate a acestuia s nu corespund cerinelor Activitatea de salarizare s nu fie clar reflectat n ROF.

Dotarea cu tehnic de calcul, mobilier i spaii de lucru s fie insuficient pentru derularea activitii de salarizare.

1.2.1 Operarea n baza de date a Datele din Dispoziia de personal s fie preluate eronat n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n programului de salarii. Dispoziia de personal. 1.2.2 Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program. 8 Omiterea sau operarea inexact n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program.

1.2.3 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea concediilor medicale. 1.2.4 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea deducerilor personale. 1.2.5 Emiterea statelor de plat si a centralizatorului.

Operarea eronat a unor date neconforme cu cele nscrise in certificatele medicale. Operarea inexact a datelor nscrise n declaraiile salariailor privind persoanele aflate n ntreinere

Statul de plat a salariilor s nu cuprind toate elementele, iar sumele nscrise n centralizator s nu coincid cu totalul sumelor consemnate n statele de plat. 1.2.6 Emiterea fluturailor de S nu existe concordan ntre salarii. elementele nscrise n statele de salarii i cele din flutura. 1.2.7 Plata salariilor, emiterea nscrierea n o.p. a unor date o.p. i virarea tuturor eronate sau omiterea virrii la sumelor aferente salariilor. destinaie a reinerilor din salarii. 1.2.8 ntocmirea declaraiilor Omiterea ntocmirii i depunerii la fiscale privind constituirea organele abilitate a declaraiilor i plata obligaiilor ctre fiscale sau ntocmirea eronat a bugetul de stat, la acestora. termenele legale

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE GRADUL DE RISC Misiunea de audit : AUDITAREA OPERAIUNILOR DE SALARIZARE. Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 ntocmit: Cpraru Alexandra Avizat: ................ Data: 09.01.2013 Nr. crt. 1.1 Obiective Obiecte auditabile Riscuri identificate Zona de risc atribuit Mare

Organizarea 1.1.1 Asigurarea cu resurse sistemului umane pregtite pentru de salarizare derularea n bune condiii a activitii de salarizare a personalului 1.1.2 Reflectarea activitii de salarizare n Regulamentul de organizare i funcionare al entitii 1.1.3 Asigurarea unei dotri corespunztoare cu tehnic de calcul, mobilier i spaii de lucru n vederea derulrii n bune condiii a activitii de salarizare 1.2.1 Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Dispoziia de personal 1.2.2.Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program 10

Personalul angrenat n activitatea de salarizare s fie insuficient sau pregtirea de specialitate a acestuia s nu corespund cerinelor Activitatea de salarizare s Medie nu fie clar reflectat n ROF Dotarea cu tehnic de Medie calcul, mobilier i spaii de lucru s fie insuficient pentru derularea activitii de salarizare Datele din Dispoziia de personal s fie preluate eronat n baza de date a programului de salarii Omiterea sau operarea inexact n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la Medie

1.2

Plata corect i la timp a drepturilor bneti

Medie

program 1.2.3 Operarea n baza de Operarea eronat a unor date a programului de salarii date neconforme cu cele a documentelor privind nscrise n certificatele acordarea concediilor medicale medicale 1.2.4 Operarea n baza de Operarea inexact a date a programului de salarii datelor nscrise n a documentelor privind declaraiile salariailor acordarea deducerilor privind persoanele aflate personale n ntreinere 1.2.5 Emiterea statelor de Statul de plat a salariilor plat si a centralizatorului s nu cuprind toate elementele, iar sumele nscrise n centralizator s nu coincid cu totalul sumelor consemnate n statele de plat 1.2.6. Emiterea fluturailor S nu existe concordanta de salarii ntre elementele nscrise n statele de salarii i cele din flutura 1.2.7. Plata salariilor, nscrierea n o.p. a unor emiterea o.p. i virarea date eronate sau omiterea tuturor sumelor aferente virrii la destinaie a salariilor reinerilor din salarii 1.2.8. ntocmirea Omiterea ntocmirii i declaraiilor fiscale privind depunerii la organele constituirea i plata abilitate a declaraiilor obligaiilor ctre bugetul de fiscale sau ntocmirea stat, la termenele legale eronat a acestora

Medie

Mare

Mare

Medie

Medie

Medie

11

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit : AUDITAREA OPERATIUNILOR DE SALARIZARE Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 ntocmit: Rooiu Andra Avizat: ....................

Data: 09.01.2013 OBIECTIVELE AUDITULUI ACTIVITILE PROGRAMATE DURATA (H) 68 2 2 5 20 6 4 PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

AUDITAREA OPERAIUNILOR DE SALARIZARE 1. Pregtirea misiunii de audit 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu 2. Tiprirea i procesarea Declaraiei de independena 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Clasarea obiectelor auditabile n zona de risc

Cpraru Alexandra Rooiu Andra .................... Cpraru Alexandra Rooiu Andra Cpraru Alexandra Rooiu Andra

D.A.I D.A.I D.A.I D.A.I D.A.I D.A.I

12

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 7. ntocmirea Programului de audit intern 8.Intocmirea Notei i a Programului interveniei la faa locului 9. Obinerea aprobrii Colectarea i prelucrarea datelor, Zonele de risc i Programul interveniei la faa locului. 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu societatea Banca BRD Groupe Socit Gnrale 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

DURATA (H) 9 9 2 6 3

PERSOANELE IMPLICATE Rooiu Andra Cpraru Alexandra Cpraru Alexandra Rooiu Andra Rooiu Andra Cpraru Alexandra

LOCUL DESFURRII D.A.I D.A.I D.A.I D.A.I BRD Groupe Socit Gnrale BRD Groupe Socit Gnrale

2. Intervenia la faa locului Obiectivul I. Organizarea 1.1 Efectuarea testrilor sistemului de salarizare 1.2 Discutarea constatrilor cu directorul societii Obiectivul II. Plata corect i la Banca Transilvania timp a drepturilor bneti 1.3 Elaborare FIAP - urilor 1.4 Colectarea dovezilor 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 3. Raportul de audit intern 1. Redactarea proiectului de Raport de audit intern

128 20 2 12 20 8

Rooiu Andra Cpraru Alexandra BRD Groupe Socit Gnrale D.A.I

40 12

Cpraru Alexandra

D.A.I

13

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 2. Revizuirea Raportului de audit intern 3. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 4. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 5. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 6. Finalizarea Raportului de audit intern 7. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea Banca BRD Groupe Socit Gnrale 8. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre Banca BRD Groupe Socit Gnrale 1. ntocmirea Fisei de urmrire a recomandrilor

DURATA (H) 2 2 4 2 8 5 2 3

PERSOANELE IMPLICATE Rooiu Andra Cpraru Alexandra Rooiu Andra Rooiu Andra Cpraru Alexandra Cpraru Alexandra Cpraru Alexandra Rooiu Andra Rooiu Andra Cpraru Alexandra Rooiu Andra

LOCUL DESFURRII D.A.I D.A.I BRD Groupe Socit Gnrale D.A.I D.A.I D.A.I D.A.I D.A.I

4. Urmrirea recomandrilor

14

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit : AUDITAREA OPERATIUNILOR DE SALARIZARE. Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 ntocmit: Rooiu Andra, Cpraru Alexandra Avizat: ....................... A. Lista participanilor: Numele Broiu Loredana Dan Daniela Popa Adrian Mihalache Marius Cpraru Alexandra Rooiu Andra ......................... B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. S-a cerut de ctre echipa de auditori prerea auditailor cu privire la obiectiv, s-a considerat de ctre auditati c activitatea ce urmeaz a se derula reprezint zone cu risc i s-a luat la cunostiint misiunea; prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat; 15 Funcia Director Casier Director financiar Director Resurse Umane Auditor intern Auditor intern Auditor intern Unitatea Departament BRD Groupe Socit Gnrale BRD Groupe Socit Gnrale BRD Groupe Socit Gnrale BRD Groupe Socit Gnrale DET AUDIT DET AUDIT DET AUDIT Nr. telefon E-mail Semntura

 stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. S-a stabilit si programul ntlnirilor, respectiv timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.); convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit); explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Cpraru Alexandra Rooiu Andra ...................... Auditai, Broiu Loredana Dan Daniela Popa Adrian Mihalache Marius

LISTA DE VERIFICARE NR. 1

16

Obiectivul ORGANIZAREA SISTEMULUI DE SALARIZARE

ACTIVITATEA DE AUDIT 1.1.1 Asigurarea cu resurse umane pregtite pentru derularea n bune condiii a activitii de salarizare a personalului Personalul angrenat in activitatea de salarizare este suficient pregtit? Pregtirea personalului este corespunztoare activitii de salarizare? Exist i sunt puse n aplicare programe de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentului de salarizare? Structura compartimentului de salarizare este adecvat necesitilor? 1.1.2 Reflectarea activitii de salarizare n Regulamentul de organizare i funcionare al entitii a. Este elaborat i aprobat de cei n drept Regulamentul de Organizare i Funcionare? b. ROF conine toate activitile pe care le desfoar compartimentul de salarizare? c. Compartimentul de salarizare desfoar i activiti care nu sunt cuprinse n ROF? d. Sunt identificate semnturile persoanelor responsabile cu ntocmirea documentelor i aprobarea operaiunilor ? e. n documente sunt completate toate rndurile i coloanele, eventual spaiile neutilizate sunt barate pentru a nu fi completate ulterior ? f. Exist tersturi sau corecturi neregulamentare ? 1.1.3 Asigurarea unei dotri corespunztoare cu tehnic de calcul, mobilier i spaii de lucru n vederea derulrii n bune condiii a activitii de salarizare a. Compartimentul de salarizare este dotat cu tehnic de calcul suficient bunei desfurri a activitilor specifice? b. Dotarea cu mobilier a compartimentului de salarizare este corespunztoare bunei desfurri a activitilor? c. Spaiile de lucru ale compartimentului de salarizare sunt suficiente i corespunztoare? d. Personalul compartimentului de salarizare este mulumit de condiiile de munc create?

DA

NU

OBS. Observare direct

x x x x

x x x x x x

Observare direct

x x x x

Observare direct

Obiectivul PLATA CORECTA I LA TIMP A DREPTURILOR BNETI 17

ACTIVITATEA DE AUDIT 1.2.1 Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Dispoziia de personal a. ntocmirea documentelor este corect, complet, n mod cronologic i sistematic, cu respectarea metodologiei contabile ? b. ntocmirea documentelor se realizeaz n mod responsabil prin includerea tuturor datelor necesare i obligatorii n conformitate cu prevederile n vigoare ale BNR ? c. Sunt utilizate conturile corespunztoare ? d. Conturile corespondente examinate au la baz Planul de conturi ? e. Examinarea notelor contabile urmrete natura operaiei contabile, conturile utilizate i certificarea ? f. S-a procedat la examinarea calculelor ? Sunt acestea efectuate cu exactitate i asigur realitatea rezultatelor ? 1.2.2.Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program a. Programele informatice utilizate n cadrul departamentului sunt gestionate eficient ? b. Este asigurat corectitudinea introducerii datelor n programele utilizate ? c. Este asigurat securitatea aplicaiilor prin utilizarea programelor antivirus ? d. Este asigurat securitatea informaiilor introduse i prelucrate n cadrul programelor ? e. Este asigurat caracterul secret al datelor ? 1.2.3 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea concediilor medicale a. Este asigurat corectitudinea introducerii datelor n programele utilizate ? b. Certificatul medical este vizat de ctre medicul de familie i aprobat de eful unitii? c. Coincid datele nscrise n certificatul medical cu cele din statul de plat a salariilor? d. Operarea n baza de date a perioadelor de incapacitate temporar de munc se face n baza certificatului medical? 1.2.4 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea deducerilor personale a. Au dreptul la deducerea din venitul net lunar din salarii a unei sume sub forma de deducere personala? b. Datelor nscrise n declaraiile salariailor privind persoanele aflate n ntreinere sunt corecte? c. Declaraia este nsoit de anexe care s justifice acordarea deducerilor personale, este complet i actual?

DA

NU

OBS.

x x x x

Observare direct

x x x x x Observare direct

x x x x Observare direct x x x Observare direct

18

d. Verificarea operrii n baza de date a programului de salarii se face n baza declaraiei? e. Personalul este trimis in misiune permanenta in strintate? 1.2.5 Emiterea statelor de salarii si a centralizatorului a. Statul de plat a salariilor cuprinde toate elementele? b. tatele de plat sunt n corelaie cu baza de date a programului de salarii ? c. Sumele nscrise n centralizatorul statelor de salarii coincid cu totalul sumelor consemnate n statele de plat? 1.2.6. Emiterea fluturailor de salarii a. Elementele nscrise n flutura corespund cu cele din statele de plata? b. Emiterea fluturailor de salarii se face de ctre persoane responsabile? 1.2.7. Plata salariilor, emiterea o.p. i virarea tuturor sumelor aferente salariilor a. Exist o buna separare a sarcinilor i a responsabilitilor in cadrul activitii de salarizare? b. Funcia de ntocmire a statelor de plata, este la nivelul instituiei de credit independenta de funcia efectiva de plata? c. Modificrile nregistrate in mrimea salariului sunt aprobate de departamentul specializat la nivel de instituie de credit? d. Are loc o verificare de ctre persoanele independente a modului de evideniere in contabilitatea a salariilor? e. Participarea salariailor la profit se efectueaz in acord cu reglementrile legale in vigoare? 1.2.8. ntocmirea declaraiilor fiscale privind constituirea i plata obligaiilor ctre bugetul de stat, la termenele legale a. Impozitul pe profit , taxa pe valoare adugata, impozitul pe dividende, impozitul pe salarii, impozitul pe cldiri sunt evideniate in contabilitatea instituiilor de credit cu respectarea regulamentarilor legale si a celor ale BNR in vigoare? b. Amenzile, penalitile, despgubirile sunt reflectate in contabilitate in acord cu prevederile legale? c. Orice alte impozite si taxe identificate la nivelul instituiei de credit sunt evideniate in contabilitate in acord cu prevederile legale?

x x x x x x x Observare Direct Test nr. 1.2.1 Foaie de lucru 1.2.1 List de control 1.2.1 FIAP 1.2.1 Observare direct Observare direct

x x x x x

x x x

Observare direct

19

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

Nr. crt. 1 2

NTREBRI A fost organizat controlul financiar preventiv propriu privind activitatea de salarizare a personalului ? Exercitarea controlului financiar preventiv propriu asigur plata corect i la timp a drepturilor bneti? Exist proceduri scrise (formalizate) privind operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n documentele anexate la statul de salarii, emiterea fluturailor de salarii, ntocmirea declaraiilor i fielor fiscale ? Procedurile scrise (formalizate) sunt utilizate i asigur desfurarea corespunztoare a activitii de salarizare ? A fost organizat controlul ierarhic n vederea desfurrii corespunztoare a activitii de salarizare? Exercitarea controlului ierarhic asigur desfurarea n bune condiii a activitii de salarizare? Pentru executarea cu responsabilitate a activitii de salarizare este desemnat o persoan anume, din cadrul compartimentului financiar? Persoana desemnat i exercit corespunztor atribuiile privind activitatea de salarizare? La acordarea/modificarea salariului de baz i a altor elemente de natur salarial (sporuri cu caracter permanent, etc.) se utilizeaz Dispoziia de personal?

DA X X

NU

4 5 6 7 8 9

X X X X X X X X X X

Elementele nscrise n Dispoziia de personal au fost procesate la timp, 10 integral i exact ? Sporurile care nu au caracter permanent se pltesc n baza Situaiei 11 prezenei la program, ntocmit de ctre fiecare compartiment funcional n parte? Elementele nscrise n Situaia prezenei la program au fost procesate 12 integral, la timp i exact? Indemnizaia pentru incapacitate temporar de munc se acord n baza 13 certificatelor de concediu medical vizate de ctre medicul de familie i aprobate de ctre eful unitii ?

20

ndemnizaia pentru incapacitate de munc se pltete n 14 concordan cu datele nscrise n certificatele medicale? Deducerile personale sunt acordate n concordan cu datele declarate de 15 salariai n declaraiile pentru completarea declaraiei fiscale? Datele nscrise n declaraiile salariailor privind persoanele aflate n 16 ntreinere sunt procesate integral i exact? 17 Statul de plat a salariilor este emis n baza statului de organizare? Este concordan ntre datele nscrise n statul de plat, statul de organizare i 18 situaia prezenei la program, privind persoanele enumerate? 19 Datele cuprinse n statele de plat sunt centralizate lunar?

X X X X X X X X X X X X X

Statele de salarii conin elementele necesare i suficiente pentru 20 ntocmirea centralizatoarelor? Restul de plat este adus la cunotina personalului, prin intermediul 21 fluturaului de salariu? Exist concordan ntre elementele nscrise n statul de salarii i cele din 22 flutura? Reinerile din salariu sunt virate lunar la destinaie 23 Exist concordan ntre sumele virate i cele nscrise n centralizatorul 24 salariilor? 25 Declaraiile fiscale se ntocmesc prin preluarea datelor din statele de salarii? 26 Declaraiile fiscale sunt depuse la organele statului, la termenele legale?

Auditori, Cpraru Alexandra Rooiu Andra

Supervizor, .............................

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern

21

TESTUL NR. 1 Misiunea de audit: AUDITAREA OPERAIUNILOR DE SALARIZARE Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 Obiectivul testului: Plata corect i la timp a drepturilor bneti Obiectul testului: Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program Descrierea testului: S-a verificat dac exist proceduri clare privind procesarea datelor nscrise n Situaia prezenei la program, dac acestea sunt autorizate i dac asigur separarea sarcinilor i responsabilitilor. S-a verificat dac operarea datelor din Situaia prezenei la program se face n baza unor proceduri i dac aceste proceduri sunt complete i asigur atingerea obiectivelor. S-a verificat dac situaia prezenei la program este emis i autorizat i dac cuprinde informaiile necesare i suficiente. S-a verificat dac exist concordan ntre elementele operate n baza de date a programului de salarii i cele nscrise n Situaia prezenei la program i cele consemnate n Dispoziia zilnic a efului unitii. S-a verificat dac a fost desemnat o persoan care s opereze elementele nscrise n Situaia prezenei la program. S-a verificat dac este organizat controlul ierarhic, stabilite persoane i responsabiliti, la nivelul sistemului de salarizare, cu privire la ntocmirea situaiei prezenei la program i la procesarea datelor consemnate n aceasta. Concluzii: Nu exist proceduri privind procesarea datelor nscrise n situaia prezenei la program. Situaia prezenei la program nu este emis i naintat la compartimentul financiar de fiecare structur (compartiment) n parte. Situaia prezenei la program este autorizat (aprobat de persoanele competente) dar nu cuprinde informaiile necesare i suficiente. Datele nscrise n tatul de plat i situaia prezenei la program nu concord cu cele din Dispoziia zilnic a efului unitii. A fost desemnat o persoan care s opereze elementele nscrise n Situaia prezenei la program. A fost organizat controlul ierarhic, stabilite persoane i responsabiliti la nivelul sistemului de salarizare cu privire la ntocmirea situaiei prezenei la program i la procesarea datelor consemnate n aceasta. Data: 09.01.2013 Auditor intern, Cpraru Alexandra FOAIE DE LUCRU NR. 1 Supervizor, ..........................

Existenta documentelor in baza crora se realizeaz operaiunile

22

Eantionul supus verificrii a fost format din totalitatea Foilor colective de prezent si cele cuprinse n dispoziia zilnic pe unitate. Eantionului n vederea testrii prezenei la program a personalului a fost constituit astfel: populaia statistic = 24 foi colective de prezen; eantionul 20% = 6 foi colective de prezen; pasul de selecie = 3; eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Foaia colectiv de prezent nr. 2 i va cuprinde urmtoarele formulare: nr.3, nr.6, nr.13, nr.17. Eantionul astfel constituit va fi verificat integral. n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 1 privind operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program n care se vor concretiza rezultatele testrii. Data: 07.10.2012 Auditor intern, Rooiu Andra Supervizor, .............................

23

LISTA DE CONTROL NR. 1 privind operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program Nr. crt. Elemente eantionate 1. 2. 3. 4. Foaia colectiv de prezen nr. 3 Foaia colectiv de prezen nr. 6 Foaia colectiv de prezen nr. 13 Foaia colectiv de prezen nr. 17 Elemente Testate Numr de marc Meseria sau funcia Ore lucrate x -

Data -

Nume si prenume -

Referine x x

Semnturi -

Data: 09.01.2013

Auditor intern, Rooiu Andra

24

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1 Misiunea de audit: Auditarea operaiunilor de salarizare Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 PROBLEMA: Lipsa de concordan ntre datele cuprinse n Foaia colectiv de prezen i cele cuprinse n dispoziia zilnic pe unitate, urmare a organizrii i exercitrii inadecvate a controlului ierarhic asupra prezenei la program a personalului cu riscuri majore de natur financiar ce se pot materializa n plata nejustificat a drepturilor salariale. CONSTATRI: Inexistena concordanei ntre datele privitoare la prezena la program a personalului de la nivel central din cadrul unitatii cuprinse n Foaia colectiv de prezen i cele nscrise n dispoziiile zilnice pe unitate. CAUZE: 1. Foaia colectiv de prezen ntocmit de Serviciul Resurse Umane nu a avut la baz datele referitoare la prezena la program transmise de efii ierahici ai personalului n cauz, potrivit prevederilor art. 14 din O.M.A.I. nr. 316/2002 privind programul de lucru, formele de organizare a acestuia i acordarea repausului sptmnal, modificat i completat de O.M.A.I. nr. 159/2004 i O.M.A.I. nr. 1155/2006 ; 2. n cadrul compartimentelor de la nivel central din cadrul unitii de credit nu a fost exercitat controlul ierarhic asupra prezenei la program a personalului, aa cum este definit la art. 1 i art. 14 din Instruciunile nr. 447/2003 privind organizarea i exercitarea controlului ierarhic; 3. Absena unei proceduri scrise referitoare la ntocmirea dispoziiei zilnice pe unitate i a documentelor ce presupun justificarea prezenei la program a personalului i a circuitului acestora. CONSECINE: Favorizarea condiiilor de plat nejustificat a drepturilor salariale; Managementul de vrf este lipsit de asigurarea c personalul subordonat este pltit proporional cu timpul lucrat.

RECOMANDRI: 1 Foaia colectiv de prezen se va ntocmi de Serviciul Resurse Umane pe baza datelor referitoare la prezena la program transmise de efii ierarhici ai personalului n cauz; 2 Exercitarea controlului ierarhic n ceea ce privete ntocmirea situaiei prezenei la program va fi consemnat n Registrul de eviden a controalelor ierarhice;

25

TESTUL NR.2 Obiectul auditabil: Asigurarea cu resurse umane pregtite pentru derularea n bune condiii a activitii de salarizare a personalului Stabilirea eantionului: Eantionul supus verificrii a fost format din: - Dispoziia zilnic a efului unitii nr. 1/03.01.2007 i D.S.Z.U. nr. 1/04.01.2008 prin care a fost organizat controlul ierarhic; - Statul de organizare nr. II/0565/10.07.2006; - Fiele postului aferente compartimentului salarizare; - Programele de pregtire profesional a personalului nr. S/3421/05.01.2007 i S/785/09.01.2008. Descrierea testului: - S-a verificat dac la nivelul compartimentului de salarizare a fost organizat controlul ierarhic i dac structura compartimentului este adecvat necesitilor. - S-a verificat dac gradul de ocupare al funciilor compartimentului de salarizare asigur buna desfurare a activitilor i dac personalul compartimentului este pregtit pentru derularea n bune condiii a activitilor specifice. - S-a verificat dac sunt ntocmite fiele posturilor din cadrul compartimentului de salarizare i dac exist i sunt puse n aplicare programe de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentului de salarizare. Concluzie: - A fost organizat controlul ierarhic la nivelul compartimentului salarizare. - Structura compartimentului de salarizare corespunde necesitilor compartimentului auditat. - Gradul de ocupare al funciilor compartimentului de salarizare asigur buna desfurare a activitilor iar personalul compartimentului este pregtit pentru derularea n bune condiii a activitilor specifice. - Sunt ntocmite fiele posturilor din cadrul compartimentului de salarizare. - Exist i sunt puse n aplicare programe de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentului de salarizare.

26

TESTUL NR. 3

Obiectul (activitatea) auditabil: Reflectarea activitii de salarizare n Regulamentul de organizare i funcionare al entitii. Stabilirea eantionului: A fost supus verificrii R.O.F., aprobat prin O.M.A.I. nr. 494/20.03.2007. Descrierea testului: - S-a verificat dac este elaborat i aprobat de cei n drept Regulamentul de Organizare i Funcionare. - S-a verificat dac ROF conine toate activitile pe care le desfoar compartimentul de salarizare. - S-a verificat dac Compartimentul de salarizare desfoar i activiti care nu sunt cuprinse n ROF i dac atribuiile din ROF, pe linia salarizrii, se regsesc n fiele posturilor persoanelor ncadrate la compartimentul salarizare. Concluzie: - Regulamentul de Organizare i Funcionare este elaborat i aprobat de cei n drept. - ROF conine toate activitile pe care le desfoar compartimentul de salarizare. - Compartimentul de salarizare nu desfoar activiti care nu sunt cuprinse n ROF. - Atribuiile din ROF, pe linia salarizrii, se regsesc n fiele posturilor persoanelor ncadrate la compartimentul salarizare. TESTUL NR. 4 Obiectul (activitatea) auditabil: 1.2.1. Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Dispoziia de personal. 1.2.2. Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor inscrise in Situatia prezentei la program. 1.2.3. Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea concediilor medicale. 1.2.4. Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea deducerilor personale. 1.2.5. Listarea statelor de salarii si a centralizatorului. 1.2.6. Listare fluturai de salarii. 1.2.7. ntocmirea ordinelor de plat privind obligaiile ctre bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, fonduri speciale i contul de salarii pltite prin card precum i a reinerilor din salarii. 1.2.8. ntocmirea declaraiilor fiscale privind constituirea i plata obligaiilor ctre bugetul de stat, la termenele legale. Descrierea testului: S-a verificat dac exist proceduri clare privind desfurarea procesului de salarizare, dac acestea sunt autorizate i dac asigur separarea sarcinilor i responsabilitilor. S-a verificat dac aceste proceduri sunt complete, dac asigur atingerea obiectivelor i dac sunt utilizate n desfurarea procesului de salarizare. Concluzii: Nu exist i nu sunt utilizate proceduri interne privind desfurarea procesului de salarizare. 27

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU Misiunea de audit : Auditarea operaiunilor de salarizare Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 ntocmit: Cpraru Alexandra, Rooiu Andra Avizat: ......................... Data: 09.01.2013 Ob s nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Obiectivul auditat 1.1.2 Reflectarea activitii de salarizare n Regulamentul de organizare i funcionare al entitii 1.2.1 Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Dispoziia de personal 1.2.2.Operarea n baza de date a programului de salarii a elementelor nscrise n Situaia prezenei la program 1.2.3 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea concediilor medicale 1.2.4 Operarea n baza de date a programului de salarii a documentelor privind acordarea deducerilor personale 1.2.5 Emiterea statelor de plat si a centralizatorului 1.2.6. Emiterea fluturailor de salarii Document justificativ Regulament de organizare i funcionare al entitii Statul de salarii Dispoziia de personal Statul de salarii Situaia prezenei la program Statul de salarii Certificate de concediu medical State de salarii Documente justificative privind acordarea deducerilor Exist Da Nu x x x x x x x x x

State de plat Centralizatorul de state de plata Flutura de salarii State de plata 1.2.7 Plata salariilor, emiterea o.p. i virarea Ordin de plata tuturor sumelor aferente salariilor State de salarii 1.2.8. ntocmirea declaraiilor fiscale privind Declaraiilor fiscale constituirea i plata obligaiilor ctre bugetul Ordine de plata de stat, la termenele legale State de salarii Auditor intern, Rooiu Andra Supervizor, .....................

28

CONSTATAREA I RAPORTAREA IREGULARITILOR FORMULAR DE CONSTATARE l RAPORTARE A IREGULARITILOR Ctre: Directorul Direciei Audit Intern In urma misiunii de audit public intern efectuat la Banca BRD Groupe Socit Gnrale s-au constatat urmtoarele: - Nu au fost elaborate i implicit nu au fost utilizate proceduri interne formalizate privind desfurarea procesului de salarizare potrivit prevederilor Standardului nr. 17 din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial - Inexistena concordanei ntre datele referitoare la prezena la program a personalului de la nivel central din cadrul entitii cuprinse n Foaia colectiv de prezen i cele nscrise n dispoziiile zilnice pe unitate. CAUZE: 1. S-a considerat c nu este necesar ntocmirea procedurilor, deoarece legislaia n vigoare precum i normele de aplicare a acesteia sunt suficiente pentru desfurarea corespunztoare a procesului de salarizare. 2. Foaia colectiv de prezen ntocmit de Serviciul Resurse Umane nu a avut la baz datele referitoare la prezena la program transmise de efii ierahici ai personalului n cauz potrivit prevederilor art. 14 din O.. nr. 316/2002 privind programul de lucru, formele de organizare a acestuia i acordarea repausului sptmnal, modificat i completat de O. nr. 159/2004 i O.. nr 1155/2007; 3. n cadrul compartimentelor de la nivel judeean din cadrul entitii nu a fost exercitat controlul ierarhic asupra prezenei la program a personalului, aa cum este definit la art. 1 i art. 14 din Instruciunile nr. 447/2003 privind organizarea i exercitarea controlului ierarhic; 4. Absena unei proceduri scrise referitoare la ntocmirea dispoziiei zilnice pe unitate i a documentelor ce presupun justificarea prezenei la program a personalului i a circuitului acestora.

29

CONSECINE: 1. Dificulti n evaluarea corespunztoare a realizrii atribuiilor celor implicai. 2. Salariale s nu fie pltite corect i la timp. 3. Favorizarea condiiilor de plat nejustificat a drepturilor salariale; 4. Managementul de vrf este lipsit de asigurarea ca personalul subordonat este pltit proporional cu timpul lucrat. RECOMANDRI: 1. Realizarea unor proceduri scrise prin care s se descrie etapele de urmat n realizarea sarcinilor, funciile implicate, termenele i responsabilitile pe care le presupune salarizarea personalului. 2. Foaia colectiv de prezen se va ntocmi de Serviciul Resurse Umane pe baza datelor referitoare la prezena la program transmise de efii ierarhici ai personalului n cauz; 3. Exercitarea controlului ierarhic n ceea ce privete ntocmirea situaiei prezenei la program va fi consemnat n Registrul de eviden a controalelor ierarhice;

30

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. B. C. D. E. Meniuni generale: unitatea auditata BRD Groupe Socit Gnrale Misiunea de audit : Auditarea operaiunilor de salarizare Perioada auditat: 01.06.2012-.01.09.2012 ntocmit: Cpraru Alexandra, Rooiu Andra Avizat: .................... Data: 09.01.2013 Funcia Director Casier Director financiar Auditor intern Auditor intern Auditor intern Unitatea Departament BRD Groupe Socit Gnrale BRD Groupe Socit Gnrale BRD Groupe Socit Gnrale DET AUDIT DET AUDIT DET AUDIT Nr. telefon Email Semntur a

Lista participanilor: Numele Broiu Loredana Dan Daniela Popa Adrian Cpraru Alexandra Rooiu Andra .................... B. Concluzii:

n cadrul edinei s-au prezentat opiniile auditorilor interni n legtur cu sistemul de salarizare. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditat i-a nsuit n totalitate constatrile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii Banca BRD Groupe Socit Gnrale. Raportul de audit intern va fi nsoit de un rezumat care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru Banca BRD Groupe Socit Gnrale. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

31

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN I. INTRODUCERE Structura auditat: BRD Groupe Socit Gnrale Departamentul Resurse Umane Ordinul de efectuare a misiunii de audit auditarea activitilor cuprinse n Planul de audit intern pe anul 2012 s-a fcut n baza Ordinului de serviciu nr.025/01.06.2011. Baza legala a aciunii de auditare: Ordonana de urgen a Guvernului nr. 99/2006 privind instituiile de credit i adecvarea capitalului, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.227/2007, cu modificrile i completrile ulterioare, norma BNR nr. 17/2003 privind organizarea i controlul intern al activitii instituiilor de credit, Planul de audit intern pentru anul 2011, aprobat de conducerea entitii; Dispoziia prin care se aprob Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii. Durata aciunii de auditare 01.12.2012-05.01.2013 Perioada supus auditrii 01.06.2012-01.09.2012 Scopul aciunii de auditare consta n a verifica procedurile i metodele organizaionale n vederea determinrii eficientei i oportunitii acestora; Obiectivele aciunii de audit intern sunt: 1. Organizarea sistemului de salarizare; 2. Plata corect i la timp a drepturilor bneti. Tipul de auditare: s-a efectuat un audit operaional Metode i tehnici utilizate : a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n aplicaiile informatice ale societii bancare ct i n evidenele departamentului; prin examinarea pentru detectarea erorilor n completarea documentelor b) eantionarea bazat pe raionament profesional pentru analiza ntocmirii documentelor; c) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Documentele care au stat la baza auditului: 32

R.O.F cadru instituional corespunztor, bazat pe separarea activitilor de programare, implementare, monitorizare/raportare i evaluare. Organigrama Fise de post State de plata Centralizatorul statelor de salarii Certificate medicale Fluturaii de salarii Ordine de plata Declaraii fiscale Materiale ntocmite pe timpul auditrii: liste de verificare pe obiective; fi de identificare i analiza a problemelor constatate (FIAP); list centralizatoare a obiectelor audiabile; teste de verificare i foi de lucru; programul de audit, programul interveniei la faa locului; minutele edinelor de deschidere, de nchidere . II. CONSTATRI I RECOMANDRI

CONSTATRI Opinia exprimat de auditori, n urma verificrii documentelor i materialelor puse la dispoziie de instituia de credit, care i asum ntreaga responsabilitate cu privire la existena, coninutul, realitatea, legalitatea i forma de prezentare a acestora, este bazat n principal pe urmtoarele aspecte pozitive: Atribuiile din Fiele posturilor sunt n acord cu cele nscrise n R.O.F; Dispoziiile de personal sunt vizate pentru c.f.p.p.; Rezultatele controalelor ierarhice sunt consemnate n Registrul pentru evidena controalelor ierarhice i sunt aduse la cunotina efului unitii n vederea dispunerii msurilor necesare; In fia postului aferent persoanei desemnate s ntocmeasc statele de salarii au fost consemnate atribuiuni n acest sens; Datele nscrise n dispoziiile de personal, referitoare la salariile de funcie i ncadrare, salariile de grad profesional, salariile de merit, indemnizaia de conducere, gradaii, sporuri i condiii de munc, sunt procesate corect; Certificate medicale sunt emise de ctre medicii de familie i aprobate de ctre conductorul entitii; Indemnizaia de incapacitate de munc a fost calculat n concordan cu datele 33

nscrise n certificatele de concediu medical; Declaraia pentru completarea fiei fiscale este nsoit de anexe care s justifice deducerile personale; Deducerile acordate sunt n concordan cu documentele anexate la declaraiile ntocmite de cei ndreptii s beneficieze de aceste deduceri; Numrul de persoane prevzut n statul de organizare se regsete n statul de plat; Statul de plat a salariilor este aprobat de ctre eful unitii i este vizat pentru c.f.p.p; Au fost consemnate atribuii privind controlul intern (autocontrolul) n fia postului aferent persoanei desemnate s ntocmeasc statele de salarii; Exist concordan ntre sumele nscrise n centralizatorul statelor de plat i totalul sumelor nscrise n statele de plat. A fost elaborat lista de verificare (check-list) privind plata salariilor; Centralizatorul tatelor de plat a salariilor este aprobat de ctre conductorul ageniei; Elementele nscrise n fluturaul de salarii corespund cu cele din tatul de plat; Fluturaul de salarii este semnat de ctre fiecare salariat; Reinerile de salarii au fost virate la destinaie; Obligaiile ctre bugetul de stat, bugetul asigurrilor sociale de stat, bugetul asigurrilor sociale de sntate i fonduri speciale au fost virate integral i la termen; Viramentele n contul de carduri sunt n concordan cu restul de plat din centralizatorul de salarii; Virarea salariilor n contul de card individual este conform cu lista cuprinznd numele, numrul contului i suma de plat; Declaraiile fiscale au fost depuse la instituiile abilitate; Au fost ntocmite fie fiscale pentru toi angajai i acestea au fost semnate de ctre conductorul entitii auditate; Exist concordan ntre datele nscrise n fiele fiscale i cele din tatul de plat. Totodat, caracterul opiniei oferite de ctre auditori a fost determinat i de urmtoarele constatri cu caracter negativ: Nu au fost elaborate i implicit nu au fost utilizate proceduri interne formalizate privind desfurarea procesului de salarizare, potrivit prevederilor Standardului nr. 17 din O.M.F.P. nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului Controlului Intern, cuprinznd standardele de management/control intern i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. - Inexistena concordanei ntre datele referitoare la prezena la program a personalului de la nivel central din cadrul unitii de credit cuprinse n Foaia colectiv de prezen i cele nscrise n dispoziiile zilnice pe unitate. CAUZE: 1. S-a considerat c nu este necesar ntocmirea procedurilor, deoarece legislaia n vigoare precum i normele de aplicare a acesteia sunt suficiente pentru desfurarea corespunztoare a procesului de salarizare. 2. Foaia colectiv de prezen ntocmit de Serviciul Resurse Umane nu a avut la baz datele referitoare la prezena la program trasmise de efii ierahici ai personalului 34

n cauz potrivit prevederilor art. 14 din O.I. nr. 316/2002 privind programul de lucru, formele de organizare a acestuia i acordarea repausului sptmnal, modificat i completat de O. nr. 159/2004 i O. nr. 1155/2006; 3. n cadrul compartimentelor de la nivel judeean al unitii nu a fost exercitat controlul ierarhic asupra prezenei la program a personalului, aa cum este definit la art. 1 i art. 14 din Instruciunile nr. 447/2003 privind organizarea i exercitarea controlului ierarhic n M.A.I.; 4. Absena unei proceduri scrise referitoare la ntocmirea dispoziiei zilnice pe unitate i a documentelor ce presupun justificarea prezenei la program a personalului i a circuitului acestora.

CONSECINE: 1. Dificulti n evaluarea corespunztoare a realizrii atribuiilor celor implicai. 2. Salariile s nu fie pltite corect i la timp. 3. Favorizarea condiiilor de plat nejustificat a drepturilor salariale; 4. Managementul de vrf este lipsit de asigurarea c personalul subordonat este pltit proporional cu timpul lucrat.

RECOMANDRI: 1. Realizarea unor proceduri scrise prin care s se descrie etapele de urmat n realizarea sarcinilor, funciile implicate, termenele i responsabilitile pe care le presupune salarizarea personalului. 2. Foaia colectiv de prezen se va ntocmi de Serviciul Resurse Umane pe baza datelor referitoare la prezena la program transmise de efii ierarhici ai personalului n cauz. 3. Exercitarea controlului ierarhic n ceea ce privete ntocmirea situaiei prezenei la program va fi consemnat n Registrul de eviden a controalelor ierarhice.

III. CONCLUZII n urma tuturor celor prezentate n cuprinsul prezentului raport, echipa de auditori este n msur s formuleze urmtoarele concluzii asupra sistemului auditat n raport cu obiectivele misiunii. 1. Asigurarea substanial pentru sistemul de salarizare care prin activitatea desfurat a asigurat atingerea n mod adecvat a obiectivului privind plata corect i la timp a personalului. Totodat apreciem c prin implementarea recomandrilor formulate, gradul de funcionalitate al sistemelor de management i control care gestioneaz activitatea de salarizare va fi mbuntit i capabil ntr-o msur sporit s asigure realizarea obiectivelor entitii auditate.

35

NR. CRT. 1. 2.

OBIECTIVUL Organizarea sistemului salarizare Plata corect i la timp a drepturilor bneti de

FUNCIONAL

APRECIERE DE MBUNTIT X

CRITIC

Precizm faptul c toate constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute prin teste efectuate si consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre auditori i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baza discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorului n edina de nchidere a misiunii, apreciate de ctre participanii la aceast edin, ca fiind realiste i fezabile, materializate n minuta edinei de nchidere. n urma edinei de nchidere instituia de credit nu a formulat obiecii, neregularitile constatate fiind nsuite n totalitate urmnd a se implementa un control mai minuios. Proiectul Raportului de Audit Intern a fost transmis i conducerii entitii auditate pentru posibilitatea de analiz a coninutului acestuia i formarea unei opinii personale. Dup ncheierea misiunii de asigurare pe obiectivele stabilite au fost restituite toate actele i documentele puse la dispoziie n vederea fundamentrii constatrilor. Prezentul Raport de Audit a fost ntocmit ntr-un exemplar nregistrat la ERNST&YOUNG SA CU NR.77/09.01.2013. Auditor intern, Ec. Cpraru Alexandra, Rooiu Andra Director audit, ..............................

36

ERNST&YOUNG SA Compartiment Audit Intern URMRIREA RECOMANDRILOR FI DE URMRIRE A RECOMANDRILOR Misiunea de audit: Auditarea operaiunilor de salarizare Perioada auditat: 01.06.2012-01.09.2012 Parial Implementa t Data planificat Data implementrii 15.01.2013

Nr. crt. 1.

Recomandarea Se recomanda revizuirea activitii privind aplicarea prevederilor Ordonana Guvernului nr. 38/2003 privind salarizarea i alte drepturi aprobata cu modificri prin Legea nr. 353/2003 cat si pentru toate activitile instituiei si ntrirea rolului controlului intern. In vederea aprofundrii cunotinelor, legislaiei si practicii in domeniu, se recomanda realizarea unor proceduri scrise prin care s se descrie etapele de urmat n realizarea sarcinilor, funciile implicate, termenele i responsabilitile pe care le presupune salarizarea personalului

Implementat

Neimplementat

2.

La momentul oportun x

Auditor intern, Rooiu Andra

Supervizor, ............................

37

ANEXE Anexa nr. 1 INFORMAII DESPRE ENTITATEA AUDITAT Banca Romn pentru Dezvoltare ,BRD Groupe Socit Gnrale, sa nfiinat n anul 1923, prin legea Societii Naionale pentru Credit Industrial ca instituie public. Potrivit acelui an, 20% din capitalul social era deinut de stat,30% de BNR, iar restul de 50% revenea unui grup de persoane particulare, printre care i un grup de foti directori ai Mormorosch Bank & Co,prima banc modern din Romnia.Pn la cel de-al doilea Rzboi Mondial, Societatea Naional pentru Credit Industrial a cunoscut o cretere puternic, consolidndu-i prezena n sectorul industrial i devenind apoi cea mai mare instituie financiar din Romnia. n 1957, dup reorganizarea sistemului financiar, cnd s-a introdus o specializare rigid pe sectoare, Bncii de Credit pentru Investiii i s-a oferit o poziie de monopol n Romnia n domeniula sigurrii finanrii pe termen mediu i lung al investiiilor din toate sectoarele industriale, cu excepia agriculturii i industriei alimentare, fiind redenumit Banca de Investiii.Majoritatea finanrilor oferite de Banca Mondial, pe toat aceast perioad, au fost derulate prin Banca pentru Investiii i n acest mod o parte din angajaii B.R.D. au cptat experien n analiza proiectelor de investiii prin metode utilizate de organizaiile financiare internaionale.n mediul bancar romnesc, datorit schimbrilor survenite, n cadrul sistemului financiar din Romnia au aprut bnci moderne, capabile s rspund exigenelor n cretere ale clienilor. Printre acestea amintim: Banca Romn de Comer Exterior, Banca de Investiii, Casa de Investiii, Casa de Economii i Consemnaiuni, Banca pentru Agricultur i Industrie Alimentar. n 1990 are loc desfiinarea monopolului de care s-a bucurat fiecare dintre bncile specializate n domeniul propriu de activitate. Una din marile realizri ale acestei perioade a fost i transformarea fostei Bnci de Investiii n actuala Banca Romn pentru Dezvoltare, prelundu-i n totalitate activele, pasivele i ntregul personal. nfiinat la 1decembrie 1990, banca nou creat, cu o echip de conducere omogen i extrem de dinamic, n ciuda unor diferene notabile de vrst sau experien, a reuit s depeasc condiia unei bnci strict specializate i sajung n scurt timp n topul bncilor comerciale din Romnia, cu un profil bancar nou i o identitate proprie. BRD (Banca Romn pentru Dezvoltare)- Groupe Socit Gnrale este o societate pe aciuni. Ea funcioneaz conform Legii nr. 31/1990 cu privire la societile comerciale i Ordonanei de Urgen nr. 99/2006 privind instituiile de credit i adecvarea capitalului, precum i conform altor reglementri specifice. Intrarea Bncii la categoria I a Bursei de Valori Bucureti, la nceputul anului 2001, a determinat creterea exigenelor n materie de management bancar, n condiiile unei mai mari transparene cerute de regulile bursiere. n calitate de societate listat, BRD se supune legislaiei nvigoare cu privire la pieele de capital, reglementrilor Comisiei Naionale a Valorilor Mobiliare i ale Bursei de Valori Bucureti. 38

Dintre principalele obiecte de activitate ale BRD Groupe Socit Gnrale amintim: deschidere de conturi curente i conturi de depozit n lei i n valut; efectuarea de ncasri i pli prin aceste conturi; acordarea de credite n lei i valut; emiterea i primirea de cecuri sau documente de plat; acceptarea de efecte de comer i efectuarea de operaiuni de scont; efectuarea de operaiuni de plasament, subscriere, gestionare i de pstrare de titluri i alte valori.

39

Anexa nr. 2 TIPURI DE DOCUMENTE VERIFICATE N TIMPUL MISIUNII: A) Actul de nfiinare al Bncii BRD Groupe Socit Gnrale B) Fie de post (n vigoare la data misiunii). C) Organigrama. D) R.O.F cadru instituional corespunztor, bazat pe separarea activitilor de programare, implementare, monitorizare/raportare i evaluare. E) tat de organizare. F) Dispoziii de personal. G) Dispoziii zilnice ale efului unitii. H) Registrul proiectelor de operaiuni prevzute a fi prezentate la viza de c.f.p.p. I) J) tatele de plat. Situaia prezenei la program.

K) Certificate medicale. L) Fie fiscale. M) Centralizatorul tatelor de salarii. N) Fluturaii de salarii. O) Ordine de plat. P) Declaraii fiscale.

40

Anexa nr. 3 TEHNICI I INSTRUMENTE DE AUDIT 1. Pentru ndeplinirea care obiectivelor asigur misiunii validarea, de audit intern, acuratetea

am folosit ca tehnici de audit: a) Verificarea confirmarea, nregistrrilor n evidene, precum i eficacitatea controalelor interne. Aceast tehnic a fost realizat prin: examinare pentru detectarea erorilor n completarea documentelor; comparaia pentru identificarea caracteristicilor asemntoare sau diferite ale recalcularea pentru verificarea calculelor matematice; sondajul nestatistic pentru selecionarea unui anumit numr de pri dintr-o mulime.

informaiei din dou sau mai multe surse;

b) Interviul care ofer posibilitatea lmuririi unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor. c) Observarea fizic pe baza creia se poate forma o prere proprie privind modul de ntocmire i circulaie a documentelor. 2. Instrumentele cunotin problemei (CLC), (FIAP), de audit de utilizate control au intern (TC), fost: chestionarul de luare tabloul (TS) la de i

chestionarul teste de

(CCI), teste

chestionarul, de substan

prezentare a circuitului auditului (pista de audit), fia de identificare i analiz a conformitate formularul de constatare i raportare a iregularitilor (FCRI).

In conformitate cu programul misiunii de audit public intern, obiectivul de audit, avut n vedere, a fost evaluarea prin prisma managementului riscurilor i a controlului intern al sistemului de salarizare, sub aspectul plii drepturilor salariale n cuantumul corect i la timp.

41