Alfresco (ECM-система)

Матеріал з Вікіпедії — вільної енциклопедії.
Перейти до навігації Перейти до пошуку

Alfresco — це система управління корпоративними інформаційними ресурсами (ECM) і документообігом, один з лідерів на ринку вільного програмного забезпечення, серед програм для організації електронного документообігу. Alfresco ECM — це стратегічна інфраструктура та технічна архітектура для підтримки єдиного життєвого циклу інформацію (контенту) різних типів і форматів. Alfresco активно займається розробкою продуктів, які є популярними в Європі, Америці та деяких країнах СНД.

Історія

[ред. | ред. код]

Alfresco ECM є відносно молодою системою, проект якої з'явився у 2005 році. Відомо, що команда, яка створила Alfresco, має більш ніж 15 років досвіду в проектуванні та експлуатації подібних систем. Серед них є один з лідерів Documentum — Джон Ньютон (John Newton) і Джон Поуелл (John Powell) головний директор Business Objects[1]. Спочатку Alfresco призначалася як альтернатива Microsoft Sharepoint, з відкритим вихідним кодом. Але з розвитком системи ця ідея відійшла у бік, тим же створивши ряд унікальних можливостей, які недоступні іншим аналогічним системам. З 2007 року залишається визнаним лідером серед відкритим вихідним кодом для управління корпоративним контентом (ECM). В жовтні 2009 було повідомлено, що Alfresco є провідною open source Java-based системою управління контентом. Цей висновок був зроблений на основі розширеного аналізу показників сили бренду і опитування, проведеного серед користувачів системи.

Загальна характеристика

[ред. | ред. код]

Alfresco побудований виключно на відкритих стандартах, використовується принцип вільного програмного забезпечення, доступний вихідний код. Модульний дизайн дозволяє, при необхідності, вибирати між функціональністю та продуктивністю. Alfresco працює як на Windows, так і на Unix сумісну систему, необхідну для Java Runtime Environment. Система включає в себе вбудований OpenOffice для конвертації різних типів документів, отримування текстових даних для індексування. В комплекті також є Tomcat, який можна замінити  на будь-який потрібний вебконтейнер. Alfresco має свою власну базу даних користувачів. Однак,  можливе автоматичне створення користувачів під час першого входу або синхронізації із зовнішнім джерелом: LDAP, каталогом Microsoft Active Directory, доменом компанії і т. д[2]. Система працює з документами будь-якого формату: Microsoft Office, Open Office, pdf тощо. Якщо необхідного формату немає в списку підтримуваних — можна додати свій модуль конвертації в один з підтримуваних і ланцюг  конвертації буде побудований у всіх необхідних форматах. Також, можна повністю відмовитися від стандартного вебінтерфейсу і створити власний. В такому випадку, Alfresco буде використовуватися тільки як сховище. Для інтеграції з іншими ПО, підтримуються різні типи аутентифікації. Наприклад, користувач може отримати доступ в систему за допомогою Single sign-on. Якщо ж користувач не авторизований, то система автоматично подасть запит на авторизацію. Варто відзначити, що модель даних підтримує велику кількість успадкування (за допомогою аспектів), тобто у будь-який час  можна до об'єкта додати будь-який аспект, і об'єкт придбає усі властивості даного аспекту. Доступ до даних можна гнучко налаштовувати. Система авторизації користується наступними термінами: об'єкт даних, дозвіл, користувач, група, роль. Ролі призначаються для користувачів і груп під час роботи програми.

Базова функціональність Alfresco

[ред. | ред. код]

Електронне сховище

[ред. | ред. код]
  • За допомогою платформи для Alfresco ECM і WCM (Web Content Management) можна створити електронні сховища та архіви різного рівня складності.
  • Зберігання файлів будь-якого розміру та в будь-якому форматі (включаючи аудіо- і відеофайли).
  • Інтегрований пошук в архіві.

Електронний документообіг

[ред. | ред. код]

Керування документами в Alfresco ECM:

  • Прописування workflow відповідно до бізнес-правил.
  • Створення нового документа на основі шаблона (. txt,. html).
  • Зберігання будь-якої кількості документів у будь-якому форматі.
  • Категоризація документів в залежності від метаданих.
  • Конвертація документів у різні формати (doc > pdf, ppt > flash).
  • Контроль версій документів.
  • Управління життєвим циклом документів.
  • Багаторівневі диференціації доступу до документів.
  • Повідомлення користувачів про зміни, завдання і т. д.
  • Індексування і повнотекстовий пошук.
  • Перехресні посилання на документи.
  • Створення типових шаблонів документообігу

Управління вхідною/вихідною інформацією

[ред. | ред. код]
  • Автоматичне управління вхідної кореспонденції, факсами, сканування зображення.
  • Створення звітів на вхідні/вихідні документи, звіти, записи.
  • Зберігання й архівації усіх типів вхідних даних.

Групова робота

[ред. | ред. код]
  • Користувачі можуть працювати з усіма документами або проектами у виробничому середовищі Alfresco ECM:
  • В системі легко налаштовуються форуми і дошки оголошень як загальні, так і поділені на групи.
  • Аудит документів: журнали створення, редагування, авторів, користувачів.
  • Користувачам системи надсилаються повідомлення електронною поштою про зміни.

Керування Web-порталами, Intranet-портали

[ред. | ред. код]
  • Створення будь-якої кількості корпоративних ресурсів різного рівня складності.
  • Кілька вебсайтів управляються з єдиного командного центру.
  • Служба віртуалізації дозволяє оцінити, заздалегідь, зовнішній вигляд і функціональність створеного сайту.
  • Служба контролю дозволяє контролювати будь-які зміни на сайтах і завантажувати в мережу будь-які версії сайтів.
  • Підготовка даних для вебпублікації (занесення інформації по шаблонам).
  • Експортування даних до зовнішніх порталів.

Забезпечення інформаційної безпеки

[ред. | ред. код]
  • Управління політиками груп і користувачів їх складі.
  • Захист на рівні файлів.
  • Авторизація користувачів через NTLM або LDAP.

Області застосування і призначення

[ред. | ред. код]

Alfresco є ідеальним рішенням для:

  • Організації документообігу;
  • Створення єдиного інформаційного простору;
  • Організації та структуризації знань компанії;
  • Обміну цих знань;
  • Розмежування доступу до даних для різних працівників;
  • Керування роботою співробітників.

Alfresco призначена для того, щоб:

  • Зберігати документи в ієрархічній системі папок
  • Зберігати мета-дані документів: стан і атрибути.
  • Зберігати версії документів.
  • Забезпечувати пошук документів по змісту або атрибутам[3].

Архітектура

[ред. | ред. код]

Система Alfresco розроблена за допомогою технологій Java і у склад робочого середовища входять ще ряд стандартних компонентів: Apache Tomcat, OpenOffice.org (для конвертації документів), набір розробника Java SE (JDK), SWF інструменти (pdf2swf утиліта, необхідна для огляду документів PDF в Flash) та інші. Використовуючи Alfresco, необхідна наявність СУБД: Apache Derby, MySQL, PostgreSQL і HSQL. Розробники рекомендують використовувати Derby (він пропонується під час установки) при тестуванні Alfresco[4]. У виробничому середовищі краще вибрати MySQL або PostgreSQL. ECM-система складається з додатків, які взаємодіють один з одним, а також використовуються і функціонують самостійно та мають наступні основні компоненти:

  • Управління документами — експорт/імпорт, керування версіями, безпека та обслуговування та служби бібліотек для ділових документів.
  • Управління зображеннями документів (Document Imaging) — захоплення, перетворення і керування паперовими документами.
  • Управління записами — довгострокового архівування, автоматизація політики зберігання даних згідно з нормативними вимогами, дотримання нормативів і стандартів.
  • Керування потоками роботи (workflow) — підтримка бізнес-процесів, передача контенту по маршрутам, створення журналів аудиту.
  • Керування вебконтентом — автоматизація ролі вебмайстрів, управління динамічним контентом і взаємодії між користувачами.
  • Документно-орієнтована взаємодія — спільне використання документів користувачами і підтримка проектних команд.

Конкурентні переваги системи

[ред. | ред. код]

Конкуренти Alfresco — закриті ПО, такі як EMC Documentum, Open Text і Sharepoint[5]. Розробники Alfresco пишуть про своїх конкурентів, як про системи 90-х років, які:

  • є занадто дорогими
  • занадто складно використовувати, розгортати, масштабувати
  • занадто важко змінювати відповідно до своїх потреб

Alfresco забезпечує інтеграцію з усіма поширеними платформами електронного документообігу, включаючи Lotus Domino, MS Sharepoint, EOS. Також з'явилася можливість розгортання Alfresco Enterprise Edition 3.2 в архітектурі «cloud computing», роботи з потоками даних електронної пошти даних на основі вбудованої підтримки протоколу IMAP, посилена співпраця та створення проектних порталів на основі технології Alfresco Surf.

Переваги Alfresco

[ред. | ред. код]
  • Легкість у використанні

Ключова особливість Alfresco ЕСМ — система віртуальних дисків для зберігання і роботи з інформацією. Працювати з документами не важче, ніж із загальними ресурсами в локальній мережі. Система підтримує доступ до протоколів CIFS, WebDAV, FTP, які дозволяють працювати з документами Alfresco ECM через провідник Windows[6]. Простий пошук документів, інтегрований з веббраузером, зручна система каталогів та пошуку по ним. Пошук враховує місцеперебування файла, метадані, атрибути, типи об'єктів.

  • Простота в налаштуванні

В Alfresco ECM реалізована просте налаштування правил документообігу завдяки вбудованим сценаріям налаштування для усіх інтерфейсів, високий рівень інфомраціної безпеки досягається за рахунок потужних інструментів управління ролей користувачів та груп.

  • Зручність спільної роботи

Шаблони спільних робочих інструментів дозволяють легко створювати і редагувати структуру окремих проектів, змісту спільних папок, логіку документообігу і т.д.

Ключові особливості Alfresco

[ред. | ред. код]
  • Підтримує поширені технології, сумісні з офісними пакетами.
  • Характеризується масштабованістю і високою продуктивністю.
  • Має відкритий код. Надає можливість самостійно допрацювати та модифікувати систему відповідно до внутрішніх вимог організації.
  • Характеризується простотою роботи у системі, як для користувачів, так і для адміністраторів.
  • Дає можливість підключатися до віддалених підрозділів компанії.
  • Для роботи у системі необхідний лише браузер.
  • Повна заміна загальних папок в локальній мережі.
  • Автоматизація правил вхідних/вихідних документів.
  • Зручність пошуку, інтеграція з веббраузером.
  • Автоматичне видобування та ділення на категорії метаданих.
  • Загальний простір для групової роботи користувачів.

Примітки

[ред. | ред. код]
  1. ↑ Яремчук С.Обзор Open Source ECM-системы Alfresco [Текст] / С. Яремчук // Системный администратор. — 2009. — № 3 (76)
  2. ↑ Ежегодный отчет по ECM системам [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: http://www.cmswatch.com/ECM/Report/ [Архівовано 12 лютого 2010 у Wayback Machine.]
  3. ↑ Документооборот Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: http://www.evelopers.ru/content/alfresco [Архівовано 6 вересня 2013 у Wayback Machine.]
  4. ↑ Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа :World Wide Web. — URL: http://www.pingwinsoft.ru/pages/resheniya/produkty/alfresco [Архівовано 26 квітня 2012 у Wayback Machine.]
  5. ↑ Ермаков А. Alfresco — открытая платформа ECM [Текст] / А. Ермаков // Системный администратор. — 2011. — № 1-2(98-99)
  6. ↑ Shariff M. Alfresco 3 Enterprise Content Management Implementation / Munwar Shariff, Amita Bhandari, Vinita Choudhary, Pallika Majumdar. — Birmingham: Packt Publishing, 2009. — 573 p. — ISBN 1847197361

Джерела

[ред. | ред. код]
  1. Boyko B. Content Management Bible / Bob Boyko. — 2nd Edition. — Indianapolis: Wiley, 2004. — 1168 p. — ISBN 0-7645-7371-3.
  2. Shariff M. Alfresco 3 Enterprise Content Management Implementation / Munwar Shariff, Amita Bhandari, Vinita Choudhary, Pallika Majumdar. — Birmingham: Packt Publishing, 2009. — 573 p. — ISBN 1847197361.
  3. Jenkins Т. Enterprise Content Management Technology: What You Need to Know / Tom Jenkins, David Glazer, Hartmut Schaper. — Waterloo: Open Text Corporation, 2004. — 300 p.
  4. Ежегодный отчет по ECM системам [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: https://web.archive.org/web/20100212140018/http://www.cmswatch.com/ECM/Report/.
  5. Сайт проекта Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. —URL: http://alfresco.com/ [Архівовано 29 квітня 2012 у Wayback Machine.]
  6. Яремчук С.Обзор Open Source ECM-системы Alfresco [Текст] / С. Яремчук // Системный администратор. — 2009. — № 3 (76).
  7. Ермаков А. Alfresco — открытая платформа ECM [Текст] / А. Ермаков // Системный администратор. — 2011. — № 1-2(98-99).
  8. Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа :World Wide Web. — URL: https://web.archive.org/web/20120426222814/http://www.pingwinsoft.ru/pages/resheniya/produkty/alfresco.
  9. Документооборот Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. — URL: https://web.archive.org/web/20130906130944/http://evelopers.ru/content/alfresco.
  10. Potts J. Alfresco Developer Guide [Text] / Jeff Potts. — Birmingham: Packt Publishing, 2008. — 533 р. — ISBN 1847193110.
  11. Официальный сайт Alfresco [Электронный ресурс]. — Электрон. дан. — Режим доступа: World Wide Web. —URL: http://www.alfresco.com [Архівовано 14 вересня 2008 у Wayback Machine.].
  12. Cei Ugo. Alfresco 3 Web Services [Text] / Ugo Cei , Piergiorgio Lucidi. — Packt Publishing, 2010. — 436 р. — ISBN 1849511527.
Отримано з https://uk.wikipedia.org/wiki/Alfresco_(ECM-система)