Esenciales, Fundamentos Clave de Administración

Universidad del Rosario, Bogotá, Colombia Escuela de Administración DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS DE ADMINISTRACIÓN TEMAS ESENCIALES DE ADMINISTRACIÓN Síntesis Giovanni E. Reyes Ortiz Ph.D. University of Pittsburgh/Harvard 1. ¿Qué es la administración de empresas? La administración de empresas es un conjunto de técnicas y procesos que se utilizan para planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos de una empresa con el fin de alcanzar sus objetivos. Se Concibe a la organización como un sistema abierto en constante interacción con su entorno, donde cada parte interdependiente afecta al todo. Toma en consideración, de manera superlativa, tanto elementos subsistémicos como sistémicos que les son propios a las organizaciones. Entre los componentes subsistémicos: los de la dirección –liderazgo, estrategia, relaciones exteriores; los de la gerencia –columnas: mercadeo, recursos financieros, recursos humanos, producción, logística, operaciones, desarrollo organizacional- los componentes de plataforma de la gerencia –planeación, organización, dotación de recursos o implementación, control y mecanismos correctivos. También incorpora o debe tomar en consideración, los elementos sistémicos o del entorno: medio ambiente de la empresa, el ámbito nacional y el internacional. 2. ¿Cuáles son las principales funciones de la administración de empresas? Las principales funciones de la administración –o elementos de plataforma- en las empresas, son:     Planificación: Establecer los objetivos de la empresa y los pasos necesarios para alcanzarlos. Organización: Diseñar la estructura de la empresa y distribuir los recursos de manera eficiente. Dirección: Motivar e inspirar a los empleados para que alcancen los objetivos de la empresa. Implementación o dotación de recursos, ejecución –dirección, gerencia, operaciones.  Control: Medir el desempeño de la empresa y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. 3. ¿Cuáles son los diferentes tipos de empresas? Los diferentes tipos de empresas se pueden clasificar según:  Su tamaño: Pequeñas, medianas y grandes empresas.  Su actividad económica: Empresas del sector primario, secundario y terciario.  Su forma jurídica: Sociedades anónimas, sociedades limitadas, etc. Conviene tener presente el “cubo” de caracterización de empresas más la 4ª. dimensión de la citada caracterización: la estandarización que pueden tener tanto productos referentes a bienes y servicios, así como procesos de producción, estandarizados o nó. Las tres dimensiones del “cubo” son: (i) tamaño de empresas, desde muy grandes hasta pequeñas, medianas y micro; (ii) actividad productiva que se presenta: sector primario, secundario o terciario; y (iii) localización de la empresa en términos de tiempo y geografía. A esas tres dimensiones se agrega una cuarta: la posible estandarización o no de procesos y productos en la organización o unidad de producción. 4. ¿Qué es la planificación estratégica? La planificación estratégica es un proceso que se utiliza para definir los objetivos de la empresa a largo plazo y desarrollar un plan para alcanzarlos. Debe considerar: impacto, tendencias por lo general irreversibles y significativos efectos multiplicadores. 5. ¿Cuáles son los pasos para elaborar un plan estratégico? Los pasos para elaborar un plan estratégico son: 1. Definir la misión, visión y valores de la empresa. 2. Analizar el entorno interno y externo de la empresa. 3. Formular los objetivos estratégicos de la empresa –los de notable impacto, tendencia a la irreversibilidad y efectos multiplicadores. 4. Desarrollar un plan de acción para alcanzar los objetivos. 5. Implementar el plan de acción y controlar su progreso. 6. ¿Qué es la organización? La organización es la función de la administración que se encarga de diseñar la estructura de la empresa y distribuir los recursos de manera eficiente. 7. ¿Cuáles son los diferentes tipos de estructuras organizacionales?    Los diferentes tipos de estructuras organizacionales son: Estructura funcional: Agrupa las actividades por funciones similares. Estructura divisional: Agrupa las actividades por productos, servicios o mercados. Estructura matricial: Combina las estructuras funcional y divisional. 8. ¿Qué es la dirección? La dirección es la función de la administración que se encarga de motivar e inspirar a los empleados para que alcancen los objetivos de la empresa. Se relaciona con los nexos externos de la empresa, la estrategia y el liderazgo. 9. ¿Qué es el liderazgo? El liderazgo es la capacidad de influir en otros para que alcancen un objetivo común. El liderazgo es importante para la administración de empresas porque los líderes pueden inspirar a los empleados y motivarlos para que alcancen los objetivos de la empresa. 10. ¿Cuáles son las diferentes características de un líder?           Las diferentes características de un líder incluyen: Visión: Un líder tiene una visión clara del futuro y puede articularla a los demás. Comunicación: Un líder es un buen comunicador y puede expresar sus ideas de manera clara y convincente. Inteligencia: Un líder es inteligente y puede comprender situaciones complejas. Empatía: Un líder es empático y puede comprender las necesidades y preocupaciones de los demás. Integridad: Un líder es honesto y ético. Decisión: Un líder puede tomar decisiones difíciles. Motivación: Un líder es motivado y puede inspirar a los demás. Confianza: Un líder tiene confianza en sí mismo y en los demás. Flexibilidad: Un líder es flexible y puede adaptarse a los cambios. Creatividad: Un líder es creativo y puede encontrar nuevas soluciones a los problemas. 11. ¿Cuáles son los diferentes estilos de liderazgo?      Los diferentes estilos de liderazgo se pueden clasificar en categorías siguientes: Liderazgo autocrático: El líder toma todas las decisiones sin consultar a los empleados. Este estilo puede ser efectivo en situaciones de crisis o cuando se necesita una acción rápida, pero puede ser desmotivador para los empleados a largo plazo. Liderazgo democrático: El líder consulta a los empleados antes de tomar decisiones. Este estilo puede ser más lento que el liderazgo autocrático, pero puede ser más efectivo a largo plazo porque los empleados se sienten más involucrados en la toma de decisiones. Liderazgo laissez-faire: El líder da a los empleados mucha libertad para tomar decisiones. Este estilo puede ser efectivo con empleados altamente motivados y experimentados, pero puede ser caótico si los empleados no tienen la dirección o el apoyo que necesitan. Liderazgo transaccional. Liderazgo transformacional. 12. ¿Qué es el control? El control es la función de la administración que se encarga de medir el desempeño de la empresa y tomar medidas correctivas cuando sea necesario. El objetivo del control es asegurar que la empresa está alcanzando sus objetivos de manera eficiente y eficaz. 13. ¿Cuáles son las diferentes técnicas de control? Las diferentes técnicas de control son:  Presupuestos: Establecer metas financieras para la empresa.  Informes de desempeño: Medir el progreso de la empresa hacia sus objetivos.  Auditorías: Evaluar el sistema de control interno de la empresa; las auditorias pueden ser también: técnicas, administrativas, financieras y legales o jurídicas. Otra perspectiva de los controles: las diferentes técnicas de control se pueden clasificar en dos categorías principales:   Controles financieros: Estos controles se utilizan para medir el desempeño financiero de la empresa. Algunos ejemplos de controles financieros son los presupuestos, los informes de resultados y las auditorías. Controles no financieros: Estos controles se utilizan para medir el desempeño no financiero de la empresa. Algunos ejemplos de controles no financieros son los informes de calidad, los informes de satisfacción del cliente y las evaluaciones de desempeño. 14. ¿Qué es la toma de decisiones? La toma de decisiones es el proceso de elegir entre dos o más opciones. La toma de decisiones es una parte fundamental de la administración de empresas, ya que los líderes deben tomar decisiones constantemente sobre cómo dirigir la empresa. 15. ¿Cuáles son los diferentes tipos de decisiones? Los diferentes tipos de decisiones se pueden clasificar en dos categorías principales:   Decisiones programadas: Decisiones que se toman de forma rutinaria. Estas decisiones suelen ser repetitivas y bien definidas, por lo que se pueden tomar utilizando reglas o procedimientos preestablecidos. Decisiones no programadas: Decisiones que se toman en situaciones nuevas o no. 16. ¿Cuáles son las diferentes herramientas para la toma de decisiones? Las diferentes herramientas para la toma de decisiones se pueden clasificar en dos categorías principales:   Herramientas cuantitativas: Estas herramientas se utilizan para analizar datos numéricos. Algunos ejemplos de herramientas cuantitativas son el análisis de costobeneficio, la teoría de la decisión y el análisis de sensibilidad. Herramientas cualitativas: Estas herramientas se utilizan para analizar información no numérica. Algunos ejemplos de herramientas cualitativas son la lluvia de ideas, el análisis DAFO –debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades- y la técnica Delphi. De manera específica, la técnica Delphi es un método de consulta utilizado en la administración para obtener información y opiniones de un grupo de expertos sobre un tema específico. Es una técnica prospectiva, es decir, que busca anticipar el futuro, y se basa en la interacción anónima y estructurada entre los expertos. Por lo general, la secuencia de aplicación de la técnica Delphi consiste en: 1. Definición del problema: Se define el problema o tema que se quiere abordar y se selecciona un grupo de expertos en el tema. 2. Diseño del cuestionario: Se elabora un cuestionario con preguntas abiertas o cerradas sobre el tema en cuestión. 3. Rondas de preguntas: Se envían las preguntas a los expertos en rondas sucesivas. 4. Análisis de las respuestas: Se analizan las respuestas de los expertos y se sintetizan en un informe. 5. Retroalimentación y validación: Se envía el informe a los expertos para que lo revisen y validen. 17. ¿Qué es la motivación? La motivación es el proceso que impulsa a las personas a actuar. La motivación es importante para la administración de empresas porque los empleados motivados son más productivos y tienen más probabilidades de alcanzar los objetivos de la empresa. La toma de decisiones es el proceso de elegir entre dos o más opciones. Véase mayor referencia en teoría de toma de decisiones, manejo de riesgos y teoría de juegos. 18. ¿Cuáles son las diferentes teorías de la motivación? Las diferentes teorías de la motivación se pueden clasificar en dos categorías principales:  Teorías de contenido: Estas teorías se centran en los factores que motivan a las personas. Algunas de las teorías de contenido más conocidas son la teoría de la jerarquía de necesidades de Maslow y la teoría de los factores de Herzberg.  Teorías de proceso: Estas teorías se centran en cómo las personas se motivan. Algunas de las teorías de proceso más conocidas son la teoría de la expectativa de Vroom y la teoría de la equidad de Adams. 19. ¿Qué es la comunicación? La comunicación es el proceso de compartir información entre dos o más personas. La comunicación es importante para la administración de empresas porque permite a los líderes compartir información con los empleados, motivarlos y alcanzar los objetivos de la empresa. 20. ¿Cuáles son los principales tipos de marketing? Respecto al tema de marketing –en general mercadeo- es importante tener en mente que es el componente más importante, inicialmente a considerar, al estudiar las posibilidades de un negocio. Siempre conviene adaptar conceptos, experiencias, la detección de buenas prácticas. La mejor estrategia de marketing para una empresa dependerá de su público objetivo, sus objetivos y su presupuesto. El marketing abarca una amplia gama de estrategias para atraer, convertir y fidelizar clientes. A continuación, se presenta una descripción de los tipos de marketing más comunes, agregando ilustraciones. Marketing tradicional vs. Marketing digital:   Marketing tradicional: Se enfoca en canales offline como anuncios en televisión, radio, prensa escrita, correo directo y vallas publicitarias. Ejemplo: Coca-Cola utiliza anuncios de televisión para llegar a un público masivo. Marketing digital: Se centra en canales online como sitios web, redes sociales, correo electrónico, anuncios pagados y marketing de influencers. Ejemplo: Nike utiliza las redes sociales para interactuar con sus clientes y promocionar sus productos. Marketing de atracción vs. Marketing de interrupción:   Marketing de atracción: Atrae a los clientes de manera orgánica mediante la creación de contenido valioso e informativo. Ejemplo: HubSpot ofrece ebooks y blogs gratuitos sobre marketing. Marketing de interrupción: Interrumpe la actividad del usuario con anuncios pagados o mensajes no solicitados. Ejemplo: Los anuncios emergentes en sitios web son una forma de marketing de interrupción. Marketing según el objetivo:   Marketing de productos: Se centra en la promoción de productos específicos. Ejemplo: Apple lanza campañas de marketing para cada nuevo iPhone que lanza. Marketing de servicios: Se enfoca en la promoción de servicios intangibles. Ejemplo: Uber utiliza anuncios para promocionar sus servicios de transporte.  Marketing de experiencias: Se centra en crear experiencias memorables para los clientes. Ejemplo: Disney World ofrece experiencias únicas a sus visitantes. Otros tipos de marketing:     Marketing de contenido: Crea y distribuye contenido valioso para atraer y retener clientes. Marketing en redes sociales: Utiliza las redes sociales para conectar con los clientes y promocionar productos o servicios. Marketing por correo electrónico: Envía correos electrónicos personalizados a los clientes para promover productos o servicios, o para mantenerlos informados sobre la empresa. Marketing de influencers: Se asocia con influencers para llegar a un público más amplio y generar confianza en la marca. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Chaffey, D., & Smith, P. R. (2017). Digital marketing strategy (7th ed.). Kogan Page. Drucker, P. F. (1993). Management: Tasks, responsibilities, practices. HarperBusiness. Fayol, H. (1949). General and industrial management. Pitman. Koontz, H., Weihrich, H., Cannice, M., & Donnelly Jr, J. (2019). Administración en una perspectiva global (14th ed.). McGraw-Hill Interamericana Editores. Kotler, P., & Keller, K. L. (2016). 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