El control de autoridades y el acceso a la información

CAPÍTULO 10 EL CONTROL DE AUTORIDADES Y EL ACCESO A LA INFORMACIÓN José A ntonio Frías 10 .1 . El catálogo y la recuperación de la información Aunque expresiones tales como "control de autoridades " o "sistema de autoridades " han comenzado a utilizarse hace relativamente poco tiempo, las ideas que subyacen en estas palabras son tan antiguas como la existencia del propio catálogo en la biblioteca . El concepto de control de autoridades, aunque no se formulase en estos términos, estaba implícito en los principios relativos a los objetivos del catálogo que se han ido enunciando desde mediados del pasado siglo. Lo acaecido desde entonces no ha sido otra cosa que el progresivo desarrollo de la idea desde lo abstracto hacia lo concreto'. Si bien la organización y puntuación de los elementos informativos contenidos en los registros del catálogo ha ido evolucionando a lo largo del último siglo, éstos se han agrupado siempre en tomo a tres partes fundamentales: puntos de acceso (de la obra), descripción bibliográfica (de la publicación que se cataloga) y localización (de las existencias de la biblioteca concreta). De estas tres partes, el control de autoridades afecta a la primera, los puntos de acceso, y sirve a dos propósitos del catálogo, la función de descubrimiento y la función de reunión'. Cutter, en su ya clásica formulación, estableció que el catálogo sirve 1 . Para facilitar a una persona la localización de un libro del cual (a) el autor es conocido/a (b) el título es conocido (c) la materia es conocida 2 . Para mostrar lo que posee la biblioteca (d) de un autor determinado (e) de una materia determinada (f) de un determinado tipo de literatura 436 3. Parte IV : Las autoridades en los catálogos Para ayudar en la elección de un libro (g) bien por su edición (bibliográficamente) (h) bien por sus características (literarias o de actualidad)'. La Conferencia de París de 1961 retomó esta idea y aprobó la siguiente definición: 2. Funciones del catálogo El catálogo puede ser un instrumento eficaz para averiguar 2 .1 . Si la biblioteca contiene un libro particular especificado por (a) su autor y título, o (b) si el autor no aparece en el libro, solamente su título, o (c) si el autor o el título son inapropiados o insuficientes para la identificación, un sustituto adecuado para el título ; y 2 .2. (a) qué obras de un autor particular, y qué ediciones de una obra particular hay en la biblioteca'. Schmierer ha sintetizado estos objetivos en los dos siguientes: 1. el catálogo de la biblioteca debe ayudar al usuario a averiguar si la biblioteca posee una determinada publicación y 2. el catálogo de la biblioteca debe mostrar las publicaciones que posee la biblioteca y que comparten una característica común 5 . Ambos propósitos requieren la existencia de los puntos de acceso en el catálogo. Un punto de acceso (o encabezamiento, en la terminología tradicional ligada al catálogo en forma de ficha) es "el nombre, término o signo bajo el cual puede ser buscado e identificado un asiento bibliográfico" 6. Puede tratarse de un nombre normalizado, personal o corporativo ; título uniforme; encabezamiento alfabético de materia; notación clasificatoria; o nombre normalizado de forma (interna, por ej ., ensayo, o externa, por ej ., manuales). A demás, hay que tener en cuenta que la representación de las relaciones de una publicación con otras de la misma colección es quizás más importante que la provisión de un punto de acceso a una obra individual' . De ahí que la forma de estos puntos de acceso deba ser única, para diferenciar puntos de acceso similares, y consistente, de modo que podamos recuperar todo el conjunto de registros bibliográficos que comparten esa "característica común " . Sin ambas condiciones, unicidad y consistencia, la recuperación a través del catálogo no será óptima y, en algunos casos, puede llegar a ser imposible'. Esta pugna contra el ruido y el silencio informativos viene, por tanto, de antiguo . Las bibliotecas han dedicado tradicionalmente grandes esfuerzos a la definición de los puntos de acceso a la descripción, unificando la forma de los encabezamientos semejantes y distinguiendo aquellos que, aun siendo homónimos, son distintos . Para controlar esa unificación ha sido necesario restringir la "democracia" y establecer una firme autoridad'. Esto ha permitido a los catalogadores añadir nuevos materiales al catálogo dentro de una estructura consistente. Sin embargo, los requerimientos espaciales de los catálogos pueden cambiar a lo largo de su existencia y su estructura puede verse afectada, de ahí la importancia de un fichero de autoridades de encabezamientos — autores personales, corporativos, títulos uniformes, etc .— que es Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 437 aquél en el que se deja constancia de la forma obligatoria y predeterminada de los encabezamientos, para garantizar la continuidad en el empleo de dicha forma. La interacción que se produce entre el fichero bibliográfico y el fichero de autoridades es lo que denominamos sistema de autoridades, que es el garante, en última instancia, de la consistencia del sistema de recuperación de la información. 10.2 . Control de autoridades : delimitación conceptual El término "control de autoridades" es, probablemente, uno de los más utilizados no sólo en la literatura profesional anglosajona sobre servicios técnicos bibliotecarios sino también en los folletos de distribuidores y vendedores de productos bibliotecarios 10 . Esta pujanza ha sido puesta de manifiesto en tres revisiones bibliográficas realizadas en la pasada década . Auld, al estudiar en 1982 la literatura sobre control de autoridades publicada en los precedentes 80 años, la categorizó en dos grupos principales a los que denominó "literatura práctica" (mayoritaria) y "literatura filosófica " (una minoría)" . En una comunicación presentada ese mismo año a un seminario, Tillett citaba 411 obras, todas ellas excepto 13 publicadas después de 1960 12 . Baer y Johnson, por su parte, estudiaron alrededor de 70 referencias sobre control de autoridades aparecidas después de 1974 13 . Sin embargo, en la mayor parte de esta literatura se detecta una cierta ambigüedad terminológica, cuando no una identificación errónea, entre control de autoridades (authority control) y trabajo de autoridades (autorithy work). El "trabajo de autoridades" es una denominación amplia que incluye las labores de investigación y el esfuerzo intelectual que comporta la creación y actualización de los registros de autoridades . Para asegurar que las obras de un determinado autor personal o corporativo sean recuperadas siempre que se realice una búsqueda, el catalogador debe determinar si el nombre ha sido utilizado antes y, en caso afirmativo, deberá determinar en qué forma, para que pueda ser aplicado de forma consistente al nuevo registro bibliográfico. Si el nombre que va a ser utilizado como encabezamiento no se encuentra, el catalogador deberá establecer la forma autorizada de éste, siguiendo para ello las convenciones y recomendaciones internacionales (Apéndice II), que están en la base de los capítulos que los actuales códigos catálográficos dedican a la forma de los encabezamientos (como es el caso del capítulo 5 de nuestras Reglas de catalogación 1) . A parte de esta tarea, asumida tradicionalmente como parte de la catalogación descriptiva, el trabajo de autoridades comprende la generación de relaciones entre otras formas distintas del nombre que puede haber utilizado dicho autor, ya que las reglas de catalogación no siempre prescriben el encabezamiento que va a elegir el usuario del catálogo al realizar la búsqueda . El catalogador, además, deberá registrar una serie de datos tales como la forma autorizada, variantes, historia, alcance y vínculos con otros registros de autoridad . El resultado es un registro de autoridad, a menudo en forma de ficha, que forma parte de un fichero de autoridades . El mantenimiento de estos ficheros y de los registros bibliográficos y las refe- 438 Parte IV : Las autoridades en los catálogos rencias asociados en el catálogo de la biblioteca también forma parte de lo que hemos denominado trabajo de autoridades. El término "control de autoridades " , en este marco, debería reservarse para aquellas operaciones del trabajo de autoridades que enfatizan el control sobre las diferentes formas de los puntos de acceso . En palabras de Taylor, el control de autoridades es "el proceso de mantenimiento de la consistencia en los encabezamientos en un fichero bibliográfico a través de la referencias del fichero de autoridades'. Clack lo define como un proceso técnico ejecutado en un fichero bibliográfico para dotarle de su estructura como tal fichero y basa su efectividad en tres fundamentos : unicidad, normalización y vinculaciones 15 . 10.3 . El control de autoridades en un contexto manual Sin que pueda decirse que haya sido una tarea nueva introducida por las nuevas tecnologías, el control de autoridades ha asumido un papel más relevante en el contexto de la informática documental, aunque esa función fuese ya una realidad en los sistemas manuales. La producción de catálogos ha sido el objetivo central de las actividades biblioteconómicas a lo largo de los años, hecho patente en la propia evolución de los instrumentos normativos, de los que las diversas ISBD son el ejemplo más característico por su aplicación universal . No es de extrañar, en consecuencia, que la actividad ligada a la definición de los puntos de acceso tuviese un papel nítidamente subsidiario respecto al objetivo inmediato de recensión de los documentos de cualquier catálogo, pese a los esfuerzos de normalización que se desarrollaron en esta materia a nivel internacional, cuyo punto de partida fue la Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación que tuvo lugar en París en 1961. En este contexto, el control de autoridades nunca fue asumido, en sistemas convencionales, como una actividad diferenciada del proceso de catalogación . Este control se asentaba esencialmente, en la mayoría de las ocasiones, en el propio catálogo bibliográfico y en la respectiva estructura de referencia 1ó 10 .3 .1 . La estructura de referencia Los asientos o fichas de referencia, intercalados con los asientos bibliográficos en los catálogos convencionales, no contienen la descripción bibliográfica, ya que su finalidad no es encontrar una descripción, sino la forma exacta de un nombre o de un título que se ha escogido como encabezamiento. Siguiendo la terminología establecida por nuestras Reglas de catalogación podemos distinguir los siguientes tipos: 1) La referencia de orientación, cuyo asiento no está encabezado por un punto de acceso real, sino solamente posible y puede consistir en un nombre Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 439 personal (verdadero o falso, completo o parcial), en un nombre de entidad —incluyendo un nombre geográfico cuando sea necesario" y en un título. Mediante el término véase envía la punto de acceso aceptado en el catálogo: Leyenda de Don Rodrigo V. DON RODRIGO 2) Las referencias de relación, por el contrario, sí están encabezadas por verdaderos puntos de acceso, ya que remiten, mediante el término véase además, de un encabezamiento adoptado por el catálogo a otros también adoptados, cuando la información necesaria para responder a una cuestión (por ejemplo, las obras existentes de un autor) se halla bajo distintos encabezamientos . La existencia de distintos puntos de acceso puede ser debida a : las variaciones sufridas por el propio punto de acceso: INSTITUTO DE BACHILLERATO FRAY LUIS DE LEON (Salamanca) V.a. INSTITUTO DE ENSEÑANZA MEDIA FRAY LUIS DE LEON (Salamanca) INSTITUTO NACIONAL DE BACHILLERATO FRAY LUIS DE LEON (Salamanca) o a las variaciones sufridas por las reglas para determinar la forma de los puntos de acceso : VEGA CARPIO, Lope Félix de V.a. VEGA, Lope de 3) Las referencias explicativas van dirigidas a completar la información contenida en una referencia de otra clase: IGLESIA CATOLICA . Papa (1963-1978 : Pablo VI) Para las obras no derivadas del ejercicio de su autoridad, véase PABLO VI, Papa o encerrar en una sola una multitud de referencias: TORRENTE BALLESTER, Gonzalo Los gozos y las sombras Para las ediciones parciales de las novelas que componen esta trilogía, véanse los títulos correspondientes a dichas obras: El señor llega Donde da la vuelta el aire La Pascua triste La existencia de esta estructura de referencia en el catálogo de la biblioteca supone un recurso de seguridad fundamental a la hora de recuperar la información . La evolución se produjo en el momento en que se sintió la necesidad de que fuesen creadas dos estructuras autónomas, aunque complementarias —catálogo bibliográfico y catálogo de autoridades— . Esto permitió almacenar en este último catálogo una serie de datos e informaciones (histo- 440 Parte IV .- Las autoridades en los catálogos Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 441 ria, fuentes, etc .) sobre los encabezamientos que no tenían cabida en las fichas de referencia. 1) Ausencia de intercomunicabilidad entre el catálogo bibliográfico y el catálogo de autoridades (que no es de acceso público). 10.3 .2 . El catálogo de autoridades 2) Dificultad de control de todas las entradas de autoridades por la imposibilidad de establecer vinculaciones entre los "registros" bibliográficos y los "registros" de autoridad. Cualquier sistema de autoridades manual puede ser expresado en el siguiente esquema : PUBLICO fichero bibliográfico fichero autoridades . I SERVICIO fichas biblio gráficas + 3) Desactualización permanente del sistema de autoridades (catálogo bibliográfico + catálogo de autoridades), como consecuencia del trabajo manual que representa la actualización de una entrada de autoridades, como el reflejo inmediato de la necesidad de manejar un gran número de unidades bibliográficas, ya que éstas tienen que ser corregidas o completadas manualmente. 4) Dificultades de consulta : la ausencia de interactividad entre el catálogo bibliográfico y el catálogo de autoridades es susceptible de favorecer "fugas" en el sistema de autoridades, que se reflejan en la consistencia de la información y en la consecuente dificultad para el usuario del sistema. 5) Dimensión y alcance : la operatividad de un sistema de autoridades manual está siempre limitada al espacio físico de la biblioteca que sirve por la naturaleza del soporte en que está construido. fichas referencia 2 fichero bibliográfico + estr. de referencia fichero autoridades + estr . de referencia PUBLICO SERVICIO Figura 1 Sistema de autoridades convencional Un catálogo o fichero de autoridades es, como señala Malinconio, lo que su propio nombre indica : la autoridad para una práctica unificada . Esto supone el registro de las decisiones tomadas y de la forma en que se han interpretado las reglas . Se establece como un medio para coordinar las actividades de un número determinado de catalogadores y para asegurar la uniformidad de todo el trabajo futuro18 . En el sistema convencional se mantienen, no obstante, ciertas limitaciones al efectivo control de autoridades dadas sus características manuales . Estas limitaciones podrían sintetizarse en las siguientes 19 Incluso en los sistemas cooperativos (catálogos colectivos) la dificultad de circulación de la información es un hecho . Esta dificultad es un obstáculo para la efectiva compatibilización de criterios entre las diferentes unidades participantes. A pesar de estas limitaciones, la concepción de un sistema de autoridades, asentado en ficheros separados, constituye un paso adelante por lo que representa de evolución y de alteración de la metodología de trabajo, asumiéndose el control de autoridades como una actividad fundamental y no como subsidiaria en la cadena del proceso documental. 10.4 . El control de autoridades en un contexto automatizado La introducción del ordenador en las operaciones bibliotecarias produjo, en un primer momento, una falsa percepción de que todos los problemas de acceso bibliográfico se resolverían de forma automática y de que no era necesario introducir la registros íntegros en el catálogo en línea 20 . Sin embargo, al facilitarse el intercambio de información entre diferentes bibliotecas, al estimularse el desarrollo de catálogos cooperativos, al hacerse accesibles una infinidad de bases de datos que sobrepasan la realidad individual de cada biblioteca, la gestión más racional de los puntos de acceso se ha ido convirtiendo en una necesidad cada vez más apremiante . McDonald, en un estudio sobre el control de autoridades y los catálogos en línea, concluía diciendo que el control de autoridades no es un anacronismo de la era pre-ordenador y que incluso es empleado por la industria de procesamiento de datos para ges- 442 El control de autoridades y el acceso a la información Parte IV : Las autoridades en los catálogos tionar sus grandes bases de datos . Con la proliferación de los catálogos en línea, la relevancia e importancia del control de autoridades se ha incrementado, en su opinión, en tres sentidos . En primer lugar, es una herramienta que puede ser utilizada para mantener la consistencia y la integridad del catálogo en línea . En segundo lugar, impone una estructura del conocimiento en el catálogo que facilita la recuperación de la información . Y en tercer lugar, la combinación de consistencia, integridad y estructura provee a los sistemas de una serie de características que no existirían de otro modo 21 . fichero bibliográfico La mayor parte de los sistemas que incorporan el control de autoridades se estructuran de tal forma que sólo se almacena una vez un encabezamiento con independencia del número de registros que están asociados con él . Los encabezamientos y los registros asociados se almacenan independientemente pero están relacionados de tal forma que se les puede extraer conjuntamente para la consulta y visualización. En un sistema automatizado se pueden vincular las entradas en vez de los registros . Gorman ha escrito de la organización de registros dentro de lo que ha llamado sistema automatizado desarrollado . Dentro de tal sistema las vinculaciones se efectúan entre las entradas 2ó . La Figura 3 expresa tales relaciones o vínculos. fichero de autoridades Authority record #50032362 Carruth . Jane registro autoridades Authority record #79023456 Figura 2 Sistema de autoridades automatizado Authority record #79034567 registro bibliográfico 1) La concentración en un sólo registro de toda la información recogida para el establecimiento del encabezamiento de autoridad y de la respectiva estructura de referencia. A este respecto, habría que tener en cuenta que las mayores posibilidades de búsqueda mediante truncamiento o palabras clave que ofrecen los catálogos automatizados hacen innecesarias algunas de las referencias de los catálogos de autoridades manuales . Thomas ha cifrado en la mitad el número de referencias cruzadas de un catálogo manual que serían necesarias en MELV1L23 , mientras que Watson y Taylor han cifrado en un 30% las referencias innecesarias encontradas en los registros del fichero de autoridades de la Library of Congress 24 . 2) La interrelación que se establece, a varios niveles, a través de las relaciones o vínculos: — registro bibliográfico-registro bibliográfico — registro bibliográfico-registro de autoridad — registro de autoridad-registro de autoridad Bibliographic record 75-56789 Little Red Riding Hood / by Charles Perrault : retold by Jane Carruth. London : New York; Hamlyn, 1973 31p . ; col . ill. ; 33 cm. (Hamlyn fairy tales in colour) Hamlyn fairy tales in colour Bodley Head fairy tale picture book Si la concepción de un fichero de autoridades autónomo, aunque manual, supuso un paso importante en la evolución del procesamiento bibliográfico, la adopción de un soporte magnético ha permitido la optimización de todas sus potencialidades que pueden ser caracterizadas, de forma resumida, en los siguientes aspectos" 443 Authority record #50789568 —~ Perrault, Charles, 1628-1703 xPerro, Sharl' . 1628-1703 xPerro, Sh., 1628-1703 xPero, Sh ., 1628-1703 Bibliographic record 76-456789 Little Red Riding Hood / by Charles Perrault. London : Bodley Head . 1972 32p . ; col . ill. ; 24 cm. (Bodley Head fairy tale picture book) Authority record #4208765 Perrault, Charles, 1628-1703 Le Petit Chaperon rouge. xPerrault, Charles, 1628-1703 Little Red Riding Hood. Figura 3 Relaciones entre las entradas en un sistema automatizado desarrollado 27 3) El acceso más amplio que potencia un sistema informático dota de otra dimensión a estos recursos, tomándolos accesibles a una comunidad de usuarios mucho más amplia, sobrepasando la mera dimensión local, pudiendo funcionar como un catálogo colectivo . Esta es una realidad que se refiere a 444 Parte IV : Las autoridades en los catálogos su utilización en línea, pero también es posible su utilización en diferido a través de productos obtenidos más fácil y rápidamente, como listados, microformas, cintas magnéticas o CD-ROM, los cuales pueden ser utilizados por bibliotecas que no tienen por qué estar ligadas en línea. La British Library, por ejemplo, publica su fichero oficial de nombres propios en microficha y es un instrumento valioso para las bibliotecas que desean asegurarse de que la forma de los encabezamientos en los registros creados localmente son consistentes con los procedentes de los ficheros Uf( MARC . La Bibliothéque Nationale francesa distribuye también los ficheros de nombres de autores personales, entidades y títulos uniformes de la base BN-OPALE en microficha (en la figura 4 se muestra un ejemplo de registro del fichero) . El fichero oficial de nombres propios de la Library of Congress es probablemente el más extenso del mundo. Se distribuye en CD-ROM (CD-Narres) y también se puede acceder a él en línea. Los grandes sistemas bibliotecarios cooperativos han creado ficheros de autoridades que pueden ser adquiridos por bibliotecas que no está integradas en el sistema, por ejemplo el OCLC comercializa en CDROM la base de datos de autoridades de la Library of Congress (CA TCD 450). 4) La actualización de los datos relativos a los puntos de acceso es facilitada por la interactividad de los ficheros que permiten correcciones retrospectivas y actualizaciones automáticas y permanentes en los registros bibliográficos, así como de los respectivos índices de búsqueda, a través de la simple actualización de los datos en el registro de autoridad . Este es un aspecto muy relevante si pensamos en el número de fichas bibliográficas que es necesario manejar siempre que se introduce cualquier alteración en un sistema de autoridades manual o, en el caso de sistemas sin control de autoridades, el trabajo de actualizar individualmente cada uno de los registros afectados. Esta actualización puede realizarse de varias formas . Tillett ha descrito dos tipos básicos de catálogos . En el primero de ellos los ficheros bibliográfico y de autoridades se encuentran separados . Generalmente cada fichero puede realizar la búsqueda a través de los mismos índices, pero hay que reproducir los cambios del registro de autoridad en cada uno de los registros bibliográficos que contienen esa entrada . Este sistema puede mejorar globalmente las capacidades de cada uno de los registros que contienen la secuencia textual del nuevo encabezamiento autorizado, pero es necesaria la iniciativa humana para iniciar este proceso . Los sistemas diseñados de esta manera " . ..cambian la conveniencia del mantenimiento por la rapidez de la recuperación "28 . El segundo tipo de catálogo en línea utilizado habitualmente tiene vinculados los registros de bibliográficos y de autoridades . El catálogo emplea registros bibliográficos virtuales con punteros para registros de autoridad . En un registro bibliográfico virtual el texto de un encabezamiento es reemplazado por un puntero, un número de control en la mayor parte de las ocasiones, que lo vincula con el registro de autoridad . Cuando visualizamos un registro bibliográfico, el texto del registro de autoridad es recuperado y representado en el campo apropiado. En sistemas de este tipo el tiempo de respuesta puede ser mayor, pero la ventaja es que cuando se perfecciona el encabezamiento, sólo necesita ser cambiado el registro de autoridad . Si decidimos que la forma autorizada del nombre de un autor es Jiménez Martín, Manuel, el sistema le asignará a esta Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 445 Guiheneuf, anne-Calina Dates biographigues : Dates d'activite Nationalite : fr Langue : fre Sources : VP-Planner : / A . C . Guiheneuf, 1988 frBN004158460 1988/10/14 Guiheneuf, Claudine VincenotVoir Vincenot-Guihenseuf, Claudine Guiheneuf, Yves Dates biographiques Dates d'activité Nationalité : fr : 1961/02/20- . . .. Lanfue : fre Ingénieur Ne pas confondre avec Pierre-Ives Guihenauf Sources : Le Créstion / Y . Guiheneuf . 1989 frBN005030435 1990/05/04 Guiho, Pierre Dates biographigues : Dates d'activite Nationalete : fr Langue : fre Juriete Sources : Cours de droit civil . S . Les Régimes matrimonieus / P . Guiho. fr8N000858401 1988/05/30 Guijo, Gregorio Martín de Dates biographigues : . . . Dates d'activite Nationalite : mx Sources : Diario / G . M . Martín de Guijo frBN005043913 .-1676/08/09 Lengue : spa de Guijo . 1953 . Gregorio 1990/05/05 Gijon . Jacques (1663-1739) Dates biographiques : 1663-1739/10/11 Dates d'activite Nationaleté : fr Langue : fre Abbé . - Precepteur de Le Plaliatier et du comta de Ciermont D .G*** Pseud. frBN00422260X 1988/12/12 Guik, Evgueni Voir Guik, Evguani I. Guik, Evgueni I vei tre Guik, Evguani ; A . sav tre-ISO Figura 4 Un extracto del fichero de autoridades de la Bibliothéque Nationale francesa 446 Parte IV : Las autoridades en los catálogos forma autorizada un número, invariable para todos los registros con el mismo encabezamiento . Si en un momento determinado se produjese una situación de homonimia en nuestro catálogo y modificásemos el encabezamiento autorizado especificando, por ejemplo, la fecha de nacimiento del autor (Jiménez Martín, Manuel, 1965- ), el puntero en el registro bibliográfico recuperará la información corregida del fichero de autoridad la próxima vez que el registro sea visualizado. Las ventajas para el usuario son obvias . Además de una información actualizada, obtiene una información consistente, independientemente de la clave de búsqueda utilizada . Incluso en la hipótesis de que se proceda, por ejemplo, a la búsqueda por una forma no autorizada del nombre, el sistema se encarga de enviarlo a la información pertinente, gracias a las vinculaciones establecidas entre los registros y sin que el usuario tenga que ejecutar ninguna otra operación. Pero si la informática pone a nuestra disposición una gran cantidad de recursos, también exige contrapartidas . De forma genérica se puede afirmar que éstas se traducen en una mayor exigencia de rigor técnico de todos los intervinientes, sobre todo en un escenario de sistemas cooperativos . Más en : concreto, este rigor técnico puede ser enunciado en los siguientes puntos 29 —Exigencia de formatos de registro compatibles para los registros bibliográficos y los registros de autoridades. —Adopción de los mismos instrumentos normativos para la creación de registros de autoridad. —Utilización de las mismas reglas de catalogación en la creación de registros bibliográficos. —Puesta en común permanente de los criterios de interpretación de reglas y normas (modo de proceder), de cara a garantizar la consistencia de su aplicación. De estas cuestiones básicas surge, en consecuencia, un aspecto fundamental : todos los participantes deberán comprometerse a trabajar en sintonía, esto es, utilizando las mismas reglas, las mismas normas, los mismos criterios y la misma metodología ya que no es posible trabajar aisladamente. 10 .5 . El control de autoridades en el contexto internacional : la IFLA y los intentos normalizadores La idea de un sistema internacional de autoridades tiene sus antecedentes en el concepto de Control Bibliográfico Universal (CBU), fundamentalmente porque la creación y gestión de ficheros de autoridades por las agencias bibliográficas nacionales entraña un tratamiento particular de los nombres de los autores vernáculos . Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 447 10 .5 .1 . La IFLA y el Control Bibliográfico Universal Aunque para la mayor parte de nosotros el concepto de CBU es más conocido a través de sus realizaciones en varios programas de la IFLA y de una serie de publicaciones relacionadas con la descripción bibliográfica (las ISBD, las Guidelines for the National Bibliographical A gency and the National Bibliography, y el formato UNIMA RC), ya en 1974 Dorothy A nderson, en uno de los textos de base del CBU, incluía entre las responsabilidades de una agencia bibliográfica nacional el establecimiento de los nombres para los autores nacionales, personales y corporativos, y listas de autoridades para los autores nacionales, personales y colectivos 30 Las recomendaciones 13 y 15 del Congreso de París de 1977 sobre bibliografías nacionales afirman igualmente que la agencia bibliográfica nacional "debería tener al día listas de entradas autorizadas para los autores nacionales (personas físicas y jurídicas) y los títulos uniformes, siguiendo las directivas internacionales " y que "sería necesario poner en marcha proyectos particulares para promover normas y directivas bibliográficas internacionales en materia de control de encabezamientos, válidas a la vez para los sistemas manuales y para los sistemas mecanizados". Durante el Congreso de la IFLA de 1977 en Bruselas, el Programa Internacional de la IFLA para el CBU, la Sección de Catalogación y la Sección de Tecnología de la Información decidieron establecer unas recomendaciones para la creación de ficheros de autoridades y el intercambio internacional de las informaciones (se alude sobre todo a los ficheros de autoridades automatizados). Una encuesta llevada a cabo para recoger datos sobre los ficheros de autoridades que mantenían las agencias bibliográficas nacionales (contenido, fuentes utilizadas, gestion y difusión) se envió a alrededor de 85 países . Cuarenta agencias respondieron y los resultados fueron recogidos en 1978 en un estudio que, desgraciadamente, no fue publicado . Tras haber constatado que el contenido de las noticias de autoridades variaba considerablemente en el detalle, este estudio planteaba la necesidad de definir los elementos constitutivos de estas noticias de autoridades a fin de que las bibliotecas que no estaban en condiciones de intercambiar sus datos (la mayor parte de ellas) pudiesen ofrecer en el futuro registros de autoridades completos . Este estudio señalaba igualmente la necesidad de preparar un formato UN MARC para el intercambio de estos datos. Tras este estudio los mismos bibliotecarios (Secciones de Catalogación y Tecnología de la Información con el apoyo del Programa Internacional de la IFLA para el CBU) crearon, en 1979, un Grupo de trabajo sobre un sistema internacional de autoridades. Los objetivos de este grupo culminaron con la publicación, en 1984, de las Guidelines for A uthority and Reference Entries (GA RE) 32 , tras realizar una encuesta en alrededor de 300 organismos documentales y bibliotecas nacionales sobre tres tipos de entradas de autoridades : encabezamientos para nombres personales, encabezamientos para autores corporativos (incluyendo congresos y entidades oficiales) y títulos uniformes para los clásicos anónimos . 448 Parte IV : Las autoridades en los catálogos 10 .5 .2 . Las GA RE y la estructura de autoridades Las GARE pretenden jugar, para las entradas de autoridades, el mismo papel que las ISBD para la descripción de los documentos . Es decir, en estas recomendaciones son definidos los elementos constitutivos de los asientos de autoridad y de referencia (encabezamiento de autoridad, reenvíos, encabezamientos asociados y notas), el orden y la puntuación entre estos elementos. La estructura de estos elementos, así como su puntuación interna, no son tenidas en cuenta en las GARE que reenvían para ello a las otras recomendaciones publicadas dentro del Programa internacional de la IFLA para el CBU . La competencia sobre estos asuntos recae sobre la agencia bibliográfica nacional, que debería seguir, siempre que sea posible, las recomendaciones de la IFLA al respecto (Apéndice II). Las GARE tienen, pues, dos objetivos principales: 1) Defmir los elementos que se necesitan para las entradas de autoridades y de referencias. 2) Establecer una estructura para estas entradas. Muchos de los elementos a que se refieren estas directrices nos resultan conocidos como elementos comunes a las entradas bibliográficas y a las de autoridades (por ejemplo, los encabezamientos uniformes) o como elementos utilizados en muchas agencias bibliográficas (por ejemplo, encabezamientos de referencias, notas informativas, etc .) . En algunos casos el elemento nos resulta familiar pero la terminología que lo identifica, su definición, o la puntuación formal que se usa para precederlo no lo es tanto . Por ejemplo, el término "indicador " (tracing) usado en este documento para denominar la identificación, dentro de una entrada de autoridades, de todas las entradas relacionadas o diferentes a partir de las cuales se han hecho referencias a la autoridad en cuestión, puede resultar nuevo para algunas personas, como concepto o como término . Igualmente, la puntuación que se usa con los indicadores (el ángulo hacia la izquierda, <, para indicar que se ha incluido una referencia del tipo "véase" en el encabezamiento diferente que le sigue, o el ángulo hacia la izquierda doble, «, para indicar que se ha incluído una referencia del tipo "véase además" en el encabezamiento relacionado que le sigue) es muy probable que no sea conocida, pero se puede equiparar a los símbolos "x" y "xx" que se utilizan actualmente en muchas listas de autoridades para expresar el mismo significado. Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 449 • Entrada de autoridades Es la entrada clave de cualquier lista de autoridades . Contiene no sólo el encabezamiento uniforme establecido por la agencia catalográfica para ser usado en todas las entradas bibliográficas asociadas con esa persona, entidad u obra completa, sino que también puede contener una nota informativa explicando la relación con otros encabezamientos, indicadores de los encabezamientos diferentes o aquéllos en los que se han incluído referencias, notas del catalogador sobre la fuente del encabezamiento, etc . Un ejemplo, con sus componentes identificados de acuerdo con la terminología usada en las directrices, nos servirá para ilustrar de lo que consta la entrada de autoridades. Á rea Puntuación prescrita que precede los elementos 1 . Área de encabezamiento de de autoridades = 2. Área de notas informativas 3. Área de indicador de referencia 'véase' 4 . Área de indicador de referencia 'véase además' Elemento 1 .1 Encabezamiento de autoridades 1 .2 Encabezamiento paralelo 2 .1 Notas < 3 .1 Indicador << 4 .1 Indicador 5 . Área de notas del catalogador 5 .1 Notas 6 . Área de fuentes 6 .1 Nombre de la agencia de catalogación 6 .2 Reglas de catalogación o normas seguidas 6 .3 Fecha 7 .1 Número Internacional Normalizado de Información de Autoridades 7. Área de Número Internacional Normalizado de Información de Autoridades 10 .5 .2 .1 . Estructura de las entradas En cuanto a la estructura de la entrada, las directrices presentan no una, sino tres, es decir, una estructura única para cada uno de los tres tipos de entrada: la entrada de autoridades, la entrada de referencia y la entrada general explicativa . De nuevo, nos encontramos ante términos nuevos para definir tipos de entradas tradicionales . Ejemplo: Área 1 . Área 2 . Área 3 . British Columbia Youth Soccer Association Cambió de nombre en 1977 de British Columbia Juvenile Soccer Association. < B . C. Youth Soccer Association 450 Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información Parte IV: Las autoridades en los catálogos Área 4 . Área 5 . Área 7 . «British Columbia Juvenile Soccer Association National Library of Canada / Bibliothéque Nationale du Canada ; AACR2, 1981-08-01 NLC/BNC 0011-A-0719 Debemos hacer mención del Número Internacional Normalizado de Información de Autoridades —ISADN—, al que las GARE incluyen en en el registro de autoridades, pero no dan información específica sobre su forma o estructura . De nuevo, en su plan global inicial para la puesta en práctica por fases de un sistema internacional de autoridades, el Grupo de Trabajo proyectó la necesidad de la existencia de este número para facilitar, en particular, el proceso automático de los registros legibles por máquina . Sin embargo, la información específica sobre cómo construir este número y cómo se controlaría la asignación de números por las agencias autorizadas no se ha detallado todavía . De hecho, como parte de una revisión del plan global inicial se está volviendo a pensar en la necesidad de un número internacional normalizado, y puede que se decida que los impedimentos prácticos de la distribución y asignación de estos números neutralicen su potencial utilidad. Entretanto, sin embargo, se ha reservado un espacio en la estructura del registro de autoridades para este número, y se han establecido normas para la inclusión o sustitución de un número de control de autoridades asignado por la agencia bibliográfica nacional. • Entrada de referencia Es importantísima no sólo en las listas de autoridades sino también en los catálogos, bibliografías, índices, etc ., para dirigir al usuario de un encabezamiento diferente que puede haber usado como primer punto de contacto con la lista al encabezamiento uniforme que se ha establecido en esta lista o catálogo : por ejemplo, de un nombre antiguo de una entidad concreta a su forma moderna . De nuevo, el tipo de entrada, aunque no los términos asociados a ella, es tradicional en las bibliotecas. Área 1 . Área 3 . Ejemplo 2: Área 1 . Área 2 . Área 3 . British Columbia Juvenile Soccer Association Cambió de nombre en 1977 a British Columbia Youth Soccer Association. Véase también el encabezamiento posterior: » British Columbia Youth Soccer Association Estos ejemplos, comparados con el de la entrada de autoridades, sirven para clarificar la relación existente entre ambas entradas . Debemos notar, en concreto, cómo los encabezamientos usados para las entradas de referencia, hablando de manera figurada, se han "apuntado" en la entrada de autoridades de tal manera que nos podemos desplazar no sólo desde la entrada de referencia a la entrada de autoridades (o a la entrada bibliográfica del catálogo o bibliografía), sino también desde la entrada de autoridades a todas las entradas de referencia asociadas a ella, en el caso de que sea necesario modificar esas entradas como resultado de un cambio introducido en el encabezamiento autorizado. • Entrada general explicativa Se trata de un tipo especial de entrada de referencia . Al igual que las entradas de referencia que usan una forma diferente como encabezamiento, la entrada general explicativa usa una forma que no está aceptada como encabezamiento autorizado en la lista de autoridades, catálogo o bibliografía. La diferencia consiste en que la entrada general explicativa dirige al usuario no a un encabezamiento autorizado específico, sino a un grupo completo o clase de encabezamientos . La referencia general explicativa nos puede dar ejemplos del tipo de encabezamiento que el usuario debería buscar, pero los ejemplos se presentan sólo como sugerencias : no se intenta suministrar una lista exhaustiva de los encabezamientos que se debieran consultar. Á rea Ejemplo 1: B . C . Youth Soccer Association > British Columbia Youth Soccer Association Á rea 1 . Area de encabezamiento de referencia 2 . Area de notas informativas 3 . Area de encabezamiento uniforme Puntuación prescrita que precede los elementos >o>> Elemento 1 .1 Encabezamiento de referencia 2 .1 Notas 3 .1 Frase informativa 3 .2 Encabezamiento uniforme 451 1 . Área de encabezamiento explicativo 2 . Área de notas informativas 3 . Area de fuentes 4 . Area del Número Internacional Normalizado de Información de Autoridades Puntuación prescrita que precede los elementos Elemento 1 .1 Encabezamiento explicativo 2 .1 Notas 3 .1 Nombre de la agencia de catalogación 3 .2 Reglas de catalogación o normas seguidas 3 .3 Fecha 4.1 Número Internacional Normalizado de Información de Autoridades 452 Parte IV : Las autoridades en los catálogos Ejemplo 1: Departamento de . .. Área 1 . Área 2 . Los Departamentos se encabezan por el nombre de la entidad o gobierno al que pertenecen (por ej ., Universidad de Salamanca. Departamento de Historia Medieval, Moderna y Contemporánea ; Cataluña. Departamento de Cultura, etc .). Ejemplo 2: Área 1. Área 2 . De la . .. Los nombres que comienzan por estas partículas tienen su entrada por el artículo, si son franceses (ej . : La Porte, Dominique de), o por la parte del nombre que les sigue, si son españoles (ej . : Fuente, Ricardo de la). 10 .5 .2 .2 . Puntuación Las GARE dan, además, una serie de prescripciones respecto a la puntuación que debe figurar en las entradas de autoridades y de referencia: 1) Cada símbolo de puntuación prescrito que precede a un elemento va seguido de un espacio . Cada símbolo prescrito, exepto la coma (,), va precedido igualmente de un espacio, excepto cuando el símbolo es el primer carácter de un área. 2) Cada área de la entrada y cada repetición de un área debe estar claramente separada del área que le precede mediante su indicación por párrafos, tipografía o sangrado. 3) Cada repetición de un elemento va precedida de la puntuación prescrita para dicho elemento. 4) Se omitirá cualquier área o elemento que no sea pertinente a una entrada determinada . Igualmente se omite la puntuación que precede a este elemento. 5) La puntuación que no coincida con la prescrita para la entrada debe darse de acuerdo con las normas establecidas por la agencia de catalogación responsable de la entrada y debe seguir, siempre que sea pertinente, las directrices de la IFLA que rigen la puntuación de ese elemento concreto. 10 .5 .3 . El UNIMA RC/A uthorities y los formatos nacionales Las GARE pretenden establecer normas para la presentación de autoridades y referencias sólo en soporte impreso y en microforma . La estructura presentada en las directrices no tiene la pretensión de ser trasladada directamente a una estructura de registros de autoridades legibles por máquina, aun Capítulo 10 : El control de autoridades y el acceso a la información 453 cuando indudablemente ha tenido una gran influencia en el diseño de un formato automatizado. De hecho, el mismo Grupo de Trabajo ha tenido encomendada la responsabilidad de desarrollar el formato UNIMARC de autoridades, publicado en 1991, para cuya elaboración se utilizó la información específica definida en estas directrices como punto de partida. La exigencia de utilizar formatos compatibles para los registros bibliográficos y los registros de autoridades ha llevado a muchas agencias bibliográficas nacionales a desarrollar sus adaptaciones particulares del MARC propio. Ya en 1976 la Library of Congress publicó la versión preliminiar del A uthori- ties : A MA RC Format: Specifications for Magnetic Tapes Containing A uthority Records, en cuya introducción los autores establecían el propósito y el alcance del formato : "El formato de registros de autoridad MA RC provee especificaciones y designadores de contenido para autoridades de nombres, títulos uniformes y materias . Otros tipos de autoridades tales como series pueden ser acomodados por este formato, pero las provisiones para los campos o códigos específicos no han sido hechas, pendientes de posteriores análisis'. La edición definitiva se publicó en 1981 y ya se incluían las especificaciones precisas para las entradas de autoridades de series . Entre 1976 y 1981 registros de autoridades legibles por ordenador fueron distribuidos por los vendedores en Estados Unidos y Europa. Esto contribuyó al desarrollo de los MA RC nacionales de autoridades, que garantizan la compatibilidad entre los ficheros bibliográficos y los de autoridades, aunque plantean algún problema de cara al intercambio internacional. La estructura de estos formatos de autoridades consta de cuatro partes: cabecera, directorio, campos de control y campos variables (como los formatos bibliográficos, tal y como prescribe la norma ISO 2709) y la mayor parte de ellos siguen las directrices marcadas por las GARE. En España, el Departamento de Proceso Bibliográfico de la Biblioteca Nacional utiliza, desde enero de 1991, una adaptación del IBERMARC de autoridades, inédita y que, como podemos ver en el Apéndice I, sigue las directrices marcadas por las GARE . El trabajo de autoridades de nuestra agencia bibliográfica data de más antiguo, puesto que el desaparecido Instituto Bibliográfico Hispánico comenzó a compilar un catálogo manual de autoridades en 1985, pero hasta el desarrollo de la base de datos ARIADNA no se ha comenzado a trabajar en formato MARC. La British Library, como hemos señalado, publica en microficha su fichero oficial de nombres propios en formato UK MARC, de la misma manera que la Bibliothéque Nationale francesa distribuye los registros de autoridad de la base BN-OPALE en formato INTERMARC . Otra agencia bibliográfica próxima, la portuguesa, ha creado su base de datos PORBASE en formato UNIMARC, y ya en 1989 había editado una versión provisional del UNIMARC de autoridades . En todos estos casos los registros de autoridades respetan, en líneas generales, las pautas establecidas por las GARE. Sin embargo, según una nueva encuesta llevada a cabo por Marcelle Beaudiquez y Francoise Bourdon en 1989 sobre los ficheros de autoridad automatizados de autores de 30 países (cuyos resultados fueron expuestos en la IFLA de París de 1989), persistían las dificultades para que la difusión 454 Parte IV : Las autoridades en los catálogos internacional de este tipo de ficheros fuese una realidad . En opinión de sus autoras, para que las agencias responsables de la bibliografía nacional pudiesen asumir la misión de hacerse cargo de la elaboración del fichero "nacional" de autoridad de autores, éstas necesitan: Una definición precisa de lo que es una colección "nacional", puesto que los autores no son necesariamente "nacionales" . Debería definirse, por tanto, qué debe contener un fichero de autoridad "nacional". Recomendaciones aceptadas internacionalmente para la construcción de encabezamientos . Las listas internacionales elaboradas por la IFLA en los años 70 y comienzos de los 80 necesitan ser revisadas para dotarlas de una mayor precisión que evite la interpretación excesivamente libre de la regla por parte de cada país. — Recomendaciones sobre los elementos que constituyen un asiento de autoridad . Deberían desarrollarse los principios enunciados en las GARE, agregando la nacionalidad de los autores y haciendo obligatorio, en la forma autorizada o rechazada, la forma nacional del nombre del autor. Para permitir el intercambio es necesario que exista al menos una forma común para todos los asientos de autoridad existentes para un mismo autor en diferentes ficheros de autoridad . Esta forma común debe ser la forma nacional. — Un formato internacional de intercambio'. En un estudio fmanciado por la 1-LA, en el marco del Programa Robert Vosper Fellows y bajo los auspicios del Programa UBCIM, la autora, Frangoise Bourdon, tras constatar que el mercado internacional de registros bibliográficos es favorable en la actualidad, dedica la tercera parte del trabajo a hacer algunas recomendaciones y sugerencias para la eficiente aplicación de los principios del CBU en el campo de los datos de autoridades . Para que el intercambio de puntos de acceso autorizados (nombres de autores personales, de entidades y títulos uniformes de clásicos anónimos) a nivel internacional pueda ser una realidad, además de profundizar en la normalización de la información contenida en los registros y de las fuentes utilizadas para su elaboración, es preciso establecer un sistema internacional de intercambio de datos de autoridades . Centralizado o descentralizado, tal sistema debe implicar la existencia de un consenso internacional para definir y usar un ISADN (International Standard Authority Data Number) para cada entidad que genere un registro de autoridad . Sin embargo, el intercambio internacional de datos de autoridades en la actualidad se ve más restringido por problemas organizativos que por problemas técnicos 35 Pese a todo, la publicación de una versión del UNIMARC de autoridades en 1991 y el proceso de revisión de los Names of persons puesto en marcha por la 11-LA pueden contribuir a mejorar las perspectivas . Se ha llevado a cabo una encuesta en marzo de 1992 para analizar las necesidades de estructura, tipos de información y presentación de los asientos 3ó . Los resultados han Capítulo 10 : El control de autoridades y el acceso a la información 455 sido analizados en un taller de expertos en el Congreso de Nueva Delhi de ese mismo año, donde se fijaron los objetivos de la nueva edición . Igualmente, se ha completado un estudio sobre los nombres corporativos en 1992 37 y se está trabajando en el establecimiento de reglas para títulos uniformes de música, de forma que éstos puedan acomodarse a las GARE. 10 .6 . El control de autoridades y la catalogación cooperativa Aunque se haya responsabilizado a las agencias nacionales del establecimiento de los ficheros de autoridades nacionales, el control de autoridades no es privativo de éstas . A medida que se ha generalizado el intercambio de los datos bibliográficos en forma legible por ordenador ha aumentado el interés por los ficheros de autoridades y han adquirido cada vez más importancia para los sistema de catalogación compartida y para el mantenimiento de los catálogos colectivos. 10 .6 .1 . Los grandes sistemas bibliográficos A finales de la década de los 70 y comienzos de la de los 80 diversas grandes empresas norteamericanas de servicios bibliográficos desarrollaron ficheros de autoridades que se basaban en el modelo de la New York Public Library (NYPL) . Aunque la mayor parte de ellos han incorporado la base de datos de la Library of Congress y, en algunos casos, la de la NYPL 38 y utilizan un formato total o parcialmente coincidente con el MARC, difieren estos grandes consorcios bibliográficos, sin embargo, en el nivel de integración que mantienen entre sus ficheros bibliográficos y de autoridades. En un estudio realizado en 1984, Taylor, Maxwell y Frost pusieron de manifiesto que, mientras muchos de los sistemas norteamericanos están parcialmente integrados mediante vinculaciones de distinto tipo (como ocurre en el caso de UTLAS y WLN), dos de los mayores (OCLC y RLIN) mantienen separado el fichero de autoridades del fichero bibliográfico . Esto hace que el control de autoridades se lleve a cabo de forma más o menos automática aunque, como señalan las autoras del estudio, no debe olvidarse que, en última instancia, es siempre una persona humana la responsable de decidir si una entrada de un registro de autoridad previamente existente representa la misma persona, lugar, entidad o título que vamos a consignar en el registro de autoridad que pretendemos crear39 10 .6 .2 . El Linked Systems Project y el proyecto NA CO Si bien las bibliotecas que forman parte de estos grandes sistemas bibliográficos estadounidenses podían acceder, desde mediados de los setenta, a los ficheros LC MARC de la Library of Congress, la idea de poner en marcha un método rentable de interconexión de distintos sistemas para compartir datos bibliográficos llevó a los tres mayores sistemas (OCLC, WLN y RLIN) y a la Library of Congress a estudiar la posibilidad de un proyecto común de 456 Parte IV: Las autoridades en los catálogos intercambio de datos . Así nació el Linked Systems Project (LSP) que, formulado en 1980, tiene dos componentes, de acuerdo con McCallum : la implementación de autoridades y el desarrollo de normas para la interconexión de las redes40 . De la importancia otorgada al control de los puntos de acceso a la información da una idea el hecho de que la primera aplicación que se puso en marcha en el LSP fue el fichero colectivo de autoridades . La Library of Congress (LC) inició un programa cooperativo denominado Name Authority Cooperative (NACO) a finales de los 70 utilizando algunas de sus publicaciones tales como el National Union Catalogue y Name A uthorities para el acceso al fichero manual . La conversión de todos los registros de autoridades en forma legible por ordenador comenzó en 1977 y el acceso en línea mejoró el uso de las adiciones al crecer el fichero NA CO . Este ambicioso proyecto de fichero compartido de autoridades puede considerarse, por tanto, como la primera aplicación que utilizó las funcionalidades de interconexión del sistema LSP 41 . El fichero de autoridades "master" reside en la Library of Congress y los participantes en el LSP hacen copias en sus sistemas . Los catalogadores de la LC hacen sus búsquedas en los ficheros LC . Si un registro existe, es utilizado ; si no, se añade un nuevo registro al fichero y se distribuye a los participantes en el LSP. Los miembros de WLN, RLIN y OCLC que participan además en NACO realizan la búsqueda en sus respectivos ficheros y, si un registro existe, se utiliza ; si no, se añade un nuevo registro al fichero correspondiente . El nuevo registro es aportado a la LC y se añade al fichero master y se redistribuye a los participantes en LSP. Este procedimiento se sigue no sólo para los registros nuevos sino para los registros que, existiendo ya en el fichero, son modificados y mejorados . Todos los registros (nuevos y mejorados) de los participantes en NACO pueden ser distribuidos además por la LC a través de su MARC Distribution Service 42 . Las ventajas de las bibliotecas participantes en cualquiera de estos sistemas son evidentes : el LSP permite a cualquier miembro de la red recibir registros de autoridades distribuidos en línea, reduciendo de manera drástica el tiempo necesario para acceder a esos datos 43 . 10.7. El control de autoridades y los catálogos locales En la actualidad el mantenimiento de un fichero de autoridades no sólo se justifica en el caso de las bibliotecas integradas en grandes redes o sistemas ya que, como hemos señalado, cualquier catálogo local, aun sin tener acceso en línea a otros catálogos, puede acceder a los registros de autoridades de las agencias bibliográficas nacionales y de los grandes sistemas bibliográficos en diferido (microfichas, cintas magnéticas o CD-ROM, principalmente), siempre que utilicen formatos y normas compatibles. 10 .7 .1 . Los programas de gestión bibliotecaria La mayor parte de los paquetes de sistemas integrados para bibliotecas asequibles comercialmente ofrecen sistemas de control de autoridades como Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 457 parte integral de sus módulos de entrada de datos y catalogación . Aunque éste ha sido uno de los últimos módulos desarrollados en los sistemas locales, los distribuidores de sistemas de gestión automatizada de bibliotecas ofrecen una amplia gama de capacidades y servicios para el control de autoridades en las bases de datos bibliográficas44 . La mayor parte de los sistemas poseen una arquitectura similar y relacionan los registros bibliográficos y de autoridades a través de punteros aunque poseen características diferentes en lo que respecta a la gestión de estos registros. 10 .7 .2 . La conversión retrospectiva Una de las primeras decisiones que deberá tomar la persona responsable de la automatización de cualquier biblioteca será la de incorporar el control de autoridades para los registros de forma retrospectiva o bien comenzar a controlar los puntos de acceso generados a partir de la catalogación corriente . Los distribuidores de registros de autoridades ofrecen varios servicios 45 : 1) Registros de autoridades para controlar una base de datos bibliográficos previamente existente. 2) Nuevos registros de autoridades para la nueva catalogación corriente y/o. 3) Mejoras o cambios en los registros de autoridad previamente utilizados. En palabras de Maccaferri, "el control de autoridades es un componente esencial del proceso de conversión retrospectiva"46. Las bibliotecas que contemplan el control de autoridades en este contexto deben considerar la fuente de los registros convertidos, la naturaleza de la colección que se está convirtiendo, cuándo y por quién fueron catalogados los registros originales y el grado de compatibilidad de la normalización de los registros convertidos y la exigida por el control de autoridades local . Para el procesamiento de estos registros se puede optar por técnicas manuales o automatizadas, o una combinación de las dos, mientras que el trabajo puede realizarse en la propia biblioteca, puede encargarse a un distribuidor, o bien se puede dividir el trabajo entre el personal bibliotecario y un distribuidor . Lógicamente, las decisiones sobre las técnicas a utilizar y las características de la operación dependerán de los recursos disponibles 47 y de la normalización exigida. 10 .7 .3 . El trabajo de autoridades Una vez implantado un sistema de control de autoridades en la biblioteca, el trabajo requerido puede ser tan variado como diferentes son los sistemas . Irwin habla de tres filosofías básicas del control de autoridades 48 : 1) crear una autoridad para cada encabezamiento usado en un registro bibliográfico, 2) no crear una autoridad para cada encabezamiento (usar sólo las que pueden ser derivadas de una fuente externa si está disponible), 458 Parte IV : Las autoridades en los catálogos 3) derivar registros cuando sea posible y crear una autoridad para encabezamientos sólo si son necesarias las referencias cruzadas. El tipo de filosofía utilizado determina el trabajo de autoridades . Algunos sistemas locales requieren la generación automática de un registro de autoridades si éste no existe . Otros poseen la opción de crear un registro de autoridades esquemático cuando el encabezamiento de un registro bibliográfico no está emparejado con un registro de autoridad . Quienes se adhieren a la primera filosofía están de acuerdo con la generación automática de registros de autoridad . Sin embargo, en un sistema de este tipo, los registros de autoridad que no posean una estructura de referencias cruzadas no poseen más valor que los registros manuales ya que, como arguyen los partidarios del tercer planteamiento, si se incluye el registro sin referencias en el fichero de autoridades, la tarea intelectual de determinar la forma autorizada del encabezamiento habrá de repetirse cada vez que se necesite ese mismo encabezamiento. Los registros de autoridad de nivel mínimo, denominados también registros de autoridad provisionales, se construyen automáticamente a partir de los encabezamientos contenidos en un registro bibliográfico . En opinión de Anderson, esta idea de registros de autoridades con referencias de nivel mínimo generados de forma automática puede ser desarrollada en varias aplicaciones prácticas . Los sistemas locales pueden crear registros de autoridad de nivel mínimo con referencias generados automáticamente cada vez que se introduzcan nuevos encabezamientos en la base de datos . Aunque los distribuidores ofrecen con frecuencia la posibilidad de crear estos registros como un servicio más, y los consideran como registros provisionales que pueden servir de base para el trabajo de autoridades más completo que realizará después el catalogador 49 , si los registros de nivel mínimo están vinculados con referencias generadas automáticamente, pueden ser muy valiosos para garantizar la consistencia de los puntos de acceso del catálogo. 10 .7.4 . Los listados de autoridades En la práctica, sin embargo, no todas las bibliotecas o redes de bibliotecas automatizadas desarrollan el módulo de autoridades creando un verdadero catálogo pero, aún así, el propio sistema obliga al catalogador que introduce un nuevo registro en el fichero bibliográfico a hacerlo "vía" listado de autoridades . Es decir, el sistema no admite un nuevo encabezamiento sin haberlo verificado en el listado alfabético de los encabezamientos existentes ya en el catálogo. Este listado, sin ser un fichero, ofrece una serie de referencias cruzadas que envían de los términos no admitidos por el sistema como encabezamientos a los admitidos . Esta práctica, muy extendida en las bibliotecas españolas, no garantiza el control de todas las formas posibles de los puntos de acceso, aunque ayuda a un cierto grado de normalización . Sistemas como DOBIS/LIBIS favorecen esta práctica de control mínimo de los puntos de acceso . Otros programas automatizados de gestión bibliotecaria de menor envergadura (es el caso del programa español ABSYS, de creciente implantación en las bibliotecas públicas) no contemplan el fichero de autoridades ni Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 459 siquiera la obligatoriedad de acceder al fichero bibliográfico vía listado de autoridad, con el consiguiente aumento de las posibilidades de que se produzca silencio o ruido a la hora de recuperar la información contenida en ellos. 10 .8 . A modo de conclusión : ¿es imprescindible el control de autoridades? A lo largo del presente trabajo hemos venido aludiendo a la eficacia que aporta la estructura de autoridades a la recuperación de la información en el catálogo de la biblioteca . Sin embargo, estamos obligados a hacer referencia a la existencia de una tendencia dentro de las opiniones profesionales que cree que es innecesario el control de autoridades . Se ha argumentado que se pueden llevar a cabo búsquedas sobre cualquier parte del nombre en un catálogo en línea y que las referencias cruzadas pueden unir los registros en los que se han empleado diversas formas del mismo nombre . Quienes opinan así piensan que se podrían reducir los costes de catalogación si se elimina la necesidad de una constante verificación de la consistencia, sobre todo si se tiene en cuenta que la mayor parte de los autores no poseen más de uno o dos registros bibliográficos asociados en el catálogo. Es difícil estimar la cantidad de tiempo requerida por el trabajo de autoridades dentro del proceso global de la catalogación . Sullivan habla de un incremento de un tercio añadido al tiempo de la catalogación 50 , pero reconoce que los conflictos a resolver pueden ser muy diferentes en cada caso, así como la complejidad de algunos encabezamientos o subdivisiones . Fiegen, Heitshu y Miller han analizado los costes de esta tarea51 y han comprobado el decrecimiento de estos costes a medida que la biblioteca se ha ido automatizando y ampliando las capacidades del sistema . Rogers, por su parte, ha intentado determinar los cambios provocados por el control de autoridades en el personal de las bibliotecas . El análisis de los resultados de una encuesta realizada en Estados Unidos y Canadá puso de manifiesto que el mantenimiento del catálogo de autoridades es, la mayor parte de las veces, una responsabilidad colectiva (72,7%), no es realizado por todos los catalogadores en un 9,1% de los casos e incluye el 18,2% restante en "otra situación"52 . Ciertamente, el control de autoridades no es barato . De ahí la urgencia del desarrollo de sistemas y redes que permitan a las bibliotecas participantes acceder a los ficheros de autoridades elaborados por las agencias bibliográficas nacionales . No se trata, pensamos, de renunciar a la consistencia de los puntos de acceso sino de aprovechar las posibilidades que nos brinda el cambio tecnológico que se está produciendo en nuestras bibliotecas y utilizar adecuadamente los recursos disponibles . De ahí que, en nuestro caso, la centralización de la gestión de autoridades en la Biblioteca Nacional y la edición de productos que puedan ser distribuidos al resto de las bibliotecas sea, más que algo deseable, un anhelo sentido cada vez con más fuerza por la comunidad bibliotecaria española . 460 Capítulo 10 : El control de autoridades y el acceso a la información Parte IV: Las autoridades en los catálogos Agradecimientos : Los registros del catálogo de autoridades de ARIADNA acompañan e ilustran este trabajo gracias a la colaboración y buena disposición de Mercedes Chacón Fuertes (Departamento de Proceso Bibliográfico, Biblioteca Nacional) . 461 " BAER, N . L. ; Johnson, K . E. : The state of authority. Information Technology & Libraries, 1988, v . 7, n. 2, p . 139-153. 14 TAYLOR, A. G . : Authority files in online catalogs : an investigation of their value . Cataloging & Classification Quarterly, 1984, v . 4, n . 3, p. 2. 15 CLACK, D . H . : Authority control and linked bibliographic databases. Cataloging & Classification Quarterly, 1988, v . 8, n . 3, p. 35. Notas ' DELSEY, T. : Authority control in an intemational context . En : Authority control in the online environment : considerations and practices, Barbara B . Tillet, editor . New York; London, Haworth, 1989, p. 13. 16 CAMPOS, F . M . : Guedes de. . . (et al.) : Controlo de autoridade e gestáo da infonnacáo . En: A gestáo da informagáo: actas do 3" Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, 1° Encontro Internacional de Bibliotecários de Língua Portuguesa, Lisboa, 28 de fevereiro a 3 de mango de 1990 . Lisboa, Associagáo Portuguesa de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas, 1990, p. 100. 2 BURGER, R . H . : Authority work : the creation, use, maintenance, and evaluation of authority records and files. Littleton, Col., Libraries Unlimited, 1985, p . 3. " CARRIÓN GÚTIEZ, M. : Manual de bibliotecas. Salamanca; Madrid, Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 1987, p . 209. ' CUTTER, CH. A. : Rules for a dictionary catalog, 4th. ed., rewritten. Washington, D .C., Government Printing Office, 1904, p. 11 . (Una selección de estas reglas ha sido publicada en: Foundations of cataloging : a sourcebook, edited by Michael Carpenter and Elaine Svenonius . Littleton, Col., Libraries Unlimited, 1985, p. 65-71). '8 MALINCONIO, S . M . : Bibliographic data base organization and authority file control. Wilson Library Bulletin, 1979, v . 54, n. 1, p. 39. ' Conferencia Internacional sobre Principios de Catalogación (1961 . París) : Repon . London, Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios, 1963, p . 91-92. 5 SCHMIERER, H. F . : The relationship of authority control to the library catalog . Illinois Libraries, 1980, n . 62, p . 599-603, cit . por Burger, Robert H. : Op . cit., .p . 5. 19 CAMPOS, F. M . : Guedes de. . . (et al .), Op . cit., p. 100-101. 2° MACDONALD, D. R . : Data dictionaries, authority control, and online catalogs : a new perspective . Journal of Academic Librarianship, 1985, v . 11, n. 4, p . 221. 22 6 Reglas de catalogación. I, Monografías y publicaciones seriadas, l a ed ., 3' reimp . con corr. Madrid, Dirección General del Libro y Bibliotecas, 1993, p . 325. MALINCONIO, S . M . : The role of a machine based authority file in an automated bibliographic system . En : Automation in libraries : papers presented at the CACUL Workshop on Library Automation, Winnipeg, June, 22-23, 1974 . Ottawa, Canadian Library Association, 1975. Ha sido reimpreso en : Foundations of cataloging : a sourcebook, edited by Michael Carpenter and Elaine Svenonius . Littleton, Col ., Libraries Unlimited, 1985, p . 212. 8 BURGER, R . H . : Op . cit., p. 4. MALO DE MOLINA, T . ; JIMÉNEZ, M .: Cartilla de catalogar, 2 1 ed . Madrid, Consejo Superior de Investigaciones Científicas, 1991, p . 3. 9 ° TILLETT, B . B . : Consideration for authority control in the online environment . En: Authority control in the online environment: considerations and practices, Barbara B . Tillet, editor. New York ; London, Haworth, 1989, p . 3. " AULD, L . : Authority control: an eighty-year review . Library Resources & Technical Services, 1982, v . 26, n . 4, p. 319-330. 12 TILLETT, B . B . : Automated authority files and authority control : a survey of the literature, sentinar paper, Graduate School of Library and Information Science, University of California, Los Angeles, June 1982 . Cit. por: Taylor, A . 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En: What's in a name : control of catalogue records through automated authority files, ed. and comp . Natsuko Y . Furuya. Toronto, University of Toronto, 1978. u BURGER, R . H. : Op . cit ., p. 8. w PAGE, M. : Authority control in the online environment . Computers in Libraries, 1991, v . 11, n . 3, p . 9. 2' CAMPOS, F . M. : Guedes de. . . (et al.) : Op. cit., p . 102-103. 28 ANDERSON, D . (DOROTHY) : Universal Bibliographic Control : a long-term policy, a plan for action . München (etc.), Saur, 1974, p . 47. 29 Conferencia Internacional sobre Bibliografías Nacionales (1977 . París) : Final repon. Paris, Unesco, 1978 . (PGI-77/UBC/3 ; CONF. 401/COL 11), cit . por: Beaudiquez, M. ; Bour- Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 462 Parte TV : Las autoridades en los catálogos don, F . : Management and use of name authority files : personal names, corporate bodies and uniform titles : evaluation and prospects : revised text of a paper presented at the open forum of the Section on Bibliography during the IFLA Paris conference in August 1989 . München (etc .), Saur, 1991, p . 19. 32 Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas . Grupo de Trabajo para un Sistema Internacional de Autoridades: Guidelines for authority and reference entries. London, IFLA International Programme for UBC, 1984 (Existe una traducción catalana : Pautes d'entrades d'autoritats i'de referéncia . Barcelona, Escola Universitária Jordi Rubió i Balaguer de Biblioteconomia i Documentació, 1990). " Authorities : a MARC format : specifications for magnetic tapes containing authority records, preliminary ed . Washington, D.C ., Library of Congress, 1976, p . 3. BEAUDIQUEZ, M. ; BOURDON, F . : Management and use of name autorithy files, op. cit ., p . 22-23. 35 BOURDON, F . : How can IFLA contribute to solving problems in name authority control at the international level? . IFLA Journal, 1992, v . 18, n . 2, p . 135-137. 36 BOURDON, F . : Les fichiers d'autorité auteurs : rapport d'activité 1990-1991 . 57th IFLA General Conference, Moscow, 18-24 August 1991 . (43-BIBCO-2-F) " Federación Internacional de Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas . Comité Permanente de Catalogación : Review group on Form and Structure of Corporate Headings . International Cataloguing & Bibliographical Control, 1992, v . 21, n . 4, p . 53. 38 CLAYTON, M . : Op . cit., p . 92. 39 TAYLOR, A . G . ; MAXWELL, M . F . ; FROST, C . O . : Network and vendor authority systems. Library Resources & Technical Services, 1985, v . 29, n. 2, p . 198. MACCALLUM, S . H . : Linked Systems Report. Part 1 : Authorities implementation. Library Hi Tech, 1985, v . 3, n . 2, p . 62. " Los protocolos del LSP son, específicamente, los protocolos OSI (Open System Interconection), que han sido desarrollados por la International Organization for Standardization (ISO), con el apoyo y participación de organismos normalizadores estadounidenses, tales como X3 y NISO (Z-39) . Cfr. MacCoy, R . : The Linked Systems Project : progress, promises, realities . Library Journal, 1986, v . 111, n . 16, p . 33. AVRAM, H . : The Linked Systems Project: its implications for resource sharing . Library Resources & Technical Services, 1986, v . 30, n . 1, p . 42. °3 En un estudio llevado a cabo recientemente en el departamento de catalogación de la biblioteca de la Universidad de Indiana (miembro de OCLC), se ha determinado que el tiempo invertido en el trabajo de autoridades en relación con el tiempo total de catalogación oscila entre un 50% y un 2%, dependiendo de que el catalogador deba crear un nuevo registro de autoridad o aprehenda el registro existente en NACO sin añadir modificaciones . Cfr. Byrd, J .; Soruy, K . : Cost analysis of NACO participation at Indiana University . Cataloging & Classification Quarterly, 1993, v . 16, n . 2, p . 117. IRWIN, D. : Local systems and authority control . Cataloging & Classification Quarterly, 1993, v . 16, n . 2, p . 55 . 45 Ibid., p. 56 . 463 4° MACCAFERRI, J . T . : Managing authority control in a retrospective conversion project. Cataloging & Classification Quarterly, 1992, v . 14, n. 3-4, p . 145. °' Para garantizar la consistencia del catálogo en un proceso de conversión retrospectiva habría que proceder a vincular todos los registros bibliográficos con los de autoridad ya existentes y crear y vincular los registros de autoridad que aún faltan . Y ésta, como señalan Gongalves y Lopes, "no es una tarea corriente de los catalogadores, ni podrá serlo, so pena de atrasar la disponibilidad del material bibliográfico más reciente" . Cfr . Gongalves, J . ; Lopes, M . I. : 0 sistema de autoridade da PORBASE : rentabilizacáo e cooperagáo. En : JORNADAS PORBASE (4á . 1991 . Oporto) : Actas. Porto, Faculdade de Letras da Universidade de Porto, 1992, p . 92. 4 IRWIN, D . : Op. cit ., p . 63. 49 ANDERSON, D . (DOUGLAS) : Automatically generated references in minimal-level authority records . Information Technology and Libraries, 1991, v . 10, n. 4, p . 261. So SULLIVAN, M . : Authority work on INNOPAC at Yale Law Library . Technical Services Quarterly, 1992, v . 9, n . 4, p . 48. 51 FIEGEN, A . M . ; HEITSHU, S . C . ; MILLER, E . P . : The effect the LASS microcomputer software on the cost of authority work in cataloging . Information Technology & Libraries, 1990, v . 9, n . 3, p . 253-257. 52 ROGERS, SH . L . : Automation change : a survey of authority control/database maintenance librarians . Library & Information Science Research, 1992, v . 14, n . 3, p . 283. 464 Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información Parte IV : Las autoridades en los catálogos APÉNDICE 1 FORMATO IBERMARC DE AUTORIDADES El Departamento de Proceso Bibliográfico de la Biblioteca Nacional ha desarrollado una adaptación del IBERMARC/Autoridades y, desde principios de 1991, el fichero de autoridades de ARIADNA está siendo elaborado en este formato . La utilización del mismo formato para la creación de los registros bibliográficos y los de autoridades favorece el establecimiento de vinculaciones entre ellos a través de los campos relacionados . De esta manera: el campo 100 del registro de autoridad (encabezamiento de autor personal) se corresponde con los campos 100 o 700 del registro bibliográfico (según el autor fuese encabezamiento principal o secundario) o 600 (si constituye un encabezamiento de materia), el campo 110 del registro de autoridad (encabezamiento de entidad) se corresponde con los campos 110, 710 o 610 del registro bibliográfico, el campo 130 del registro de autoridad (título uniforme) se corresponde con los campos 130, 245 (si el título es subencabezamiento), 730, 630 o 830 (si se trata del título de una serie) del registro bibliográfico, el campo 150 del registro de autoridad (encabezamiento de materia) se corresponde con el campo 650 del registro bibliográfico, etc. Reproducimos a continuación una serie de entradas de autoridades en formato IBERMARC(A), procedentes de ARIADNA, en las que puede observarse la estructura de cada tipo de entrada (coincidente con lo establecido en las GARE) y los elementos consignados en ellas. CONTROL DE NOMBRES DE PERSONA Los nombres personales, en su mayor parte, son los nombres de nacimiento de los autores . Sin embargo, pueden plantearse algunos problemas al crear el encabezamiento autorizado y, en ocasiones, habrá que establecer tantas relaciones como formas diferentes del nombre (o distintos nombres) haya utilizado un autor. El catalogador debe atenerse, para esta tarea, a lo prescrito en el punto 5 .1 . ("Encabezamientos para personas") del volumen I de las Reglas de catalogación. Para fijar la forma autorizada (encabezamiento uniforme) del nombre de un autor hay que, en primer lugar, decidir el nombre que vamos a adoptar como punto de acceso (en caso de que haya utilizado varios o haya cambiado de nombre a lo largo de su vida ; en caso de que existan distintas formas, más o menos completas, de un mismo nombre ; en caso de que el nombre de un mismo autor aparezca con variaciones gráficas, lingüística o alfabéticas) . Una vez determinado el nombre que va a ser autorizado como punto de acceso hay que determinar el elemento inicial del encabezamiento que, como regla general, será el que mejor identifique a la persona . La casuística es muy amplia y, en muchos casos, habrá que tener en cuenta la nacionalidad o la lengua del país en que resida. Sin pretensión de exhaustividad, vamos a mostrar una serie de entradas de autoridades de de autores que entrañan algún grado de dificultad . Así, en el caso de una persona que ha utilizado varios nombres, de acuerdo con las Reglas de catalogación 1 (en adelante RCI), el encabezamiento uniforme de la entrada de autoridades (100), como regla general, será el nombre por el que comúnmente se le conoce (RCI, 5 .1 .1 .A ), pero habrá que consignar mediante indicadores de referencia "véase" (400) el resto de nombres utilizados (encabezamientos diferentes) : 001 005 008 035 040 100 400 400 670 670 670 465 BNE1990612380 199310011155PMAMCF BNEP a aaa /j 901120nn aijnnaabn $a n 90069103 $a M-BN-DB $B apa $c M-BN-DP 19120101- 0 10 $a Castro, Carmen $d 1 19120101- 0 20 $a Castro, de Zubiri, Carmen $D 1 19120101-0 20 $a Castro, Medinaveitia, Carmen $d 1 $a La vida de Lazarillo de Tormes y de sus fortunas y advertidas, 1964 $b v . port . (edición y notas de Carmen Castro) $a Imágenes y símbolos, de Mircea Eliade, 1995 $b port . (versión española de Carmen Castro) $a Biografía de Xavier Zubiri, 1992 $b por. (Carmen Castro de Zubiri) p . 4 de la cub . (Carmen Zubiri ; n . San Sebastián 1912 ; se casó con Xavier Zubiri ; doctora en filosofía y letras ; ha publicado ensayos, estudios sobre escritores clásicos y realizado diversas traducciónes) Figura . I .1 Entrada de autoridad de Carmen Castro En caso de que el autor haya publicado todas sus obras bajo un seudónimo o si está comúmente identificado en las fuentes de información por él, se escoge el seudónimo como encabezamiento uniforme (100), sin indicar que lo es (RCI, 5 .1 .1 .B .C) . En este caso también se hace referencia de su nombre de pila (400): 001 005 008 035 040 080 100 400 670 BNE19900109921 199211160859PMAMCF BNEP a aaa /j 901120nn aijnnaabn $a n 90011109 $a M-BN-DP $b apa $c M-BN-DP $a 860(83) 19" 10 10 $a Mistral, Gabriela 20 $a Godoy Alcayaga, Lucila $a Ternura, 1983 $b port . (Gabriela Mistral) P7 (n . Vicuña, Chile, 7-4-1889 ; su nombre de pila, Lucila Godoy Alcayaga lo cambió por Gabriela Mistral; en 1945 recibió el Premio Nobel de Literatura ; m. 1957 en Nueva York) Figura I.2 Entrada de autoridad de Gabriela Mistral Las vinculaciones entre nombres personales, en el fichero de autoridades, pueden ser más complejas en ocasiones . Así, por ejemplo, un autor como Jorge Luis Borges, cuyo nombre aparece de distintas formas, ha utilizado varios seudónimos colectivos (H . Bustos Domecq y B . Suárez Lynch) para las obras escritas en colaboración con Adolfo Bioy Casares quien, a su vez, ha utilizado otros seudónimos individua- 466 Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 467 Parte IV : Las autoridades en los catálogos les para firmar sus obras . ¿Cómo se representan estas relaciones en el fichero de autoridades?: En la entrada de autoridad de Jorge Luis Borges, aparte de hacer referencia a las otras formas de su nombre que no hemos adoptado (400), a través del indicador de referencia "véase además" (500) se nos indican los encabezamientos relacionados, es decir, las entradas bajo los seudónimos colectivos que también son encabezamientos uniformes en el catálogo: 001 005 008 035 040 080 100 400 400 500 500 500 670 670 678 BNE19900023511 199310011520PMAMCF BNEP 901120nn aijnnaabn a aaa /j $a n 90002371 $a M-BN-DP $b apa $c M-BN-DP 10 $a 860(82) . . ."19" 10 $a Borges, Jorge Luis 20 $a Borges, J . L. 10 $a Borges, Jorge-Luis 20 $a Bustos Domecq, H. 20 $a Suárez Lynch, B. $a Para obras de este autor escritas en colaboración con Adolfo Bioy Casares, véase además $b Bustos Domecq, H. $b Suárez Lynch, B. $a El Aleph, 1984 $b port . (Jorge Luis Borges) $a Textos cautivos, 1986 $b port . (Jorge-Luis Borges) $a n . 1899 - m . 1986 Figura I .3 Entrada de autoridad de Jorge Luis Borges En la entrada de autoridad de Adolfo Bioy Casares, de igual manera, se nos indican las entradas bajo los seudónimos colectivos a través del indicador de referencia "véase además" (500) : 001 005 008 035 040 080 100 400 400 500 500 500 670 BNE19900014139 199206251415PCMAMB BNEP 901120n1 aijnnaabn a aaa /j $a n 90001425 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 10 $a 860(82) . . ."19" $a Bioy Casares, Adolfo 10 $a B'oi Kasares, Adolfo 20 10 $a Sacastrú, Martín 20 $a Bustos Domecq, H. 20 $a Suárez Lynch, B. $a Para obras de este autor escritas en colaboración con Jorge Luis Borges, véase además $b Bustos Domecq, H. $b Suárez Lynch, B. $a La invención y la trama, 1992 $b port . (Adolfo Bioy Casares solapa (n . 1914 ; Buenos Aires) Figura I .4 Entrada de autoridad de A dolfo Bioy Casares Las entradas de autoridad de los seudónimos colectivos, por su parte, reenvían a través del misno indicador de referencia "véase además" (500) a los encabezamientos relacionados de Borges y Bioy Casares: 001 005 008 040 100 400 500 500 663 670 BNE19923551037 199205201439PCIVGP BNEP a aaa /j 920520nn aijnnaabn $a 280790025 M-BN $b SPA spa $c 280790025 M-Bn 20 $a Bustos Domecq, H. 20 $a Bustos Domecq, Honorio 20 $a Bioy Casares, Adolfo 10 $a Borges, Jorge Luis $a Seudónimo colectivo de Jorge Luis Borges y Adolfo Bioy Casares . Para obras de estos autores escritas bajo su nombre real, véase además $b Borges, Jorge Luis $b Bioy Casares, Adolfo $a CDMARC names, 1991 $b (Bustos, Domecq, H . (Honorio) Figura I.5 Entrada de autoridad de H . Bustos Domecq 001 005 008 040 100 500 500 663 670 BNE19923551116 199310011516PMAMCF BNEP a aaa /j 920520n1 aijnnaabn $a 280790025 M-BN $b SPA spa $c 280790025 M-BN 20 $a Suárez Lynch, B. 20 $a Bioy Casares, Adolfo 10 $a Borges, Jorge Luis $a Seudónimo colectivo de Jorge Luis Borges y Adolfo Bioy Casares . Para obras de estos autores escritas bajo su nombre real, véase además $b Borges, Jorge Luis $b Bioy Casares, Adolfo $a CDMARC names, 1991 $b (Suárez Lynch, B .) Figura I .6 Entrada de autoridad de B. Suárez Lynch A través de estas vinculaciones se garantiza que cualquier usuario pueda recuperar las publicaciones de estos autores representadas en el catálogo bibliográfico, sin que se produzca ningún tipo de silencio o pérdida de información. Si ocurre, por el contrario, que diferentes autores son conocidos por el mismo nombre, se deben añadir al nombre de cada uno de ellos las especificaciones necesarias para evitar la ambigüedad (RCI, 5 .1 .2 .B .d) . Los recursos para romper la homonimia en un fichero de autoridades son variados (adición de año de nacimiento y/o muerte, nombres de profesión, títulos, orden o congregación religiosa, "padre", "hijo", "jr.", "senior" . . ., desarrollo de iniciales, etc .) . En el caso, por ejemplo, del filósofo Francis Bacon y su homónimo pintor, se ha optado por añadir las fechas de nacimiento y muerte a su nombre en el encabezamiento uniforme [En el caso del pintor Francis Bacon, como puede observarse en la fig . I .7, debido a lo 468 Parte IV Las autoridades en los catálogos reciente de su fallecimiento -1992- no aparece consignado esta fecha en la entrada de autoridad]. 001 005 008 035 040 100 400 400 670 670 BNE19900178769 199211160841PMAMCF BNEP 901120nn aijnnaabn a aaa /j $a n 90018057 $a M-BN-DB $B apa $c M-BN-DP 10 $a Bacon, Francis $d 1 15610101- 0 16260101 10 $a Bacon, Francis, $c Viscount St . Aibans $d 1 156101011 16260101 10 $a Bacon, Francisco $d 1 15610101-1 16260101 $a Novum organum, 1984 $b port . (Francis Bacon) $a Name authorities, 1977-1982 $b (Bacon, Francis, 1561-1626) Figura I.7 Entrada de autoridad de Francis Bacon (1561-1626) 001 005 008 035 040 100 670 670 678 BNE19900500724 199211161502PMAMCF BNEP 901120nn aijnnaabn a aaa /j $a n 90055413 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 10 $a Bacon, Francis $d 1 19090101- 1 19920101 $a Francis Bacon, 1988 $a CDMARC names, 1991 $b (Bacon, Francis, 1909-) $a pintor Figura I .8 Entrada de autoridad de Francis Bacon (1909-1992) CONTROL DE NOMBRES DE ENTIDAD La forma autorizada del nombre de una entidad (110) debe determinarse de acuerdo con el capítulo 5 .2 ("Encabezamientos para entidades") de las RCI . Como regla general, el encabezamiento uniforme se construiye utilizando el nombre con el que sean identificadas de ordinario (RCI, 5 .2 .1 .A), aunque en el caso de entidades de carácter administrativo, legislativo, etc ., se usará el nombre de la entidad, precedido del nombre del lugar sobre el que ejerza su jurisdicción (5 .2.2.A.a). Como en el caso de los nombres personales, mostramos a continuación una serie de entradas de autoridades de nombres corporativos que entrañan la necesidad de un tratamiento especial . Así, por ejemplo, en el caso de que la entidad no sea independiente, sino subordinada de otra, si su nombre es suficiente para su identificación se utiliza como encabezamiento (RCI, 5 .2 .3 .A .a) . En la entrada de autoridad, en estos casos, se indica a través del indicador de referencia "véase" (410) el nombre de la entidad principal : Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 469 001 005 008 035 040 110 400 BNE19900857493 199210061031PMAMCF BNEP 901120nn aijnnaabn a ana /j $a n 90303033 $a M-BN-DB $B apa $c M-BN-DP 20 $a Instituto de la Mujer (España) 10 $a España $b Ministerio de Asuntos Sociales $b Instituto de la Mujer 410 20 $a España $b Ministerio de Cultura $b Instituto de la Mujer 667 $a En 1988 el Instituto de la Mujer, que dependía del Ministerio de Cultura pasó a depender del Ministerio de Asuntos Sociales 670 $a Mujer y salud, 1987 Figura I .9 Entrada de autoridad del Instituto de la Mujer (España) Las vinculaciones entre las entradas de autoridades de entidades son, en ocasiones, más complejas . Un caso particularmente frecuente es el de organismos administrativos que cambian su denominación o sus competencias, se funden con otros previamente existentes, se escinden en varios, etc . Estas vinculaciones suelen aparecer representadas en las entradas de autoridades a través del indicador de referencia "véase además" (510) . Así, por ejemplo, el Instituto Nacional de Fomento a la Exportación en 1987 pasó a denominarse Instituto Español de Comercio Exterior, conocido también como ICEX. Para representar esta relación en la entrada de autoridad del Instituto Nacional de Fomento de la Exportación, aparte de las otras formas del nombre no autorizadas (410) se indica, a través del indicador de referencia "véase además" (510) la entrada de autoridades relacionada (figura 1 .10) . De la misma manera, el registro del Instituto Español de Comercio Exterior remite a través del mismo indicador a la entrada encabezada por su denominación anterior (figura I .11): 001 005 008 035 040 110 410 410 510 670 BNE19900829751 199306030933PMAMCF BNEP 901129nn aijnnaabn a ana /j $a n 90300203 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 20 $a Instituto Nacional de Fomento de la Exportación (España) I .N .F .E. 20 20 $w b $a Instituto Español de Comercio Exterior 20 $a Objetivos y programas, 1983 $b port . (INFE, Instituto Nacional de Fomento a la Exportación) $a Llamada telefónica al ICEX, 3-6-1993 $b (El Instituto Nacional de Fomento a la Exportación se creó el 2-4-1982 ; en nov . de 1987 pasó a denominarse Instituto Español de Comercio Exterior) Figura I .10 Entrada de autoridad del Instituto Nacional de Fomento de la Exportación (España) 470 Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información Parte IV: Las autoridades en los catálogos 001 005 008 035 040 110 410 510 670 670 BNE19900891660 199306031003PMAMCF BNEP 901120nn aijnnaabn a ana /j Sa n 90307565 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 20 $a Instituto Español de Comercio Exterior 20 $a ICEX 20 $W a $a Instituto Nacional de Fomento de la Exportación (España) $a Campañas de exportación 1986/IV, 1988 $b port. (ICEX, Instituto Español de Comercio Exterior $a Llamada telefónica al ICEX, 3-6-1993 $b (El Instituto Nacional de Fomento a la Exportación se creó el 2-4-1982 ; en nov . 1987 pasó a denominarse Instituto Español de Comercio Exterior) Figura I.11 Entrada de autoridad del Instituto Español de Comercio Exterior Existen ciertas entidades que, por diversas causas (generalmente porque desarrollan una actividad similar) tienen una denominación total o parcialmente coincidente . En estos casos se puede optar por una entrada general explicativa que evite repetir varias veces la misma entrada de autoridad : 471 En el caso de las obras clásicas anómimas que tienen un título generalmente aceptado en las obras de referencia, éste constituirá el encabezamiento uniforme (130) y las distintas variantes del título (430) remitirán a él . Si se trata de una traducción, se realiza una indicación de lengua ($1): 001 005 008 035 040 130 430 430 670 BNE19901450527 199012111803BATCH BNE01 a ana 901130nn ainnaabn $a n 90403528 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 0 $a Gilgamesh $1 Español $a Epopeya de Gilgamesh 0 $a Poema de Gilgamesh 0 $a Poema de Gilgamesh -1986- Figura I.13. Entrada de autoridad del Poema de Gilgamesh Los libros sagrados, por sus características bibliográficas, también deben ser recuperados por un título uniforme (RCI, 5 .3 .2.C), y éste constituirá el encabezamiento de la entrada de autoridades: BNE19901501692 001 ' 199012111813BATCH BNE01 005 001 BNE19900869216 a ana 901130nn ainnaabn 008 005 199012041037BATCH BNE01 $a n 90408893 035 901129nn ainnaabn un ana /j 008 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 040 035 $a n 90304400 0 $a Talmud 130 040 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP $a Babylonian Talmud 430 0 10 $a Escuela Técnica Superior . .. 110 $a Talmud Bavli 430 0 665 $a Para las distintas Escuelas Técnicas Superiores véase $a Name authorities, 1977-1982 : Talmud 667 el nombre de la Universidad a la que pertenece seguido del $a Bellezas del Talmud -1945670 nombre de la correspondiente Escuela . Ej . : Escuela Técnica Superior de Ingenieros de Telecomunicación (Madrid) V. Figura I .14 Universidad Politécnica de Madrid . Escuela Técnica Superior Entrada de autoridad del Talmud de Ingenieros de Telecomunicación Figura I.12 Entrada de referencia general explicativa CONTROL DE TÍTULOS UNIFORMES Los títulos uniformes se utilizan para identificar una obra que ha sido editada bajo diferentes títulos o lenguas . Constituyen el encabezamiento uniforme de la entrada de autoridades y los encabezamientos diferentes remiten a esta forma normalizada. La utilización de estos títulos permite reunir todas las noticias bibliográficas de esa obra existentes en el catálogo, de ahí que puedan considerarse instrumentos de enlace muy importantes. En el caso de obras individuales, con una autoría definida, cuyo título haya aparecido también en distinta forma o idioma, puede hacerse una entrada de autoridad del tipo autor-título . En el caso de obras anteriores al siglo xvi escritas en griego, por ejemplo, se establecerá el encabezamiento uniforme bajo la forma española del . En estos casos, el título (RCI, 6 .1 .2), cuando por ella sean comúnmente conocidas encabezamiento de la entrada de autoridad (100) constará de dos elementos : nombre del autor ($a) y título de la obra ($t) . Las formas diferentes del título se señalan a través del indicador de referencia "véase" (400) : 472 Parte IV: Las autoridades en los catálogos 001 005 008 035 040 100 400 400 400 670 670 BNE19900777034 199310181414PMAMCF BNEP 901120nn aijnnaabn a aaa $a n 90037775 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 00 $a Plutarco $t Vidas paralelas 00 $a Plutarco $t Bioi paralleloi 00 $a Plutarco $t Vidas 00 $a Plutarco $t Vitae parallelae $a Vidas paralelas, 1983 $b port . (Vidas paralelas) p . XXX . . . (Vidas ; son 48 biografías, 22 parejas y 4 independientes ; el título Vidas paralelas, que el propio Plutarco da al conjunto) $a Bompiani $b (Vidas paralelas) Figura I.15 Entrada de autoridad de autor-título En el caso de las leyes modernas, igualmente, puede crearse una entrada de autoridad, utilizando como título uniforme (110, $t) el nombre oficial de la disposición, abreviado en su caso, el nombre por el que sea más conocida, el número de la misma o la fecha en que fue promulgada (RCI, 6 .1 .3) . Se consignan como encabezamientos diferentes otras denominaciones por las que sea conocida dicha ley (410): 001 005 008 040 110 410 670 BNE19923169717 199208071342PMANTS BNEP 920428nn aijnnaabn a ana /j $a 280790025 M-BN $b SPA spa $c 280790025 M-BN 10 $a Andalucía $t Ley del patrimonio histórico, 1991 10 $a Andalucía $t Ley 1/1991, de 3 de julio $a Patrimonio histórico de Andalucía, 1992 Figura I .16 Entrada de autoridad de la Ley de Patrimonio Histórico de A ndalucía CONTROL DE SERIES Los títulos de las series son un caso especial de títulos uniformes . La necesidad de unificar la forma del título de las colecciones, que puede variar en los distintos volúmenes que la componen, ha provocado que se establezcan entradas de autoridades de series . Los métodos, tipos de información y elementos a consignar en estas entradas han sido discutidos' . Aparte del encabezamiento uniforme (130) se suele indicar el lugar de publicación y el editor de la colección (643). Los encabezamientos diferentes se señalan a través del indicador de referencia "véase" (430): ' Matson, S . : Desiderata for a national series authority file . Library Resources & Technical Services, 1982, v. 26, n. 4, p . 331-344 . Capítulo 10: El control de autoridades y el acceso a la información 473 BNE19931965911 001 199309231020PMANEE BNEP 005 a ana /j 008 930916nn aijaaaan $a 280790025 M-BN $b SPA spa $c 280790025 M-BN 040 $a Colección Ácaro 130 0 430 0 $a Ácaro 0 $a 1992640 $a 1 642 $a Zaragoza $b Lola 643 644 Sa F f Sa T t 645 $a La bonanza, sentencia de vida (1972-1992), de 670 Manuel Lampre, 1992 $b port . ser . (Colección Ácaro, 1) p . 1 de la cub . (Colección : Ácaro) Figura I .17 Entrada de autoridad de la colección A caro En ocasiones, los títulos de las series tienen relaciones jerárquicas o cronológicas con otras series, que se indican en la entrada de autoridades . Así, en la entrada de autoridad de una colección que se escinde en varias, se señalan los encabezamientos uniformes de las series que la continúan a través del indicador de referencia "véase además" (530) : BNE19902530965 001 199307220911PMAPTL BNEP 005 /a ana /j 901130nn aijacaaan 008 $a n 90408066 035 $a M-BN-DP $b spa spa $c M-BN-DP 040 $a El barco de vapor 130 3 $a Colección El barco de vapor 430 0 $w b $a El barco de vapor $p Serie azul 3 530 $w b $a El barco de vapor $p Serie blanca 3 530 i $w b $a El barco de vapor $p Serie naranja 530 3 $w b $a El barco de vapor $p Serie roja 530 3 642 $a 155 $a 166 = B29 642 $a Madrid $b SM 643 $a F f 644 $a T t 645 667 $a Es continuada por : El barco de vapor . Serie azul, por : El barco de vapor . Serie blanca, y por : El barco de vapor . Serie naranja $a El gato Borba, de Ruth Rocha, 1989 $b p . 1 de la 670 cub . (El barco de vapor) p . 4 de la cub . (Colección El barco de vapor) lomo (155) 670 Sa Querer la luna, de Gemma Lienas, 1990 $b p . 1 de la cub . (El barco de vapor) p . 4 de la cub . (Colección El barco de vapor) lomo (166 = B29) Sa Ringo y el vikingo, de Andrew Matthews, 1993 $b 670 lista ser . (El barco de vapor [no numerada]) Figura I.18 Entrada de autoridad de la colección El Barco de V apor 474 Parte IV : Las autoridades en los catálogos CONTROL DE MATERIAS El control de la consistencia de los puntos de acceso temáticos en el catálogo (encabezamientos de materia o descriptores) entraña especiales dificultades . La complejidad de las relaciones semánticas existentes entre distintos encabezamientos autorizados, los problemas derivados de la actualización terminológica, etc . hacen que el mantenimiento del fichero de autoridades de materias sea especialmente laborioso . En líneas generales, una entrada de autoridades de materia contiene, aparte del encabezamiento uniforme (150), los encabezamientos diferentes, introducidos por el indicador de referencia "véase" (450), y los encabezamientos relacionados, introducidos por el indicador de referencia "véase además" (550) . La naturaleza de estas relaciones (jerárquicas, asociativas, de equivalencia, etc .) se indica a través de los subcampos: 001 005 008 035 040 080 150 450 550 550 670 BNE19900988500 199012100918BATCH BNE01 901201nn anjnnbabn a ana $a sh 90504763 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 00 $a 616 .98 SIDA 0 $a SIDA 0 $a Síndrome de inmunodeficiencia adquirida $w g $a Inmunodeficiencia $a VIH (Virus) $a N .U .C . Figura I .19 Entrada de autoridad de la materia "SIDA " 001 005 008 035 040 080 150 450 550 550 670 550 680 BNE19900968351 199012100916BATCH BNE01 901201nn anjnnbabn a ana $a sh 90501993 $a M-BN-DP $b spa $c M-BN-DP 0 $a Normalización 0 $w h $a Control de calidad 0 $w h $a Transliteración 0 $a Certificación 0 $a Normas técnicas 0 $a Tolerancias 0 $a Trabajo $x Organización científica $a Usase también como subencabezamiento Figura I .20 Entrada de autoridad de la materia "Normalización " Capítulo 10 : El control de autoridades y el acceso a la información 475 A PÉNDICE II PUBLICACIONES DE LA IFLA PARA DETERMINAR LA FORMA AUTORIZADA DE LOS PUNTOS DE ACCESO Names of persons : national usages for entry in catalogues, 3rd ed . (1977). Lon_ don. Supplement to Names of persons : national usages for entry in catalogues, 3rd ed. (1980) . London. Form and structure of corporate headings (1984) . London. Names of states : an authority list of language form for cataloguing entries (1981) . London. List of uniform headings for higher legislative and ministerial bodies in Europe and countries, 2nd ed . (1979) . London. A frican legislative and ministerial bodies : list of uniform headings for higher legislative and ministerial bodies in A frican countries (1980) . London. A nonymous classics : a list of uniform headings of European literatures (1978). London. List of uniform titles for liturgical works of the Latin rites of the Catholic Church, 2nd rev. ed. (1981) . London. 476 Parte IV : Las autoridades en los catálogos APÉNDICE III TAXONOMÍA DE LAS RELACIONES ENTRE LOS ENCABEZAMIENTOS' 1. Variaciones de un nombre dado A. Relaciones de equivalencia 1 . Relaciones ortográficas a. Variaciones ortográficas b. Transliteraciones c. Traducciones d. Variaciones de puntuación e. Variaciones de capitalización 2 . Relaciones de orden de palabras a. Inversiones b. Permutaciones 3 . Relaciones de amplitud a. Nombre completo b. Abreviatura c. Siglas d. Acrónimo B . Nombres alternativos 1 . Sinónimos a . Seudónimo b. Sobrenombre c . Nombres con títulos d . Nombre oficial e . Nombre de religión f. Cambio de nombre 1) Personas 2) Entidades 3) Congresos . 4) Lugares geográficos g . V ariaciones de título de las publicaciones 1) Título de la cubierta 2) Título del lomo 3) Subtítulo 4) Título de la encuadernación 5) Título de la tirada 6) Título uniforme 7) Título paralelo 8) Título distintivo 9) Título añadido a la portada 10) Medio título de la portada 11) Otro título 12) Título clave 13) Títulos aumentados 14) Títulos de accesos variables 15) Título del catalogador 16) Series que cambian a lo largo de su vida ' Tillett, B . B . : Consideration for authority control in the online environment, op . cit., p. 10-11 . Capítulo 10 : El control de autoridades y el acceso a la información 477 II . Nombres relacionados A. Nombre/título compartido B . Jerarquías 1. Jerarquía familiar 2. Jerarquía corporativa 3. Jerarquía juridiscional 4. Jerarquía nobiliaria C . Genealogía 1. Genealogía familiar 2. Genealogía corporativa 3. Genealogía de nombre geográfico (evolución) 4. Genealogía nobiliaria (evolución) [Nota: Cuando se produce la evolución del nombre de una persona, la relación es de nombre equivalente o alternativo] D . Relaciones de proximidad geográfica