Actividad de Aprendizaje unidad 2

Unidad 2. Planificación y Preparación de Auditorías Actividad: Planificación y preparación de auditorías Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa. Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y desarrolle los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías 1: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. b. c. d. e. f. Objetivos y alcance del programa de auditoría. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. Criterios de auditoría. Auditores seleccionados por procesos. Recursos necesarios. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. OBJETIVO Proporcionar metodología para realizer lasauditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se está ejecutando adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, para asegurar el control del cumplimiento de las actividades de la alcaldía de piendamo ,realizando recomendaciones imparciales sobre la base de las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades de mejora a la operación de las actividades;apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas. ALCANCE Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivasy preventivas que resulten de las auditorías internas del cumplimiento de la gestión y Sistema de gestión de la calidad en la alcaldía de Piendamo en el periodo fiscal vigente. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. c. Criterios de auditoría. d. Auditores seleccionados por procesos. e. Recursos necesarios.    RECURSOSHUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad FINANCIEROS Viáticos Papelería y útiles. TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cómputo e impresoras SOFTWARE: internet, aplicativos, office INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinarian de la Procuraduría Regional del cauca. ALCANCE: Ejecución presupuestal correspondiente a la vigencia 2015 por el concepto de gastos generales, del nivel central. b. procesos a ser auditados. Procesos estratégicos:  Planeacion estrategica  Desarrollo del plan estrategico  Desarrollo de planes operativos anuales procesos Misionales  Proceso preventive  Proceso de intervencion  Proceso diciplinario Proceso de apoyo conexos     Proceso de relatoria Proceso centro de atencion al public Proceso registro de sanciones e inhabilidades Tramites de acciones juridicas procesos de apoyo      Proceso estrategico Proceso de contratacion Proceso financier Proceso de gestion humana Proceso de seleccion y carrera     c. Proceso administrative Procesos tecnologicos Meci Sistema de gestion de calidad Criterios de auditoría y documentación de referencia. a) Elaborar el plan de visita de auditoria i. Precisar los detalles de la auditoria tales como:  Determinacion del tipo de auditoria  Determinacion de equipos y medio de almacenamiento electronico a utilizar .  Asignacion de tareas al equipo auditor  Determinacion de recursos necesarios. ii. Definir .  Objetivos  Alcance  Antecedentes. b. Someter el plan de visitas de auditoria a aprobacion del jefe de la oficina de control interno. c. Generar comunicaciones necesarias. d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:          Preparación del Plan de Auditoría Asignación de las tareas al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo Realización de la reunión de apertura.Fecha prevista para su celebración. Recopilación y verificación de la información ‫ م‬Generación de hallazgos de la auditoria Preparación de las conclusiones de la auditoría Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración. Preparación del informe de auditoria Aprobación y distribución del informe de auditoría e. Métodos de auditoría a utilizar. Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita:  Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar  Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.  Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen  Aplicación de normas generales a situaciones específicas  Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.  Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.  Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.  Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.  Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.  Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.  Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma. Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en la organización, tales como normas ambientales, regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización. El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación. 1 Programa de auditorías: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 2 / Actividad “Planificación y preparación de auditorías”. No olvide realizar la actividad interactiva, el aporte al foro temático y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 2. Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente. Criterios de evaluación Diseña un programa de auditoría teniendo en cuenta la empresa en la que se aplica y los criterios para su desarrollo. Establece un plan de auditoría teniendo en cuenta los criterios necesarios para su elaboración y su aplicabilidad en la empresa. Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido. Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.