SIKLUS PENGELUARAN

Ifan Syahranie 2015.522.042 S1 Akuntansi (Malam) Rangkuman Sistem Informasi Akuntansi BAB 5 SIKLUS PENGELUARAN Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. 2.1 Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran Job Description Siklus Pengeluaran Kas : a)Pemasok ·Memberikan daftar barang beserta harga kepada bagian pembelian. ·Menyediakan barang yang diminta oleh perusahaan. b)Bagian Gudang ·Mengecek barang yang telah habis di gudang ·Membuat daftar barang yang telah habis di gudang untuk dilaporkan. c)Bagian Kas ·Mengeluarkan sejumlah uang untuk keperluan atau kebutuhan perusahaand)Bagian Pembukuan ·Membuat laporan keuangan atas dasar pengeluaran kas yang telah dikeluarkan oleh perusahaan Tiga aktivitas bisnis dalam siklus pengeluaran : 1). Memesan barang, Perlengkapan, Dan Layanan a. permintaan pembelian b. membuat pesanan pembelian c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas 2). Menerima Dan Menyimpan Barang, Perlengkapan Dan LayananBagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: a.Memutuskan apakah menerima pengiriman b.Memeriksa jumlah dan kualitas barang 2). Membayar Barang, Perlengkapan Dan Layanana. Menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk dibayarBagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah : 1.Kasir 2.Gudang 3.Pemasok 4.Pimpinan Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas : 1.Nota Pembayaran 2.Surat Pengajuan Kredit 3.Data Barang yang diretur 2.2Sistem Pemprosesan PembelianLangkah –langkah sistem pemrosesan pembelian adalah: a). Mengetahui kebutuhan untuk mengisi kembali stok persediaan melalui pengamatan terhadap catatan persediaan b). Proses pembelian menentukan kuantitaspesanan, memilih pemasok, dan menyiapkan pesanan pembelian. c). Setelah satu periode waktu, perusahaan menerima item-item persediaan dari pemasok dan diperiksa untuk kualitas dan kuantitasnya dan dikirimkan ke toko ataupun gudang d). Informasi menerima bukti penerimaan persediaan digunakan untuk meng-update catatan persediaan e). Proses Utang dagang menerima faktur dari pemasok. UD merekonsiliasi dengan informasi transaksi dan catatan kewajiban tertentu untuk membayar di waktu tertentu di masa akan datang. f). Buku besar menerima rangkuman informasi dari utang dagang (kenaikan total kewajiban) dan kontrol persediaan (kenaikan total persediaan)Prosedur Pengendalian secara umum yang terkait dengan siklus pengeluaran Auditor harus memahami bagaimana kecenderungan kelima kategori prosedur pengendalian dalam operasi transaksi siklus pengeluaran ini. Kelima kategori tersebut antara lain : a).Adanya otorisasi yang memad b).Adanya pemisahan tugas c).Adanya dokumen dan catatan akuntansi d).Adanya akses kea rah pengendalian e).Pengecekan yang di lakukan oleh personel yang independent 2.3 Tujuan Sistem Pengeluaran a). Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan. b). Menerima barang dalam kondisi baik. c). Mengamankan barang hingga dibutuhkan. d). Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar. e). Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat. f). Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat. g). Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan. h). Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat 2.4 Fungsi – Fungsi Terkait Dalam Transaksi Siklus Pengeluaran Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi 1.Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas. (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yangbersangkutan mengajukan permintaan cekkepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan 2.Fungsi pencatatan utang. Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar 3.Fungsi keuangan. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur 4.Fungsi akuntansi biaya. Dalam transaksipengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan 5.Fungsi akuntansi umum. Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek 6.Fungsi audit intern. Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik 7.Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain- Bagian utang- Bagian kasa- Bagian akuntansi biaya- Bagian akuntansi umum- Bagian audit intern- Bagian kasa 2.5 Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran Proses /Aktivitas Ancaman Prosedur pengendalian yang dapat diterapkanvPesan barang Mencegah kehabisan atau kelebihan persediaan Sistem pengendalian persediaan; Catt persediaan perpetual; teknologi kode garis; penghitungan persediaan secara periodik Meminta barang yang tidak dibutuhkan Catt persediaan perpetual yang akurat; persetujuan permintaan pembelian Membeli dgn harga yang dinaikkanMeminta penawaran kompetitif; gunakan pemasok yang disetujui; persetujuan pesanan pembelian; pengendalian anggaran Membeli barang berkualitas rendah Gunakan vendor yang disetujui; awasi kinerja vendor; pengendalian anggaran Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasibPersetujuan pesanan pembelian; batasi akses ke file utama pemasok Komisi (kickback)Kebijakan; mintalah bag. Pembelian untuk mengungkapkan kepentingan financial dengan pemasok; audit vendorTerima dan simpan barang Menerima barang yang tidak dipesan Minta bagian penerimaan untuk memverifikasi keberadaan pesanan pembelianyang valid Membuat kesalahan dalam penghitungan Dokumentasikan kinerja pegawai; insentif untuk penghitungan yang akurat Mencuri persediaan Pengendalian akses fisik; penghitungan periodic persediaan dan rekonsiliasi perhitungan fisik dengan catt; dokumentasikan semua kiriman persediaan Setujui dan bayar faktur dari vendor Gagal menagkap kesalahan dalam faktur dari vendor Periksa kembali akurasi faktur; training bagi pegawai bag. Utang usaha Membayar barang yang tidak diterima Hanya membayar faktur yang didukung oleh laporan penerimaan asli Gagal memanfaatkan diskon pembelian yang tersedia Penyimpanan file yang tepat; anggaran arus kas Membayar faktur yang sama 2xHanya membayar faktur yang didukung oleh bundle voucher asli Kesalahan mencatat dan memasukkan data dalam utang usaha Pengendalian edit berbagai entri data dan pemrosesan menyalahgunakan kas, cek.Batasi akses ke cek kosong, mesin penandatangan cek; pemisahan tugas antara bagian utang usaha dengan kasir; rekonsiliasi rek bank oleh orang yang independent dari proses pengeluaran kas; alat perlindungan cek termasuk positive pay.Pengendalian umum Kehilangan data Buat cadangan dan rencana pemulihan dari bencana; pengendalian akses fisik dan logisKinerja kurang baik Pembuatan dan peninjauan ulang secara periodic; laporan kinerja yang memadai