１　レポート（報告書）の
一般的な書き方

研修を受けた後の報告書を例にとります。

冒頭のタイトルは必須項目ですよね。研修の名称、日時、開催場所、講師名、出席者などの概要を記載し、続いて具体的にどのようなプログラムで何を学んだか、詳細を説明します。ここまでは客観的な事実に基づいて書きます。最後は主観を入れ、感想、研修で得た知識・知見をどう仕事で生かすか、などを所感（所見）としてまとめます。
会社によってスタイルはさまざまだと思いますが、このような構成が一般的です。

例文を作成してみました。

「新聞記者ならこう書く」という視点を入れ、項目ごとに例文の修正例を示していきます。

2　「タイトル」で心を
つかむ（記者ならこう書く 修正例１）

タイトルと概要は、報告書の入り口です。例文のタイトル、概要を読めば「いつ、どこで、どのような目的で行われた研修に、誰が出席したのか」という基本要素は分かります。その意味では及第点です。ただ、多くの出席者が似たような書き方をするので、埋没してしまうでしょう。忙しい上司に冒頭で印象づけるため、タイトルを新聞の「見出し」のイメージで書くことをお薦めします。

見出しは、単なるタイトルではなく「究極の記事の要約版」です。書き手が何を伝えようとしているのか、核心にひと言で迫るキーワードといえます。

以下のような感じになります。

いかがでしょうか？
働き方改革が進み、多くの管理職の方々が部下との接し方に悩む中で「自分流の指導・育成法をセミナーで身につけた」というメッセージ性をにじませた形です。当初、タイトルにあった文言はサブタイトルの位置づけにしました。二段構えにすることで、視覚的にも読み手を引きつける効果を期待できます。字数や体裁に厳格なルールがあれば別ですが、提出者の裁量に任されている場合、このようなアピール法にトライしてみてください。

3　「詳細」は読みやすさにも工夫を（修正例２）

詳細は、新聞でいえば見出しに続く「記事本文」に相当します。例文は、セミナーで取り上げられたテーマを順番に説明する形になっています。
このように、時系列に淡々と書き連ねるとメリハリがなく、読み手の記憶に全く残らない、という事態に陥りがちです。説明調が続くと、そもそも読みにくい、というデメリットもあります。多数の要素で構成される記事を書く場合、記者は「ポイント」「要旨」を表でつけ、以下のように文章と連動させて分かりやすくまとめます。

例文の修正点を解説します。
上段の「ポイント」欄に学んだテーマを箇条書きでまとめ、学習した具体的な要素をコンパクトに書き添える構成としました。新聞が読者目線で意識する「見やすさ、読みやすさ」を参考にしてください。

4　「所感」は相手が知りたいことを具体的に
（修正例３）

新聞には、記者の主観を入れた「解説」がニュースとセットで掲載されることがあります。このニュースにはどのような意味があるのか、記者の分析力が発揮される記事です。報告書の中では「所感」も似たような位置づけで、評価者（上司）が最も重視するところではないでしょうか。
単なる感想文で終わらせては、物足りないと思われてしまいますね。
例文は、セミナーを受けて業務にどう役立てるのか、という肝心のところで具体性に欠ける上、全体として総花的な書き方になっています。

下記のように修正してみました。

新聞は「最も重要なこと、伝えたいこと」から書き始めます。
この報告書の所感の場合は「セミナーで何を学び、今後の業務にどう活用するか」ですね。
２つの文で、端的に書きました。それを受けて、具体的にどのような面談にするか、という点を詳細に記載します。
ここで、冒頭のタイトルとも連動性を持つ形になります。
短い報告書では、あれもこれもと複数の要素にふれるより、重点ポイントを絞った方が説得力、信頼性が増します。

これで、項目ごとの修正は完了しました。
では、当初の例文と比べるとどのように変化したのか。修正した例文の全体を示します。

5　まとめ

新聞記事は、取材に基づき記者が読者に届ける「報告書」といえます。ですので、ビジネスシーンで皆さんが書かれる報告書と自ずと共通点があるのですね。
このコラムで解説してきたことをまとめると、以下の３つになります。

①  最も伝えたいこと、重要なことを最初に

②  表も使ってコンパクトに分かりやすく

③  具体的に書いてこその説得力

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