みんなで共有するスケジュール：週刊特集「スケジュール管理術」

今週の特集はスケジュール管理術がテーマ。今回は「みんなで共有するスケジュール」をご紹介しよう。

　スケジュールを決める理由はいくつかあるが、大事な理由のひとつは関係するスタッフ全員で情報を共有すること。すでに社内でグループウェアを利用している方も多いと思うが、ここでは簡単に利用できるWeb上のサービスを例に、社外スタッフとも情報を共有できる具体的な活用法をご紹介しよう。

プロジェクトごとに情報共有したい場合は「Yahoo!カレンダー」が便利

　前回の「遅刻をしないスケジュール管理術」でも紹介した「Yahoo!カレンダー」だが、自分のカレンダーを公開する設定もある。この機能を利用すれば、簡単にスケジュールを共有できるようになる。ただし、公開先をスタッフに限定するにはスタッフにもYahoo! JAPAN IDが必要だ。

　なお、Yahoo!カレンダーではカレンダー全体の公開／非公開だけでなく、予定ごとの公開／非公開も設定できる。ただし、非公開の予定もユーザーの権限によっては閲覧できてしまう。そのため、個人で利用しているカレンダーを外部のスタッフと共有しようとすると、デートや飲み会といったプライベートな予定も“共有”しかねないので、プロジェクトごとに新しいIDを取得してカレンダーを作成すべきだろう。逆にいえば、プロジェクトごとの管理であれば、無料のYahoo!カレンダーでも可能ということになる。

Yahoo! JAPANの右側「個人ツール」の「カレンダー」をクリック

右上の「公開カレンダー」をチェックすると公開レベルなどの設定ができる

公開レベルは「非公開」「限定公開」「一般公開−閲覧のみ」「一般公開−閲覧と修正」の4段階。ビジネスで利用する場合は権限に応じて閲覧や修正を許可できる「限定公開」を選ぼう

なお、公開する「友だち」には「閲覧のみ」のほか、「予定の閲覧と修正」を許可した「特別な友だち」の設定が可能だ。

「特別な友だち」はIDの表示が緑色になり、☆マークが付く。

予定についても「非公開」「『予定あり』と表示」「一般公開」の3段階で設定できる。ただし、「非公開」と「『予定あり』と表示」であっても、閲覧と修正を許可している「特別な友だち」は内容の閲覧と修正が可能なので注意しよう。

プロジェクト横断的なスケジュール管理は「Google Calendar」

　さて、プロジェクトを多数抱えてくると、1つにまとめてみたくなる。こうした機能は「Google Calendar」が実装している。

　Google Calendarの考え方は、各ユーザーがカレンダーを持って、関係するユーザーと予定を共有するというもの。違う部署やプロジェクトのスケジュールを重ね合わせて、共通のスケジュールを確認するような利用方法が可能だ。

Google Calendar。左側の「Calendars」に共有するカレンダーが表示されている。

共有のカレンダーにある予定を同時に表示する。このように複数のカレンダーにある予定を重ねるように表示できるのが特徴だ

共有するには右上の「Setting」をクリックし、「Calendars」タブを選択

各国の祝日に対応したカレンダーも用意している

日本の祝日カレンダーを追加してみた

　また、単純に自分のカレンダーを公開することもできる。さらに、カレンダーを確認してほしい人にメールを送信すれば、Googleアカウントを持っていなくともカレンダーの閲覧が可能だ。

予定をクリックすると詳細設定の画面に。右側の「GUEST」欄にメールアドレスを記入するとカレンダーに招待できる

公開／非公開設定も可能。予定に対するコメントも受け付けられる。

　Google Calendarはインタフェースが英語のため、利用に二の足を踏みがち。ただし、国内では完全招待制のGmailとは異なり、無料のGoogleアカウントに登録すれば利用できるし、もちろん日本語の入力も可能なので、チャレンジしてみるのもいいだろう。