Idep Finance Policy PDF

PANDUAN
KEUANGAN & ADMINISTRASI

FINANCE & ADMINISTRATION MANUAL

th
Efektif per 13 Mei 2011 / Effective as of May 13 2011
Revisi dokumen ini akan berada di bawah persetujuan dari Badan Pembina YayasanIDEP Selaras Alam
Any revisions to this document will be under the approval of the Badan Pembina Yayasan IDEP Selaras Alam
Office & Demosite : Br. Medahan, Desa kemeneuh, Sukawati, Gianyar 80582, Bali – Indonesia• Telp /Fax+62-361 9082983
Page 1 of 18
info@idepfoundation.org • www.idepfoundation.org • www.IDEPtraining.com

Daftar Isi
Finance & Administration Human Resources ............................................................................................................ 4
Sumber Daya Manusia Keuangan & Administrasi ..................................................................................................... 4
Currency Of Transaction ........................................................................................................................................... 4
Mata Uang Transaksi ............................................................................................................................................... 4
Incoming Fund/Donation ......................................................................................................................................... 4
Dana Masuk/Donasi ................................................................................................................................................ 4
Types of incoming funds ........................................................................................................................................... 4
Jenis dana masuk ...................................................................................................................................................... 4
Operating Funds ....................................................................................................................................................... 5
Dana Operational ...................................................................................................................................................... 5
Institutions Reserves Fund ........................................................................................................................................ 5
Dana Cadangan ......................................................................................................................................................... 5
Where Institutional Reserves Fund comes from ...................................................................................................... 5
Asal dana cadangan lembaga ................................................................................................................................... 5
Legal Institutional income generation ...................................................................................................................... 6
Keuntungan dari usalah lembaga yang legal ............................................................................................................ 6
Other income ............................................................................................................................................................ 6
Pendapatan lain-lain ................................................................................................................................................. 6
Endowment Fund ...................................................................................................................................................... 6
Dana Abadi ................................................................................................................................................................ 6
Accounting Codes .................................................................................................................................................... 7
Kode Akuntansi ........................................................................................................................................................ 7
Voucher and Payment .............................................................................................................................................. 7
Voucher dan Pembayaran ........................................................................................................................................ 7
Petty Cash ................................................................................................................................................................ 7
Kas Kecil .................................................................................................................................................................. 7
Payment Requests & Reporting ............................................................................................................................... 8
Permintaan & Pelaporan Pembayaran ..................................................................................................................... 8
Travel Advance Requests .......................................................................................................................................... 8
Permintaan biaya dimuka perjalanan ....................................................................................................................... 8
Travel Expenditure Reporting ................................................................................................................................... 8
Pelaporan Travel Pengeluaran .................................................................................................................................. 8
Activity Advance Request ......................................................................................................................................... 9
Permintaan Advance untuk kegiatan ........................................................................................................................ 9
Activity Expenditure Reporting ................................................................................................................................. 9
Pelaporan Pengeluaran Aktivitas .............................................................................................................................. 9
Payment Process ...................................................................................................................................................... 9
Proses pembayaran ................................................................................................................................................. 9
Vendors / Suppliers / Procurement ........................................................................................................................ 10
Vendor / Supplier / Pengadaan .............................................................................................................................. 10
Procurement policy ................................................................................................................................................. 10
Kebijakan pengadaan barang / jasa ........................................................................................................................ 10
Requirements for procurement of goods or services ............................................................................................. 11
Persyaratan proses pengadaan barang atau jasa ................................................................................................... 11
Page 2 of 18

Procurement Advance Request Process ................................................................................................................. 11

Permintaan Advance Proses pengadaan ................................................................................................................ 11
Procurement Expenditure Reporting ...................................................................................................................... 12
Pelaporan Pengeluaran pengadaan ........................................................................................................................ 12
Payment Authorization .......................................................................................................................................... 12
Wewenang Transaksi ............................................................................................................................................. 12
Value of Transaction .............................................................................................................................................. 12
Vehicle usage ......................................................................................................................................................... 12
Penggunaan Kendaraan ......................................................................................................................................... 12
Perdiem Rate (Meals and Incidental Allowance) .................................................................................................... 13
Perdiem (Makanan dan insidental Allowance) ....................................................................................................... 13
Accommodation rates ............................................................................................................................................ 13
Tarif Akomodasi ...................................................................................................................................................... 13
Transportation ........................................................................................................................................................ 14
Transportasi ............................................................................................................................................................ 14
Air Travel ................................................................................................................................................................. 14
Perjalanan Udara .................................................................................................................................................... 14
Inventory, media & library ..................................................................................................................................... 14
Inventarisasi, media dan perpustakaan .................................................................................................................. 14
Inventory ................................................................................................................................................................. 14
Inventaris ................................................................................................................................................................ 14
Media and library .................................................................................................................................................... 14
Media & perpustakaan ........................................................................................................................................... 14
Salary payments .................................................................................................................................................... 15
Pembayaran Gaji ................................................................................................................................................... 15
Acceptable Receipts ............................................................................................................................................... 15
Nota yang diterima ................................................................................................................................................ 15
Unacceptable expenses .......................................................................................................................................... 15
Nota yang ditolak .................................................................................................................................................. 15
How to complete the forms ................................................................................................................................... 16
Begaimana melengkapi formulir-formulir .............................................................................................................. 16
Request for Advance ............................................................................................................................................... 16
Permintaan Advance ............................................................................................................................................... 16
Report of Advance request or Expenditure Reports ............................................................................................... 16
Laporan Permintaan atau Laporan Pengeluaran .................................................................................................... 16
Purchasing goods and services in emergency situations ......................................................................................... 17
Pembelian Barang dan jasa pada situasi gawat darurat .......................................................................................... 17
Partnerships ............................................................................................................................................................ 17
Kemitraan ............................................................................................................................................................... 17
Procurement of Goods and Services ....................................................................................................................... 17
Pengadaan Barang dan Jasa .................................................................................................................................... 17
Distribution of Goods and Services ......................................................................................................................... 18
Distribusi Barang dan Jasa ...................................................................................................................................... 18
Reporting ................................................................................................................................................................ 18
Pelaporan ................................................................................................................................................................ 18
Support ................................................................................................................................................................... 18
Dukungan ................................................................................................................................................................ 18
Page 3 of 18

Finance & Administration Human Resources Sumber Daya Manusia Keuangan & Administrasi
The Support Coordinator is the head of the Support Department. Support Coordinator adalah kepala Departemen. dia menyediakan
He/she provides leadership, capacity building for the support kepemimpinan, peningkatan kapasitas untuk mendukung dan membantu
Department and assists the development of the Department’s Departemen pengembangan Department strategi kemandirian.
self-sustainability strategies.
• The IDEP Finance Senior Officer is the Finance staff of • IDEP Finance Senior Officer adalah staff Keuangan Yayasan
Yayasan IDEP that handles all financial requirements & IDEP yang menangani semua persyaratan & prosedur keuangan
procedures for Yayasan IDEP. Yayasan IDEP.
• The IDEP Admin & Finance Officer is the Admin Finance • IDEP Admin & Finance Officer adalah staff Admin Keuangan
staff of Yayasan IDEP that assists the IDEP Finance Dept of Yayasan IDEP yang membantu Keuangan Senior Officer
Senior Officer in handling all financial requirements & menangani semua persyaratan & prosedur keuangan Yayasan
procedures for Yayasan IDEP. IDEP.
• The IDEP Support Junior Officer is the officer of • IDEP Support Junior Officer adalah petugas yang menangani
Yayasan IDEP that handles administrative duties, semua tugas-tugas administratif, kesekretariatan dan
including secretarial and office maintenance pemeliharaan kantor

Financial and Administration Responsibility Tanggung Jawan Keuangan dan Administrasi
Duties and responsibilities of the Finance and administration staff Tugas dan tanggungjawab staff keuangan dan administrasi dijabarkan
are listed in their individual Job Descriptions. pada perinician dan deskripsi tugas masing-masing staff

Currency Of Transaction Mata Uang Transaksi

IDEP Foundation has Indonesian Rupiah (IDR) and United States IDEP Foundation memiliki rekening dalam bentuk Indonesian Rupiah
Dollar (USD) Bank Accounts. (IDR) dan United State Dollar (USD)
Accounting will do currency conversion for any Akunting akan melakukan konversi untuk setiap pengeluaran /
expenditures/payments and fund receipts as needed. Pembayaran dan Dana Receipt jika diperlukan

Incoming Fund/Donation Dana Masuk/Donasi

IDEP funding sources include: donor funding, private donations, Sumber pendanaan IDEP berasal dari berbagai sumber seperti:
profits from direct income generating efforts through the legal pendanaan donor, sumbangan pribadi, laba dari usaha –usaha Yayasan
foundation and other sources yang legal dan sumber-sumber pendanaan lain

Types of incoming funds Jenis dana masuk

Incoming Fund are divide into 2 types as follows: Dana masuk dibagi menjadi 2 jenis yaitu:
• Restricted Funds: Funds from donors and funding • Dana Terikat: adalah dana bantuan yang berasal dari
agencies or private donations that are tied to a pendanaan lembaga donor dan atau sumbangan pribadi yang
particular activity, program or project penggunaannya terikat pada suatu kegiatan atau hal tertentu
• Unrestricted Funds: Funds from donors, funding • Dana Tak Terikat: adalah dana bantuan yang berasal dari
agencies, private donations and other funding sources pendanaan lembaga donor dan atau sumbangan pribadi dan
that can be used for any activities within the vision and sumber pendanaan lain yang bisa digunakan untuk kegiatan
mission of the institution apasaja sepanjang sesui dengan visi dan misi lembaga

Unrestricted funds are allocated as follows: Dana tidak terikat dialokasikan dengan komposisi
· 30% Operational Funds · 30 % Dana Operasional
· 50% Reserve Funds · 50% Dana Cadangan
· 20% Endowment Funds · 20% Dana Abadi
Page 4 of 18

Institution funds are also separated into: Dana lembaga juga dipisahkan menjadi:

Operating Funds Dana Operational

The funds raised from various sources (donors, and restricted / Dana yang berasal dari berbagai sumber (donor, dan sumbangan dibatasi
unrestricted donations) that can be used be used to support the / sumbangan tak terbatas) yang dapat digunakan dapat digunakan untuk
development of program activities. Including operational cost, mendukung pengembangan kegiatan program. Termasuk biaya
capacity building, equipment, emergency response) operasional, peningkatan kapasitas, peralatan, untuk tanggap darurat)

Operating Fund Composition: Komposisi Dana operational:
· 90 % Operational · 90 % Operational
· 10 % Emergency · 10 % Emergency
Emergency funds can be used for: Dana emergency bisa digunakan untuk:
· Remote or difficult to assist areas · Lokasi yang sulit
· Assessment · Untuk penelitian

Operating Funds are divided into: Dana program dibagi 2:
Restricted Fund programs: funds obtained from donor agencies Dana program yang terikat: dana program yang didapatkan dari lembaga
or private donations used for specialized for a specific program donor atau sumbangan pribadi yang penggunaannya mengkhusus untuk
activities kegiatan program tertentu
Unrestricted program Funds: funds acquired from all sources of Dana program tidak terikat: dana program yang didapatkan dari semua
funds that are not bound by the donor in terms of institutional sumber dana tidak terikat yang diperoleh oleh lembaga.
allocation

Institutions Reserves Fund Dana Cadangan

The unrestricted funds raised represent a legitimate independent Dana yang berasal dari alokasi sumbangan tidak dibatasi, usaha mandiri
business. These funds are earmarked for the sustainability of the yang sah. Dana ini diperuntukkan bagi keberlanjutan lembaga, investasi
institution, investment, as well as for financing outside of lembaga, serta untuk pembiayaan di luar program yang dapat
programs, which can support the improvement of the mendukung peningkatan pelayanan kelembagaan.
institutional services.

Where Institutional Reserves Fund comes from Asal dana cadangan lembaga

Allocation of consultancy honorariums Alokasi honor jasa konsultansi
When staffs have the opportunity to consult outside the Staf yang memiliki kesempatan untuk memberikan jasa konsultasi atas
organizations, for example as speakers, resource persons, nama Yayasan IDEP Selaras Alam ke pada badan-badan di luar seperti
facilitators, trainers, etc. the staff will receive 40% of the income pembicara, nara sumber, fasilitator, pelatih, dan lain-lain maka staf akan
/ honorarium / fees received ,The rest, 60% paid to the Yayasan menerima 40% dari penghasilan/honorarium/imbal jasa yang diterima,
IDEP Selaras Alam. If the consulting services obtained on behalf of sisanya, 60% disetor ke Yayasan IDEP Selaras Alam. Apabila jasa
the person, not commissioned by or on behalf of the konsultasi didapatkan atas nama pribadi, bukan ditugaskan oleh atau
Organization, the following requirements shall applied: atas nama Organisasi, maka persyaratan berikut akan berlaku:
On working day: the Manager must approve consultation. Staff Di Hari Kerja: konsultasi harus disetujui oleh Manajer Langsung. Staf
get 60% of the income / honorarium / fees, 40% paid to the memperoleh 60% dari penghasilan/honorarium/imbal jasa, 40% disetor
Yayasan IDEP Selaras Alam ke Yayasan IDEP Selaras Alam.
Non-working day (leave, compensation day off/ CDO, national Di Hari libur (masa cuti, CDO, hari libur nasional): aktifitas ini harus
holiday): activity must be acknowledged by Line Managers Staff diketahui oleh Manajer Langsung. Staf memperoleh 75% dari
get 75% of the income / honorarium / fees, 25% paid to the penghasilan/honorarium/imbal jasa, 25% disetor ke Yayasan IDEP Selaras
Yayasan IDEP Selaras Alam Alam.
Page 5 of 18

Outsources resources (Resource persons, facilitators, trainers Konsultan dari luar lembaga (Nara sumber, fasilitator, pelatih, dsb) yang
etc) that are contracted to participate in the implementation of dikontrak untuk berpartisipasi dalam pelaksanaan jasa konsultasi atas
consultancy services on behalf of the Organisation will contribute nama Lembaga akan memberikan kontribusi kepada Lembaga dengan
his/her consultation fees to to the Organisation with the komposisi sebagai berikut:
following composition:
Outsourced resource 50 % / IDEP 50 % Outsource 50 % / IDEP 50 %

Legal Institutional income generation Keuntungan dari usalah lembaga yang legal
Staff Salary Contribution Kontribusi Gaji staff
Reserve funds are also obtained from contributions from salaries, Dana cadangan juga diperoleh dari kontribusi dari jumlah gaji yang harus
the amount for which shall be paid in accordance with the salary dibayar sesuai dengan tingkat struktur gaji (lampiran).
structure (see attachment)
Surplus of funds at year end Dana Surplus di akhir tahun
If there is a surplus at the end of fiscal years, remaining funds will Jika ada surplus pada akhir tahun maka sisa dana akan menjadi dana
be considered as reserve funds cadangan
Institutional fees Pendapatan berbentuk Institutional fees
Intuitional agency fees are income for project work that is not Intuitional agency fees adalah pendapatan untuk pekerjaan proyek yang
part of the project financing, this will be considered reserve funds bukan merupakan bagian dari pembiayaan proyek,

Other income Pendapatan lain-lain

Procedures for use if Institutional reserve funds: Prosedur penggunaan dana cadangan lembaga:
Institutional reserve funds can be used when there are no Dana cadangan lembaga bisa digunakan bial sudah tidak ada dana
restricted funds available. terikat.
They also can be used for: Dan bisa digunakan untuk:
• Increasing the capacity of organization and its • Meningkatkan kemampuan organisasi dan karyawan
employees
• The development of self sustainability initiatives • Pembangunan usaha-usaha
• End of year staff Bonuses • Bonus akhir Tahun untuk staff
• Operational costs of the institutions not covered by the • Biaya operasional lembaga- yang tidak dibiayai oleh program
programs
• Replacement of worn out equipment • Penggantian peralatan ketika habis dipakai
• Fees for legal advice and representation • Biaya untuk nasihat hukum dan perwakilan
• Redundancy or severance payment needed for • Redundansi atau pembayaran pesangon yang diperlukan untuk
development of the organization. peningkatan organisasi.
• Donations and / or compensation for employees and • Sumbangan dan / atau kompensasi bagi karyawan dan jaringan
networks

Endowment Fund Dana Abadi

The funds raised from unrestricted donations and legitimate Dana yang berasal dari sumbangan tak terbatas dan bisnis independen
independent businesses. These funds are earmarked for yang sah. Dana ini dialokasikan untuk kekayaan abadi lembaga
institutions sustainability
The Endowment Fund can be used if: Dan abadi hanya bisa dipakai bila:
• No Reserve funds are available • Dana cadangan lembaga tidak ada
Page 6 of 18

• There is absolutely no other income • Sama sekali tidak ada pemasukan

• The Endowment Fund can only used if the organization • Dana Abadi hanya dapat digunakan jika organisasi itu dalam
is in a state of financial crisis keadaan krisis keuangan
• The use of endowment funds must be approved by the • Penggunaan dana abadi harus izin dari dewan direksi.
Board.
• Interest or endowment fund investment returns are • Bunga atau hasil investasi dana abadi secara langsung
directly used to increase the endowment fund digunakan untuk meningkatkan dana abadi.
• The Endowment Fund can be used for investment when • Dana Abadi bisa dipakai sebagai dana untuk investasi bila dana
the fund has reached 2 times the value of reserve funds abadi telah mencapai 2 kali dari nilai dana cadangan/
• Incoming Funds and Donations addressed to IDEP • Dana masuk dan Donasi dialamatkan kepada Yayasan IDEP
Foundation must be reported to the Executive harus dilaporkan kepada Bendahara Eksekutif dan disetorkan
Treasurer and deposited into IDEP Foundation’s Bank ke Rekening Bank Yayasan IDEP
Account
• If the funds from donors requires a special bank • JIKA dana dari donor diperlukan rekening bank khusus maka
account then the funds will be transferred to a special dana akan ditransfer ke rekening khusus didedikasikan untuk
account dedicated for the project proyek

Accounting Codes Kode Akuntansi

Categories of Account codes are as follows: Kode dari akuntansi adalah sebagai berikut:
· 1-000 Incoming Funds · 1-000 Dana Masuk
· 2-000 Liabilities · 2-000 Kewajiban
· 3-000 Equity · 3-000 Ekuitas
· 4-000 Income (profit and lost) · 4-000 Pendapatan (Surplus and defisist)
· 5-000 Project Expenses · 5-000 Pengeluaran Proyek
· 6-000 Employee and Volunteer Expenses · 6-000 Pengeluaran Staff dan relawan
· 7-000 Operational expenses (not funded by Donors) · 7-000 Pengeluaran Operational (yang tidak dibiayai oleh donor)
· 9-000 Capital Equipment (asset/inventory record) · 9-000 Capital Equipment (asset/inventory record

Voucher and Payment Voucher dan Pembayaran

All Advance requests and expenditure reports require a voucher Semua permintaan Advance dan laporan pengeluaran diperlukan
voucher
This voucher will ensure the expenditure report and/or Advance Voucher ini akan memastikan laporan pengeluaran dan / atau laporan
report can be easily tracked Advance dapat dengan mudah dilacak
All IDEP Offices have to provide Voucher payment. Semua Kantor IDEP harus menyediakan Voucher pembayaran

Petty Cash Kas Kecil

Expenses below IDR 300,000,- from the Ubud office & below IDR Pengeluaran di bawah Rp 300.000, - dari kantor Ubud & di bawah Rp
1,000,000,- for field Offices can be reimbursed through Petty 1.000.000, - Kantor lapangan dapat diganti oleh dana kas kecil
Cash
Approval can be from the Support Coordinator (however if the Persetujuan dapat dari Support Coordinator (Namun jika permintaan dari
request is from project staff, the Project Manager / Coordinator is staf proyek, dan Project Manager / Koordinator bertanggung jawab atas
responsible for the expenses) pengeluaran)
Petty Cash needs to be replenished if the remaining balance Kas Kecil perlu diisi ulang jika sisa saldo mencapai 70% dari total jumlah
reaches 70% of total amount of Petty Cash Kas Kecil
Page 7 of 18

Petty Cash Holders must prepare Cash Counts for Replenishing Pemegang Kas Kecil harus mempersiapkan Kas Count untuk keperluan
purposes pengisian

Note: All the above explanations are for the Accounting Catatan: Semua penjelasan di atas adalah untuk tujuan Jurusan
Department purpose Akuntansi

Payment Requests & Reporting Permintaan & Pelaporan Pembayaran

Travel Advance Requests Permintaan biaya dimuka perjalanan

Travel Plans / Invitation Letters / Emails (documents that have Travel Plan / Undangan Surat / Email (dokumen yang telah disetujui oleh
been approved by Managers / Coordinators) Manajer / Koordinator)
Requirements: Persyaratan:
• Travel purpose needs to include a Travel Plan even if it • Kegiatan Perjalanan membutuhkan untuk menyertakan
is an invitation from a donor (the invitation should be Rencana Perjalanan bahkan jika itu adalah undangan dari
attached as well) donor (undangan harus dilampirkan juga)
• Expenses for Flight tickets, airport tax and Per Diem • Biaya untuk Penerbangan tiket, pajak bandara dan Per Diem
need to be attached to the Travel Plan perlu dilampirkan Travel Plan
• Perdiem (this expenditure depends on whether the • Perdiem (pengeluaran ini tergantung pada apakah traveler
traveler will be provided with Per diem or not); see akan disediakan dengan Per diem atau tidak); lihat Detil
Detailed Explanation in ‘TRAVEL ALLOWANCE’ section Penjelasan tentang 'TRAVEL Uang Saku' di bagian XXXXX
• Other expenditures (ground transport, airport tax, • Pengeluaran yang lainnya (Ground transportasi, pajak bandara,
communications, photocopy, accommodation, etc.) komunikasi, fotokopi, Akomodasi, dll)
• Advance/Budget Requests form (signed by both • Advance / Anggaran bentuk Permintaan (ditandatangani oleh
Traveler and the Manager / Coordinator) kedua Traveler dan Manajer / Koordinator)

Advance for Staff Travel are max. 80% from total request Advance untuk Staf Perjalanan adalah maks. 80% dari total permintaan

Travel Expenditure Reporting Pelaporan Travel Pengeluaran

• Receipts, such as: Flight ticket, Boarding Pass, Airport • Tanda Terima, seperti: Penerbangan tiket, Boarding Pass,
tax (only original receipts are expectable; unless there is Airport tax (hanya tanda terima asli expectable; kecuali ada
an approval from the Donor related to the project) persetujuan dari Donor terkait dengan proyek)
• Travel Cash Advance reported no later than 2 (two) • Travel Cash Advance dilaporkan selambat-lambatnya 10
weeks after the traveler returned. (sepuluh) hari setelah traveler kembali.
• Per Diem • Per Diem
• Other receipts (ex. Transportation, etc) • Penerimaan Lain-lain (ex. Transportasi, dll)
• One week before the scheduled Reporting Cash- • Satu minggu sebelum jadwal Pelaporan Cash-advance [baik
advance [both travel and non travel cash advance cash travel cash advance maupun non travel cash advance] pihak
advance] Finance will notify the supervisor of the Finance akan memberitahu supervisor dari traveler/staff
traveler / staff concerned to ensure his staff completed bersangkutan untuk memastikan staffnya menyelesaikan
the report in accordance with a predetermined laporan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
schedule. Supervisors are asked to provide time for the Supervisor diminta untuk menyediakan waktu bagi
traveler / staff in order to complete the report on time traveler/staff agar bisa menyelesaikan laporan pada waktunya
• Expenditure Travel report (signed by both Traveler and • Belanja Perjalanan laporan (ditandatangani oleh kedua
the Manager / Coordinator and identified the Project Traveler dan Manajer / Koordinator dan mengidentifikasi
and budget code) Proyek dan kode anggaran
Rules: Aturan:
Page 8 of 18

• If the Traveler does not complete the report until the • Jika Traveler tidak menyelesaikan laporannya sampai batas
predetermined limit then for the next travel traveler yang telah ditentukan maka untuk travel berikutnya traveler
not provided perdiem funds and traveler must perform tidak diberikan dana perdiem dan traveler tetap harus
the task with his own money in compensation for menjalankan tugas dengan uang pribadi sebagai kompensasi
delays in reporting keterlambatan laporan.
• If the traveler does not complete reports of the • Jika traveller tidak menyelesaikan laporan dari advance pada
advance on first travel and second travel to the next travel ke-1 dan travel ke-2 maka pada travel berikutnya
travel the traveler was not given perdiem and gound traveller tidak diberikan dana perdiem dan dana ground tavel,
transportation, however the traveler is required to namun demikian traveler diwajibkan tetap melakukan kegiatan
remain engaged in travel by own money as travel dengan uang pribadi sebagai kompensasi keterlambatan
compensation for delays in reporting. laporan.
• If the traveler can not complete the report travel from • Jika traveler tidak bisa menyelesaikan laporan dari travel ke-1
first to third travel then the salary of the traveler will be sampai travel ke-3 maka gaji dari traveler akan dipotong sesuai
cut in accordance with the amount of unpaid cash dengan besaran tunggakan cash advance yang belum
advance that has not been reported and the traveler is dilaporkan dan traveler diwajibkan tetap melakukan kegiatan
required to remain engaged in travel by own money as travel dengan uang pribadi sebagai kompensasi keterlambatan
compensation for delays in reporting laporan.
• When the traveler does not carry cash advance for • Bilamana traveler tidak membawa cash advance untuk
Other Cost components, then the two weeks after the komponen Biaya Lain, maka dua minggu setelah batas
completion of the relevant reports and did not travel as penyelesaian laporan dan yang bersangkutan tidak melakukan
well as the report has not been completed, it will be travel serta laporannya belum selesai, maka akan dilakukan
done in accordance with the amount of payroll pemotongan gaji sesuai dengan besaran tunggakan.
deductions in arrears.

Activity Advance Request Permintaan Advance untuk kegiatan

• Term of Reference (TOR) of the Activity • Term of Reference (TOR) dari Aktivitas
• Calculation of activity expenditures (estimation) • Perhitungan Pengeluaran Kegiatan (estimasi)
• Advance/Budget Request form (signed by both • Advance / Anggaran bentuk Permintaan (ditandatangani oleh
Requester and the Manager/Coordinator) kedua penanya dan Manajer / Koordinator)

Activity Expenditure Reporting Pelaporan Pengeluaran Aktivitas
• Receipts • Nota
• Attendance / Participants lists (meal receipts should • Penonton / daftar Peserta (Meal penerimaan harus mencakup
include attendance / participants list; without this the kehadiran / daftar Peserta; tanpa departemen Keuangan akan
Finance department will reject the expenditure / menolak pengeluaran / penerimaan)
receipt)
• Non-Travel Cash Advance reported no later than two • Non- Travel Cash Advance dilaporkan selambat-lambatnya 10
weeks after the activity (sepuluh) hari setelah kegiatan
• Agenda of the Activity • Agenda Aktivitas
• Expenditure report (signed by both staff and the • Laporan Pengeluaran (ditandatangani oleh staff dan Manajer /
Manager / Coordinator and identified the Project and Koordinator dan mengidentifikasi Proyek dan kode anggaran
budget code)

Payment Process Proses pembayaran

• All payments over IDR 1,000,000 will be via bank • Semua pembayaran di atas Rp 1.000.000 akan melalui transfer
transfer, if the vendors, suppliers or contractors do not bank, jika vendor, pemasok atau kontraktor tidak memiliki
have a bank account then the payment can be made by rekening bank, maka pembayaran dapat dilakukan melalui cek
check or cash with the approval of the Support atau uang tunai dengan persetujuan dari Koordinator
Coordinator, Program Coordinator and Executive Dukungan, Program Koordinator dan Direktur Eksekutif.
Director.
Page 9 of 18

• All payments for program expenses outside of salaries • Semua pembayaran untuk biaya program di luar gaji dan biaya
and operational costs must be paid directly from the operasional harus dibayar langsung dari rekening bank proyek,
project bank account, in the case where this is not dalam kasus di mana hal ini tidak memungkinkan, pembayaran
possible, the payment for program costs can be paid biaya program dapat dibayar melalui rekening umum dengan
through the general account with reasonable pembenaran yang wajar dan persetujuan dari Program
justification and approval from the Program Koordinator, Support Coordinator dan Direktur Eksekutif
Coordinator, Support Coordinator and Executive
Director
• For payment of a workshop or training activity costs • Untuk pembayaran lokakarya atau biaya kegiatan pelatihan
must include guarantee of attendance of the jaminan kehadiran para penerima manfaat perlu disediakan.
beneficiaries. Supporting documents such as copies of Dokumen pendukung seperti salinan kartu identitas atau foto
identification cards or photos of the participants, can be dari para peserta, dapat digunakan sebagai bukti untuk
used as evidence to verify payments memverifikasi pembayaran

Vendors / Suppliers / Procurement Vendor / Supplier / Pengadaan

To maintain transparency and accountability in procurement of Untuk menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang
goods / services, all activities associated with the process need to / jasa, semua kegiatan yang terkait dengan proses harus dilakukan oleh
be conducted by the Logistics officer under the supervision of the petugas Logistik di bawah pengawasan dan Koordinator dan Support
Support and Program Coordinators. Koordinator.
The Logistic Officer will make initial steps of procurement of Logistic Officer yang akan membuat langkah-langkah awal pengadaan
goods or services before signing an agreement to make payments barang atau jasa sebelum menandatangani kesepakatan untuk
for related financing. All procurement procedures should be in melakukan pembayaran pada pembiayaan terkait. Semua prosedur
accordance with agreed procurement guidelines. pengadaan harus sesuai dengan pedoman pengadaan disepakati.
If the agreed guidelines are not followed, then Finance will Jika pedoman setuju tidak diikuti, maka akan mengekspresikan Keuangan
express mis-procurement, and cancel the procurement. mis-procurement, dan membatalkan pengadaan.
IDEP has established an anti-corruption policy for all bidders, IDEP telah membentuk sebuah kebijakan anti korupsi untuk semua
suppliers, and contractors applicable for procurement process of peserta tender, pemasok, dan kontraktor berlaku untuk proses
goods or services that are implemented; all parties are required pengadaan barang atau jasa yang dilaksanakan; semua pihak harus
to comply with the highest ethical standards for procurement and mematuhi standar etika tertinggi selama pengadaan dan pelaksanaan
execution of these contracts. kontrak tersebut.

Procurement policy Kebijakan pengadaan barang / jasa
• The practice of corruption "means the offering, giving, • Praktek korupsi "berarti menawarkan, memberi, menerima,
receiving, or requesting, directly or indirectly, of atau meminta, secara langsung atau tidak langsung, apa pun
anything of value to influence improperly the action to yang bernilai untuk mempengaruhi tindakan yang tidak
the other party (Vendor, Supplier and Contractor). semestinya pihak lain (Vendor, Supplier dan Kontraktor).
• "Fraudulent practice" means any act or omission, • "Praktik Palsu" berarti setiap tindakan atau kelalaian, termasuk
including false, intentionally or unintentionally, or palsu, sengaja atau tidak sengaja, atau usaha-usaha untuk
attempts to mislead, to obtain financial or the other menyesatkan, untuk mendapatkan finansial atau keuntungan
gain or to avoid obligations. lain atau untuk menghindari kewajiban.
• "Coercion" means to damage, harm, or threaten to • Pemaksaan" berarti merusak, merugikan, atau mengancam
interfere with or endanger, directly or indirectly, any untuk mengganggu atau membahayakan, secara langsung atau
party or party to influence improperly the action. tidak langsung, pihak atau pihak manapun untuk
mempengaruhi tindakan tidak semestinya.
• "Collusive practices" means an agreement between two • "Praktek-praktek kolusif" berarti suatu perjanjian antara dua
or more parties designed to achieve an improper pihak atau lebih yang dirancang untuk mencapai tujuan yang
purpose, including inappropriate actions that affect tidak semestinya, termasuk tindakan-tindakan yang tidak
others. pantas mempengaruhi orang lain.
• IDEP considers it to be a conflict of interest situation • IDEP menganggap itu menjadi konflik kepentingan situasi di
where a party has interests that are not of benefit to mana sebuah partai memiliki kepentingan yang tidak
IDEP that can affect the performance of the involved bermanfaat bagi IDEP yang dapat mempengaruhi kinerja pihak-
parties and IDEP considers that conflict of interest a pihak dan IDEP menganggap bahwa konflik kepentingan
prohibited practice under its anticorruption policy. praktek yang dilarang di bawah kebijakan antikorupsi.
Page 10 of
18

• Any non-compliance with these ethical standards, will • Setiap non-sesuai dengan standar etika tersebut, akan
result in IDEP taking action to manage conflicts, and / or mengakibatkan IDEP mengambil tindakan untuk mengelola
rejection of proposals until such time as it has been konflik, dan / atau penolakan terhadap proposal sampai saat
determined that there is no conflict of interest within ini telah ditetapkan bahwa tidak ada konflik kepentingan dalam
each procurement process. setiap proses pengadaan.

Requirements for procurement of goods or services Persyaratan proses pengadaan barang atau jasa
• Documents supplied must include all information • Dokumen yang disertakan harus mencakup semua informasi
required for bidders to prepare an appropriate bid. The yang diperlukan untuk penawar untuk mempersiapkan
details and complexity of these documents may vary tawaran yang sesuai. Rincian dan kompleksitas dokumen-
depending on the type of goods or services in question dokumen ini dapat bervariasi tergantung pada jenis barang
and the size of the contract. Typically this would atau jasa yang bersangkutan dan ukuran kontrak. Biasanya hal
include: an invitation to bid, the form of goods or ini akan mencakup: sebuah undangan untuk tawaran, bentuk
services, quality / capacity to supply, price, delivery barang atau jasa, kualitas / kapasitas untuk penawaran, harga,
time, etc. waktu pengiriman, dll
• Involved parties are required to submit a bid, which • Pihak yang terlibat diwajibkan untuk mengajukan penawaran
applies for the period specified in the bidding yang berlaku untuk jangka waktu yang dinyatakan dalam
document, which accounts for enough time to dokumen penawaran, yang menjelaskan cukup waktu untuk
complete the comparison and evaluation of bids. melengkapi perbandingan dan evaluasi tawaran.
• Documents must include clear and precise information • Dokumen harus mencakup informasi yang jelas dan tepat
about the work to be done, the goods to be provided, tentang pekerjaan yang harus dilakukan, barang akan
shipment destination, or delivery schedule for diberikan, tujuan pengiriman, atau jadwal pengiriman selesai.
completion.
• Bidding documents should specify the payment method • Dokumen penawaran harus menentukan metode pembayaran
and time period offered. dan jangka waktu yang ditawarkan.
• All prospective bidders must provide the information, • Semua calon peserta tender harus memberikan informasi dan
and be provided with equal opportunity. diberi kesempatan yang sama.
• In the case of repeat orders (maximum 1 month apart) • Dalam kasus permintaan ulang (maksimal 1 bulan) yang
where previously obtained competitive bidding, of the sebelumnya diperoleh melalui penawaran yang kompetitif,
same items at same quantity are needed to meet ketika item yang sama pada kuantitas yang dibutuhkan untuk
project requirements and funding is available for this memenuhi persyaratan proyek dan dana yang tersedia untuk
purpose, additional items can be obtained through a tujuan ini, item tambahan dapat diperoleh melalui "repeat
"repeat order" offer in which it is clearly shown that order" menawarkan di yang itu jelas menunjukkan bahwa tidak
there is no advantage to be gained by adopting full ada keuntungan yang bisa diperoleh dengan mengadopsi
additional bidding. In this case competitive bidders are penuh penawaran tambahan. Dalam hal ini penawar kompetitif
invited only from those who previously submitted diundang hanya dari orang-orang yang sebelumnya diajukan
responsive bids. tawaran responsif.
• Procurement of goods at the time of handling • Pengadaan barang pada saat menangani kasus-kasus darurat
emergency cases will be governed exclusively in specific akan diatur secara eksklusif dalam SOP spesifik
SOPs

Procurement Advance Request Process Permintaan Advance Proses pengadaan

• Request for Quotation (approved by • Permintaan Quotation (disetujui oleh Manajer / Koordinator);
Manager/Coordinator); above IDR 3,000,000.00 diatas Rp 3,000,000.00
• Quotations above IDR 3,000,000.00 (3 bids; or • Quotation diatas Rp 3,000,000.00 (3 tawaran; Surat keterangan
Justification letter required if only 1 bid) diperlukan jika hanya 1 tawaran)
Note: Catatan:
• Donor requirements à Some Donor need to have 3 • Persyaratan donor → Beberapa donor harus mengharuskan 3
quotations for purchases equal to IDR 3,000,000 and quotation untuk pembelian setara dengan Rp 3.000.000 dan
required 4 quotations for amount equal to or above IDR diperlukan 4 kutipan untuk jumlah yang sama dengan atau di
5,000,000,- atas Rp 5.000.000,
Page 11 of
18

• Summary Bidding Analysis (if there is only 1 vendor, • Ringkasan Analisis penawaran (jika ada hanya 1 vendor,
Justification letter is required) diperlukan surat keterangan)
• Invoice for down payment or Contract Agreement (bank • Faktur untuk uang muka atau Perjanjian Kontrak (transfer
transfer; if the vendor requires in Cash, a written notice bank, jika vendor meminta Kas, pemberitahuan tertulis
is required) dibutuhkan)
• Advance/Budget Request form (signed by both • Advance / Permintaan Anggaran (ditandatangani oleh peminta
Requester and the Manager / Coordinator dan Manajer / Koordinator
•
Procurement Expenditure Reporting Pelaporan Pengeluaran pengadaan

• Supporting documents (No. 1-5 of Advance for • Dokumen Pendukung (No 1-5 dari Advance untuk Pengadaan
Procurement section) attached to report bagian) yang melekat pada laporan
• Receipts • Penerimaan
• Expenditure report (signed by both party making • Laporan Pengeluaran (ditandatangani oleh kedua pihak
purchase and the Manager / Coordinator and identified membuat pembelian dan Manajer / Koordinator dan
the Project and budget code) mengidentifikasi Proyek dan kode anggaran)

Flow: RFQ à Quotation à Summary Bidding Analysis (or Flow: RFQ → Quotation → Ringkasan Penawaran Analisis (atau
Justification Letter) à Invoice à Advance Budget Request à Pembenaran Surat) → Faktur → Advance Anggaran Permintaan →
payment à Receipt à Expenditure Report pembayaran → Resi → Pengeluaran Laporan

Note: Catatan:
• Each expenditure must indicate the Budget and Project • Setiap pengeluaran harus mengindikasikan Anggaran dan
Code for each Project/Program. The Finance Proyek Kode untuk masing-masing Proyek / Program.
Department will reject the payment the above Departemen Keuangan akan menolak pembayaran informasi di
information if it is not included in the report or advance atas tidak disertakan dalam laporan atau permintaan
request. sebelumnya.
• Advances that are overdue for 3 months, will be • Uang muka yang terlambat selama 3 bulan, akan dipotong dari
deducted from staff wages gaji staf
• Expenses without receipts are not acceptable • Pengeluaran tanpa tanda terima yang tidak dapat diterima

Payment Authorization Wewenang Transaksi

Value of Transaction Nilai Transaksi
0 - 999,999: Authorization By Manager / Coordinator 0 - 999,999: Otorisasi Oleh Manager
1,000,000 – Authorization By Manager / Coordinator, 1,000,000 – Otorisasi Oleh Support Coordinator
4,999,999: Support Coordinator 9,999,999:
5,000,0000 – Authorization By Manager / Coordinator, 10,000,0000 – Otorisasi Oleh Direktur Eksekutif atau Wakil Direktur
above: Support Coordinator, Executive Director 2000,000,000:

Vehicle usage Penggunaan Kendaraan

• Vehicle log is required for all IDEP vehicle Usage. • Log Kendaraan diperlukan untuk semua Penggunaan
kendaraan IDEP
• Staff / Volunteers who need to use a car have to submit • Staf / Relawan yang perlu menggunakan mobil harus
the vehicle usage request to Admin Department / Front mengajukan permintaan untuk penggunaan kendaraan Admin
Office by email, phone or direct request. Departemen / Front Office melalui email, telepon atau
permintaan langsung
Page 12 of
18

• The Admin Department will manage the vehicle usage, • Departemen Admin akan mengatur penggunaan kendaraan,
in terms of the time & availability of the car, office dari segi waktu & ketersediaan mobil, sopir kantor / runner &
driver / runner & confirm with those requesting vehicle konfirmasikan dengan orang-orang yang meminta penggunaan
usage. kendaraan
• If the office driver is not available, other staff can • Jika driver kantor tidak tersedia, staf lain dapat menggantikan
replace the driver, as long as he/she has Indonesian “A” sopir, asalkan dia telah memiliki "A" Driving License [SIM A].
Driving License [SIM A]. No volunteer / expatriate is Tidak ada sukarelawan / asing yang diizinkan untuk
allowed to drive IDEP vehicles. mengemudi kendaraan IDEP
• A Vehicle Log is provided, to be filled in by the person • Log Kendaraan disediakan, yang akan diisi oleh orang yang
who is using IDEP’s vehicle. menggunakan kendaraan IDEP
• Fuel / Gasoline requested to Finance needs to be • Permintaa Bahan Bakar / Bensin ke bagian Keuangan
attached to the Vehicle Log. diperlukan pada Mobil Log
• Driver or Staff who request vehicle usage must fill & • Driver atau Staf yang meminta penggunaan kendaraan harus
sign the Vehicle Log. mengisi & menandatangani Log kendaraan
• Driver / Staff have to use & drive the vehicle carefully. • Driver / Staf harus menggunakan & menggerakkan kendaraan
dengan hati-hati

Travel allowance Tunjangan Perjalanan

Perdiem Rate (Meals and Incidental Allowance) Perdiem (Makanan dan insidental Allowance)
Across Propinsi Rp 250.000 -/day Luar Propinsi Rp 250.000 -/hari
Special Areas Papua, NTT, Maluku Rp 450,000,-/ day Daerah khusus Papua, NTT, Maluku Rp 450,000,-/hari
Bali Provinsi Rp 75.000 -/ day Provinsi Bali Rp 75.000 -/hari
Outside of Indonesia (if not get per US$ 50,-/ day Luar Indonesia (bila tidak mendapat per diem US$ 50,-/hari
diem from the donor or meals not dari donatur atau meals tidak ditanggung
covered Host) pengundang)

Note: Staff can only claim Per Diems if the staff has been Catatan: Staff hanya bisa mengklaim Per Diem jika staf bepergian lebih
traveling more than 8 hour in a day (minimum) dari 8 jam dalam satu hari (minimum).
Accommodation rates Tarif Akomodasi

Jakarta IDR 500,000,- per night Jakarta Rp 500.000, - per malam
Bali IDR 300,000,- per night Bali Rp 300.000, - per malam
Aceh / Medan / Yogyakarta IDR 450,000,- per night Aceh / Medan / Yogyakarta Rp 450.000, - per malam
Other City IDR 400,000, per night Kota lain Rp 400.000, per malam

Note: Catatan:
• This rate is applied when taken from unrestricted funds. • Standard ini berlaku apabila diambil dari Dana Tak Terikat.
Accomodation rate from restricted funds will follow Dana akomodasi yang diambil dari Dana Terikat akan mengikuti
approved rate from Donor standard yang disetujui oleh Donor
• The Above rates are the maximum rate for • Tarif diatas atas adalah tarif maksimum untuk akomodasi; jika
accommodation; for rates beyond the IDEP Foundation tariff yang didapat luar dari pedoman Yayasan IDEP,
guideline, approval from Vice Director and/or Executive persetujuan dari Wakil Direktur dan / atau Direktur Eksekutif
Director is required (with justification) diperlukan (dengan pembenaran)
Page 13 of
18

• Accommodation only covers room, any other charges • Akomodasi hanya mencakup kamar, biaya lainnya akan
will be charged to the Traveler dibebankan ke Staff yang melakukan perjalanan
• Accommodation rate is not available for IDEP owned • Akomodasi tidak tersedia untuk kantor IDEP yang memiliki
Guest Houses (i.e. IDEP office Banda Aceh) kamar untuk tamu [misalkan kantor Padang]

Transportation Transportasi
• Airport tax (only original receipts are acceptable;
• Airport tax (hanya tanda terima asli expectable; kecuali
unless there is an approval from the Donor
ada persetujuan dari Donor terkait dengan proyek)
related to the project)
• Transportasi darat (ke / dari Airport dan di daerah)
• Ground transportation (to/from Airport and in the
area) • Pajak Fiskal
• Fiscal tax
Air Travel Perjalanan Udara

• IDEP will only provide support for official air travel • IDEP hanya akan memberikan dukungan bagi permintaan
request perjalanan udara Resmi
• Every staff must fill the IDEP travel request form • Setiap staf harus mengisi formulir permintaan perjalanan IDEP
• Travel request form must be signed by the Program • Travel formulir permintaan harus ditandatangani oleh
Coordinator of each department Koordinator Program dari masing-masing departemen
• IDEP will only pay economic class for air flight travel. • IDEP hanya akan membayar kelas ekonomi untuk perjalanan
penerbangan udara.
• Extra payment for changes on the travel itinerary (for • Ekstra pembayaran untuk perubahan pada jadwal perjalanan
ticket that already issued) will only be paid by IDEP if (untuk tiket yang telah dikeluarkan) hanya akan dibayar oleh
the changing is based on program decision and IDEP jika perubahan program ini didasarkan pada keputusan
approved by the Program Coordinator or every travel dan disetujui oleh Koordinator Program atau setiap perjalanan
expenditure report must attach the original ticket, laporan pengeluaran harus melampirkan asli tiket, boarding
boarding pass and airport tax. Finance will not process pass dan pajak bandara. Keuangan tidak akan memproses
any travel expenditure report that fail to prove such laporan pengeluaran perjalanan yang gagal untuk
documents. membuktikan dokumen tersebut.

Inventory, media & library Inventarisasi, media dan perpustakaan

Inventory Inventaris
The Finance and IT Manager is be responsible for the Inventory Keuangan dan IT Manager akan bertanggung jawab atas Inventory List
List (at the Aceh Office this will be the responsibility of the (Aceh Office akan menjadi orang yang bertanggung jawab Keuangan)
Finance person)
New Equipment will be listed first by Admin/support officers Peralatan baru akan terdaftar pertama oleh Admin / support petugas
before being given to Person in Charge / User sebelum diberikan kepada Person in Charge / User
The IT Manager will provide Equipment hand over, to be signed IT Manager akan memberikan menyerahkan Equipment, dan
by the IT Manager and User (for new equipment, change of user ditandatangani oleh IT Manager dan User (peralatan baru, perubahan
and borrowing of equipment) user dan meminjam peralatan)

Media and library Media & perpustakaan

The Junior Support Officer will be responsible for Library Junior Support Officer akan bertanggung jawab untuk Perpustakaan
list/catalogue (supervised by JSO) daftar / katalog (diawasi oleh JSO)
The Media Unit Staff are responsible for the Media Products Media Staf Unit bertanggung jawab untuk Media Produk Stock dan Stock
Stock and Stock List List
Resource Development staff are responsible for Public relations Pengembangan Sumber Daya staf bertanggung jawab untuk PR item
items Stock and Stock List daftar saham
Page 14 of
18

New Media Printing will be handled by Media Unit staff New Media Pencetakan akan ditangani oleh staf Unit Media
Any Balance of Media products after distribution will be kept in Neraca Media cetak setelah distribusi akan disimpan di Media Unit daftar
the Media Unit Inventory list Inventaris

Salary payments Pembayaran Gaji

Salary payments will be implemented at the end of every month Pembayaran gaji akan dilaksanakan pada akhir bulan (dengan kondisi
(with the condition that the Coordinator has approved the list of bahwa Koordinator telah menyetujui daftar pembayaran Gaji)
Salary payments)
Completed Time Sheets are required for Salary payments. Time sheet yang diperlukan untuk pembayaran Gaji.
Note: Time sheet submition is on the 27th of each month to Catatan: time sheet submition pada tanggal 27 setiap bulan untuk
Human Resource (HR) Officer (signed by staff and the supervisor) Sumber Daya Manusia (SDM) Officer (ditandatangani oleh staf dan
supervisor)
The HR Officer will distribute a Time Sheet at the beginning of HR Officer akan mendistribusikan a Time Sheet pada awal setiap bulan
each month to all staff untuk semua staf
Salary Vouchers will be distributing each month after payday by Voucher Gaji akan didistribusikan setiap bulan setelah gajian oleh HR
the HR Officer (ex. Appendix G) Officer (ex. Lampiran G)

Acceptable Receipts Nota yang diterima

Payments valued IDR Requires Stamp duty IDR 6,000,- Pembayaran dalam jumlah - Memerlukan atas tugas Stamp Rp
1,000,0000 – above IDR 1,000,0000 keatas 6.000, --
Ordinary IDEP receipt Only used if the vendor does not Tanda Terima IDEP Hanya digunakan jika vendor tidak
have their own receipt (usually in memiliki tanda terima mereka sendiri
small villages, drivers etc) (biasanya di desa-desa kecil, driver dll)
Meals or Snacks for Requires an attendance List Makanan atau Snacks Membutuhkan daftar kehadiran
Meeting untuk Meeting peserta
Photocopy Requires attachment materials in Photocopy Membutuhkan lampiran bahan yang
photocopy diphotocopy

Unacceptable expenses Nota yang ditolak

The following are unacceptable expenses: Berikut ini adalah biaya tidak dapat diterima:
• Tips • Tips
• Gifts • Hadiah
• Entertainment (unless there is authorization from the • Hiburan (kecuali ada otorisasi dari atau Wakil Direktur
Executive or Vice Director Eksekutif
• Fines and penalties • Denda dan hukuman
• Interest Charges • Biaya Bunga
• Contribution to other organization or individuals • Kontribusi kepada organisasi atau individu lain
• Bribes • Suap
• Project Expenses incurred without a • Biaya proyek yang dikeluarkan tanpa seorang manajer /
manager/Coordinator’s approval Koordinator 's persetujuan
• Project expenses incurred before a Project is funded • Proyek biaya yang dikeluarkan sebelum Proyek ini didanai
(unless there is written donor approval) (kecuali mendapatkan persetujuan tertulis dari donor)
• Cigarettes • Rokok
Page 15 of
18

• Alcohol • Alkohol
• Mini bar or other excessively prices items • Mini bar atau harga berlebihan item
• Personal phone calls • Telepon pribadi

How to complete the forms Begiyamana melengkapi formulir-formulir

Request for Advance Permintaan Advance
Staff requests for advance money for travel, project activities, Staf permintaan untuk uang muka, baik untuk perjalanan, kegiatan
etc, can only be process by finance if: proyek, dll, hanya dapat proses keuangan jika:
• The IDEP Budget Advance Request Form has been filled • Isi Anggaran IDEP Advance Request Form, pastikan semua
in, and all the information required such as Project informasi yang diperlukan seperti nomor Proyek, kode proyek,
number, project code, purpose of the travel, etc, is tujuan dari perjalanan, dll, selesai
completed
• All relevant supporting documents are attached; such • Lampirkan dokumen pendukung yang relevan; seperti rencana
as travel plans, justification papers, quotations, etc. perjalanan, pembenaran kertas, kutipan, dll.
• The Staff and the supervisor of the project must ensure • Staf dan pengawas proyek harus memastikan bahwa
that the advance request is in line with the approved permintaan terlebih dahulu harus sejalan dengan anggaran
budget in the proposal yang disetujui dalam proposal
• The form must be approved and signed by the • Formulir harus disetujui dan ditandatangani oleh pembimbing
supervisor before being submitted to the finance sebelum diserahkan kepada departemen keuangan
department
• The advance request will not be processed by finance if • Uang muka tidak akan permintaan proses keuangan jika staf
the staff has any previous advances that have not been muka sebelumnya belum dibersihkan oleh keuangan
cleared by finance
• Staff must keep a copy of approved budget advance • Staf harus menyimpan salinan formulir permintaan anggaran
request forms and attached them when submitting the yang disetujui dan melekat muka mereka ketika
expenditure of report menyampaikan laporan pengeluaran
• Advance request bellow Rp 1.000.000 can be processed • Advance permintaan di bawah Rp 1.000.000 dapat diproses
in one day (from petty cash) dalam satu hari (dari kas kecil)
• Advance request above Rp. 1.000.000 will be process in • Advance permintaan di atas Rp. 1.000.000 akan proses dalam
two days (from the bank) dua hari (dari bank)
• An advance request for amount bellow Rp, 100.000 • Permintaan uang muka sebesar, 100,000 ke bawah tidak
does not requier an advance request form dimintakan dalam bentuk permintaan uang muka

Report of Advance request or Expenditure Reports Laporan Permintaan atau Laporan Pengeluaran
Staff must correctly complete an IDEP Expenditure Report Form Staf IDEP benar harus mengisi Formulir Laporan Pengeluaran yang
that is in line with the project advance request form and ensure sejalan dengan kemajuan proyek formulir permintaan dan memastikan
that all information and supporting documents are completed bahwa semua informasi dan dokumen pendukung selesai sebelum
before submitted them to finance diserahkan kepada keuangan
• The expenditure report must be approved and signed • Laporan Pengeluaran harus disetujui dan ditandatangani oleh
by the upper line supervisor of the department before pengawas garis atas departemen sebelum diserahkan ke unit
submitted to finance unit. Upper line supervisor need keuangan. Baris atas pengawas perlu memeriksa laporan
to check the expenditure report and agreed to the pengeluaran dan setuju untuk detail laporan pengeluaran.
detail expenditure of the report. Finance will not Keuangan tidak akan memproses laporan pengeluaran yang
process an expenditure report that is not signed by the tidak ditandatangani oleh pengawas baris atas.
upper line supervisor.
• Staff must attach the approved advance request form • Staf harus melampirkan formulir permintaan disetujui
with the expenditure reports. sebelumnya dengan laporan pengeluaran.
• Expenditure report must be supported with original • Laporan Pengeluaran harus didukung dengan kuitansi asli
receipts
Page 16 of
18
• Expenditure receipts above Rp 1.000.000 must have • Pengeluaran penerimaan di atas Rp 1.000.000 harus memiliki
stamp duty Rp. 6,000 meterai Rp. 6.000,
• Finance will return expenditure reports not properly • Keuangan akan kembali laporan pengeluaran tidak benar
supported with documents as required didukung dengan dokumen-dokumen yang diperlukan
• Expenditure report must be submitted at least one • Pengeluaran laporan harus disampaikan sekurang-kurangnya
month after the advance request has been approved, satu bulan setelah permintaan sebelumnya telah disetujui,
unless the staff is taking an official travel that has been kecuali staf mengambil perjalanan dinas yang telah disetujui
approved by the upper line supervisor or staff is down oleh garis bagian atas supervisor atau staf yang turun dengan
with serious illness. penyakit serius.
• Finance has the right to reject expenditure report that • Keuangan mempunyai hak untuk menolak laporan pengeluaran
has no supporting documents. yang tidak memiliki dokumen pendukung.
• Fail to finalize expenditure reports in 3 months; staff • Gagal untuk menyelesaikan laporan pengeluaran dalam 3
salary will be deducted as appropriate. bulan; staf gaji akan dipotong sesuai kebijakan.
Purchasing goods and services in emergency Pembelian Barang dan jasa pada situasi gawat
situations darurat
In a partnership program to conduct humanitarian work and Dalam program kemitraan untuk melaksanakan kerja kemanusiaan dan
assistance during the emergency response, then the procedure pemberian bantuan pada masa tanggap darurat, maka akan dilakukan
will be performed as follows: prosedur sebagai berikut:
Partnerships Kemitraan
Yayasan IDEP and its partners will sign a Memorandum of Yayasan IDEP dan mitra akan menandatangani Nota Kesepahaman
Understanding on the importance of accountability in the tentang pentingnya akuntabilitas dalam pengadaan barang dan jasa pada
procurement of goods and services during the emergency masa tanggap darurat, sebagaimana terdapat pada lampiran 1.
response, as contained in appendix 1.
Procurement of Goods and Services Pengadaan Barang dan Jasa

• Partner Yayasan IDEP must collect at least 3 (three) bid • Mitra Yayasan IDEP harus mengumpulkan paling tidak 3(tiga)
(quote) for the procurement of goods and services penawaran (quotation) untuk pengadaan barang dan jasa yang
valued above 3 (three) million rupiah. From the bernilai diatas 3 (tiga) juta rupiah. Dari penawaran-penawaran
bargains that exist, Yayasan IDEP Partners will choose yang ada, Mitra Yayasan IDEP akan memilih barang atau jasa
the goods or services that are best, which meet the yang terbaik, yang memenuhi standar kualitas yang diperlukan
quality standards required by the objectives referred to sebagaimana dimaksud oleh tujuan pengadaan barang dan jasa
procurement of goods and services
• If the conditions on the ground is not possible to obtain • Bilamana kondisi di lapangan tidak memungkinkan untuk
3 (three) supply is, the IDEP Foundation Partner to memperoleh 3 (tiga) penawaran dimaksud, maka Mitra
make a statement outlining the letter about it to any Yayasan IDEP harus membuat Surat Pernyataan yang
procurement of goods and services above 3 (three) menerangkan perihal tersebut untuk setiap pengadaan barang
million dollars. This statement letter must be signed by dan jasa diatas 3 (tiga) juta rupiah. Surat Pernyataan ini harus
the Program Manager and Director of Yayasan IDEP ditandatangani oleh Manajer Program dan Direktur Mitra
Partner. Yayasan IDEP.
• Each transaction in the procurement of goods and • Setiap transaksi dalam pengadaan barang dan jasa harus
services must be accompanied by proof of valid disertai dengan bukti transaksi yang sah dengan
transactions to include the date, amount; types and mencantumkan tanggal, jumlah; jenis dan spesifikasi barang
specifications of goods and services, signature and dan jasa, tanda tangan dan cap perusahaan penyedia barang
company seal supplier of goods and services. dan jasa.
• If not possible to obtain evidence of transactions • Bilamana tidak memungkinkan untuk memperoleh bukti
referred to in point (c) above, the IDEP Foundation transaksi sebagaimana dimaksud dalam point (c) diatas, maka
partners can use the "Transaction Form" signed by the mitra Yayasan IDEP bisa menggunakan “Formulir Transaksi”
supplier of goods and services and with the identity of yang ditandatangani oleh penyedia barang dan jasa dan
goods and services providers. "Transaction Form" is, disertai identitas penyedia barang dan jasa. “Formulir
Page 17 of
18

then signed by program manager or official authorized Transaksi” ini, selanjutnya ditandatangani Manajer Program
partner or director of Yayasan IDEP laced cap Yayasan atau pejabat yang diberi wewenang atau Direktur mitra
IDEP partner agencies. Yayasan IDEP dibubuhi cap lembaga mitra Yayasan IDEP.
Distribution of Goods and Services Distribusi Barang dan Jasa

Any distribution of goods and services to beneficiaries Setiap pendistribusian barang dan jasa kepada penerima manfaat
(beneficiaries) must be accompanied by the receipt of goods and (beneficiaries) harus disertai tanda terima Barang dan Jasa yang
services are clearly included the date and location of receipt; the mencantumkan secara jelas tanggal dan lokasi penerimaan; jumlah, jenis
number, type and specifications of goods and services dan spesifikasi jenis barang dan jasa
Receipt of Goods and Services must be signed by the recipient of Tanda Terima Barang dan Jasa ini harus ditandatangani oleh penerima
goods and services, staff introduction, and the Director of IDEP barang dan jasa, petugas pengantar, dan Direktur mitra Yayasan IDEP.
Foundation partners.

Reporting Pelaporan
Yayasan IDEP Partners asked to submit financial statements no Mitra Yayasan IDEP diminta segera mengirimkan laporan keuangan
later than 2 (two) weeks after the expiration of the agreement, paling lambat 2 (dua) minggu setelah berakhirnya masa perjanjian
accompanied by evidence of receipts and expenditures with the kerjasama, disertai bukti-bukti penerimaan dan pengeluaran dengan
enclosed transaction evidence and other supporting documents dilampiri bukti-bukti transaksi dan dokumen pendukung lainnya seperti
such as photos, videos, etc.. foto, video, dll.

Support Dukungan
In this cooperation partner Yayasan IDEP agree to use the funds Dalam kerjasama ini mitra Yayasan IDEP menyetujui untuk menggunakan
in accordance with the standards of the financial system Yayasan dana sesuai dengan standar sistim keuangan Yayasan IDEP.
IDEP.
If needed, Yayasan IDEP to provide field support during and after Bilmana diperlukan, Yayasan IDEP bisa memberikan dukungan lapangan
the agreement is cooperation going on to ensure compliance with pada saat sedang dan sesudah perjanjian kerjasama berlangsung untuk
the principles of accountability in the use of funds. memastikan dipenuhinya prinsip-prinsip akuntabilitas dalam penggunaan
dana.
Page 18 of
18

Idep Finance Policy PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Idep Finance Policy PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Idep Finance Policy PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

PANDUAN

KEUANGAN & ADMINISTRASI

Procurement Advance Request Process ................................................................................................................. 11

Currency Of Transaction Mata Uang Transaksi

Incoming Fund/Donation Dana Masuk/Donasi

Types of incoming funds Jenis dana masuk

Operating Funds Dana Operational

Institutions Reserves Fund Dana Cadangan

Staff Salary Contribution Kontribusi Gaji staff

Institutional fees Pendapatan berbentuk Institutional fees

Other income Pendapatan lain-lain

Endowment Fund Dana Abadi

• There is absolutely no other income • Sama sekali tidak ada pemasukan

Accounting Codes Kode Akuntansi

Voucher and Payment Voucher dan Pembayaran

Petty Cash Kas Kecil

Payment Requests & Reporting Permintaan & Pelaporan Pembayaran

Travel Advance Requests Permintaan biaya dimuka perjalanan

Travel Expenditure Reporting Pelaporan Travel Pengeluaran

Activity Advance Request Permintaan Advance untuk kegiatan

Payment Process Proses pembayaran

Vendors / Suppliers / Procurement Vendor / Supplier / Pengadaan

Procurement Advance Request Process Permintaan Advance Proses pengadaan

Procurement Expenditure Reporting Pelaporan Pengeluaran pengadaan

Payment Authorization Wewenang Transaksi

Vehicle usage Penggunaan Kendaraan

Travel allowance Tunjangan Perjalanan

Accommodation rates Tarif Akomodasi

Air Travel Perjalanan Udara

Inventory, media & library Inventarisasi, media dan perpustakaan

Media and library Media & perpustakaan

Salary payments Pembayaran Gaji

Acceptable Receipts Nota yang diterima

Unacceptable expenses Nota yang ditolak

How to complete the forms Begiyamana melengkapi formulir-formulir

Procurement of Goods and Services Pengadaan Barang dan Jasa

Distribution of Goods and Services Distribusi Barang dan Jasa

You might also like