Attendance & Leave Policy (V 1.0)
MAG/ HR/ AL‐1 

1. Purpose 
1.1. To regulate & control employees attendance at work so as to ensure optimal 
productivity through punctuality & regular attendance. 
1.2. To provide a clear guideline on various kind of leave, employees are entitled 
to. 

2. Organisational Scope 
2.1. All the employees of the company and al its SBUs, unless otherwise specified 
in the instrument of their contract of employment.  
2.2. Supervisors are responsible for communicating the attendance policy to staff 
& for fair & consistent application of the policy. 
2.3. The Management Committee may from time to time, issue such instructions 
or discretions as may be necessary. 

3. Attendance Policy Content & Guidelines 
3.1. Working Hour 
3.1.1. The normal working hour shall be 8 hours a day. However extra time 
may need to be put in frequently to achieve the target & objective. 
3.1.2. The normal working hour is from 10:00AM to 6:00PM, which includes 
a lunch break of 45minitues. 
 
3.2. Weekly Off: 
3.2.1. Friday shall not be a workday. 
3.2.2. Every  Saturday  of  the  month  shall  remain  as  a  workday  for  the 
employees until further official decision. 
3.2.3. Rule  3.2.2  is  not  applicable  (if  any)  to  the  employees  who  are 
responsible for any ongoing project on that particular day or required 
to work to meat deadlines. 
 
 
3.3. Government/ Public Holidays: 
3.4. Public holidays/ the most commonly observed holiday in Bangladesh as per 
Govt. schedule will be applicable to each employee as per Management 
Committee’s decision. Such holidays will be decided at the beginning of 
every calendar year & shall be communicated to the employees. 
 
3.5. Daily Attendance : 
3.5.1. All  employees  are  expected  to  report  at  work  on  time  which  is 
10.00AM  everyday,  and  to  maintain  a  satisfactory  record  of 
attendance. 
3.5.2. An  employee  is  allowed  to  10  minutes  grace  time,  subject  to  the 
condition  that  this  privilege  shall  not  be  misused  as  a  matter  of 
normal course.  

Page 1 of 4                                                                                                                     Version Date: 8/11/2011     
   Prepared By: PeopleScape 
 
 

Attendance & Leave Policy (V 1.0)
MAG/ HR/ AL‐1 

3.5.3. An employee attending office more than 10 minutes late but not more 
than 30 minutes late shall be marked LATE in the attendance register 
& every 3 such late attendances will be treated as 1 day’s casual leave. 
3.5.4. If an employee is unable to report at work on time, s/he must notify 
respective supervisor within 45 minutes of the reporting time, failing 
of which s/he should be deemed as absent / casual leave. 
3.5.5. If  an  employee  has  to  be  out  of  office  on  duty,  as  such  not  able  to 
report on time at office, must notify through detailed text messages to 
IT  Department  (01923366655/  01914499912)  within  10  minutes  of 
reporting  time,  failing  of  which  s/he  should  be  deemed  as  absent  / 
casual leave.  
 
3.6. Automated Access Control System 
3.6.1. Every employee must place their finger print in the biometric Access 
Control  and  time  attendance  system  to  register  their  attendance, 
failing of which should mark him ABSENT. 
3.6.2. If an employee fails to place their finger print in the biometric Access 
Control and time attendance system to register their attendance, must 
drop  a  mail  to  IT  department  notifying  it  &  the  time  of  sending  out 
the mail would be considered as reporting time, failing of which s/he 
should be marked absent/ Casual leave. 
3.6.3. If  an  employee  is  not  been  set  finger  print  in  the  biometric  Access 
Control  and  time  attendance  system,  shall  sign  the  Register  book 
maintained at the Reception Desk with Entry Time. 
3.6.4. The  HR/Admin  Dept  in  coalition  with  the  IT  Department  will  be 
responsible for verifying & maintaining the daily attendance record of 
the employees. 

4. Leave Policy Content & Guidelines 
All  leaves  of  MAPL  are  applicable  only  to  those  employees  whose  service  has 
been  officially  confirmed.  All  confirmed  employees  are  entitled  to  avail  the 
following types of leave.  

4.1. Annual Leave 
4.1.1. An employee shall be entitled to avail Annual leave only after he has 
completed  6months  of  service  with  the  organization,  which  shall  be 
calculated on the basis of Annual Leave Calculation. 
4.1.2. An employee shall be entitled to 17 days annual leave every year. 
4.1.3. An  employee,  should  not  take  less  than  or  equal  to  5  continuous 
working  days  leave  at  a  time  every  year.  However  Management 
Committee/  SBU  Head  retain  the  right  to  permit  extra  days  leave  in 
case of extraordinary situation. 
4.1.4. An  employee  willing  to  avail  Annual  Leave  for  5  working  days  or 
more    must  apply  by  completing  the  appropriate  Leave  Application 

Page 2 of 4                                                                                                                     Version Date: 8/11/2011     
   Prepared By: PeopleScape 
 
 

Attendance & Leave Policy (V 1.0)
MAG/ HR/ AL‐1 

Form  2  weeks  in  advance,  and  incase  of    4  working  days  or  less,  1 
week in advance. 
4.1.5. Unused  Annual  Leaves  may  be  carried  forward  in  the  next  year, 
subject to a maximum of 10 days. 
4.1.6. An employee, while spending leave must inform the company about 
his/her place of stay & contact telephone no, to be contacted in case of 
any emergency. 
 
4.2. Casual Leave 
4.2.1. Casual leaves are meant for covering the absence of the employee due 
to certain unavoidable circumstances which is beyond his/her control. 
4.2.2. An employee is entitled to get 10 days Casual Leave in a year. 
4.2.3. Casual leave shall not exceed 3 days at a time. 
4.2.4. Casual leave cannot be merged with Sick leave. 
4.2.5. Casual leave of maximum 3 days at a time can be approved.  
4.2.6. Weekly holiday or any other kind of holidays, if falls in the course of 
Casual leave will be accumulated as Casual Leave. 
4.2.7. Casual leave can be approved by Management on prior application by 
leave applicant n prescribed form.  
4.2.8. In  case  employee  is  not  in  the  position  of  prior  application,  an 
application for leave of absence can be approved & submitted within 
2 (two) days s/he joins work after such leave. It is to be noted that, in 
this case employee must inform the SBU head/ Head of Admin about 
his/her inability over phone on the first day of leave itself.  
4.2.9. Any  activity  of  leave,  which  has  not  been  observed  as  per  the  above 
mentioned  guidelines  of  Casual  leave  should  be  treated  as  Leave 
without Pay. 
 
4.3. Sick Leave 
4.3.1. An employee shall be entitled to 15 (fifteen) days Sick leave each year.  
4.3.2. Sick leave for more than three days should be supported with Medical 
Certificate from Company Medical Practitioner or Registered Medical 
Practitioner stating the nature of illness & your inability to attend at 
work. 
4.3.3. Unused Sick leave cannot be carried forward for the next year. 
4.3.4. Sick  leave  cannot  be  merged  with  Casual  leave  but  can  be  merged 
with Annual leave. 
 
4.4. Maternity/ Paternity Leave 
4.4.1. Maternity Leave, as the term implies, is applicable only for confirmed 
female employee maximum twice in the total employment history. 
4.4.2. On application, a female employee will be entitled for maternity leave 
for 16 weeks in total, which can be enjoyed either before or after the 
confinement  on  ground  of  maternity(  Child‐birth),  as  desired  by  the 
employee. 

Page 3 of 4                                                                                                                     Version Date: 8/11/2011     
   Prepared By: PeopleScape 
 
 

Attendance & Leave Policy (V 1.0)
MAG/ HR/ AL‐1 

4.4.3. A  female  employee  seeking  a  maternity  leave  must  apply  in 

prescribed  leave  application  from  supported  by  consulting 
gynecologist’s report of her probable date of delivery. 
4.4.4. The application for Maternity leave must be submitted 1 month prior 
to the commencement of her Maternity Leave. 
4.4.5. A  male  employee  is  entitled  to  a  Paternity  leave  of  1  week  from  the 
date of child birth, twice in the total employment history. 
 
4.5. Leave Without Pay 
4.5.1. Any leave spent by the employee not following above leave procedure 
shall  be  treated  as  unauthorized  absence  and  as  such  Leave  without 
Pay.  
4.5.2. Unauthorized absence from the duty shall be treated as Leave without 
Pay.  In  addition  appropriate  disciplinary  action  shall  be  instituted 
against  the  employee  concerned  in  accordance  with  organization’s 
disciplinary procedures. 
 
4.6. Leave Application Procedure 
4.6.1. All employees seeking or willing to avail leave, must fill up with clear 
details  in  the  prescribed  ‘Leave  Application  Form’  which  would  be 
forwarded to respective Supervisor/ SBU Head for approval 
4.6.2. Supervisor  shall  verify  whether  employee  is  entitled  to  such  leave 
applied as per company policy  
 
4.7. Approval Date 
The policy was originally approved on      [30/ 10/ 2007] 
This version was approved on        [31/ 10/ 2007] 
This version takes effect from         [01/ 01/ 2007] 
This version will be reviewed by        [01/ 06/ 2011] 
 
 
 
 
Thanks 

Page 4 of 4                                                                                                                     Version Date: 8/11/2011     
   Prepared By: PeopleScape