Need for Performance Management

• To move orgs. towards a performance driven 
culture ( equality‐‐‐‐equity)
Performance Management and  • PMS would accomplish the following goals:
Appraisal – Improve work performance
– Help in administering merit pay+ promotion decisions
Tool to get done out of the  – Clear employees’ expectations about work
employees what the org. wants them  – Motivate employees
– Identify training needs
to do
– Assist in HRP (identify which skills are abundant and 
which ones are scarce)

Generic Approach to Designing PMS: 
Organizational Perspective
• How to decide the basic tenets of  the performance mgmt system 
of an org?
– Product Characteristics
• Specificity (Unique or Ubiquitious)….(innovation vs. cost cutting)
• Competition in the market
ORGANIZATIONAL PERSPECTIVE – Product Life Cycle
• Start up      (Time to Market, Quality, Capacity)
• Ramp up    (Efficiency, Capacity Utilization etc.)
• Maturity     (Maintaining Market Share)
– Industry Cycle
• Trough       (Focus on long gestation interventions)
• Crest           (Reap the Here and Now Benefits)
– Strategy Adopted by the Org (I/O MODEL)
– Environmental Characteristics  (Compliance Issues)

• Whenever any one of these changes, PMS needs to be relooked at.

How to decide the kind of metrics on 
PERFORMANCE MGMT. IN SBUs
which to measure performance
• Map the entire value chain of the organization  • Divide the objectives of PM into:
(how would you want to produce the product  – Don’t Vary Across SBUs (production efficiency, 
or service?) customer service etc)
• Identify what kind of effort needed at all  – Vary Across SBUs (market share, expected fin 
points in the value chain (Individual or Group) performance etc.)
• Standardization  (‐ve Goal Setting) 
(Operations)
• Non Standardization (+ Goal Setting) (Sales 
and Marketing)
 PM IN EXPANDING BUSINESSES
• Metric should be scalable
• Can use ratios as they are scalable
• The basic format of the ratio:
APPROACHES TO A PMS
– (Effectiveness/ Efficiency)

MBO BALANCED SCORECARD
• Strategy ‐‐‐CSFs • Brings together in one report, seemingly disparate elements 
of a company’s competitive agenda
• MBO is operationalized using the KIM method
• Looks at organizational goals from 4 perspectives:
– Key Indicator Management (KIM)
• Comprises imp. measures of company operations Financial (How do we look  •Cash flow
• Standards setting is critical at Shareholders • Revenue growth
• Market share
– Historical performance
– Experts Customer (how he sees us) •Response time
• Quality
– Published references
• Cost
– Reduced the no. of parameters to be monitored Internal Business (what we  •Cycle time
– Lead indicators can also be monitored to preempt  need to excel at) •Productivity
•Capacity utilization
aberrations.
Innovation and  •No. of new products introduced
Improvement (Future  •Concept to market lead time
driver of growth)

Second Gen. Balanced ScoreCard
• Links long term strategy to short term actions.
• Learning and Growth‐‐‐IBP‐‐‐Cust Sat‐‐‐Better 
Revenue….. 
INDIVIDUAL PERSPECTIVE
WHAT NEEDS TO BE TAKEN CARE OF? Sources of Performance Data
• Fairness (Appraise for what the person can  • Supervisor
have control over) • Peer
• Remove subjectivity as much as possible • Self
– Mutually decided deliverables • Subordinate
– Periodic Reviews during the year
• Customer ‐‐‐‐relevant more for service 
• Appraise parameters relevant to the role and  organizations(Not a good way as different 
the level of the individual (eg. Senior mgr.  customers will have different quality 
involved in beancounting) thresholds)

Errors in the Appraisal Process 360 Approach to PA
• Contrast Effect • Multi Rater Tool
– Rating in contrast to others
• First Impression Error • Resides on top of a competency model
• Halo or Horns Effect • The process
– Inappropriate Generalizations from one aspect of the person’s performance
• Similar to me Effect
• Problems:
• Central Tendency – Sample Size is small (One outlier can affect the rating)
– Rate people in the middle of the scale – Give and Take happens
• Negative or Positive Skew – Anonymity gives others license to tarnish image
• Attribution Bias – Universal competency model is problematic
– (Performance‐‐‐‐External, Failure‐‐‐Internal)
• Recency Effect • Therefore, could be used for development 
• Stereotyping planning…that is also not a recommended way as it is 
– Generalizing across groups expensive.

Thank You ☺ !