Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

Ano-ano ang mga dapat na ihanda ng school bago magsagot ng eSF7? School Info portion
1. Enrollment (validated by the PSDS or
(BOSY/LIS Enrollment Quick Count) assigned personnel)
2. No. of Instructional Rooms (EBEIS)

Personal Info portion

1. Tax Identification Number (TIN) 2. Degree Finished

(Baccalaureate/ Post-Graduate) 3. Major of Specialization, 7. Birth Date
and Minor (if any) 8. Date of First Day of Service (Appointment Paper/ COS)
4. Post-Graduate Degree Finished 5. Religion 9. Date of First Day of Service (New Station)
6. Ethnic Group 10. PhilSys (National ID) Number 11. Eligibility

Daily Program portion

1. Class Schedule
2. School Program

Para sa Class Schedule at time allotment, sundin ang DO 31 s. 2012, DO 31 s. 2013, at DO 21 s. 2019.

Ano ang role ng School Head?

Ang School Head ang accountable at responsible sa pag-accomplish ng eSF7. Siya rin ang signatory ng School
Form 7.

Sa pag-accomplish ng eSF7, maaaring tulungan ang SH ng non-teaching personnel.

Ano ang role ng Public Schools District Supervisor (PSDS)?

Ang PSDS o ang assigned personnel ang magba-validate ng class schedule ng bawat teaching personnel at school
program. Sa prosesong ito, sinisiguro na ang class program ay nakaayon sa mga polisiya patungkol sa time allotment.

Tandaan na isa sa prerequisites sa pag-accomplish ng eSF7 ay ang class program na may tamang time allotment.
Basahin >>

October
23, 2023 1

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs
Ano ang role ng Division Planning Officers?
According to DepEd Memorandum 52, s. 2023, the accomplished eSF7 shall be submitted to the Division Office.
Schools forward their school form to the SDO via email. Both the Excel file and the signed PDF document are
required to be submitted. The Division Planning Officer (DPO) is the designated Division Consolidator of all
accomplished eSF7 from schools.

Lahat ba ng schools ay dapat mag-accomplish ng eSF7?

Lahat ng public elementary at secondary schools ay dapat mag-accomplish ng Electronic School Form 7 (eSF7).
Tandaan lamang na isang School ID, isang eSF7.

Isang eSF7 lamang din para sa mga sumusunod:

∙ Integrated Schools na may iisang school ID

Applicable din sa JHS with SHS na may iisang school ID.

∙ Schools na may annex / extension school na gumagamit ng iisang school ID Ang gagawa ng eSF7 ay ang
Mother School. Ire-record ang data ng annex / extension school sa eSF7 ng Mother School.

Sino-sinong personnel ang dapat i-record sa eSF7?

Ire-record din ba ang SEF/locally-funded teachers/personnel? Lahat ng personnel na
physically reporting sa school regardless of funding source.

1. Kapag ang teaching personnel ay detailed sa ibang school, ire-record siya sa eSF7 ng school kung saan siya
nagre-report physically.
2. Kapag ang non-teaching personnel ay nagbibigay ng shared services sa dalawa o o higit pang schools, ire-
record siya sa eSF7 ng school kung saan siya ay may pinakamaraming oras ng trabaho.
3. Kapag ang personnel ay LGU-/locally-funded, piliin ang "job order“ bilang Nature of
Appointment [Personal Info portion].

Ire-record ba ang substitute teachers sa eSF7?

Oo, ang substitute teachers na physically nagre-report sa school ay dapat i-record sa eSF7.

October
23, 2023 2

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs
 Ire-record ba ang ALS teachers sa eSF7?

∙ Sa pangkaraniwang sitwasyon, ang ALS teachers ay naka-lodge sa SDO kaya hindi na sila ire-record sa eSF7.

∙ Sa ilang pagkakataon na may regular teachers na nagtuturo din ng ALS, maaari pong i record ang kanilang
ALS teaching load sa eSF7.

Dapat ba na maisama ang mga naka-leave na school personnel sa eSF7?

For teachers who are on maternity leave, we can activate the HIDE this teacher feature by selecting YES. The
teaching load of the personnel shall then be distributed to other teachers.

Kung nag-resign na ang guro, dapat pa ba siyang isali sa eSF7?

∙ Kung nag-resign siya ng BOSY, hindi na kailangan pang isali sa eSF7.

∙ Kung nag-resign siya ng kalagitnaan ng school year, dapat mag-submit ng updated eSF7 dahil kailangang ma-
distribute ang load ng teacher na nag-resign.

Kung may mga pagbabago sa teacher assignment dahil sa official leave, resignation,
reinstatement, death, at iba pa, dapat pa ba na mag-submit ulit ng signed soft copy o
PDF copy ng eSF7?
Oo, dapat mag-submit ulit. Ang mga nabanggit na dahilan ay valid para i-update at i-submit muli ang eSF7 sa SDO.
Ito ay nasasaad din sa DM 52, s. 2023.

Technical considerations sa pag-accomplish ng eSF7

1. Ang eSF7 ay maa-accomplish offline gamit ang MS Excel (MS Office 365, 64-bit version). 2. Sa ngayon, wala
pang kapasidad ang eSF7 na mabuksan ito nang sabay ng higit sa isang user.
3. Maaaring ilipat ang eSF7 file sa ibang computer kung kinakailangan. Ngunit, dahil offline ito, hindi rin magsi-
sync ang mga i-encode na data kung sabay itong bubuksan at ia update sa magkaibang computer.
4. Sa ngayon, wala pang kakayahan ang eSF7 na ma-consolidate ang data galling sa iba’t ibang eSF7 files ng
parehong school. Kaya kung ililipat man ang eSF7 file sa ibang computer, ito pa rin ang file na dapat na i-
update hanggang matapos ang pag accomplish nito.

October
23, 2023 3

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs
 ||| SCHOOL INFO Portion.
Paano kung wala sa dropdown ang Division?
Piliin muna ang SDO kung saan dating kabilang ang inyong Division.

Para naman sa pag-rename ng file, sundin ang naming convention sa ibaba:

∙ Region_Former SDO_Current SDO_School Name_School Year

∙ Para sa Purely SHS: Region_Former SDO_Current SDO_School Name_School Year_Semester

Halimbawa:
Piliin ang SDO Batangas para sa SDO Sto. Tomas ng Region IV-A. Ang filename ay:

∙ RIVA_Batangas_StoTomas_Pagasa ES_SY2023-2024

∙ Para sa Purely SHS: RIVA_Batangas_StoTomas_Pagasa SHS_SY2023-2024_1stSem

Saan kukuhanin ang enrollment data ng school para makumpleto ang eSF7?
Kung hindi pa available ang official BOSY enrollment data, gamitin ang LIS enrollment quick count data para sa
No. of Enrollment ng School Information portion ng eSF7.

Ano-ano ang considered na instructional rooms?

The data requirement on instructional rooms is consistent with the definition in DepEd Order 52, s. 2016. Instructional
rooms "refer to rooms used for instructions with the following dimensions regardless of the number of doors (either 1
door or 2 doors) and regardless of funding source and year constructed.”

Sa pag-accomplish ng eSF7, siguraduhin na ang ilalagay na bilang ng instructional room sa eSF7 ay pareho ng bilang
na na-declare sa EBEIS.

||| ADD PERSONNEL Portion.

Ano ang ilalagay kung wala pang TIN ang personnel?

The data entered in the TIN field is the unique identifier of the personnel. In case the personnel’s TIN is not yet
available, input a temporary unique identifier following this format: 6-digit school ID + 3-digit sequence ID
To avoid technical issue, ensure that only numeric characters are entered in this field. Do not copy-and-paste data.

October
23, 2023 4

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

||| PERSONAL INFO Portion.

 Para saan ang “HIDE THIS TEACHER”?
Gamitin ang HIDE THIS TEACHER feature kung ang personnel ay naka-extended leave.

Para i-activate ito, piliin ang “YES” sa dropdown. Kapag ginawa ito, hindi muna lalabas ang data ng personnel sa
summary sa VIEW sheet.

Para i-unhide ang account ng personnel:

1. I-search ang personnel gamit ang “Search a Personnel”.

2. Palitan ng “NO” ang sagot sa “HIDE THIS PERSONNEL.”

3. I-click ang “Save Edited” button.

Kailangan bang kumpletuhin ang Personal Info bago sagutan ang Daily
Program portion?
Oo, kailangang masagutan ng tamang impormasyon ang Personal Info bago mag-proceed sa susunod na portion, Daily
Program. Huwag kalimutang i-save ang data pagkatapos mag encode.

Maaari bang mag-edit at mag-delete ng data ng personnel? Paano ito

gagawin?
Oo, maaaring mag-edit at mag-delete ng data ng personnel.

Para mag-edit:

1. I-search ang personnel gamit ang “Search a Personnel”.

2. I-edit ang kanyang data sa Personal Info o Daily Program.

3. I-click ang “Save Edited” button.

Para mag-delete:

1. Sa kanang bahagi ng form, piliin sa list ang personnel na nais i-delete. 2. I-click ang

“Delete Current Personnel” button.

3. Click “OK” sa mga susunod na prompt.

October
23, 2023 5

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

Ano ang gagawin kung wala sa option ang Registrar o ang ibang posisyon?
 Sa “Position/Designation”, piliin ang “Others”. Pagkatapos, ilagay ang specific designation o position.

Paano ang elementary teachers na walang major at minor?

Sa “Degree Finished/Baccalaureate”, piliin ang “Others” sa dropdown list. Pagkatapos, ilagay ang "Not Applicable"
sa text box.

Anong data ang ilalagay sa First Day in Service para sa provisional teachers?
Kung ang provisional teacher ay may dokumento na nagsasabi kung kailan natalaga bilang provisional teacher,
gamitin ito para sa eSF7. Kung sakaling hindi ito available, i-record ang actual first day of reporting.

Alin ang dapat sundin, ang appointment date o ang actual first day ng personnel?
Mas susundin ang appointment date.

October
23, 2023 6

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

||| DAILY PROGRAM Portion.

Ano ang time allotment ng mga sumusunod?

1. Special Curricular Program

2. Homeroom Guidance
 3. Interventions (literacy and numeracy)
Ang eSF7 ay consistent sa sumusunod na DepEd policies: DO 31, s. 2012, DO 31, s. 2013, at DO 21, s. 2019.
Mangyari lamang na pakitignan ang mga polisiyang ito tungkol sa time allotment.

Para naman sa Homeroom Guidance, 60 minutes ang ilalagay.

Para naman sa literacy / reading / numeracy program at iba pang remedial program, ilalapat natin. Halimbawa,
pwede sa English kung ito ay Reading Remedial. Sa column ng Section/Description ilagay natin ay "Remedial."

Sa mga special curricular programs, maaari tayong mag multiple entries ng subject para sa isang klase. Siguraduhin
lamang na ang paghahati-hati natin ng total time allotment in a week ay nakaayon sa standards ng mga nabanggit na
DepEd policies.

Paano kung hindi makita sa eSF7 ang subject o learning area? Paano kung
ang SHS Specialized subject ay wala sa dropdown?
Sa Subject/Task, piliin ang "Others". Pagkatapos, ilagay sa Section/Description ang specific na subject o learning
area.

Paano ire-record ang mga remedial program / class?

Ang mga remedial program o class ay ilalagay sa subject area na pinakamalapit sa nature of the remediation.
Halimbawa, ang remediation class ay numeracy, gamitin ang Mathematics bilang subject. Para sa Section/Description
naman, ilagay ang “Remedial”.

Paano kapag ang school ay may nag-o-offer ng Special Science Programs /

Special Curricular Programs?
Maaaring hatiin ang total time allotment ng subject or learning area para maging consistent ito sa paramaters ng DO
31, s. 2012, DO 31, s. 2013, o DO 21, s. 2019. Ang ibig-sabhin nito ay maraming beses natin ilalagay o ilalapat ang
subject or learning area hanggang sa makuha natin ang total required time na hindi lumalagpas sa internally validated
limits.

October
23, 2023 7

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

Paano ire-record ang subjects ng Open High School?

Ang Open High School ay maaaring i-record sa pamamagitan ng pagpili ng "Special Curricular" mula sa dropdown ng
Subject/Task. Matapos nito, ilagay ang pangalan ng tinutukoy na subject sa column ng "Section/Description."
Ilang oras ang time allotment para sa SHS Contemporary Philippine Arts from the
Region (CPAR)?
Katulad ng ibang SHS subjects, ang CPAR ay mayroon apat (4) na oras sa isang linggo. Kung ang bersyon ng tool
na ginagamit ay hindi tinatanggap ang nasabing time allotment, mag multiple entries ng CPAR para mabuo ang apat
na oras.

Ano ang gagawin sa subjects ng Grades 1 and 2 na nagsisimula lamang ituro ng 2nd o
3rd quarter?
Isama na sa pag-input ang nasabing subjects.

Paano ire-record ang Kinder sa mga sitwasyong hindi maiwasan na maisama sa

multigrade ng Grades 1-2?
I-record ang multigrade load para sa Grades 1-2 sa pamamagitan ng pagpiling "Multigrade" sa dropdown ng "Lvl."
Matapos nito, i-record ang sitwasyon ng "Kinder" sa "Section/Description."

Paano kung ang guro ng kindergarten ay may isang session lamang?

Kung ang guro ng kindergarten ay may isang session lamang, dapat pa rin mai-record sa eSF7. Kung siya ay bibigyan
ng ancillary tasks, i-record din ito.

Kung sakaling ang guro ng kindergarten ay may dalawang sessions ngunit sa magkaibang paaralan, dapat mai-record
ang kanyang data sa isang eSF7. Para maiwasan ang duplication of entry, binibigay sa mga School Head ng desisyon
kung saang school ire-record ang guro.

Paano ilalapat sa eSF7 kung Multigrade ang hinahawakan ng isang guro?

I-record at piliin ang Multigrade sa dropdown ng “Lvl“. Siguraduhinna sumusunod pa rin sa DepEd issuance on
Multigrade teachers.

October
23, 2023 8

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

Ano ang gagawin sa Teacher-In-Charge (TIC) na may load at walang teaching

load?
Sa parehong sitwasyon, ang posisyon na pipiliin para sa Teacher-In-Charge ay “TIC”.

∙ Kung ang TIC ay may teaching load, ire-record pa rin ang kanyang daily class program. ∙ Kung ang TIC ay
 walang teaching load, siya ay full-time sa paghawak ng administrative tasks.

Paano ang mga Head Teacher (HT) na may teaching load at

administrative tasks?
Ang workload ng Head Teachers ay dapat naka-reflect sa eSF7.

Dapat i-prioritize ang teaching load at sunod na ilapat sa eSF7 ang mga non-teaching assignments. At para naman sa
non-teaching assignments, unahin ang mga major task bago ang mga minor task.

Dapat bang i-record ang coaching at mentoring task ng mga Master Teacher (MT)?
Oo, ang coaching at mentoring task ng MT ay dapat i-record. Piliin ang “Coaching/Mentoring” sa dropdown list ng
Subject/Task.

May implikasyon ba kung ang guro ay ma-underload base sa kanyang hawak na

teaching load?
Walang implikasyon sa guro kung underloaded siya ayon sa ipinapakita ng eSF7.

Tandaan na ang eSF7 ay designed upang bilangin kung kulang o sobra ang teaching load ng bawat teaching
personnel sa paraalan.

Ano ang katumbas na oras ng mga ancillary task sa eSF7?

Walang katumbas na oras ang mga ancillary task sa eSF7. Dahil dito, hindi magkakaroon ng total minutes ang mga
ancillary task sapagkat ang binibilang ng eSF7 ay ang teaching load na magiging basehan sa pagiging underloaded o
overloaded ng guro.

Bagama’t hindi nabibilang ang oras ng ancillary tasks, hinihikayat na ilagay ang mga ito sa eSF7 para sa baseline data
gathering and analysis na magagamit para sa HR analytics.

October
23, 2023 9

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

Paano ire-record ang mga ancillary task ng mga guro? Isa-isahing i-

record ang mga ancillary task na ginagampanan ng guro.

Isang ancillary sa bawat row hanggang maaari. Kahit hindi magkakaroon ng minutes ang mga ancillary, i-record pa
rin sapagkat mabibilang ito sa back-end data ng tool na magagamit sa pag-analyze ng kasalukuyang sitwasyon sa mga
paaralan.
Ano ang susundin sa mga ancillary task, yung luma ba o yung 10 na na identify?
Status quo sa ancillary tasks. Hanggang walang nilalabas ang Kagawaran patungkol sa ancillary tasks ay susunod
tayo sa kung ano ang ipinapatupad sa kasalukuyan.

Para saan ang column ng "Additional Loading"?

Ang column ng "Additional Loading" ay para maitugma ang mga nakasanayan at nakasaad na time allotments.

Sa mas naunang bersyon ng eSF7, ang “Additional Loading” column ay makikita. Ngunit sa mas bagong bersyon, ito
ay hindi na kasama. Alin man sa mga bersyon ang inyong ginagamit, ipagpatuloy lamang ang pag-input ng data. Ito ay
hindi magiging problema sa pag consolidate dahil ang mga pagkakaiba sa bersyon ng eSF7 ay pag-iisahin ng Division
Consolidator.

October
23, 2023 10

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

||| VIEW Sheet.

Ano ang mga posibleng dahilan ng hindi paglabas ng data ng personnel sa VIEW sheet
ng eSF7?
1. Maaaring hindi nai-save ang data ng personnel.
Sa USERFORM sheet, siguraduhing nai-save ang data ng personnel.
Para ma-check kung naka-save ang data ng personnel, subukang i-search ulit ang kaniyang pangalan gamit
ang “Search a Personnel”. Kung nag-load ang kanyang data pagkatapos ng “Search”, ibig-sabihin ay na-
record ito ng eSF7.
 2. Maaaring naka-hide ang data ng personnel.
Sa USERFORM sheet, siguraduhing naka-NO ang HIDE THIS PERSONNEL sa Personal Info portion.

3. Maaaring hindi na-click ang “AUTO FORMAT.”

Sa VIEW sheet, i-click ang “AUTO FORMAT” para mag-reflect ang summary ng data ng lahat ng personnel
na na-encode.

Ano ang gagawin kapag hindi na-reflect o nailagay ang budget/source sa VIEW Sheet
ng eSF7?
Maaaring mag-edit ng naunang input sa eSF7.

Sa USERFORM sheet, balikan ang Personal Information portion ng personnel na tinutukoy. Ayusin ang data at
siguraduhing mag-save matapos mag-update/edit ng data.

October
23, 2023 11

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

||| TECHNICAL ISSUES .

Bakit hindi lumalabas ang ibang portions, bukod sa School Info, sa eSF7? Kumpletuhin ang
School Info portion, at i-click ang “PROCEED".

Bakit may mga cell na hindi ma-edit?

Ang mga cell ay protected. Para hindi tayo magkamali at umulit ay iwasan po natin ang mga copy and paste.
Siguraduhin din natin na ang gamit natin ay ang latest version ng MS Office.

Ang rows ng eSF7 ay hindi sapat. Maaari pa bang magdagdag ng rows?

Maaari natin i-combine sa isang row ang lahat ng sections na may parehong time slot pero magkakaiba ng araw sa
loob ng isang linggo. Sa ganitong paraan, tayo ang makatitipid ng mga rows.

Ano ang gagawin kapag lumalabas ang "Invalid Time Allotment"?

Para maiwasan na lumabas ang "Invalid Time Allotment," siguraduhin natin na nasusunod natin ang DO 31 s. 2012,
DO 31 s. 2013, at DO 21 s. 2019.

Pwede ring i-input ang isang subject nang maraming beses upang makuha natin ang tamang oras.

Kailangan pa bang i-redownload ang eSF7 at ulitin ang pag-accomplish nito?

Kung na-accomplish na ang eSF7 gamit ang naunang bersyon nito, hindi na kailangan mag download ng eSF7 o mag-
redo ng work.

Bakit nagkakaroon ng “Error. Contact admin”?

This is an issue of compatibility. Make sure that the MS Excel is updated or of the latest version.

October
23, 2023 12

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

||| eSF7 CONSOLIDATOR .

Sino ang gagamit ng eSF7 Consolidator? Saan ito mada-download?
Ang eSF7 Consolidator ay gagamitin ng Division Planning Officer para i-consolidate ang lahat ng submitted eSF7 ng
schools.

Mada-download ang Consolidator sa bit.ly/eSF7.

Paano i-download ang eSF7 Consolidator?

Para ma-download ang eSF7 Consolidator:

1. I-access ang bit.ly/eSF7.

2. I-select ang folder ng eSF7 Consolidator.

 3. I-download ang folder gamit ang download icon na mahahanap sa itaas ng mga folders. Maaari ring
pindutin ang [ ⋮ ] at piliin ang “Download”.

NOTE:
Dahil naka-zip ang downloaded file, i-extract nang sabay-sabay ang content ng folder at siguraduhing magkakasama
pa rin ang mga ito sa bagong location. Maaaring gumamit ng application (e.g., WinRAR) para ma-extract ang content
ng zipped file.

October
23, 2023 13

Electronic School Form 7 frequently asked questions on

eSF7FAQs

Kanino kami lalapit kapag may mga katanungan tungkol sa eSF7?

Ang mga taga-school ay maaaring humingi ng tulong mula sa Division Planning Officers. Bago sumangguni,
tiyaking ang mga available na orientation materials ay nagamit na at masusing napag-aralan. Ang materials ay
maaaring ma-access dito:

bit.ly/eSF7-Orientation-Materials
Kung sakaling na-encounter ang “Error: Contact Admin”, maaari ninyong i-send sa email ng BHROD-SED ang
Excel file ng inyong eSF7. Aayusin ng team ang file na may error at iibalik ang naayos na file as soon as possible.

Email: bhrod.sed@deped.gov.ph

Subject Line: eSF7 - Error: Contact Admin

Attachment: eSF7 file with error

 October
23, 2023 14