Aivot ovat kovilla järjestelmien maailmassa – Kerro, miten kiinnität huomiota aivojen ergonomiaan?
Aivoergonomian avulla on mahdollista tehdä työstä sujuvampaa ja vähemmän kuormittavaa. Ihmiset ovat erilaisia, joten aivoergonomiaan vaikuttaa se, miten ihminen itse kokee tekemisen.
– Työssä tulee keskeytyksiä, jotka voivat liittyä asiakkaisiin tai turvallisuuteen, mutta toki on myös niin sanottuja turhia keskeytyksiä. Olennaista on se miten keskeytykset hallitaan, kertoo aivotutkija Minna Huotilainen.
Jos asiakaspalvelutilanteessa on tosi paljon taustamelua, niin se on itsestään selvää, että aivosi ovat silloin koetuksella.
Huotilainen työskentelee Helsingin yliopiston kasvatustieteiden osastolla professorina. Hän on tutkinut viime vuosina muun muassa digitaalisten laitteiden käyttöä ja oppimista kouluissa ja selvittänyt aivotutkimuksen ja kielen oppimisen yhteyksiä
– Jos asiakaspalvelutilanteessa on tosi paljon taustamelua, niin se on itsestään selvää, että aivosi ovat silloin koetuksella. Sinun on saatava asiakkaan puheesta selvää, vaikka muut puhuvat samaan aikaan. Myös tiedon esittämisen tavalla on merkitystä. Pitääkö se tärkein asia olla pienellä fontilla neljän valikon takana, pohtii aivotutkija Minna Huotilainen.
Digitaalisessa ympäristössä asiat tapahtuvat nopeasti. Viestit ja sähköpostit lähtevät muutamalla klikkauksella, mutta fyysinen maailma ja ihminen ei kykene toimimaan yhtä nopeasti.
Meidän tulisi saada digitalisoitua kokoushuoneen ulkopuolella seisoskelu.
– Etätyöbuumin aikana on yhdellä napin painalluksella hypätty Rovaniemeltä Helsinkiin kokouksesta toiseen. Meidän mieli ei siirry yhtä nopeasti vaan meillä on omassa ajattelussamme siirtymävaihe. Meidän tulisi saada digitalisoitua kokoushuoneen ulkopuolella seisoskelu, sanoo Huotilainen.
Digitaaliset järjestelmät yrittävät optimoida ajankäyttöä. Huotilaisen mukaan on hyvä asia, että turhista vaiheista päästään eroon. Mutta, mikä on turhaa?
– Jokainen myyntityötä tekevä tietää, että muutamat hetket ennen ja jälkeen myyntityön ovat yllättävän tärkeitä. Jos hyppäämme suoraan kokouksen asialistalle, jää pois orientoitumisvaihe ja toisiin suuntautumisen vaihe. Me tarvitsemme sitä, kertoo Huotilainen.
Nopeus ei aina ole tae tehokkuudesta. Huotilaisen mukaan erityisesti tietotyössä saattaa olla vääriä käsityksiä tehokkuudesta. Esimerkiksi kokous, jossa asialista paukutetaan nopeasti läpi, saattaa vaikuttaa tehokkaalta, mutta ei välttämättä ole sitä.
– Työssä on tärkeää sitoutumisen kokemus. Se tulee kiireettömyydestä. Ehkä digitaalisissa kokouksissa pitäisi enemmän kysellä, että mitä ajattelette tästä päätöksestä, miltä teistä tuntuu? Se ei kuulosta tehokkaalta, mutta se kuitenkin on, koska sitoutuminen vaikuttaa siihen miten kokouksissa tehtyjä päätöksiä toteutetaan arjessa, sanoo Huotilainen
Arkisessa toimistosovellusten maailmassa melko hyviä ohjelmistoja ja järjestelmiä on paljon, mutta kokonaiskuvaa erilaisten järjestelmien määrästä ei juuri ole.
Me tyhmennetään meidän huippuasiantuntijoita, kun emme päästä heitä miettimään isoja kysymyksiä.
– Jokainen ohjelmistokehittäjä katsoo sitä omaa ohjelmistoaan ja haluaa kehittää sitä eteenpäin, mutta kuka katsoo sitä, että kuinka monta ohjelmaa kenelläkin on käytettävissä, sanoo Huotilainen.
Uusia sovelluksia ja järjestelmiä luodaan jatkuvasti, ja niiden opetteleminen vie kognitiivista kapasiteettia. Huotilainen on huolissaan siitä, ettei huippuammattilaisten ammattitaidon kalleinta pääomaa näkemystä hyödynnetä..
– Me tyhmennetään meidän huippuasiantuntijoita, kun emme päästä heitä miettimään isoja kysymyksiä vaan räpeltämään alati päivittyvien ohjelmistojen kanssa, toteaa Huotilainen.
Ajattelun aikavarkaat vaanivat meitä
