Teora de Sistemas y Organizaciones (IEC-35)

Conceptos Importantes a tratar en este curso

1. Teora Organizacional 2. Cultura Organizacional 3. Modelo de Porter 4. Teora de Sistemas 5. Paradigmas 6. Conceptos de Reingeniera 7. Calidad 8. Modelo de Control Organizacional 9. Estructuras de una Organizacin

Teora de Organizaciones
Parte1 1.1. Parte 2
2.1
2.2

Introduccin a las organizaciones

La organizacin y la teora de la Organizacin

El sistema abierto
La administracin estratgica y la efectividad organizacional. El ambiente externo.

Parte 3
3.1

Estructura y diseo organizacional

Fabricacin, servicio y tecnologas avanzadas de informacin.

Teora de Organizaciones
3.2 3.3 3.4 Tamao de la organizacin, ciclo de vida y declinacin. Fundamentos de la estructura organizacional. Diseos contemporneos para la competencia global

Parte 4
4.1 4.2 4.3

Proceso de diseo de la organizacin

Innovacin y cambio Tecnologa de informacin y control organizacional Cultura organizacional y valores ticos

Teora de Organizaciones
Parte 5
5.1 5.2 5.3

El manejo de procesos dinmicos

Procesos para la toma de decisiones El poder y la poltica Relaciones y conflictos interdepartamentales.

Parte 6
6.1 6.2

Estrategia y estructura para el futuro

Relaciones nter organizacionales Hacia la organizacin de aprendizaje

Introduccin a las Organizaciones

QUE ES UNA ORGANIZACION?: Definicin Tradicional: Dice relacin con la forma en que la gente interacta para desempear funciones esenciales que le ayuden a alcanzar metas Enfoque Sistmico: Es un conjunto de elementos interactuantes que adquiere insumos del ambiente, los transforma y descarga su producto en el ambiente externo. Es por lo tanto dependiente del medio ambiente.

Motivacin
Desafos Actuales
Competencia Global Renovacin Organizacional Relaciones de los empleados Diversidad La tica y la responsabilidad social

Introduccin a las Organizaciones

- Segn su caractersticas principales, comprende: 1. Entidades Sociales. 2. Dirigidas a Metas. 3. Diseadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad coordinados. 4. Vinculadas con el ambiente externo.

Conceptos importantes dentro de la Teora de las Organizaciones

Teora del Caos:
Vivimos en un mundo complejo, lleno de aleatoriedad e incertidumbre: sorpresa , cambio rpido, confusin, disminuida capacidad de control. Ej.: Efecto Mariposa

Que podemos hacer para controlar el caos?

Empowernt Proveer informacin para la toma de decisiones en equipos de trabajo (team work) Acercamiento hacia el cliente y proveedores (enlace sobre los limites de la organizacin). Estructura basada en trabajos horizontales

Concepto de Adaptacin
Las organizaciones pueden ser vistas como sistemas de control, los cuales crean mecanismos de adaptacin segn las condiciones externas del medio ambiente (variables independientes), para producir una respuesta deseada (variables dependientes).

Concepto de Adaptacin
Tipos de sistemas de control:
Adelantado (feedforward): Ej.: Mtodo Cientfico. Produce el ajuste del sistema una vez detectadas las variables independientes del sistema (input). Ventaja: exactitud del mtodo cuando el mtodo predictivo es exacto(mtodo cientfico). Desventaja: rango de aplicabilidad del modelo predictivo lleva a respuestas no deseadas.

Concepto de Adaptacin
Prueba y error (backforward): Ej. Curva de experiencia.. Produce los ajustes en el sistema una vez detectada la respuesta (variables dependientes o output). Ventajas: No depende de una formula emprica y por lo tanto de los rangos de aplicabilidad de la misma.. Desventajas:Lentitud y sesgo en la generacin del valor deseado, dado que las correcciones se toman despus que la respuesta se produjo.

Concepto de Adaptacin
Controlador Mixto. Ej.: Teora de la Contingencia. El sistema se ajusta de acuerdo a la respuesta que produjo (output) y a la medicin de las variables de entrada (input). Ventajas: Controlador de gran efectividad ya que es rpido y exacto al mismo tiempo. Desventajas:Complejidad en los algoritmos hace que la inercia al cambio sea alta. Lo bueno es

enemigo de lo ptimo.

Porque son Importantes las Organizaciones?

Porqu son importantes las Organizaciones? 1. Rene los recursos para alcanzar metas y resultados deseados 2. Produce bienes y servicios con eficiencia 3. Facilita la innovacin.

Porque son Importantes las Organizaciones?

4. Utiliza fabricacin moderna y tecnologa basada en computadora 5. Se adapta e influye en un ambiente cambiante 6. Crea valor para los propietarios, clientes y empleados 7. Acomoda los desafos constantes de diversidad, tica, patrones de desarrollo profesional y la motivacin y coordinacin de los empleados.

Subsistemas Organizacionales
Toda Organizacin est formada por varios subsistemas que cumplen funciones bsicas para la supervivencia de la misma. Estas son: Enlace sobre los limites: mercadotecnia y compras Produccin: Sistema productivo o de manufactura. Mantenimiento: todo aquello que esta al servicio de la preservacin de la organizacin como la seguridad, el aseo, las necesidades humanas (recursos humanos)

Subsistemas Organizacionales
Adaptacin: Es responsable del cambio organizacional. Detecta avances tecnolgicos, problemas, oportunidades. Ej. Investigacin y desarrollo de mercados. Administracin: Planificacin, direccin, organizacin y control Estos subsistemas frecuentemente interactan entre si.

Dimensiones de una Organizacin

Dimensiones Estructurales:
Proporcionan una etiqueta para distinguir las caractersticas internas de una organizacin. Crean una base para medirlas y compararlas.

Dimensiones Contextuales:
Caracterizan a toda la organizacin, incluso su tamao, tecnologa, ambiente y metas. Describen el marco organizacional que influye y modela las dimensiones estructurales.

Dimensiones Estructurales
Formalizacin: Se refiere a la cantidad de documentacin escrita en la organizacin Especializacin: Es el grado en que las tareas organizacionales se subdividen en puestos separados. Estandarizacin: Es la manera en que se desempean actividades similares de trabajo de manera uniforme. Ej. Mac Donald's.

Dimensiones Estructurales
Jerarqua de Autoridad: Describe quin controla a quin y el tramo de control de cada gerente. La complejidad se refiere al numero de actividades o subsistemas dentro de la organizacin y puede medirse en 3 dimensiones: vertical, horizontal y espacial.

Dimensiones Estructurales
La centralizacin: Tiene relacin con el nivel jerrquico que tiene autoridad para tomar decisiones. El profesionalismo: Nivel de educacin formal y capacitacin de los empleados. Proporciones de Personal: Se refiere a la dedicacin de gente a varias funciones y departamentos.

Dimensiones Contextuales
El Tamao: Es la magnitud de la organizacin que se refleja en el numero de personas en la misma. La tecnologa organizacional: Es la naturaleza del subsistema organizacional que se refleja en las acciones y tcnicas para transformar insumos organizacionales en productos.

Dimensiones Contextuales
El entorno: incluye todos los elementos fuera de los lmites de la organizacin. Las metas y estrategias de la organizacin: definen el propsito y tcnicas competitivas que la distinguen de otras organizaciones. La cultura de una organizacin: Es el conjunto subyacente de valores, creencias, puntos de vista y normas claves compartidas por los empleados.

Principios administrativos
Se refiere a una forma de ver y analizar las organizaciones, lo cual se basa en patrones y regularidades en el diseo y comportamiento organizacional.

I. Administracin Tradicional
Estudiemos la organizacin desde el punto de vista tradicional, la cual tiene 3 vertientes: La administracin cientfica, la administracin burocrtica y la administracin gerencial o escuela del proceso administrativo.

1. Administracin cientfica
Frederick Taylor Planteaba que: fue el pionero.
Las decisiones de la organizacin y el diseo del trabajo se base en procedimientos cientficos, despus de un estudio cuidadoso de las situaciones individuales. Caractersticas Principales: Encontrar la mejor manera de hacer las cosas. Adecuada seleccin y capacitacin de personal. Eficiencia en costos y mayor productividad

1. Administracin cientfica
Ventaja enfoque administracin cientfica: Optimizacin de resultados (buscar la mejor manera de realizar las tareas). Estudio de Movimientos y Tiempos. Divisin del trabajo y reglas claras.

1. Administracin cientfica
Desventajas Administracin Cientfica: impersonalizacin. Falta de liderazgo y motivacin. Supuesto errado de que la satisfaccin laboral esta ligada slo al dinero.

2. Administracin Burocrtica
II. Enfoque Burocrtico: fundada por Max Weber Caractersticas:
Sistema formal de reglas Impersonalidad Divisin del trabajo Estructura Jerrquica Estructura de Autoridad Compromiso de por vida Racionalidad

2. Administracin Burocrtica
Ventaja enfoque administracin burocrtica:
Consistencia y predicibilidad La fijacin de reglas permite la uniformidad de procedimientos y operaciones y la estabilidad organizacional, sin importar los deseos personales de administradores o empleados. Impersonalidad, lo cual implica imparcialidad, dejando de lado las consideraciones personales.

2. Administracin Burocrtica
Ventaja enfoque administracin burocrtica:
Divisin del Trabajo o fragmentacin de deberes en tareas ms simples y especializadas permite un uso eficiente de recursos humanos y capacitacin. Estructura jerrquica permite mayor control del desempeo por favorecer una mejor ubicacin dentro de la organizacin. Estructura de autoridad permite definir quien tiene derecho a tomar decisiones y quienes no (claridad de mando).

2. Administracin Burocrtica
Ventaja enfoque administracin burocrtica:
Compromiso profesional para toda la vida compromete al empleado y a la compaa fomentando la estabilidad laboral. Racionalidad asegura que se usen los medios ms eficaces para el cumplimiento de metas dentro de una organizacin. Adems cumplir objetivos especficos asegura xito de objetivos mas generales. Buen funcionamiento cuando es preciso realizar muchas tareas rutinarias con una calidad estndar (alta) y en la cantidad necesaria. (dividir para reinar).

2. Administracin Burocrtica
Desventajas de enfoque de administracin burocrtica:
Rigidez de reglas y trmites: Deja escaso margen de libertad y creatividad individuales con consecuente baja en la motivacin, empleados aferrados a sus puestos, fomentar crculos viciosos ( Ej.:alta rotacin entre buenos empleados y productos de mala calidad ). Proteccin de la autoridad: Se refiere a darle mas importancia a mantener y ampliar la autoridad de los administradores en vez de preocuparse por la productividad de los empleados.

2. Administracin Burocrtica
Desventajas de enfoque de administracin burocrtica:
No hay responsabilidades compartidas lo cual fomente la inercia de la mediocridad ya que cada empleado atribuye a otros las responsabilidades. No funciona para ambiente inestables ya que un cambio en el ambiente precisa una readecuacin de las tareas y procedimientos. Lentitud en toma de decisiones: Las reglas cobran vida por s solas.

2. Administracin Burocrtica
Desventajas de enfoque de administracin burocrtica:
Incompatibilidad con la nueva tecnologa ya que genera desconfianza al no depender de ellos el manejo de la informacin (Ej.. computadores). Incompatibilidad con valores profesionales: Se confa mas en la autoridad jerrquica que en la autoridad profesional.

2. Administracin Burocrtica
Condiciones Administracin Burocrtica
1. Se procesan grandes volmenes de informacin estndar y se cuenta con un mtodo eficiente para ello. Se conocen con detalle las necesidades de los clientes y es poco probable que estas cambien. La tecnologa es rutinaria y estable Coordinacin de numerosos empleados para brindar a los clientes un servicio estandarizado

2.
3. 4.

3. Administracin Gerencial
Fundada por Fayol en 1949. Su pensamiento puede resumirse en 14 principios:

Divisin del trabajo (la especializacin resulta en eficiencia)

Autoridad (tanto la formal que permite ordenar, como la personal que se deriva de la experiencia) Disciplina (liderazgo, acuerdos, sanciones) (se deben respetar las reglas que gobiernan la organizacin)

Unidad de mando (cada persona con un solo jefe)

Unidad de direccin (un jefe para actividades con el mismo propsito)

3. Administracin Gerencial
Subordinacin del individuo al bien comn de la organizacin (primero se cumplen los objetivos de la organizacin, despus los del empleado) Remuneracin (la compensacin debe ser justa tanto para el empleado como para la organizacin) Centralizacin (en lo posible el poder y la autoridad deben concentrarse en los niveles altos de la organizacin) Cadena de autoridad (jerarqua de autoridad desde arriba)

3. Administracin Gerencial
Orden (los rrhh y materiales deben coordinarse para que estn en el lugar y tiempo deseados) Equidad (los directivos deben ser justos cuando tratan con subordinados)

Estabilidad: evitar rotacin

Iniciativa (se debe dar libertad para tomar iniciativas) Espritu de cuerpo (esprit de corps) (el trabajo en equipo y un espritu de unidad y conjunto deben estimularse y mantenerse)

Caractersticas Administracin Tradicional

Burocrtica Reglas Impersonalidad Divisin Trabajo Cientfica Rutinas y reglas El mejor mtodo Motivacin Financiera Gerencial Funciones administrativas Divisin del trabajo Jerarqua

Estructura Jerrquica
Estructura de Autoridad Compromiso Profesional de por vida Racionalidad

Autoridad
Equidad

Caractersticas Administracin Tradicional

Centro de atencin Burocrtica Cientfica Organizacin Empleados Entera Gerencial Administr adores

Beneficios Burocrtica Cientfica Gerencial Consistencia Productividad Estructura clara Eficiencia Eficiencia Profesionalismo Administrativo

Caractersticas Administracin Tradicional

Inconvenientes Burocrtica Cientfica Rigidez Menosprecio por necesidades Lentitud sociales
Gerencial Centro de atencin interno Exageracin de comportamiento racional de administradores

II. Enfoque administrativo basado en el comportamiento humano

Caractersticas:
Se ocupa de un trato mas eficaz de los aspectos humanos de las organizaciones, de cmo se dirigen a sus subordinados y se comunican con ellos.

Contribuciones De Follet: 1. Participacin de trabajadores en solucin de problemas. 2. La dinmica de la administracin.

II. Enfoque administrativo basado en el comportamiento humano

Contribuciones De Follet: 3. Principios de coordinacin. 1. Principio de contacto directo con lnea de accin 2. Coordinacin en etapas previas de implementacin y planeacin 3. Debe comprender todos los aspectos 4. Se debe ejercer permanentemente

II. Enfoque administrativo basado en el comportamiento humano

De Follet:
4. Permitir a empleados participar en las decisiones que los afectaran
1. Comunicacin ,cooperacin y motivacin son esenciales para alinear objetivos personales con la metas de la organizacin. 2. Teora de aceptacin de la autoridad basado en: 1. Si entienden lo que se les esta pidiendo 2. Creen que las ordenes son congruentes con los objetivos organizacionales. 3. Advierten beneficios reales para ellos en su ejecucin

De Barnard:

II. Enfoque administrativo basado en el comportamiento humano

De Hawthorne:
Pruebas de iluminacin concluyeron:
1. Que si a los empleados se les concede especial atencin, es probable que su productividad cambie independientemente de que cambien o no sus condiciones de trabajo (efecto Hawthorne). 2. El entorno social de los empleados influye enormemente en la productividad. 3. El grupo de trabajo establece sus propias normas para media entre las necesidades individuales y la situacin de trabajo, mediante smbolos de prestigio y poder.

II. Enfoque administrativo basado en el comportamiento humano

Resumen
Los empleados son motivados por necesidades sociales y obtienen un sentido de identidad mediante sus asociaciones entre s. Los empleados son ms sensibles a las fuerzas sociales ejercidas por sus compaeros que a los incentivos financieros y reglas de direccin. Los empleados respondern con mayor probabilidad a administradores que los ayuden a satisfacer sus necesidades. Los administradores deben coordinar participativamente el trabajo de sus subordinados a fin de elevar la eficiencia.

III. Enfoque administrativo basado en Teora de Sistemas

Soluciona problemas mediante su diagnstico dentro de un marco que incluya insumos, procesos de transformacin, productos y retroalimentacin. Este sistema puede ser aplicado a un individuo, un grupo de trabajo, un departamento o una organizacin entera. Los insumos incluyen recursos fsicos, humanos, materiales, financieros y de informacin que intervienen en el proceso de transformacin

III. Enfoque administrativo basado en Teora de Sistemas

Los procesos de transformacin comprenden las tecnologas usadas para convertir insumos en productos Los productos son los insumos transformados La retroalimentacin es informacin sobre el estado y desempeo de un sistema.

Tipos de Sistemas:
Sistema cerrado: limita sus interacciones con el entorno. Sistema abierto: interacta con el medio ambiente.

III. Enfoque administrativo basado en Teora de Sistemas

Tcnicas Cuantitativas:
Son tcnicas destinadas a apoyar la toma de decisiones. Poseen 4 caractersticas: 1. La atencin fundamental se dirige a la toma de decisiones. 2. Las alternativas se basan en criterios econmicos 3. Se utilizan modelos matemticos. 4. Las computadoras son esenciales.

III. Enfoque administrativo basado en Teora de Sistemas

Evaluacin General:
El anlisis de sistemas y tcnicas cuantitativas han sido utilizados principalmente en los procesos de administracin. Sin embargo son ineficientes para solucionar los problemas relacionados con los aspectos humanos de la administracin. rea investigacin y desarrollo ha desarrollado sistemas de informacin para las empresas, asimismo el CAD y el CAM y los software inteligentes estn siendo de gran aporte en la industria.

III. Enfoque administrativo basado en Teora de Contingencias

El enfoque de Contingencias o Situacional fue creado a mediados de 1960 por administradores que trataban infructuosamente de aplicar el modelo tradicional o de sistemas a sus empresas. El verdadero significado de este enfoque es todo depende y plantean que situaciones diferentes suponen prcticas diferentes, adems propone el empleo de los otros enfoques de administracin, ya sea en forma independiente o en combinacin segn se necesite.

IV. Enfoque administrativo basado en Teora de Contingencias

Variables de Contingencias:
La esencia de este enfoque es que las prcticas administrativas deben ser congruentes con los requerimientos del entorno externo, la tecnologa empleada para elaborar un producto o un servicio y las personas que trabajan en una organizacin

IV. Enfoque administrativo basado en Teora de Contingencias

Definicin de tecnologa:
Mtodo usado para la transformacin de insumos organizacionales en productos. Es ms que maquinaria, tambin est compuesta por los conocimientos, instrumentos,tcnicas y acciones aplicados a la transformacin de materias primas en bienes y servicios terminados.

IV. Enfoque administrativo basado en Teora de Contingencias

Tipos de Tecnologas:
Tecnologa Simple: Implica reglas de toma de decisiones que ayuda a los empleados a realizar tareas rutinarias. Tecnologa compleja: Aquella que requiere de los empleados la toma de numerosas decisiones, a veces con limitada informacin de referencia.

IV. Enfoque administrativo basado en Teora de Contingencias

Otros Tipos de Tecnologas:
Tecnologa de Tandas Reducidas: Realizar Operaciones Fabriles en las que trabajadores altamente calificados aplican sus conocimientos y habilidades a la produccin de bienes sobre medida. Tecnologa de produccin en series: Fabricacin de bienes estandarizados en una lnea de montaje. Tecnologa de proceso Continuo: Se basa en la automatizacin y programacin. El producto es altamente predecible.

IV. Enfoque administrativo basado en Teora de Contingencias

Aporte de Joan Woodward
Una empresa que elige un diseo organizacional complementario de su tecnologa tiene ms probabilidades de xito que aqulla que opta por un diseo incompatible con su tecnologa Veamos un ejemplo:

Variables de Contingencia vs. Tecnologa

Tecnologa

Caracterstica Organizacional
Nmero de Niveles Jerrquicos Nmeros de Reglas y Ordenes Grado de comunicacin verbal entre trabajadores y administradores

3
3 Alto

4
4 Bajo

6
6 Pocas Alto

Pocas Muchas

Grado de comunicacin verbal entre administradores y trabajadores

Grado de comunicacin escrita entre administradores y trabajadores Orientacin burocrtica

Bajo
Baja

Alto
Alta

Bajo
Baja

Baja

Alta

Baja

IV. Enfoque administrativo basado en Teora de Contingencias

Resumen
Es importante debido a su enfoque de diagnstico ya que insta a los administradores a analizar y comprender las diferencias en las situaciones y a elegir la solucin ms acorde con la empresa, el proceso, y el individuo involucrados en cada situacin Se dice que su principal falencia es que se reduce a una combinacin de tcnicas de los dems enfoques de la administracin.

V. Enfoque administrativo basado en la Calidad

El punto de vista de la calidad hace hincapi en el logro de la satisfaccin del cliente por medio del ofrecimiento de bienes y servicios de alta calidad.. El cliente es lo mas importante en este enfoque ya que es el quid decide en ltima instancia la calidad en el mercado. La capacitacin, el diseo de productos, la planeacin estratgica, los sistemas de informacin administrativa, la comercializacin y otras actividades clave desempean un importante papel en el desarrollo de metas de calidad.

V. Enfoque administrativo basado en la Calidad

El padre del movimiento fue Edwarda Deming y postulaba : 1. .La mala calidad es inaceptable. No se deben tolerar habilidades, productos y servicios defectuosos. 2. Durante el proceso, y no al final de este, deben reunirse evidencias estadsticas de la calidad. Cuanto ms anticipadamente se detecte un error, tanto menos costar corregirlo 3. .Para determinar la calidad de cada entrega se debe depender de calidad histricamente garantizada, no de la inspeccin de muestras. 4. .Para mejorar la calidad se debe depender de la capacitacin y reeducacin de los empleados en el uso de mtodos estadsticos en sus labores, no de lemas. 5. Los empleados deben sentirse libres de informar acerca de cualesquiera condiciones que atenta contra la calidad