Estudio administrativo

Representa uno de los aspectos más importantes dentro del plan de negocios, ya
que si la estructura administrativa es efectiva las probabilidades de éxito son
mayores.
Para hacer el estudio se debe empezarse por elaborar un organigrama de la
empresa, asignar funciones y responsabilidades, dicho estudio debe incluir
también una descripción detallada de los costos administrativos acompañado de
cifras, el aspecto legal de la empresa, nombrando razón y objeto social, los
permisos que requiere y los trámites de constitución necesarios.

ADMINISTRACION

La Administración se relaciona estrechamente con otras ciencias como la

Economía, Contabilidad, Psicología, Sociología, Política, Matemáticas, Estadística;
también con la Antropología, Historia, Geografía y Filosofía.

Etimológicamente hablando, la palabra Administración deriva del Latín AD

MINISTRARE, donde Ad significa al y MINISTRARE significa servicio de, lo que
deduce la idea de estar al servicio de algo o alguien, a mi criterio hoy estaría al
servicio de la Sociedad, haciéndola mas productiva (Eficiencia), para el
cumplimiento de sus objetivos (Eficacia).

Proceso administrativo

La administración puede verse también como un proceso. Según Fayol, dicho

proceso está compuesto por funciones básicas: planificación, organización,
dirección, coordinación, control.

Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción

adecuado para lograrlos.

Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan

juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie
de metas específicas.

Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los

miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.

Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una

organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.

Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las
planificadas.
El proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas
funciones simultáneamente.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están

totalmente interrelacionados. Cuando una organización elabora un plan, debe
ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la
ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la
empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca
comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado
puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

El papel del administrador

La profesión de administrador es muy variada dependiendo del nivel en que se

sitúe el administrador, deberá vivir con la rutina y con la incertidumbre diaria del
nivel operacional o con la planificación, organización, dirección y control de las
actividades de su departamento o división en el nivel intermedio, o incluso con el
proceso decisorio en el nivel institucional, orientado hacia un ambiente externo
que la empresa pretende servir. Cuanto más se preocupe el administrador para
saber o aprender cómo se ejecutan las tareas, más preparado estará para actuar
en el nivel operacional de la empresa. Cuanto más se preocupe por desarrollar
conceptos más preparado estará para actuar en el nivel institucional de la
empresa. Un administrador debe conocer cómo se prepara un presupuesto de
gastos o una previsión de ventas, como se construye un organigrama o flujo
grama, como se interpreta un balance, como se elabora la planificación y el control
de producción, etc, ya que estos conocimientos son valiosos para la
administración, sin embargo lo más importante y fundamental es saber cómo
utilizarlos y en qué circunstancias aplicarlos de manera adecuada.

Características de la administración

1. Universalidad. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un

organismo social, es el proceso global de toma de decisiones orientado a
conseguir los objetivos organizativos de forma eficaz y eficiente, mediante la
planificación, organización, integración de personal, dirección (liderazgo) y
control. Es una ciencia que se basa en técnicas viendo a futuro, coordinando
cosas, personas y sistemas para lograr, por medio de la comparación y
jerarquía un objetivo con eficacia y eficiencia. La toma de decisiones es la
principal fuente de una empresa para llevar a cabo unas buenas inversiones y
excelentes resultados. Porque en él tiene siempre que existir coordinación
sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado, en
el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una sociedad
religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de
administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes
 accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque esta
se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los sistemas
políticos existentes.
2. Especificidad. Aunque la administración va siempre acompañada de otros
fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y
distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de
producción y un pésimo administrador. La administración tiene características
específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. Que la
administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene características
propias que le proporcionan su carácter específico, es decir, no puede
confundirse con otras disciplinas.
3. Unidad temporal. Aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento de
la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos o la
mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes, no por
eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, etc.
4. Unidad jerárquica. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
5. Valor instrumental. La administración es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
6. Amplitud de ejercicio. Se aplica en todos los niveles de un organismo
formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa, etc.
7. Interdisciplinariedad. La administración hace uso de los principios,
procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están relacionadas
con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con matemáticas, estadística,
derecho, economía, contabilidad, sociología, Psicología, filosofía,
antropología, ciencia política.
8. Flexibilidad. Los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a
las diferentes necesidades de la empresa o grupo social.
DEFINICION DE ESTUDIO ADMINISTRATIVO

El estudio administrativo en un proyecto de inversión proporciona las herramientas

que sirven de guía para los que en su caso tendrán que administrar dicho
proyecto. Este estudio muestra los elementos administrativos tales como la
planeación estratégica que defina el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar
los objetivos de la empresa, por otra parte se definen otras herramientas como el
organigrama y la planeación de los recursos humanos con la finalidad de proponer
un perfil adecuado y seguir en la alineación del logro de las metas empresariales.

Finalmente se muestra el aspecto legal, fiscal, laboral y ecológico que debe tomar
en cuenta toda organización para iniciar sus operaciones o bien para reorganizar
las actividades ya definidas.

Palabras clave del texto.

• Estudio administrativo
• Planeación estratégica
• Planeación de recursos humanos

Uno de los aspectos que poco se tiene en cuenta en el estudio de un proyecto es

aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su
administración: organización, procedimientos administrativos, aspectos legales y
reglamentos ambientales, por lo que el Estudio Administrativo consiste en
determinar los aspectos organizativos que deberá considerar una nueva empresa
para su establecimiento tales como su planeación estratégica, su estructura
organizacional, sus aspectos legales, fiscales, laborales, el establecimiento de las
fuentes y métodos de reclutamiento, el proceso de selección y la inducción que se
dará a los nuevos empleados necesarios para su habilitación.

Su objetivo es realizar un análisis que permita obtener la información pertinente

para la determinación de los aspectos organizacionales de un proyecto, los
procedimientos administrativos, aspectos legales, laborales, fiscales y ecológicos.

A continuación se muestran los elementos que conforman el estudio administrativo

para el desarrollo de un proyecto de inversión:

1.- Planeación estratégica.

La planeación estratégica debe identificar hacia dónde desea la empresa
desplazarse en su crecimiento, tomando en cuenta las tendencias tanto del
mercado, como las económicas y sociales. Una vez definida la planeación
estratégica es necesario conocer de qué manera alcanzará esa visión por lo que
deberá preguntarse y responderse ¿quién lo hará?, ¿cuándo se llevará a cabo?,
¿cómo se realizará?, ¿dónde se implementará?, y para lograr esto se recomienda
aplicar los componentes de la planeación como son:
� Misión: Que identifique el propósito de la organización mas la exigencia social.
Una clara Misión sirve de fundamento a la toma de decisiones.

� Visión: La empresa debe identificar hacia dónde va y con ello le da

certidumbre al negocio y sus líderes para establecer los nuevos retos.

� Objetivos: Una vez identificada la visión y misión, el empresario debe

establecer
guías cualitativas que lleven al logro de los resultados.

� Políticas: Definen el área de trabajo para tomar decisiones, pero no dan la

decisión; dan lineamientos. Generalmente toda política es establecida por el
dueño de cada empresa. Puedan ser internas, externas, originadas y jerárquicas.

� Estrategias: Las estrategias denotan un programa general de acción y un

despliegue de esfuerzos y recursos hacia el logro de objetivos generales. Es el
plan básico que se traza para alcanzar los objetivos organizacionales y ejecutar
así su misión.

� Valores: Los valores representan las convicciones filosóficas de los

administradores que dirigen a la empresa hacia objetivos y planes para lograr el
éxito.

� Análisis FODA: Es una herramienta útil para ver los pasos y acciones futuras
de una empresa. Esta se logra, mediante el estudio del desempeño presente, del
interior de la empresa y del entorno empresarial, marca posibles evoluciones
exitosas de la organización y permite que el nivel gerencia de la empresa
reflexione sobre ella y conozca mejor la organización a la que pertenece.

2.- ORGANIGRAMAS
Consiste en recuadros que representan los puestos en una organización y los
niveles jerárquicos mediante líneas, canales de autoridad y responsabilidad.
Deben ser claros, procurar no anotar el nombre de las personas que ocupan el
puesto y no deben ser demasiado extensos ni complicados y mostrar solamente la
estructura del cuerpo administrativo de la empresa.
Una vez que se tiene un organigrama se deben definir los puestos ya que ello
muestra claridad a la administración del proyecto, pues son las personas las que
deberán ejecutar el trabajo para lograr los objetivos empresariales.

3.- PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Una organización que no planifica sus recursos humanos puede encontrar que no
está satisfaciendo sus requisitos de personal ni sus metas generales debidamente.
Esta planificación apoya al proyecto de inversión para tener en claro cuántas
personas se requieren y con qué habilidades específicas para cada puesto. Tener
un equilibrio en las contrataciones es de suma importancia ya que no se debe
incorporar a empleados de más o de menos que no puedan desarrollar sus
actividades laborales con satisfacción.

A continuación se encuentran dos métodos que apoyan la planificación del recurso

humano como son:

� Reclutamiento: Este elemento consiste en proveer a la empresa de una cantidad

suficiente de candidatos durante el transcurso de un periodo de tiempo
determinado para depurar entre ellos a los que reúnen los requisitos necesarios
para ocupar el puesto vacante. Los medios de reclutamiento pudieran ser: el
periódico, la radio, televisión, volantes, entre otros.

� Selección de personal: Es la elección de la persona idónea para un puesto

determinado y a un costo adecuado. Esta selección también debe permitir la
realización del trabajador en el desempeño de su puesto, así como el desarrollo
de sus habilidades potenciales a fin de hacerlo más satisfactorio así mismo y a la
comunidad en que se desenvuelve, para contribuir con ello a los propósitos de la
organización.

El proceso de selección incluye los siguientes elementos:

Formulación de solicitud de empleo, entrevista con el encargado, pruebas

psicológicas, físicas y de habilidades, en algunos casos se vuelve a entrevistar
con el que sería el jefe inmediato y finalmente viene la contratación. Para la
elaboración del Proyecto de inversión se debe proponer una estructura adecuada
para seleccionar al recurso humano necesario para llevar a acabo las operaciones
de la empresa.

� Capacitación y desarrollo: Estos elementos tienen el propósito de mantener o

mejorar el desempeño de los trabajadores presentes o bien de los empleados
futuros, todo ello con la finalidad de que el personal realice sus actividades de
manera eficiente y eficaz.

4.- MARCO LEGAL.

En este rubro de la elaboración de proyectos de inversión se debe dejar muy claro
el tipo de personalidad jurídica que tiene la empresa, pudiendo ser Persona física
o Persona moral. En caso de ser persona moral será necesario fundamentar el
tipo de sociedad a partir de lo establecido en el código mercantil dentro de la Ley
General de Sociedades Mercantiles.

5.- MARCO FISCAL.

Para cumplir con las leyes fiscales, es necesario registrarse ante la Secretaria de
Hacienda y Crédito Publico, mediante el formato R1 para dar crédito de los
impuestos correspondientes. Para efectos de la presentación del proyecto de
inversión es necesario identificar cada una de las obligaciones fiscales a las que
se hará acreedora el proyecto estas deben ser las federales, estatales como las
municipales y mostrar los procesos para la realización de los pagos
correspondientes.

6.- ASPECTO LABORAL.

Toda empresa bien constituida debe tener en cuenta lo que es el aspecto laboral
para lograr una mejor integración entre los trabajadores y los patrones. Dentro del
aspecto laboral, se pueden mencionar el contrato de trabajo y el reglamento
interior.

� Contrato de trabajo: El contrato individual de trabajo, cualquiera que sea su

forma o nombre, es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra
un trabajo subordinado, mediante el pago de un salario. En el se destacan al
menos los siguientes puntos: la prestación de un trabajo o servicio, que el trabajo
o servicio es personal o subordinado y que existe un pago por concepto de
sueldos o salarios por la prestación del servicio.
� Reglamento de trabajo: Debe ser considerado como un instrumento para lograr
la disciplina de los trabajadores y el adecuado cumplimiento de las labores para
las cuales fue contratado, dando origen a una disciplina ejemplar y un buen
servicio.
Este debe contener al menos las horas de entrada, de salida, el lugar de trabajo,
los días y lugar de pago, permisos y licencias, procedimientos para la aplicación
de la disciplina, formas para prevenir el riesgo de trabajo, entre otros. En un
proyecto de inversión este debe contemplar todos los elementos necesarios para
que la armonía en el trabajo se pueda dar con el cumplimiento de lo establecido.

7.- ASPECTO ECOLÓGICO

Dentro del estudio administrativo es muy importante también tomar en cuenta la
conciencia y el compromiso ecológico que toda empresa debe tener, considerar el
tratamiento que se le dará a los desechos generados por la actividad diaria de tal
forma que no perjudiquen el entorno y además la contribución adicional que puede
otorgarse a la sociedad mediante campañas de concientización sobre el cuidado
que se debe tener hacia el medio ambiente.

El estudio de la organización de la empresa no arroja elementos cuantitativos para

la inversión inicial de proyecto, sin embargo su importancia radica al momento de
ser aceptado el proyecto y el desarrollo de la implementación. Para ello es
importante tener una base que permita a los administradores del proyecto hacer
un análisis especializado dependiendo del tamaño de la empresa.
Cuando los recursos financieros son escasos y lo que mas se necesita es liquidez
para el logro de los objetivos planteados, es importante trabajar esos recursos de
una manera eficiente y solo una buena administración de los mismos lo pudiera
lograr, de ahí la importancia de prevenir estas actividades administrativas desde la
primera etapa del proyecto y no dejarlo para lo último.
OBJETO DE ESTUDIO DE LA ADMINISTRACION

El objeto de estudio de la Administración son las organizaciones; por lo tanto es

aplicable a Empresas privadas y públicas; Instituciones públicas y Organismos
estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: Iglesias;
Universidades; Gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales;
Hospitales; Fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso
las familias y hogares.

Áreas funcionales de estudio de la Administración

• Administración financiera ó Finanzas corporativas

• Administración comercial (marketing ó mercadotecnia);

Organización clásica piramidal de las organizaciones, por áreas

funcionales.

• Administración de la producción u operaciones;

• Administración de Recursos humanos;

como las áreas funcionales más características; pero también se pueden

encontrar departamentos de:

• Administración de las Tecnologías de Información

• Organización y método;
• Administración de la Planificación estratégica;
• Gestión del conocimiento;
• Gestión de proyectos,
• Administración de la cadena de suministro y Logística;

etc, como las más frecuentes dentro de las organizaciones.

 ANALISIS PERSONAL

Que difícil seria vivir en una sociedad como en la que vivimos si no existiera la
administración, entonces ¿cómo podríamos llevar el control de la
organización, procedimientos administrativos, aspectos legales y
reglamentos ambientales. Es decir, cómo vamos a administrar los recursos
con que se cuenta? Pero más importante es llegar a saber que es el estudio
administrativo.
Para eso, conocer y aplicar los siguientes ítems:

1. Concepto: Se refiere a la actividad ejecutiva de su administración:

2. Objetivo del estudio: Presentar los criterios analíticos que permitan enfrentar en
mejor forma el análisis de los aspectos organizacionales, aspectos legales,
administrativos, fiscales y ecológicos, así como sus consecuencias económicas en
los resultados de la evaluación.

3. elementos que lo integran: los elementos que integran el estudio administrativo

son:

a) Antecedentes. Se presenta una breve reseña de los orígenes de la empresa y

un esquema tentativo de la organización que se considera necesaria para el
adecuado funcionamiento administrativo del proyecto. Se plasman los objetivos de
la empresa, así como sus principales accionistas.

b) Organización de la empresa. Se debe de presentar un organigrama de la

institución, donde se muestre su estructura, dirección y control de funciones para
el correcto funcionamiento de la entidad.

Los puestos creados deberán de contar con sus respectivos perfiles y análisis de
puestos, para así evitar confusiones en las tareas asignadas a cada individuo, así
como detallar la responsabilidad de cada uno de los puestos.
 INTRODUCCION

El Diagnóstico Administrativo es un estudio sistemático, integral y periódico que

tiene como propósito fundamental conocer la organización administrativa y el
funcionamiento, con la finalidad de detectar las causas y efectos de los problemas
administrativos de la empresa, para analizar y proponer alternativas viables de
solución que ayuden a la erradicación de los mismos
 OBJETIVO GENERAL
Definir el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la
empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Definir la Organización
• Analizar los procedimientos administrativos
• Verificar los aspectos legales
• Asumir los reglamentos ambientales
 CONCLUSION

El estudio administrativo. Se refiere a ¿cómo vamos a hacer las cosas? Es

decir, cómo vamos a administrar los recursos con que se cuenta. Y para llegar a
esta conclusión debemos tener claro como presentar los criterios analíticos que
permitan enfrentar en mejor forma el análisis de los aspectos organizacionales,
aspectos legales, administrativos, fiscales y ecológicos, así como sus
consecuencias económicas en los resultados de la evaluación.