COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL S Robbins CAP 9.

ENTENDIENDO LOS EQUIPOS DE TRABAJO

POPULARIDAD DEL TRABAJO EN EQUIPO Equipos logran mejores resultados que los individuos cuando se requiere de mltiples habilidades, juicios y experiencia. Equipos son ms flexibles y responden mejor a cambios repentinos que los deptos. tradicionales. Equipos tienen capacidad de ensamblarse, establecerse, replantearse y disolverse con rapidez.

EQUIPOS V/S GRUPOS Grupo de Trabajo: 2 o ms individuos que interactan principalmente para compartir informacin a la toma de desiciones para que cada miembro se desenvuelva en su rea de responsabilidad. No necesitan participar del trabajo colectivo. Su desempeo es la suma de la contribucin de cada miembro del grupo. No existe sinergia (+). Equipo de Trabajo: Grupo que genera sinergia (+) a travs de un esfuerzo coordinado. El uso extenso de equipos crea el potencial para que la organizacin genere mayor rendimiento sin incrementar insumos. META SINERGIA RESPONSABILIDAD HABILIDADES GRUPOS Compartir informacin Neutral (a veces (-)) Individuales Aleatoria y variadas EQUIPOS Desempeo colectivo Positiva Individuales y mutuas Complementarias

TIPOS DE EQUIPOS 1.- De solucin de problemas. Grupos de 5 a 12 empleados del mismo depto que se renen algunas horas a la semana para analizar formas de mejorar calidad, eficiencia y ambiente de trabajo. Comparten ideas, ofrecen sugerencias. Rara vez se les da la autoridad de implementar de forma unilateral cualquiera de las estrategias sugeridas. 2.- De trabajo autodirigidos. Grupos de 10 a 15 empleados que asumen responsabilidad de antiguos superiores. Llevan a cabo trabajos altamente relacionados o interdependientes. Incluye programacin del trabajo, asignacin de tareas, control colectivo, toma de decisiones operativas, ejercer acciones si hay problemas, trabajar en conjunto con clientes y proveedores. La efectividad de estos equipos depende de la situacin. 3.- Multidisciplinarios. Formados por empleados de nivel jerrquico similar, pero de distintas reas de trabajo que se renen para cumplir una tarea. Por ejemplo: Fuerza de trabajo = Equipo multidisciplinario temporal Comits = compuesto por miembros de todas las lneas departamentales. Son un medio eficiente para permitir a personas de distintas reas de una organizacin (o entre organizaciones) intercambiar informacin, desarrollar nuevas ideas, coordinar proyectos. No son fciles de manejar. Toma tiempo construir confianza y trabajo en equipo. 4.- Equipos virtuales. Se valen de la tecnologa computacional para enlazar a los miembros fsicamente dispersos con el fin de alcanzar una meta en comn. a) Ausencia de expresiones paraverbales y no verbales. b) Contexto social limitado c) Capacidad para superar lmites de tiempo y espacio Los equipos virtuales tienden a estar ms orientados a la tarea de intercambian menos informacin social y emocional. LOS EQUIPOS NO SIEMPRE SON LA RESPUESTA Trabajo en equipo toma ms tiempo y ms recursos a menudo que el trabajo individual. Antes de implementar un equipo deben evaluarse los beneficios del esfuerzo colectivo: complejidad del trabajo y necesidad de diferentes puntos de vista Trabajo crea un propsito comn para las personas que sea mayor que la suma de los objetivos individuales (sinergia) Los miembros son interdependientes (xito del grupo depende del xito de cada uno y viceversa) CREACIN DE EQUIPOS EFICACES Los equipos difieren en forma y estructura Supuesto: se asume que se prefiere trabajo en equipo

1.- DISEO DEL TRABAJO: Equipos eficaces necesitan trabajar en conjunto y asumir responsabilidad de forma colectiva para cumplir con las tareas. Autonoma y libertad, variedad de talentos y habilidades, identidad de la tarea y significado de la tarea (capacidad de terminar una tarea identificable y de trabajar en un atarea o proyecto que tenga impacto sustancial). Estas caractersticas resaltan la motivacin de los integrantes e incrementan la eficacia del grupo. 2.- COMPOSICIN: Variables que se relacionan con la forma de integracin de los equipos. Capacidad de los miembros: Gente con experiencia tcnica. Gente con habilidad para solucionar problemas y tomar decisiones; para ser capaces de identificar problemas, generar alternativas, evaluar y elegir correctamente; retroalimentacin y solucionar conflictos. Personalidad: Los equipos que califican ms alto en niveles promedios de extroversin, agradabilidad, escrupulosidad y estabilidad emocional tienden a recibir mejores evaluaciones por parte de los administradores. Manzana podrida. Asignacin de roles y diversidad: Asegurar diversidad y que todos los diferentes roles estn cubiertos. Conocer las fortalezas de cada individuo puede aportar. Tamao del equipo: Ideal 7 a 9 integrantes. En general los equipos ms exitosos tienen menos de 10 integrantes. Con un exceso de miembros la cohesin y la responsabilidad mutua descienden y el ocio social aumenta. Flexibilidad de los miembros: Mayor adaptabilidad y menos dependiente de una sola persona. Preferencia de los miembros: Considerar preferencias individuales de gusto por trabajo en equipo.

3.- CONTEXTO a) Recursos adecuados Equipos dependen de los recursos externos al grupo. Escasez de recursos reduce la capacidad del equipo de desempeo eficaz. Apoyo de la organizacin al equipo: Informacin oportuna, tecnologa, personal adecuado, motivacin y ayuda administrativa. b) Liderazgo y estructura Contribucin equitativa. Establecer programas de trabajo; cmo se resolvern los problemas. Se necesita liderazgo y estructura para acordar aspectos especficos de trabajo. Los lderes no son siempre necesarios. Las expectativas y estados de nimo pueden afectar el desempeo del grupo. c) Clima de confianza Confianza entre unos y otros y con el lder. Esto facilita la cooperacin, reduce necesidad de vigilar comportamiento, crea lazos entre los integrantes. Confianza = base del liderazgo.

d) Sistema de evaluacin de desempeo y recompensas Adems de evaluar y recompensar por las contribuciones individuales se puede agregar un plan de ganancias compartidas e incentivos al grupo. 4.- PROCESO a) Propsito comn : Provee direccin. mpetu y compromiso. b) Objetivos especficos : Extienden el propsito comn en metas de desempeo especficas mesurables y realistas. Estos facilitan una comunicacin clara. Se ha encontrado que objetivos difciles elevan el desempeo de los equipos en cuanto al criterio por el que fueron establecidos. c) Eficacia del equipo : Confianza en s mismos, xito engendra xito. Cmo incrementarla? Obtener pequeos logros para construir; proveer capacitacin para potenciar habilidades. d) Niveles de conflicto : Conflictos en relaciones son disfuncionales. Conflictos de tareas (desacuerdos y contenido de tareas disminuyen P de que ocurra el pensamiento de grupo; estimulan discusin y promueven evaluacin crtica. e) Ocio social : Socavan esta tendencia. Se hacen responsables tanto a nivel individual como de equipo. TRANSFORMANDO A LOS INDIVIDUOS EN JUGADORES DE EQUIPO EL RETO La cultura nacional es altamente individualista Los equipos se introducen en una organizacin establecida que valora histricamente logros individuales.

FORMANDO JUGADORES DE EQUIPO Seleccin: Adems de las habilidades tcnicas requeridas deben tener tambin habilidades de trabajo en equipo. Pueden ser sometidos a capacitacin. Transferirlo a otra unidad y no contratarlo. Capacitacin: Talleres para ayudar a los empleados a mejorar habilidades de solucionar problemas, comunicacin, negociacin, manejo de conflictos y coaching. Modelo de las 5 etapas. Recompensas: reelaborado para fomentar esfuerzos de cooperacin. Las promociones e incrementos salariales deben darse a los empleados segn qu tan eficaces son como un miembro colaborador dentro del equipo. Debe existir balance entre las recompensas colectivas e individuales.

TEMAS CONTEMPORNEOS EN EL MANEJO DE QUIPOS LOS EQUIPOS Y LA ADM DE LA CALIDAD (A.C.) La esencia de la AC es el mejoramiento de los procesos y la participacin de los empleados. Es la clave del mejoramiento. La AC requiere que la administracin motive a los empleados a compartir ideas. Objetivos al disear equipos de solucin de problemas de calidad: - Ser lo suficientemente pequeos para ser eficientes y eficaces - Capacitados de forma adecuada en las habilidades que los miembros requieran - Tener tiempo suficiente - Tener autoridad para solucionar problemas e implementar acciones correctivas LOS EQUIPOS Y LA DIVERSIDAD DE LA FUERZA LABORAL La diversidad generalmente ofrece nuevas perspectivas en los temas pero dificulta la unin del equipo y el logro de acuerdos. Equipos heterogneos aportan mltiples perspectivas a la discusin. DIVERSIDAD EN EQUIPOS VENTAJAS DESVENTAJAS Perspectivas mltiples Ambigedad Mayor apertura a nuevas ideas Complejidad Mltiples interpretaciones Confusin Mayor creatividad Mala comunicacin Mayor flexibilidad Dificultad para alcanzar acuerdos Mayores habilidades para solucionar Dificultad para acordar acciones problemas especficas Negativa potencial para la diversidad es perjudicial para la cohesin del grupo. REVIGORIZANDO EQUIPOS MADUROS Los equipos pueden estancarse y el entusiasmo inicial puede pasar a apata. Los equipos maduros son ms propensos al pensamiento de grupo. Los xitos iniciales a menudo pueden tratarse de tareas fciles. Cmo revigorizar estos equipos? - Recordar a los miembros que no son nicos, prepararlos para lidiar con problemas de la madurez - Ofrecer capacitacin renovada para recobrar confianza - Motivacin: enfrentar su desarrollo como bsqueda de mejoramiento continuo.

COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL S Robbins

CAP 10.

COMUNICACIN

La comunicacin debe abarcar transferencia y comprensin de significados. La comunicacin perfecta, si existe, se da cuando un concepto o idea se transmite en forma tal que la imagen mental que se forma el receptor es exactamente la misma que concibi el emisor.

FUNCIONES DE LA COMUNICACIN Control: Sirve para controlar de varias formas la conducta de los miembros. Cuando se pide seguir los conductos regulares la comunicacin realiza la funcin de control. As tambin la comunicacin informal tambin controla el comportamiento. Motivacin: Fomentada por la comunicacin al aclarar a los empleados lo que hay que hacer y qu tan bien lo estn haciendo. El establecimiento de metas especficas, retroalimentacin sobre el avance hacia las metas y el reforzamiento de una conducta deseada estimulan la motivacin y requieren comunicacin. Expresin emocional: La comunicacin proporciona un escape para la expresin emocional de sentimientos y satisfaccin de necesidades. Mecanismo fundamental para manifestar sus frustraciones y sentimientos de satisfaccin. Facilita la toma de decisiones: Ofrece la informacin que individuos y grupos necesitan para tomar decisiones al transmitir datos para identificar y evaluar opciones alternativas.

EL PROCESO DE LA COMUNICACIN

FUENTE

CODIFICACIN

CANAL

DECODIFICACIN

RECEPTOR

RETROALIMENTACIN Fuente: Inicia un mensaje al codificar el pensamiento Mensaje: Producto material concreto de la codificacin del origen Canal: Medio por el que pasa el mensaje; lo elije el emisor, puede ser un canal formal o informal. Receptor: Aquel al que se dirige el mensaje Decodificacin: Los signos que contiene el mensaje deben adquirir una forma que el receptor comprenda. Retroalimentacin: Comprobacin de qu tan exitosos somos al transferir el mensaje. DIRECCIN DE LA COMUNICACIN La comunicacin puede fluir (flechitas que no pude dibujar) El sentido vertical puede tener direccin ascendente y/o descendente Descendente: Pasa del nivel de un grupo a un nivel inferior Ascendente: Se dirige a un nivel superior en el grupo u organizacin. Sirve para dar retroalimentacin (informacin sobre progreso y problemas) Horizontal: Entre los integrantes del mismo grupo de trabajo y del mismo nivel jerrquico. Este tipo de comunicacin ahorra tiempo y facilita la coordinacin. Puede ser formal e informal. LA COMUNICACIN INTERPERSONAL - Comunicacin oral: Discursos, encuentros formales entre 2 personas, discusiones en grupo; sistemas de informacin de rumores. Ventajas: Velocidad y retroalimentacin Desventajas: El mensaje debe pasar por varias personas (P de distorsin) - Comunicacin escrita: Memos, cartas. E-mail, transmisiones fax, publicaciones de la organizacin. Ventajas: Tangible y verificable; por lo general se guarda un registro del intercambio de la informacin; es ms meditada, lgica y clara.

Desventajas: Consumo de tiempo, falta de retroalimentacin (no hay garantas de que se reciba el mensaje o que se interprete como el emisor lo pens). - Comunicacin no verbal: Abarca movimientos del cuerpo, entonacin, nfasis de la voz, expresiones en el rostro; por lo general no son conscientes. Este lenguaje corporal entrega 2 mensajes importantes: 1.- Grado de simpata e inters 2.- Estatus relativo percibido entre emisor y receptor Al sumarse a la comunicacin verbal, el lenguaje corporal le confiere un sentido ms completo al mensaje del emisor.

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL REDES FORMALES DE GRUPOS PEQUEOS CADENA: Sigue rgidamente la lnea formal de mando. Esta red se aproxima a los canales de comunicacin de organizaciones con tres niveles jerrquicos (si importa la exactitud). RUEDA: Tiene una figura central que ejerce como conducto para la comunicacin de todo el grupo (un lder fuerte) (surgimiento de un lder). MULTICANAL: Todos se comunican unos con otros (equipos autodirigidos). Red informal de comunicacin de la organizacin. 1.- No son controlados por la administracin. 2.- Los empleados les conceden ms credibilidad que a los comunicados formales de la direccin. 3.- Sirven sobretodo a los intereses personales de los involucrados. Los rumores son una reaccin en situaciones que son importantes para nosotros, cuando hay ambigedad y en condiciones que producen ansiedad. Los rumores persisten hasta que se cumplan los deseos y esperanzas que crearon la incertidumbre que lo foment u hasta que se reduzca la ansiedad. Son un filtro y sistema de retroalimentacin, recogiendo asuntos importantes para los trabajadores.

RUMORES Caractersticas:

COMUNICACIN POR COMPUTADORA: USO DE TECNOLOGA Correo electrnico: Transmite y recibe por Internet textos y documentos generados en un PC.

Ventajas: Rapidez; envo a una y/o mil personas; el costo de envo de mensajes electrnicos formales es una fraccin de los costos de impresin, reproduccin y distribucin. Desventajas: Sobrecarga de informacin; dificultad en diferenciar mensajes importantes se los triviales. Carene de contenido emocional. Son fros e impersonales. - Enlaces de Intranet y Extranet: Intranet: Redes privadas de informacin que abarcan toda la organizacin. Slo tienen acceso los miembros autorizados. Extranet: Forma de conectar a los empleados internos con proveedores, clientes y socios estratgicos. Videoconferencia: Extensin del Intranet y Extranet. Permite realizar juntas interactivas sin necesidad de encontrarse en el mismo sitio.

ELECCIN DEL CANAL DE COMUNICACIN Riqueza de los canales: Capacidad de: 1.- Manejar varias claves al mismo tiempo 2.- Facilitar retroalimentacin rpida 3.- Ser muy personales Las conversaciones en persona son las de mayor riqueza de canal, porque permiten comunicar mayor informacin en un episodio de comunicacin (ofrece informacin inmediata, retroalimenta, y tiene el carcter personal de estar ah). La eleccin de un canal depende de que el mensaje sea de rutina o no. Mensaje de rutina (canales pobres): Directo a; sin ambigedades. No de rutina (canales ricos): Complicados; malos entendidos. BARRERAS DE LA COMUNICACIN EFICAZ Distorsionan la comunicacin (ms favorable a ojos del receptor) Filtrado Manipulacin deliberada de la informacin por parte del emisor, de modo que aparezca lo pertinente. Mientras ms niveles verticales hay en la jerarqua, ms posibilidades de filtros. Tambin aparecen cuando hay diferencias de estatus. Percepcin selectiva Los individuos tienen capacidad finita para procesar informacin. Cuando la info excede la facultad para procesarla, se descarta o ignora. Se pierde info y la comunicacin es menos eficaz. Emociones El estado de nimo al momento de recibir un mensaje influye en la forma de interpretarlo.

Lenguaje Edad, educacin y antecedentes culturales influyen en el lenguaje que usa una persona y las definiciones que le da a las palabras. Ansiedad por la comunicacin (o miedo a la comunicacin) Tensin y ansiedad indebidas ante la comunicacin oral y escrita. TEMAS ACTUALES DE COMUNICACIN BARRERAS DE COMUNICACIN ENTRE HOMBRES Y MUJERES Los hombres se valen del habla para enfatizar el estatus. Las mujeres lo usan para establecer vnculos. Las mujeres hablan y escuchan un lenguaje de conexin e intimidad. Los hombres hablan y escuchan uno de estatus, poder e independencia. EL SILENCIO COMO FORMA DE COMUNICACIN El silencio (falta de habla o ruido) representa una inaccin o un NO comportamiento. Puede significar que alguien medita y pondera una respuesta a una pregunta. Puede indicar acuerdo, disentimiento, frustracin e ira. En el pensamiento de grupo, el silencio equivale a un acuerdo con la mayora. COMUNICACIN POLTICAMENTE CORRECTA Correccin del vocabulario por razones de correccin poltica. Esto complica nuestro vocabulario y dificulta la comunicacin. Al reducir el vocabulario, por ser incorrectos, reducimos nuestras opciones para comunicar mensajes de forma ms clara y fiel. COMUNICACIN ENTRE CULTURAS BARRERAS CULTURALES - De origen semntico: las palabras tienen significados distintos para diversas personas - Por connotaciones de vocablos: las palabras cambian de implicaciones en diferentes lenguajes. - Diferencias de entonacin: para algunas culturas, el lenguaje formal, en otras, informal. Cambios en los tonos muestran esto. - Diferencias de percepcin: quienes hablan idiomas diferentes a menudo ven el mundo de maneras diferentes. CONTEXTO CULTURAL (China, Corea, Japn)

Culturas de Contexto Alto: Dependen, en buena medida, de claves situacionales. Lo que no se dice puede ser ms importante. No verbales y sutiles para la comunicacin ()esta ltima parte no queda muy clara. Culturas de Contexto Bajo: Dependen mayoritariamente de las palabras para transmitir significados en la comunicacin (Europa, EEUU). La comunicacin en las culturas de contexto alto exige una confianza considerablemente mayor entre las partes. En las culturas de bajo contexto los contratos son por escrito, tienen un notable carcter legalista. Se valora la franqueza. Gua cultural: 1.- Dar por hecho que hay diferencias hasta que surjan semejanzas. 2.- Preferir descripcin antes que la interpretacin y evaluacin. 3.- Practicar la empata Tratar sus interpretaciones como hiptesis de trabajo.