Access Desde Cero

Cero
desde
Domine la herramienta ms til y conable para bases de datos
Access
Conocer y familiarizarse con la interfaz Creacin y mantenimiento de bases de datos Bsqueda, ordenamiento y ltros Generacin sencilla de reportes Y mucho ms!
En este libro encontraremos las principales tcnicas y herramientas utilizadas por los hackers, explicadas en un lenguaje didctico y sencillo. En sus pginas aprenderemos todo sobre las amenazas ms frecuentes y sobre como defendernos ante los ataques.
>> SEGURIDAD / HOME >> 192 PGINAS >> ISBN 978-987-1773-03-9
Captulo 1 Bienvenidos a Access 2007
Logremos conocer la utilidad de las bases de datos y cmo crearlas, as como tambin, familiarizarnos con el entorno del programa.
1.Bienvenidos a Access 2007
Bienvenidos a Access 2007

En este primer captulo, brindaremos la informacin necesaria para adentrarnos en el mundo de Access 2007. Aprenderemos a iniciar el programa y a relacionarnos con la interfaz, adems de crear, guardar y abrir bases de datos. Conoceremos los beneficios del programa y nos centraremos en la identificacin de cada elemento que compone el entorno de Access, con el fin de facilitar la realizacin de las tareas posteriores.
Qu son las bases de datos?

Las actividades productivas o de servicios requieren de un volumen de informacin considerable para desarrollarse efectivamente, por lo tanto, necesitan que sta se encuentre perfectamente organizada con relacin a la actividad que se desea desarrollar (Figura 1). Por ende, disponer de informacin relevante, en forma rpida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas.
Para lograr su correcta y dinmica organizacin, disponemos de una de las herramientas ms potentes para su manejo: Access 2007. Este programa permite gestionar datos mediante bases de datos (estructura donde se guarda la informacin de manera organizada), de forma gil y completa. Una base de datos se define como una coleccin de datos organizados sistemticamente en formato de tablas (Figura 2). stas nos permiten generar nueva informacin a partir de dichos datos y a travs de diversos procesos, haciendo uso de campos (columnas) y registros (filas). Una base de datos puede contener infinitas tablas, sin embargo, es conveniente que definamos
FIGURA 1. Organizar la informacin es un proceso que determina la estructura de una base de datos.
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C o n o c e r e l p ro g r a m a
Disponer de informacin relevante, en forma rpida y sencilla, es imprescindible para tomar decisiones acertadas
previamente su estructura, para no generar datos duplicados. Lo primero que debemos hacer es tomar lpiz y papel, y realizar un breve esquema de las actividades que deseamos registrar, teniendo en cuenta la forma de distribucin de la informacin en tablas. Debido a que stas son los elementos ms
importantes de una base de datos, gran parte de nuestro trabajo se centrar en su apropiada construccin y posterior mantenimiento.
Conocer el programa
Microsoft Access 2007 funciona bajo el sistema operativo Windows y viene incluido dentro del paquete Microsoft Office, de manera que debemos tener este sistema instalado en nuestro equipo.
FIGURA 2. Las tablas disponen los datos en campos y registros. Los campos son las columnas y los registros las filas.
IMPORTANCIA DE UNA ESTRUCTURA PREVIA

La distribucin correcta de la informacin en tablas es muy importante para su adecuado registro. Tener clara una estructura desde el inicio nos evitar perder tiempo y trabajo, elementos valiosos a la hora de buscar o de generar la informacin que necesitamos.
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Para iniciar el programa, podemos desplegar las opciones del men Inicio o tambin utilizar el icono identificativo del programa situado en el Escritorio de Windows (Figura 3). A continuacin, nos encontramos con la pantalla de bienvenida, que nos permite elegir la forma de empezar a trabajar: desde una plantilla o con la
creacin de una base de datos en blanco (Figura 4). En este punto, el panel izquierdo de la pantalla nos permite seleccionar una determinada categora de plantillas, que se mostrarn en el centro de la ventana representadas por un icono ilustrativo correspondiente con el tema de cada categora.
LA INTERFAZ
La interfaz de Access posee elementos para manipular la ventana del programa, independientemente del contenido de sus bases de datos. La versin 2007 incorpora un diseo de entorno dinmico para la realizacin de todas las tareas (Gua visual 1 y Figura 5). Para comenzar, veamos la barra de ttulo, que muestra el nombre de la base de datos en la cual estamos trabajando y el nombre del programa. Adems, posee los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar, as como tambin la barra de acceso rpido y el botn de Office.
FIGURA 3. Para iniciar el programa, debemos hacer doble clic sobre este icono del escritorio.
FIGURA 4. Cada categora representa diferentes plantillas. Una vez que conozcamos cmo crear bases de datos, veremos cmo trabajar con ellas.
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GUA VISUAL /1 Panel de Exploracin

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acceder a funciones principales para el manejo de archivos. personalizados, para el acceso a funciones del programa. Nombre de la base de datos que estamos utilizando. Minimizar: lleva la ventana a su tamao mnimo y la sita sobre la barra de tareas. Maximizar/Restaurar: permite que la ventana ocupe toda la pantalla. Cuando sta se encuentra maximizada, el botn se llama Restaurar y permite llevar la ventana al ltimo tamao establecido. Cerrar: permite salir del programa. Por lo tanto, para volver a l debemos ingresar nuevamente, ya sea a travs del acceso directo o del men inicio. Cinta de Opciones: grupo de pestaas con acceso a las diferentes funciones del programa.
Barra de acceso rpido: botones
Botn de Office: permite
FIGURA 5. A la derecha del men, se muestra la lista de archivos abiertos recientemente. Bastar con hacer clic sobre el deseado para que ste se abra.
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Botn de Office El Botn de Office se diferencia del resto debido a que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana e incluye el logo oficial de Microsoft Office. Al hacer clic sobre este botn, se despliega la lista de funciones bsicas para el trabajo con archivos de bases de datos, que detallamos a continuacin.
Nuevo: abre la pantalla de bienvenida para que elijamos si crearemos una nueva base de datos en blanco o basada en una plantilla. Abrir: permite visualizar bases de datos existentes. Guardar: guarda los cambios realizados en la base de datos, como la creacin de nuevos objetos. Guardar como: posibilita guardar la base de datos actual con otro nombre o extensin.
FIGURA 6. El comando Guardar como permite guardar tanto objetos como la base de datos completa.
PLANTILLAS PROFESIONALES
La versin 2007 del paquete Microsoft Office incluye galeras de plantillas con caractersticas profesionales, que le permiten al usuario lograr excelentes resultados con mayor facilidad. Es posible obtener bases de datos tiles y dinmicas para el registro de actividades.
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El Botn de Office se diferencia del resto debido a que se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana
Posee diferentes opciones que permiten hacer la base de datos actual compatible con versiones anteriores de Microsoft Access. Imprimir: mediante sus opciones, posibilita imprimir rpidamente los elementos existentes en la base de datos, realizar configuraciones previas a la impresin y visualizar los elementos de la manera en que sern impresos. Administrar: las opciones de este comando permiten, entre otras cosas, realizar una copia de seguridad de la base de datos. Esto evitar la prdida accidental de los datos almacenados. Correo electrnico: abre un cuadro donde debemos elegir el formato a travs del cual se enviarn los datos por correo electrnico. Luego, se abrir el programa para gestionar el correo que tengamos instalado y configurado en nuestra PC. Cerrar bases de datos: cierra la base de datos actual sin cerrar el programa. A la derecha de los comandos Guardar como (Figura 6), Imprimir, Administrar y publicar, notamos una flecha que indica que stos poseen un conjunto de opciones relacionadas en su interior. Para visualizarlas, debemos situar el cursor del mouse sobre la flecha, y se mostrar una lista que presentar las opciones correspondientes al comando elegido. El botn Opciones de Access posibilita realizar configuraciones sobre la base de datos. En este punto, podemos utilizarlo para modificar la configuracin de colores del entorno del programa. Al pulsar este botn, se abre el cuadro de dilogo Opciones de Access, el cual posee diferentes categoras situadas sobre la izquierda del cuadro. Dentro de Ms frecuentes, podemos encontrar Combinacin de colores que, a su vez, posee tres opciones: Azul, Plata y Negro (Figura 7).
CINTAS DE OPCIONES CON TECLADO

Al presionar la tecla Alt, aparecer una letra junto al nombre de cada pestaa. Presionamos la letra que se corresponda con la cinta deseada, y al ingresar en una cinta, se mostrarn los caracteres correspondientes a cada comando, identificados tambin con una letra o nmero.
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FIGURA 7. Luego de elegir la combinacin deseada, debemos pulsar el botn Aceptar, y el entorno del programa se adaptar a la combinacin elegida.
Debido a que la explicacin de cada opcin del cuadro Opciones de Access es muy extensa, nos remitiremos a explicar las necesarias en cada caso particular. Barra de acceso rpido Una de las innovaciones de la versin 2007 de Microsoft Access es la inclusin de una pequea barra situada en la parte superior de la ventana, que permite acceder rpidamente a diferentes funciones del programa. En ella se encuentran pequeos botones para ejecutar, de forma inmediata, algunos de los comandos ms habituales, como Guardar, Abrir, Imprimir, etctera (Figura 8).
Cuando seleccionamos un elemento de este men, el botn correspondiente se muestra en la barra de ttulo. Al pulsarlo, se ejecuta la accin que tiene asociada, y se agiliza el proceso de bsqueda de una opcin. La lista cuenta con las siguientes opciones: Nuevo: crea una nueva base de datos en blanco. Abrir: abre bases de datos existentes y nos posibilita editar su contenido. Guardar: almacena los cambios realizados en la base de datos cada vez que lo pulsamos. Correo electrnico: permite enviar el contenido de la base de datos va e-mail (correo electrnico)
COMANDOS BSICOS
Es importante que practiquemos el uso de los comandos bsicos luego de adquirir conocimientos iniciales sobre la creacin de tablas o manipulacin de datos. Si bien no es obligatorio, nos ayudar en el proceso de aprendizaje.
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FIGURA 8. A travs del botn

Personalizar barra de acceso rpido,
podemos activar/ desactivar los botones que deseamos que se muestren/oculten en la barra.
hacia uno o varios destinatarios y elegir el formato de los datos. Impresin rpida: imprime, rpidamente, todos los elementos de la base de datos. Vista Preliminar: posibilita visualizar los datos tal como se vern impresos. Revisin ortogrfica: revisa la ortografa y gramtica de los datos y nos ayuda, as, con la correccin de posibles errores. Deshacer y Rehacer: con Deshacer, anulamos acciones llevadas a cabo y, con Rehacer, podemos realizarlas nuevamente.
Modo: permite alternar entre las diferentes vistas de los elementos de la base de datos. Actualizar todo: sincroniza los datos entre los elementos de la base de datos. Ms comandos: posibilita incluir comandos que no se muestran de forma predeterminada (Figura 9). Mostrar debajo de la cinta de opciones: permite elegir la ubicacin de la barra de acceso rpido (debajo o encima de la cinta de opciones). Minimizar la cinta de opciones: nos brinda la posiblidad de mostrar/ocultar la cinta de opciones de la aplicacin.
FIGURA 9. Al ingresar en la opcin Ms Comandos, podemos seleccionar el comando deseado y pulsar el botn Agregar para que se muestre en la barra de acceso rpido.
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Cinta de opciones Otra de las grandes innovaciones de la versin 2007 es la Cinta de opciones, ya que agrupa los comandos por medio de diferentes fichas, para lograr una mayor dinmica en la utilizacin del programa. De forma predeterminada, se muestran las cuatro fichas: Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Sin embargo, dependiendo de la tarea que estemos realizando, pueden aparecer ms. La agrupacin de comandos est basada en el orden lgico de las tareas por realizar. Las principales funciones de las fichas son: Inicio: posee todos los comandos que permiten trabajar con el formato de los datos, por ejemplo, fuente, tamao y color, entre otras. Crear: contiene opciones para crear todos los objetos disponibles en una base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, etctera).
Datos externos: desde esta ficha, accedemos a la importacin o exportacin de datos. Herramientas de base de datos: contiene herramientas de mantenimiento para la base de datos, as como tambin la opcin de cifrar el archivo mediante contraseas. Es posible minimizar la Cinta de Opciones con el comando Minimizar la Cinta de Opciones del botn Personalizar barra de acceso rpido. De esta misma forma, hacemos clic en el nombre de cada ficha para ver sus opciones (Figura 10).
FIGURA 10. Cada ficha muestra los comandos agrupados en apartados. La ficha Crear posee los apartados: tablas, formularios, informes, y otros.
MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES

Otra forma de minimizar la cinta de opciones es hacer doble clic sobre el nombre de la ficha activa o presionar la combinacin de teclas CTRL+F1. Al pulsar sobre el nombre de cada ficha, se mostrarn sus opciones, pero luego de utilizar un comando, la cinta se minimizar.
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Barra de estado La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la ventana y nos muestra informacin acerca de la base de datos en la cual estamos trabajando. Cuando no se encuentra ningn objeto abierto, solo muestra la palabra Preparado. Su contenido vara dependiendo de la tarea que realizamos, por ejemplo, cuando ingresamos datos en una tabla, indica la vista en la cual estamos trabajando (Figura 11).
La lista de opciones que se muestran al hacer clic con el botn derecho del mouse sobre un elemento se denomina Men contextual. Las diferentes opciones que pueden aparecer en este men dependen del lugar de la ventana en el cual hicimos el clic. Por ejemplo, si comparamos el men contextual de la barra de acceso rpido con el men contextual de la barra de estado, ambos presentarn opciones diferentes. Sin embargo, tambin es posible ocultar la barra de estado para que no se muestre en la base de datos. Para ello, debemos desplegar las opciones del Botn de Office, pulsar el botn Opciones de Access, ingresar en la categora Base de datos actual, desactivar la casilla Mostrar barra de estado y pulsar el botn Aceptar. De este modo, no se ver la barra de estado en ninguna base de datos, hasta que se active la casilla anteriormente mencionada.
FIGURA 11. Se muestran cuatro botones, que permiten alternar entre las distintas formas de visualizar la tabla.
La barra de estado tambin muestra si tenemos activado el Bloq.Mays o si est encendido el teclado numrico. Por otra parte, para configurar las opciones que deseamos visualizar en esta barra, basta con hacer clic con el botn derecho del mouse sobre un lugar vaco de sta, y activar las opciones deseadas del men emergente. Cuando las opciones no estn precedidas por una tilde, significa que estn desactivadas.
CREAR UNA BASE DE DATOS

Para crear una base de datos nueva, debemos utilizar la opcin Base de datos en blanco, situada en la categora Destacados. Al pulsar este botn, Access permite realizar una base de datos desde cero (Paso a paso 1), es decir, que no posee contenido predeterminado (a diferencia de las plantillas que s lo poseen).
RECOPILACIN DE DATOS
Microsoft Access 2007 permite crear o actualizar la informacin de una base de datos, con datos recopilados de correos electrnicos. Cuando la informacin llega, se dirige automticamente al elemento de la base de datos que corresponda y evita, as, el proceso manual.
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PASO A PASO /1 Crear bases de datos en blanco
Haga clic sobre la opcin Base de datos en blanco situada en la pantalla de bienvenida.
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opcin Nombre de archivo. No pueden existir dos bases de datos con el mismo nombre dentro de una misma carpeta.
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PASO A PASO /1 (cont.)
Pulse el botn que se encuentra junto al nombre asignado, para elegir la ubicacin de la base de datos, ya sea en el disco duro de la PC o en algn medio de almacenamiento transportable como, por ejemplo, un pendrive.
Para finalizar, haga un clic sobre el botn Crear, ubicado debajo del nombre asignado.
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Luego de realizar los pasos anteriores, se generar una tabla vaca en la nueva base de datos, la cual cerraremos por el momento, con el botn Cerrar, situado en la esquina superior derecha de la pestaa de la tabla. Si bien no es obligatorio cerrar esta tabla creada automticamente, recomendamos hacerlo hasta que adquiramos otros conocimientos, como por ejemplo, la creacin de tablas de forma personalizada (Figura 12). Otra forma de crear una base de datos es a travs de las plantillas situadas en la pantalla de bienvenida. Al pulsar sobre una de ellas, se crear una nueva
base de datos con un contenido predeterminado, dependiendo de la plantilla elegida (Paso a paso 2). Es decir, cada una de ellas tiene los diferentes elementos de una base de datos (tablas, consultas, formularios o informes) enfocados en la tarea que gestionar. Las plantillas disponibles son: Activos: permite registrar detalles de los activos (como la fecha de adquisicin) a travs de tablas, informes y formularios creados automticamente. Contactos: posee opciones para registrar datos personales, incluyendo imgenes. Problemas: es ideal para el registro de problemas, ya que permite redactar cul es, su prioridad y quin es la persona asignada, entre otras especificaciones. Eventos: posibilita registrar fechas de reuniones, direcciones o una imagen por cada evento. Proyectos de marketing: permite resgistrar la entrega de proyectos de marketing. Proyectos: registra presupuestos de proyectos. Canalizacin de ventas: posibilita realizar un seguimiento apropiado de las ventas. Tareas: permite listar las tareas pendientes, incluyendo a la persona encargada, la fecha de comienzo y la de finalizacin. Alumnos: una plantilla ideal para gestiones educativas, ya que posibilita registrar datos de alumnos. Facultad: permite registrar datos de profesores.
FIGURA 12. Cada elemento de una base de datos se sita en una pestaa diferente y es posible cerrarlos de forma independiente.
LICENCIA DEL SOFTWARE

Es importante conocer las condiciones legales del programa. Para ello, ingresamos a
Botn de Office/Opciones de Access/Recursos/Acerca de/Ver trminos de licencia para software de Microsoft. Tambin podemos acceder a ellas en www.microsoft.com.
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PASO A PASO /2 Crear bases de datos con plantillas
Haga clic sobre la plantilla que desee utilizar en la pantalla de bienvenida, correspondiente a la categora Destacados.
Escriba el nombre que desee asignarle a la base de datos en la opcin Nombre de archivo. Access completar, en forma automtica, este espacio con un nombre predeterminado, el cual puede cambiar libremente.
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Pulse el botn situado junto al nombre asignado, para elegir la ubicacin de la base de datos.
Para terminar, haga un clic sobre el botn Descargar, ubicado al lado del botn Cancelar.
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Mediante el botn Descargar, nos conectamos con Office Online para descargar la plantilla seleccionada en nuestra PC. Este procedimiento requiere conexin a Internet, y el tiempo que demore depender de la velocidad de la conexin. Sin embargo, podemos utilizar plantillas locales, es decir, creadas automticamente al instalar Microsoft Access en nuestra PC. Para emplearlas, debemos seleccionar la categora Plantillas locales, donde el botn Descargar se reemplaza por el botn Crear, ya que no ser necesario descargar la plantilla de Internet porque se encuentra instalada en la PC. Por lo tanto, para usar plantillas locales, no necesitaremos conexin.
ABRIR BASES DE DATOS

Hasta el momento, hemos visto cmo crear nuevas bases de datos. Sin embargo, Access tambin permite visualizar bases de datos existentes. Para ello, debemos abrirlas con alguno de los siguientes procedimientos: Al pulsar el botn Ms, situado en la Pantalla de bienvenida sobre el panel derecho. Con el botn Abrir, de la barra de acceso rpido. Al pulsar la combinacin de teclas CTRL+A Con un doble clic sobre la base de datos en el lugar donde se encuentre guardada. Si utilizamos cualquiera de los procedimientos anteriormente nombrados, se mostrar el cuadro de dilogo que podemos ver en la Figura 13.
FIGURA 13. Para abrir una base de datos, debemos seleccionar la carpeta que la contiene, hacer clic sobre el archivo deseado y pulsar el botn Abrir.
TRABAJO CON PLANTILLAS

Para utilizar algunas plantillas, debemos disponer de conexin a Internet para descargarlas. Recomendamos emplearlas luego de adquirir ms conocimientos sobre bases de datos, ya que, a medida que avancemos en la lectura, se comprendern nuevos y diferentes trminos.
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Luego de abrir una base de datos (sin importar el procedimiento elegido), se mostrarn los objetos que contiene, en el panel izquierdo, denominado Panel de Exploracin. Si se muestra vaco, no significa que exista algn error, sino que simplemente la base de datos no posee elementos. Por lo tanto, podemos afirmar que la existencia de una base de datos no conlleva obligatoriamente la existencia de elementos que la compongan. Por supuesto que el objetivo de crear bases de datos es incorporarle elementos que permitan registrar informacin, sin embargo, es importante saber que se pueden dejar en blanco, sin que se produzca ningn error.
Si bien es posible abrir bases de datos creadas en versiones anteriores a la 2007, probablemente no la estemos visualizando en la lista de archivos. Para ver todos los archivos que podemos abrir en el programa, debemos elegir Todos los archivos(*.*), correspondiente a la lista Tipo de archivo, situada en la parte inferior del cuadro de dilogo Abrir. A travs del botn Vistas, ubicado en el extremo superior
FIGURA 14. Podemos elegir la vista Detalles para visualizar el tamao del archivo, as como tambin la fecha de la ltima modificacin realizada.
FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

Es importante que establezcamos, previamente, la finalidad de una base de datos antes de crearla, para lograr un diseo til y dinmico. La creacin excesiva de tablas dificulta el trabajo volvindolo ms lento, y su creacin escasa no lograr abarcar los aspectos necesarios.
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Microsoft Access 2007 posee un sistema de ayuda para acceder a descripciones de elementos
derecho del cuadro, elegimos la forma en que deseamos visualizar la lista de archivos (Figura 14).
De esta manera, aparecer la ventana que podemos observar en la Figura 15. Para realizar una bsqueda particular, disponemos de un espacio para escribir el texto deseado en la parte superior izquierda de la pantalla. Luego, pulsamos el botn Buscar, y se mostrar una lista de los temas relacionados con el texto introducido. Para ver la tabla de contenido completa, basta con pulsar sobre el botn en forma de libro, que se encuentra en la barra superior. Inmediatamente despus, se desplegarn los temas principales de ayuda en el lado izquierdo del cuadro. Al pulsar en ellos, podemos mostrar u ocultar la lista de subtemas correspondiente al tema previamente elegido y, al hacer clic sobre un subtema, se mostrar la informacin respectiva.
AYUDA DE MICROSOFT OFFICE

Microsoft Access 2007 posee un sistema de ayuda para acceder a descripciones de elementos, funciones, formas de trabajo y dems. Para visualizar la Ayuda de Access 2007, debemos pulsar la tecla F1 o el botn que muestra el signo interrogante en el extremo superior derecho de la Cinta de Opciones.
FIGURA 15. Cuando el puntero del mouse adopta la forma de mano, significa que estamos sobre un vnculo. Al pulsar sobre un vnculo, se mostrar su destino.
RESUMEN
Para comenzar a trabajar en Access 2007, es importante conocer las ventajas que posee el diseo de su interfaz y los comandos bsicos. Este primer captulo brinda los conocimientos necesarios para introducirse en el mundo de las bases de datos de Access 2007.
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Multiple choice
Cul de las siguientes fichas nos permite acceder a la importacin o exportacin de datos? a- Inicio b- Crear c- Datos externos d- Herramientas de base de datos
Cul de las siguientes plantillas posee opciones para registrar datos personales, incluyendo imgenes? a- Contactos b- Proyectos c- Tareas d- Facultad
Cul de las siguientes opciones permite elegir la ubicacin de la barra de acceso rpido? a- Guardar b- Mostrar debajo de la cinta de opciones c- Administrar d- Publicar
Cul de las siguientes fichas posee todos los comandos que permiten trabajar con el formato? a- Inicio b- Crear c- Datos externos d- Herramientas de base de datos
Cul de las siguientes plantillas est diseada de forma especfica para el registro de profesores? a- Contactos b- Proyectos c- Tareas d- Facultad
Cul de las siguientes opciones permite compartir la base de datos? a- Guardar b- Mostrar debajo de la cinta de opciones c- Administrar d- Publicar
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Respuestas: 1-c, 2-b, 3-d, 4-a, 5-a, 6-d.
Captulo 2
Comenzar a trabajar con Access
Aprenderemos a crear tablas. A travs de ellas, ingresamos y organizamos la informacin.
2.Comenzar a trabajar con Access
Comenzar a trabajar con Access

Una de las tareas fundamentales en la creacin de bases de datos es la incorporacin de tablas. Debido a ello, en este captulo, aprenderemos a crearlas, a elegir los tipos de datos adecuados y a guardarlas correctamente. Adems, aprenderemos a ingresar registros, a trabajar con el Panel de Exploracin y la Hoja de datos, as como tambin a sustituir y buscar datos. A medida que avancemos en nuestro curso, profundizaremos en cada uno de los objetos que conforman una base de datos. En principio, comenzaremos con las tablas.
CREAR TABLAS
Para crear tablas, debemos ingresar a la ficha Crear de la cinta de opciones y utilizar los botones del apartado Tablas. En este grupo, encontramos la opcin Diseo de tabla, hacemos clic all y el programa nos llevar a la vista Diseo. Este tipo de vista permite modificar la estructura de una tabla, es decir, definir los campos que contendr y el formato de los datos (Figura1). Las opciones principales de la vista diseo son:
Las tablas
Las tablas son los elementos ms importantes de una base de datos, ya que permiten ingresar informacin de forma ordenada y sistemtica, adems de buscarla y editarla. Si bien el resto de elementos que la componen (formularios, consultas, informes, macros y mdulos) son importantes, las tablas constituyen la base integral del trabajo en Access.
Nombre del campo: all se colocan los nombres de cada uno de los campos que conformen la tabla, es decir, los nombres de las columnas. Tipo de datos: all se indican los tipos de datos (nmero, texto, moneda, etctera) de cada uno de los campos de la tabla. Debemos desplegar la lista
VISTAS DE LAS TABLAS

Las tablas poseen diferentes vistas. La vista Diseo permite indicar la estructura, es decir, los campos y tipos de datos que tendr la tabla, mientras que la vista Hoja de datos posibilita introducir informacin en la tabla.
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Las tablas
Las tablas son los elementos ms importantes de una base de datos

de opciones y hacer clic sobre el tipo de dato deseado. En el prximo subtema, explicaremos cada uno de ellos con mayor detalle. Descripcin: este espacio permite escribir comentarios opcionales sobre cada campo.
TIPOS DE DATO
Cada registro que introducimos en una tabla tiene un formato determinado: texto, nmero, fecha, hora, etctera. Access permite definir el tipo de dato que se emplear en cada campo, a travs de la lista Tipos de dato, que se despliega de cada campo de esta columna. Sus opciones son las que vemos a continuacin: Texto: permite registrar hasta 255 caracteres alfanumricos, es decir que es posible ingresar texto y nmeros que no sean utilizados para un clculo.
FIGURA 1. Observe que, en la parte central de la ventana, se muestra una pestaa denominada Tabla 1, nombre predeterminado que le da Access. Al guardar la tabla, lo podremos modificar.
IMPORTANCIA DEL TIPO DE DATO ELEGIDO

Es importante que elijamos el tipo de dato adecuado para ingresar la informacin de cada campo. Tipos de datos incorrectos pueden generar dificultades cuando registramos la informacin: si algunos estn fuera del tipo admitido, Access no nos permitir almacenarlos.
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Memo: este tipo de dato es conveniente cuando los datos por introducir en cada registro son muy extensos (mayores a 255 caracteres). Admite texto y nmeros que no se empleen para clculos. Nmero: admite solamente nmeros, los cuales pueden ser usados en clculos, por ejemplo, cantidad de horas trabajadas y cantidad de productos vendidos, entre otras posibilidades. Fecha/Hora: posibilita registrar fechas y horas, por ejemplo, fecha de nacimiento, fecha de ingreso a la empresa y otros datos similares. Moneda: representa valores monetarios, por ejemplo, salario, precio de venta, etctera. Autonumrico : genera, automticamente, nmeros enteros correlativos o aleatorios. S/No: genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos o desactivar para valores negativos. Objeto OLE: permite almacenar archivos, tales como imgenes, sonidos y videos, entre otros. Hipervnculo: vincula generalmente archivos y elementos de una base de datos a direcciones URL y de correo electrnico. Datos adjuntos: posibilita adjuntar archivos a un campo, por ejemplo, una tabla que posea datos de los empleados puede llevar adjunto el currculum correspondiente, en el registro de cada uno de ellos. Asistente para bsquedas: permite generar un
men con opciones, para poder seleccionar los valores del campo. Este tipo de dato es para valores con poca o ninguna variacin, por ejemplo, lista de sucursales de la empresa y listado de sus sectores.
GUARDAR TABLAS
Luego de finalizar el diseo de una tabla, debemos guardarla. Para ello, pulsamos el botn Guardar de la barra de acceso rpido y se mostrar un cuadro de dilogo (Figura 2). Despus de escribir el nombre deseado para la tabla y de pulsar el botn Aceptar, la tabla creada se mostrar en el Panel de Exploracin, y esto indicar que se encuentra guardada. Luego de guardarla, el nombre asignado se presentar en la pestaa correspondiente. Si deseamos cerrarla, podemos hacerlo a travs del botn Cerrar de la pestaa.
FIGURA 2. Cada vez que guardamos una nueva tabla, debemos ingresar el nombre deseado y pulsar el botn Aceptar.
PANEL DE EXPLORACIN
Este panel sustituye lo que se denominaba ventana de Base de datos, en versiones anteriores a la de 2007, y nos permite realizar las mismas acciones ms rpidamente. Tambin se agrega la posibilidad de crear grupos personalizados.
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Las tablas
Una de las innovaciones en la versin 2007 es la presentacin del Panel de Exploracin dentro del entorno del programa
Sin embargo, no lo haremos an porque hay que recordar que los campos de la tabla ya han sido creados, pero todava no han sido ingresado registros. Otra de las utilidades del Panel de Exploracin es la bsqueda de elementos (tablas, consultas, informes, formularios o mdulos) mediante su nombre. Para ello, debemos mostrar la Barra de bsqueda: hacemos clic sobre un lugar vaco del Panel de Exploracin con el botn derecho del mouse y elegimos la opcin Barra de bsqueda. Se presentar un pequeo cuadro de texto para introducir el nombre del elemento por buscar. All, debemos escribir todo o parte del nombre del elemento deseado (Figura 3). Tengamos en cuenta que esta funcin de asistencia en la bsqueda es muy til cuando la base de datos es extensa y, por lo tanto, no se alcanzan a visualizar todos los elementos a la vez.
PANEL DE EXPLORACIN
Una de las innovaciones en la versin 2007 es la presentacin del Panel de Exploracin dentro del entorno del programa. Este panel brinda la posibilidad de realizar operaciones complejas de forma rpida y dinmica, ya que permite acceder fcilmente a cada elemento de la base de datos de manera simultnea y llevar a cabo operaciones tales como copiar objetos, moverlos, eliminarlos, entre otras. Cada elemento que incorporemos en la base de datos se mostrar en este panel situado sobre la izquierda de la ventana (Gua Visual 1).
ELIMINACIN DE OBJETOS
Cuando eliminamos algn objeto de la base de datos (tablas, consultas, informes, etctera) pueden surgir problemas con su funcionalidad. Para evitar estos inconvenientes, confirmemos que el elemento por borrar no est relacionado con otro elemento.
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GUA VISUAL /1 Panel de Exploracin

1 2
Men de categoras: permite indicar la forma de visualizar los elementos de la base de datos segn diferentes categoras. 2 Ancho del panel: muestra/oculta el panel. 3 Grupos: muestra/oculta los elementos que pertenecen al grupo. 4 Elementos: conjunto de los elementos que componen la base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros, etctera.
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ATAJOS DE TECLADO PARA DUPLICAR OBJETOS

Debemos tener en cuenta que es posible copiar y pegar elementos de una base de datos a travs del teclado con atajos de teclado. Para copiar elementos, presionamos la combinacin de teclas CONTROL+C y, para pegarlos, CONTROL+V.
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Las tablas
Es posible copiar cualquier objeto de una base de datos

En este caso, copiaremos una tabla. Para ello, debemos seleccionar el objeto deseado en el Panel de Exploracin y pulsar el botn Copiar, de la ficha Inicio, o presionar la combinacin de teclas CONTROL+C. Luego, tenemos que hacer clic sobre el botn Pegar, de la ficha Inicio. Se mostrar un cuadro de dilogo con las siguientes indicaciones:
FIGURA 3. A medida que ingresamos el nombre del elemento que estamos buscando, se muestran los elementos cuyo nombre coincide con el escrito.
COPIAR OBJETOS
A travs del Panel de Exploracin, Access 2007 nos brinda la opcin de copiar objetos. Es posible copiar cualquier objeto de una base de datos. Esta accin permite tanto duplicar nicamente la estructura de los elementos, como tambin la estructura acompaada de sus datos almacenados.
Nombre de la tabla: aqu debemos indicar el nombre del duplicado. Estructura solamente: el duplicado tendr el mismo diseo que el original, pero sin registros. Estructura y datos: el duplicado poseer tanto el diseo, como los registros del original. Anexar datos a la tabla existente: permite que los registros de la tabla original se copien en otra. Despus de indicar los datos deseados, debemos pulsar el botn Aceptar y se crear la copia en el Panel de Exploracin (Figura 4).
FIGURA 4. Las copias se ubican en el mismo grupo que el elemento original. En este ejemplo, hemos duplicado una tabla, por ello se ha situado automticamente en el apartado Tablas.
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Ahora, debemos escribir el nuevo nombre que deseamos asignarle al objeto y pulsar la tecla ENTER para confirmarlo. Recordamos que sta operacin es permitida siempre y cuando no se le otorgue a un elemento un nombre existente dentro del mismo grupo.
ELIMINAR OBJETOS
Adems de crear o de renombrar objetos, tambin podemos eliminarlos. sta es una de las operaciones ms riesgosas porque, al eliminar elementos, tambin borramos toda la informacin que ellos poseen. Para borrar un objeto de la base de datos, debemos seleccionarlo (con un solo clic) en el Panel de Exploracin y pulsar el botn Eliminar de la ficha Inicio. Para ms detalles sobre este procedimiento, podemos pulsar el botn Ayuda (Figura 6).
Para comprobar que la copia de la tabla ciertamente es un duplicado, podemos mostrar su men contextual: hacemos clic con el botn secundario del mouse y elegimos la opcin Vista Diseo. As, comprobamos que se muestran los mismos campos que en la tabla original. Tambin podemos hacer doble clic sobre el panel para abrir la tabla y compararla.
MODIFICAR EL NOMBRE DE LOS OBJETOS

Recordemos que, cuando aprendimos el procedimiento para guardar tablas, debamos asignarle un nombre. Esto sucede con todos los elementos que se crean en una base de datos. Sin embargo, podemos modificar el nombre de todos los elementos teniendo en cuenta que no pueden existir dos del mismo tipo con nombre idntico. Es decir que, por ejemplo, no puede haber dos tablas con el mismo nombre, pero esto s es posible en el caso de una tabla y un formulario. Para cambiar el nombre de un elemento situado en el Panel de Exploracin, debemos hacer clic con el botn derecho del mouse y elegir la opcin Cambiar nombre (Figura 5).
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FIGURA 5. Cada elemento del Panel de Exploracin posee la opcin Cambiar nombre en su men contextual.
Hoja de datos
FIGURA 6. Cuando Access solicita confirmacin para la eliminacin de un objeto, pulsamos el botn SI para eliminarlo o NO para anular la accin.
importantes en la elaboracin de una base de datos es la insercin de registros en las tablas. Es decir, ingresar la informacin que deseamos almacenar en cada campo creado. Para ello, primero debemos visualizar la tabla en la vista Hoja de datos, a la cual accedemos por medio del grupo Vistas de la ficha Inicio o directamente desde de la ficha Hoja de datos. Luego, hacemos doble clic sobre el icono que representa la tabla en el Panel de Exploracin. As, veremos la tabla con todos sus campos. En la hoja de datos (tambin llamada grilla) vamos a ingresar los diferentes registros que conformarn la tabla. La insercin, eliminacin y modificacin de registros se consideran operaciones de tipo ABM (altas, bajas y modificaciones de registros). Finalmente, para introducir los datos debemos situarnos en la celda deseada y escribirlos. Recordemos que, para pasar de una columna a la otra, podemos pulsar la tecla Tabulador o hacer clic sobre la celda directamente (Figura 7).
Hoja de datos
Hasta el momento, hemos visto cmo crear la estructura de una tabla, indicando los campos y tipos de datos posibles, pero an nos hace falta ingresar la informacin. Luego de crear dicha estructura, la tabla est lista para que le podamos insertar los registros a travs de la vista Hoja de datos. Aunque la inclusin de informacin tambin puede realizarse a travs de formularios, profundizaremos en este procedimiento ms adelante.
INSERTAR DATOS EN LAS TABLAS

El objetivo de las tablas es almacenar informacin, por lo tanto, uno de los procedimientos ms
El objetivo de las tablas es almacenar informacin
ORGANIZACIN DE LOS REGISTROS

Access 2007 ofrece la posibilidad de ordenar los registros con base en uno o varios campos, ya sea de forma ascendente o descendente. Tengamos en cuenta que, cuando los datos se encuentran organizados, es ms fcil trabajar con ellos y, por lo tanto, ms dinmico.
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FIGURA 7. Al pie de la grilla, se muestra una fila vaca, encabezada por un asterisco ("*"), en la cual siempre ingresaremos los nuevos registros.
Editar datos insertados Access permite autoajustar el ancho de las columnas para adaptarlas al contenido. De esta forma, si el dato introducido es ms largo que el ancho predeterminado de la columna, al ajustarlo podremos visualizarlo completamente. De lo contrario, si el contenido es ms angosto, reducir su ancho y ahorraremos espacio. Para ajustar el ancho de una columna de forma automtica, debemos hacer doble clic sobre la lnea divisoria derecha de su nombre y, as, Access modificar el tamao de la columna con base en el contenido actual.
Si deseamos ajustar el ancho de las columnas manualmente, podemos hacer clic sostenido desde la lnea divisoria derecha del nombre de la columna hasta la posicin deseada, ya sea para aumentar o para disminuir el ancho. Los campos que se muestran en la hoja de datos son los que indicamos en la vista diseo de tabla. De manera que si deseamos cambiar, agregar o quitar campos, debemos ingresar a la vista Diseo con el botn Ver, de la ficha Inicio. Para modificar un campo, hacemos doble clic sobre su nombre, pulsamos Suprimir y escribimos el
BSQUEDA DE REGISTROS
La funcin de bsqueda que posee Access permite ubicar rpidamente los registros deseados. Esta funcin es importantsima cuando la base de datos posee muchos registros y la ubicacin manual se hace tediosa. Lo mismo sucede con la funcin Reemplazar.
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Hoja de datos
Para modificar un campo, hacemos doble clic sobre su nombre, pulsamos Suprimir y escribimos el nombre que deseemos
nombre que deseemos. Para agregar un campo, debemos situarnos en la prxima fila vaca de la grilla y escribirlo. Para eliminarlo, debemos seleccionarlo y pulsar la tecla Suprimir (Figura 8). Luego de modificar la estructura en la vista Diseo, volvemos a pulsar el botn Ver para visualizar la hoja de datos (recordemos que a travs de la parte inferior del botn ingresamos a las diferentes vistas de la tabla). Desde all, revisamos la informacin y, finalmente, guardamos los datos ingresados con el botn Guardar, de la barra de acceso rpido. Si cerramos la pestaa antes de guardar los cambios, Access preguntar si deseamos guardarlos.
CREAR LISTAS PREDETERMINADAS

Es posible que, frecuentemente, tengamos que completar el campo de una tabla con valores constantes. Para facilitarnos esta tarea, Access permite crear un listado de valores que nos ayudan a seleccionar un valor deseado para que, de este modo, evitemos la escritura reiterativa. Para crear listas predeterminadas debemos seguir el Paso a paso 1. En la vista Diseo, el campo muestra el tipo de dato Texto, sin embargo, cuando visualizamos la tabla en la vista Hoja de datos, s podemos desplegar la lista predeterminada y seleccionar el valor deseado. Cada registro contiene su propia lista desplegable y permite seleccionar la opcin deseada en cada fila.
FIGURA 8. Al pulsar sobre la parte superior del botn Ver, ingresamos directamente en la Vista Diseo.
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PASO A PASO /1 Crear listas predeterminadas
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para bsquedas.
Active la opcin Escribir los valores que desee y pulse el botn Siguiente.
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Hoja de datos
Escriba los valores que desee mostrar en la lista y pulse Siguiente para continuar.
Indique qu nombre desea asignarle al campo. Luego, pulse el botn Finalizar.
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CREAR LISTAS CON DATOS EXISTENTES

Otra posibilidad que ofrece Access es la creacin de listas con datos existentes en otra tabla. Para ello, siga el Paso a paso 2. Al desplegar la lista del campo, se mostrarn los valores almacenados en la tabla elegida, desde la vista Hoja de datos.
botn Orden Ascendente u Orden Descendente. Cuando ordenamos los registros, debemos tener en cuenta que todos los datos referentes a cada uno sigan la concordancia, de esta forma, no se mezclarn. Simplemente se reorganizarn. El botn Borrar todos los criterios de ordenacin permite restaurar el orden original de los datos, es decir, el orden segn el cual fueron escritos (Figura 9).
ORGANIZAR DATOS
Organizar datos significa indicar un orden (ascendente o descendente) mediante el cual se visualizar la informacin ingresada en las tablas. Para ordenar los datos, debemos situar el cursor en una celda del campo deseado, ingresar en la ficha Inicio y pulsar el
BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

Para buscar datos dentro de una base de datos, debemos utilizar el apartado Buscar, de la ficha Inicio. Veremos los detalles en la Gua Visual 2.
FIGURA 9. En este ejemplo, el orden es descendente sobre la base del campo Apellidos. Si elegimos ordenar otro campo, los datos se reorganizarn.
CREACIN DE LISTAS DESDE HOJA DE DATOS

Tambin es posible crear listas desde la hoja de datos. Para ello, debemos pulsar el botn Columna de bsqueda de la ficha Hoja de datos. Recomendamos crear las listas antes de la insercin de datos, para evitar posibles errores debido a la incompatibilidad de stos.
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Hoja de datos
PASO A PASO /2 Crear listas con datos existentes
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija el tipo de dato Asistente para bsquedas correspondiente al campo que contendr la lista.
Active la opcin Deseo que la columna de bsqueda busque los valores

en una tabla o consulta y pulse el botn Siguiente.
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Active la opcin Ambas para visualizar todas las tablas y consultas que contiene la base de datos. Seleccione el elemento que posee los datos que desea mostrar en la lista y pulse Siguiente.
Indique el/los campos que contienen los datos (utilice el botn sealado en la imagen) que formarn la lista y pulse Siguiente.
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Hoja de datos
Seleccione el orden que desee para los datos (ascendente o descendente) eligiendo un campo. Este paso es opcional, si no desea establecer un orden, contine con el asistente. Para ello, pulse el botn Siguiente.
Ajuste el ancho de la/s columnas de la lista con un clic sostenido sobre la lnea divisoria derecha del nombre de la columna y pulse Siguiente.
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Indique qu nombre desea asignarle al campo. Luego, pulse el botn Finalizar.
Access solicitar confirmacin para realizar la lista. Pulse el botn S.
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Hoja de datos
GUA VISUAL /2 Apartado Buscar

2 1 3 4
Buscar: abre el cuadro de dilogo para la bsqueda. Permite buscar registros en un campo determinado o en toda la tabla. 2 Reemplazar: posibilita sustituir un dato por otro tantas veces como se repita en la tabla. 3 Ir a: para desplazarse por los registros a travs de un listado de opciones. 4 Seleccionar: selecciona todos los registros o el que se encuentre en la posicin del cursor.
En el campo Buscar, debemos escribir el valor que queremos encontrar en la tabla. Al pulsar el botn Buscar siguiente, Access resaltar el primer registro que coincida con el texto escrito. Veamos las opciones presentadas para una bsqueda: Buscar en: indicamos dnde deseamos que Access realice la bsqueda. Muestra una lista desplegable con el nombre del campo donde est el cursor actualmente y el nombre de la tabla. Coincidir: aqu, debemos elegir una de las tres
opciones mencionadas a continuacin: - Cualquier parte del campo: busca el texto indicado en cualquier parte de ste, aun si existe ms texto en el campo, por ejemplo, si una celda tuviera el dato Maz estacional lo seleccionara. - Hacer coincidir todo el campo: para que encuentre un resultado, debe coincidir exactamente el texto escrito con el valor del campo, por ejemplo, no encontrar como resultado el valor Maz estacional, ya que no coincide con exactitud.
VISTAS DE LAS TABLAS

Las tablas poseen diferentes vistas. La vista Diseo permite indicar la estructura, es decir, los campos y tipos de datos que tendr la tabla, mientras que la vista Hoja de datos posibilita introducir informacin en la tabla. Conoceremos el resto de las vistas a lo largo del curso.
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Para que encuentre un resultado, debe coincidir exactamente el texto escrito con el valor del campo
- Comienzo del campo: busca una coincidencia solo en el comienzo del campo. Coincidir Maysculas y minsculas: cuando activemos esta casilla, nicamente detectar, como resultado de la bsqueda, el texto que coincida exactamente con las maysculas y minsculas del texto escrito en el campo de bsqueda, por ejemplo, maz no lo detectara como resultado ya que no coincide la mayscula inicial.
Cada vez que pulsemos el botn Buscar siguiente, se resaltar el prximo valor coincidente con el texto especificado. Cuando llegue al ltimo, Access mostrar un cuadro de dilogo que indicar que ya no se encuentran coincidencias (Figura 10). El procedimiento para reemplazar datos es muy similar al de bsqueda, solo que se debe indicar el valor nuevo de reemplazo. Podemos lograr esto a travs de las instrucciones del Paso a paso 3.
FIGURA 10. La bsqueda de datos es muy til cuando la cantidad de registros resulta muy extensa, ya que permite hacerlo automticamente.
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Hoja de datos
PASO A PASO /3 Reemplazar datos
Ingrese en la vista Hoja de datos y haga clic sobre el botn Reemplazar, del apartado Buscar.
Escriba el texto que desea buscar en la tabla o campo, en la opcin Buscar.
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Escriba el texto que reemplazar el texto buscado, en la opcin Reemplazar por.
Pulse el botn Buscar Siguiente para encontrar el texto buscado.
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Hoja de datos
Presione el botn Reemplazar para realizar la sustitucin en el valor seleccionado o pulse el botn Reemplazar todos para que la sustitucin se realice todas las veces que se repita el valor buscado.
RESUMEN
A lo largo del captulo, hemos aprendido a crear uno de los elementos ms importantes de una base de datos: las Tablas. Cada una contiene diversos registros organizados en columnas, las cuales permiten establecer el tipo de dato que se registrar.
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Multiple choice
Qu opcin permite escribir comentarios opcionales sobre cada campo? a- Nombre del campo. b- Tipo de datos. c- Descripcin. d- Nmero de filas.
Qu tipo de dato permite generar un men con opciones, para poder seleccionar los valores del campo? a- Memo. b- Objeto OLE. c- Asistente para bsquedas. d- S/No.
Qu opcin es conveniente cuando los datos por introducir en cada registro son muy extensos? a- Memo. b- Objeto OLE. c- Asistente para bsquedas. d- S/No.
Qu tipo de dato permite almacenar archivos, tales como imgenes, sonidos y videos? a- Memo. b- Objeto OLE. c- Asistente para bsquedas. d- S/No.
Qu tipo de dato genera una casilla en la tabla, que se debe activar para indicar valores positivos o desactivar para valores negativos? a- Memo. b- Objeto OLE. c- Asistente para bsquedas. d- S/No.
Qu opcin permite indicar la forma de visualizar los elementos de la base de datos segn diferentes categoras? a- Men de categoras. b- Ancho del panel. c- Grupos. d- Elementos.
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Respuestas: 1-c,
2-b, 3-d, 4-c, 5-b, 6-a.
Captulo 3 Tipos de dato y sus propiedades
Conozcamos los procedimientos para modificar las propiedades de las tablas y establecer los tipos de datos adecuados.
3 . T i p o s d e d a t o y s u s p ro p i e d a d e s
Tipos de dato y sus propiedades

Luego de crear tablas, es importante aprender a modificar sus propiedades, ya que cada una de ellas establece un aspecto diferente de los datos por introducir. Aunque cada tipo de dato posee sus propiedades especficas, existen muchas que se repiten prcticamente en todos los tipos. Mediante el manejo de las propiedades, disminuiremos el tamao de la base de datos, los validaremos, crearemos mensajes de error para evitar aquellos que no cumplan con los criterios deseados, y mucho ms.
en cada campo. Es decir, puede que un tipo de dato no contenga las mismas propiedades que otro. Una vez visto que cada campo almacena un tipo de dato que se encuentra indicado en la vista Diseo de la tabla, veremos que cada tipo de dato posee determinadas propiedades que se muestran en la parte inferior de la vista Diseo, dentro del apartado Propiedades del campo. A continuacin, desarrollaremos algunas de estas propiedades (Figura 1).
Propiedades particulares
El trabajo con las propiedades particulares de los campos es fundamental para la correcta organizacin y funcionalidad de la base de datos. Cada campo debe tener un tipo de dato establecido y valores coherentes entre sus propiedades, por lo tanto, hay que tener en cuenta que dichos valores dependen tanto del registro como del tipo de dato que se introduzca
REDUCIR EL TAMAO DEL CAMPO

Cada registro almacenado ocupa un determinado espacio en el tamao de la base de datos. De forma predeterminada, se guardan 255 caracteres para cada registro de cada campo de la tabla. Sin embargo, la mayora de las veces no utilizamos tantos caracteres para cada registro.
LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS

Cuando asignemos colores para la fuente o para la hoja de datos, tengamos en cuenta que debe existir cierta armona entre ambos colores. La legibilidad de una tabla deber ser completa y agradable (esto incluye su diseo) para que el usuario no distraiga su atencin.
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P ro p i e d a d e s p a r t i c u l a re s
Por lo tanto, Access ofrece la posibilidad de definir la cantidad que utilizaremos en cada campo. Empleamos la propiedad Tamao del campo, que permite acotar la cantidad de caracteres o valores para un campo. Para el tipo de dato Texto, podemos indicar valores entre 0 y 255 caracteres. Si un campo registra nombres, ser suficiente contar con 20 caracteres, ya que es prcticamente imposible que alguno tenga ms de 20 (aunque puede variar segn el idioma). Al indicar valores ajustados a nuestra necesidad, logramos que la base de datos sea ms gil y evitaremos ocupar espacios innecesarios. Para el tipo de dato Nmero, se muestra una lista desplegable con valores ordenados en forma ascendente. El ms utilizado es el tamao Entero largo, ya que solamente ocupa 4 bytes y permite almacenar valores que superen los dos millones.
El trabajo con las propiedades particulares de los campos es fundamental para la correcta organizacin y funcionalidad de la base de datos
FORMATO: APARIENCIA DE LOS DATOS

Cada tipo de dato posee la propiedad Formato, que permite establecer la apariencia de los datos que sern introducidos en el campo seleccionado, al ubicarnos en la vista Hoja de datos (Figura 2).
FIGURA 1. Es importante que cada campo tenga establecidos los valores adecuados, dependiendo de los datos que se registrarn.
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FIGURA 2. Debemos desplegar la lista y elegir el formato que deseemos asignarle al campo seleccionado.
Para el tipo de dato Nmero, las opciones de esta propiedad son las siguientes: Nmero general: muestra el dato introducido tal como se escribe, es decir, no se modifica el formato. Moneda: al nmero introducido por el usuario se le agrega, de forma automtica, el separador de miles y el signo monetario ($). Euro: le agrega el smbolo monetario Euro al valor introducido en la tabla. Fijo: basa la modificacin en la Configuracin Regional del Panel de Control. Estndar: agrega el separador de miles, sin indicar un smbolo monetario. Porcentaje: multiplica el valor introducido por 100
y agrega, al final, el smbolo de porcentaje (%). Cientfico: muestra el valor introducido en el modo de notacin cientfica. Para el tipo de dato Fecha/Hora, podemos elegir entre los valores de la Tabla 1. Tengamos en cuenta que, al ingresar los datos en la tabla, no es necesario escribir la fecha en forma larga (martes, 1 de diciembre de 2009), sino que, al escribirla en forma corta (01/12/09), Access automticamente hace la conversin a fecha larga. De este modo, se facilita el ingreso de informacin y el proceso se hace ms rpido y sencillo.
REGISTRAR LA FECHA ACTUAL

El calendario que muestran los tipos de datos Fecha/Hora permite insertar la fecha actual a travs del botn Hoy. Debemos tener en cuenta que lo que se inserta es la fecha que tenga configurada la PC. Por lo tanto, es posible que no se corresponda con la realidad.
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VALOR Fecha general Fecha larga Fecha mediana Fecha corta Hora larga Hora mediana Hora corta
EJEMPLOS 1/12/09 16:02:21 martes 1 de diciembre de 2009 1-dic-09 1/12/09 13:27:58 1:27 PM 19:27
Esta propiedad nos permite agilizar el proceso de registro de la informacin, ya que es muy til cuando los valores del campo son constantes o con pocas variaciones, y nos evita tener que escribir un determinado contenido en cada celda.
VALIDAR DATOS
Una de las grandes ventajas de registrar informacin mediante Microsoft Access es la posibilidad de restringir los valores admitidos en un campo. La propiedad Regla de validacin permite establecer la/s condiciones que deben cumplir los datos para ser aceptados o no en un campo. Por ejemplo, podemos indicar que nicamente se admitan los valores inferiores a 400 a travs de la expresin <400, valores superiores a 200 a travs de >200, o valores inferiores o iguales a 800 a travs de <=800. Las expresiones se pueden componer de diversas formas: con valores numricos, signos matemticos, nombres de campos, nombres de tabla, etctera. Cuando deseamos nombrar un campo en una expresin, debemos hacerlo entre corchetes, por ejemplo, [Cantidad] (Figura 3).
TABLA 1. Propiedad formato para el tipo de dato Fecha/hora.
VALORES PREDETERMINADOS
Otra de las posibilidades que ofrece Access es indicar que, de forma predeterminada, se muestre un cierto valor en cada celda de un campo. Esto lo hacemos a travs de la propiedad Valores predeterminados, que nos permite indicar el texto que se ver en cada una de las celdas del campo actual, a travs de la vista Hoja de datos. Es posible modificar el valor predeterminado para asignar uno nuevo; para eso, debemos borrar el predeterminado y escribir el nuevo.
FIGURA 3. Debemos desplegar la lista y elegir el formato que deseemos asignarle al campo seleccionado.
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Si bien podemos escribir sintaxis con expresiones complejas, tambin podemos hacerlo a travs del botn situado sobre el extremo derecho del campo, el cual abre el cuadro Generador de Expresiones (Gua Visual 1). Luego de crear la expresin deseada, debemos pulsar el botn Aceptar y se mostrar en la propiedad regla de validacin de la vista Diseo. A continuacin, debemos guardar los cambios y situarnos en la vista Hoja de datos, para comprobar el funcionamiento de la regla creada. Cuando el usuario inserte un valor que no sea permitido por la regla, aparecer un mensaje de error. Por ejemplo, si la regla de validacin admite solamente valores inferiores a 500, y el usuario ha ingresado un valor igual o superior a 500, estar
FIGURA 4. Frente al mensaje de error, debemos pulsar el botn Aceptar y modificar el valor para que se ajuste a la expresin establecida en la propiedad Regla de validacin.
violando la regla y, por lo tanto, Access mostrar un mensaje de error. Por el momento, iniciaremos con la utilizacin de expresiones sencillas, como la comparacin de datos (Figura 4).
MENSAJE DE VALIDACIN
Hemos visto que, cuando ingresamos un dato (en la vista Hoja de datos) que no es admitido por la regla de validacin, Access muestra un mensaje de error que le indica al usuario que el dato introducido no es correcto. Sin embargo, dicho mensaje puede no ser comprendido por el usuario, haciendo que ste desconozca el motivo por el cual el dato introducido no est bien. Debido a que es muy importante que el usuario identifique claramente cul es el error, Access permite personalizar el mensaje para explicar adecuadamente al usuario el por qu del valor no vlido.
GENERADOR DE EXPRESIONES
Utilizaremos el Generador de expresiones para crear campos calculados que, partiendo de una expresin, realicen un clculo. Para calcular sueldos con base en las horas trabajadas y el precio de la hora, emplearemos la expresin: [Horas trabajadas]*[Precio de la hora].
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GUA VISUAL /1 Generador de expresiones
5 4 6
1 2 3 4 5 6
Listado de funciones, constantes y operadores disponibles para el tipo de dato actual. Categoras que se corresponden con el contenido de la carpeta seleccionada en la columna de la izquierda. El ejemplo muestra las categoras correspondientes a la carpeta Operadores. Valores correspondientes a la categora seleccionada en la columna central. En el ejemplo, se muestran los operadores de comparacin disponibles. Botn Pegar: coloca el operador seleccionado en el cuadro superior. Cuadro de expresin: en este cuadro, escribimos la expresin deseada o pegamos los operadores seleccionados. Botones de operador: conjunto de botones que permiten insertar, rpidamente, operadores en la expresin.
LEGIBILIDAD DE LAS TABLAS

Cuando asignemos colores para la fuente o para la hoja de datos, debemos mantener cierta armona entre ambos colores. La legibilidad de una tabla deber ser agradable (esto incluye su diseo) para que el usuario no distraiga su atencin, pero se sienta cmodo al leerla.
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Por ejemplo, si la regla de validacin admite solamente valores superiores a 200, el mensaje debe contener esta informacin para que el usuario comprenda explcitamente por qu el valor que introdujo no es adecuado. Para configurar un mensaje de validacin personalizado, sigamos el Paso a paso 1. Cuando el usuario ingrese un dato no admitido por la regla de validacin, aparecer el mensaje de error con el texto especificado en la propiedad Texto de validacin. Por lo tanto, aconsejamos redactar mensajes explcitos para ayudar al usuario a ingresar valores admitidos por la regla de validacin establecida (Figura 5).
FIGURA 5. Es importante que el mensaje sea concreto para que el usuario comprenda cules son los datos admitidos.
dicho campo. Para lograr esto, debemos convertir ese campo en obligatorio. Para ello, utilizamos la propiedad Requerido, que posee una lista desplegable con dos valores: S y No. Al elegir la opcin S, se vuelve obligatoria la introduccin de datos en ese campo, por lo tanto, en la vista Hoja de datos no podr quedar vaco. En ese caso, se mostrar un mensaje de error que explicar que el campo no puede contener valores nulos. De forma predeterminada, se muestra el valor No, lo cual permite no escribir datos en el campo actual y seguir en otro. Si bien es una forma de obligar al usuario a que introduzca al menos un carcter, es posible que escriba un espacio en blanco y, de esta forma, tampoco tendremos informacin. Para evitar este problema, contamos con la propiedad Permitir longitud cero, que tambin posee los valores S y No.
DATOS OBLIGATORIOS
Es posible que, en muchas ocasiones, necesitemos que el usuario escriba datos de forma obligatoria en un campo determinado. Es decir, que no pueda continuar con el resto de los registros sin completar
MS SOBRE LAS MSCARAS DE ENTRADA

Hemos visto que es posible crear mscaras de entrada para limitar el ingreso de datos y hacerlos coincidir con el formato predeterminado. Sin embargo, debemos remarcar que los tipos de datos que la admiten son: Texto, Nmero, Moneda y Fecha/hora.
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PASO A PASO /1 Personalizar mensaje de validacin
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y sitese en el campo de la regla de validacin.
Haga clic sobre la propiedad Texto de validacin, escriba el texto que desee mostrar en el mensaje de error y guarde los cambios en la tabla.
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El valor S admite que en el campo se escriba cualquier carcter, incluso, un espacio en blanco. La opcin No impide que el usuario escriba solamente un espacio en blanco. Mediante la combinacin de ambas propiedades, logramos que el usuario se vea obligado a escribir algn valor que no sea un espacio en blanco en el campo.
CREAR FORMATOS PREDETERMINADOS

Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que sern aceptados los datos en un campo, a travs de la creacin de formatos predeterminados. stos establecern cuntos caracteres se admitirn, si sern nmeros o letras, maysculas o minsculas, si tendrn o no una separacin, etctera. Para ello, utilizaremos la propiedad Mscara de entrada. La creacin de una mscara de entrada es muy til cuando los valores por introducir deben coincidir forzosamente con un formato predeterminado, por ejemplo, el cdigo de un producto. La creacin de una mscara contiene una sintaxis que debe coincidir exactamente con la cantidad de caracteres que se admiten en el campo.
Access ofrece la posibilidad de indicar el tipo de caracteres y el orden en el que sern aceptados los datos en un campo
Por ejemplo, si el cdigo de un producto debe formarse por una letra, dos nmeros y otra letra, la mscara debe contener cuatro caracteres. En la Tabla 2, se muestra el significado de cada carcter admitido en una mscara. Por ejemplo, para indicar una letra, dos nmeros y otra letra, obligatoriamente la mscara debe ser: L00L. Para separarlos, podemos utilizar la mscara: L/00/L. Cuando el usuario ingrese datos en un campo que posea una mscara de entrada, se mostrarn subrayados los lugares disponibles junto a los caracteres literales (Figura 6).
FIGURA 6. Si en un lugar de la mscara debe ir una letra, al introducir un nmero, Access no escribir nada y no mostrar ningn mensaje de error.
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CARCTER 0 9 L ? A a # & C < > \ .,:;-/
EN LA POSICIN EN LA QUE SE ENCUENTRE, SE DEBE INGRESAR... Un dgito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio. Un dgito del 0 al 9 o un espacio. Su ingreso es opcional. Una letra de la A a la Z. Su ingreso es obligatorio. Una letra de la A a la Z. Su ingreso es opcional. Una letra de la A a la Z, o un dgito del 0 al 9. Su ingreso es obligatorio. Una letra de la A a la Z, o un dgito del 0 al 9. Su ingreso es opcional. Un dgito del 0 al 9 o un espacio. Su ingreso es opcional. Cualquier carcter o un espacio en blanco. Su ingreso es obligatorio. Cualquier carcter o un espacio en blanco. Su ingreso es opcional. Todos los caracteres que sigan a este smbolo se convertirn en minsculas. Todos los caracteres que sigan a este smbolo se convertirn en maysculas. El carcter que siga a este smbolo ser literal, es decir, se mostrar directamente en la mscara, cuando el usuario est ingresando un valor para el campo. Separadores decimales y de miles. Se usar el que est determinado como vlido en la configuracin regional de Windows.
TABLA 2. Significado de los caracteres admitidos en una mscara de entrada.
NUMERAR REGISTROS AUTOMTICAMENTE

Una forma de evitar la duplicacin de datos y registrar informacin que siga una secuencia numrica de incremento gradual es con la numeracin automtica de registros, a travs del tipo de dato Autonumrico. Este tipo de dato permite numerar registros automticamente, siguiendo una secuencia incremental de
uno en uno. Este campo no permite introducir valores en forma manual, sino que la creacin es automtica a medida que introducimos valores en la tabla, se va generando un valor de forma secuencial. Es decir, el primer registro tendr el valor 1; el segundo, el valor 2, y as sucesivamente. Para indicar el modo en que se crear dicha secuencia, utilizaremos la propiedad Nuevos valores, que posee dos opciones:
TIPO DE DATO AUTONUMRICO

Debemos tener en cuenta que, luego de introducir datos en una tabla, no se puede utilizar el tipo de dato Autonumrico en campos existentes, incluso si an no se han ingresado los datos en dicho campo. S es posible agregar un nuevo campo y elegir dicho tipo de datos.
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Incrementalmente: incrementa en una unidad el valor anterior (1, 2, 3, etctera). Aleatoriamente: los nmeros se generan al azar, sin seguir un orden especfico.
INSERTAR IMGENES
Debido a la gran capacidad de Access, es posible registrar todo tipo de datos, incluso imgenes. Para ello, debemos utilizar el tipo de dato Objeto OLE, que podemos observar en el Paso a paso 2. La celda de la tabla no mostrar la imagen elegida, sino el nombre del programa mediante el cual se visualizar dicha imagen. Al hacer doble clic sobre cada celda, se abrir la imagen que tiene asociada de forma independiente. Es decir que el programa que se abre para mostrar la imagen no pertenece al entorno de Microsoft Access, sino que simplemente permite visualizarla como un reproductor de imgenes. Ms adelante trabajaremos con Formularios, los cuales tambin nos posibilitan visualizar imgenes.
TRABAJAR CON FECHAS

Anteriormente, hemos visto que Access ofrece la posibilidad de ingresar fechas mediante el tipo de dato Fecha/Hora, pero la insercin de fechas en la vista Hoja de datos es manual, mientras que mediante la propiedad Mostrar el selector de fecha, automticamente se muestra un icono que representa un calendario en cada celda del campo. Al pulsar sobre este icono, se abre un pequeo calendario para que el usuario haga clic sobre la fecha que desee registrar (Gua Visual 2). Al hacer clic sobre una fecha del calendario, Access la mostrar en el campo con el formato establecido. Por ejemplo, si el campo tiene configurado el formato de fecha larga, al seleccionar una fecha del calendario, sta se mostrar con el formato largo en la celda del campo.
EVITAR DUPLICACIONES DE DATOS

Recordemos que es posible ordenar los registros de una tabla de modo ascendente o descendente, segn los valores de un campo. Esta operacin es efectuada por Access instantneamente, cuando la cantidad de registros es pequea.
Al hacer clic sobre una fecha del calendario, Access la mostrar en el campo con el formato establecido
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GUA VISUAL /2 Calendario
1 2
Mediante estas flechas nos trasladamos hacia los meses del ao. Indica la letra inicial de cada da de la semana. 3 Distribucin de los das del mes correspondiente. 4 Botn Hoy: se inserta en el registro actual la fecha que tenga configurada la PC.
1 2
EXPRESIONES SIMILARES A EXCEL

Cuando creamos reglas de validacin, lo hacemos a travs de expresiones que determinan los valores que son admitidos en el campo. Estas expresiones son equivalentes a las funciones del programa Microsoft Excel.
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PASO A PASO /2 Insertar imgenes
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y elija el tipo de dato Objeto OLE.
Guarde los cambios en la tabla, ingrese en la vista Hoja de datos y haga clic con el botn derecho del mouse sobre la celda del campo que desee. Elija la opcin Insertar objeto.
Active la opcin Crear desde archivo y pulse el botn Examinar para elegir la carpeta que contiene la imagen que deseamos mostrar. Luego, pulse Aceptar.
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Vnculos en los datos
A travs de los vnculos, logramos conexiones entre los registros y un archivo existente
Cuando tenemos cientos de registros en nuestra tabla, el programa puede llegar a demorarse varios minutos, e incluso horas, en ordenar los registros. Para evitar este inconveniente, es recomendable la creacin de un ndice, que es una lista en la que se pueden almacenar los valores ordenados de uno o ms campos. Para esto utilizaremos la propiedad Indexado, que posee una lista desplegable con las siguientes opciones: No: sin ndice. S (Con duplicados): crea un ndice para el campo y admite el ingreso de valores duplicados (por ejemplo, dos apellidos iguales). S (Sin duplicados): crea un ndice para el campo, pero no admite el ingreso de valores duplicados (por ejemplo, dos nmeros de DNI iguales). Cuando el usuario ingrese un valor duplicado en un campo que no lo permite, se mostrar un mensaje de error al guardar o cerrar la tabla (Figura 7).

A travs de los vnculos, logramos conexiones entre los registros y un archivo existente, pgina web o correo electrnico. Cada celda es independiente, por lo cual es posible crear diferentes vnculos dentro de una misma tabla.
CREAR HIPERVNCULOS
Por medio del tipo de datos Hipervnculos, podemos insertar vnculos dirigidos a direcciones de pginas web (URL), a un elemento de la base de datos o hacia otro tipo de archivos existentes. En la vista Hoja de datos tenemos dos opciones: la primera es tipear la URL de la pgina deseada, por ejemplo, www.redusers.com. La segunda es introducir una cadena de caracteres en la celda y luego asignarle el vnculo deseado.
FIGURA 7. Cuando el valor sea duplicado, debemos hacer clic sobre el botn Aceptar y modificar el valor duplicado para poder continuar.
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Datos tiles para tener en cuenta

VNCULOS HACIA CASILLAS DE CORREO
Cuando los vnculos se dirigen hacia casillas de correo, Access abre el programa predeterminado para enviar e-mails. Automticamente se completar el campo Para con la direccin de correo establecida, y nos permitir enviar un correo hacia ese destinatario.
Cuando ingresamos la URL, automticamente se genera el vnculo, por lo tanto, al hacer clic sobre ste, se abrir el navegador predeterminado para mostrar la pgina. En cambio, cuando introducimos una cadena de caracteres con un formato distinto del de las URL, debemos indicar el destino del vnculo, es decir, la direccin hacia dnde deseamos trasladarnos al hacer clic. Para modificar hipervnculos, debemos seguir las instrucciones del Paso a paso 3. Cuando el destino es una pgina web, podemos tipear la URL en la opcin Direccin. Cuando el destino es un archivo existente, debemos indicar la carpeta que lo contiene en la opcin Buscar en y luego seleccionarlo de la lista. Despus de elegir el destino deseado, pulsamos el botn Aceptar.
REGISTRAR FECHAS EN LA VERSIN 2007

Una de las ventajas que ofrece la nueva versin de Access es que ofrece la posibilidad de asignar un calendario interactivo para el registro de fechas. Este beneficio evita que el usuario escriba una fecha determinada y nos permite, as, tener mayor control de la informacin.
ELIMINAR VNCULOS
Si bien la creacin de vnculos es muy utilizada, es posible que tambin necesitemos eliminarlos. Para ello, debemos ingresar en la vista Hoja de datos y hacer clic sobre aquel que deseemos eliminar, con el botn secundario del mouse. Finalmente, seleccionamos la opcin Hipervnculo y, luego, Quitar hipervnculo.
MODIFICAR EL NOMBRE DE LOS CAMPOS

Dentro de la ficha Hoja de datos, apartado Campos y columnas, encontramos el botn Cambiar nombre, que permite modificar el nombre del campo donde se encuentre el cursor actualmente.
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PASO A PASO /3 Modificar hipervnculos
Ingrese en la vista Hoja de datos y escriba el texto que desee utilizar como vnculo.
Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la celda que desee, seleccione la opcin Hipervnculos y, luego, Modificar hipervnculo.... En la lista Vincular a, seleccione hacia qu tipo de destino ser el vnculo: una pgina web, un e-mail o un archivo existente.
RESUMEN
En este captulo, aprendimos que todos los tipos de datos almacenan distintos tipos de registro en los campos de una tabla. Cada uno dispone de varias propiedades que posibilitan acotar los valores permitidos en cada campo, logrando una base de datos funcional y gil.
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Multiple choice
Qu opcin de propiedad agrega el separador de miles, sin indicar un smbolo monetario? a- Nmero general. b- Estndar. c- Fijo. d- Moneda.
Qu opcin de propiedad basa la modificacin en la Configuracin Regional del Panel de Control? a- Nmero general. b- Estndar. c- Fijo. d- Moneda.
Qu opcin de propiedad se utiliza para mostrar el dato introducido tal como se escribe, es decir, sin modificar el formato? a- Nmero general. b- Estndar. c- Fijo. d- Moneda.
Qu opcin debemos marcar para que la fecha se vea de esta manera: sbado 3 de diciembre de 2011? a- Fecha general. b- Fecha larga. c- Fecha mediana. d- Fecha corta.
Qu opcin de propiedad permite agregar, de forma automtica, el separador de miles y el signo monetario? a- Nmero general. b- Estndar. c- Fijo. d- Moneda.
Qu opcin debemos marcar para que la fecha se vea de la siguiente manera: 3-dic-11? a- Fecha general. b- Fecha larga. c- Fecha mediana. d- Fecha corta.
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Respuestas: 1-b, 2-a, 3-d, 4-c, 5-b, 6-c.
Captulo 4 Manejo de datos
Veamos las diferentes formas de ordenar y de filtrar datos para obtener un conjunto acotado de registros.
4.Manejo de datos
Manejo de datos
En este captulo, nos centraremos en la organizacin y el filtrado de los datos almacenados en una base de datos. La aplicacin de estos procesos permite ordenar, con base en uno o ms campos, los registros de las tablas. Adems, para elegir qu datos visualizar rpidamente, utilizaremos los filtros y aprenderemos a crear criterios complejos que permitan acotar los resultados, de manera que se puedan visualizar solamente los datos que cumplan con dichos criterios. Para finalizar, aprenderemos a recopilar datos va e-mail.
ORDEN PERSONALIZADO
Existen infinidad de funciones en Access 2007, que obtienen diferentes resultados, y cada una de ellas posee una sintaxis que debe respetarse. Por ejemplo, Access 2007 permite ordenar datos de forma personalizada desde la vista Hoja de datos con la funcin SiInm, que posibilita obtener un resultado con base en una combinacin de acciones. Su objetivo es ordenar datos con base en condiciones y su sintaxis es: SiInm(expresin; valor_verdadero; valor_falso). Ms adelante (en el prximo Paso a paso), veremos cmo aplicar esta funcin, pero, primero, debemos entender las partes y condiciones de su expresin. Expresin: aqu debemos indicar la condicin que deben cumplir los datos, por ejemplo, edad>18, mes=febrero, sueldo<=1200, etctera. Valor_verdadero: resultado que se obtiene si
Ordenar registros
Para ordenar datos en forma ascendente o descendente con base en un campo, debemos usar los botones Orden Ascendente y Orden Descendente, de la ficha Inicio. Sin embargo, existe la posibilidad de que el orden que deseamos aplicar no sea estrictamente alfabtico o numrico, por ejemplo, ordenar los datos segn los das de la semana, los meses del ao, etctera. A continuacin, veremos otras maneras de organizar la informacin.
AUTOFILTRO EN LA VERSIN 2007

Si bien las versiones anteriores a la 2007 de Access permiten filtrar datos, la posibilidad de hacerlo rpidamente sobre cada campo es una innovacin muy til y prctica de la nueva versin. Gracias a esta incorporacin, los filtros se vuelven una tarea muy sencilla.
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O rd e n a r re g i s t ro s
Existe la posibilidad de que el orden que deseamos aplicar no sea estrictamente alfabtico o numrico
la expresin es verdadera, por ejemplo, si la edad es mayor a 18, el valor verdadero podr ser Mayor de edad. Valor_falso: resultado que se obtiene si la expresin no es verdadera, por ejemplo, si la edad es menor a 18, el valor falso sera Menor de edad. Cuando creamos la expresin de la funcin, debemos tener en cuenta las siguientes condiciones: El nombre de un campo debe estar encerrado entre corchetes, por ejemplo, [Da de la semana]. Si se incluye texto, ste debe estar entre comillas, por ejemplo, Lunes. Si se incluyen valores numricos, deben estar escritos sin comillas. Entre el nombre, el campo y el valor debe existir un operando, por ejemplo, [Da de la semana]= Lunes, [Edad]<=18, [Mes]=Febrero.
Deben existir tantos parntesis abiertos como cerrados para tener coherencia en la sentencia. Para que la funcin ordene los datos, debemos asignarle un valor_verdadero a cada registro y, luego, indicar el orden ascendente, por ejemplo, SiInm([Da de la semana]=Lunes;1;SiInm([Da de la semana]=Martes;2;SiInm([Da de la semana] =Mircoles;3;SiInm([Da de la semana]= Jueves;4;SiInm([Da de la semana]= Viernes;5;SiInm([Da de la semana]= Sbado;6;SiInm([Da de la semana]= Domingo;7))))))) Para ordenar los datos con la funcin SiInm, debemos seguir las instrucciones del Paso a paso 1.
REORGANIZAR COLUMNAS
La vista Hoja de datos permite modificar el orden de las columnas sin cambiar el de los campos en la Vista Diseo. Esta opcin brinda la posibilidad de ordenar los campos para ingresar o visualizar registros. Para modificar su ubicacin, debemos ingresar en la vista Hoja de datos y seleccionar el campo que deseamos mover. Luego, tenemos que trasladarlo hacia la nueva posicin con un clic sostenido desde la posicin actual hasta la deseada (Figura1).
FUNCIONES
La cantidad de funciones incorporadas en Access 2007, es muy extensa; para conocerlas en mayor profundidad podemos ingresar en la Ayuda del programa y seleccionar el tema Funciones, de la categora Automatizacin y Programabilidad.
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4.Manejo de datos
PASO A PASO /1 Orden personalizado de registros
Ingrese en la vista Hoja de datos de la tabla, haga clic sobre el botn Avanzadas de la ficha Inicio y seleccione la opcin Filtro avanzado/Ordenar.
En la fila Campo de la primera columna de la grilla, escriba la funcin SiInm.
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O rd e n a r re g i s t ro s
En la fila Orden (correspondiente a la columna que posee la funcin), seleccione la opcin Ascendente.
Haga clic sobre el botn Alternar filtro, de la ficha Inicio, y observe los resultados. El botn se desactivar automticamente.
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4.Manejo de datos
Filtros
Una muy buena forma de clasificar los datos es filtrarlos. Mediante la aplicacin de filtros, logramos clasificar datos con uno o varios criterios (segn lo que especifiquemos). De esta forma, visualizaremos nicamente los datos que cumplan con los criterios especificados, y esto nos permitir disponer fcil y rpidamente de la informacin que necesitamos.
FIGURA 1. Al mover una columna, sta se representa con una lnea vertical de color negro, que indica la nueva posicin del campo.
FILTRAR REGISTROS
Para llevar a cabo una adecuada clasificacin de la informacin en la creacin de los diferentes tipos de filtros, utilizaremos las opciones del apartado Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio (Gua Visual 1). La versin 2007 de Access reconoce tres tipos de filtros que explicamos a continuacin: Comunes: son los que se generan automticamente al activar/desactivar las casillas correspondientes o al indicar un criterio para el filtro.
Debemos tener en cuenta que es posible trasladar la posicin de todos los campos la cantidad de veces deseadas, pero la vista Diseo mostrar su orden inicial. Sin embargo, es posible modificar dicho orden a travs de ella. La diferencia radica en que, cuando modificamos la estructura, la vista Hoja de datos s adoptar los cambios realizados. Para modificar el orden en la vista diseo, debemos seleccionar el campo que deseamos mover y trasladarlo hacia la nueva ubicacin. Una vez que hayamos realizado el cambio, al visualizar la tabla en la vista Hoja de datos, se respetar el orden establecido en la estructura.
Mediante la aplicacin de filtros, logramos clasificar datos con uno o varios criterios
EXPRESIONES
Las expresiones permiten obtener datos con base en clculos. Esta necesidad surge de la posibilidad de que, en la informacin ingresada en la base, no se encuentren los datos, sino que se deban calcular, ya sea mediante operaciones o comparacin.
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F i l t ro s
GUA VISUAL /1 Filtrar registros

2 1
1 2 3
Filtro: muestra el cuadro de filtros donde debemos activar/desactivar los valores por visualizar. Seleccin: permite Avanzadas: posee
filtrar registros sobre la base de condiciones. la lista de operaciones posibles basadas en la filtracin de datos.
Al seleccionar un tipo de filtro (ya sea de texto o numrico), se mostrar un cuadro para que indiquemos cul ser el criterio por filtrar (Figura 2). Por ejemplo, si deseamos mostrar solamente las exportaciones mayores a 60, debemos indicar el tipo de filtro Mayor que, luego, escribir el valor 60 y pulsar el botn Aceptar. De esta forma, solamente se visualizarn los registros que cumplan
con el criterio indicado. Para anular el filtro, es decir, para que se muestren todos los registros, tenemos que desactivar el botn Alternar filtro. Por seleccin: permiten crear un criterio basado en un dato seleccionado. Es decir que, si el criterio que deseamos aplicar en el filtro se encuentra en un registro, lo seleccionamos y pulsamos el botn Seleccin (Figura 3).
ELIMINAR FILTROS
Para quitar los filtros completamente, debemos pulsar el botn Alternar filtros. Tambin es posible realizar la misma accin a travs del botn Filtrado, situado en la parte inferior de la ventana. El resultado es el mismo, cada usuario utilizar el que ms le guste.
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4.Manejo de datos
FIGURA 2. Se mostrar la opcin

Filtros de texto
o Filtros de nmeros, dependiendo de los valores que posea la columna donde se encuentra el cursor.
FIGURA 3. El listado de opciones se adapta al valor seleccionado, es decir que lo considera como el criterio de filtrado.
Por formulario: la filtracin se puede realizar con varios criterios. Pulsamos el botn Avanzadas y elegimos la opcin Filtro por Formulario.
SELECCIN DE REGISTROS: CRITERIOS

Los Criterios son las expresiones que determinan una condicin para la seleccin de registros. Dependiendo de la posicin del cursor, variarn las opciones de filtrado (Figura 4). Veamos los criterios posibles para los campos de tipo texto:
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Es igual a: permite filtrar registros donde el valor del campo actual sea igual al texto escrito. No es igual a: muestra todos los registros donde el valor del campo actual sea diferente al escrito. Empieza por: posibilita indicar la letra inicial de los registros que se mostrarn. No comienza por: muestra todos los registros donde la letra inicial sea diferente de la indicada. Contiene: aqu indicamos los caracteres que tendrn los registros que se mostrarn. En este caso, podemos indicar ms de un criterio o utilizar
F i l t ro s
FIGURA 4. La lista Filtros de texto muestra los filtros disponibles para el campo en el cual se sita el cursor.
caracteres comodn. Por ejemplo, para mostrar los registros que tiene la letra s en su contenido, escribimos simplemente la letra. Para seleccionar los que posean determinada cadena de caracteres, debemos utilizar el carcter comodn *, el cual representa una cantidad indefinida de caracteres. Para mostrar los registros que posean la cadena de caracteres ig, tenemos que escribir *ig*. No contiene: produce el efecto inverso a la opcin Contiene. Termina con: indicamos el/los caracteres finales de los registros que se mostrarn. No termina en: indicamos los caracteres finales de los registros que no se mostrarn.
Los filtros para el tipo de dato numrico son similares, excepto por los tres mencionados a continuacin: Menor que: se mostrarn los registros que posean valores menores al indicado. Mayor que: el resultado sern los registros que posean valores superiores al indicado. Entre: mostrar los registros que se encuentren entre los valores indicados. Cuando el tipo de dato por filtrar es Fecha/Hora, la lista de filtros es mucho ms extensa y permite, entre otras cosas, filtrar entre meses, aos y dos fechas establecidas.
APLICACIN DE CRITERIOS
Debemos tener en cuenta que los criterios ofrecen una gran diversidad de resultados. Lo importante es comprender que, para lograr su correcto funcionamiento, stos deben ser aplicados en el campo adecuado.
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4.Manejo de datos
Cada vez que seleccionamos un elemento de una lista, estamos creando un criterio para el filtrado
FILTROS POR FORMULARIO

Hasta el momento, hemos visto cmo actan los filtros y cul es su funcin. En esta instancia del libro, desarrollaremos en profundidad cmo trabajar con ellos, as como tambin las posibles variantes que pueden conjugarse para generar distintos resultados. Recordemos que, para operar con filtros, podemos utilizar las opciones de Ordenar y filtrar, de la ficha Inicio. Para seleccionar el tipo de filtro
Por Formulario, tenemos que desplegar las opciones del botn Avanzadas.
Este tipo de filtro permite seleccionar datos que cumplan uno o ms criterios, de forma rpida, a travs de la vista Hoja de datos. Al seleccionarlo, la grilla se muestra vaca, y se crea una lista desplegable en cada campo, que permite filtrar los datos que se mostrarn en la tabla (Figura 5).
FIGURA 5. Observemos que se ha modificado el nombre de la pestaa: est indicando que aplicamos un filtro.
ESTOY LISTO PARA RECOPILAR INFORMACIN VA E-MAIL?

Antes de comenzar el proceso, debemos verificar que el programa Microsoft Outlook 2007 est configurado y posea una tabla de destino para recibir los datos. Recomendamos enviar e-mails de prueba para verificar que la cuenta se encuentra correctamente configurada.
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F i l t ro s
FIGURA 6. Los campos que poseen un filtro se identifican con el icono situado sobre el extremo superior derecho del nombre del campo.
Cada vez que seleccionamos un elemento de una lista, estamos creando un criterio para el filtrado. Es decir que los registros que se mostrarn sern solamente aquellos que cumplan con los criterios elegidos. Para aplicar el filtro, debemos pulsar el botn Alternar filtro y as los registros que no cumplan con los criterios indicados quedarn ocultos, como podemos ver en la Figura 6. Para modificar los criterios de los campos que ya tienen filtro, tenemos que hacer clic sobre el icono representativo y activar/desactivar las opciones deseadas. Para agregar criterios en otros campos, debemos hacer clic sobre la flecha situada junto al nombre del campo (justo al lado izquierdo del icono del filtro) y activar/desactivar los elementos que deseamos visualizar. Para quitar el filtro de un campo, activamos la opcin Seleccionar todo de su men desplegable. Una de las caractersticas de este tipo de filtro es que la cantidad de registros visualizados se actualiza automticamente a medida que modificamos los criterios, de manera que, luego de indicar los elementos que deseamos visualizar, debemos pulsar el botn Aceptar. Para quitar todos los criterios, tene-
mos que pulsar nuevamente el botn Alternar filtro, y se mostrarn todos los registros de la tabla.
AVANZADAS
Dentro del apartado Ordenar y filtrar encontramos el botn Avanzadas, que permite trabajar detalladamente con los filtros personalizados y emplear herramientas especficas de filtro (Figura 7). Las opciones del botn Avanzadas para los filtros personalizados son las siguientes: Filtro por formulario: permite pasar del filtro personalizado al filtro por formulario.
FIGURA 7. Cuando el tipo de filtro es personalizado, las opciones del botn Avanzadas permiten realizar ms operaciones que sobre los filtros comunes o de seleccin.
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4.Manejo de datos
Aplicar filtro u ordenar: aplica el filtro personalizado actual. Su funcin es la misma que el botn Alternar filtro. Filtro avanzado/ordenar: no realiza ninguna accin, al estar situados en el filtro avanzado. Cargar desde la consulta: carga el diseo de una consulta en la grilla. Guardar como consulta: almacena los datos del filtro personalizado como una nueva consulta. Borrar cuadrcula: elimina toda la informacin que posee la grilla, la deja completamente vaca. Cerrar: cierra la pestaa del filtro.
En la actualidad, se ha incorporado a la vida diaria el uso habitual de mensajes de correo electrnico, tambin llamados e-mails, para la comunicacin e intercambio de informacin. Debido a ello, la versin 2007 de Microsoft Access nos permite almacenar el contenido proveniente de un e-mail, en las tablas de la base de datos actual. Para realizar esta tarea, crearemos un formulario de entrada para envirselo a los usuarios a travs del programa Microsoft Outlook 2007. Los usuarios debern ingresar la informacin solicitada y luego devolver el formulario al remitente. Esta combinacin de ambos programas permite llevar a cabo la tarea de enviar un formulario creado en Access para que el usuario lo complete y, luego, cuando lo recibamos de vuelta, podamos extraerle la informacin para realizar, por ejemplo, encuestas en red. Aunque las respuestas recibidas se pueden procesar de forma manual o automtica, el objetivo de trabajar rpidamente en el proceso de registro implica automatizar tareas para evitar prdidas de tiempo innecesarias. Por esta razn, aprenderemos a procesar
Recopilar datos va e-mail

Microsoft Access 2007 permite almacenar datos en las tablas existentes de la base de datos con informacin almacenada en mensajes de correo electrnico (e-mail). En esta seccin, aprenderemos a recopilar y a administrar la informacin gracias a la conexin con Microsoft Outlook 2007.
Antes de comenzar el proceso de recopilacin, debemos corroborar que en la PC se encuentra instalado y configurado el programa Microsoft Outlook 2007
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los datos de forma automtica. Por ejemplo, al recibir un mensaje de correo electrnico, nuestra PC ya sabr si debe o no almacenar su contenido en las tablas de la base de datos. Con respecto a Microsoft Outlook 2007, cabe destacar que no haremos un anlisis profundo del programa, sino que nos limitaremos a explicar lo necesario para que el usuario pueda desempear adecuadamente la tarea de recopilacin de datos.
poder enviar y recibir formularios de Microsoft Access 2007 (Paso a paso 2). Luego de configurarla, se abrir el programa Microsoft Outlook 2007, el cual debemos cerrar a travs del botn Cerrar, de su barra de ttulo.
CREAR LA TABLA DE DESTINO

Antes de empezar el proceso de recopilacin de datos, debemos crear la tabla de destino, es decir, la tabla en la cual se almacenarn los datos que se incluyan en los e-mails. Sus campos deben contener toda la informacin que los usuarios completarn en el mensaje de correo electrnico que les enviemos, por lo tanto, es importante que no existan campos que el usuario no complete, ni que falten campos para almacenar la informacin. La recopilacin de datos suele utilizarse para encuestas, pedidos, y toda aquella informacin que se pueda organizar en un formulario. Debemos tener en cuenta que no se pueden emplear campos que posean tipos de datos Autonumrico , Datos adjuntos, Multivalor y OLE (Captulo 3) ya que no se pueden recopilar mediante mensajes de correo electrnico (Figura 8).
CONFIGURAR MICROSOFT OUTLOOK 2007

Antes de comenzar el proceso de recopilacin, debemos corroborar que en la PC se encuentra instalado y configurado el programa Microsoft Outlook 2007. En este apartado, vamos a aprender a configurar una cuenta de correo para poder enviar y recibir formularios que permiten recopilar informacin a travs de e-mails. Recordemos que el objetivo de nuestro libro es conocer las diversas opciones que brinda Microsoft Access, por lo tanto, nicamente desarrollaremos lo necesario sobre Microsoft Outlook 2007. Nos basaremos en que el usuario ya posee una cuenta de correo electrnico y que, por lo tanto, solo le resta configurarla en Outlook 2007 para
FUNCIONES Y EXPRESIONES
Las funciones pueden estar incluidas dentro de las expresiones. Para profundizar sobre las diversidades que ofrecen las expresiones, recomendamos ingresar en la Ayuda del programa y seleccionar el tema Gua de la sintaxis de expresiones, de la categora Expresiones.
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4.Manejo de datos
PASO A PASO /2 Configurar una cuenta
Ingrese al programa Microsoft Outlook a travs del men Inicio (o puede tener el icono del programa en el Escritorio de Windows) y se mostrar el primer paso del asistente que lo guiar en el proceso de configuracin de una cuenta de correo. Pulse Siguiente para continuar.
Active la opcin S para configurar una cuenta de correo y luego haga clic sobre el botn Siguiente para continuar.
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Active la casilla Configurar manualmente las opciones del servidor o tipos de servidores adicionales y despus haga clic sobre el botn Siguiente para continuar.
Active la opcin Correo electrnico de Internet y luego haga clic sobre el botn Siguiente.
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4.Manejo de datos
Escriba la informacin que solicita el asistente. Considere que si su cuenta de correo es de tipo webmail (es decir, una cuenta que necesite una interfaz web para su acceso, como por ejemplo, Hotmail, Yahoo, Gmail) debe configurar un tipo de cuenta HTTP, mientras que si la cuenta es de clientes locales (por ejemplo, una empresa) debe elegir el tipo de cuenta POP3.
Microsoft Outlook informa que se ha completado satisfactoriamente toda la informacin. Para terminar el proceso, pulse el botn Finalizar.
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FIGURA 8. En este ejemplo, se ha creado la tabla Encuesta para recopilar informacin, por lo tanto, es nuestra tabla de destino.
ENVIAR EL FORMULARIO
Luego de verificar que disponemos de una cuenta configurada en Microsoft Outlook 2007 y de una tabla de destino, estamos listos para enviar el formulario HTML, mediante el cual el usuario completar la informacin necesaria que se almacenar en la tabla de destino. Para enviar el formulario, siga las instrucciones del Paso a paso 3. Luego de finalizar los pasos anteriormente mencionados, se abrir, de forma automtica, el mensaje de correo electrnico en Microsoft Outlook con el contenido del formulario. Finalmente, debemos completar la informacin bsica de un correo electrnico, la cual detallamos a continuacin.
Para: aqu debemos escribir las direcciones de e-mail de cada una de las personas que recibir el formulario. Cuando los destinatarios son ms de uno, debemos separar cada direccin con el signo punto y coma (;). CC: aqu debemos indicar otro/s destinatarios que recibirn una copia del mensaje. Asunto: tenemos que escribir el ttulo del mensaje. De forma automtica, se muestra el texto que hemos indicado en el asistente. Cuerpo del mensaje: aqu se incluye el texto que hemos asignado en el proceso de creacin de formulario y el formulario que cada destinatario debe completar. Debajo de cada campo, se agrega una pequea descripcin de los datos admitidos.
EL FORMULARIO QUE SE ENVA ES DE MICROSOFT ACCESS?

El proceso de creacin del formulario que se enviar a travs de un mensaje de correo electrnico genera un formulario con formato HTML, el cual se puede enviar va e-mail, ya que es compatible con todos los programas de correo electrnico.
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4.Manejo de datos
PASO A PASO /3 Enviar un formulario HTML
Seleccione la tabla de destino en el Panel de Exploracin, ingrese en la ficha Datos externos y pulse el botn Crear correo electrnico.
Observe el primer paso del asistente, que muestra todos los pasos que debe seguir para finalizar el proceso. Para continuar, haga clic sobre el botn Siguiente.
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Active la opcin Formulario HTML porque si elige Formulario de Microsoft Office InfoPath, los usuarios debern tener dicha aplicacin instalada en su equipo, de lo contrario, no podrn ver el mensaje. Haga clic sobre el botn Siguiente para continuar.
Elija los campos que se enviarn en el formulario HTML. Seleccinelos de la lista Campos de la tabla y pulse el botn > para agregarlos en la lista Campos; stos se incluirn en el mensaje de correo electrnico. Para continuar, pulse el botn Siguiente.
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4.Manejo de datos
Si activa la casilla Procesar las respuestas y agregar los datos automticamente, cuando el mensaje llegue a la cuenta configurada en Outlook se agregarn sus datos en la tabla, pero pueden existir mensajes sin datos o con datos errneos. Si no la activa, debe controlar manualmente cules contienen datos ptimos y cules no. En nuestro ejemplo, no la activaremos. Para continuar, pulse Siguiente.
Active la opcin Especificar las direcciones de correo electrnico

en Microsoft Office Outlook porque la tabla de destino no posee las direcciones
de correo de los destinatarios y, por lo tanto, debemos especificarlas en Outlook.
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En la opcin Asunto, ingrese el texto que se mostrar como ttulo del mensaje. En Introduccin, escriba el texto que desea mostrar dentro. Para continuar, pulse Siguiente.
Haga clic sobre el botn Crear para que se realice el formulario HTML que enviaremos.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear filtros personalizados y a ordenar datos sobre la base de criterios propios, sin necesidad de que el orden sea alfabtico. Adems, hemos aprendido a recopilar datos a travs de los mensajes de correo electrnico.
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4.Manejo de datos
Multiple choice
Cul de las siguientes opciones no realiza ninguna accin? a- Filtro por formulario. b- Guardar como consulta. c- Filtro avanzado/ordenar. d- Borrar cuadrcula.
Cul de las siguientes opciones permite filtrar registros basados en condiciones? a- Filtro. b- Seleccin. c- Avanzadas. d- Borrar todo.
Cul de las siguientes opciones elimina toda la informacin que posee la grilla? a- Filtro por formulario. b- Guardar como consulta. c- Filtro avanzado/ordenar. d- Borrar cuadrcula.
Cul de las siguientes opciones muestra el cuadro de filtros donde debemos activar/ desactivar los valores que deseamos visualizar? a- Filtro. b- Seleccin. c- Avanzadas. d- Borrar todo.
Cul de las siguientes opciones posee la lista de operaciones posibles basadas en la filtracin de datos? a- Filtro. b- Seleccin. c- Avanzadas. d- Borrar todo.
En qu campo tenemos que escribir el ttulo del mensaje? a- Para b- CC c- Asunto d- Cuerpo del mensaje
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Respuestas: 1-c, 2-d, 3-c, 4-a, 5-b, 6-c.
Captulo 5 Relaciones entre tablas
Aprendamos a conectar informacin para que no se produzcan prdidas de datos, evitar errores y agilizar el trabajo.
5 . R e l a c i o n e s e n t re t a b l a s
Relaciones entre tablas

Microsoft Access 2007 es una de las herramientas ms potentes para el manejo de informacin ya que, sin necesidad de procedimientos complejos, brinda la posibilidad de relacionar datos de manera gil y efectiva, para obtener de ellos la informacin deseada en el momento en que la requerimos.
QU ES UNA CLAVE PRINCIPAL?

En este captulo, aprenderemos a llevar a cabo relaciones entre tablas y comprenderemos la importancia de crear claves principales. Adems, conoceremos los distintos tipos de relaciones, as como tambin las formas de previsualizar los datos para la impresin. En el proceso de elaboracin de tablas, hemos incluido un campo que nos permite identificar cada registro de manera nica e irrepetible. Este mtodo es fundamental para localizar e identificar un dato, ya que permite hacer referencia a l sin necesidad de nombrar todos y cada uno de sus atributos. Por lo tanto, es ms simple y sencillo mencionar al empleado 1, que decir Juan Prez, 26 aos, sexo masculino, nmero de documento (que son todos los atributos de empleado 1). El campo que se emplea para identificar cada registro con un valor nico se denomina campo clave o clave principal . A su vez, el campo clave de una tabla es frecuentemente utilizado en otra, con el fin de poder relacionarlas entre s. A estos campos los llamamos clave externa (Figura 1).
Clave principal
Para crear relaciones entre tablas, debemos indicar un campo especial en cada una de ellas, que se denomina clave principal. A lo largo de este captulo, veremos qu significa este concepto y cules son sus utilidades como herramienta para nuestra base de datos.
CLAVE PRINCIPAL
Si bien es posible convertir un campo clave luego de introducir datos, sugerimos hacerlo antes, para que no existan posibles errores con los datos introducidos. Por ejemplo, si un campo clave contiene registros duplicados, no se podr convertir en campo clave.
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Clave principal
FIGURA 1. Los campos clave externos son campos clave de otras tablas que se utilizan como dato complementario.
Que un campo sea clave principal implica que: El campo queda automticamente indexado sin duplicados: si ingresamos un valor repetido en el campo clave y deseamos cerrar o guardar la tabla, Access nos muestra un mensaje de error. Si Access muestra este mensaje, debemos pulsar el botn Aceptar y corregir el dato duplicado. No es posible omitir valores en el campo: todos los registros debern contener un valor en el campo clave, de lo contrario, Access muestra un mensaje de error al intentar cerrar o guardar la tabla. Para corregirlo, debemos pulsar el botn
Aceptar y, luego, ingresar los datos en las celdas vacas del campo clave.
CREACIN DE CLAVES PRINCIPALES

Para indicarle a Access que un campo ser la clave principal de la tabla, debemos seguir las indicaciones del Paso a paso 1. Luego de realizar los pasos anteriores, automticamente Access mostrar un pequeo icono en forma de llave junto al campo, que indicar que es la clave principal de la tabla. De esta forma, podremos identificarlo en la vista Diseo (Figura 2).
FIGURA 2. Las claves principales siempre se identifican con el icono en forma de llave, inclusive en versiones anteriores a la 2007.
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PASO A PASO /1 Crear clave principal
Ingrese en la vista Diseo de la tabla y seleccione el campo que desea convertir en campo clave.
Haga clic sobre el botn Clave principal, de la ficha Diseo, o elija la opcin Clave principal del men contextual (clic secundario) del campo seleccionado.
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Relacionar datos
QUITAR LA CLAVE PRINCIPAL

Las tablas solamente pueden contener un campo clave a la vez en cada una de ellas. Sin embargo, es posible que surja la necesidad de modificarlo o de eliminarlo. Para cambiarlo, simplemente debemos crear la clave principal sobre otro campo y, automticamente, se borrar el actual ya que, como hemos mencionado antes, no se permiten dos campos clave en una tabla al mismo tiempo. Pero si deseamos quitar la clave principal para que la tabla no contenga ningn campo clave, debemos ingresar en la vista Diseo de la tabla y seleccionar el campo que contiene la clave principal: podemos situar el cursor sobre una celda del campo o hacer clic sobre el cuadro que lo precede. Luego, debemos desactivar el botn Clave principal, de la ficha Diseo, o usar el men contextual.
De esta manera, ya no se mostrar el icono en forma de llave, y esto nos indicar que en la tabla no existen claves principales.
Relacionar datos
Las herramientas para relacionar tablas nos permiten acceder rpidamente a la informacin almacenada, sin necesidad de abrir cada una de las tablas que contienen los datos. Por lo tanto, el proceso de relacin se define como: vinculacin entre dos tablas a travs de un campo en comn. En el apartado siguiente, veremos cmo crear especficamente la relacin entre tablas.
TIPOS DE RELACIONES
Si bien es cierto que cada tabla almacena informacin independiente, esto no quiere decir que las relaciones entre sus datos no puedan darse de distintas formas.
Las tablas solamente pueden contener un campo clave a la vez en cada una de ellas
CAMPOS CLAVE Y RELACIONES
Es importante tener en cuenta que, antes de eliminar o modificar la clave principal de un campo, debemos verificar que sta no participe de ninguna relacin entre las tablas. Si se da el caso, Access mostrar un mensaje de error que indicar que no se puede eliminar.
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Por ejemplo, puede darse desde un solo registro y terminar mostrando varios resultados compatibles. Esto lo podemos ver si relacionamos la tabla Empleados (que almacena los datos personales de cada empleado) y la tabla Ventas (que registra las ventas realizadas, ms el empleado que las efecta) porque, al abrir la primera, podremos ver el listado de ventas que realiz cada uno de ellos (Figura 3). En este ejemplo, la relacin se basa en el campo Id Empleado, debido a que es el campo en comn en ambas tablas. Debemos tener en cuenta que, para crear una relacin entre tablas, los campos que se van a relacionar tienen que poseer el mismo tipo de datos o ser compatibles (por ejemplo, Nmero con Autonumrico).
A continuacin, veremos los tres tipos de relaciones que pueden darse entre tablas: Uno a varios: en este tipo de relaciones, los datos de un campo pueden tener mltiples registros en el campo de la otra tabla. Por ejemplo, un empleado puede tener registradas varias ventas, por lo tanto, el campo Id Empleado de la tabla Empleados posee relacin uno a varios registros con respecto al campo Id Empleados de la tabla Ventas. Varios a varios: los datos de un campo pueden tener varios registros en la otra tabla, y viceversa. Por ejemplo, un artculo puede incluir varias ventas, y varias ventas puede referirse al mismo producto. X Uno a uno: en este tipo de relacin, a cada registro de una tabla le corresponde un solo registro en la otra. Por ejemplo, el campo Id Empleados
FIGURA 3. Al hacer clic sobre el signo +, visualizaremos los datos relacionados de la otra tabla.
IMPRESIONES SATISFACTORIAS
La clave para obtener impresiones satisfactorias es realizar la previsualizacin de los datos antes de la impresin. En el caso de las relaciones, podemos modificar la posicin de las ventanas (desde su barra de ttulo) de la pestaa Relaciones, hasta obtener la previsualizacin.
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P ro c e s o d e re l a c i n
de la tabla Empleados tiene solamente un registro que le corresponde en el campo Id Empleado de una tabla que refleje el total de ventas de cada empleado, ya que no es posible que un mismo empleado tenga dos totales por sus ventas. Cada tipo de relacin se identifica con un icono cuando se genera (Figura 4).
Al abrir una tabla que est relacionada con otra, y ambas poseen el campo en comn como campo clave, veremos la informacin correspondiente a la segunda. Por ejemplo, si el campo Id Empleado es clave principal en las dos tablas, cuando abramos una de ellas veremos la informacin correspondiente a la otra tabla, y viceversa. En cambio, si el campo en comn sobre el cual se realiza la relacin es campo clave en una de las tablas, pero no en la otra, solamente veremos los datos de la segunda al abrir la tabla que posee el campo clave. Es decir que la relacin se da nicamente en un sentido. Por ejemplo, si el campo Id Empleado es clave principal en la tabla Empleados, pero no en la tabla Ventas, cuando abramos la tabla Empleados veremos los datos correspondientes a sus ventas y, al abrir la tabla Ventas, no veremos informacin sobre los empleados porque el campo Id Empleado no es clave principal en esta tabla. Luego de crear una relacin, es posible modificarla; para ello, debemos hacer doble clic sobre la lnea conectora entre las tablas. Recordemos que es posible realizar la cantidad de relaciones deseadas en una misma base de datos.
Proceso de relacin
Veremos cmo crear la relacin entre las tablas y conoceremos los campos que conectarn sus datos. Para realizar el proceso, sigamos el Paso a paso 2.
FIGURA 4. En este ejemplo, la relacin es de uno a varios. El signo ? representa el concepto varios.
POR QU ELIMINAR EN CASCADA?

Cuando activamos la eliminacin en cascada, nos aseguramos de que no existir un registro que no tenga su correspondiente vnculo en otra tabla ya que, al eliminar uno de ellos, automticamente lo harn sus destinos. Esto evitar que existan datos sueltos, sin destino.
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PASO A PASO /2 Crear relaciones entre tablas
Ingrese en la ficha Herramientas de base de datos y active el botn Relaciones.
Pulse el botn Mostrar tabla, de la pestaa Diseo. Se mostrar el listado de tablas existentes
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Haga doble clic sobre las tablas que participarn en la relacin para agregarlas en la pestaa y pulse el botn Cerrar.
Haga clic sostenido desde un campo en comn hacia el otro para relacionarlos.
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Verifique que los campos sean los correctos. Para modificarlos, despliegue la lista y seleccione el deseado.
Pulse el botn Crear. Se generar una lnea que conecta ambas tablas a travs del campo elegido. Pulse el botn Guardar, de la barra de acceso rpido.
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No se podr eliminar un registro que contenga un dato relacionado
OPCIONES PARA LA RELACIN ENTRE TABLAS

En el proceso de creacin o de modificacin de las relaciones, se muestra el cuadro de dilogo Modificar relaciones, que permite activar/desactivar la casilla Exigir integridad referencial. Al activar esta casilla, se habilitan las opciones Actualizar en cascada campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados (Figura 5). Al activar la casilla Exigir integridad referencial, le indicamos a Access que los datos entre ambas tablas deben ser coherentes, por lo tanto, no se podr eliminar un registro que contenga un dato relacionado. Es decir que, por ejemplo, todo valor que se ingrese en el campo Id Empleado de la tabla Ventas debe existir en el campo Id Empleado de la tabla Empleados. Si en la tabla Id Empleado se hace referencia al empleado 5, en la tabla Ventas debe existir un registro para dicho empleado.
La casilla Actualizar en cascada campos relacionados permite actualizar automticamente cambios generados en uno de los campos que interviene en la relacin. Por ejemplo, si modificamos el nmero que identifica a un empleado en la tabla Empleados, ste se actualizar automticamente cada vez que se encuentre el valor de dicho empleado en la tabla Ventas.
FIGURA 5. A travs del cuadro Modificar relaciones, podemos modificar los campos que participan en la relacin.
BENEFICIOS DE ACTUALIZAR DATOS EN FORMA AUTOMTICA

El gran beneficio de actualizar los datos automticamente es no tener que hacerlo de manera manual y perder mucho tiempo o cometer errores. Las actualizaciones automticas reducen la posibilidad de realizar modificaciones equvocas.
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Si activamos la casilla Eliminar en cascada los registros relacionados, cuando borremos un registro que posee el campo clave, se eliminarn automticamente las tablas que contengan este registro como clave externa. Por ejemplo, si borramos un empleado de la tabla Empleados, los registros que se correspondan en la tabla Ventas tambin se eliminarn.
posibilita acceder, rpido y de forma eficaz, a la informacin seleccionada, por lo tanto, una adecuada edicin de las relaciones es fundamental para aprovechar todo el potencial de dicha informacin. En este apartado, conoceremos las opciones de la pestaa Diseo que permiten eliminar y previsualizar los datos relacionados.
PESTAA DISEO
Trabajar con relaciones

Una vez que hemos conocido los tipos de relaciones y las opciones de modificacin que ofrecen, podemos trabajar con la manipulacin del formato de los datos relacionados. Recordemos que relacionar tablas
En el momento en que podemos ver la pestaa Relaciones, es cuando se muestra automticamente la ficha Diseo, en la cinta de opciones. Esta ficha permite realizar varias operaciones sobre el diseo de la relacin (Gua Visual 1).
ELIMINAR RELACIONES
Si bien las relaciones entre tablas son una excelente forma de agilizar el trabajo con bases de datos, y su uso evita posibles duplicaciones de informacin, tambin es importante conocer la forma para eliminarlas. Access 2007 permite eliminar las relaciones existentes, a travs de la supresin total de todo vnculo entre las tablas relacionadas. Para ello, debemos ingresar en la ficha Herramientas de base de datos, presionar el botn Relaciones para que se presente la pestaa Relaciones, y visualizar las relaciones existentes en la base de datos.
OTRA FORMA DE ELIMINAR RELACIONES

Para eliminar la relacin existente entre dos tablas, utilizamos el men contextual (accesible a travs del botn derecho del mouse) de la lnea conectora. Tambin, es posible eliminar relaciones al seleccionar dicha lnea conectora mediante un clic y presionar la tecla Suprimir.
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Tr a b a j a r c o n re l a c i o n e s
GUA VISUAL /1 Pestaa Diseo
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el cuadro Modificar relaciones para cambiarlas. el diseo de la pestaa sin borrar la vinculacin entre tablas. Mostrar tabla: abre el cuadro Mostrar tabla, que permite agregar tablas en la pestaa Relaciones, las cuales podrn ser utilizadas para nuevas relaciones. Ocultar tabla: oculta la tabla activa, es decir, la tabla en la cual se encuentra un campo seleccionado. Es posible ocultar una a una todas las tablas. Mostrar relaciones directas: permite visualizar solamente las relaciones en las cuales participa la tabla seleccionada. Recomendamos ocultar todas las tablas, excepto la que deseemos mostrar con sus relaciones directas y, luego, presionar este botn. Solamente se mostrarn las tablas que contienen relaciones directas con la tabla seleccionada. Cerrar: cierra la pestaa Relaciones. Si existen cambios que no se guardaron hasta el momento, Access solicitar confirmacin para almacenarlos. Mostrar todas las relaciones: posibilita visualizar todas las relaciones. Si existen tablas ocultas que participan de relaciones, tambin se mostrarn. Informe de relacin: genera un informe con el diseo de la pestaa Relaciones, incluyendo el nombre de la base de datos y la fecha en la que fue creado.
Borrar diseo: elimina
Modificar relaciones: abre
COMPATIBILIDAD CON EXCEL

Los usuarios que conozcan el programa Microsoft Excel encontrarn similitudes con la Hoja de datos que ofrece la versin 2007 de Access. Debido a esta nueva caracterstica, es posible importar una hoja de clculo desde Excel hacia la hoja de datos de Access.
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Luego, debemos hacer clic con el botn secundario del mouse sobre la lnea conectora que representa la relacin que deseamos borrar, y elegir la opcin Eliminar. Microsoft Access mostrar un mensaje donde tenemos que pulsar el botn S para terminar el proceso y borrar, as, la relacin. Si pulsamos el botn No, se cancelar el proceso y, por lo tanto, no se realizar la eliminacin. Despus de pulsar el botn S, se elimina la relacin por completo, es decir que ya no existe vnculo alguno entre los datos de las tablas. Sin embargo, sus ventanas siguen visibles, aunque no exista la lnea conectora entre ellas. Si lo que deseamos es eliminar la pestaa de relaciones, es decir, borrar todas las ventanas de las tablas
agregadas para relacionar, debemos pulsar el botn Borrar diseo, de la ficha Diseo. As, se elimina el diseo sin suprimir la vinculacin entre las tablas. Luego de pulsarlo, Access mostrar el siguiente cuadro de dilogo, el cual nos avisa que se eliminar la distribucin de la pestaa Relaciones, quitando todas las ventanas correspondientes a las tablas agregadas (Figura 6). Si eliminamos el diseo de la pestaa, se mostrar vaca, ocultar todas las tablas y relaciones existentes. Si deseamos visualizarlas otra vez, podemos hacerlo mediante el botn Mostrar todas las relaciones, de la ficha Diseo, que presentar nuevamente todas las ventanas y relaciones existentes.
INFORMES DE RELACIONES
Los informes de relaciones constituyen un elemento importante de las bases de datos: distribuyen la informacin de tal forma que pueda ser impresa.
Access 2007 permite eliminar las relaciones existentes, a travs de la supresin total de todo vnculo entre las tablas relacionadas
PREVISUALIZACIN DE ELEMENTOS
FIGURA 6. El botn S elimina el diseo. Si pulsamos el botn No, cancelamos el proceso.
Toda la informacin que se almacena en cada elemento de una base de datos puede ser impresa. En el caso de las relaciones, lo hacemos a travs de los informes de relacin. Al ingresar a la vista Preliminar de cada elemento, veremos cmo quedar impreso.
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Luego de ver la creacin e impresin de los informes, conoceremos las propiedades que se refieren a las relaciones entre tablas. Para crear un informe de relacin, presionamos el botn Informes de relaciones, situado en la ficha Diseo, que muestra las relaciones existentes entre las diferentes tablas, de manera que se pueda imprimir rpida y sencillamente, visualizando todas las ventanas de las tablas y las lneas conectoras que muestran las relaciones existentes. Al llevar a cabo informes de relaciones, debemos procurar que la
informacin se distribuya de tal modo que, al imprimirse, pueda ser leda fcilmente (Figura 7). La distribucin de las tablas que muestra el informe se corresponde con la distribucin que posee la pestaa Relaciones al momento de hacer el informe. Por lo tanto, si la apariencia del informe no es de nuestro agrado, podemos modificar la distribucin de las ventanas en la pestaa. Para ello, hacemos clic sostenido sobre la barra de ttulo de la ventana deseada y, sin soltar el botn del mouse, la movemos hacia otra posicin.
FIGURA 7. Sobre el extremo superior izquierdo de la ventana, se muestra el nombre de la base de datos junto a la fecha que tenga configurada la PC.
IMPRESIONES EXITOSAS
Para lograr que el proceso de impresin sea exitoso, recomendamos realizar, previamente, las configuraciones de mrgenes y tamao de la hoja en la cual imprimiremos. Posteriormente, ingresamos en la vista Preliminar para confirmar los resultados.
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Luego de obtener el diseo deseado en el informe, debemos guardarlo. Para ello, pulsamos el botn Guardar, de la barra de acceso rpido, y luego la combinacin de teclas CONTROL+S, o simplemente cerramos la pestaa y Access nos preguntar si deseamos guardarlo. Para lograr la impresin de esta informacin, debemos desplegar las opciones del Botn de Office y elegir la opcin Imprimir. Se mostrar el cuadro de dilogo que podemos ver en la Figura 8. En la opcin Nmero de copias, tenemos que indicar la cantidad de veces que deseamos imprimir
el informe. Para iniciar la impresin, pulsamos el botn Aceptar. Debemos tener en cuenta que, para realizar el proceso de forma correcta, la impresora necesita estar conectada a la PC, encendida y con papel disponible.
FIGURA 8. Si tenemos varias impresoras instaladas, debemos desplegar la lista Nombre y seleccionar la que se encuentre conectada a la PC en el momento de la impresin.
ES POSIBLE IMPRIMIR SIN GUARDAR EL INFORME?

El proceso de guardar un informe tiene como resultado y beneficio conservarlo para visualizarlo en otro momento con los datos correspondientes al momento de su creacin. Sin embargo, no es necesario guardar un informe para poder imprimirlo.
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En la opcin Nmero de copias, tenemos que indicar la cantidad de veces que deseamos imprimir el informe
PROPIEDADES DE LOS INFORMES DE RELACIONES
Al igual que el resto de los elementos de una base de datos, a los informes de relaciones podemos guardarlos con el botn Guardar de la barra de acceso rpido y escribiendo el nombre deseado. Al guardar el informe, ste se mostrar en el Panel de Exploracin y se crear, tambin, un grupo de propiedades particulares, que podemos visualizar si hacemos clic con el botn derecho del mouse sobre el informe en el Panel de Exploracin y elegimos la opcin Propiedades. Otra forma de acceder a las propiedades de un objeto existente en el Panel de Exploracin es seleccionarlo y pulsar el botn Hoja de propiedades de la ficha Herramientas de base de datos. Debemos
tener en cuenta que el objeto no debe estar abierto, simplemente debe estar seleccionado en el Panel. Las propiedades de un informe de relacin incluyen la fecha de creacin, la fecha de la ltima modificacin, el nombre del propietario y una descripcin del contenido del informe. Si bien esto ltimo es opcional, recomendamos escribir un breve texto que nos d una referencia de la informacin almacenada en l, ya que nos puede servir para identificar su contenido sin necesidad de abrirlo, solamente bastar con visualizar las propiedades (Figura 9).
FIGURA 9. Para salir del cuadro, debemos pulsar el botn Aceptar o Cancelar. Si hemos escrito una descripcin, tenemos que pulsar el botn Aceptar para almacenarla.
RESUMEN
A lo largo de este captulo, hemos aprendido a crear claves principales y a relacionar tablas. Tambin conocimos los distintos tipos de relaciones y las opciones particulares que se generan cuando trabajamos con cada una de ellas.
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Multiple choice
Cul de las siguientes propiedades no incluyen las propiedades de un informe de relacin? a- Datos del autor. b- Fecha de la ltima modificacin. c- Nombre del propietario. d- Descripcin del contenido del informe.
Cul de las siguientes opciones incluye un nombre de la base de datos y la fecha en la que fue creado? a- Modificar relaciones. b- Mostrar relaciones directas. c- Mostrar todas las relaciones. d- Informe de relacin.
Cmo se denomina el campo especial de las tablas, que sirve para crear relaciones entre ellas? a- Campo fundamental. b- Campo principal. c- Clave fundamental. d- Clave principal.
Cul de las siguientes opciones permite visualizar solamente las relaciones en las cuales participa la tabla seleccionada? a- Modificar relaciones. b- Mostrar relaciones directas. c- Mostrar todas las relaciones. d- Informe de relacin.
Con qu recurso se identifican las relaciones? a- Con un color. b- Con un icono. c- Con otra tipografa. d- Ninguna de las anteriores.
Cul de las siguientes opciones posibilita visualizar todas las relaciones? a- Modificar relaciones. b- Mostrar relaciones directas. c- Mostrar todas las relaciones. d- Informe de relacin.
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Respuestas: 1-a, 2-d, 3-b, 4-x, 5-x, 6-x.
Captulo 6 Formularios
En este captulo, aprenderemos a crearlos e identificar su estructura y los controles que lo componen.
6.Formularios
Formularios
En este captulo, aprenderemos a crear otro elemento importante de una base de datos: los Formularios. Gracias a su formato, permiten visualizar y presentar los datos almacenados en tablas o consultas de forma atractiva ya que, si bien la funcin principal de Access es manejar informacin, la manera en que la presentemos tambin es muy importante, para obtener de ella su mximo provecho. Adems, veremos cmo crearlos de forma manual o automtica porque Access ofrece la posibilidad de hacerlo de ambas maneras.
formularios tiene como objetivo trabajar con los registros para ver o modificar los datos de una tabla o consulta. Este elemento clave de las bases de datos ofrece la posibilidad de manipular los datos y darles mayor atractivo visual, a travs de diseos predefinidos o mediante la personalizacin de sus elementos en cuanto a formas y colores. En este apartado, centraremos nuestra atencin en la creacin de los formularios, elementos que se complementan con las tablas y las consultas ya que permiten realizar operaciones sobre los datos, permitiendo ingresar nuevos registros, buscar datos, filtrarlos, modificarlos o eliminarlos. Adems, son una va de acceso a la informacin que resulta atractiva, por lo tanto, ser ms agradable para los usuarios utilizar estos elementos cuando necesiten acceder a la informacin almacenada en las tablas o en las consultas de la base de datos. Para trabajar con formularios, debemos ingresar en la ficha Crear y utilizar las opciones del apartado Formularios (Gua Visual 1).
Creacin de formularios
Para la creacin de formularios, en primera instancia, debemos tener muy claro lo que deseamos mostrar y la forma en la cual queremos visualizar la informacin. Tengamos en cuenta que la realizacin de los
Gracias a su formato, permiten visualizar y presentar los datos almacenados en tablas o consultas de forma atractiva
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C re a c i n d e f o r m u l a r i o s
GUA VISUAL /1 Apartado Formularios
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Formulario: crea un formulario basado en la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de Exploracin, con un diseo predeterminado. Formulario dividido: crea un formulario del elemento seleccionado en el Panel de Exploracin, el cual muestra, en la parte inferior, la hoja de datos y, en la superior, el formulario. Grfico dinmico: permite crear un grfico dinmico de un formulario. Diseo del formulario: ingresa a la vista Diseo de un nuevo formulario vaco con acceso a los elementos que podemos insertarle. Formulario en blanco: crea un formulario completamente vaco en la vista Formulario. Ms formularios: posee una lista con 4 opciones para la creacin de un nuevo formulario: Asistente para formularios, Hoja de datos, Cuadro de dilogo modal y Tabla dinmica. Varios elementos: crea un formulario que permite visualizar varios registros a la vez, separados en filas, para mejorar la experiencia del usuario.
BENEFICIOS DE UTILIZAR FORMULARIOS

Es importante conocer los recursos que Access tiene a nuestra disposicin. Mediante los formularios, logramos acceder a toda la informacin de nuestra base de datos, atrayendo al usuario con un formato de presentacin diferente.
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6.Formularios
FORMULARIOS EXPRESS
Una de las formas ms rpidas para crear formularios es a travs del botn Formulario, del apartado Formularios, de la ficha Crear. Este mtodo es el ms veloz (por ello lo denominamos express) y permite crear formularios con base en tablas o consultas seleccionadas en el Panel de Exploracin. Por lo tanto, para crear un formulario express, simplemente debemos elegir previamente la tabla o consulta de seleccin deseada en el Panel de Exploracin (Figura 1). Una vez que pulsamos el botn Formulario, Access muestra una nueva pestaa con el contenido del elemento seleccionado en formato de formulario. Se genera, entonces, el llamado Formulario express, basado en un diseo predeterminado (Figura 2). La nueva pestaa del formulario express muestra los datos en la vista Presentacin, la cual permite
visualizar todos los datos y tambin modificar el diseo del formulario. Para acceder a todos los datos incluidos en la tabla o consulta de origen, debemos pulsar el botn Siguiente de la parte inferior de la pestaa, en la cual se encuentra una pequea barra de bsqueda de datos (Figura 3). Por otra parte, los formularios se componen de las relaciones existentes en la base de datos. Si el formulario se origina de una tabla relacionada del tipo uno a varios y dicha tabla posee la parte varios, esos mltiples datos que la tabla tiene asociada se muestran en una hoja de datos, en la parte inferior de cada registro de la tabla. De esta manera, visualizamos todos los registros de esa tabla y, a su vez, todos aquellos que le competen, debido a la relacin existente previamente. En la imagen de la Figura 4 vemos que existe una hoja de datos incluida dentro del formulario,
FIGURA 1. Seleccionamos la tabla o consulta deseada en el Panel de Exploracin, y pulsamos el botn Formulario.
PERSONALIZAR EN EL ENTORNO 2007

Gracias a la nueva versin de Access creada por Microsoft, la personalizacin de los formularios se realiza de forma sencilla. Para ello, contamos con las fichas Diseo y Organizar, que poseen las opciones para la manipulacin de contenido y apariencia de controles.
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FIGURA 2. Los formularios express permiten acceder a todos los registros de una tabla o consulta, pero muestran solamente uno a la vez.
FIGURA 3. El botn Siguiente registro permite visualizar uno a uno todos los registros del elemento original.
por lo tanto, para visualizar el resto de los registros de la tabla original debemos utilizar el botn Siguiente registro del formulario. Pero, para visualizar los datos relacionados correspondientes al registro actual, empleamos el botn Siguiente registro de la hoja de datos.As, accedemos a toda la informacin existente, tanto en la tabla original como en las que se encuentran relacionadas.
Al crearse una nueva pestaa de formulario, sta muestra el nombre del elemento sobre el cual fue creado. Sin embargo, no se encuentra guardado. Para guardarlo, debemos presionar el botn Guardar, de la barra de acceso rpido, o pulsar la combinacin de teclas CONTROL+S. Luego de indicar el nombre deseado para el formulario, debemos pulsar el botn Aceptar.
MODIFICAR REGISTROS CON FORMULARIOS

Los formularios permiten ver y modificar los registros de tablas o consultas existentes. Si deseamos modificar algn registro y las tablas estn relacionadas, el formulario debe contener todos los campos de dichas tablas, para que no haya errores en los resultados.
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6.Formularios
FIGURA 4. La hoja de datos incluida en el formulario permite desplazarse por los registros relacionados a travs del botn Siguiente registro.
Por otro lado, para abrir formularios guardados, debemos hacer doble clic sobre su icono en el Panel de Exploracin, al igual que con el resto de los elementos. Es importante destacar que, cada vez que abrimos un formulario, los datos se actualizan con base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado. Esto significa que, si la tabla o consulta ha sufrido modificaciones desde la ltima vez que se abri el formulario, al abrirlo otra vez, se mostrarn los nuevos datos. Debido a esta cualidad, podemos considerar a los formularios como elementos dinmicos, ya que se actualizan automticamente.
FORMULARIOS CON ASISTENTE

Hasta el momento, hemos aprendido a crear formularios express, sin embargo, existe otra forma de llevarlos a cabo: hacer uso de un asistente. Un asistente es una pequea aplicacin que nos gua en el proceso de creacin a travs de determinados pasos, en los que debemos definir la informacin que deseamos mostrar en el nuevo formulario por crear. Cada paso del asistente requiere de nuestra aprobacin y de la seleccin de opciones. Para la creacin de formularios mediante un asistente, debemos seguir los pasos que presentamos en el Paso a paso 1.
Cada vez que abrimos un formulario, los datos se actualizan con base en la tabla o consulta sobre la cual fue realizado
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PASO A PASO /1 Crear formularios a travs de un asistente
Despliegue las opciones del botn Ms formularios, del apartado Formularios, de la ficha Crear.
Haga clic sobre la opcin Asistente para formularios para iniciar el asistente que lo guiar en el proceso.
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6.Formularios
Despliegue la lista Tablas/Consultas para seleccionar la tabla o consulta que contiene el origen de los datos que desea mostrar en el formulario.
Elija los campos que quiera mostrar en el formulario y agrguelos a la lista Campos seleccionados con el botn que se muestra resaltado en la imagen. Pulse Siguiente para continuar con el asistente.
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Elija la distribucin que desee. Al hacer clic sobre cada una de ellas, se mostrar una previsualizacin de la distribucin. Pulse Siguiente para continuar con el asistente.
Elija el diseo que desee con un clic sobre cada elemento de la lista, ya que se muestra una previsualizacin del diseo seleccionado. Para continuar con el asistente, pulse Siguiente.
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6.Formularios
Escriba el nombre que desee asignarle al formulario en la opcin Qu ttulo desea aplicar al formulario?.
Active la opcin Abrir el formulario para ver o introducir

informacin y pulse Finalizar.
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Luego de completar todos los pasos anteriormente mencionados, Access crear un formulario nuevo, el cual mostrar los datos que contiene cada registro. La forma en que aparezcan dichos datos depender de la distribucin y del diseo elegido. Por ello, tenemos la posibilidad de ver de a un registro a la vez o varios en simultneo. Debemos considerar que, al crear formularios que tienen imgenes asociadas en algn campo de la tabla o consulta de tipo OLE, stas se mostrarn si son .BMP (mapa de bits de Windows). De lo contrario, se presentar el nombre del archivo y no la imagen (Figura 5). Cuando el formato no es .BMP y, por lo tanto, se muestra el nombre del archivo en lugar de la imagen, debemos activar el contenido para visualizarla: hacemos un clic derecho sobre el nombre y seleccionamos la opcin Objeto de paquete.
FIGURA 5. Vemos que uno de los campos es de tipo OLE y muestra la imagen que tiene asociada, pero cuando sta no tiene la extensin .BMP, aparece el nombre completo del archivo.
ASISTENTE PARA LA CREACIN DE FORMULARIOS

Si decidimos crear formularios a travs de un asistente, debemos contemplar que se debe cumplir con todos y cada uno de los pasos que ste requiere. De lo contrario, se cancelar el proceso y no se crear el formulario.
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6.Formularios
Finalmente, elegimos la opcin Activar contenido (Figura 6). Cuando activamos el contenido de un registro que tiene asociada una imagen, se abre una nueva ventana que nos lo muestra. Sin embargo, dependiendo del origen de la imagen, puede aparecer un pequeo cuadro de dilogo que solicita nuestra aprobacin para abrir el contenido asociado. Esto sucede debido a que la imagen probablemente no sea segura para nuestra base de datos, si proviene de Internet. Para activar (es decir,
mostrar) el contenido, debemos pulsar el botn Abrir, del cuadro de dilogo emergente. Luego de confirmar la apertura del archivo asociado, se abrir una nueva ventana que contiene la imagen. Esta ventana es completamente independiente del entorno de Access, por lo tanto, tenemos la posibilidad de cerrarla o dejarla abierta, sin importar el estado de ventana de la base de datos. Podemos tener control sobre el visor de la imagen con los botones Minimizar, Maximizar y Cerrar, de su propia barra de ttulo (Figura 7).
FIGURA 6. Al pulsar sobre la opcin Activar contenido, se muestra la imagen que tiene asociada el campo.
IMGENES EN FORMULARIOS
Recordemos que, en las tablas, no podemos visualizar directamente las imgenes, sino que debemos hacer doble clic sobre cada registro para mostrarlas. Recomendamos siempre utilizar imgenes .BMP para que se muestren automticamente en los formularios.
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Datos en formularios
FIGURA 7. Para cerrar el visor de imgenes, tenemos que pulsar el botn Cerrar, de su barra de ttulo.
Una vez que hemos aprendido a crear formularios, debemos conocer cmo trabajar con los datos, ya sea para visualizar la informacin existente, para eliminar los datos no deseados o para crear nuevos registros. No olvidemos que los formularios permiten realizar operaciones directamente sobre los datos almacenados en las tablas, an la insercin de nuevos registros.
La creacin de formularios conlleva el objetivo de trabajar con datos, bien sea para modificarlos, eliminarlos, agregarlos o visualizarlos. Debido a ello, una de las tareas principales que podemos realizar mediante los formularios es la visualizacin de los datos existentes. Para esto disponemos de una pequea barra que se encuentra situada en la parte inferior del formulario, la cual permite acceder rpidamente a todos los registros existentes. Vemoslo con mayor detalle en la Gua Visual 2.
VISTA PRESENTACIN
La vista Presentacin de los formularios es una innovacin que posee la versin 2007 de Access. En versiones anteriores no exista, por lo tanto, la manipulacin de los registros y del diseo del formulario deban hacerse de forma independiente.
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6.Formularios
GUA VISUAL /2 Manipulacin de datos
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Primer registro: muestra, en el formulario, el primer registro de la tabla o consulta que contiene los datos de origen. Este botn nos llevar al registro 0. Registro anterior: permite acceder al registro anterior. Si estamos visualizando el primer registro, este botn se muestra desactivado. Registro actual: indica el nmero del registro que se est visualizando actualmente y la cantidad total. En este ejemplo estamos en la segunda pgina de nueve. Registro siguiente: posibilita visualizar el siguiente registro de la tabla o consulta original. ltimo registro: muestra automticamente el ltimo registro de la tabla o consulta original. Nuevo registro (vaco): permite agregar un nuevo registro en la tabla o consulta original, solicitando informacin en todos los campos que integran el formulario.
La utilizacin de estos botones posibilita acceder a todo el contenido de la tabla o consulta que lo origina. Esto nos permite agilizar nuestro trabajo, de manera que podamos visualizar rpidamente cada uno de los registros. Debemos tener en cuenta que podemos emplear estos botones siempre que sean necesarios, ya que estn disponibles en todas las vistas del formulario, excepto en la vista Diseo, como lo veremos ms adelante.
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ELIMINAR REGISTROS
Por medio de los formularios, podemos realizar diferentes tareas, y una de ellas es la de eliminar registros de la tabla o consulta que le dio origen al formulario. Si bien es muy importante conocer las formas de acceder a todos los datos, tambin puede surgirnos la necesidad de suprimir ciertos registros que obstaculizan nuestro trabajo. Para realizar este proceso, debemos seguir los pasos que detallamos en el Paso a paso 2.
PASO A PASO /2 Eliminar registros con formularios
Abra el formulario con el cual desee trabajar con un doble clic sobre su icono en el Panel de Exploracin.
Sitese en el registro que desea eliminar con los botones de bsqueda situados en la parte inferior de la pestaa del formulario.
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6.Formularios
Despliegue las opciones del botn Eliminar de la ficha Inicio y seleccione la opcin Eliminar registro.
Pulse el botn S para confirmar la eliminacin total del registro que se muestra actualmente.
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La insercin de nuevos registros en tablas o consultas es otra de las opciones que brinda el trabajo con formularios
Debemos considerar que, al eliminar registros desde un formulario, estamos borrando el registro original, es decir que, luego de suprimir el dato, ya no existir en la tabla o consulta original. Por lo tanto, es recomendable que antes de eliminar un registro, siempre verifiquemos los datos, para no afectar la integridad de la base, ni perder informacin valiosa para la actividad que estamos desarrollando. creamos un formulario que no contenga todos los campos de una tabla y utilizamos la opcin de insertar nuevos registros, los campos que no estn incluidos no tendrn datos en sus respectivas tablas. Esto puede llevar a la violacin de alguna regla de validacin o de la integridad referencial de la base de datos. Por ello, es recomendable que, cuando agreguemos registros mediante formularios, stos muestren todos los campos de la tabla que lo origina o, al menos, asegurmonos de que, si no contiene todos los campos, no existan restricciones en las tablas, que afecten los datos o las relaciones entre ellas. Para agregar registros en tablas mediante la utilizacin de formularios, debemos seguir las instrucciones que desarrollamos en el Paso a paso 3.
AGREGAR REGISTROS
La insercin de nuevos registros en tablas o consultas es otra de las opciones que brinda el trabajo con formularios. Debemos tener en cuenta que, al agregar registros, stos se insertarn en los campos correspondientes a los cuales se haga referencia. Por lo tanto, podemos perder concordancia entre los registros de las tablas relacionadas ya que, si
VELAR POR LA INTEGRIDAD DE LA BASE DE DATOS

La insercin de registros se puede hacer a travs de tablas, consultas de accin o formularios. Pero, tanto la eliminacin como la insercin de registros en las tablas, probablemente generen errores graves porque se puede llegar a violar la integridad de la base de datos.
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6.Formularios
PASO A PASO /3 Agregar registros utilizando formularios
Abra el formulario con el cual desee trabajar. Haga doble clic sobre su icono en el Panel de Exploracin y luego sobre el botn Nuevo registro (vaco), de la barra de bsqueda.
Ingrese todos los datos del nuevo registro. Cuando el tipo de dato sea OLE, visualice el men contextual del control y elija la opcin Insertar Objeto.
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Luego de completar los datos solicitados, el nuevo registro quedar incorporado en la tabla de origen y contabilizado en la opcin Registro actual, de la barra de bsqueda. De esta manera, podemos ingresar la cantidad de registros que necesitemos en todas las tablas existentes de la base de datos. Inclusive, tenemos la posibilidad de crear el diseo de las tablas y despus, mediante formularios, podemos ingresar todos los registros deseados. Si consideramos lo anterior, podemos afirmar que, ingresar registros en la vista Hoja de datos de una tabla y hacerlo desde un formulario, son dos formas de llevar a cabo la misma accin. Luego de ingresar registros mediante los campos de formularios, podemos abrir la tabla de origen y ver la informacin en un nuevo registro, con cada campo aadido desde el formulario. Sin embargo, recordemos
que pueden quedar campos vacos en la tabla, si no estn incluidos en el diseo del formulario (Figura 8). Es importante comprender que podemos generar nuevos registros sin necesidad de completar todos los campos que intervienen en el diseo del formulario. Con solo ingresar un nuevo dato (al menos en un campo) ya se produce un nuevo registro en la tabla o consulta que lo origin. Por lo tanto, esta accin tambin implica que debemos tener cuidado a la hora de crear registros desde los formularios, ya que es muy fcil que se generen registros indeseados en las tablas o consultas originales. Cuando generamos un nuevo registro a travs de formularios, podemos completar la informacin de todos los campos al pulsar la tecla Tabulador, para situar el cursor en cada uno de sus campos.
FIGURA 8. Observemos que, en este ejemplo, el campo Telfono no fue completado porque el formulario no lo contena.
IMPORTANCIA DE LOS LOGOTIPOS

La incorporacin de logotipos es una forma de personalizar un formulario, con la ventaja de representar una persona o empresa. Recomendamos insertar un logotipo en el encabezado de los formularios para una mayor personalizacin de la base de datos.
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6.Formularios
Controles de formularios
Cada elemento que se encuentra en un formulario se denomina Control. stos son objetos que permiten visualizar datos y realizar diferentes acciones para mejorar la interfaz que es la comunicacin con el usuario. Existen tres tipos de controles: dependientes, independientes y calculados. Los controles dependientes son aquellos en los que el origen de sus datos son campos de una tabla o una consulta; los valores que muestran estos controles pueden ser de tipo texto, nmero, fecha o imagen. Por el contrario, los controles independientes son aquellos que no tienen orgenes de datos y se usan para mostrar datos e insertar figuras geomtricas -como lneas o rectngulos- y tambin imgenes. Por ltimo, los controles calculados son aquellos cuyo origen de datos es una expresin, en lugar de un campo.
Estas expresiones pueden ser simples, como la suma de datos, o complejas, como sucede al incorporar funciones que devuelven un valor especfico.
ELEMENTOS GENERALES
En este apartado, aprenderemos a identificar cada uno de los controles que pueden existir en los formularios, sin embargo, por el momento, comenzaremos reconociendo elementos ms sencillos como las Etiquetas, los cuadros de texto, las casillas de verificacin y los marcos de objetos dependientes. Las denominadas Etiquetas son los elementos ms comunes en los formularios, ya que muestran los nombres de los campos (Figura 9). Tambin podemos utilizar etiquetas para exhibir textos, ya que el usuario no podr modificar su contenido. Cuando creamos formularios, las etiquetas muestran automticamente el nombre del campo, en cambio, cuando queremos exhibir textos, debemos crear un nuevo control etiqueta.
FIGURA 9. Las etiquetas muestran exactamente el nombre asignado al campo en la tabla origen. En esta imagen, vemos cinco etiquetas.
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C o n t ro l e s d e f o r m u l a r i o s
Otro elemento que compone los formularios son los denominados cuadros de texto, los cuales permiten mostrar la informacin de los registros en cada campo de tipo Texto, Nmero, Autonumrico, Moneda, Hipervnculo y Fecha/Hora (Figura 10). Para los campos con el tipo de dato Asistente para bsquedas, se emplean los controles denominados Cuadros combinados, que ofrecen una
lista desplegable para que el usuario pueda elegir el elemento que desee de la lista predeterminada. Si selecciona un elemento diferente en un registro existente, se modificar el registro original (Figura 11). Para los campos de tipo Memo, se utilizan cuadros de texto de lnea mltiple, los cuales son similares a los cuadros de texto, con la diferencia que admiten ms de una lnea y poseen una pequea barra
FIGURA 10. En este ejemplo, tenemos cuatro cuadros de texto correspondientes a los campos: Nombre (texto), Apellido (texto), Direccin (texto) y Salario (Moneda).
FIGURA 11. Cada cuadro combinado posee su lista predeterminada. En este ejemplo, existen tres cuadros combinados: N Sucursal,
Id Empleado
y Cdigo_artculo.
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6.Formularios
de desplazamiento cuando el contenido ingresado supera el tamao del cuadro (Figura 12). Otro elemento presente en los formularios son las casillas de verificacin (Figura 13), que se utilizan para representar los campos de tipo Si/No. Funcionan de igual forma que las vistas en la creacin de tablas, donde debemos activarlas/desactivarlas, dependiendo de si el valor es verdadero o falso (positivo o negativo).
Por ltimo, encontramos unos elementos posibles de visualizar o insertar en los formularios: los marcos de objetos dependientes, los cuales permiten visualizar las fotografas en los formularios. En la imagen anterior, existe solamente un control de tipo marco de objeto dependiente.
VISTAS DE FORMULARIOS
Como hemos visto, cada elemento de una base de datos posee diferentes vistas que permiten trabajar o visualizar de distinta forma los datos de dichos elementos. En el caso de los formularios, existen tres vistas disponibles: vista Formulario, vista Presentacin y vista Diseo. Para acceder a las vistas de un formulario, debemos utilizar el botn Ver, de la ficha Inicio. Veamos qu ofrece cada una de ellas: Vista Formulario: aqu veremos los datos tal como lo har el usuario final. Se muestran todos los contenidos de los campos, y no es posible modificar el diseo del formulario, es decir que no podemos agregar, modificar o quitar controles desde esta vista (Figura 14). Vista Presentacin: es una incorporacin de la versin 2007 y permite trabajar con el diseo del formulario al mismo tiempo que con los datos.
FIGURA 12. Para visualizar el resto de las lneas de un cuadro de texto mltiple, debemos hacer clic sobre la barra de desplazamiento del control.
MEDIDAS DE LOS CONTROLES

Es posible modificar las medidas de un control, manualmente, al hacer clic sostenido sobre uno de sus manejadores situados en los cuatro extremos del control y en los puntos medios de cada lado.
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Cada elemento de una base de datos posee diferentes vistas

sobre los registros. Para llevarlas a cabo de forma adecuada, es importante que conozcamos la estructura de los formularios, para aproximarnos a los controles que permiten dichas operaciones. En primer lugar, debemos ingresar en la vista Diseo del formulario para tener acceso a cada uno de sus controles, as como a los elementos que conforman su estructura (Gua Visual 3). En la mayora de las ocasiones, los encabezados y pies de formulario contienen solamente etiquetas que indican el nombre de la tabla que les dio origen o la fecha actual, por lo cual en cada seccin es posible insertar nuevos controles.
Es decir que posibilita modificar el diseo, por ejemplo, al agregar y trasladar controles. Permite cambiar los registros al actualizarlos, al eliminarlos o al agregarles nuevos. En conclusin, esta vista es aconsejable para acceder a todos los controles y registros al mismo tiempo (Figura 15). Vista Diseo: podemos realizar cualquier modificacin en el diseo del formulario. Sin embargo, no podemos cambiar la informacin almacenada en los registros que le dieron origen (Figura 16).
ESTRUCTURA DE UN FORMULARIO
Como hemos visto hasta el momento, por medio de los formularios tambin podemos realizar operaciones
FIGURA 13. En este ejemplo, solo existe una casilla de verificacin porque solamente se muestra un campo de tipo Si/No.
FIGURA 14. Si bien no es posible modificar el diseo del formulario, podemos cambiar los registros existentes.
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6.Formularios
FIGURA 15. Observemos que, al seleccionar el control Etiqueta, se muestra el cursor con flecha doble y nos da la posibilidad de trasladarlo.
FIGURA 16. Utilizamos la vista Diseo para modificar, agregar o quitar controles en el diseo de un formulario.
MANTENER LAS PROPORCIONES DE LA ESTRUCTURA

Cada seccin de un formulario posee un tamao predeterminado. Sin embargo, es posible modificar su ancho o su alto con un clic sostenido en sus bordes. Procuremos mantener las proporciones de los elementos para no confundir al usuario.
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GUA VISUAL /3 Estructura de los formularios
3
Encabezado del formulario: contiene los elementos que se mostrarn en la parte superior del formulario. Generalmente veremos un titular en esta zona. 2 Detalle: aqu encontramos todos los controles que representan los datos de cada registro. 3 Pie del formulario: contiene los elementos que se mostrarn al final del formulario, es decir, debajo de los controles. Se podrn incluir botones por ejemplo.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear y a modificar otro elemento de una base de datos: los formularios. A travs de ellos, accedemos al contenido de las tablas o consultas que les dieron origen. A su vez, tambin hemos aprendido a reconocer los diferentes controles.
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6.Formularios
Multiple choice
Cul de las siguientes opciones crea un formulario que permite visualizar varios registros a la vez, separados en filas? a- Formulario dividido. b- Diseo del formulario. c- Grfico dinmico. d- Varios elementos.
Cul de las siguientes vistas fue incorporada en el ao 2007? a- Vista formulario. b- Vista presentacin. c- Vista diseo. d- Vista tabla.
2 Cul de las siguientes opciones contiene

los elementos que se mostrarn al final del formulario, es decir, debajo de los controles? a- Encabezado del formulario. b- Detalle. c- Pie del formulario. d- Ninguna de las anteriores.
En cul de las siguientes vistas veremos los datos tal como lo har el usuario final? a- Vista formulario. b- Vista presentacin. c- Vista diseo. d- Vista tabla.
En cul de las siguientes opciones encontramos todos los controles que representan los datos de cada registro? a- Encabezado del formulario. b- Detalle. c- Pie del formulario. d- Ninguna de las anteriores.
Cul de las siguientes opciones crea un formulario del elemento seleccionado en el Panel de Exploracin, el cual muestra, en la parte inferior, la hoja de datos y, en la superior, el formulario? a- Formulario dividido. b- Diseo del formulario. c- Grfico dinmico. d- Varios elementos.
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Respuestas: 1-d, 2-c, 3-b, 4-b, 5-a, 6-a.
Captulo 7 Informes y etiquetas
Organizamos la informacin existente en la base de datos con el objetivo de visualizarla tal como ser impresa.
7.Informes y etiquetas
Informes y etiquetas
Durante el desarrollo de este captulo, aprenderemos a crear, modificar y eliminar otros elementos importantes de las base de datos: los informes. A travs de ellos, organizamos la informacin existente en la base de datos, con el objetivo de visualizarla tal como ser impresa. Esta utilidad est acompaada por la posibilidad de agregar elementos que personalicen los informes. Permite agregar textos, imgenes y logos, distribuir y modificar los controles, as como tambin crear etiquetas.
INFORMES EXPRESS
Microsoft Access 2007 posibilita crear los llamados informes express, que son los que se realizan con un solo clic y se basan en la informacin de la tabla o consulta que se encuentre seleccionada en el Panel de Exploracin. Tienen la ventaja de crearse de forma rpida y sencilla, sin tener que elegir ningn componente. Para lograr esto, su diseo se fundamenta en elementos predeterminados, pero podemos modificarlo, como lo veremos ms adelante. Para llevar a cabo informes express, debemos seleccionar, previamente, la tabla o consulta deseada del Panel de Exploracin y pulsar sobre el botn Informe, del apartado Informes, de la ficha Crear. Luego, de forma automtica, se crear un informe sencillo, que mostrar la informacin del objeto seleccionado (Figura 1).
Creacin de informes
En esta seccin, conoceremos las diversas maneras de crear informes que nos brinda Access. Para comenzar, aprenderemos a realizar los informes express y, luego, analizaremos en detalle los pasos del asistente que permite crear estos elementos en la base de datos. Lo principal es ingresar en la ficha Crear y utilizar las opciones del apartado Informes (Gua Visual 1).
BENEFICIOS DE LOS INFORMES EXPRESS

La gran innovacin de la versin 2007 permite crear informes de forma rpida y sencilla, a travs de los llamados informes express. Estos elementos posibilitan que el usuario no necesite tener conocimientos previos sobre su estructura o su diseo.
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C re a c i n d e i n f o r m e s
GUA VISUAL /1 Apartado Informes

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permite crear, de forma rpida y sencilla, informes con base en el elemento seleccionado en el Panel de Exploracin, ya sea una tabla, una consulta o un formulario. Etiquetas: abre el Asistente para etiquetas, que nos guiar en su proceso de creacin. Informe en blanco: crea informes completamente vacos. Asistente para informes: inicia el Asistente para informes, mediante el cual creamos informes con base en cada uno de los pasos. Diseo de informe: permite crear informes en su vista Diseo.
Informe:
Como mencionamos anteriormente, los informes express basan la distribucin de la informacin en un estilo predeterminado, sin embargo, al igual que con el resto de los elementos de una base de datos, podemos cambiarles la estructura y el diseo sin necesidad de guardarlos previamente. No obstante, guardar un informe permite utilizarlo o visualizarlo posteriormente. Para ello, debemos pulsar el botn Guardar, de la barra de acceso rpido, o la combinacin de teclas CONTROL+S. A continuacin, tenemos que indicar el nombre que deseamos asignarle al informe y, por ltimo, pulsar el botn Aceptar.
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FIGURA 1. El informe creado se muestra en la vista Presentacin, para hacerle las modificaciones correspondientes
Otro elemento por tener en cuenta es la posibilidad de agregar campos de diferentes tablas o consultas
INFORMES CON EL USO DEL ASISTENTE

Otra forma de crear informes en una base de datos es mediante un asistente que nos gua durante todo el proceso de creacin, de manera que solo debemos elegir la informacin que queremos mostrar, dentro de la gama de posibilidades que nos presenta en cada uno de los pasos. Esto le ofrece al usuario una forma veloz y simple de trabajo: el proceso se vuelve sistemtico, ya que luego de seleccionar las opciones deseadas en cada instancia tenemos que pulsar el botn Siguiente para continuar, hasta llegar al ltimo paso, donde presionamos Finalizar y ya tenemos listo el informe. Para crear un informe con base en un asistente, debemos pulsar el botn Asistente para informes, de la ficha Crear, y se abrir su cuadro de dilogo
que mostrar el primer paso donde debemos elegir la tabla o consulta que originar los datos del informe. De all en adelante, nicamente tenemos que seguir los pasos que detallaremos a continuacin. Origen de datos Luego de pulsar el botn Asistente para informes, de la ficha Crear, estamos frente al primer paso del asistente, el cual consiste en seleccionar el origen de los datos y de los campos que se mostrarn en el informe (Figura 2). Para ello, debemos desplegar la lista Tablas/ Consultas y elegir el elemento deseado. De forma automtica, se mostrarn todos los campos existentes en la tabla o consulta seleccionada anteriormente en la lista Campos disponibles. Para agregar un campo en un informe, tenemos que
INFORMES EN LA VERSIN 2007

La versin 2007 de Microsoft Access brinda la posibilidad de crear formularios de forma rpida y sencilla, a travs de un solo clic. Esta posibilidad no existe en versiones anteriores a la 2007, por lo cual podemos afirmar que esta nueva versin es ms gil para el usuario.
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elegirlo de la lista Campos disponibles y pulsar el botn que se muestra junto a la lista con el signo >. Si queremos aadir todos los campos del informe, podemos presionar el botn con el signo >>. Cada campo agregado se presenta en la lista
Campos seleccionados y, de esta forma, sabremos
Nivel de agrupamiento El segundo paso del asistente se refiere a la posibilidad de crear, o no, niveles de agrupamiento. Podemos agrupar la informacin con base en un criterio y, de esta forma, lograr una mejor visualizacin y comprensin de los datos que se exponen. Por ejemplo, tenemos la posibilidad de agrupar todas las ventas producidas cada da, es decir, visualizaremos, juntas, todas las ventas del 21/11/09 o las del 22/11/09, etctera. As, la informacin resultar ms clara y comprensible para el usuario (Figura3). Para seleccionar el/los campos que crearn grupos en el informe, debemos seleccionarlos de la lista y pulsar el botn que muestra el signo >. Con el que tiene >>, agregamos todos los campos de una sola vez, como nivel de agrupamiento. Sin embargo, recomendamos utilizar un solo campo como nivel de agrupamiento, para que la informacin se muestre clara y explcita para el lector.
cules sern los que aparecern en el informe. Si deseamos eliminar algunos de nuestra lista, podemos seleccionarlos en Campos seleccionados y pulsar el botn que tiene el signo <. A su vez, si deseamos quitar todos los campos que hemos agregado, podemos utilizar el botn con el signo <<. Otro elemento es la posibilidad de agregar campos de diferentes tablas o consultas. Podemos elegir campos de diferente origen para aadirlos en el formulario y, as, mostrar en un solo informe los datos de diferentes tablas o consultas. Luego de determinar cules son los que se mostrarn, pulsamos el botn Siguiente para continuar con el prximo paso del asistente.
FIGURA 2. El origen de los datos para la creacin de un informe pueden ser tablas o consultas.
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FIGURA 3. El campo que se utiliza como nivel de agrupamiento se muestra resaltado. En este ejemplo, se emple el campo Fecha de la venta.
Por otra parte, con el botn Opciones de agrupamiento establecemos criterios para delimitar la forma en que se deben agrupar los datos. Por ejemplo, cuando el campo que se usa como nivel de agrupamiento es de tipo Fecha/Hora, podemos elegir si la agrupacin ser por semanas, meses, aos, etctera. Cada tipo de dato posee diferentes intervalos de agrupamiento, que estableceremos en la ventana emergente. Luego de seleccionar la opcin deseada, pulsamos Aceptar. Para eliminar los niveles de agrupacin existentes, hacemos clic en el botn que muestra el signo >.
Tengamos en cuenta que tambin es posible crear informes que no posean ningn nivel de agrupamiento. Sin embargo es una excelente forma de organizar la informacin para obtener informes ms legibles para el usuario. Luego, presionamos Siguiente para continuar con el prximo paso del asistente. Criterios de ordenacin Despus de establecer el nivel de agrupamiento para los datos que se mostrarn en el informe, el asistente solicita la confirmacin de la aplicacin, o no, de criterios de ordenacin. A travs de ellos, indicamos que los datos se muestren ordenados en
VARIOS NIVELES DE AGRUPAMIENTO

Cuando asignamos ms de un campo como nivel de agrupamiento, se activa la opcin Prioridad, que permite modificar el orden de los campos que componen el agrupamiento. Los botones que muestran flechas hacia arriba o abajo, modifican la posicin de los campos.
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forma ascendente o descendente segn uno, dos, tres o cuatro campos. Este orden es posterior a los niveles de agrupamiento, es decir que, si indicamos un nivel de agrupamiento con base en un campo, en el paso siguiente podremos organizar la informacin del resto de los campos. Aplicar criterios de ordenacin es una forma de organizar la informacin con base en criterios lgicos (Figura 4). Luego de seleccionar el/los campos que se utilizarn como criterios de ordenacin, tenemos que pulsar los botones Ascendente o Descendente, situados junto a cada lista, los cuales permiten establecer el orden de cada campo. De forma predeterminada,
se muestra Ascendente, pero, si deseamos que el orden sea inverso, debemos presionar este mismo botn y se presentar el botn Descendente. Para continuar hacia el prximo paso, pulsamos Siguiente. Distribucin de datos El prximo paso del asistente para la creacin de formularios se basa en la eleccin de la distribucin que tendrn los datos en el informe, es decir, la forma en la que se presentarn. En el apartado Distribucin, encontramos las opciones En pasos, Bloque y Esquema. Cada una de ellas representa una forma distinta de disponer la informacin (Figura 5).
FIGURA 4. Para elegir un criterio de ordenacin, debemos desplegar la lista y seleccionar el campo deseado.
ESTABLECER EL CRITERIO DE ORDENACIN

Microsoft Access permite indicar hasta cuatro criterios de ordenacin opcionales, (ya que se puede hacer hasta con cuatro campos). Esto posibilita organizar los datos de los campos que no forman parte del nivel de agrupamiento y, as, la informacin se muestra ms legible.
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FIGURA 5. La distribucin elegida en este paso establecer la manera en que se distribuirn los datos en el informe.
En pasos: los datos se muestran en diferente fila con respecto al campo que se utiliza como nivel de agrupamiento, diferenciando, as, los datos secundarios del campo principal (Figura 6). Bloque: todos los datos se muestran en el mismo nivel, sin importar qu campos estn establecidos como nivel de agrupamiento (Figura 7). Esquema: En este tipo de distribucin, el campo establecido como nivel de agrupamiento se presenta en una fila sobre los datos correspondientes a cada registro (Figura 8).
Al pulsar sobre una de estas opciones, veremos una previsualizacin de la forma en que la opcin elegida distribuye los datos sobre la zona izquierda del cuadro. A su vez, en la misma ventana del asistente para informes, encontramos el apartado Orientacin, el cual permite establecer la orientacin de la hoja del informe. Podemos elegir que la hoja se muestre en forma vertical u horizontal con las opciones Vertical u Horizontal de dicho apartado. Debajo de ellas, hay una pequea previsualizacin de la orientacin elegida. La orientacin, se refiere a la hoja del informe y no a su contenido, es decir que los
Veremos una previsualizacin de la forma en que la opcin elegida distribuye los datos
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FIGURA 6. La distribucin En pasos resalta los ttulos de los campos y aplica un color de fuente distinto para el campo establecido como nivel de agrupamiento.
FIGURA 7. La distribucin Bloque solo resalta los ttulos de cada campo. El resto de los datos se muestra con los bordes de celda.
datos que presente el informe siempre estarn en la misma orientacin. Para continuar con el asistente, presionamos Siguiente. Finalizacin del asistente Luego de elegir la distribucin de los datos del informe y la orientacin de la hoja, estamos frente al penltimo paso, en el que debemos seleccionar el estilo apropiado.
Cada uno posee un conjunto de propiedades agrupadas bajo un nombre que se refiere a colores, estilos fuentes, tamaos, colores de fondo y todo lo relacionado con la presentacin final (Figura 9). Microsoft Access 2007 tiene una lista con 25 estilos diferentes, para que el usuario elija el que ms se adapte a su necesidad. Seleccionar un estilo es una forma de hacer ms agradable la presentacin de los datos.
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FIGURA 8. En la distribucin Esquema, el campo establecido como nivel de agrupamiento posee el mismo color de fuente que los nombres de los campos.
FIGURA 9. Al pulsar sobre un estilo de la lista, se mostrar su respectiva previsualizacin en la zona izquierda del cuadro.
CUNTOS NIVELES DE AGRUPAMIENTO UTILIZO?

Durante el proceso de creacin de informes con el asistente, Access ofrece la posibilidad de crear niveles de agrupamiento. Si bien es una opcin muy til para organizar la informacin, recomendamos emplear solamente un nivel de agrupamiento, para no confundir al usuario.
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Adems, cada uno posee diferentes caractersticas modificables (las cuales aprenderemos a manejar en la prxima seccin), por lo tanto, la eleccin de uno no limita al usuario a utilizar exactamente todas las propiedades que conlleva. Es decir que podemos elegir un estilo y luego cambiarle algn aspecto. Para continuar, debemos seleccionar un estilo y pulsar Siguiente. Luego de esta accin, pasamos al ltimo paso del asistente. Aqu, establecemos el nombre que le asignaremos al informe y la vista en la cual lo crearemos (Previa o Diseo). A continuacin, presionamos Finalizar, y se crear el informe con todas las caractersticas elegidas en cada uno de los pasos, mostrndose en la vista elegida (Figura 10).
VISTAS DE LOS INFORMES

Al igual que el resto de los elementos de una base de datos, los informes poseen diferentes vistas. Veamos las caractersticas de cada una de ellas: Vista Informes: se muestran los datos del informe con la fecha de creacin y el nmero de pginas, permitindonos seleccionar los datos. Vista Preliminar: presenta el informe tal cual ser impreso y posee la ficha Vista Preliminar, que permite configurar la impresin del informe. Vista Presentacin: posibilita acceder a los controles que conforman el informe y a los datos en forma simultnea. Vista Diseo: permite acceder a todos los controles del informe para modificar su diseo.
FIGURA 10. Al activar la opcin Vista previa del informe, visualizaremos el informe en su vista preliminar.
VISTA PRESENTACIN
Otra de las innovaciones que ofrece Microsoft Access 2007 es la incorporacin de la vista Presentacin en los informes. Todos los elementos de una base de datos poseen esta vista, que facilita la modificacin de sus elementos y controles.
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Para acceder a las diferentes vistas que tiene un informe, debemos desplegar las opciones del botn Ver, de la ficha Inicio.
Personalizar el diseo
Hasta el momento, hemos visto cmo crear informes, ya sea de forma rpida a travs del botn Informes de la ficha Crear, o con el asistente que nos gua paso a paso para su elaboracin. Sin embargo, podemos modificar la estructura o diseo para obtener informes personalizados, basndonos en nuestras necesidades o en nuestro gusto personal para exponer los datos.
Al igual que los formularios, los informes se componen de diferentes controles que se crean automticamente al realizarlos y que muestran, de forma predeterminada, seis secciones: Encabezado del informe, Encabezado de pgina, Encabezado fecha de la venta, Detalle, Pie de pgina y Pie del informe. La seccin Encabezado de la venta se refiere al campo asignado como nivel de agrupamiento. En nuestro ejemplo, el campo elegido fue Fecha de la venta, de all el nombre. La modificacin de los tamaos de cada control se realiza exactamente igual a la explicada en los formularios, de manera que tambin podremos acceder a sus propiedades y personalizarlo al ingresar logotipos, elegir la fuente de los controles, modificar sus colores, etctera. Por otra parte, tanto los formularios como los informes poseen la ficha Diseo, la cual permite insertar
SECCIONES DE UN INFORME
A travs de la vista Diseo, podemos realizar diversos cambios en cada uno de los controles del informe o en cada una de sus secciones. Para ingresar en esta vista, debemos desplegar las opciones del botn Ver y elegir Vista Diseo. Recordemos que cada seccin de un informe permite ingresar diversos controles para poder personalizarlo.
SIMILITUDES ENTRE FORMULARIOS E INFORMES

Gracias al entorno mejorado de la versin 2007, las fichas Diseo y Organizar, de la vista son similares tanto para los formularios como para los informes. Por lo tanto, nos resultar muy fcil adaptarnos a la vista Diseo de estos ltimos, debido a su similitud.
Diseo,
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A travs de la vista Diseo, podemos realizar diversos cambios en cada uno de los controles del informe
controles y cambiar su apariencia. Con respecto al ancho y alto de cada seccin, tambin debemos hacer clic sostenido sobre cada borde inferior o derecho para modificarlos, al igual que hicimos con los formularios (Figura 11). Encabezado de informe Una de las secciones que compone un informe es el Encabezado de informe, que se ubica en la parte superior de la primera pgina. En ella, se encuentran aquellos datos que se mostrarn una sola vez en el
formulario. De forma predeterminada, solo se presenta el nombre de la tabla o consulta que le dio origen, pero podemos realizar modificaciones sobre ella. Para cambiar el texto que muestra el control etiqueta, debemos hacer doble clic sobre ella o utilizar la propiedad Ttulo. Recordemos que, para acceder a las propiedades de un control, debemos utilizar el botn Hoja de Propiedades, de la ficha Diseo, donde se mostrar la persiana Hoja de propiedades. No olvidemos que, cuando los informes poseen muchos registros, se distribuyen en diferentes pginas, con el objetivo de mostrar todos y cada uno de los datos almacenados en los campos que elegimos durante su creacin. En cambio, todos los elementos que se ingresen en el Encabezado de informe solamente se presentarn en la primera de las pginas. Por lo tanto, la informacin que contiene esta seccin suele ser la cartula del contenido del informe (Figura 12).
FIGURA 11. El apartado controles permite insertar, en cualquier seccin del informe, los diferentes controles disponibles.
DATOS EN TODAS LAS SECCIONES?

Los informes poseen seis secciones. Cada una de ellas se muestra en determinado momento y ofrece la posibilidad de modificar o de ingresar controles. Sin embargo, no es estrictamente obligatorio que existan datos en todas las secciones.
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FIGURA 12. En este ejemplo, hemos agregado un control para mostrar la fecha actual en el encabezado del informe para que siempre est visible.
Encabezado de pgina Otra de las secciones que compone un informe es el Encabezado de pgina. Aqu, se colocan aquellos datos que se deben mostrar al comienzo de cada pgina. Por lo tanto, su contenido se repite en todas las pginas que forman parte del informe, y esto permite que el lector pueda reconocer fcilmente la ubicacin de una pgina a lo largo de un informe extenso. Uno de los usos ms frecuentes de esta seccin es la inclusin del nombre de cada campo que participa en el informe, ya que esto hace que el usuario visualice y comprenda mejor los datos que preceden a los ttulos de los campos (Figura 13). Si deseamos quitar un elemento de esta seccin, debemos tener en cuenta que cada nombre del campo se relaciona con la informacin a la cual se refiere.
Por lo tanto, al borrar un control etiqueta, tambin se eliminarn los controles que tenga asociados. Por ejemplo, si suprimimos una etiqueta llamada Fecha de la venta, tambin se borrar el cuadro de texto que muestra los datos referentes al campo Fecha de la venta. Lo mismo suceder al modificar el ancho de los controles de esta seccin: cambiar el ancho de los dems controles asociados. Detalle La seccin Detalle es la que ocupa la mayor parte de un informe y posee todos los controles referentes a los datos que se mostrarn. Los elementos que la integran se repetirn tantas veces como registros existan en la tabla o consulta que le dio origen al informe. La distribucin de los controles depender de la organizacin elegida durante su proceso de creacin (Figura 14).
FIGURA 13. En esta seccin del informe, se crean etiquetas con los nombres de los campos, de forma predeterminada.
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En este punto, debemos tener cuenta que, en la vista Diseo, veremos solamente una fila que se corresponde con los campos que participan en el diseo del informe, sin embargo, cuando ingresemos en la vista Presentacin, Preliminar o Informe, veremos cada uno de estos controles repetidos tantas veces como sea necesario, es decir, tantas veces como registros existan en el origen de los datos.
Pie de pgina En la seccin Pie de pgina de los informes, debemos colocar aquellos controles que deseamos que se muestren al final de cada una de las pginas. Por lo general, se utiliza para colocar los nmeros de pgina y la fecha actual, ya que esta informacin se crea de manera predeterminada al realizar el informe (Figura 15).
FIGURA 14. La seccin Detalle posee el mismo alto que el resto de las secciones. Cuando pasemos a otra vista, observaremos que ocupa la mayor parte del informe.
FIGURA 15. La seccin Pie de pgina, de la vista Diseo, presenta dos etiquetas con las funciones correspondientes, para mostrar la fecha actual y el nmero de pgina.
CANTIDAD DE PGINAS EN LOS INFORMES

La seccin Detalle, en la vista Diseo, muestra solamente una fila con los campos correspondientes a su objeto de origen. A pesar de esto, cuando cambiemos de vista, tendremos todos los registros que le dieron origen al informe.
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Todo el texto que queramos mostrar de forma textual en un control deber estar encerrado entre comillas ( )
La funcin =Ahora() se refiere a la fecha actual, es decir, la fecha que est configurada en la PC en el momento de abrir el informe. Es posible aplicar esta funcin a otro control que no sea una etiqueta. Por ejemplo, podemos hacer un cuadro de texto que muestre la misma informacin. Para ello, debemos crear el control, acceder a sus propiedades y escribir la funcin en la propiedad Origen del control. Si lo que deseamos es que se vea la hora actual, tenemos que emplear =Hora(), que muestra la hora que est configurada en la PC al momento de abrir el informe. Por otra parte, la etiqueta que se crea de forma predeterminada presenta el nmero de pgina actual y el nmero de pginas totales. Sin embargo, podemos escribir la funcin =[Page] para que se vea solamente el nmero de la pgina actual. Si, por el contrario, deseamos que en cada pgina se muestre el nmero total de pginas que se realizaron con el informe, debemos escribir la funcin =[Pages]. Todo el texto que queramos mostrar de forma textual en un control deber estar encerrado entre comillas ( ) y unido con el signo ampersand (&). Por ejemplo, para mostrar el texto La fecha actual es seguido de la fecha actual, tenemos que ingresar la siguiente sintaxis en la propiedad Origen del control (accesible a travs del botn Hoja de propiedades, de la ficha Diseo) del elemento deseado: =La fecha actual es & Ahora(). Por ltimo, debemos tener en cuenta que la propiedad Origen del control es la que representa el contenido que mostrarn los controles. Por ello, en la vista Diseo veremos la funcin que hemos asignado al control mientras que, en el resto de las vistas, veremos el dato actualizado.
SECCIONES DE LOS INFORMES

Debemos tener en cuenta que las secciones Encabezado de informe y Pie del informe son las que se muestran al inicio y al final. Por lo tanto, recomendamos incluir informacin general (y evitar la especfica), ya que no se mostrar en todas las pginas.
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Pie del informe Para finalizar la estructura de un informe, nos encontramos con la seccin Pie del informe. Aqu, debemos colocar la informacin que se mostrar al final de la ltima pgina. Es decir que no se repetir en cada una, sino que nicamente se presentar en la ltima. Su funcionamiento es igual al encabezado de pgina, con la leve diferencia que se ve al final del informe. Microsoft Access no muestra un espacio que corresponda con esta seccin de forma predeterminada, sin embargo, podemos situar el cursor sobre el borde inferior de la seccin y hacer clic sostenido hacia abajo para visualizarla (Figura 16).
Para ello, debemos acceder a la vista Presentacin. Luego, tenemos que seleccionar un campo del informe, desplegar las opciones del botn Totales en la ficha Formato y elegir una de sus opciones: Incluir registros: contabiliza la cantidad de registros totales que posee el campo, sin importar si existen celdas vacas. Incluir valores: contabiliza, solamente, las celdas del campo que contienen datos. Despus de seleccionar el tipo de totales deseado, Access agrega un cuadro de texto en la zona Pie de pgina del informe, que muestra el nmero de registros o valores correspondientes (Figura 17). Debemos considerar que tambin es posible realizar este procedimiento manualmente: insertamos un cuadro de texto y luego ingresamos la funcin
CONTAR REGISTROS
Con Microsoft Access 2007, tambin podemos contar la cantidad de registros que existen en un informe.
FIGURA 16. En la seccin

Pie del informe,
se pueden insertar la cantidad de controles deseados, ya que de forma predeterminada se muestra vaca.
FIGURA 17. En la vista Diseo se muestra que el origen del control se crea con la funcin Cuenta.
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Cuenta en la propiedad Origen del control. Sin embargo, aprovechando las ventajas que ofrece Microsoft Access, es ms rpido crearlo por medio de esta forma automtica.
Cuando visualicemos el informe en la vista Informes, se ver el nmero correspondiente a la cantidad de valores o registros, separados por una lnea horizontal que se ubica despus del ltimo registro del informe (Figura 18).
Otra de las ventajas que ofrece Microsoft Access es la posibilidad de realizar operaciones con los datos de tipo numrico o moneda que muestra un informe. Por ejemplo, podemos sumar datos o buscar el valor mximo o mnimo. Para ello, debemos seleccionar el campo deseado, desplegar las opciones del botn Totales, elegir la operacin que queramos, y Microsoft Access realizar el clculo en un nuevo cuadro de texto ubicado en el Pie del informe (Figura 19).
FIGURA 18. El estilo de la lnea horizontal que se crea de forma automtica depende del estilo del informe elegido en el proceso de creacin.
FIGURA 19. Cuando el campo seleccionado es de tipo Nmero o Moneda, el botn Totales muestra las operaciones disponibles.
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P re p a r a r l a i m p re s i n d e d a t o s
Mediante la vista Diseo de un informe, tambin se nos permite incorporar un cuadro de texto que posibilite numerar cada uno de sus registros. Es decir que le asignaremos al primer registro el nmero 1, al segundo el nmero 2 y as sucesivamente con cada uno. Para ello, debemos seguir las indicaciones del Paso a paso 1.
TAMAO Y ORIENTACIN DEL PAPEL

Una de las configuraciones ms importantes a la hora de realizar la impresin de los informes es el tamao del papel en el cual se imprimirn los datos. Este procedimiento es fundamental porque, de no coincidir el tamao del informe con el tamao de la hoja, puede que no se visualicen todos los datos o que se muestren de forma incorrecta. Por lo tanto, siempre debemos configurar el tamao del informe para que coincida exactamente con el tamao de la hoja en la cual se imprimir. Para lograr esto, debemos ingresar en la vista Diseo y luego en la ficha Configurar Pgina. Aqu, encontraremos el botn Tamao, que posee la lista de los disponibles (Figura 20). Despus de indicar el tamao de la hoja, debemos elegir la orientacin que tendr. Para ello, disponemos de los botones Vertical y Horizontal, situados en la ficha Configurar pgina.
Preparar la impresin de datos

El objetivo final de los informes es realizar una impresin correcta y atractiva de la informacin. Sin embargo, existen ciertas configuraciones que debemos establecer antes de llevarla a cabo. En esta seccin, aprenderemos a configurar la impresin, para lograr resultados ptimos, es decir, que satisfagan nuestras necesidades de informacin y comunicacin.
FIGURA 20. Los tamaos del papel son universales. Por lo tanto, las medidas que se identifican con cada nombre sern siempre iguales.
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PASO A PASO /1 Numerar registros de un informe
Ingrese en la vista Diseo del informe e inserte un cuadro de texto en la seccin Detalle, junto al ltimo campo.
Seleccione la etiqueta que se crea de forma automtica con el cuadro de texto e indique el texto que desee mostrar, a travs de la propiedad Ttulo.
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Seleccione el cuadro de texto, ingrese en la ficha Datos, de la persiana Hoja de propiedades, y elija el valor Sobre grupo en la propiedad Suma continua.
Ingrese en la ficha Todas, de la persiana Hoja de datos, y escriba el valor =1 en la propiedad Origen del control.
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Escriba el caracter # en la propiedad Formato, de la persiana Hoja de propiedades.
Ingrese en la vista Informes y observe que cada registro posee un nmero que lo identifica.
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Tengamos en cuenta que, al seleccionar una orientacin, estamos configurando su apariencia en la impresin del informe y no su visualizacin en pantalla. Es decir que no veremos cambios en el diseo porque la orientacin hace referencia a la hoja y no a su contenido.
OPCIONES DE IMPRESIN
Para finalizar la configuracin de la impresin de informes, debemos establecer ciertas caractersticas y, dentro de ellas, se encuentran los tamaos de los mrgenes. Cada informe tiene cuatro: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho, que representan la distancia entre el borde de la hoja y el contenido que ser impreso. Microsoft Access 2007 posee una lista con tres tipos de valores predeterminados para cada una de ellas. Para seleccionar uno debemos desplegar las opciones del botn Mrgenes, de la ficha Configurar pgina (Figura 21).
FIGURA 21. Los tipos de mrgenes Normal, Ancho y Estrecho poseen valores definidos para los cuatro mrgenes del informe.
ALINEACIN DE LOS CUADROS DE TEXTO

Las propiedades que contenga el cuadro de texto que insertemos en la seccin Detalle del informe se trasladarn a los cuadros que hayamos creado para cada registro. Para que el contenido se muestre centrado, debemos recurrir al apartado Fuente, de la ficha Diseo.
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Adems de establecer los mrgenes, disponemos de tres opciones ms para configurar la impresin
Observemos que cada una de estas opciones tiene ciertos valores para cada uno de los mrgenes del informe. Sin embargo, podemos modificarlos para que sean ms personalizadas. Para ello, debemos pulsar el botn Configurar pgina y, desde all, se abrir el cuadro Configurar pgina (Figura 22). Como vemos, en este mismo cuadro podemos establecer los mrgenes: escribimos los valores deseados en las casillas Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. Sobre la derecha del cuadro, veremos una previsualizacin de los datos que introducimos en dichas casillas. Para finalizar, presionamos Aceptar. Adems de establecer los mrgenes, disponemos de tres opciones ms para configurar la impresin, que se encuentran en la ficha Configurar pgina: Mostrar mrgenes: cuando esta casilla se encuentra desactivada, no se mostrarn los mrgenes ni en la impresin, ni las vistas del informe.
FIGURA 22. Para configurar los mrgenes deseados, tenemos que visualizar la ficha Opciones de impresin.
Imprimir slo los datos: si activamos esta casilla, Access realizar solamente la impresin de los datos, sin tener en cuenta las secciones de encabezado y pie del informe. Columnas: al pulsar este botn se abre el cuadro de dilogo Configurar pgina y se muestra la ficha Columnas (Gua Visual 2).
PREPARARSE PARA LA IMPRESIN

Antes de realizar una impresin, es recomendable que verifiquemos que est todo listo: configuramos el informe, chequeamos que la impresora est encendida, conectada a la PC y que disponga de papel suficiente.
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GUA VISUAL /2 Opciones de la ficha Columnas
1 2 3 4 5 6
2 3 4
5 6
Nmero de columnas: aqu, debemos indicar la cantidad de columnas en las que se imprimirn los registros. De forma predeterminada, se presenta una sola, sin embargo, podemos modificar este nmero para dividirlos en la cantidad de columnas deseadas. Espacio entre filas: con esta opcin, sealamos la cantidad de centmetros que separarn cada fila de registros en la/s columnas. Espacio entre columnas: cuando indicamos ms de una columna, se activa esta opcin, que permite elegir el espacio entre ellas. Tamao de columna: las opciones de este apartado se refieren a las dimensiones de las columnas. Ancho: posibilita establecer la cantidad de centmetros que le correspondern al ancho de cada columna. Alto: aqu, sealamos el alto que tendrn. Igual que en detalle: si activamos esta casilla, los valores de Ancho y Alto se adaptarn a la seccin Detalle del informe. Diseo de columna: permite indicar la forma en que se distribuirn los registros en las columnas. Hacia abajo y despus a lo ancho: se distribuirn de arriba hacia abajo y luego pasarn a la prxima columna. A lo ancho y despus hacia abajo: ocuparn la primera fila, luego pasarn a la siguiente y as sucesivamente, hasta completar todos los registros.
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Una vez que elegimos las opciones deseadas, estamos listos para realizar la impresin del informe con el botn Imprimir de la barra de acceso rpido, o al desplegar las opciones del Botn de Office y seleccionar la opcin Imprimir.
tamao, la orientacin y los colores deseados. Para comenzar la creacin de informes con formato de etiquetas, primero debemos seleccionar el elemento deseado en el Panel de Exploracin, el cual nos servir de base para crear las etiquetas. Despus, seguimos el Paso a paso 2. Luego, Access mostrar el informe de etiquetas en la vista Preliminar. La creacin de etiquetas supone la impresin rpida de datos y suele utilizarse para imprimir nombres, direcciones y telfonos, de tal forma que permitan identificar personas. Sin embargo, cada usuario le dar el uso que necesite para su caso en particular (Figura 23).
Las etiquetas
En esta seccin, aprenderemos a crear etiquetas. Las etiquetas son informes que permiten realizar la impresin de datos almacenados en formularios, de forma repetida y sistemtica, permitiendo elegir el
FIGURA 23. En este ejemplo, se ha creado un informe de etiquetas que muestra el nombre y apellido de cada empleado.
CUL ES LA ORIENTACIN CORRECTA?

Al momento de preparar la impresin de un informe, tenemos la posibilidad de elegir la orientacin del papel. Debemos tener en cuenta que, si el informe posee muchos campos, es conveniente utilizar la orientacin Horizontal, para que se puedan ver todos.
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Las etiquetas
PASO A PASO /2 Crear etiquetas
Ingrese en la ficha Crear y haga clic sobre el botn Etiquetas, del apartado Informes.
Elija las dimensiones que desee para las etiquetas y presione el botn Siguiente, para continuar con el asistente.
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Seleccione la fuente, el color y el tamao que desee para el texto de las etiquetas y active/desactive las opciones Cursiva y Subrayado. Para continuar, pulse Siguiente.
Elija los campos que desee mostrar en la etiqueta: seleccinelos en la lista Campos disponibles y pulse el botn que muestra el singo >. Para continuar, presione Siguiente.
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Las etiquetas
Seleccione el/los campos en los cuales se basar el orden de las etiquetas: pulse el botn que tiene el signo >. Para continuar, haga clic sobre Siguiente.
Escriba el nombre que desee asignarle al informe de etiquetas, active la opcin

Ver las etiquetas tal y como se imprimirn y presione Finalizar.
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear otro elemento de una base de datos: los informes. A travs de ellos, podemos realizar la impresin de la informacin almacenada en tablas o en consultas, de forma rpida y atractiva para el usuario.
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Multiple choice
Qu opcin de la ficha columnas nos permite que los valores de Ancho y Alto se adapten a la seccin Detalle del informe? a- Nmero de columnas. b- Diseo en columna. c- Igual que en detalle. d- Espacio entre columnas.
Cul de las siguientes opciones permite acceder a todos los controles del informe para modificar su diseo? a- Vista Informes. b- Vista Preliminar. c- Vista Presentacin. d- Vista Diseo.
Qu opcin permite indicar la forma en que se distribuirn los registros en las columnas? a- Nmero de columnas. b- Diseo en columna. c- Igual que en detalle. d- Espacio entre columnas.
Cmo se llama la distribucin en que los datos se muestran en diferente fila con respecto al campo que se utiliza como nivel de agrupamiento diferenciado? a- En pasos. b- Bloque. c- Esquema. d- Ninguna de las anteriores.
Cul de las siguientes vistas posibilita acceder a los controles que conforman el informe y a los datos en forma simultnea? a- Vista Informes. b- Vista Preliminar. c- Vista Presentacin. d- Vista Diseo.
Cmo se llama la distribucin en que los datos se muestran en el mismo nivel? a- En pasos. b- Bloque. c- Esquema. d- Ninguna de las anteriores.
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Respuestas: 1- c, 2- d, 3- c, 4- d, 5- a, 6- b.
Captulo 8 Consultas de seleccin
Veremos cmo crear consultas, guardarlas y modificarlas con el fin de seleccionar solamente los datos deseados.
8.Consultas de seleccin
Consultas de seleccin
En este captulo, aprenderemos a crear otro elemento fundamental en el trabajo con bases de datos: las Consultas. Estos elementos son de gran utilidad, ya que permiten realizar diferentes operaciones con los datos almacenados en una o varias tablas de la base de datos. Teniendo en cuenta lo anterior, aprenderemos a identificar las consultas de seleccin, a crearlas, modificarlas, asignarles criterios y visualizar sus resultados.
utilizarlos para llevar a cabo operaciones como la visualizacin o la realizacin de clculos. Llamaremos clculo a toda operacin que se efecte por medio de operadores lgicos tales como sumar, restar, multiplicar o dividir. Por ejemplo, podemos calcular sueldos sobre la base de horas trabajadas y precio por hora, la sintaxis sera as: [Horas trabajadas]*[Precio por hora]. A travs de distintos tipos de clculos, obtenemos diferentes valores que no estn escritos actualmente en las tablas, sino que se calculan. Sin embargo, debemos comprender que no todas las consultas permiten realizar clculos. Por ello, en la siguiente seccin, conoceremos cules son los diversos tipos de consultas que existen y cul es la utilidad que le compete a cada una.
Qu es una consulta?
Recordemos que, a travs de las tablas, almacenamos la informacin de manera organizada para llevar a cabo el registro de la actividad que deseamos desarrollar. Para facilitar esta tarea, Access ofrece la posibilidad de crear otro elemento en la base de datos: las Consultas, mediante las cuales podemos seleccionar registros que cumplan una o varias condiciones, con el objetivo de poder
AGREGAR CAMPOS A LA GRILLA

La inclusin de campos en una grilla determina los datos que se consultarn. Otra forma de agregar campos en la grilla es hacer clic sostenido desde el campo deseado hasta la primera columna vaca de la grilla.
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Qu es una consulta?
Llamaremos clculo a toda operacin que se efecte por medio de operadores lgicos tales como sumar, restar, multiplicar o dividir
TIPOS DE CONSULTAS
Existen distintos tipos de consultas que permiten seleccionar datos y las podemos clasificar en dos grupos: consultas de seleccin y consultas de accin. Las consultas de seleccin son aquellas que posibilitan la eleccin de un conjunto de registros, con el objetivo de exhibirlos o disponer de ellos para futuras operaciones. Para esto, se establecen criterios sobre los datos, para que solo se presenten aquellos que los cumplan. Por ejemplo, podemos indicar que se muestren el nombre y el cdigo de los productos que cuesten ms de $390. En este caso, tenemos un nico criterio, que el precio sea mayor a $390. Sin embargo, podemos asignar ms de uno. Por ejemplo, podemos seleccionar aquellos productos que cuesten ms de $390, pero que se hayan vendido solamente en la sucursal 2.
Por otra parte, las consultas de accin son aquellas que, adems de permitir la seleccin de datos, posibilitan efectuar operaciones sobre stos, con el objetivo de obtener resultados que modifiquen la informacin o estructura de la base de datos. Consultas de creacin de tablas: permiten crear nuevas tablas con base en el contenido de otras. El contenido de las nuevas puede incluir parcial o completamente el contenido de otra tabla. Consultas de referencias cruzadas: posibilitan realizar clculos con los datos existentes en las tablas. Se pueden llevar a cabo clculos de totales, con base en los valores de un cierto campo, agrupndolos tanto en columnas como en filas. Consultas de datos anexados: permiten agregar datos en tablas existentes. Debe existir la tabla original (que es la que contiene los datos) y la tabla destino (la cual recibir los nuevos datos). Es decir que se copiarn los datos de la tabla original en la tabla destino. Consultas de eliminacin: eliminan registros de una tabla que cumplan con los criterios especificados. Este tipo de consultas permite supresiones giles, pero debemos tener cuidado ya que luego no es posible recuperar los datos borrados. Consultas de actualizacin: posibilitan cambiar total o parcialmente los registros de una tabla, de
FILTROS Y CONSULTAS DE SELECCIN SON SIMILARES

La sintaxis empleada en los criterios de seleccin es exactamente igual a la de los criterios de los filtros. Por lo tanto, esto significa que los filtros que hemos conocido en los primeros captulos de este libro son, en definitiva, consultas de seleccin.
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forma automtica. Esto evita prdidas de tiempo en la modificacin de los datos y disminuye la probabilidad de errores en la escritura de algn valor. En este captulo, centraremos nuestra atencin en las consultas de seleccin.
DISEO DE CONSULTAS
Las consultas se pueden crear manualmente o con un asistente. Para comenzar a trabajar con consultas, aprenderemos a hacerlo en forma manual, a travs de la llamada vista Diseo. La vista Diseo de una consulta es la que permite establecer su estructura, indicando cules son las tablas que poseen los datos que vamos a seleccionar, as como tambin el/los criterios que utilizaremos para filtrar los datos. Para crear una consulta en su vista Diseo, hay que ingresar en la ficha Crear y hacer clic en el botn Diseo de consulta -apartado Otros - (Figura 1).
Al pulsar el botn Diseo de consulta, se muestra el cuadro Mostrar tabla. All, debemos hacer doble clic sobre la/s tablas que contienen los datos que deseamos consultar, para agregarlas a la pestaa de la consulta. A medida que agregamos tablas, las vamos visualizando en la pestaa de la consulta. Luego de ingresar la/s tablas deseadas, pulsamos el botn Cerrar, del cuadro de dilogo (Figura 2). Agregar campos en las consultas Despus de agregar las tablas al diseo de la consulta, debemos indicar cules son los campos que participarn en la seleccin de datos. Es posible aadir desde uno hasta todos los campos de la/s tablas que hemos agregado. En la fila Campo, irn todos los campos que participarn de la consulta. En este ejemplo, consultaremos los nombres y apellidos de los empleados que tengan el nmero de identificacin mayor a 6. Por lo tanto, los que
FIGURA 1. El apartado Otros tambin permite crear consultas de seleccin con un asistente.
MODIFICAR DISEO DE CONSULTAS

Una de las grandes ventajas que ofrece Microsoft Access es la posibilidad de modificar el diseo de las consultas sin necesidad de volverlas a crear. Debido a esto, podemos crear una consulta e ir cambiando sus campos o criterios, para obtener diferentes resultados.
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Qu es una consulta?
necesitaremos son los siguientes: Nombre, Apellido e Id. Empleado, ya que son los nicos que contienen la informacin que deseamos seleccionar. Para poner los campos en cada columna de la grilla, podemos desplegar la lista Campo y seleccionar el deseado, o hacer doble clic sobre el que queremos, en la ventana de la tabla que corresponda. Muchas veces, suceder que el nombre de algn campo sea ms ancho que la columna. Por eso, Access permite modificar el ancho de las columnas de la grilla, ya sea manual o automticamente.
Para ajustarla manualmente, debemos hacer clic sostenido desde el borde derecho superior hasta la nueva posicin (ya sea para aumentar o reducir el tamao). Para ajustarla automticamente, debemos hacer doble clic sobre dicho borde, y Access aumentar o disminuir el ancho de la columna, dependiendo de su contenido (Figura 3). La segunda fila de la grilla es la fila Tabla, la cual muestra automticamente el nombre de la tabla que contiene el campo elegido en cada columna y no es posible modificarlo, ya que lo presenta de forma predeterminada.
FIGURA 2. Cada columna de la fila Campo posee una lista desplegable con el nombre de todos los campos que contienen las tablas agregadas. FIGURA 3. Cuando el cursor del mouse muestra una flecha de doble punta, estamos listos para ajustar el ancho de la columna.
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El criterio de seleccin es uno de los campos ms importantes de una consulta

con los valores que deseamos ordenar. Para ello, desplegamos el men de la celda correspondiente a la fila Orden y seleccionamos la opcin deseada (Ascendente o Descendente). Por ejemplo, si queremos que los datos de los empleados que posean nmero de identificacin mayor a 5 se muestren ordenados de forma descendente segn su apellido, debemos indicar el orden en la columna que contiene el campo Apellido (Figura 4). Al crear consultas, tambin disponemos de la posibilidad de mostrar u ocultar los campos en el resultado de
Para cambiarlo, habra que modificar el nombre de la tabla directamente (la grilla muestra el nombre actual de la tabla). En este ejemplo, todos los campos derivan de la misma tabla. Mediante la tercera fila de la grilla, la fila Orden, podemos indicar que los datos resultantes de la consulta se ordenen de forma ascendente o descendente, segn uno o varios campos. Debemos elegir el orden en la columna que contiene el campo
FIGURA 4. Cada columna posee una lista desplegable independiente para elegir el orden deseado (ascendente o descendente).
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Qu es una consulta?
la consulta. Para ello, utilizaremos la fila Mostrar, de la grilla. Esta fila posee una casilla de verificacin en cada columna, que podemos activar o desactivar. Cuando la casilla correspondiente a un campo se encuentra activada, significa que dicho campo se mostrar en el resultado de la consulta, de lo contrario, no. En nuestro ejemplo, vamos a desactivar la casilla correspondiente al campo Id.Empleado ya que, aunque lo necesitemos en el diseo para establecer el criterio, no deseamos visualizarlo en el resultado. Para activar/desactivar las casillas, simplemente debemos hacer clic dentro de ellas.
CRITERIOS DE SELECCIN
El criterio de seleccin es uno de los campos ms importantes de una consulta porque permite establecer una o varias condiciones que deben cumplir los registros para ser visualizados en el resultado de la consulta. Es decir que, si aplicamos criterios de seleccin, solamente se mostrarn como resultado de la consulta aquellos registros que cumplan con las condiciones especificadas. En este ejemplo, visualizaremos nicamente los datos de los empleados que tengan su nmero de identificacin superior a 5, por lo tanto, su criterio de seleccin es: >5 (Figura 5).
FIGURA 5. Los criterios deben escribirse en la columna que representa al campo, de lo contrario, no se mostrarn correctamente en los resultados de la consulta.
CAMPOS OCULTOS
Es importante tener en cuenta que, para realizar una consulta, debe mostrarse al menos uno de los campos. Para ello, siempre debemos verificar que est activada, aunque sea, una casilla de la fila Mostrar, de los campos existentes en la grilla.
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Debemos tener en cuenta que es posible asignar ms de un criterio de seleccin en cada consulta. Los resultados que se mostrarn son solamente aquellos que cumplan con todos y cada uno de los criterios indicados. Es decir que deben cumplir con absolutamente todas las condiciones impuestas para que podamos verlos en el resultado. Hay criterios que pueden tener sintaxis ms complejas, dependiendo de los datos que se deseen seleccionar. Por ejemplo, podemos visualizar nicamente las fechas de ventas de la sucursal 2, en las cuales la cantidad de artculos vendidos sea superior a 6. En este caso, dos campos llevarn criterios, el campo Sucursal (ya que solo visualizaremos las ventas de la sucursal 2) y el campo Cantidad (ya que la cantidad de artculos vendidos debe ser superior a 6). Los criterios deben escribirse en la misma fila para que Access verifique si ambos cumplen con lo establecido. Access tambin nos ofrece la posibilidad de seleccionar registros que cumplan con una u otra condicin, es decir, no es excluyente que ambas condiciones se den, bastar con que se respete, al menos, una de ellas. Por ejemplo, un criterio puede ser el de visualizar las fechas de las ventas de la sucursal 3, y otro, el de visualizar ventas que superen las 9 unidades. As, sern vlidos tanto los registros de la sucursal 3 como los que superen las 9 unidades (sin importar a cul sucursal pertenezcan). Cuando los criterios son opcionales, como en este caso, debemos escribir uno de ellos en la fila O de la grilla (Figura 6).
FIGURA 6. La fila O de la grilla permite aadir criterios opcionales en todos los tipos de consultas.
ASISTENTE PARA CONSULTAS

El asistente para consultas permite generarlas mediante una serie de pasos que guan el proceso. El ltimo paso del asistente permite ingresar directamente en la vista Diseo, para agregar criterios o realizar cualquier modificacin en el diseo de la consulta.
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Qu es una consulta?
Hay criterios que pueden tener sintaxis ms complejas, dependiendo de los datos que se deseen seleccionar
Por otro lado, los criterios tambin posibilitan seleccionar datos mediante la comparacin de igualdad, la cual consiste en ver nicamente los registros que se identifican con un mismo criterio de consulta. Por ejemplo, si deseamos visualizar solamente los registros correspondientes a la sucursal 1, debemos escribir en la fila Criterios del campo Sucursal el nmero 1. De esta forma, Access tomar como resultados vlidos todos los registros que tengan el valor 1 en el campo Sucursal. Cuando la expresin de un criterio necesita comparacin de igualdad, no hace falta escribir el carcter =, simplemente bastar con escribir el texto que debe ser igual en la tabla, para que se muestren los resultados en la fila Criterios del campo correspondiente. Cuando los criterios deben estar en un campo de tipo fecha/hora, la fecha que se tomar de referencia debe estar escrita entre numerales para que Access la reconozca como tal. Por ejemplo, para
visualizar las ventas realizadas despus del 21 de noviembre de 2009, tenemos que escribir la siguiente expresin en la fila Criterios de la columna Fecha de la venta: >#21/11/2009#. En cambio, si deseamos que los resultados muestren los registros de varias fechas, debemos incluirlas con la expresin In y separarlas por comas. De este modo, Access reconocer cada fecha por separado y podr compararlas con los registros existentes en el campo de tipo fecha/hora de la tabla que contiene esos datos. Por ejemplo, si queremos visualizar las ventas realizadas los das 23, 24 y 26 de noviembre de 2009, tenemos que escribir la siguiente expresin:
In(#23/11/2009#,#24/11/2009#,#26/11/2009#
. El resultado de la consulta solamente mostrar las ventas de las fechas mencionadas. Tambin es posible que los criterios hagan referencia a datos establecidos entre dos valores. Para ello, tenemos que utilizar el operador Y, que permite incluir dentro de un mismo campo dos o ms condiciones. Por ejemplo, para seleccionar las ventas en las que la cantidad de unidades vendidas est entre 4 y 8, tenemos que escribir la siguiente expresin en la fila Criterios del campo Cantidad: >4 Y <8. Esta expresin representar los valores mayores a 4 y menores a 8 en un mismo campo.
VISTA SQL DE LAS CONSULTAS

Las instrucciones SQL se generan automticamente cuando creamos consultas en la vista
Diseo. Si deseamos profundizar sobre las diferentes opciones que brinda el lenguaje, pode-
mos ingresar en la Ayuda del programa, categora Referencias SQL.
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GUARDAR CONSULTAS
Para visualizar los resultados de una consulta, no es necesario guardarla previamente. Sin embargo, para conservarla y poder utilizarla ms adelante, s debemos hacerlo. Para guardar una consulta, tenemos que pulsar el botn Guardar, de la barra de acceso rpido, o presionar la combinacin de teclas CONTROL+S. Aparecer un cuadro de dilogo en el que debemos indicar el nombre que deseamos asignarle a la consulta, en la opcin Nombre de consulta. Luego, pulsamos el botn Aceptar para guardarla, ya que de lo contrario se cancelar el proceso. Al guardar una consulta automticamente, se muestra un icono representativo de sta en el Panel de Exploracin. Por lo tanto, podemos afirmar que todas las consultas o elementos de una base de datos que sean guardados se encontrarn siempre en el Panel de Exploracin (Figura 7).
forma, por lo tanto, analizaremos las distintas maneras de hacerlo, sin importar si ya se encuentra guardada o no, y sin importar de qu tipo sea sta.
VISTA HOJA DE DATOS

De igual forma que en las tablas, las consultas poseen la vista Hoja de datos, a la cual podemos acceder al desplegar las opciones del botn Ver, de la ficha Diseo (Figura 8). Cuando visualizamos el resultado de una consulta, los datos se muestran en el orden que establecimos en su diseo. En nuestro ejemplo, se presentan
Ejecucin y resultados
Para visualizar los resultados de una consulta, debemos ejecutarla o utilizar la vista Hoja de datos. Todos los tipos de consulta se ejecutan de la misma
FIGURA 7. Cada tipo de consulta posee un icono representativo diferente. En esta imagen, se muestra el icono correspondiente a una consulta de seleccin.
BENEFICIOS DE GUARDAR CONSULTAS

Cuando almacenamos consultas, en realidad guardamos sus diseos y no los resultados. Debido a ello, cada vez que ejecutemos los datos, stos se actualizarn con base en los registros actuales de las tablas que participan en la consulta.
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E j e c u c i n y re s u l t a d o s
FIGURA 8. En la vista
Hoja de datos, veremos los registros que cumplen con los criterios establecidos.
ordenados alfabticamente segn el apellido de los empleados, debido a que hemos establecido el orden Descendente en el campo Apellidos. Tambin es posible ordenar los datos en esta vista con los botones Orden ascendente u Orden descendente, del apartado Ordenar y filtrar. Mediante la vista Hoja de datos, visualizamos los resultados de una consulta, es decir, aquellos registros que cumplen con los criterios especificados. Sin embargo, esto no significa que la estamos ejecutando, solamente estamos visualizando sus registros. Cuando trabajamos con las consultas de seleccin, no existe diferencia alguna entre ejecutarla y visualizarla, ya que este tipo de consulta solo per-
mite la filtracin de datos y no impide realizar operaciones con los registros. Por otra parte, es posible que, al visualizar el resultado de una consulta, no se muestre ningn registro. Esto no significa que exista un error en el diseo de la consulta, sino que simplemente no existen registros que cumplan con los criterios establecidos. Tambin debemos tener presente que no es necesario que una consulta tenga criterios. Por ejemplo, sencillamente podemos visualizar los nombres y apellidos de todos los empleados. En este caso, no existe un criterio, tan solo agregamos los campos Nombre y Apellido en la grilla.
Para visualizar los resultados de una consulta, debemos ejecutarla o utilizar la vista Hoja de datos
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FORMAS DE EJECUTAR CONSULTAS

Todos los tipos de consulta, pueden ejecutarse de dos formas: con la cinta de opciones y con el Panel de Exploracin. Para ejecutar una consulta con la cinta de opciones, primero dicha consulta debe encontrarse visualizada en la vista Diseo. Luego, pulsamos el botn Ejecutar, situado en la ficha Diseo, apartado Resultados, para ejecutar la consulta, es decir, para aplicar todos los clculos y acciones que hayamos configurado. En el caso de las consultas de seleccin, la ejecucin solamente mostrar los registros que cumplan con los criterios establecidos (Figura 9).
Para ejecutar una consulta desde el Panel de Exploracin, no es necesario que sta se encuentre abierta, pero s guardada previamente. De lo contrario, no se mostrar el icono que la representa en el Panel de Exploracin, y es solamente al hacer doble clic sobre el icono que podemos ejecutarla de esta forma (Figura 10).
TIPOS DE VISTA
Todos los objetos de una base de datos poseen diferentes vistas, es decir, diferentes formas de visualizar su contenido o estructura. El tipo de objeto Consulta posee cinco tipos de vista a travs del
FIGURA 9. El botn Ejecutar se muestra en la ficha Diseo de todos los tipos de consultas.
EJECUTAR DOS VECES UNA MISMA CONSULTA

El Panel de Exploracin permite ejecutar distintos tipos de consultas con un doble clic sobre su icono correspondiente. Si ejecutamos dos veces una misma consulta de seleccin, Access no abrir una nueva pestaa, sino que activar la que se encuentre abierta actualmente.
180
E j e c u c i n y re s u l t a d o s
FIGURA 10. Cada vez que hagamos doble clic sobre una consulta diferente en el Panel de Exploracin, se abrir una nueva pestaa para mostrar los resultados.
botn Ver, de la ficha Inicio. stas son: Hoja de datos, Tabla dinmica, Grfico dinmico y SQL. Cuando alternamos entre las diferentes vistas de las consultas, no las estamos ejecutando. La vista Hoja de datos es la que utilizamos para ver los resultados de la consulta. El tratamiento sobre los datos es igual al que vimos sobre los registros de una tabla, es decir, podemos ordenarlos, cambiarles la fuente, el color, el tamao, modificar el ancho de las columnas, etctera. El formato de las consultas es independiente de las tablas donde estn almacenados los datos. La vista Tabla dinmica funciona igual que con las tablas: debemos arrastrar los campos de la consulta sobre el esquema y veremos que los
datos se actualizan automticamente al seleccionar aquellos que deseamos visualizar. La vista Grfico dinmico permite crear, rpidamente, una grfica con los elementos de la consulta que arrastramos hacia el esquema creado en la pestaa. Estos datos se actualizan al modificar la posicin de los campos en el grfico. Adems, los grficos dinmicos poseen, en los ejes, ttulos que podemos personalizar.
Todos los objetos de una base de datos poseen diferentes vistas
RESUMEN
En este captulo, hemos aprendido a crear y a modificar uno de los principales elementos de las bases de datos: las Consultas de seleccin. Mediante ellas, seleccionamos registros de una o varias tablas que cumplan o no con criterios de seleccin.
181
Multiple choice
Cul de las siguientes opciones posibilita cambiar total o parcialmente los registros de una tabla de forma automtica? a- Consultas de referencias cruzadas. b- Consultas de datos anexados. c- Consultas de actualizacin. d- Consultas de eliminacin.
Cul de las siguientes vistas es la que utilizamos para ver los resultados de la consulta? a- Vista Tabla dinmica. b- Vista Hoja de datos. c- Vista Diseo. d- Vista SQL.
Cul de las siguientes opciones posibilita realizar clculos con los datos existentes en las tablas? a- Consultas de referencias cruzadas. b- Consultas de datos anexados. c- Consultas de actualizacin. d- Consultas de eliminacin.
Cul de las siguientes vistas muestra el diseo de la consulta en el lenguaje de programacin Structured Query Language? a- Vista Tabla dinmica. b- Vista Hoja de datos. c- Vista Diseo. d- Vista SQL.
Cuntas vistas posee el tipo de objeto consulta? a- Dos. b- Tres. c- Cuatro. d- Cinco.
Con cul de las vistas podemos crear consultas de seleccin? a- Vista Tabla dinmica. b- Vista Hoja de datos. c- Vista Diseo. d- Vista SQL.
182
Respuestas: 1-c, 2-a, 3-d, 4-b, 5-d, 6-c.
TTULO: Access COLECCIN: desde Cero FORMATO: 15 X 19 cm PGINAS: 192
Copyright MMXI. Es una publicacin de Fox Andina en coedicin con Gradi S.A. Hecho el depsito que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. Esta publicacin no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningn medio actual o futuro sin el permiso previo y por escrito de Fox Andina S.A. Su infraccin est penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricacin, funcionamiento y/o utilizacin de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueos. Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impresin realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en II, MMXI.
ISBN 978-987-1773-11-4
Access / coordinado por Daniel Benchimol. - 1a ed. Buenos Aires: Fox Andina; Banfield - Lomas de Zamora: Gradi, 2011. v. 14, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde cero) ISBN 978-987-1773-11-4 1. Informtica. I. Benchimol, Daniel, coord. CDD 004.1
Prlogo
Prlogo al contenido
Cada vez que recuerdo mi adolescencia, me renace el deseo imperioso de tener una computadora, ya que eran muy difciles de obtener en aquel entonces, debido a su costo elevado, aunque mi deseo creca da a da. Era tan difcil decidir qu carrera universitaria seguir cuando mi verdadera vocacin no se desarrollaba en una facultad, sino entre letras. Gracias al esfuerzo invalorable de mis padres (Susana Rodrguez y Miguel Fleitas) logr cumplir mi deseo de tener una computadora, a travs de una joven compaera de trabajo de mi padre. Fui a buscar la gran computadora con las ms enormes ilusiones que pueda tener cualquier adolescente, y por lo tanto, recuerdo cada detalle de ese viaje interminable desde el momento que mir el escritorio donde la situara y salimos, hasta el instante que lleg a casa y se puso en funcionamiento luego de una larga jornada llena de cables y miedos. Desde ese da hasta hoy, ha crecido mi pasin por las computadoras y por intercambiar conocimientos con el resto de las personas as, descubr mi vocacin por la escritura. Por ello paso largas horas de mi vida redactando contenidos para los ms diversos cursos de informtica, disfrutando de cada instante, y con todo el afn de que los lectores comprendan y apliquen los conocimientos brindados. Esto hace que mi vida est llena de armona e inspiracin para seguir adelante en la tarea que tengo el placer de realizar cada da. Sin duda, se es mi gran logro y mi meta en la vida: trasmitir mis conocimientos y que aquellos que los reciben puedan aplicarlos. Gracias a la educacin que me brindaron mis padres y a la paciencia infinita de mi hermana (quien es un eje esencial en mi vida), puedo disfrutar de los xitos y aprender de los errores valorando el esfuerzo realizado en cada proyecto. Hoy es la primera vez que se reconoce la autora de mis textos, sin embargo, todos aquellos libros que han quedado en el anonimato estn realizados con el mismo esmero y pasin que el que usted posee ahora en sus manos.
PRELIMINARES
El libro de un vistazo
Este manual le ensea al lector a trabajar en Microsoft Access 2007, por lo tanto no se necesitan conocimientos previos para comprenderlo y aplicarlo. El objetivo central es que el lector sea capaz de crear y administrar informacin en una base de datos, para ello presentaremos los temas ordenados de menor a mayor complejidad.
CAPTULO 1 BIENVENIDOS A ACCESS 2007

Para comenzar el trabajo en Microsoft Access 2007, es importante que el lector conozca la utilidad de las bases de datos y las diversas formas de crearlas as como tambin pueda reconocer el entorno del programa para facilitar la realizacin de tareas posteriores.
CAPTULO 3 TIPOS DE DATOS Y SUS PROPIEDADES

Luego de aprender a crear tablas, es importante conocer los procedimientos para modificar sus propiedades ya que cada una de ellas establece un aspecto diferente de los datos por introducir, y debemos establecer los tipos de datos adecuados para cada campo.
CAPTULO 2 COMENZAR A TRABAJAR CON ACCESS

En este captulo, aprenderemos a crear uno de los elementos fundamentales en una base de datos: las Tablas. A travs de las tablas, ingresamos y organizamos la informacin de tal forma que se faciliten las tareas de manejo y bsqueda de datos en las hojas de datos, las cuales permiten introducir y visualizar los datos de una tabla.
CAPTULO 4 MANEJO DE DATOS

Para lograr un manejo fluido de los datos, debemos conocer las diferentes formas de ordenarlos o filtrarlos para obtener un conjunto acotado de registros. Tambin es importante que el lector conozca el procedimiento que permite recopilar datos va e-mail para que pueda, por ejemplo, realizar encuestas en red.
4
E l l i b ro d e u n v i s t a z o
CAPTULO 5 RELACIONES ENTRE TABLAS

Sin dudas, la posibilidad de relacionar datos es una gran herramienta que ofrece Microsoft Access 2007 que permite conectar informacin de tal modo que no se produzcan prdidas indeseadas de datos, y se puedan actualizar datos automticamente para evitar posibles errores y agilitar el trabajo.
personalicen el aspecto del informe y la creacin de etiquetas, mediante las cuales realizaremos la impresin de datos de forma sistemtica y organizada.
CAPTULO 8 CONSULTAS DE SELECCIN

En este captulo, centraremos la atencin en aprender a realizar consultas que permitan seleccionar datos sobre la base de uno o varios criterios de seleccin. Aprenderemos a crearlas, guardarlas y modificarlas para seleccionar solamente los datos deseados.
CAPTULO 6 FORMULARIOS
Una manera de atraer la atencin de los usuarios es mostrar la informacin de forma agradable a la vista, esto es posible gracias a los Formularios. En este captulo, aprenderemos a crearlos e identificar su estructura y los controles que lo componen.
CAPTULO 7 INFORMES Y ETIQUETAS

En este captulo, aprenderemos a crear Informes.A travs de estos elementos organizamos la informacin existente en la base de datos con el objetivo de visualizarla tal como ser impresa. Esta utilidad est acompaada de la posibilidad de agregar elementos que
SERVICIOS AL LECTOR
En este apartado final incluimos el ndice temtico, que nos permitir acceder a cualquiera de los temas tratados en este manual en forma rpida y precisa.
5
PRELIMINARES
Contenido del libro

Prlogo al contenido El libro de un vistazo Introduccin a Access 003 004 010 Guardar tablas Panel de Exploracin Copiar objetos Modificar el nombre de los objetos Eliminar objetos Hoja de datos Insertar datos en las tablas Eliminar datos insertados Crear listas predeterminadas Crear listas con datos existentes Organizar datos Buscar y reemplazar datos Multiple choice 034 035 037 038 038 039 039 040 041 044 044 044 054
CAPTULO 1 BIENVENIDOS A ACCESS 2007

Bienvenidos a Access 2007 Qu son las bases de datos? Conocer el programa La interfaz Botn de Office Barra de acceso rpido Cinta de opciones Barra de estado Abrir bases de datos Ayuda de Microsoft Office Multiple choice
011
012 012 013 014 016 018 020 021 027 029 030
CAPTULO 2 COMENZAR A TRABAJAR CON ACCESS

Comenzar a trabajar con Access Las tablas Crear tablas Tipos de dato
6
031
032 032 032 033
CAPTULO 3 TIPOS DE DATO Y SUS PROPIEDADES

Tipos de dato y sus propiedades Propiedades particulares Reducir el tamao del campo
055
056 056 056
C o n t e n i d o d e l l i b ro
Formato: apariencia de los datos Valores predeterminados Validar datos Mensaje de validacin Datos obligatorios Crear formatos predeterminados Numerar registros automticamente Trabajar con fechas Insertar imgenes Evitar duplicaciones de datos Vnculos en los datos Crear hipervnculos Eliminar vnculos Multiple choice
057 059 059 060 062 064 065 066 066 066 069 069 070 072
Filtros por formulario Avanzadas Recopilar datos va e-mail Configurar Microsoft Outlook 2007 Crear la tabla de destino Enviar el formulario Multiple choice
082 083 084 085 085 089 094
CAPTULO 5 RELACIONES ENTRE TABLAS 095

Relaciones entre tablas Clave principal Qu es una clave principal? Creacin de claves principales Quitar la clave principal Relacionar datos Tipos de relaciones Proceso de relacin Opciones para la relacin entre tablas Trabajar con relaciones Pestaa Diseo Eliminar relaciones Informes de relaciones Propiedades de los informes de relaciones Multiple choice 096 096 096 097 099 099 099 101 105 106 106 106 108 111 112
CAPTULO 4 MANEJO DE DATOS

Manejo de datos Ordenar registros Orden personalizado Reorganizar columnas Filtros Filtrar registros Seleccin de registros: criterios
073
074 074 074 075 078 078 080
CAPTULO 6 FORMULARIOS
Formularios Creacin de formularios
113
114 114
7
PRELIMINARES
Formularios express Formularios con asistente Datos en formularios Eliminar registros Agregar registros Controles de formularios Elementos generales Vistas de formularios Estructura de un formulario Multiple choice
116 118 125 126 129 132 132 134 135 138
Encabezado de pgina Detalle Pie de pgina Pie del informe Contar registros Preparar la impresin de datos Tamao y orientacin del papel Opciones de impresin Las etiquetas Multiple choice
152 152 153 155 155 157 157 161 164 168
CAPTULO 8 CONSULTAS DE SELECCIN 169

Consultas de seleccin Qu es una consulta? Tipos de consultas Diseo de consultas Agregar campos en la consultas Criterios de seleccin Guardar consultas Ejecucin y resultados Vista Hoja de datos Formas de ejecutar consultas Tipos de vista Multiple choice 170 170 171 172 172 175 178 178 178 180 180 182
CAPTULO 7 INFORMES Y ETIQUETAS

Informes y etiquetas Creacin de etiquetas Informes express Informes con el uso del asistente Origen de datos Nivel de agrupamiento Criterios de ordenacin Distribucin de datos Finalizacin del asistente Vistas de los informes Personalizar el diseo Secciones de un informe Encabezado de informe
8
139
140 140 140 142 142 143 144 145 147 149 150 150 151
SERVICIOS AL LECTOR
ndice temtico Catlogo
183
184 187
PRELIMINARES
Introduccin a Access
Existen muchas maneras de organizar la informacin relevante de una determinada gestin por medio de una PC. Sin embargo, la forma ms eficiente de lograrlo es a travs de la herramienta ms potente llamada Microsoft Access 2007. sta permite almacenar y organizar los datos de tal forma que el usuario pueda controlarlos en todo momento y realizar diversas tareas segn necesite. A travs de este manual, podr comprender el funcionamiento de este programa de una forma rpida y sencilla con el objetivo de aplicarlo en su vida cotidiana ya sea para registrar informacin simple o administrar por completo los datos de una empresa. Las explicaciones estn acompaadas de ejemplos oportunos, gua de pasos a seguir y guas visuales para una mayor comprensin. Comenzaremos aprendiendo a crear bases de datos de diversas maneras para que el usuario pueda elegir cul de ellas se adecua mejor a sus necesidades. Luego seguiremos nuestro recorrido por todos y cada uno de los temas fundamentales que el usuario necesita saber o conocer para administrar la informacin creando tablas, consultas, informes, formularios y macros. Cada captulo ofrece la compleja informacin organizada gradualmente para que el lector pueda comprender sin problemas los temas tratados, y su capacitacin vaya en aumento en cuanto al manejo de bases de datos. Esto garantiza al lector que, al finalizar la lectura del manual, tendr todos los conocimientos necesarios para gestionar la informacin de una actividad que desee desarrollar creando todos los elementos disponibles en Access 2007. Le recomendamos leer y observar cada captulo a su ritmo, de tal forma que pueda recordarlo y luego aplicar los conocimientos en su vida cotidiana. Bienvenido al mundo fascinante de Microsoft Access 2007.
10
Servicios al lector
Encontraremos informacin adicional relacionada con el contenido que servir para complementar lo aprendido.
SERVICIOS AL LECTOR
ndice temtico
A
Abrir Access Actualizar datos automticamente Administrar Agregar registros Asistente Autofiltro Autonumrico 16/18/27 12/20 105 17 129 123 74 85 Consultas Contar registros Controles Correo Crear formatos predeterminados Criterios Cuadros de texto 170 155 134 17 64 78/81 161
D
Datos obligatorios Detalle Diseo 62 152 150/172
B
Barra de acceso rpido Barra de estado Base de datos Bloque Botn de Office 34/41 21 21/28 146 16
C
Campo Campos clave Campos ocultos Casillas de correo Categora Cerrar bases de datos Cinta de opciones Clave principal Columnas
184
56 99 175 70 27/177 17 20/180 96 70/75/162
Distribucin de datos Duplicaciones de datos
145 66
E
Ejecucin Elementos generales Eliminar en cascada Eliminar registros 178 133 101 127
ndice temtico
Eliminar vnculos E-mail Entorno Enviar formulario Esquema Estructura Etiquetas
70 82/84 116 89 146 13/135 140/164
H
Hipervnculo Hoja de datos 34/69 178
I
Imgenes Impresiones satisfactorias Imprimir Informes 66 100 110 140/142/153
Excel Expresiones
107 60/67
F
Fechas Filtrar Formato Formulario Funciones 66/70 78 57/64 82 75/85
Informes express Interfaz
140 14
L
Legibilidad Licencia Listas Logotipos 56/61 24 41/44 131
G
Generador de expresiones Grilla Guardar Guardar como 60 170 18/34 16/18
M
Mscara de entrada 64
185
SERVICIOS AL LECTOR
N
Niveles de agrupamiento Nuevo Numerar registros Nmero de copias 148 16/18/27 65 111
R
Recopilar datos Registrar fechas Registros Relacionar datos Relaciones Reorganizar columnas Resultado 84 70 65/74 99 99/100 75 50/178
O
Objetos Opciones de impresin 132/134/181 161
S
Secciones Software SQL 150 24 177
T
Ordenar Orientacin Outlook 74 157 82 Tablas Tamao Tipo de dato 32/56/61/96 157 56/65
P
Panel de exploracin Papel Personalizar Pie de pgina Plantillas Proceso de relacin Programa Propiedades
186
V
34 157 116 153 14/16 101 84 56 Validar datos Vista 59 32/49
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Las bases de datos son muy importantes en mbitos profesionales y hogareos. Este libro explica cmo trabajar con Access sin la necesidad de tener conocimientos previos. Sea capaz de crear y administrar la informacin de una base de datos, y convirtase en un profesional de esta compleja tarea!
Dentro del libro encontrar

Qu son las bases de datos? | Las tablas | Crear tablas | Tipos de datos | Panel
Sobre la coleccin Aprendizaje prctico, divertido,

rpido y sencillo
de exploracin | Hoja de datos | Crear listas predeterminadas | Organizar datos | Tipos de datos y sus propiedades | Validar datos | Evitar duplicaciones de datos | Manejo de datos | Filtros | Recopilar datos va e-mail | Relaciones entre tablas | Clave principal | Relacionar datos | Trabajar con relaciones | Formularios | Informes y etiquetas | Consultas de seleccin
Lenguaje simple y llano para

evitar problemas comunes paso a paso
una comprensin garantizada
Consejos de los expertos para Guas visuales y procedimientos
Access from scratch

Databases are very important both in corporate and home environments. This book explains how to work with Access 2007 without the need for prior knowledge. Be able to create and manage information in a database, and become an expert in this complex task!
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El contenido de esta obra form parte del libro Access.

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>> SEGURIDAD / HOME >> 192 PGINAS >> ISBN 978-987-1773-03-9

Captulo 1 Bienvenidos a Access 2007

1.Bienvenidos a Access 2007

Bienvenidos a Access 2007

Qu son las bases de datos?

IMPORTANCIA DE UNA ESTRUCTURA PREVIA

1.Bienvenidos a Access 2007

GUA VISUAL /1 Panel de Exploracin

Botn de Office: permite

1.Bienvenidos a Access 2007

CINTAS DE OPCIONES CON TECLADO

1.Bienvenidos a Access 2007

FIGURA 8. A travs del botn

1.Bienvenidos a Access 2007

MINIMIZAR LA CINTA DE OPCIONES

CREAR UNA BASE DE DATOS

1.Bienvenidos a Access 2007

PASO A PASO /1 Crear bases de datos en blanco

PASO A PASO /1 (cont.)

1.Bienvenidos a Access 2007

LICENCIA DEL SOFTWARE

PASO A PASO /2 Crear bases de datos con plantillas

1.Bienvenidos a Access 2007

PASO A PASO /2 (cont.)

ABRIR BASES DE DATOS

TRABAJO CON PLANTILLAS

1.Bienvenidos a Access 2007

FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

AYUDA DE MICROSOFT OFFICE

1.Bienvenidos a Access 2007

Respuestas: 1-c, 2-b, 3-d, 4-a, 5-a, 6-d.

Aprenderemos a crear tablas. A travs de ellas, ingresamos y organizamos la informacin.

2.Comenzar a trabajar con Access

Comenzar a trabajar con Access

VISTAS DE LAS TABLAS

Las tablas son los elementos ms importantes de una base de datos

IMPORTANCIA DEL TIPO DE DATO ELEGIDO

2.Comenzar a trabajar con Access

2.Comenzar a trabajar con Access

GUA VISUAL /1 Panel de Exploracin

ATAJOS DE TECLADO PARA DUPLICAR OBJETOS

Es posible copiar cualquier objeto de una base de datos

2.Comenzar a trabajar con Access

MODIFICAR EL NOMBRE DE LOS OBJETOS

INSERTAR DATOS EN LAS TABLAS

El objetivo de las tablas es almacenar informacin

ORGANIZACIN DE LOS REGISTROS

2.Comenzar a trabajar con Access

CREAR LISTAS PREDETERMINADAS

2.Comenzar a trabajar con Access

PASO A PASO /1 Crear listas predeterminadas

PASO A PASO /1 (cont.)

Indique qu nombre desea asignarle al campo. Luego, pulse el botn Finalizar.

2.Comenzar a trabajar con Access

CREAR LISTAS CON DATOS EXISTENTES

BUSCAR Y REEMPLAZAR DATOS

CREACIN DE LISTAS DESDE HOJA DE DATOS

PASO A PASO /2 Crear listas con datos existentes

Active la opcin Deseo que la columna de bsqueda busque los valores