Subsistema de Compras

Subsistema de compras
Se encarga de obtener recursos (bienes y servicios) necesarios para el desenvolvimiento normal de la empresa, al menor costo, calidad y momento correcto. Alcance Funciona al detectarse la necesidad de aprovisionamiento. En el caso de los bienes, el sector de Almacenes se fija el faltante de un producto o material e Ingeniera establece las especificaciones t cnicas. !ompras debe buscar la mejor coti"aci#n del proveedor y asegurar $ue las mercaderas o servicio se reciban en el momento oportuno. %a gesti#n de !ompras, la de Fabricaci#n y la de &istribuci#n Fsica, contribuyen a resultados. Modalidades Compras menores: 'ienes o servicios de escaso valor y cuya necesidad se detecta sobre la marc(a. Estas compras se suelen abonar en efectivo usando un fondo fijo. Compras de bienes de uso: 'ienes $ue no se reponen permanentemente (rodados, ma$uinarias, etc). Estas compras re$uieren autori"aci#n de altos niveles de decisi#n. Compras normales: 'ienes de consumo repetitivo y necesarios para el normal desenvolvimiento de la empresa y relacionados con las )reas de producci#n, comerciali"aci#n. Son susceptibles a ser presupuestados. Importaciones 'ienes solicitados a proveedor e*tranjero, lo $ue lleva a considerar seguros de cambio, transporte, etc.

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Normas especficas de control interno Separacin de funciones: %a funci#n de compras debe estar separada del manejo fsico y de la registraci#n de los bienes. !ompras separada de Almacenes, +ecepci#n, !uentas a ,agar y !ontabilidad. Iniciacin del trmite de compra Se inicia mediante un pedido formal (ec(o por un funcionario responsable. %os materiales deben ser ad$uiridos seg-n muestras o especificaciones. %as especificaciones deben ser claras, concretas, concisas, y deben describir el material y sus propiedades, as ayuda a la persona responsable de la compra a conocer detalles de lo $ue compra. btencin de un n!mero determinado de coti"aciones: Se deben pedir varias coti"aciones para compras superiores a determinado monto. ,edidos y coti"aciones se reali"an por escrito. ,ara montos menores, se puede reali"ar va tel fono y (asta comprar en forma directa. Autori"acin de la compra: En base a las ofertas recibidas, un funcionario responsable debe firmar la coti"aci#n del proveedor o la orden de compra. Punto de pedido # lote de compra %a cantidad de productos solicitados debe ser acorde a la necesidad de consumo. Control de mercadera recibida: !ontrolar cantidad y calidad de lo recibido y reali"ar reportes escritos. Consitucin de seguros sobre mercadera en trnsito Prenumeracin de formularios: Se deben prenumerar formularios $ue trasciendan a terceros o $ue avalen movimiento de bienes internamente (.!, S!, I+, !!)

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%iagrama de blo&ues
Mdulo sistema / &etecci#n necesidad de compra 2 Selecci#n de proveedores y pedido de coti"aci#n 3 Adjudicaci#n 'ntradas 0ale de pedido +e$uerimiento sectores varios Solicitud de compra Arc(i)os Stoc1 de materias primas y materiales +egistro de proveedores Procesos 0erificaci#n de e*istencias +e$uerimiento a compras Selecci#n proveedores Emisi#n pedidos Selecci#n entre ofertas recbidas Salidas Solicitud de compra

,edidos de coti"aci#n ,lanillas an)lisis de coti"aciones Informe de adjudicaci#n .!

!oti"aciones de proveedores

Solicitudes de compra pendientes +egistro de proveedores Antecedentes de adjudicaci#n .!

4 !olocaci#n de la .rden de compra 5 +ecepci#n

Informe de adjudicaci#n

Emisi#n .! !ontrol cantidad y calidad +emisi#n a almacenes 0alori"aci#n bienes recibidos +egistraci#n provisoria

+emito del proveedor

Informe de recepci#n Asiento de cuentas a pagar

6 +egistraci#n

Informe de recepci#n

.! pendientes

/) %eteccin de la necesidad de compra 7iene lugar cuando el responsable de Almacenes despac(a u pedido y determina $ue se lleg# al punto de pedido o stoc1 mnimo. !onfecciona solicitud de compras y la enva al departamento respectivo. %a solicitud de compras es un pedido de bienes o servicios efectuada por persona autori"ada del depto de compras. .riginal8 !ompras &uplicado8 Almacenes. 2) Seleccin de pro)eedores # pedido de coti"acin !uando !ompras recibe la S!, verifica firmas autori"adas, consulta el registro de proveedores, selecciona a$uellos afines y solicita coti"aci#n (mnimo 3). El pedido de coti"aci#n puede evitarse9 a. En compras de poca significaci#n b. Si se tiene info actual de precios de proveedores c. !uando las ad$uisiciones se reali"an a compa:as afiliadas d. Se trata de compras muy significativas 3) Ad*udicacin ,ara seleccionar una oferta tener en cuenta8 precios coti"ados, calidad ofrecida, financiaci#n, pla"o de entrega, referencias del proveedor. Se suele confeccionar una planilla de an)lisis de coti"aciones. 4) Colocacin de la rden de Compra %a Adjudicaci#n se formali"a mediante la .rden de !ompra. Original8 ,roveedor Duplicado8 !ompras Triplicado8 +ecepci#n Cuadriplicado8 !uentas a pagar

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5) ,ecepcin %a mercadera ingresa viene con +emito .riginal y !opia (se devuelve la copia). Se acepta o no la mercadera, en base a la cantidad y calidad. Se elabora un Informe de +ecepci#n, $ue permite a !ontabilidad saber el estado del ingreso de la mercadera. Original8 Almacenes (controla lo recibido con el I+) Duplicado8 !ompras (da por cumplida su gesti#n) Triplicado8 !ontadura (con I+ y +emito, al legajo de compras). Cuadriplicado8 +ecepci#n 6) Contabili"acin Se (ace la registraci#n cuando entra la mercadera, reflejando el aumento del inventario en una cuenta de activo y acreditando una cuenta de pasivo. .btiene los datos del I+, $ue valori"a seg-n la .!. El importe es el de la .!, sin I0A. Al recibir la factura del proveedor se cancela !uentas a ,agar.

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Narrati)o de Compras
A continuacin se describe el circuito propuesto por el cursograma presentado en el tem anterior8

/. A partir de una Orden de Produccin, la f)brica emite un Pedido de Materiales por duplicado y enva el original a Almac.n. 2. El Almac n consulta el Arc(ivo de Stoc1. 3. En caso de no tener Stoc1, el almac n ingresa el pedido y emite una Solicitud de Compra por duplicado, enviando el original a Compras y arc(ivando la copia junto con el Pedido de Materiales original. +emite el Pedido de Materiales duplicado a /brica sellado ;En tr)mite<. 4. El sector de !ompras accede al Arc(ivo de ,roveedores, los anali"a y emite Pedido de Cotizacin a los proveedores (Pro)eedor) elegidos. 5. El sector de !ompras adjunta Solicitud de Compras original y arc(iva temporalmente el legajo de la gesti#n de compra. 6. El sector de !ompras recibe las coti"aciones solicitadas, las anali"a y elige al proveedor mas conveniente. Emite la Orden de Compra por cuadruplicado. Enva el original al Pro)eedor, el duplicado a Contadura, el triplicado a ,ecepcin y el cuadruplicado a Compras. =. El sector de !ompras adjunta al legajo el cuadruplicado de la Orden de Compras. >. %a +ecepci#n recibe triplicado de la Orden de Compras y la arc(iva. ?. !ontadura recibe duplicado de la Orden de Compras y la arc(iva. /@. %a +ecepci#n recibe la mercadera junto con el Remito original y duplicado del proveedor, la controla cuantitativa y cualitativamente, da el conforme y devuelve el Remito duplicado firmado al Pro)eedor. //. %a +ecepci#n arc(iva definitivamente el triplicado de la Orden de Compras y confecciona el Parte de Recepcin por triplicado. Entrega el original y duplicado a Almac.n junto con el Remito original y el triplicado a Compras. /2. El sector de !ompras cierra y arc(iva definitivamente el legajo de la compra pendiente con el triplicado del Parte de Recepcin. /3. El Almac n recibe la mercadera de +ecepci#n y la controla con el duplicado de la Solicitud de Compras y el Parte de Recepcin original. Adem)s, controla el Remito con el duplicado del Parte de Recepcin, firm)ndose este -ltimo y envi)ndolo a ,ecepcin como sello de cumplimiento. /4. El Almac n toma el Parte de Recepcin y actuali"a el Stoc1. Arc(iva definitivamente el duplicado de la Solicitud de Compras y el Parte de Recepcin original. /5. %a +ecepci#n recibe el duplicado del Parte de Recepcin firmado y lo arc(iva. /6. !ontadura recibe el duplicado del Remito y lo adjunta al duplicado de la Orden de Compras.

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