ndice

Administracin de Proyectos ...................................................................................................... 1

Funciones de Administracin de Proyectos ........................................................................... 2
Herramientas para la Administracin de Proyectos .................................................................. 3
Gestin de Proyectos por el Mtodo de Cadena Crtica ....................................................... 3
PRINCE2 ................................................................................................................................. 5
Softwares para la Administracin de Proyectos ......................................................................... 6
Microsoft Project ...................................................................................................................... 6
ProActiveOffice ....................................................................................................................... 7
KMKey Project ........................................................................................................................ 7
Genius Project .......................................................................................................................... 8
Open Workbench ................................................................................................................... 9
Recomendaciones ...................................................................................................................... 10





















Administracin de Proyectos

La administracin de proyectos es la disciplina de gestionar proyectos exitosamente, la cual
puede y debe aplicarse durante el ciclo de vida de cualquier proyecto.

En otras palabras podemos decir que la administracin de proyectos es la forma de planear,
organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que
tienen un objetivo especfico; el cual puede ser (crear, disear, elaborar, mejorar, analizar,
etc.) un problema o cosa.

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es usada en una
gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en bancos, en desarrollo de sistemas
en computadora, en procesamiento de hidrocarbono, en la industria petroqumica, en
telecomunicaciones, en defensa nacional, etc.

Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos al mercado, las
cambiantes exigencias de los consumidores de productos, entre otras cosas, incrementan el
fluido de operaciones en una organizacin, provocando que los mtodos de administrativos
convencionales sean inadecuados. Por esta razn la administracin de proyectos es
importante, ya que ofrece nuevas alternativas de organizacin.

Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando estn limitados en
cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a realizar acciones concisas y efectivas
para obtener el mximo beneficio.

Funciones de Administracin de Proyectos

El administrador de proyectos opera independientemente de la cadena de mando normal
dentro de la organizacin. Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e
implementar polticas de administracin de proyectos, asegurar la finalizacin del proyecto
mediante compromisos contractuales.

Otras tareas que debe cumplir son desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su avance. Debe
resolver los problemas a travs de decisiones orientadas al objetivo.

Adems, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes preguntas:

Qu se va a hacer?
Cundo se va a hacer?
Por qu se va a hacer?
Cunto dinero est disponible para hacerlo?
Qu tan bien se est haciendo el proyecto?


Herramientas para la Administracin de Proyectos

Gestin de Proyectos por el Mtodo de Cadena Crtica

La cadena crtica es una metodologa desarrollada en la dcada de los 90 focalizada en la
mejora de la gestin (administracin y programacin) de proyectos. El uso de la cadena
crtica ha permitido reducir los tiempos de ejecucin global de proyectos as como el coste
del mismo.

La cadena crtica tambin es conocida como CCPM de las siglas en ingls Critical Chain
Project Management (Gestin de proyectos mediante cadena crtica), dicha metodologa fue
presentada en el ao 1997 por Eliyahu M. Goldratt en su libro "Cadena crtica" el cual
alcanzo un xito en ventas y creando un mercado de consultora e implantacin de dicha
metodologa en diferentes empresas y organizaciones de todo el mundo.

A diferencia de otras tcnicas de administracin y programacin de proyectos como
GANTT, PERT, CPM, la gestin de proyectos mediante cadena crtica se basa en la gestin
de buffers o amortiguadores los cuales son generados por la eliminacin de las tolerancias
y tiempos de proteccin que otorgamos a una tarea, por otro lado la cadena crtica aborda la
problemtica de la limitacin de recursos compartidos en multiproyectos.

El mtodo de la cadena crtica identifica una serie de tiempos de proteccin y/o tolerancias
que asignamos a una tarea los cuales son inducidos por el comportamiento humano, dichos
tiempos se basan en 2 teoras:

Sndrome del estudiante Toda tarea se realiza siempre en el ltimo momento.
Ley de Parkinson Toda tarea se dilata a lo largo del tiempo hasta ocupar la
totalidad del tiempo disponible.

El clculo de dichos tiempos de proteccin y/o tolerancias afectar directamente al clculo de
los amortiguadores o buffers.

En funcin de la tipologa de la gestin de proyectos (monoproyecto o multiproyecto) la
cadena crtica define los siguientes buffers o amortiguadores:

Amortiguador de proyecto
Amortiguador de recursos
Amortiguador de alimentacin
Amortiguador de capacidad







A continuacin se definen los pasos a seguir para la implementacin de la metodologa del
camino crtico:

1. Generacin del flujo del proyecto, identificando las tareas as como sus relaciones y
recursos necesarios.
2. Identificacin de la cadena crtica
3. Identificacin y eliminacin de las tolerancias de las tareas que pertenecen a la
cadena crtica.
4. Clculo e identificacin de los amortiguadores o Buffers en funcin de las tolerancias
identificadas anteriormente
5. Ubicacin de los amortiguadores dentro de la cadena crtica
6. Gestin de los amortiguadores o buffers

Una vez hemos construido nuestra cadena crtica la gestin del proyecto se enfocar en la
gestin de los buffers o amortiguadores, para ello es necesario la generacin de reportes de la
situacin del proyecto y sus buffers con el objeto de tomar las acciones oportunas en el caso
que sean necesarias. Dentro de los reportes de la cadena crtica generalmente se monitoriza
una serie de indicadores como el grado de avance de la cadena crtica, el porcentaje de
consumo de los buffers, etc

Hoy en da existe software especfico (PS8, Prochain, CC-pulse) que te permiten calcular y
generar todos los elementos que conforman la cadena crtica, por otro lado este tipo de
software genera automticamente los reportes necesarios para la gestin de los
amortiguadores o buffers del proyecto.

Empresas desarrolladoras de software, fabricantes de materiales quirrgicos, constructoras de
obras pblicas y un sinfn de diversas empresas y organizaciones han implantado con xito la
metodologa de la cadena crtica como base de la gestin de los proyectos que llevan a cabo.



















PRINCE2

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environment) es un mtodo estructurado de gestin de
proyectos. Es una aproximacin a las buenas prcticas para la gestin de todo tipo de
proyectos que se ha convertido en el estndar de facto para la organizacin, gestin y control
de proyectos.

El mtodo divide los proyectos en fases manejables permitiendo el control eficiente de los
recursos y el control peridico de su evolucin. PRINCE2 est "basado en los productos", es
decir, los planes del proyecto se centran en obtener resultados concretos, y no slo en la
planificacin de las actividades que se llevan a cabo; PRINCE2 proporciona un lenguaje
comn en los proyectos.

Beneficios de PRINCE2

Un comienzo organizado y controlado, asegurando que existe una razn vlida para
el proyecto y que todas las personas y los recursos estn organizados y listos para el
proyecto.
Un desarrollo organizado y controlado, asegurando que, una vez que el proyecto est
organizado y ha comenzado, su validez se mantiene y el trabajo realizado es
controlado durante toda la vida del proyecto.
Un final organizado y controlado: un final controlado es siempre mejor que la
tendencia natural a la deriva en la vida operativa del producto de un proyecto, por
ello, tenemos que asegurarnos de que la entrega inmediata del proyecto ha sido
aceptada por nuestro cliente antes de cerrar el proyecto oficialmente.
Revisiones peridicas de los progresos.
Flexibilidad en las decisiones.
Direccin de control automtica en caso de desviacin del plan original gracias al
principio de Gestin por Excepcin.
Implicacin de la direccin y de aquellos que participan en el proyecto en el
momento y lugar adecuado.
Buena comunicacin entre el proyecto, la direccin del proyecto y el resto de la
organizacin.















Softwares para la Administracin de Proyectos

Para trabajar de forma profesional en un proyecto, muchas veces necesitamos algo ms que
una lista de tareas, y es el momento de buscar una solucin en software, tanto si es un trabajo
que vamos a llevar a cabo solos como si hay otras personas en el equipo. Si los clientes son
varios, entonces ya es imprescindible encontrar algn buen programa de gestin de
proyectos, estable pero tambin flexible. Los programas de software libre son ideales porque
adems de ser potentes, cuentan detrs con una comunidad de desarrolladores y pueden
hacernos ahorrar bastante en costos.

Microsoft Project

Microsoft Project es un programa de la suite Microsoft Office usado para la gestin de
proyectos. Microsoft Project (o MSP) es un software de administracin de
proyectos diseado, desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a
administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignacin de recursos a tareas, dar
seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versin 2010 es la ms
reciente) es til para la gestin de proyectos, aplicando procedimientos descritos en el
PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project Management Institute).

Microsoft Project presenta la informacin acerca del proyecto, con grficos y textos, en
distintos tipos de vista.























ProActiveOffice

Con este software se pueden organizar las iniciativas en portafolios de proyectos, agrupando
los proyectos en la estructura que mejor represente la organizacin. Administra y gestiona
los proyectos promoviendo el cumplimiento de plazos, presupuesto y calidad, usando la
interfaz colaborativa que permite a todo el equipo actualizar los avances y proveer en lnea la
visibilidad necesaria para tomar las mejores decisiones.

Maneja el stock de capacidad de los recursos humanos a travs de tiles informes que
permiten planificar de la mejor manera las cargas de trabajo y disponibilidad de cada uno de
los profesionales. Si la organizacin requiere llevar registros de las horas invertidas por cada
persona en determinado proyecto o tarea, se podr habilitar esta funcionalidad permitiendo
medir la eficiencia por persona, viendo el comparativo entre horas estimadas y horas reales.















KMKey Project
Planificacin del proyecto. Divisin entre agrupaciones de tareas. WBS. Flujos de
trabajo. Calendario.
Grficos Gantt. Periodos de ejecucin. Progreso. Real frente previsto. Tareas fuera
de plazo. Avisos.
Enlace con MS Project para generar la planificacin.
Patrones de trabajo para proyectos que siguen un flujo de trabajo similar. Mejora
continua.
Humanos: perfiles de trabajo. Permisos. Reservas de recursos. Partes de trabajo.
Horas/hombre valoradas. Accesos restringidos.
Materiales: asignacin de herramientas, espacios. Control de disponibilidad
Documentos y archivos: Generacin automtica y salida de informes en varios
formatos: Open Office, MS Office, PDF. Gestin documental asociada: versiones,
autores, reservas.
Agenda: base de datos de empresas y contactos. Calendario actividades. Mailing.
Notas y reuniones
Integracin e-mail: Notificaciones a terceros va mail de acciones y tareas. Recepcin
automtica de mails
Avisos por SMS: Para usuarios mviles
Preparado para Sistemas de Gestin de calidad: (ISO 9001 y otros)
Previsto: ofertas, presupuestos del proyecto dividido por tareas y fases. Conceptos
contables configurables.
Real: facturacin, entrada de facturas de compra, gastos personales, horas valoradas,
gastos generales.
Comparativas: real frente a previstos, informes, alarmas, porcentajes. Cuentas de
explotacin.























Genius Project

Diseado para adaptarse a los procesos de negocio de la organizacin, Genius Project ofrece
una cartera y la gestin de proyectos software altamente flexible y configurable que permite
conjuntos de caractersticas a medida para una amplia gama de equipos de proyectos y tipos
de proyectos.

Ayuda a tomar las decisiones correctas y aumentar la productividad y el retorno de la
inversin con la mezcla estratgica correcta de los proyectos. Administra la cartera de
proyectos y da prioridad a los proyectos de acuerdo con la alineacin estratgica y las
limitaciones.






















Open Workbench

Open Workbench es una aplicacin de escritorio para la gestin de proyectos y la
programacin en el que se puede definir una estructura de divisin del trabajo, establecer
dependencias y limitaciones de recursos, asignar recursos a las tareas, el calendario
automtico y luego monitorear el progreso.


























Recomendaciones

Dentro del mercado de softwares para la administracin de proyectos, se encuentran
muchos, sin embargo, en la lista previa se mencionaron los 5 softwares ms completos, que,
seran una gran herramienta dentro del giro de la empresa, ya que todos estos se adaptan a
las necesidades y se pueden desarrollar diferentes tipos de proyectos, administrarlos de
manera efectiva para la mejora y la gestin de la empresa.

No obstante, de todos los softwares mencionados, haremos hincapi en ProActiveOffice ya
que es la herramienta ms completa dentro del mercado (superando por poco a Microsoft
Project) ya que la gestin es ms organizada y se pueden guardar los documentos en
diferentes portafolios para las mejores prcticas. Adems de la gestin de proyectos, esta
herramienta permite:

Administrar Recursos
Control de Horas
Gestin de Documentos
Gestin de Costos
Metodologa Adaptable
Gestin de Riesgos
Gestin de Indicadores

Cabe mencionar que el apartado Metodologa Adaptable, es el plus de esta herramienta, ya
que, dependiendo de los objetivos de la empresa y el giro, utilizar la metodologa que ms
sea conveniente. Esto es un punto que las dems herramientas no cuentan. Es por esto que
se recomienda utilizar ProActiveOffice para la mejor gestin.