Cap 01-Cuentas Por Pagar PDF

C A P T U L O 1
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Cuentas Por Pagar
Captulo 1
CUENTAS POR PAGAR Y COMPRAS
DacEasy Contabilidad Versin 11
Este captulo explica como usar la opcin Mayor Cuentas por Pagar
para entrar transacciones asociadas con sus suplidores.
Mantenga en mente el seguimiento de no inventario o de no imprimir
facturas que aparecen cuando est usando la opcin del Mayor de
Cuentas por Pagar. Si necesita controlar inventarios o imprimir
facturas, refirase a la Gua del Usuario, o a la seccin compra de
este libro de trabajo.
Use la opcin Mayor Cuentas por Pagar para comprar productos si no
controla su inventario. Puede tambin usar la opcin Mayor Cuentas
por Pagar para aplicar un dbito o un crdito a una factura entrada
previamente y entrar una rebaja del Suplidor.
Despus de completar este captulo sabr como :
Entrar diferentes tipos de transacciones usando la opcin del
Mayor Cuentas por Pagar .
C U E N T A S P O R P A G A R
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Trminos importantes
Los siguientes trminos son usados en este captulo. Tome un
momento antes de empezar para revisar estas definiciones.
Cuenta por pagar: La cuenta que guarda el monto que su negocio
debe a sus suplidores.
Transaccin: Una transaccin es un cambio de bienes y servicios
por un pago. Los pagos pueden ser efectivo o a crdito. En
DacEasy , entra la transaccin en la cuenta apropiada para
asegurarse que tiene por escrito los archivos de todos sus
negocios tratados con sus suplidores o clientes. Por ejemplo,
cuando compra un servicio de un suplidor , entre la transaccin (el
cambio de dinero por el producto ) dentro del Mayor Cuenta por
Pagar.
Factura: Un requisito para surtir bienes o servicios. Una factura
incrementa las Cuentas por Pagar.
Dbito: Un lado de la transaccin. Un dbito incrementa los
activos y gastos, y disminuyen los pasivos, el capital y los ingresos.
Crdito: Un lado de una transaccin . Un crdito disminuye los
activos y gastos e incrementa los pasivos, capital y los ingresos.
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Aprendiendo Sobre Cuentas por Pagar
Entre facturas usando la opcin Mayor Cuentas por Pagar para
registrar una compra sin afectar el inventario. Puede no reentrar
facturas originales registradas en compras usando la opcin mayor
cuenta por pagar , a menos que que necesite hacer un ajuste. Por
ejemplo , si un suplidor sobrecarga su cuenta y quiere disminuir
(dbito) el balance de la cuenta para este suplidor. Puede registrar
este tipo de ajuste usando el Mayor Cuentas por Pagar para debitar la
factura original. Puede tambin incrementar el balance de los
suplidores por cargos adicionales ( as como cargos) entrando un
crdito en el mdulo del Mayor Cuentas por Pagar.
Tipos de Transacciones en el Mayor Cuentas por Pagar
Facturas de suplidoresSon normales en las transacciones de
Cuentas por Pagar . Use facturas por pagar para incrementar el
balance de las cuentas de los suplidores sin afectar el inventario.
Las facturas por pagar siempre se acreditan.
Transacciones de crditoUse transacciones crdito Cuentas
por Pagar para incrementar el balance de la cuenta del suplidor.
Las entradas de crdito son similares a las entradas de facturas
excepto que se usan generalmente para incrementar el balance de
una factura existente. Entrando el crdito a una factura que ya ha
sido entrada, puede incrementar el balance de esta factura. Un
ejemplo de este tipo de transaccin es adicionando cargos por
envios aplicado por su suplidor
Transacciones de Dbito Use transacciones por pagar dbito
para disminuir el balance de la cuenta del suplidor. Use entradas
dbito para disminuir el balance de una factura existente o
disminuir el balance del suplidor. Un ejemplo de esto es
aplicando descuentos a los suplidores por su pronto pago.
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Corrigiendo EntradasCorrigiendo las entradas puede descubrir
errores cometidos antes de asentar. Para mantener un rastro de
auditora, una correccin entrada puede reversar la entrada de una
transaccin incorrecta. Un ejemplo de una correccin de un
entrada es si entra accidentalmente el cdigo equivocado del
suplidor al hacer una factura. Puede reversar la entrada original
para el suplidor equivocaddo y reentrarla usando el codigo correcto
del suplidor.
Entradas de AjustesEntre un ajuste de entrada como una
transaccin dbito o crdito.
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Entrar Transacciones de Cuentas por
Pagar
Para entrar transacciones en el Mayor de Cuentas por Pagar, escoja
Transaccin / Cuentas Por Pagar de la barra del men que est
arriba de la pantalla principal de DacEasy Contabilidad. Las entradas
de transacciones se desplegan en la pantalla.

Figure 1-1 Pantalla de las entradas de transacciones del Mayor Cuentas por Pagar
Esta pantalla tiene cinco (5) reas: Encabezado, Informacin de la
transaccin, informacinde la factura, Detalle y pi de pgina. Cada
rea se explica como sigue.
Campos de la Pantalla de Entrada de Transaccin del Mayor
Cuentas por Pagar.
Nmero Presione Enter y DacEasy asigna el prximo nmero
disponible.
Cdigo del Proveedor.
DacEasy lista los cdigos de Suplidores alfanumricamente en
la ventana de bsqueda y en los reportes. Si est facturando
para una compra de inventario, necesita usar el mdulo de
Compras

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Nombre del Proveedor.
DacEasy despliega el nombre del Suplidor asociado con el
cdigo seleccionado en el campo Cdigo del Suplidor.
Tipo
DacEasy actualiza el saldo del proveedor basado en su
seleccin en este campo.
FacturaSeleccione este tipo para teclear una nueva factura
para el proveedor e incrementar su saldo. Cuentas por Pagar
es abonada cuando esta transaccin se asienta, La
transaccin se imprime en los Estados de Cuenta y Reporte
de Antigedad como una factura; sin embargo, no se genera
una factura impresa.
CargoSeleccione este tipo para reducir el saldo de una
factura existente. Cuentas por Pagar se carga cuando esta
transaccin se asiente. Utilice estas transacciones para
reducir el saldo de un proveedor, por ejemplo, para emitir un
crdito por daos durante el embarque. Esta transaccin se
imprime en los Estados de Cuenta y Reportes de Antigedad
como un Cargo (C).
AbonoSeleccione este tipo para incrementar el saldo de
una factura existente. Cuentas por Pagar se abona cuando
esta transaccin es procesada. Utilice esta transaccin para
agregar un cargo adicional a una factura de un proveedor
como un cargo por cheque devuelto. Esta transaccin se
imprime en los Estados de Cuenta y los Reportes de
Antigedad como un Abono (A).

Factura Entre los primeros 10 dgitos alfanumrico para el nmero de
esta factura. Este es un campo requerido.
El nmero de la factura que escoja es importante. Si necesita
ajustar el balance en una factura existente, entre ese nmero
de la factura en el campo factura. Si no sabe el nmero
exacto de la factura, presione F5 para seleccionar la factura
desde la bsqueda.
El nmero que entre debe ser exactamente el mismo
(incluyendo el encabezado de ceros) para afectar la factura
original. Si no es, DacEasy reconoce el nmero que entre
como un nuevo nmero.
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El nmero de la factura aparecer en la pantalla de Pagos, en
el Reporte por Antigedad y en el Estado de Cuenta del
Suplidor. Cuando cierre un perodo de las Cuentas por Pagar,
DacEasy limpia todas las facturas pagadas del reporte por
Antigedad y del estado de cuenta tanto como todos los
dbitos y crditos que tenga la misma factura nmero.

Referencia
Entre referencia para los 10 digitos alfanumrico solamente
para su informacin. La informacin para este campo es
opcional.
Fecha La fecha de la transaccin es la fecha que DacEasy usa para
asentar las transacciones de Cuentas por Pagar. DacEasy usa
la fecha del sistema (F4) por defecto. Si necesita usar una
fecha diferente, entre la fecha correcta en el campo Fecha.

Area de Informacin de la Factura. Fecha de pagos y trminos.
DacEasy le permite configurar los trminos de pagos extendidos por sus
Suplidores. Los trminos constan de numerosos campos incluyendo la
fecha en que la factura est vencida y el porcentaje de descuento por
pronto pago. Cada uno de estos campos dependen de los trminos
asignado al suplidor y la fecha original de la factura o crdito entrado.
Puede editar todos estos campos si necesita alterar todo o parte de los
trminos para una transaccin. Si necesita hacer cambios permanentes a
los trminos, debe de editar la tabla de trminos.

Recuerde, los trminos de pagos estn slo disponibles cuando entre
Cuentas por Pagar de facturas o crditos. Las transacciones de dbito no
tiene trminos de pagos porque usa estas para reducir la cuenta del
suplidor.

Tipo Este es un campo opcional. Deje este campo en blanco o
entre informacin para usarla como campo de sortear cuando
imprima reportes.
Fecha original
La fecha original es la fecha de la factura que DacEasy usa
por antiguedad. El programa usa la fecha original solo para
propsitos de antiguedad y no es afectada en la fecha de
asiento. Use este campo para entrar la fecha que el suplidor
emite la factura. Esta caracterstica le permite entrar la
factura en cualquier momento, pero todava tiene tiempo
usando la fecha correcta.

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Fecha de Vencimiento
La fecha de vencimiento es la fecha en la cual el pago de la
factura y la transaccin de crdito est actualmente vencida.
Esta es la ltima fecha en que puede pagar la factura antes
que el Suplidor la considere tarda. Todo pago hecho despus
de esta fecha puede ser sujeto a cuotas tardas

Fecha de Descuento
La fecha de descuento es la ltima fecha de pagos que puede
ser revisada y todava ser elegible para todo descuento
ofrecido por pronto pago. Los pagos recibidos despus de
esta fecha no son elegidos para el porcentaje.
Tasa de descuento
La tasa de descuento es el porcentaje de descuento ofrecido
por el Suplidor. Este porcentaje, multiplicado por el monto
actual de la factura, determina cuanto es el monto descuento
recibido
Descuento Disponible.
DacEasy calcula y despliega el monto del descuento
disponible. El descuento disponible es igual al monto de las
Cuentas por Pagar entrado en la primera lnea de la
transaccin multiplicado por la tasa de descuento de arriba.
Descuide este campo cuando entre transacciones de dbito.

Area de Detalle. DacEasy inserta la Cuenta por Pagar en la primera
lnea de la transaccin. Cuando entre una factura o una transaccin
de crdito, debe de acreditar las Cuentas por Pagar. Si necesita
debitar esta cuenta, debe de usar una entrada de dbito de las
Cuentas por Pagar.
Si configura una cuenta de gastos por defecto en la pantalla del
suplidor, la cuenta por defecto aparecer en la segunda lnea de la
transaccin. La cuenta de gastos por defecto deber ser la cuenta
ms usada cuando entre una transaccin usando un Suplidor
Si necesita usar otra cuenta que no es la por defecto, posicione el
cursor en la lnea que muestra la cuenta de gastos por defecto y
presione Shift+F6. Esto borrar la lnea entrada. Entre la cuenta que
quiera usar o presione para accesar a la bsqueda del catlogo de
cuentas.
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Cuenta
Escriba o presione para entrar la cuenta que quiera afectar.

Nombre
DacEasy despliega el nombre de la cuenta asociado con el
nmero de la cuenta seleccionada.
Descripcin.
Los 13 primeros caracteres del nombre del suplidor y el
nmero de la factura aparecen en el campo descripcin.
Puede editar esta informacin. Esta se imprime en sus
reportes.
Debito/Credito.
Cargo es el equivalente a dbito y abono es el equivalente de
crdito. Entre el monto en la columna Dbito por la cual
quiere afectar esta cuenta. Recuerde, los dbitos
incrementan los activos y los gastos y disminuyen los pasivos,
los ingresos y el capital. Los crditos disminuyen los activos y
los gastos, e incrementan los pasivos, los ingresos y el
capital.
Area Pi de Pantalla. DacEasy calcula y desplega esta cantidad.
Total DacEasy desplega el total de las lneas entradas. Puede
fcilmente verificar que los dbitos y crditos son iguales
chequeando esos totales.
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Procedimientos para entrar
transacciones en el Mayor de Cuentas
por Pagar
Las siguientes informaciones muestran el esquema de los pasos que
debera seguir para entrar diferentes tipos de transacciones usando la
opcin del Mayor de Cuentas por Pagar. Podra querer mantener estos
pasos a mano cuando est listo para entrar transacciones de su
negocio.
Pasos rpidos para entrar transacciones en el Mayor de
Cuentas por Pagar
1. Seleccione Transaccin/Cuentas por pagar.
2. Presione Enter y DacEasy asigna el prximo nmero
disponible para la transaccin.
3. DacEasy inserta el nombre del suplidor en el campo Nombre
del suplidor. Entre el cdigo del suplidor para quien quiere
hacer la factura por pagar. Si no se sabe el cdigo, presione
para accesar a la ventana de bsqueda. Muvase hasta
que encuentre el cdigo y presione Enter. El Suplidor que
escoja debe de ser un suplidor de tipo Abierto o Acumulado.
No puede hacer facturas por pagar a un suplidor Contado.
4. Seleccione Factura Tipo en el campo Tipo. Esto crear una
factura normal para el Suplidor. Esto no afecta el inventario,
pero aparece en el reporte por antigedad y el estado de
cuenta del suplidor
FacturaEsto crea una factura normal para el suplidor.
DbitoEsto crea una entrada dbito para el suplidor .
Un dbito reduce el balance del suplidor.
CrditoEsto crea una entrada de crdito para el
suplidor. Un crdito hace la misma entrada de contabilidad
como una factura. Use un crdito cuando la factura ya
exista y necesite incrementar el balance de la factura.
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5. Escriba el nmero de la factura que quiera asignar a esta
transaccin Nota: Si quiere adicionar esta transaccin a una
factura existente , debe entrar la factura existente incluyendo
la lista de ceros.
Aviso: Puede presionar y seleccionar la factura desde la lista
que se despliega.
6. Use el campo referencia para entrar una descripcin corta de
la transaccin. Presione Enter en el campo fecha para
aceptar la fecha actual del sistema. DacEasy usa esta fecha
para asentar la transaccin.
7. Use el campo tipo debajo de la informacin de la factura para
entrar una corta descripcin de la factura. Use este campo
para reportes en el Query y Publicar. Puede dejar
opcinalmente este campo en blanco
8. Presione Enter en el campo fecha original para aceptar la
fecha por defecto. DacEasy usa esta fecha para el
vencimiento de la factura.
9. Presione Enter en el campo fecha de vencimiento para
aceptar la fecha por defecto.
10. Presione Enter en el campo tasa de descuento para
aceptar el descuento de porcentajes por pronto pago.
11. Presione Enter para avanzar a la columna Dbito o
Crdito, dependiendo del Tipo seleccionado en el rea
Informacin de la Transaccin. Entre el monto de la factura
original de Cuentas por Pagar, si tiene una cuenta de gastos
configurada por defecto para su suplidor esta aparece en la
segunda lnea de la transaccin.
Contine entrando el detalle de la transaccin, incluyendo los
dbitos correspondientes y cualquier otra entrada de crdito
necesaria para balancear la transaccin. Antes de salvar la
factura, asegrese que el total de dbitos y crditos son iguales.
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12. Presione para salvar la transaccin . Si necesita volver
a empezar, presione F6 para borrar la entrada de la
transaccin. Para borrar slo una lnea, posicione el cursor en
esa lnea y presione Shift+F6. Insertar una lnea dentro del
detalle de la transaccin presionando Shift+F7. DacEasy
inserta una lnea encima del cursor.

Time out
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la
Furniture Factory para asegurarse de que est usando los datos
ejemplos. Entonces complete la
Aventura 1: Entrando facturas de suplidores,
Aventura 2: Adicionando cargos por flete,
Aventura 3: Anulando una cuenta de un suplidor,
Aventura 4: Imprimiendo Etiquetas para su suplidor,
Aventura 6: facturando productos de no inventario
Aventura 7: Aplicando la cantidad de compra de un suplidor
contra ese suplidor.
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