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    Manual de Normas y Procedimientos - Caja Chica

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    abiguey13
    Este documento presenta el manual de normas y procedimientos de caja chica de una institución educativa en Venezuela. Define la caja chica, sus objetivos y normas para su uso. Describe los procedimientos para habilitar fondos, realizar arqueos, desembolsos, reembolsos y cierre de la caja chica. El propósito es asegurar el correcto funcionamiento y administración de los fondos asignados para gastos menores.

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    Manual de Normas y Procedimientos - Caja Chica

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    Este documento presenta el manual de normas y procedimientos de caja chica de una institución educativa en Venezuela. Define la caja chica, sus objetivos y normas para su uso. Describe los procedimientos para habilitar fondos, realizar arqueos, desembolsos, reembolsos y cierre de la caja chica. El propósito es asegurar el correcto funcionamiento y administración de los fondos asignados para gastos menores.

    Descripción original:

    caja chica

    Título original

    Manual de Normas y Procedimientos -Caja Chica

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    Este documento presenta el manual de normas y procedimientos de caja chica de una institución educativa en Venezuela. Define la caja chica, sus objetivos y normas para su uso. Describe los procedimientos para habilitar fondos, realizar arqueos, desembolsos, reembolsos y cierre de la caja chica. El propósito es asegurar el correcto funcionamiento y administración de los fondos asignados para gastos menores.

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    Manual de Normas y Procedimientos - Caja Chica

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    abiguey13
    Este documento presenta el manual de normas y procedimientos de caja chica de una institución educativa en Venezuela. Define la caja chica, sus objetivos y normas para su uso. Describe los procedimientos para habilitar fondos, realizar arqueos, desembolsos, reembolsos y cierre de la caja chica. El propósito es asegurar el correcto funcionamiento y administración de los fondos asignados para gastos menores.

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    Repblica Bolivariana de Venezuela

    Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin Universitaria


    Programa Nacional De Formacin En Administracin Y Gestin
    Aldea Universitaria Mons. Francisco Miguel Seijas Figueredo
    Fundacin Misin Sucre

    MANUAL DE NORMAS Y
    PROCEDIMIENTOS
    DE CAJA CHICA

    Tinaquillo, Enero del 2015.

    DPTO:

    MANUAL DE NORMAS
    Y PROCEDIMIENTOS
    DE CAJA CHICA
    CODIGO N:
    J-00000000-0

    ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    MRI-S- N: 01

    TITULO:
    PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    Definicin de Caja Chica

    La Caja Chica es un fondo asignado a determinadas reas del Organismo, que tiene como
    objetivo principal cubrir los gastos menores, no previsibles y/o urgentes y que no pueden ser
    provistos en tiempo y forma a travs del proceso habitual de adquisiciones y contrataciones

    Objetivos

    a) Asegurar el correcto funcionamiento y administracin de la Caja Chica.


    b) Establecer adecuados procedimientos administrativos para la asignacin, utilizacin,
    reposicin y rendicin de Caja Chica.
    c) Establecer las funciones y responsabilidades que deben cumplir los responsables en el
    manejo, administracin y presentacin de los documentos que respaldan las rendiciones de las
    transacciones efectuadas.
    d) Sirve como instrumento para fortalecer la capacidad de gestin de la administracin de los
    fondos de Caja Chica.

    PREPARADO POR:

    APROBADO POR:
    EMISION Y REVISION

    Est. Abiguey Silva

    Lcda. Alida Pinto.


    Enero de 2015

    DPTO:
    ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    MANUAL DE NORMAS
    Y PROCEDIMIENTOS
    DE CAJA CHICA
    CODIGO N:
    J-00000000-0

    MRI-S- N: 01

    TITULO:
    PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    NORMAS
    1. En ningn caso podr utilizarse el fondo de la Caja Chica para cubrir gastos que se
    correspondan a los siguientes conceptos:

    Sueldos, sobre tiempo y suplencias del personal.


    Compra de bienes capitalizables.
    Cancelacin de deudas por concepto de compras a crdito.
    Cambiar cheques.
    Hacer prstamos.
    Aceptar vales a cuenta de sueldos o salarios.
    Compra de regalos al personal.
    Pago de alquileres o arrendamientos.
    Avisos en peridicos, revistas o cualquier otro medio publicitario.
    Compras de vveres o comida.

    PREPARADO POR:

    APROBADO POR:
    EMISION Y REVISION

    Est. Abiguey Silva

    Lcda. Alida Pinto.


    Enero de 2015

    DPTO:

    MANUAL DE NORMAS
    Y PROCEDIMIENTOS
    DE CAJA CHICA
    CODIGO N:
    J-00000000-0

    ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    MRI-S- N: 01

    TITULO:
    PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    NORMAS
    2. La Creacin o anulacin de las caja chica, as como el incremento o disminucin
    del Lmite de sus fondos, sern autorizados por el Gerente Administrativo.
    3. responsable de la Caja Chica tendr la obligacin de rendir cuenta por la utilizacin
    de dicho fondo, y ser responsable de cualquier diferencia encontrada en los cuadres
    y arqueos realizados.
    4. Cada comprobante de Caja Chica deber ser firmado por el funcionario de la
    Caja Chica.
    5. Cada uno de los gastos efectuados con el Fondo de Caja Chica estarn soportados
    Por los originales de los comprobantes de pago respectivos
    6. Aquellas facturas y/o comprobantes de pagos que presenten borrones,
    tachaduras o enmendaduras, no se debern incluir como soportes de gasto al
    momento de solicitar la reposicin del Fondo de Caja Chica.
    7. Las reposiciones de los fondos de Caja Chica debern ser solicitadas por el
    respectivo responsable a la Coordinacin de Finanzas, cuando de stos se haya utilizado, al menos, el setenta y cinco por ciento de su monto (75%).

    PREPARADO POR:

    APROBADO POR:
    EMISION Y REVISION

    Est. Abiguey Silva

    Lcda. Alida Pinto.


    Enero de 2015

    DPTO:

    MANUAL DE NORMAS
    Y PROCEDIMIENTOS
    DE CAJA CHICA
    CODIGO N:
    J-00000000-0

    ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    MRI-S- N: 01

    TITULO:
    PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    PROCEDIMIENTOS:
    1) HABILITACION DE FONDOS DE CAJA CHICA
    a) Se hace solicitud escrita explicando las razones para solicitar fondos de Caja Chica,
    indicando el monto requerido
    b) Para autorizar la habilitacin del fondo, se debe debe emitir la Resolucin
    Administrativa con su aprobacin, ordenando la asignacin de fondos requerida
    y enviarla a el Administrador (a) para su debido cumplimiento.
    c) Una vez recibida la Resolucin Administrativa con la aprobacin del Fondo de Caja
    Chica, debe emitir comunicacin oficial a Contabilidad requiriendo la asignacin del
    fondo aprobado.
    2) USO Y MANEJO DE LOS FONDOS DE CAJA CHICA
    Los fondos de Caja Chica son para hacer frente a pagos en efectivo destinados
    a gastos menores, regulares o corrientes que por su naturaleza o circunstancia,
    necesiten atencin inmediata, conforme a las Normas Control Interno.
    Algunos rubros elegibles para desembolsos a travs de caja chica, son:
    Uso de Estacionamiento: Ticket; indicar el nmero de Placa del vehculo que hizo
    el gasto cuando sea necesario.
    Gasolina: Facturas, indicar nmero de placa del vehculo oficial del proyecto.
    tiles de limpieza y de bao: Facturas
    Compras menores de tiles de oficina: Facturas.
    Servicios/Reparaciones menores del local del proyecto, tales como cerrajera,
    pintura entre otros.

    PREPARADO POR:

    APROBADO POR:
    EMISION Y REVISION

    Est. Abiguey Silva

    Lcda. Alida Pinto.


    Enero de 2015

    DPTO:

    MANUAL DE NORMAS
    Y PROCEDIMIENTOS
    DE CAJA CHICA
    CODIGO N:
    J-00000000-0

    ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    MRI-S- N: 01

    TITULO:
    PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    PROCEDIMIENTOS:
    3) Arqueos
    Los fondos de Caja Chica estn sujetos a comprobaciones fsicas por
    medio de arqueos peridicos y sorpresivos que deben realizar Contabilidad,
    a fin de verificar la integridad de los fondos.
    El detalle de la existencia de dinero en efectivo y documentos verificados mediante los arqueos debe ser registrado en acta elaborada en Original
    y copias
    que se deben distribuir en la siguiente forma:
    - Original: Contabilidad
    - Copia de Administracin como responsable del fondo de Caja Chica.

    4) DESEMBOLSOS DE CAJA CHICA.

    Solicitud de desembolsos. El solicitante que requiere usar los fondos debe llenar los
    datos del formato Solicitud de Desembolso de Caja Chica.
    Verificacin de requisitos. El responsable del fondo de Caja Chica, debe verificar previamente al pago de cualquier compra o gasto con estos fondos.
    Emisin de Comprobante de Gasto de Caja Chica. El responsable del fondo de Caja
    Chica debe emitir Comprobante de Gasto de Caja Chica por cada Solicitud de
    Desembolso pagada.

    PREPARADO POR:

    APROBADO POR:
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    Est. Abiguey Silva

    Lcda. Alida Pinto.


    Enero de 2015

    DPTO:

    MANUAL DE NORMAS
    Y PROCEDIMIENTOS
    DE CAJA CHICA
    CODIGO N:
    J-00000000-0

    ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    MRI-S- N: 01

    TITULO:
    PERSONAL DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN Y
    FINANZAS

    PROCEDIMIENTOS:
    5) REEMBOLSOS AL FONDO DE CAJA CHICA

    Solicitud de reembolsos al Fondo de Caja Chica. El responsable del fondo de Caja


    Chica, debe verificar diario el monto del fondo original asignado para evitar la
    escasez innecesaria.

    Revisin de Reporte para Reembolso de Gastos por Caja Chica. El Reporte para
    Reembolso de Gastos por Caja Chica debe ser revisado y comprobado por
    Contabilidad.

    Emisin del cheque de reembolso. El cheque de reembolso de fondos de Caja Chica


    debe ser emitido contra recepcin de todos los documentos soportes.

    Cierre contable mensual. Al cierre contable mensual, el Custodio del fondo de Caja
    Chica debe tramitar el reembolso de todos los Recibos de Caja Chica pendientes
    de reembolso.
    6) CIERRE DE CAJA CHICA

    El responsable debe revisar todas las Facturas del Fondo de Caja Chica verificando la ejecucin del gasto.
    El responsable debe realiza cuadre de Caja Chica, con la finalidad de verificar el
    gasto ejecutado.
    El responsable debe archiva temporalmente las facturas y el depsito bancario
    de reintegro (si es el caso) para su debido cierre de Caja Chica (ltima Rendicin).

    PREPARADO POR:
    Est. Abiguey Silva

    APROBADO POR:
    EMISION Y REVISION

    Lcda. Alida Pinto.


    Enero de 2015

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