Manual Admon de Inventarios y Almacenes 2013

ADMINISTRACIN
DE INVENTARIOS Y
ALMACENES
LIC. DANTE MZQUIZ BELTRN
IPN UNIDAD DE EDUCACIN

CONTINUA DE MAZATLN
Mayo, 2013.
Centro de Educacin Continua Unidad Mazatln. Instructor: Lic. Dante Mzquiz Beltrn
Administracin de Inventarios y Almacenes
NDICE
Generalidades del curso.
Introduccin..
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
Administracin Estratgica de Inventarios..

La
administracin
de
inventarios
como
apoyo
principal
de
la
empresa............
Nuevas tendencias de control...............
Su organizacin, procedimientos y normas.
Clasificacin de inventarios
Aplicar las tcnicas de clasificacin y valorizacin ms adecuadas para establecer
las normas y procedimientos que garanticen el buen uso de los recursos e
inversiones....................................................
Control de Existencias.
Control fsico de existencias, rotacin de inventarios y artculos
inmovilizados.
Criterios para administrar el costo de inventarios evitando excesos y prdidas por
obsolescencia, deterioro o prdida.
Costos de Inventarios..
Tcnicas para determinar y controlar los costos de operacin en inventarios como
base para tomar decisiones adecuadas en la gestin de compras y las
operaciones..
Procesos de toma de inventarios..
Procedimientos y mtodos de la toma de inventarios...................
El inventario fsico, inventario cclico e inventario peridico..
Bibliografa.............
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Generalidades del Curso
Competencia General
Identificar un inventario en su organizacin y comprender la diferencia respecto a lo que es
un almacn. Aplicar los principales costos en que se incurre al no mantener un adecuado
nivel y control de las existencias, y los sistemas establecidos para una eficiente
administracin de las mismas en una empresa.
Competencias Especficas
Aplicar los modelos, mtodos y tcnicas ms adecuados para la Administracin de
inventarios y almacenes en una organizacin, aplicando ejercicios y visitas de sitios para
llevar los conocimientos a la realidad.
Identificar y aplicar tcnicas especficas para manejo, administracin y control de las
existencias de uno o varios almacenes auxilindose y ocupando herramientas tecnolgicas,
estadsticas y contables de tal forma que las mercancas en resguardo puedan ser
monitoreadas en todo tiempo.
Descripcin del curso
Los contenidos de este curso estn dirigidos a la capacitacin y actualizacin del

personal que laborar en la administracin y manejo de almacenes e inventarios, a fin que
mejoren su eficiencia en la recepcin, operacin, control, manejo y distribucin de los
productos que en ste se resguardan.
La importancia de este curso radica en la necesidad de contar con un sistema eficiente
de abasto en las unidades administrativas y operativas, mediante la actualizacin de los
conocimientos del personal acerca del funcionamiento de sus almacenes, sus formas de
distribucin y coordinacin con otros almacenes, as como ciclos de rotacin y manejo de
inventarios para hacer ms efectiva la administracin de los bienes.
El
curso
pretende
que,
al
trmino,
usted
est
capacitado
para
manejar
adecuadamente las entradas y salidas de productos del almacn, para conocer los riesgos
en la manipulacin de sustancias peligrosas, para realizar la rotacin de materiales con base
en las caducidades y para la organizacin eficaz y efectiva de los almacenes a su cargo.
Forma de Evaluacin
Se evaluar de manera sistemtica a travs de:
Evaluacin sumaria:
Actividades de aprendizaje realizadas en cada tema (60%).
Examen prctico al final del curso (40%).
Para acreditar el programa de estudio cursado, el participante deber cumplir con:
Asistencia mnima de 80%
Calificacin mnimo de 8.0 (ocho punto cero)
Reconocimiento: constancia de participacin emitida por el IPN.
Bienvenidos!
Introduccin
Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad,

acostumbraban almacenar grandes cantidades de alimentos para ser utilizados en los
tiempos de sequa o de calamidades. Es as como surge o nace el problema de los
inventarios, como una forma de hacer frente a los periodos de escasez.
Que aseguraran la
subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de

almacenamiento de todos los bienes y alimentos necesarios para sobrevivir motiv la
existencia de los inventarios.
Como es de saber, la base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes
y servicios; de aqu viene la importancia del manejo de inventario por parte de la misma.
Este manejo y control deber hacerse a travs de un sistema contable, el cual
permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final
del periodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa.
El inventario tiene como propsito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento; es decir, el inventario tiene un papel
vital para un funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de produccin y de esta
forma afrontar la demanda.
Algunas personas que tengan relacin principal con los costos y las finanzas
respondern que el inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los
inventarios tienen un valor, particularmente en compaas dedicadas a las compras o a las
ventas y su valor siempre se muestra por el lado de los activos en el Balance General.
Los inventarios desde el punto de vista financiero mientras menos cantidades mejor.
Los que ven los inventarios como materiales de produccin creen que mientras mas,
mejor.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas
para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en el almacn
valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas.
Cabe hacer la aclaracin que el los conceptos de inventarios son diferentes para una
empresa comercial que para una dependencia de gobierno.
Aunque ambas entidades manejan almacenes e inventarios, la empresa pblica no
maneja en su generalidad, materias primas para su conversin a productos terminados ni su
funcin es la venta de artculos al pblico, si se rigen por los mismos principios.
En el presente trabajo, vamos a ir viendo conceptos bsicos de todo lo relacionado a
los Inventarios, sus mtodos, sistema y control, la aplicacin en ambas y, en su caso, las
diferencias en cuanto a su tratamiento administrativo.
1. ADMINISTRACIN ESTRATGICA DE INVENTARIOS

1.1 La administracin de inventarios como apoyo principal de la empresa.
Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en
la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o
consumidos, permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por
la falta de continuidad en la fabricacin o por la demora en la entrega por parte del
proveedor.
Los inventarios varan en razn de su consumo o la venta de cada artculo que los
componen, lo que da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas
cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotacin de los
materiales y la generacin de utilidades en funcin de dicha rotacin.
El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artculo en existencia, obliga
a mantener en ellos una cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo
con el tiempo y la frecuencia de consumo, as como el lapso en que se renueva; es decir, la
demora que se produce desde que se revisa la existencia para emitir la requisicin, hasta
que los materiales estn disponibles en el almacn para satisfacer las necesidades de los
usuarios o consumidores.
Almacenes
Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. La

formulacin de una poltica de inventario para un departamento de almacn depende de la
informacin respecto a tiempos de adelantos, disponibilidades de materiales, tendencias en
los precios y materiales de compras.
Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los
artculos inventariados, de ah que se deben establecer resguardos fsicos adecuados para

proteger los artculos de algn dao de uso innecesario debido a procedimientos de rotacin
de inventarios defectuosos y de robos. Los registros que deben mantener, facilitan la
localizacin inmediata de los artculos.
Funciones Fundamentales
1.
Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
2.
Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las

existencias reales de materia prima.
Lleva en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y salidas)
Vigila que no se agoten los materiales (mximos mnimos).
Funcin de las Existencias
Garantizar el abastecimiento e invlida los efectos de:

Retraso en el abastecimiento de materiales.
Abastecimiento parcial
1. Compra o produccin en totales econmicos.
2. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

Recursos Humanos en la Unidad de Almacenamiento.
Los Recursos Humanos son base fundamental en todas las organizaciones que
deberan identificar sus necesidades de personal a corto y largo plazos. A corto plazo se
determinan las necesidades de personal a 1 ao; a largo plazo se estiman las condiciones
del personal en lapsos de entre 3 y 5 aos.
El costo de la planeacin es elevado, por lo que
se ha difundido entre las empresas grandes ciertas polticas en cuanto a la contratacin del
personal asignado a los almacenes.
Ventajas de la planeacin de los recursos humanos:
Mejorar la utilizacin de los recursos humanos.
Permitir la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos

globales de la organizacin.
Economizar en las contrataciones.
Expandir la base de datos del personal, para apoyar otros campos.
Coadyuvar a la implementacin de programas de productividad, mediante la aportacin de

personal ms capacitado.
Tipos De Almacenes y su relacin con otras reas.
Almacenes Centrales o Generales
Son aquellos donde se concentran las grandes compras o adquisiciones, normalmente

consolidadas y que requieren de un gran espacio para su custodia y control antes de
enviarlas a sus destinos, que pueden ser a los sub almacenes o almacenes locales.
Sub almacenes
Son almacenes destinados normalmente a recibir, custodiar y distribuir todos los

bienes adquiridos por las dependencias pero que su destino es normalmente sus propias
reas o los almacenes locales de cada dependencia.
Almacenes locales
Son las unidades ltimas donde se reciben las adquisiciones o traspasos de los
almacenes generales o sub almacenes y los cuales se van a encargar de almacenar,
conservar, controlar y distribuir los bienes a las reas usuarias de los bienes.
Estructura Orgnica de un Almacn de Institucin Pblica
DIRECCION GENERAL
DE RECURSOS
MATERIALES Y
SERVICIOS GENERALES
DIRECCION
DE ALMACENES E
INVENTARIOS
SUBDIRECCION DE
CONTROL DE
ALMACENES
SUBDIRECCION DE
CONTROL DE
INVENTARIOS
J.U.D. DE
EXISTENCIA DE
ALMACENES
SUBDIRECCION DE
INFORMACION Y
DOCUMENTACION
ADMINISTRATIVA
J.U.D. DE
INVENTARIOS
Estructura del almacn

Cada almacn es diferente, no hay un esquema fijo. Pero s hay una serie de pautas o
puntos clave a seguir a la hora de disear un almacn:
1. Aprovechamiento del espacio, tanto horizontal como vertical (estanteras, etc.).
2. Recorridos mnimos, ejemplo: colocar la mercanca que ms se vende ms cerca
de la zona de salida.
3. Toda la mercanca debe estar accesible.
4. Facilidad de recuento.
5. Respetar las zonas de un almacn: zona de descarga, zona de carga, zona de
almacenamiento, zona de devoluciones, etc.
6. Gestin del espacio y rendimiento, anlisis, conclusiones y posibles soluciones.
7. Gestin de stocks, pedidos, obsoletos, etc.
8. Gestin de devoluciones.
9. Planificacin, organizacin, anticipacin, quizs sea el punto ms importante.
10. A continuacin proponemos un pequeo esquema de un almacn:
Si vamos a implantar un almacn nuevo, siempre es interesante visitar un

almacn que desempee una actividad igual o similar a la nuestra.
Errores a evitar:
Zonas de carga y descarga de extensin reducida, se producir el efecto
rompecabezas para poner una mercanca tendremos que mover otra, lo cual
supondr perdida de tiempo.
No respetar la clasificacin ABC, productos que ms salen ms cerca de la zona
de carga, implicar mayor tiempo para preparar pedidos, consecuencia perdida de
tiempo.
Almacn saturado: la mercanca no estar accesible directamente lo cual implica
que para preparar los pedidos habr prdida de tiempo, se produce nuevamente efecto
rompecabezas tenemos que quitar uno para poner otro. A la hora de recuento
tambin supone una prdida de tiempo.
Personal insuficiente: Implica una mala ubicacin de la mercanca, desorden,
desorganizacin, desconocimiento de la ubicacin de las mercancas.
Tener los productos sin codificar.
Descripcin de las tres zonas bsicas:
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.
rea de recepcin.
Es la zona de descarga; ha de tener el espacio adecuado para las maniobras. La

zona de recepcin tiene que tener las dimensiones adecuadas al volumen de
11

mercanca que se recibe y el tiempo que ha de permanecer all.
La permanencia de
dicha mercanca en esta rea ser la mnima posible.

Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar las
maniobras de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin.
En esta rea se realiza la verificacin de la mercanca que entra. La descarga ha
de realizarse de la forma ms rpida y eficiente posible.
rea de almacenamiento.
Es el espacio fsico dedicado a guardar la mercanca., hay dos tipos de sistemas

de almacenaje, cada uno de los cuales tienen diferentes necesidades de espacio:
Ubicacin fija: Con un sistema de ubicacin fija cada unidad de almacenaje
tiene un determinado lugar en el almacn donde slo ese tem puede ser almacenado;
es decir: cuando una ubicacin fija quede vaca, en ella slo puede colocarse otra
unidad de carga del mismo tem.
El nmero de ubicaciones necesarias ser
equivalente al stock mximo de cada tem.
El inconveniente que tiene este sistema es
que el grado de utilizacin del espacio del almacn es bastante bajo, ya que el nmero
medio de unidades almacenadas estar por debajo del nivel mximo durante la mayor
parte del tiempo.
Ubicacin aleatoria: Este sistema nos permite mejorar el grado de utilizacin
del almacn. Las unidades de carga pueden ser ubicadas en cualquier espacio vacante
debido a que el ritmo de entrada y salida de los diferentes bienes suele ser diferente.
Principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:
Primera entrada primera salida.
Ultima entrada primera salida.
Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerca de las

puertas de recepcin y entrega, clasificando la mercanca en tres grados:
12

mayor rotacin media y baja (A, B, C). La regla 80-20 dice que el 80% de
la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artculos.
Reducir movimientos y maniobras.
Anchura de los pasillos apropiados a los medios necesarios para la

manipulacin.
rea de entrega.
Es la zona donde se prepara la mercanca para la carga, y se realiza la

verificacin de la mercanca que sale, un buen control en las entradas y salidas de
mercanca es bsico para que no se produzcan diferencias de inventario.
Despacho o Suministro de Bienes
Este refiere a la salida de los bienes de almacn y suministro a cada rea

respectiva.
La administracin de los bienes muebles ser controlada por las reas de
almacenes e inventarios asignadas en las empresas y dependencias; en el caso de los
bienes de activo fijo, estos podrn ser controlados por el rea de inventarios
correspondiente.
Stock base. Llamamos stock base a la cantidad promedio de ese producto entre dos
pedidos o tambin a la media de lotes promedios durante un periodo; es decir, la
existencia media en almacn de ese producto.
Como calcular el stock base: como hemos dicho el stock base equivale, a la
mitad de los lotes de aprovisionamiento. Pero en la prctica los lotes de
aprovisionamiento no son iguales, lo que obliga a utilizar el promedio de lotes del
producto en un periodo.
13

Stock de seguridad. Tanto la demanda como el periodo de aprovisionamiento entre
dos lotes de un mismo producto, no son por lo habitual constantes; por ello, las
empresas necesitan cubrir la posibilidad de contingencias en ambos casos.
soluciona con un stock adicional denominado stock de seguridad.
Esto se
El clculo de
seguridad depender de:
La variabilidad de la demanda.
Del grado de cobertura que pretendamos dar.
Del tiempo de aprovisionamiento y de la variabilidad del mismo.
Del tiempo y la cantidad a que se refiera la previsin de ventas.
Stock estacional. Hay productos que su demanda est en funcin del periodo del ao
en el que nos encontramos, como helados, ropa de invierno, etc.
Stock para atender a pedidos especiales. En ocasiones puede ocurrir que se

produzcan pedidos de clientes que por su tamao o sus caractersticas- se salgan del
sistema de programacin general de la empresa.
Stocks administrativos
Stocks de productos obsoletos.
Stocks de subproductos.
Stocks de piezas de repuestos y accesorios.
Tipos de demanda
Conocer de antemano la demanda de un producto resulta en algunas ocasiones

complicado la demanda puede ser:
14
Demanda determinada: es la demanda conocida el cliente nos dice con

anticipacin las unidades que va a necesitar.
Demanda uniforme: siempre nos solicitan la misma cantidad de un

producto.
Demanda variable, cantidades no son fijas, puede ser:

o Demanda estacional, productos tpicos de una poca.
o Demanda creciente: cuando va aumentando a lo largo del tiempo.
o Demanda decreciente.
Cmo se determina la demanda?

Una forma de calcular la demanda de un producto puede ser basndose en la
experiencia personal, el conocimiento del mercado, etc.
Mediante clculos matemticos basados en los datos histricos de ventas de la
empresa.
1.2 Nuevas tendencias de control.

Dentro de las nuevas tendencias que se relacionan con el manejo de almacenes
tanto en las dependencias como en las empresas privadas, estn los postulados que
hablan de Cero Inventarios
Hoy, algunas empresas que aplican esta filosofa son las comercializadoras, que
tienden a no tener inventarios de mercancas, sino que los productos que venden, los
compran a sus proveedores y son estos mismos quienes entregan directamente los
bienes a los compradores en sus domicilios.
As, los tiempos de entrega y de cobro
son inmediatos y la garanta que ofrecen es la del mismo proveedor, debiendo hacerla
efectiva en su caso- en las instalaciones del vendedor.
15

Estas compaas llegan a utilizar en su momento a las empresas intermediarias
denominadas re expedidoras de carga, cuando los bienes son de importacin.
Dado lo anterior, los gastos que se ahorran las empresas con estas tendencias
son los siguientes:
La renta o el costo de adquisicin del inmueble.
E pago al personal que atienda el almacn.
El Costo de las instalaciones.
El costo de los seguros del personal, inmueble y contenidos.
El costo de instalaciones o contratos de sistemas de seguridad.
El costo de los bienes hasta su venta.
El costo de los servicios (luz, agua, telfono, Internet).
El costo del equipamiento.
Las empresas privadas o comerciales, de acuerdo a su planeacin estratgica,

tienen la opcin de utilizar estas tendencias, dependiendo del tipo de bienes que
comercialicen.
Otra tendencia es la que utilizan las tiendas comerciales, de acuerdo al tipo de
bien de que se trate, al negociar con el proveedor la puesta en el punto de venta de sus
productos dentro de la tienda.
De acuerdo a lo anterior, difcilmente, los almacenes de las dependencias de
gobierno, adoptaran estas tendencias, ya que se tiene la creencia de que, mientras
ms bienes tengas para administrar, el trabajo est garantizado y justificado.
1.3 Su organizacin, procedimientos y normas

Recursos Materiales del Almacn
16

Objetivo
Describir las polticas y el procedimiento a seguir para registrar y almacenar los

bienes y materiales, adquiridos o que pasen a ser de su propiedad por cualquier forma
jurdica (dacin en pago, permuta, donacin) a fin de mantener el control de los
mismos, que permita un abastecimiento adecuado a las diferentes reas conforme a
las normas establecidas en las polticas y procedimientos.
Polticas
Las disposiciones establecidas son de observancia y aplicacin general para las

reas involucradas en el procedimiento.
Las reas cuando as lo requieran debern enviar a la Direccin, el consumo
anual estimado de materiales, suministros, mobiliario y equipo, considerando la
calendarizacin de los recursos durante el ao con el objeto de elaborar el Programa
Anual de Adquisiciones, de conformidad con las normativas vigentes.
En caso de una modificacin a las funciones de alguna rea, se deber plantear,
con oportunidad, las necesidades derivadas de la misma con base en sus programas
especiales de desarrollo y crecimiento.
Es responsabilidad de la Administracin proporcionar copia de los pedidos al
Almacn a fin de que ste se entere de la fecha de entrega, cantidades y
especificaciones de los materiales y suministros por recibir.
El horario de recepcin de bienes en el Almacn deber establecerse en das y
horas hbiles.
Es responsabilidad de la Administracin, a travs del encargado del almacn,
verificar que los bienes que ingresen al almacn, as como la factura, cumplan
totalmente con las especificaciones asentadas en el pedido: caractersticas, precio y
cantidad.
17

Cuando no sea posible la entrada fsica al almacn debido a las caractersticas
tcnicas y/o naturaleza de los bienes, el rea solicitante podr recibir los bienes
directamente en sus instalaciones siempre por escrito y a satisfaccin del solicitante,
previo aviso y justificacin.
El rea de Contralora podr supervisar la entrega-recepcin de los bienes a
travs de una revisin o auditora en cualquier tiempo.
Cada rea de trabajo ser encargada de requisitar y entregar la Solicitud de
Suministros de acuerdo al calendario y polticas establecidas con base en sus
necesidades; estas sern atendidas en el orden en que se reciban.
Recepcin de Bienes en el Almacn

Objetivo
Controlar el ingreso de bienes clasificados como activos fijos y de consumo que

sean solicitados por las diferentes reas y departamentos, con el fin de darles
resguardo temporal, mantenerlos seguros y controlados para llevar a cabo la entrega
de los mismos de manera oportuna y efectiva.
Alcance
La Entrada de Almacn se dar por los siguientes casos:
Por compras mediante los diversos procedimientos de adquisiciones.
Compras con fondos de caja chica
Donaciones y otros.
Procedimiento
18

Descripcin
Paso
Responsable
Se recibe primeramente la Orden de Compra, en la cual el personal

de Almacn se informa con anticipacin el tipo de bien que se recibir,
cantidad y caractersticas. Esta informacin debe ser proporcionada por el
3.1
Departamento de Compras al Almacn una vez autorizada y codificada la
Jefe de Almacn
Orden de Compra, con el propsito de programar la recepcin de bienes y

proveer el espacio necesario.
Se verifica que los suministros detallados en la orden de compra
3.2
estn correctamente codificados por el departamento de Contabilidad.

Se coteja y verifican los bienes con la informacin contenida en la
3.3
orden de compra o contrato y factura comercial.
Jefe de Almacn
Encargado de
Recepcin
Una vez verificados los bienes recibidos, se estampar en la factura

3.4
y en la orden de compra, el sello de Recibido Almacn y el sello
Encargado de
Verificado, firmado por el funcionario que recibe al confirmar que los bienes
Recepcin
cumplen con los requisitos especificados en la Orden de Compra.

En el caso de recibir equipos e insumos que requieran ser revisados
por tcnicos, los mismos sern verificados por personal idneo, quienes
revisarn si stos cumplen con los requisitos tcnicos exigidos. El
3.5
funcionario encargado de la verificacin, estampar el sello de Verificado
Personal Idneo
en la orden de compra y factura, firmando el documento como evidencia de

dicha verificacin. Posteriormente lo recibir el encargado de Recepcin.
Las rdenes de compras que indiquen:
Contado: debern ser firmadas por el Jefe de Almacn y deber
adjuntarse la factura original firmada por el Encargado de Recepcin.
3.6
Encargado de
Recepcin/Jefe
Crdito: Adjuntar copia de la factura debidamente firmada por el
de Almacn
encargado de recepcin y Recibo a Satisfaccin firmado por el Jefe de

Almacn, para ser enviado a Departamento de Contabilidad.
Se firma el Recibo a Satisfaccin (RAS) confirmando la aceptacin
de los bienes, o en la Seccin Reporte de Recibo Parcial en caso de no
3.7
recibir la totalidad de los bienes descritos en la orden de compra.
Jefe de Almacn
(Especificar en esta seccin, los renglones recibidos y la cantidad).
19

Para las compras por, el funcionario que efecta la compra deber
llevar al almacn la factura original firmada y copia de la misma con los
artculos
comprados.
El
almacn
verificar
los
bienes
comprados,
confeccionar la orden de salida, el encargado de recepcin sellar la

3.8
factura como Recibido Almacn y mantendr copia de la misma. Luego, el

funcionario que efectu la compra pasar a entregar la factura original y
Encargado de
Recepcin
firmar el comprobante para terminar el proceso. El Almacn posteriormente

entregar al rea, Departamento o Direccin los bienes solicitados de
acuerdo al procedimiento para salida de bienes.
Una vez recibido el bien, se le informar de manera inmediata al
3.9
Encargado
solicitante para programar su entrega. Al recibir activos fijos, se debe
de
notificar inmediatamente al Departamento de Inventarios para que se realice
Recepcin/Jefe
el registro e identificacin correspondiente.
de Almacn
Las entradas de bienes consumibles al almacn, son registradas en

3.10
el documento Control de Entrada de Bienes el cual se mantendr como
Encargado
registro interno detallando la informacin inherente a los bienes que se estn
de Recepcin
recibiendo.
Se procede a registrar en el inventario electrnico con la informacin
3.11
de la factura y orden de compra (RAS).
Encargado
de
Registro
La Orden de Compra (RAS) o Contrato y facturas sern enviados al

3.12
Departamento de Contabilidad de inmediato para actualizar las cuentas por
Jefe de Almacn
pagar.
Los bienes consumibles, se ubican en reas especficas sealizadas
3.13
en el Almacn de acuerdo a la clasificacin correspondiente.
Encargado de
Recepcin
Los bienes de carcter transitorio, se ubicarn en un rea que facilite

su descarga o traslado, evitando congestionamiento y facilitando la
3.14
comprobacin rpida de la cantidad y especificaciones.

Se requiere que el Almacn coordine la distribucin de este tipo de
bienes con el rea solicitante.
En caso de bienes (equipos, herramientas, suministros, etc.) de gran
3.15
tamao, de condicin muy frgil o que sean necesitados con urgencia o por
Encargado de
Recepcin y
Despacho
Jefe de Almacn
20

notoria economa y que no tengan como destino las instalaciones.
El Almacn llevar archivos individuales de la documentacin que
3.16
sustente todas las recepciones.
Todo el Personal
de Almacn
Cuando por alguna razn, se requiera devolver suministros al

Almacn, cada rea o Departamento deber presentar el formulario
3.17
Devolucin de bienes al Almacn, en el cual se detallar las razones por

las cuales se est realizando la devolucin.
Administrador o
Autoridad del
rea
En los casos de recibir donacin, se anota en observacin, la

3.18
entidad o persona donante, se realiza el registro correspondiente en el

formulario de Recepcin de Bienes (Donacin).
Al final del da se entrega al Jefe de Almacn los documentos de
3.19
entrada firmados por el funcionario responsable para su verificacin.
Encargado de
Recepcin
Encargado de
Recepcin
Documentos de referencia
Control de Entrada de Bienes
Recepcin de Bienes (Donacin)
Devolucin de bienes al Almacn
Facturas
Remisiones
Garantas
Instructivos
Recepcin de bienes
Tipos de bienes y catlogos de unidades de medida

Clasificacin de los Bienes Muebles:
Son bienes muebles del dominio pblico y del dominio privado.
Los bienes muebles pueden ser: por su naturaleza y por disposicin de la Ley.
21

Son bienes muebles por su naturaleza los cuerpos que pueden trasladarse de un
lugar a otro, ya se muevan por s mismos, ya por efecto de una fuerza exterior.
Son bienes muebles por determinacin de la Ley, las obligaciones y los derechos o
acciones que tienen por objeto cosas muebles o cantidades exigibles en virtud de accin
personal, como pueden ser ttulos de crdito o dinero en efectivo.
En los trminos del Cdigo Civil, se consideran en estas disposiciones los bienes
muebles que por su naturaleza se hayan considerado como inmuebles y que hubieren
recobrado su calidad de muebles, por las razones que en ese ordenamiento se indican.
Asimismo,
manuscritos,
se
consideran
incunables,
bienes muebles
publicaciones
peridicas,
los
documentos,
mapas,
folletos
expedientes,
y
grabados
importantes.
Por su naturaleza los bienes muebles se clasifican en:

Bienes Instrumentales.- Los considerados como implementos o medios para el
desarrollo de las actividades, siendo susceptibles de registro individual, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio, y
Bienes de Consumo.- Aquellos que por su utilizacin en el desarrollo de las
actividades, tienen un desgaste total o parcial, no siendo susceptibles de ser
inventariados individualmente, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.
Recepcin de bienes en reas operativas.
El registro y control de los bienes de consumo deber realizarse en forma global

conforme a los siguientes criterios:
22

I.
A los bienes de consumo se les asignar un nmero de clasificacin por cada tipo de
bien que ostente las mismas caractersticas del artculo, siendo stas: denominacin,
caractersticas descriptivas, nmero de clasificacin y unidad de medida.
II. Los bienes de consumo por su uso y aprovechamiento se dividen en los siguientes
tipos:
a) De consumo inmediato: Son aquellos que su utilizacin en el proceso para el que
fueron encomendados, tienden a su desgaste total;
b) De consumo parcial: Son aquellos que por su utilizacin en el proceso para el que
fueron encomendados,
aprovechables.
tienden
un desgaste
parcial, pudiendo
ser re
En el suministro de estos bienes se exigir la entrega al almacn
de los artculos que fueron sustituidos o reemplazados (llantas, acumuladores,

refacciones, cartuchos de polvo o de tinta para impresin, balastras, luminarias,
entre otros) y
c) De consumo duradero: Son aquellos bienes que tienen una vida til aprovechable
para el desarrollo de actividades posteriores.
En el suministro de estos bienes se
exigir la firma de un resguardo econmico, que obliga al usuario a entregar los

artculos al almacn cuando ya no se requiera o cuando se hayan inutilizado.
Artculos de escritorio y de informtica, herramientas de taller y de campo,
accesorios para vehculos, son artculos podrn reasignarse.
Movimientos de Alta Almacenara: Comprende el registro de incorporacin de

los bienes muebles que ingresen a las existencias en los almacenes y en su caso al
registro del padrn o inventario de las empresas o dependencias, por algn
procedimiento legal que acredite su procedencia u origen, siendo stos:
Compra
Donacin
Permuta
Dacin en pago
23
Produccin
Reaprovechamiento total o parcial
Reposicin
Transferencia
Traspaso, Sustitucin
Reclasificacin
Reconversin y
Localizacin sin registro.
El valor de los bienes muebles al momento de efectuar su alta en los inventarios

ser el de su adquisicin; respecto de los bienes producidos, el valor se asignar de
acuerdo al costo de produccin y en el caso de semovientes deber ser estimando su
valor de manera independiente considerando
aspectos tales como: sexo, aspecto,
integridad fsica, capacidad reproductiva, variedad o subespecie, importancia de

exhibicin, riesgo de extincin, entre otros.
En caso de que carezca de valor algn bien mueble, el mismo podr ser
determinado para fines administrativos de inventario por la empresa, para lo cual debern
elaborar acta circunstanciada considerando el valor de otros bienes con caractersticas
similares o el avalo que se obtenga en trminos de la normatividad o en su defecto- el
que se obtenga a travs de otros mecanismos que juzgue pertinentes.
Los controles y registros de los bienes debern efectuarse en forma documental y
en sistema electrnico.
Los bienes muebles adquiridos o producidos para su posterior comercializacin as
como aquellos que sern sometidos a procesos productivos, no debern incorporarse a
los inventarios y estarn sujetos nicamente a registro de entrada y salida en almacn, y
a la verificacin fsica con la periodicidad que permita su mejor control.
24
Bienes recibidos en Donacin
Las empresas pblicas o privadas, podrn suscribir contratos, convenios y dems

documentacin relacionada con la recepcin de bienes muebles en donacin que
requieran para apoyo de sus actividades sustantivas, para lo cual debern:
I. Analizar la factibilidad de recibir los bienes muebles ofrecidos en donacin
considerando la vida til remanente del bien propuesto; el costo de conservacin que
requiera el bien y/o el costo de reparacin en su caso, para mantenerse en
condiciones normales de operacin, y
II. Verificar con base a la documentacin presentada por el donador que se acredite
legalmente la propiedad del bien as como el valor de los bienes muebles que reciban
en donacin, conforme del criterio siguiente:
Tratndose de bienes muebles nuevos adquiridos por el donante para destinarlos
en donacin, el valor se tomar de la factura que ampare la compra del bien o bienes.
Tratndose de bienes muebles usados el valor se tomar de la documentacin que
acredite legalmente la propiedad.
En el caso de donacin realizada por alguna Entidad de la Administracin Pblica,
Federal, Estatal o de algn organismo privado
nacional o internacional, sta podr
formalizarse con el valor de registro existente en los inventarios de los bienes muebles.
Algunos bienes muebles podran recibirse en donacin con la intencin de ser
destinados para entregarlos a derechohabientes de programas de asistencia social; tales
bienes no debern causar alta en los registros de inventario, nicamente estarn sujetos
a registro de entrada y salida, para lo cual la empresa implementar los controles
correspondientes.
Para considerar el monto de la donacin de los bienes muebles cuando stos sean
nuevos se considerar el valor establecido en la factura.
25

En el caso de los bienes muebles usados deber preferentemente mediar avalo
vigente, o bien, de un tercero capacitado legalmente para ello. Slo en casos justificados
y con la autorizacin expresa del titular de la Dependencia de la que se trate, se podr
considerar el valor referido por el donante del bien o bienes muebles objeto de la
donacin para la expedicin del recibo fiscal.
En el movimiento de traspaso de vehculos areos, martimos y terrestres, la
empresa o dependencia, deber entregar al rea Administrativa solicitante la
documentacin de la unidad vehicular que acredite la propiedad y compruebe el
cumplimiento de las disposiciones reglamentarias de transporte y vialidad, as como el
pago de tenencia, prevencin y control de contaminacin ambiental, permisos y bitcoras
de vuelo, etc.
Almacenamiento de Bienes de Almacn
Este refiere al resguardo de bienes debidamente en las reas respectivas

referenciando sobre su ubicacin.
1.4 Clasificacin de inventarios

Clasificacin de existencias
El almacn regional trabaja con productos terminados destinados al consumo de

la poblacin, por tanto los clasifica segn:
Segn su uso y movimiento
Segn el proceso productivo
Segn su obtencin
Segn su uso y movimiento
26

El inventario normal o activo; son materiales de uso cierto y constante que deben
existir permanentemente en los almacenes y cuya renovacin se regula en funcin del
consumo y el tiempo de demora en contar con ellos.
Hay tambin inventario obsoleto, formado por materiales declarados fuera de
uso, que no tienen movimiento o posibilidades de consumo, por haberse dejado de
utilizar en la empresa.
Su permanencia en los almacenes causa gastos y perdidas a
la empresa por los espacios que ocupan.
Segn el proceso productivo
Son productos que provienen de planta, en general son los artculos que salen
de la lnea de produccin; es decir son los productos que fabrica la empresa.
Segn su obtencin
Son artculos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por

subcontratacin. Los pases de donde se importa.
1.5 Aplicar las tcnicas de clasificacin y valorizacin ms adecuadas

para establecer las normas y procedimientos que garanticen el buen
uso de los recursos e inversiones
Clasificacin y localizacin
Las reas del almacn como base de su planeacin:
Recepcin.
Almacenamiento.
Entrega.
27

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de
operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular.
Estas pueden
estar completamente separadas e independientes unas de otras o bien, dentro de un

solo local.
rea de Recepcin
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin.
Las condiciones que impiden el flujo rpido son:
Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de

mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo

ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez con
que estas pasan del vehculo del proveedor al almacn.
Todo estancamiento
innecesario eleva el costo del producto.
rea de Almacenamiento
En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para

cumplir con las finalidades del almacn, ya que ello exige realizar las operaciones que
28

forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio
suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos.
rea de entrega
Es la zona donde se atiende y entregan los pedidos a los usuarios, normalmente

es un espacio ms reducido ya que se atiende de manera individual y la cantidad de
bienes es mnima y cuyo uso es para las oficinas.
Mtodo De Valuacin De Inventarios
Existen numerosas bases aceptables para la valuacin de los inventarios;

algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en
tanto que otras son de aplicacin general.
Entre las cuestiones relativas a la valuacin de los inventarios, la de principal
importancia es la consistencia: La informacin contable debe ser obtenida mediante la
aplicacin de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante
diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados
Financieros de diferentes periodos y conocer la evolucin de la entidad econmica; as
como tambin comparar con Estados Financieros de otras entidades econmicas.
Las Principales bases de valuacin para los inventarios son las siguientes:
Costo
Costo o Mercado, al ms bajo
Precio de Venta
Base de Costo para la valuacin de los inventarios:
29

El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artculos en
los anaqueles.
Los costos incidentales comprenden el derecho de importacin, fletes
u otros gastos de transporte, almacenamiento y seguros; mientras, los artculos y/o

materias primas son transportados o estn en almacn y los gastos ocasionales por
cualquier periodo de aejamiento.
Base de Costo o Mercado, el ms bajo:

El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes
bases, segn sea el tipo de inventario de que se trate:
Base de compra o reposicin: esta base se aplica a las mercancas o

materiales comprados.
Base de Costo de reposicin: se aplica a los artculos en proceso, se

determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos
prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricacin corrientes.
Base de realizacin: para ciertas partidas de Inventario, tales como las

mercancas o materias primas desactualizadas o las recogidas a clientes, puede no ser
determinable un valor de compra o reposicin en el mercado y tal vez sea necesario
aceptar, como un valor estimado de mercado, el probable precio de venta menos todos
los posibles costos en que ha de incurrirse para reacondicionar las mercancas o
materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.
Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los
principales mtodos de valuacin de Inventarios son los siguientes:
Costo Identificado
30
Costo Promedio
Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS"
Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS"
Mtodo Detallista.
Mtodo Costo Identificado:

Este mtodo puede arrojar los importes ms exactos debido a que las unidades
en
existencia
si
pueden
identificarse
como
pertenecientes
determinadas
adquisiciones.
Costo Promedio:
Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de
dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el nmero de artculos
adquiridos o producidos.
El costo de los artculos disponibles para la venta se divide entre el total de las
unidades disponibles tambin para la venta.
El promedio resultante se emplea
entonces para valorizar el inventario final.

Los costos determinados por el mtodo de promedio ponderados son afectados
por las compras al principio del periodo, as como al final del mismo; por lo tanto, en un
mercado que tiende al alza, el costo unitario ser menor que el costo unitario calculado
corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario exceder al costo
corriente.
Mtodo Primero en Entrar, Primero en Salir:
31

Este mtodo identificado tambin como "PEPS", se basa en el supuesto de que
los primeros artculos y/o materias primas en entrar al almacn o a la produccin son
los primeros en salir de l.
Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del
inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el
inventario est integrado por las compras ms recientes y esta valorizado a los costos
tambin mas recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia del mercado.
Mtodo ltimo en Entrar, Primero en Salir o "UEPS":

Este mtodo parte de la suposicin de que las ultimas entradas en el almacn o
al proceso de produccin, son los primeros artculos o materias primas en salir.
El mtodo U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las
mercancas que se adquieren de ltimo son las primeras en utilizarse o venderse; por
lo tanto, el costo de la mercadera vendida quedar valuado a los ltimos precios de
compra con que fueron adquiridos los artculos y de forma contraria, el inventario final
es valorado a los precios de compra de cada articulo en el momento que se dio la
misma.
Entre los benficos que ofrece este mtodo para efectos fiscales podemos citar
los siguientes.
El reconocimiento de los costos ms recientes de los artculos vendidos.
Esto
implica que cuando se vala el costo de la mercadera vendida se aplicarn los ltimos
precios de compra y en economas como la nuestra- se ha demostrado que los
precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV (costo ms reciente de los artculos
vendidos) sea mayor que si es valuado a precios menos recientes; por tal motivo, las
utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta ser
menor.
32

La valuacin del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que
resultara de aplicar cualquier otro mtodo de valuacin pues se utilizan los precios
ms viejos de compra segn el extracto a que se refiere.
Dificultades de la metodologa del U.E.P.S a la hora de su aplicacin:

Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada lnea de
producto.
La reduccin significativa en cantidades de algunas partidas del inventario
mientras que otras similares aumentan, no compensan su valoracin sino por el
contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S.
El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidacin
parcial o total de su base U.E.P.S y su reposicin al costo actual, pero se pasa por alto
el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.
Mtodo Detallista:
Con la aplicacin de este mtodo el importe de inventarios es obtenido valuando
las existencias a precios de venta deducindoles los factores de margen de utilidad
bruta, as obtenemos el costo por grupo de artculos producidos.
Para la operacin de este mtodo, es necesario cuidar los siguientes aspectos:
Mantener un control y revisin de los mrgenes de utilidad bruta,

considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de
venta.
Agrupacin de los artculos homogneos.
Control de los traspasos de artculos entre departamentos o grupos.
Inventarios fsicos periodos para la verificacin del saldo terico de las

cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.
33
Seleccin del Sistema de Valuacin

Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuacin ms adecuado a sus
caractersticas y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en
las condiciones originales; en este caso deben hacerse la revelacin de las reglas
particulares.
Para la modificacin del sistema de valuacin hay que tomar en cuenta que los
inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de
mercado, por obsolescencia o lento movimiento de los artculos que forman parte del
mismo; todo ello es indispensable para cumplir con el principio de realizacin.
Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:
El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realizacin y que
El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realizacin.
El valor de los inventarios que incluye todas las erogaciones y los cargos
directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilizacin o venta,
pueden calcularse utilizando el mtodo PEPS (primeras en entrar, primeras en salir),
UEPS (ltimas en entrar, ltimas en salir), el de identificacin especfica o el promedio
ponderado.
As mismo, se podrn emplear sistemas de inventario permanente o
peridico, con las restricciones que -en este ltimo caso- se encuentran en la
legislacin fiscal del pas y dado que los inventarios son partidas no monetarias del
balance, deben ser ajustadas por inflacin de tal manera que el inventario final y el
costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflacin correspondientes.
Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas,
su valuacin y presentacin tiene un efecto significativo para determinar e informar la
posicin financiera y los resultados operativos de la compaa.
34

Existen, para tal propsito, dos sistemas de valuacin de inventarios:
a) Sistema permanente o perpetuo

Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al da, pero
requiere llevar un juego completo de registros de entradas, salidas y saldos de
inventarios. Aunque, bajo ste parmetro, no se necesitara practicar inventarios
fsicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en
las tarjetas de registro.
El ajuste por inflacin de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o
permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el mtodo
mensual de ajustes y al inventario inicial del ao y a las compras si se utiliza el mtodo
anual.
Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que
dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos

explicados.
b). Sistema peridico o juego de inventarios

A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios se debe
realizar un conteo fsico y valorizar su resultado, por cualquiera de los modelos
explicados.
Por ste mtodo, tambin conocido como juego de inventarios, el costo de
ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final.
Para dar aplicacin al sistema integral de ajustes por inflacin es indiferente
emplear el mtodo anual o mensual; de todas maneras, se tendr que ajustar tanto los
inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra
parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cul bajo el mtodo
mensual no se ajustan las compras.
35

Este sistema de inventario slo puede ser utilizado por aquellas empresas que,
por ley, no estn obligadas a tener revisor fiscal; es decir: slo pequeas y medianas
empresas.
36

2. CONTROL DE EXISTENCIAS
2.1 Control fsico de existencias, rotacin de inventarios y artculos
inmovilizados
Del registro de los Bienes Muebles.
Las empresas registrarn todos los movimientos de alta, baja y existencias de

bienes instrumentales, mediante el sistema que ms les convenga y de acuerdo al tipo de
bienes que administren en los almacenes.
Los tipos de sistema que tienen ms uso son los siguientes:
PEPS. Primeras Entradas, Primeras Salidas.

Esto es que la mercanca o productos que entren primero, son los van a surtirse
inmediatamente, evitando con ello que los bienes almacenados primeramente se vayan
quedando. Esto implica una serie de movimientos internos en el almacn a fin de tener
siempre a la mano los bienes que llegaron primero e ir acomodando un poco mas alejado
los bienes que legaron despus.
UEPS. ltimas Entradas, Primeras Salidas.

Esto quiere decir que no importando que la mercanca que lleg de ltimo, se
pueda surtir.
Este sistema depende de la demanda de los artculos y la prontitud con
que deba de atenderse un pedido.
Inventarios Perpetuos, Continuos o Constantes.

Este sistema se aplica sobre todo en las mercancas a granel no afectando los
bienes que hayan llegado principio o al final.
Sin embargo, como su nombre lo indica,
debe haber una entrada y salida constante para evitar que se vayan quedando.
37

Este ltimo sistema es el que se utiliza en las dependencias de gobierno para la
mayora de sus bienes almacenados.
En la misma forma la valuacin de los inventarios y existencias de bienes muebles
en los almacenes, se har con base en el mtodo de costos promedio.
Los movimientos de las cuentas de bienes instrumentales y de bienes de consumo
son de cargo y abono, debido a que se controlan simultneamente en especies y valores;
de cada uno de los movimientos pueden presentarse los casos siguientes:
I. Movimientos de cargo:
Incorporacin de bienes en especie y sus valores correspondientes;
Incremento en especie nicamente, sin incorporarles valor alguno; y
Aumento en valor nicamente, sin que exista cargo en especie.
II. Movimientos de abono:
Descargo de bienes en especie y sus respectivos valores;
Disminucin en especie nicamente, sin abonarse valor alguno; y
Disminucin en valor nicamente, sin existir descargo en especie.
Todos los registros de alta y baja debern documentarse con los formatos
correspondientes segn el tipo de movimiento de que se trate y firmados por el titular del
Almacn Central.
Las empresas y dependencias debern efectuar, de acuerdo a sus necesidades,
inventarios fsicos con la frecuencia y periodicidad que sea necesario, siendo los ms
importantes, los mensuales y los anuales.
Las empresas y dependencias debern conciliar los registros almacenarlos con
sus reas de recursos materiales y de recursos financieros, dicha conciliacin deber ser
firmada de conformidad por el titular de cada oficina.
38

Las diferencias que resulten motivo de la conciliacin citada en el prrafo anterior,
debern ser aclaradas y subsanadas, dentro de los plazos que se fijen las cuales sern
informadas y corregidas en el informe inmediato que se genere.
2.2 Criterios para administrar el costo de inventarios evitando

excesos y prdidas por obsolescencia, deterioro o prdida
Control de inventarios
Cada organizacin debe analizar sus existencias en relacin a su variedad y

cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las caractersticas que cada artculo o grupo de
artculos presenta, con la finalidad de facilitar el control.
Tambin estar al tanto de su movimiento o detencin, y lograr renovaciones
adecuadas en relacin a la necesidad que se tenga de cada artculo, as como
variedades que se pueden reducir.
Anlisis de inventarios
El control de los artculos es a travs del Sistema y los formatos que utiliza para
controlar el almacn son:
Reporte de Ordenes en Transito.
Parte de Recepcin.
Orden de Pedido.
Orden de Venta.
Valoracin del Inventario (saldos).
Existe un formato interno como control personal del jefe de almacn, tipo kardex,
que proporciona los siguientes datos:
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Nombre del artculo
Cdigo del artculo
Cdigo de vencimiento
Fecha de ingreso y de salida
Cantidad de salidas e ingresos
Transportista que entrega la mercadera
Saldos
La informacin que presenta no es actualizada ya que se realiza ocasionalmente

cuando llega el producto y slo es para los productos de rpido vencimiento. Este tipo
de control interno es para detectar reclamos o quejas del cliente.
No existe un lugar fsico que se dedique al control de inventarios; todos los
controles los hace el jefe de almacn descuidando en ocasiones el control de las
existencias por estar pendiente de ventas.
Catlogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios en el Sector Pblico
La Direccin Materiales, conforme a sus atribuciones, emitir y actualizar el

catlogo de bienes muebles y servicios, que contendr las claves y denominaciones para
el manejo y control de los bienes muebles, a las que se sujetarn las reas usuarias de
los mismos y habr de aplicarse en las reas de adquisiciones, almacenes e inventarios.
Del Registro y Control de Especies de Fauna
El registro y control de los bienes de fauna tanto en las empresas que manejen
este tipo de bienes como en los Zoolgicos de la Ciudad de Mxico o del pas, se har
40

con base a las disposiciones establecidas por el Instituto Nacional de Ecologa de la
Secretara del Medio Ambiente y Recursos Naturales.
Los movimientos de altas, bajas, transferencias y donaciones de estas especies,
se efectuarn previo cumplimiento de las formalidades emitidas por las instancias que
regulen este tipo de actos y dems disposiciones legales aplicables.
Las empresas y dependencias debern integrar un expediente que contenga
informe de altas, bajas, nacimientos, transferencias, donaciones y destino final de bienes
de fauna que se efecten en los perodos que les exijan las autoridades.
La empresas y dependencias podr efectuar el aprovechamiento y/o la taxidermia
de pieles y el destino final de partes valiosas de las especies y ejemplares de fauna
clasificadas como protegidas, en peligro de extincin, amenazadas, raras, sujetas a
proteccin especial o de alto valor comercial, previo cumplimiento de las formalidades
emitidas por las instancias que regulen este tipo de actos y dems disposiciones legales
aplicables.
La Unidad Administrativa correspondiente determinar el tipo de marcaje de las
especies de zoolgico y semovientes (cabezas de ganado) que por sus condiciones
fsicas y caractersticas particulares no sea posible identificarlos con la placa o etiqueta
que contenga los datos del registro en inventario, procurando no afectar su esencia.
Movimientos de Baja
Comprende el registro de desincorporacin de los bienes muebles que formen

parte de las existencias en almacenes o el descargo del padrn de inventario de las
empresas o dependencias por algn procedimiento legal que acredite su accin, siendo
stos:
Inutilidad o inaplicacin
Robo
Extravo
41
Siniestro
Traspaso
Transferencia
Donacin
Permuta
Dacin en pago
Destruccin
Reclasificacin
Sustitucin
Defuncin de bienes pecuarios o de zoolgico.
Los controles y registros de los bienes debern efectuarse en forma documental y

preferentemente en sistema electrnico.
Para que proceda su baja, los bienes muebles debern estar registrados en los
padrones correspondientes conforme a lo dispuesto en la Normatividad o en las polticas
de la Empresa. Asimismo, los bienes muebles que se encuentren afectados por alguna
situacin legal o reglamentaria no podrn ser dados de baja hasta que stos sean
desafectados mediante el procedimiento administrativo que corresponda.
Las partes re-aprovechables de los bienes muebles dados de baja se separarn
del bien mueble solicitado para baja y debern ingresar y registrarse en las existencias
del almacn. Su valor se asignar conforme a lo sealado en la Normatividad o en una
estimacin de costo.
En dicho registro se debern asentar la descripcin general de la
parte o partes que se hayan reaprovechado, nmero de inventario del bien al que
corresponda y nmero de solicitud de baja.
Afectacin, Baja y Destino Final de Bienes Muebles

42

Las empresas o dependencias, debern considerar por lo menos cada seis meses
aquellos bienes muebles que por su estado fsico o cualidades tcnicas no resulten tiles
para el servicio, dictaminando en cada caso, las causas de su baja de acuerdo a las
condiciones fsicas y tcnicas en que se encuentren, as como sus posibilidades de
rehabilitacin o reaprovechamiento en todas o algunas de sus partes.
Las reas usuarias sern las responsables de dictaminar tcnicamente el estado
fsico de los bienes muebles, as como de prever las cantidades mnimas necesarias que
deben de conservarse en almacn para efectos de atender situaciones de emergencia y
de seguridad, entre otros.
La empresa o dependencia deber determinar la baja de los bienes muebles que
tenga a su cargo, cuando se presenten los siguientes supuestos:
I.
Los bienes muebles por su estado fsico o cualidades tcnicas, no resulten tiles o
funcionales o ya no se requieran para el servicio al cual se destinaron, debiendo
verificar previamente la posibilidad de otorgarlos en donacin,
traspaso o
transferencia;
II. El bien mueble se hubiere, extraviado, robado o siniestrado, debiendo levantar acta
circunstanciada, dar aviso a las autoridades competentes y en su caso- gestionar su
recuperacin ante la compaa aseguradora correspondiente.
III. Responda a una situacin de orden pblico, inters general o social y
IV. Cuando un bien se encuentre en almacn y no tenga movimiento por ms de seis
meses y habindose solicitado por escrito al rea usuaria correspondiente el
dictamen tcnico.
La Direccin dar la instruccin final para disponer del bien
dando.
Es responsabilidad de la Direccin considerar, para la integracin de sus

expedientes de baja de los bienes muebles que figuren en sus respectivos inventarios,
los aspectos siguientes:
43

I. Haber cumplido con las disposiciones fiscales y ambientales correspondientes de
conformidad a la normatividad aplicable;
II. Retirar del servicio los bienes muebles que hayan sido dados de baja a fin de
someterlos al procedimiento de destino final que se determine. En caso de vehculos
automotores, informar de dicha situacin a la Compaa Aseguradora para las
modificaciones de la pliza correspondiente y
III. Tratndose de equipos de cmputo e informtica, previo a la baja de bienes muebles
deber obtener el dictamen tcnico del rea informtica.
Asimismo, en el caso de
equipos de comunicacin, deber obtener el dictamen del rea respectiva.

Cuando algn bien mueble hubiera sido robado, extraviado o accidentado, la DGA
donde se encuentre registrado el bien mueble proceder de la siguiente manera:
En caso de extravo proceder a elaborar acta circunstanciada y dictamen, el
responsable del resguardo deber reponerlo cuando sea imputable a ste, ya sea a
travs de pago o de reposicin.
Si la decisin del resguardante es pagar el bien
extraviado, deber cubrirlo segn el dictamen emitido y en caso de reposicin- deber

ser sustituido por otro que cumpla las mismas funciones.
II.
En cualquier caso de prdida o destruccin de bienes muebles en que
hayan ocurrido causas ajenas al resguardante, como pudieran ser: robo, incendios,
terremotos, inundaciones, entre otros, se formular acta circunstanciada para hacer
constar en forma pormenorizada los hechos ocurridos.
En el caso de destruccin, accidente, robo o extravo por causas imputables al
resguardante o custodio o cuando no se trate del desarrollo de una actividad de carcter
oficial a nombre de la Empresa, ser responsable del siniestro el usuario del bien, una
vez emitida la resolucin correspondiente y el pago del deducible ante la aseguradora
respectiva correr a cargo de ste.
La enajenacin de los bienes muebles, adems de la donacin se podr realizar

mediante los siguientes procedimientos:
44

I. Licitacin Pblica.
II. Invitacin a cuando menos tres personas.
III. Adjudicacin Directa.
Las empresas o dependencias, podrn llevar a cabo la destruccin de bienes

muebles cuando:
I.
Por su naturaleza o estado fsico en que se encuentren, peligre o se altere la

salubridad, la seguridad o el ambiente;
II. Se trate de bienes muebles, respecto de los cuales exista disposicin legal o
reglamentaria que ordene su destruccin;
III. Lo determine la Direccin por razones de seguridad pblica y/o por proteccin al
medio ambiente; y
IV. Habindose agotado todos los procedimientos de enajenacin o el ofrecimiento de
donacin previstas no existe persona interesada.
Una vez concluido el desarrollo del procedimiento de destino final de los bienes
conforme a lo dispuesto en la Normatividad o en las polticas respectivas, las empresas y
dependencias procedern a su cancelacin de registros en sus inventarios; lo mismo se
realizar tratndose de bien mueble robado, extraviado o entregado a una institucin de
seguros como consecuencia de un siniestro.
2.3 Costos de Inventarios.

Los costos de los inventarios representan una parte importante del activo
circulante de una empresa y se presenta en el lado del activo en el Balance General.
Por lo tanto, el monto de estos activos debe estar eficientemente controlado y
deber estar conciliado con los auxiliares de las cuentas de mayor en el Balance.
45

Para este efecto, la empresa determinar el sistema de costos mas adecuado
para el tipo de bienes que maneje para que pueda disminuir el riesgo financiero que
representa este rubro.
Parte de este tema se ha desarrollado en el captulo anterior.
2.4 Tcnicas para determinar y controlar los costos de operacin en

inventarios como base para tomar decisiones adecuadas en la
gestin de compras y las operaciones.
El sistema de costos denominado Inventarios Perpetuos, est diseado para

suministrar informacin relevante y oportuna a la gerencia a fin de ayudar en la toma de
decisiones de planeacin y control.
El principal objetivo en este sistema, es la acumulacin de costos totales y el
clculo de costos unitarios.
Para el caso de las dependencias de gobierno, el sistema de costos es el valor
histrico, ya que el registro de los bienes es el de factura, y para la baja se aplica este
mismo valor.
Para las Empresas, el sistema de costos puede tomar diversas
estrategias que ya se han mencionado en el captulo anterior.
2.5 Procesos de toma de inventarios.

Se realizan inventarios diarios y mensuales.
Inventarios diarios: Al finalizar el da el sistema emite un reporte de saldos,
haciendo una comparacin con las unidades fsicas reales y los despachos realizados
en el da, verificando cantidades.
Inventarios mensuales: Se realizan al trmino del mes cuando el almacn ha
terminado de recibir todos los artculos.
46

Inventarios semanales: Se realizan el ltimo da hbil de cada semana, slo
como un refuerzo al conteo que se ha realizado cada da.
En la medida que los
conteos diarios se tornan efectivos, eficaces, los conteos semanales o mensuales se

convierten slo en la confirmacin de lo realizado da tras da.
Del registro de los Bienes Muebles
Las Dependencias y las Empresas registrarn todos los movimientos de alta, baja
y existencias de bienes instrumentales, mediante el sistema denominado Inventarios
Perpetuos. En la misma forma la valuacin de los inventarios y existencias de bienes
muebles en los almacenes, se har con base en el mtodo de costos promedio.
Los movimientos de las cuentas de bienes instrumentales y de bienes de consumo
son de cargo y abono, debido a que se controlan simultneamente en especies y valores;
de cada uno de los movimientos pueden presentarse los casos siguientes:
I. Movimientos de cargo:
Incorporacin de bienes en especie y sus valores correspondientes;
Incremento en especie nicamente, sin incorporarles valor alguno y
Aumento en valor nicamente, sin que exista cargo en especie.
II. Movimientos de abono:
Descargo de bienes en especie y sus respectivos valores;
Disminucin en especie nicamente, sin abonarse valor alguno y
Disminucin en valor nicamente, sin existir descargo en especie.
Todos los registros de alta y baja debern documentarse con los formatos
correspondientes segn el tipo de movimiento de que se trate y firmados por el
responsable del Almacn.
47

El rgano de Control Interno en las Dependencias o la Administracin en las
Empresas conforme a sus atribuciones, sancionar la omisin de los registros contables
que pudiesen afectar el patrimonio de las empresas y dependencias.
Uso, Asignacin e Instalacin de Equipos e Instrumentos.
Tratndose de equipos e instrumentos instalados en puntos estratgicos o bien en

lugares de difcil acceso, destinados a proyectos u obras especficas, ya sea hidrulicas,
ambientales o de infraestructura, entre otros, la empresa o dependencia deber proceder
de la manera siguiente:
I.
Recabar informacin de a quin o qu entidad o rea de trabajo se encuentren

asignados los bienes muebles considerados en el supuesto anterior; ordenar la
verificacin fsica de cada uno de los bienes y formular reporte o hasta acta
circunstanciada para hacer constar la instalacin de los bienes y equipos.
En este
reporte o acta deber asentarse las caractersticas del bien mueble tales como
nmero de inventario, descripcin, valor, lugar donde ste se encuentra instalado y la
periodicidad con que ste ser revisado por parte de la Administracin.
Dicha acta
ser firmada por el Director de la Empresa y el responsable a cargo de la obra, por el

personal del almacn que interviene en el control de los bienes y si existe, por el
representante de la contralora interna.
II. Con base en el reporte o acta, se efectuarn las anotaciones correspondientes en el

resguardo, asentndose el lugar donde se encuentra instalado el equipo en cuestin
y la fecha del mismo.
III. Para efectos de verificacin fsica, el encargado de almacn elaborar un programa

de visitas y deber sealar los periodos de verificacin, la observacin del estado
fsico, as como el informe tcnico del estado en que se encuentran los equipos e
informar mediante reporte los resultados de la verificacin fsica efectuada.
En
48

este, deber considerar los posibles cambios o reposicin de equipos efectuados, as
como sealar posibles casos de robo o siniestro detectados.
IV. Cuando se detecten casos de robo o destruccin accidentada, se proceder

conforme a lo sealado en el procedimiento para efectuar la baja por robo, extravo o
siniestro.
49

2.6 Procedimientos y mtodos de la toma de inventarios
Las empresas y dependencias, con base en los niveles y necesidades de

operacin, debern definir los niveles mximos y mnimos de existencia en almacn para
cada uno de los bienes.
Con el fin de prever la cantidad necesaria de los artculos y materiales en
existencia y conservar la calidad de los mismos, debern considerar un plazo mximo
para la permanencia de bienes en almacn de 30 das naturales para bienes
instrumentales y 90 das naturales para bienes de consumo; los das establecidos pueden
variar de una empresa o dependencia a otra, debido a las dimensiones del almacn o a
los niveles de produccin o trabajo en determinada temporada del ao.
En el caso de bienes que permanezcan en el almacn mayor tiempo de lo
sealado en el prrafo anterior y que por sus caractersticas especficas o por su
situacin en particular, no deban ser considerados de lenta y/o nula rotacin, debern
justificar su permanencia en el almacn con un consentimiento expreso de la Direccin.
Los almacenes de las empresas y dependencias, registrarn los movimientos de
entradas y salidas de los bienes muebles, en hojas electrnicas o en tarjetas kardex,
conforme a la estructura de captura determinada para tal efecto y con la periodicidad que
se determine, teniendo por objeto precisar sus existencias y sus valores.
2.7 El inventario fsico, inventario cclico e inventario peridico

Inventario mensual
Para realizar el inventario, algunos sistemas emiten un documento llamado

Control de Etiquetas.
Contiene el cdigo del producto, nombre del producto y su
ubicacin.
50

Se realiza en forma manual y se realiza a fin de mes. Se empieza en el primer
cuadrante del almacn y se cuenta la pila existente en la pallet o parihuela.
El responsable de llevar a cabo el inventario es el jefe del almacn con el

administrador de la empresa o un representante con la autoridad suficiente.
Se elige un da de poco movimiento y disponibilidad de tiempo. Ambos realizan
un conteo de los productos.
Al final del inventario se cotejan las cantidades registradas en la etiquetas, con
las encontradas fsicamente.
Despus, se digita las cantidades encontradas al
sistema; emitiendo luego las diferencias y en caso errneo se vuelve a realizar el

conteo del inventario.
Renovacin de existencias
Como una estrategia de manejo de inventarios, para renovar las existencias no

se compran los productos, existe posibilidad de ocupar a los almacenes centrales
cuando se tienen disponibles.
Expresado de otra forma, se pueden ocupar cuotas o
lotes econmicos ya establecidos con los proveedores.

Para el efecto, una cuota es la cantidad que ser demandada en un mes. Pero
en ocasiones, el proveedor podra enviar (dados los nmeros histricos de consumo o
por acuerdo entre proveedor y empresa) un porcentaje adicional de requerimientos.
El control de las existencias para renovacin se encarga a travs del sistema
que controla la demanda del producto.
El jefe de almacn solo verifica la cantidad de productos que faltan para
completar la cuota.
Por tal motivo se procura contar siempre, de acuerdo a la
experiencia y al conocimiento del mercado, con un porcentaje adicional del objetivo

mensual evitando desabasto o retraso en los procesos productivos.
51

Rotacin de existencias
Los bienes en el almacn se encuentran ubicados de acuerdo al orden de

llegada y a los cdigos de productos.
La mercadera se encuentra identificada en los mdulos y en los pallets y/o
estantes de acuerdo a la experiencia en el manejo de almacn.
La salida de los productos terminados se realiza de acuerdo al formato interno
para los de mayor vencimiento y la siguiente secuencia:
Primero: el producto con fecha de vencimiento ms cercana a la fecha actual.
Despus, prosigue con las identificadas con la siguiente fecha hasta agotarlas.
Del mismo modo se debe proceder para los productos con menor vencimiento.
Concluido este ciclo, se identificarn nuevamente con el formato interno los lotes
con las fechas de vencimiento.
El encargado del almacn es el responsable de efectuar una ubicacin e
identificacin de los productos recin ingresados para una adecuada rotacin.
El Administrador del almacn debe verificar peridicamente que se aplique
adecuadamente la rotacin de los productos para asegurar el cumplimiento del sistema
de Rotacin basada en el Mtodo PEPS, UEPS o Promedios, dependiendo de las
polticas adoptadas por la Empresa.
Ubicacin de las existencias
Almacenar productos o materiales obliga al personal a conocer en cualquier

momento el lugar donde se encuentra cada uno de lo artculos sin tener para ello, que
recurrir a la memoria o a recordar donde se puso cada artculo cuando ingres.
52

Sin embargo, s se recurre a la memoria especialmente para los productos
pequeos y con mayor variedad mientras el encargado del almacn o sus auxiliares se
familiarizan con las etiquetas identificadoras.
En el captulo de almacenes se dijo que est distribuido en mdulos y en l

existen parihuelas o pallets que constituyen una unidad de carga de un determinado
peso o tamao para facilitar su traslado y acomodo.
Operacin de los Almacenes
Las empresas y dependencias, en la operacin de los almacenes, bodegas y

dems instalaciones de resguardo debern observar las disposiciones contenidas en las
Normas relativas a Seguridad, Higiene y de Proteccin Civil y dems ordenamientos
legales aplicables a fin que garantice como mnimo- lo siguiente
I.
Fumigacin peridica para evitar la presencia y proliferacin de fauna nociva
II. Ventilacin suficiente; iluminacin y extintores;

III. Sealamientos de rutas de evacuacin;
IV. Extintores con cargas especficas para el tipo de bienes almacenados;
V. Botiqun de primeros auxilios;
VI. Indicadores que prohban el acceso a personas ajenas al interior de las reas de
almacenamiento;
VII. Limpieza, acomodo y clasificacin de bienes; y
VIII. Participacin del personal en cursos y simulacros.
Las empresas y dependencias debern disponer las medidas necesarias para que
los almacenes cuenten con servicios bsicos para el personal asignado, vigilancia
permanente, espacios fsicos suficientes y anaqueles para el almacenamiento de los
bienes muebles, as como los medios indispensables para su registro y control.
53

Para el almacenamiento de los bienes muebles tales como, medicamentos
controlados, armamentos, municiones, explosivos, combustibles, productos qumicos de
alto riesgo, etc., que estn regulados por disposiciones reglamentarias, las empresas y
dependencias debern obtener la respectiva licencia o permiso para el uso, guarda o
despacho, expedido por las autoridades competentes.
Es una prctica til, aunque retarda algo el proceso de venta, que las empresas y
dependencias, previo a la adquisicin de nuestros bienes muebles o tambin para la
adjudicacin de artculos para uso al interior de la Empresa, deban obtener en sus
solicitudes de compra el Sello de Existencia o de No Existencia que asentar y firmar
el responsable del Almacn avalando la existencia o no existencia de los artculos
deseados antes de proceder a su venta y posterior entrega.
El Sello de Existencia o No Existencia en Almacn se asentar y firmar en las

solicitudes de compra cuando se cuente con existencias de estos artculos o materiales
donde el rea solicitante, deber justificar que los bienes se requieren para cubrir
necesidades programadas o bien para programas especficos.
Las empresas y dependencias debern establecer programas operativos anuales

de:
Diagnstico
fsico
de
los
inmuebles
destinados
las
reas
de
almacenamiento
Mejoramiento a las instalaciones de los almacenes
Seguridad e higiene de las instalaciones de los almacenes
54

Las Direccin de las empresas o dependencias ordenarn, al responsable del
Almacn, verifique constantemente que los envases o depsitos que contengan
substancias qumicas se encuentren en perfectas condiciones, retirando de inmediato los
deteriorados para evitar que,
directa o indirectamente, puedan ocasionar daos al
personal, a las instalaciones o a otro tipo de bienes.
El manejo de substancias o materiales que pudieran ocasionar dao a la salud o

integridad del personal se har con el equipo de proteccin apropiado.
Las empresas y dependencias debern proveer del equipo necesario al personal

adscrito al almacn de conformidad a lo que establezcan las disposiciones que
correspondan.
Practicas de Proteccin Seguridad
Estas prcticas se enfocan en la prevencin, seguridad bajo una normatividad

establecida para garantizar el funcionamiento optimo del almacn.
De la Higiene y Seguridad en las reas de Almacenamiento
Cuando con motivo de la visita de supervisin al Almacn se detecten anomalas

en el manejo y control de los bienes muebles, las autoridades de Proteccin Civil podrn
solicitar y orientar respecto al equipamiento de este de acuerdo al desarrollo de la
tecnologa aplicada y que genere como resultado la eficacia y eficiencia en el servicio,
garantizando la seguridad al personal en el manejo de los artculos y materiales, as
como la calidad de los bienes muebles.
Puntos de control de un almacn

55

Se basan primordialmente en los siguientes rubros:
Procedimientos
Inventarios y Activo Fijo
Del Inventario Fsico de Bienes Muebles
Las empresas y dependencias verificarn las existencias de bienes muebles en

almacn, realizando inventario fsico de stas por lo menos cada seis meses.
Las empresas y dependencias debern realizar por lo menos una vez al ao
levantamiento de inventarios fsicos de bienes instrumentales y elaborarn un programa
de actividades el cual deber contar cuando menos con los pasos siguientes:
Emisin del padrn inventarial asignado.
Verificacin fsica y validacin de los bienes.
Elaboracin de minuta de levantamiento fsico.
Actualizacin y verificacin de placas o etiquetas de identificacin.
Actualizacin de resguardos.
Bsqueda de bienes extraviados.
Baja de bienes no ubicados.
Alta de bienes no registrados.
Actualizacin del padrn inventarial.
Informe de avances
Informe final o de conclusin.
Asimismo, dicho programa deber considerar los aspectos siguientes:

56

I.
Nombre de la Unidad Administrativa
II. Nmero de bienes instrumentales a inventariar

III. Nmero de Unidades Administrativas que conforman su estructura
IV. La ubicacin de los inmuebles ocupados por stas
V. Los lugares donde se encuentren instalados en forma permanente.
Las empresas y dependencias instruirn al responsable del inventario de activo

fijo
a fin de que se concilien los resultados del
levantamiento fsico de bienes
instrumentales con los registros del padrn inventarial y se confronte con los resguardos
para obtener los siguientes indicadores:
I.
Bienes con registro: Corresponde a bienes localizados fsicamente y registrados en

el padrn inventarial. En la depuracin deber considerarse como datos correctos.
II. Bienes sin registro: Corresponde a bienes localizados fsicamente no registrados en

el padrn inventarial.
En la depuracin debern considerarse posibles errores
captados en la verificacin fsica, ya sea en el nmero de inventario o nmero de

serie. Asimismo, debern considerarse posibles traspasos recibidos, pendientes de
registro en el padrn inventarial y en caso contrario- proceder a su alta en el
padrn como bienes que carecen de factura.
III. Registros sin bienes: Corresponde a bienes que no fueron localizados fsicamente,
durante el proceso del levantamiento de inventarios. En la depuracin debern
considerarse las solicitudes de baja por robo, extravo o siniestro presentadas para
autorizacin.
IV. Bienes con resguardos: Corresponde a bienes localizados fsicamente y amparados
con resguardo firmado por el usuario o consignatario. En la depuracin deber
considerarse como identificado:
V. Bienes sin resguardos: Corresponde a bienes verificados fsicamente que carecen
del resguardo respectivo.
En la depuracin debern considerarse las existencias
en almacn o posibles solicitudes de baja por inutilidad o inaplicacin.
Asimismo,
deber considerarse posibles traspasos recibidos directamente en las reas
57

Operativas sin tener conocimiento el rea de Inventarios, en este caso se proceder
a elaborar el resguardo correspondiente y recabar la firma del servidor pblico
usuario del bien.
VI. Resguardos sin bienes: Corresponde a bienes amparados bajo resguardo y que no
fueron localizados fsicamente durante el proceso del levantamiento de inventarios.
En la confrontacin de resultados anteriormente sealada se debern considerar
las solicitudes de baja por robo, extravo o siniestro presentadas para autorizacin.
Si
algn bien instrumental no fue localizado y ste se encuentra amparado con resguardo, la
empresa o dependencia deber informar por escrito al consignatario responsable del
resguardo que el bien mueble no fue localizado y que deber informar la ubicacin del
bien para su verificacin dentro de los diez das naturales siguientes contados a partir de
la fecha de la comunicacin.
Control de inventarios
Uno de los principios bsicos del Control Interno de Almacenes se basa en

garantizar la exactitud entre las existencias fsicas de los productos almacenados y los
registros correspondientes de los mismos en el sistema informtico administrativo.
Para facilitar los recuentos cada referencia debe estar ubicada en un nico lugar
del almacn.
Las diferencias de inventario son inevitables y debidas a mltiples
causas, que van desde el simple robo del producto, equivocaciones en el conteo y
hasta los errores ms complicados de esclarecer.
Por lo tanto es necesario hacer peridicamente unos inventarios o recuentos
fsicos de los productos y comparar con el contenido de los registros de los stocks.
Recuentos peridicos
Es un recuento completo de todos los artculos realizados habitualmente una
dos veces al ao, normalmente coincidiendo con las fechas del Balance bien
58

aprovechando los momentos de menor actividad del almacn o aquellos en los cuales
el nivel de los stocks es el ms bajo del ao.
Inconvenientes
Necesidad de parar la actividad del almacn, por lo cual se suele realizar en

fines de semana o perodos vacacionales, utilizando el propio personal del almacn, lo
que evidentemente supone un trabajo extra que hay que remunerar.
Dificultad de conocer las causas que motivan las diferencias o errores
constatados, lo que impide tomar medidas preventivas de cara al futuro, limitndose
normalmente a ajustar los registros contables a la realidad fsica de las existencias del
almacn.
Recuentos cclicos
Este procedimiento, supone un recuento diario colectivo de un determinado

grupo de productos, que previamente se han seleccionado normalmente con ayuda de
un sistema informtico; as, se puede establecer un Plan para que los artculos, B o C
se recontaran solamente una o dos veces al ao.
Otro criterio de inters podra ser
en funcin del valor de los artculos.

Ventajas.
Permite realizar el recuento, sin necesidad de parar la actividad, utilizando

personal especializado.
Posibilita el anlisis de las causas del error mediante una investigacin de las
transacciones que tuvieron lugar en el periodo; derivado de ello, se pueden sacar
estadsticas de los errores, estableciendo un programa preventivo para el futuro.
Tipos de inventarios
59

Anual. El que se efecta una vez y al cierre del Ejercicio econmico de la empresa.
Inconvenientes:
Paralizacin de la actividad de la empresa
Alto nivel de descuadres.
Dificultad de seguir el movimiento histrico de las diferencias.
Mensual.
Rotativo. Control de los artculos diariamente, por Zonas, Ubicaciones, Consumo,
Valor.
Ventajas:
Detectar y modificar las diferencias existentes dentro de la operativa del mismo
mes.
Aleatorio Control al azar diario de diversas referencias de Artculos.
Ventajas:
Ajustar los Aprovisionamientos y las ventas a la realidad de los artculos
almacenados.
Facilidad en el seguimiento del movimiento histrico.
Dinmico. Control de los artculos a la vez que se efecta su ubicacin por entradas o
su conteo para salidas.
Ventajas:
Cuadre diario de los artculos.
Diferencias a cero.
Movimiento histrico, totalmente actualizado.
Exactitud de las necesidades de los Aprovisionamientos o resurtidos.
No roturas de Pedidos.
60

Para realizar el inventario el sistema emite un documento llamado control de
etiquetas. Contiene el cdigo del producto, nombre del producto y su ubicacin. Es en
forma manual y se realiza a fin de mes.
Cdigo de ubicacin
La codificacin es indispensable para la buena administracin de un almacn de

materiales as como de productos terminados listos para la venta. Todo artculo debe
tener un nombre y un nmero que sirve de identificacin en todas las reas.
Existen dos codificaciones:
1. El cdigo del producto que lo tienen todos los productos y
2. El cdigo de produccin que poseen los productos y artculos perecederos; es decir los de
vencimiento rpido.
El cdigo del producto sirve para identificar a los productos y el cdigo de
produccin o vencimiento sirve para realizar la rotacin de la mercadera y evitar su
deterioro. Ver vida til de productos terminados.
Todas las operaciones en el sistema de informacin se realizan por el cdigo del
producto. Por esto algunos productos, debido a su variedad, llegan con el cdigo en
sus empaques, especialmente si son importados para evitar confusiones en el
almacenamiento y en la entrega al cliente.
El cdigo de vencimiento est formado de la siguiente manera
AA MM DDT o
VENCE: AA MM DD - T
AA: ltimos dgitos del ao de fabricacin o vencimiento

MM: Dgitos del mes de fabricacin o vencimiento
DD: Dgitos del da de fabricacin o vencimiento
61

T: Turno de produccin
El cdigo del producto est formado por dos campos el primero tendr las 3
primeras letras del nombre del producto; el segundo un nmero progresivo de 4 cifras,
de la siguiente manera:
DAN 07642 Margarina La Danesa 24 x 50 GR
DOR 5864 Margarita Dorina clsica 30 x 250 GR
CIL 5124 Aceite Cil x 12 Litros Botella
62
Bibliografa:
Academia de Operaciones de la Facultad de Contadura y Administracin
Adquisiciones y Abastecimiento, , IMCP. Mxico; 2012.
Cruz Mecinas, Leonel; Compras, Principios Generales, , Compaa Editorial

Continental, S.A. de C.V; Mxico; 1981.
Del Ro Gonzlez, Cristbal; Adquisiciones y Abastecimientos, , ed. Ecafsa;

Mxico; 2010.
Garca Cant, Alfonso; Almacenes, Planeacin, Organizacin y Control, , ed.

Trillas; Mxico; 2010.
Perdomo Moreno, Abraham; Administracin Financiera de Inventarios

Tradicionales y Justo a Tiempo, Abraham Perdomo moreno, ed. Pema. Mxico;
2001.
Vollmann, Thomas E; Administracin Integral
Inventarios, , ed. Limusa; Mxico; 1997.
de
la
Produccin
63

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ADMINISTRACIN

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IPN UNIDAD DE EDUCACIN

Administracin de Inventarios y Almacenes

Administracin Estratgica de Inventarios..

Administracin de Inventarios y Almacenes

Generalidades del Curso

Descripcin del curso

Los contenidos de este curso estn dirigidos a la capacitacin y actualizacin del

Administracin de Inventarios y Almacenes

Administracin de Inventarios y Almacenes

Desde tiempos inmemorables, los egipcios y dems pueblos de la antigedad,

subsistencia de la vida y el desarrollo de sus actividades normales. Esta forma de

Administracin de Inventarios y Almacenes

1. ADMINISTRACIN ESTRATGICA DE INVENTARIOS

Administracin de Inventarios y Almacenes

Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercanca. La

Esta funcin controla fsicamente y mantiene todos los

artculos inventariados, de ah que se deben establecer resguardos fsicos adecuados para

Mantienen las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.

Mantienen en constante informacin al departamento de compras, sobre las

Funcin de las Existencias

Garantizar el abastecimiento e invlida los efectos de:

Administracin de Inventarios y Almacenes

2. Rapidez y eficacia en atencin a las necesidades.

El costo de la planeacin es elevado, por lo que

Ventajas de la planeacin de los recursos humanos:

Mejorar la utilizacin de los recursos humanos.

Permitir la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos

Expandir la base de datos del personal, para apoyar otros campos.

Coadyuvar a la implementacin de programas de productividad, mediante la aportacin de

Tipos De Almacenes y su relacin con otras reas.

Almacenes Centrales o Generales

Son aquellos donde se concentran las grandes compras o adquisiciones, normalmente

Administracin de Inventarios y Almacenes

Son almacenes destinados normalmente a recibir, custodiar y distribuir todos los

Estructura del almacn

Administracin de Inventarios y Almacenes

Si vamos a implantar un almacn nuevo, siempre es interesante visitar un

Descripcin de las tres zonas bsicas:

Es la zona de descarga; ha de tener el espacio adecuado para las maniobras. La

Administracin de Inventarios y Almacenes

dicha mercanca en esta rea ser la mnima posible.

Es el espacio fsico dedicado a guardar la mercanca., hay dos tipos de sistemas

El nmero de ubicaciones necesarias ser

equivalente al stock mximo de cada tem.

El inconveniente que tiene este sistema es

Principios a tener en cuenta a la hora de distribuir el espacio:

Primera entrada primera salida.

Ultima entrada primera salida.

Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerca de las

Administracin de Inventarios y Almacenes

Reducir movimientos y maniobras.

Anchura de los pasillos apropiados a los medios necesarios para la

Es la zona donde se prepara la mercanca para la carga, y se realiza la

Este refiere a la salida de los bienes de almacn y suministro a cada rea

Administracin de Inventarios y Almacenes

seguridad depender de:

Del grado de cobertura que pretendamos dar.

Del tiempo de aprovisionamiento y de la variabilidad del mismo.