Formas de Reproducir Los Instrumentos Publico1

FORMAS DE REPRODUCIR LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS.
Los que van dentro del protocolo no se puede entregar el original.

TESTIMONIOS-COPIA FIEL
COPIAS LEGALIZADAS
COPIAS SIMPLES.
Hay dos clases de testimonios:

PRIMER: Artculo 66. Testimonio es la copia fiel de la escritura matriz de la razn de
autentica o legalizacin, o del acta de protocolizacin, extendida en papel sellado
correspondiente y sellada y firmada por el notario autorizante o por el que deba substituirlo
de conformidad con la presente ley.
ESPECIAL: Artculo 37. El notario y los jueces de 1era instancia, cuando estn facultados
para cartular, deben cumplir las siguientes obligaciones:
Remitir al Director del Archivo General de Protocolos dentro de los veinticinco das
hbiles siguientes a otorgamiento de cada escritura publica testimonio especial en papel
sellado del menor valor, con los timbres notariales adheridos de conformidad con la ley. En
los departamentos de la Repblica excluyendo al de Guatemala el Notario podr entregar
dichos testimonios al juez de 1 instancia, quien extender el comprobante respectivo y los
remitir inmediatamente al Archivo General de Protocolos. Cuando se trate de testamentos
o donaciones por causa de muerte, as como sus modificaciones o renovaciones, el
testimonio se entregara en plica firmada y sellada por el Notario expresando en la misma, el
numero de orden, lugar, fecha, hora y objeto del instrumento, nombre del otorgante, as
como el numero y registro de las hojas de papel de protocolo en el que fue extendido.
LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS CONTENDRAN: (articulo 29)
Numero de orden, lugar, da, mes y ano del otorgamiento.
Los nombres, apellidos, edad, estado civil, nacionalidad, profesin, ocupacin u oficio
y domicilio de los otorgantes.
La fe de conocimiento de las personas que intervienen en el instrumento y de que los
comparecientes aseguran hallarse en el libre ejercicio de sus derechos civiles.
La identificacin de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de la

cedula de vecindad o el pasaporte o por dos testigos conociendo por el notario o por ambos
medios cuando as lo estimare conveniente.
Razn de haber tenido a la vista los documentos fehacientes que acrediten la
representacin legal de los comparecientes en nombre de otro, describindolos e indicando
lugar, fecha y funcionario o notario que los autoriza. Hace constar que dicha representacin
es suficiente conforme a la ley y a su juicio, para el acto o contrato.
La intervencin de un interprete nombrado por la parte que ignore el idioma espaol, el
cual de ser posible deber ser traductor jurado. Si el interprete no supiere o no pudiere
firmar, lo har por el un testigo.
La relacin fiel, concisa y clara del acto o contrato.
La fe de haber tenido a la vista los ttulos y comprobantes que corresponda, segn la
naturaleza del acto o contrato.
La transcripcin de las actuaciones ordenadas por la ley o que a juicio del notario sean
pertinentes, cuando el acto o contrato haya sido precedido de autorizacin u orden judicial
o preceda de diligencias judiciales o administrativas.
La fe de haber ledo el instrumento a los interesados y su ratificacin y aceptacin.
La advertencia a los otorgantes de los efectos legales del acto o contrato y de que deben
presentar el testimonio a los registros respectivos.
Las formas de los otorgantes y dems personas que intervengan y la del notario
precedido de las palabras ante m.
SON FORMALIDADES ESENCIALES DE LOS INSTRUMENTOS PUBLICOS:
(articulo 31)
El lugar y fecha del otorgamiento.
El nombre y apellido o apellidos de los otorgantes.
Razn de haber tenido a la vista los documentos que acreditan la representacin
legal suficiente de quien comparezca en nombre de otro.
La intervencin de intrprete, cuando el otorgante ignore el espaol.
La relacin del acto o contrato con sus modalidades.

Las firmas de los que intervienen en el acto o contrato o la impresin digital en su
caso.
LA OMISION DE LAS FORMALIDADES ESENCIALES EN LOS
INSTRUMENTOS PUBLICOS: da accin a la parte interesada para demandar su nulidad,
siempre que se ejercite dentro del termino de cuatro anos, contados desde la fecha de su
otorgamiento.
LA OMISION DE LAS FORMALIDADES NO ESSENCIALES: hace que incurra el
notario en una multa de cinco a cincuenta quetzales segn el caso.
EL ACTA DE PROTOCOLIZACION
DEFINICION
Instrumento para protocolar (autorizado por notario).
Insertar documento ---pblico o privado--- Registro Notarial.
Material (fsicamente) y jurdicamente (cumpliendo con los requisitos y solemnidades
de ley)
Requerimiento de parte---Ante Mi:
Mandato legal---Por M y ante m:
Mandato judicial
Documentos que se protocolizan:
Articulo 63 C.N.
Requisitos Articulo 64 C.N.
ACTA DE PROTOCOLIZACION:
Es un documento protocolar debe ir dentro y con hojas del protocolo.
PROTOCOLACION O PROTOCOLIZACION:
El cdigo de notariado no hace diferenciacin alguna en doctrina si.
PROTOCOLIZACION:
Es insertar un documento dentro del protocolo cumpliendo con formalidades del artculo 64
C.N.
PROTOCOLACION:
Insertar simplemente dentro del protocolo documentos para su conservacin y cuidado. No
hay formalidades. Ejemplo: los atestados que van en la parte final del protocolo que tienen
relacin directa con las escrituras que estn dentro del protocolo.
Constancias de salud y recibos de pago.
ACTA DE PROTOCOLIZACION:
Es el instrumento publico autorizado por notario que tiene por objeto insertar documentos
permitidos por la ley notarial cumpliendo con las formalidades del articulo 64 y que tiene
como finalidad guardar, conservar y hacer que perduren los documentos que se insertan.
ANALISIS ARTICULO 63 C.N.
Acta Notarial de inventario.
Transcripcin de la abierta de un testimonio cerrado las ordena un tribunal competente.
Las actas de matrimonio.
Las letras de cambio de protesto.
Los ordena la ley.
Cualquier documento que lleve firmas legalizadas o si no que comparezcan todos los
signatarios solicitarlo.
ACTA DE PROTOCOLIZACION
Numero cuarenta (40) en la ciudad de Guatemala el 21 de septiembre del dos mil siete
Emily Gonzlez Ramrez NOTARIO. POR MI Y ANTE MI: En cumplimiento de la ley
procedo a protocolizar el acta notarial de fecha quince de septiembre del presente ano
autorizada por el infrascrito notario que documenta la celebracin del matrimonio civil de
los Seores Julio Ovando Lemus y Mara Duque Pineda contenida en dos hojas de papel
bond que ocuparan los folios treinta y treinta y uno quedando comprendidas entre las hojas
de papel sellado especial para protocolo numero fiscal ochocientos cincuenta y cinco y
ochocientos cincuenta y seis, nmeros de registro noventa y siete y noventa y ocho del
registro notarial a mi cargo, leo lo escrito lo ratifico, acepto y firmo.
POR M Y ANTE M:
DOCUMENTOS PROVENIENTES DEL EXTERIOR:
Pueden venir documentos privados y pblicos, estos documentos tienen como caracterstica
surtir efectos legales o jurdicos en Guatemala.
Ejemplo: mandatos, compraventas, donaciones pero que sean en Guatemala.
PASES DE LEY:
El Cdigo de Derecho Internacional privado hace mencin de los requisitos que debe llenar
el documento. Los pases de ley son la serie de legalizaciones de firma que deben llevar los
documentos otorgados en el extranjero para poder surtir sus efectos legales en el pas donde
este ha de cumplirse o ejecutarse.
Que persiguen los pases de ley o porque su exigencia?
Para asegurar la legitimidad y autenticidad del documento.
En nuestro caso en Guatemala generalmente solo asegura la autenticidad del documento y
la legitimidad se refiere al contenido del documento y a la autenticidad o veracidad de sus
firmas.
Que son los Pases de ley?
Son la serie concatenada de legalizaciones de firmas de los funcionarios por los que pasa el
documento proveniente del extranjero.
Partiendo del sistema sajn:
En hoja de papel bond.
Firma del otorgante.
Legaliza la firma el notario extranjero.
Oficina del estado donde esta registrada la firma del notario en el extranjero, por medio
de funcionario.
El consulado Guatemalteco en el extranjero tiene registrada la firma de la oficina del

funcionario extranjero y este cnsul firma este documento.
Ac en Guatemala legaliza la firma del cnsul, funcionario diplomtico por el
Ministerio de Relaciones exteriores articulo 37 LOJ.
Cuando el documento va a salir de Guatemala, partida de matrimonio.

Partida de Nacimiento de los hijos firmados por el registrador civil la firma de estos la
legaliza el alcalde del municipio (la firma del alcalde la legaliza), la firma de gobernacin
departamental la legaliza el Ministerio de Gobernacin, la firma del Ministro de
gobernacin la legaliza el Ministerio de Relaciones exteriores y luego esta se lleva para ser
legalizado en el consulado Mexicano para que legalicen.
Legalizaciones de firma la traduccin
Articulo 37 LOJ. Debe traducirse al espaol para protocolizarse.
Si viene el documento en espaol y la autentica en ingles debe traducirse al espaol la
autentica nicamente.
Se hace por traductor jurado o por dos personas que manejen los dos idiomas.
Articulo 38 LOJ.
Fundamento legal para el uso de papel bond que sustituye al papel sellado articulo 33
numeral 10 de timbres fiscales, articulo 45 y 46 Ley de timbres fiscales.
Documentos autorizados por notarios guatemaltecos en el extranjero:
La legalizacin interna faculta al notario para que pueda ejercer en el extranjero.
El requisito esencial es que el documento que autorice surta sus efectos en Guatemala ser
entonces cuando nazca a la vida jurdica.
El impuesto se deber pagar cuando se protocoliza el documento.
Valor formal y probatorio del documento autorizado en el extranjero.
Valor formal las solemnidades y requisitos de forma que debe contener el documento.
Valor probatorio a la esencia, contenido del documento del negocio jurdico acto o contrato.
En os documentos del extranjero se va a observar el valor formal, pero debe observarse el

valor probatorio para que pueda surtir los efectos jurdicos ac en Guatemala.
Los documentos autorizados en el extranjero que hayan de surtir efectos legales en nuestro
pas, adquieren todo su valor formal y probatorio surtiendo todos sus efectos legales como
acto notarial a partir de la fecha en que son protocolizados.
Articulo 43 LOJ.
NOTARIO GUATEMALTECO
No hay pases de ley.
No hay traduccin.
Siempre se debe protocolizar documento articulo 43 LOJ.
NOTARIO O FUNCIONARIO EXTRANJERO
Si hay pases de ley.
Si hay traduccin segn el caso. Articulo 372 LOJ.
Se protocoliza solo cuando es obligatorio.
Cuando se inscribe en registro articulo 38 LOJ.
(Poderes mandataos y los que se inscriban en el registro publico.)

OBLIGACIONES PROSTERIORES A LA PROTOCOLIZACION
Sern las mismas obligaciones que al hacer una escritura publica.
Extender los testimonios.
Testimonio especial, archivo general de protocolos.
Primer testimonio, a la parte interesada.
Aviso al archivo general de protocolos---articulo 40 LOJ, solo documentos que
provienen del extranjero.
REQUISITOS:
Fecha y lugar, funcionario que lo autorizo, objeto del acto, nombres y apellidos de los
otorgantes, impuestos que hubieren sido pagados.
IMPUESTOS:
Testimonio especial Q. 10.00 timbre notarial, articulo 3 literal b.
Escritura hecha en Guatemala se pagan los impuestos al momento de extenderla.
Los documentos que provienen del extranjero se pagan los impuestos cuando se protocoliza
el documento. Al documento se le estampa el timbre y cuando se hace el testimonio se hace
constar que el timbre fiscal se pago cuando se inserto el documento.
Ejemplo:
Mandato especial proveniente del extranjero, autorizado por notario guatemalteco.
Contenido en dos hojas de papel bond oficio.
Articulo 43 LOJ.
No hay pases de ley.
No hay traduccin.
Si debe protocolizarse.
Por lo mismo que es realizado por notario guatemalteco no lleva autentica porque produce
plena fe y valor probatorio.
Numero (20) en la ciudad de Guatemala el da cinco de octubre del ano dos mil siete YO:
Emily Gonzlez Ramrez, Notario, POR MI Y ANTE MI y en cumplimiento de la ley,
procedo a protocolizar el mandato especial que autorice en la ciudad de Chicago Illinois de
los Estados Unidos de Amrica con fecha veintisiete de septiembre del ano en curso,
otorgado por la seora Josefina Mendoza Farfn a favor de su hijo Manuel Alejandro Prez
Mndez, documento que esta contenido en dos hojas de papel bond tamao oficio que
ocuparan los folios nmeros cincuenta y cincuenta y uno del registro notarial a mi cargo,
quedando entre las hojas de papel especial de protocolo numero de orden seis millones y
seis millones uno, con registro numero ciento sesenta mil y ciento sesenta mil uno
respectivamente. Leo lo escrito y enterado de su contenido objeto validez y dems efectos
legales, lo acepto ratifico y firmo, haciendo constar que el impuesto fiscal a que esta afecto
el documento que se protocoliza se satisface mediante cuatro timbres fiscales del valor de
cincuenta centavos cada uno, adhirindose al mismo.
POR M Y ANTE M:
Cuando no conoce a la persona puede ponerse a requerimiento y que firme la persona
interesada.
TESTIMONIO ESPECIAL: timbre notarial de 10.00
PRIMER TESTIMONIO: impuesto fiscal haciendo constar que ya se pago aviso al archivo
general de protocolos.
MODELO DE PROTOCOLIZACION DE UN DOCUMENTO PROVENIENTE DEL
EXTRANJERO AUTORIZADO POR NOTARIO NO GUATEMALTECO.
Numero treinta (30) en la ciudad de Guatemala el da ocho de octubre del ano dos mil
cuatro, ANTE MI: Emily Gonzlez Ramrez, Notario, comparece el seor Juan Enrique
Lpez Pena de treinta y cinco anos de edad, casado, auditor publico y contador
guatemalteco, quien es persona de mi anterior conocimiento. El compareciente me
manifiesta ser de los datos de identificacin personal antes indicados, hallarse en el libre
ejercicio de sus derechos civiles y que requiere mis servicio notariales para protocolizar un
documento autorizado proveniente del les el extranjero, de conformidad con las clausulas
siguientes. I. El compareciente me entrega un juego de documentos entre los cuales esta
contenido el mandato especial con representacin otorgado por su hermana Ana Lucia
Lpez Pena, otorgado en la ciudad de los ngeles el da 28 de septiembre del ano en curso
por el notario publico Anthony Clinton, el cual esta contenido en una hoja de papel bond,
redactado en idioma espaol, cumpliendo dicho documento con los pases de ley. II. En
virtud de lo anterior procedo a protocolizar en el registro notarial a mi cargo, los
documentos siguientes: A) mandato especial con representacin antes mencionado; B)
certificacin extendida en Idioma ingles por Franz Smith secretario de la Corte Superior de
California, Estados Unidos de Norte Amrica con fecha veinte de septiembre del ano en
curso C) certificacin extendida por el cnsul de Guatemala en los ngeles California,
Estados Unidos de Norte Amrica, con fecha dos de octubre del dos mil siete, al reverso de
este documento aparece la legalizacin respectiva del ministerio de relaciones exteriores de
la repblica de Guatemala, con fecha cinco de octubre del ano en curso. D) La traduccin
jurada de la certificacin antes indicada que viene en Idioma Ingles, efectuada por el
traductor jurado Jorge Manuel Lpez con fecha seis de octubre del ano en curso. III. Todos
los documentos descritos en la clausula anterior pasan a formar parte del protocolo
correspondindole los folios cuarenta y cinco, cuarenta y seis, cuarenta y siete y cuarenta y
ocho, quedando comprendidos entre las hojas de papel especial de protocolo numero de
orden M cinco millones y M cinco millones uno con registro numero ciento sesenta mil, y
ciento sesenta mil uno respectivamente, YO el infrascrito notario DOY FE: A) de todo lo
expuesto. B) Que el impuesto fiscal que corresponde se cubri en el documento
original)Que advierto de los efectos legales y de la obligacin del registro; D) que leo lo
escrito al compareciente quien enterado de su objeto, contenido, validez y dems efectos
legales lo acepta, ratifica y firma.
ANTE M:

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Los que van dentro del protocolo no se puede entregar el original.

Hay dos clases de testimonios:

La identificacin de los otorgantes cuando no los conociere el notario, por medio de la

La relacin del acto o contrato con sus modalidades.

El consulado Guatemalteco en el extranjero tiene registrada la firma de la oficina del

Cuando el documento va a salir de Guatemala, partida de matrimonio.

En os documentos del extranjero se va a observar el valor formal, pero debe observarse el

No hay pases de ley.

Siempre se debe protocolizar documento articulo 43 LOJ.

NOTARIO O FUNCIONARIO EXTRANJERO

Si hay pases de ley.

Si hay traduccin segn el caso. Articulo 372 LOJ.

Se protocoliza solo cuando es obligatorio.

Cuando se inscribe en registro articulo 38 LOJ.

(Poderes mandataos y los que se inscriban en el registro publico.)

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