Analisis Del Contexto Organizativo (Modulo 4)

Normas tcnicas
y estndares
relacionados
con la gestin
documental
Carlota Bustelo Ruesta
PID_00195860
CC-BY-NC-ND PID_00195860
Normas tcnicas y estndares relacionados con la gestin documental
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ndice
Introduccin...............................................................................................
Objetivos.......................................................................................................
1.
Las normas de gestin documental: quin y cmo...................
2.
Las normas ISO de gestin documental.......................................
2.1.
Responsables de su redaccin: los comits tcnicos ...................
2.2.
Temticas y tipologas de normas ...............................................
11
2.2.1.
La batalla de los formatos abiertos ................................
13
2.2.2.
ISO 15489, Gestin de documentos ..............................
14
2.2.3.
Equivalentes ISO como normas nacionales ...................
15
2.3.
Otras normas de organismos distintos a ISO relacionadas con

la gestin documental. Requisitos funcionales y descripcin
2.4.
archivstica ...................................................................................
17
2.3.1.
Requisitos funcionales del software ..............................
17
2.3.2.
Descripcin archivstica y formatos de intercambio .....
19
Cmo utilizar las normas en el anlisis del contexto

organizativo .................................................................................
2.4.1.
21
Anlisis del contexto: estudio de viabilidad del

proyecto .........................................................................
22
2.4.2.
Anlisis en profundidad ................................................
24
2.4.3.
Sntesis de las normas recomendables en la

implementacin de un sistema de gestin
documental y su uso .....................................................
27
Actividades..................................................................................................
31
Bibliografa.................................................................................................
32
Introduccin
La gestin de documentos est basada en un conjunto de procesos, cuya eficiencia en su desempeo depende de la aplicacin de una sistemtica adecuada. Para lograr dicha sistemtica, es recomendable seguir estndares especficos vinculados con la gestin documental.
En este mdulo repasaremos qu normas o estndares tcnicos relacionados
con la gestin documental existen en el mundo. Veremos qu organismos
redactan estas normas para entender mejor sus contenidos y aplicabilidad.
Profundizaremos en las normas tcnicas ISO de gestin de documentos, pero
tambin haremos un repaso de la normalizacin de otros organismos normalizadores. Por ltimo, estudiaremos cmo utilizar estas normas cuando nos
enfrentamos a realizar el anlisis de contexto de una organizacin concreta,
previo al diseo de un modelo de gestin documental.
Objetivos
1. Conocer las normas tcnicas existentes y cul es la utilidad de cada una

de ellas en la implementacin de un proyecto de gestin documental.
2. Tener identificados algunos de los organismos ms representativos relacionados con la gestin de documentos y las normas redactadas por estos.
3. Saber utilizar las normas en el anlisis del contexto organizativo.
4. Aprender a analizar los procesos para la gestin de documentos.
1. Las normas de gestin documental: quin y cmo
La primera aclaracin necesaria es si existe alguna diferencia entre normas

y estndares. Hay algunos autores que han querido encontrar diferencias de
matiz entre estas dos acepciones o los verbos resultantes de las mismas, pero
realmente estndar no es ms que la traduccin directa de la palabra inglesa
standard, que se traduce como norma en castellano.
Adems, para conocer las normas tcnicas que nos pueden resultar de utilidad
en la implantacin de un proyecto de gestin documental es muy importante
entender quin y cmo se hacen las normas.
Lo primero que debemos tener en cuenta cuando empezamos a hablar de normalizacin es que las normas no se hacen solas. Para que existan normas, y
sean reconocidas como tal, es necesario que exista un organismo o institucin
normalizadora que cumpla con dos condiciones bsicas: el reconocimiento de
su autoridad en su mbito; y los recursos econmicos, humanos y materiales
para realizar el proceso normalizador.
Una norma es un xito cuando se usa de forma extendida por todos los implicados facilitando el entendimiento y beneficiando a quien la usa.
Las normas pueden llegar a serlo por dos caminos diferentes:
1) Cuando algo es de uso extendido y unnime se convierte en un estndar o
norma de facto. Esto se puede deber a un golpe de suerte, a estar en el momento
adecuado en el lugar adecuado o a una buena campaa de promocin. Algunos
de estos fenmenos han dado el salto a ser regularizados y mantenidos como
normas de un organismo normalizador. Un ejemplo de este tipo es el formato
PDF inicialmente de la empresa ADOBE y ahora norma ISO 32000.
2) Otras normas nacen directamente como tales. Siempre se basan en la experiencia y son expertos las que las hacen, pero hasta que no son publicadas no
se empiezan a aplicar.
Entre los organismos que realizan normas relacionadas con la gestin documental a nivel internacional podemos encontrar los siguientes:
Informacin
complementaria
ISO 32000-1:2008 Document
management - Portable document format - Part 1: PDF 1.7
ISO - La Organizacin Internacional de Normalizacin, que mantiene un

conjunto de normas sobre las que luego volveremos.
ICA (International Council of Archives) que mantienen las normas ISAD,

de descripcin archivstica.
DLM - Forum que mantiene MoReq, Modular Requirements for Records

Systems.
Library of Congress que mantiene el EAD, Encoded Archival Descripction.
Las caractersticas de las normas ISO, que probablemente podran ser aplicadas
a otro tipo de normas, son las siguientes:
Las normas son de cumplimiento voluntario. El que las usa es porque encuentra beneficio en hacerlo.
Las normas son elaboradas por consenso, que se asegura con los estrictos
procedimientos de votacin, comentarios y control; y la filosofa que rige
el proceso de redaccin.
En su elaboracin deben participar todas las partes interesadas y por lo

tanto, no constituyen una imposicin de un sector sobre otro.
Las normas deben estar disponibles para el pblico que desee usarlas, en el
caso de ISO bajo pago y bajo un estricto modelo de copyright, en un modelo
de financiacin que es muchas veces incomprendido por una parte de sus
potenciales usuarios que reclaman que deberan ser de consulta gratuita.
Informacin
complementaria
International Council of Archives
ISAD(G): General International
Standard Archival Description Second edition
DLM- Forum. Document Lifecycle Management
MoReq
Ved tambin
Ver el mdulo Gestin de documentos en el contexto de
sistemas de gestin ISO para
ms informacin sobre funcionamiento de ISO.
2. Las normas ISO de gestin documental
En esta unidad presentamos algunas de las normas que regulan las prcticas
de la gestin documental y el contexto de desarrollo a nivel nacional e internacional.
En primer lugar presentamos quin es responsable de la redaccin de estas
normas. En segundo lugar detallamos las tipologas y temticas de las normas.
En tercer lugar, como ejemplo de causas que pueden motivar el surgimiento
de una norma, referenciamos las normas de formatos abiertos. Por ltimo,
explicamos la incorporacin de las normas ISO en las normas nacionales de
distintos paises.
2.1. Responsables de su redaccin: los comits tcnicos
Dos son los comits tcnicos que trabajan en la normalizacin de la gestin
documental: TC46 y el TC171.
La gestin documental dentro de ISO se encuadra dentro del ComitTcnico46(TC46-InformationandDocumentation), que fue creado en 1947 en
los primeros meses de la organizacin, y que mantiene 43 normas que tratan
diversos aspectos como los cdigos de pases y lenguas, los distintos nmeros
de publicaciones como el ISBN, ISSN, ISAN, etc., las estadsticas para bibliotecas, los formatos de intercambio y todo lo relacionado con la gestin de documentos.
Dentro de este comit tcnico existe un subcomit especializado, el TC46/
SC11. Archives / Records Management, creado en 1998, que se encarga de
redactar las normas en este campo.
Hay otro comit tcnico, cercano al TC46/SC11, el TC171-Documentmanagementaplications, que trabaja especficamente el campo de las aplicaciones
informticas relacionadas con la gestin documental y de la informacin. Curiosamente, el TC171 en 1978 se desgaj del de informacin y documentacin
para centrarse en hacer normas para los aparatos de micrografa, y ha acabado confluyendo en un campo muy cercano al TC 46/SC11, el de las aplicaciones informticas relacionadas con la gestin documental. El TC171 y el TC46/
SC11 han elaborado algunas normas conjuntamente, estableciendo una relacin de competencia-colaboracin, que poco a poco se va aclarando.
La normalizacin en gestin de documentos llega muy tarde con respecto a
otros campos en informacin y documentacin. Basta mirar las fechas de fundacin del SC especfico, creado en 1998, 51 aos despus que el TC46. Sin
duda, para los profesionales no era un tema prioritario. Pero el empuje impa-
10
rable del entorno digital que desemboca en una mayor necesidad de interconectividad e interdependencia, y la presin cada vez mayor para el acceso a la
informacin y la trasparencia en las organizaciones, crearon el contexto adecuado para que el tema despegar con una fuerza desconocida.
Tal ha sido la necesidad de regulacin de documentos en el entorno digital,
que a partir del ao 2000 nos encontramos con una explosin de normas relacionadas con el tema, algunas de las cuales tienen enfoques diferentes (dentro
y fuera de ISO). Es importante entender esta diferencia de enfoques, pues no se
puede pretender cumplir con todas las normas que existen al mismo tiempo.
De hecho los escpticos dicen que lo bueno de las normas es que hay tantas
que se puede elegir.
En la normalizacin ISO la orientacin seguida por el TC46/SC11, definida
en su norma fundacional ISO 15489- Gestin de documentos, es incluir en
la gestin documental todos los procesos y controles documentales desde la
creacin del documento o incluso antes. El objetivo mximo es la integracin
de la gestin documental en los procesos de trabajo. Esta visin se aleja de
la concepcin de la gestin documental desde el punto de vista del archivo
ms tradicional, en el que los procesos y controles se aplican una vez que la
documentacin ha sido incorporada al archivo.
En las normas redactadas por el TC171 hay algunas que trascienden el mbito puramente tcnico rozando en algunos casos los temas funcionales, como
las normas de preservacin a largo plazo (ISO18492) o sobre la veracidad y
fiabilidad de los documentos electrnicos (ISO 15081) o la recin aprobada
ISO 14641-1 sobre diseo y operaciones de los sistemas de informacin para
la preservacin de documentos electrnicos. Aunque existe un principio de
acuerdo y una idea de no redactar normas que sean inconsistentes, la orientacin diferente puede encontrase en alguna de estas normas.
Lecturas complementarias
ISO 18492 ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information
ISO 5801:2009 Document management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability
ISO 14641-1:2012 Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and
the operation of an information system for electronic information preservation
En la normalizacin ISO hay adems un caso chocante al menos en su procedencia. La norma ISO 14721:2012 Space data and information transfer systems-Open Archivak information system (OAIS)-Reference model no proviene
de ninguno de los comits tcnicos mencionados, sino del TC20 que se ocupa
de los datos espaciales (relacionados con la tecnologa del espacio). Esta norma
parte de un enfoque muy tradicional de archivo en el que los documentos se
trasfieren de un lugar a otro (en este caso a un repositorio de documentos o
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datos electrnicos) que tiene la misin de la conservacin a largo plazo. Este

modelo est siendo aplicado sobre todo en las bibliotecas digitales y en los
repositorios abiertos.
2.2. Temticas y tipologas de normas
Si unimos las normas de los dos rganos de ISO implicados en la gestin de
documentos y sumamos el caso extrao de la norma OAIS, obtenemos un total de 89 normas publicadas y 14 en preparacin. Es un nmero bastante significativo como para que intentemos explicarlo de una forma cualitativa. Por
eso, vamos a presentar estas normas teniendo en cuenta las distintas temticas
y tipologas (informes tcnicos, requisitos, etc.).
Las normas ISO en el mbito de la gestin de la informacin y de los documentos las podramos agrupar en grandes temas, que formaran conjuntos de
normas aplicables a una determinada situacin u objeto. Esta idea se ha desarrollado en la figura 1.
Figura 1. Temticas de las normas ISO
Fuente: Elaboracin propia.
Partimos de dos grandes grupos: las normas e informes tcnicos relacionados

directamente con metodologas de gestin de documentos; y las normas, requisitos funcionales e informes tcnicos vinculadas a las tecnologas de la informacin, que soportan la gestin electrnica de documentos.
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1) En primer lugar, tendramos las normaseinformestcnicosquetratan

delasbuenasprcticasengestindedocumentos. Este grupo estara clarsimamente encabezado por la norma ISO 15489. El resto de normas que la
acompaan o se derivan de ella inciden sobre algn aspecto particular que
requiere una mayor profundizacin. Podemos encontrar dos categoras:
Las normas que desarrollan la metodologa, de las que solo contamos con
el informe tcnico ISO 26122, Anlisis de los procesos de trabajo.
Las normas que profundizan en las buenas prcticas para la implementacin de procesos y controles documentales. Curiosamente, todas ellas
estn relacionadas con el mundo digital y los documentos electrnicos
(23081, Metadatos, 13028, Digitalizacin, 13008, Conversin y migracin,
17068, Repositorios digitales).
2) El segundo gran grupo estararelacionadoconlastecnologasdelainformacinylacomunicacin en su sentido ms amplio. En las normas de

este grupo existiran varios subgrupos unos ms definidos que otros:
En primer lugar encontramos todo el grupo de normas que tienen que ver
con el hardware o perifricos utilizados en los procesos documentales, con
un gran desarrollo de lo que fue en su inicio el tema del TC171: la micrografa, pero que ahora se completa con algunas normas sobre escneres y
discos pticos.
Un segundo grupo, ms reciente pero muy bien definido, es de los formatos de documentos, concretamente todas las distintas normas PDF. La empresa Abobe eligi este comit para hacer sus formatos abiertos, y constituyen un bloque muy compacto.
Un tercer grupo lo constituyen las normas sobre funcionalidades de las

aplicaciones encuadradas en el sentido amplio de la gestin documental.
Entre estas destacan las normas ISO 16175, publicadas por el TC46/SC11
a requisito del ICA, Consejo Internacional de Archivos. Estas normas se
centran en las funcionalidades que deben cumplir, tanto las propias aplicaciones de gestin documental como las aplicaciones de gestin que incorporen procesos y controles de gestin documental.
El ltimo sera el que parece el tema estrella del nuevo entorno digital:
la preservacin. Pero como vemos con el ejemplo del modelo OAIS (ISO
14721) este tema no es una competencia exclusiva de los comits de gestin de documentos. Solo en ISO hay otros comits que se han preocupado por algn tema relacionado, y fuera de ISO hay tambin otras muchas
iniciativas, cada uno desde su propia perspectiva.
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De todas estas normas, podramos destacar como las ms conocidas y aceptadas entre sus potenciales usuarios los siguientes tres grupos de normas:
a) las 15489 entre los profesionales de la gestin de documentos;
b) los formatos PDF entre desarrolladores y usuarios finales, y
c) el modelo OAIS entre los desarrolladores de aplicaciones de bibliotecas digitales, repositorios abiertos y repositorios de preservacin a largo plazo.
2.2.1. La batalla de los formatos abiertos
La Unin Europea (UE) presion mucho para tener formatos abiertos en el
mercado y, como primer paso, se exigi a los grupos que estaban trabajando
en ellos que hicieran sus especificaciones normas ISO, y as tener un mayor
respaldo internacional. Fruto de ello han salido tres grupos de normas, surgidas a partir de tres mbitos organizativos:
a)OASIS promovido por un grupo de empresas del mbito de las aplicaciones
informticas (Organization for the Advancement of Structured Information
Standards, fundado por IBM, Sun, Bea Systems, SAP, EDS y Primeton),
b)OOXML (Open Office XML) promovido por Microsoft, y
c)PDF promovido por Adobe.
Ante la presin de la UE, OASIS se apresur a hacer los deberes y consigui
aprobar en el 2006 la norma ISO/IEC 26300, Open Document Format for Office Applications (OpenDocument) v1.0. Pareca que de esta forma se pararan
todas las otras posibles iniciativas para crear formatos abiertos de documentos,
pero no fu as.
Microsoft no se iba a quedar atrs y present tambin a ISO su proyecto de
formato abierto OOXML a travs de ECMA (European Computer Manufacturers Association), una asociacin resucitada, cuyo objetivo es la creacin de
estndares y normas para la industria, donde curiosamente tambin IBM es
miembro junto a Microsoft y otros de los grandes como Fujitsu, Adobe, Canon,
Sony o Yahoo por mencionar algunos. Despus de una batalla enorme entre
los dos grandes bloques, en el 2008 el formato Microsoft tambin se pblico
como formato abierto ISO ISO/IEC 29500-1: Information technology - Document description and processing languages - Office Open XML File Formats.
Actualmente, la versin vigente en cuatro partes data del 2012.
Mientras los dos bloques se peleaban, la empresa Adobe comenz la publicacin en 2005 de los formatos PDF, como formatos ISO comenzando por la
ISO 19005 PDF(A), situndose inteligentemente en un nicho que nadie quera
Ved tambin
Estos formatos los estudiamos
con ms detalle en la asignatura Fundamentos tecnolgicos,
formatos y estndares.
14
ocupar: documentos para la conservacin a largo plazo. Posteriormente ha ido

publicando distintas versiones del PDF como normas ISO. En este momento
estn publicadas las siguientes:
ISO 32000-1:2008, Document management - Portable document format

- Part 1: PDF 1.
ISO 19005-1:2005, Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1)
ISO 19005-2:2011, Document management - Electronic document file format for long-term preservation - Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)
ISO 24517-1:2008, Document management - Engineering document format using PDF - Part 1: Use of PDF 1.6 (PDF/E-1)
ISO 14289-1:2012, Document management applications - Electronic document file format enhancement for accessibility - Part 1: Use of ISO 32000-1
(PDF/UA-1)
2.2.2. ISO 15489, Gestin de documentos

Debido a la transcendencia de la norma ISO 15489, dedicamos un subapartado
especfico a esta.
Las ISO 15489 se publicaron en el 2001, y desde entonces han sido difundidas
y adoptadas en numerosos pases, siendo traducidas a ms de 22 lenguas. Entre 2005-2006 se trabaj intensamente para su puesta al da, sin conseguir una
solucin de consenso, probablemente porque sus principios fundacionales seguan siendo vlidos. En el 2012 se vuelve a replantear la necesidad de poner
al da esta norma, producindose un debate entre partidarios de dejarla como
est y los que creen que diez aos son suficientes para requerir una puesta al
da. Finalmente, el proceso de revisin se ha puesto en marcha, pero no es
previsible que exista una nueva versin de la misma hasta el 2015 (el tiempo
medio de redaccin de una norma ISO son 36 meses).
La norma ISO 15489 tiene dos partes. La primera (la ISO 15489-1) provee un
marco para gestionar documentos describiendo las buenas prcticas y los procesos y controles documentales que deberan implementarse. La segunda (la
ISO 15489-2) es un informe tcnico que profundiza en detalles adicionales que
ayudan a explicar la primera parte.
La primera parte incluye los siguientes captulos, adems de los antecedentes,
introduccin, definicin del alcance y definiciones:
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Beneficios de la gestin de documentos, en el que se enumeran las distintas

razones y motivos por los que tener una buena gestin de los documentos
es beneficioso para las organizaciones.
Marco reglamentario, que indica el anlisis obligatorio para identificar el

entorno normativo de la organizacin donde se quiere implantar la gestin documental.
Poltica y responsabilidades, que recomienda la redaccin de un documento de alto nivel donde se establezcan los principios de la gestin documental y una asignacin clara de responsabilidades a todos los niveles de la
organizacin.
Requisitos de la gestin de documentos, donde se fijan las caractersticas

de un documento (autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad),
y se recomiendan los principios que debe regir un modelo de gestin documental.
Diseo e implementacin de un sistema de gestin de documentos, en el

que se enumeran las caractersticas deseables de la herramienta o herramientas en la que implantemos el sistema de gestin documental, con una
orientacin indudable hacia la gestin de los documentos electrnicos.
Procesos y controles de la gestin de documentos, en el que se describen

las caractersticas principales de los procesos y controles documentales que
deberan implementarse.
Supervisin y auditora, que explica de manera somera la evaluacin de

la gestin documental.
Formacin, que indica las prcticas deseables en cuanto a la formacin del

personal de las organizaciones con respecto a la gestin documental.
La segunda parte profundiza en todos los captulos, dando mayores explicaciones de cmo se implementaran estas buenas prcticas.
2.2.3. Equivalentes ISO como normas nacionales
Las normas ISO, en general y por lo tanto tambin las de gestin documental,
tienen sus equivalentes nacionales. La organizacin de ISO implica el reconocimiento de un organismo normalizador (solo uno por pas) que es el miembro de la organizacin internacional.
Lecturas
complementarias
UNE-ISO 15489-1:2006, Informacin y documentacin.
Gestin de documentos. Parte 1: Generalidades
UNE-ISO/TR 15489-2:2006,
Informacin y documentacin. Gestin de documentos. Parte 2: Directrices. (ISO/
TR 15489-2:2001)
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Estos organismos normalizadores en cada pas pueden crear sus normas propias o adoptar/adaptar como normas propias las normas ISO. Esta ltima prctica no se hace en todos los pases, pues en algunos importantes como Estados
Unidos, se considera que si las normas ISO estn en ingls no hay ninguna
necesidad de adoptarlas como normas nacionales americanas.
Estas normas nacionales se reconocen con algunos acrnimos, por los cuales
algunos estndares son ms conocidos. Por ejemplo, en Alemania son las normas DIN (Deutsches Institut fr Normung), que como ejemplo al menos en Espaa dan nombre a los tamaos de papel DIN-A4, etc.); en Espaa UNE (Una
Norma Espaola), y en Francia NF (Norme Franaise).
Existe adems a nivel europeo un organismo de normalizacin que normaliza con el acrnimo CEN. Muchas normas ISO son adoptadas tambin como
normas europeas.
Normalizacin ISO
En el campo de la normalizacin ISO, es frecuente que primero se desarrolle una norma
nacional, y que una vez que ha sido publicada y adoptada, se presente al comit tcnico
correspondiente, para que a partir de ese texto se convierta en una norma ISO. Es exactamente el caso de la norma fundacional en gestin de documentos, la ISO 15489, cuyo
origen es una norma australiana publicada en 1996, la AS 4390, Records management.
Tambin existe la posibilidad de que organismos fuera de ISO hayan redactado una determinada norma y que quieran convertirla en norma ISO para ganar en prestigio, visibilidad y credibilidad. En gestin de documentos, este es el caso de las normas 16175: 2010.
En Espaa, la normalizacin UNE en gestin de documentos no difiere demasiado de la normalizacin ISO. El CTN50/SC1 de AENOR (Gestin de documentos y aplicaciones) es el comit nacional que naci como espejo tanto del
TC46/SC11 como del TC 171. La Secretara del Subcomit la ejerce la Subdireccin de Archivos Estatales, y la Secretara del Comit la ejerce FESABID. Los
miembros de los comits tcnicos nacionales (CTN) son organizaciones que
tienen intereses en el sector. Estas organizaciones nominan a sus representantes y expertos. Estos, al ser la fuerza de trabajo para desarrollar las normas,
constituyen la contribucin de las organizaciones a la normalizacin de su
sector.
Concretamente en gestin de documentos, aunque el SC podra perfectamente
trabajar en normas de exclusiva aplicacin nacional, ha preferido alinearse con
el trabajo internacional, especialmente el del TC46/SC11. Su tarea principal
es la traduccin y adopcin de las normas ISO y la promocin de las mismas;
as como la participacin muy activa en el trabajo internacional de redaccin
de normas ISO.
Estndares
Hay una serie de normas o estndares disponibles sobre distintos aspectos de la tecnologa
relacionados con la gestin y trasmisin de informacin y por lo tanto, con la gestin de
documentos. Sin ellos, no sera posible que la infraestructura tecnolgica funcionara y no
habra sido posible la sociedad de la informacin tal como hoy la conocemos. Empezando
por el protocolo de Internet TCP/IP, o el lenguaje HTML que permiti la popularizacin
de la WWW. Un ejemplo de recopilacin de estas normas podemos encontrarlo en el
17
proyecto de Norma tcnica de interoperabilidad de la Administracin espaola. Catlogo

de estndares
2.3. Otras normas de organismos distintos a ISO relacionadas con

la gestin documental. Requisitos funcionales y descripcin
archivstica
Desde otros organismos se han desarrollado tambin normas vinculadas con
la gestin documental. En este apartado presentamos las ms representativas
de dos mbitos:
1) requisitos funcionales del software,
2) descripcin archivstica.
2.3.1. Requisitos funcionales del software
Uno de los campos de actividad relacionados con la gestin documental es el
de los requisitos funcionales que debe tener una aplicacin de software para
gestionar documentos electrnicos. Estos requisitos han sido objeto de normalizacin desde hace bastante tiempo. Esta normalizacin se ha basado habitualmente en el establecimiento de un conjunto de funcionalidades, que
pueden ser comprobadas en un proceso de verificacin. Los proveedores de
soluciones informticas someten sus soluciones al proceso de verificacin para
poder obtener una certificacin u homologacin de sus productos, lo que les
permite vender mejor sus soluciones. Por su parte, los clientes potenciales de
estas soluciones utilizan este tipo de certificacin como uno de los criterios
(en muchos casos de tipo obligatorio) a la hora de seleccionar la herramienta
a implantar.
En cada pas o zona geogrfica la normalizacin de requisitos funcionales se
ha desarrollado de distinta forma (figura 2).
Figura 2. Normalizacin de las funcionalidades del software
18
Las dos normas ms influyentes a nivel mundial son el DoD5015 (Records

Management Applications - Design Criteria Standard) y Mo-Req2010 (Modular Requirements for Records Systems). La primera, DoD 5051, ha sido publicada y mantenida por el Departamento de Defensa de Estados Unidos, de
mbito estadounidense. MoReq2010, de mbito europeo, ha sido publicada y
mantenida por el DLM frum, dependiente de la Unin Europea.
Adems de estas dos normas citadas, otros pases han desarrollado sus propias
especificaciones para su mbito nacional. En su momento, tambin el Consejo Internacional de Archivos, especialmente su seccin de Australasia, redact
unos requisitos funcionales en tres partes. Posteriormente a su publicacin, el
ICA pidi su tramitacin como Normas ISO. Una vez pasado el trmite correspondiente, las normas se convirtieron en las ISO 16175 (1-3), Principles and
functional requirements for records in electronic office environments.
Desde el inicio de este tipo de normalizacin, las distintas iniciativas que se
Especificaciones
Se puede consultar una lista de
las especificaciones desarrolladas por otros pases en http://
www.moreq2.eu/otherspecifications, la web no oficial (colateral) de MoReq mantenido por la empresa que redact MoReq2. Posteriormente,
esta empresa no ha continuado con el desarrollo de MoReq2010.
han ido sucediendo a lo largo del tiempo han consolidado un tipo de producto en el mercado que se conoce con la denominacin EDRMS (Electronic
document and records management sytems). La reciente publicacin de MoReq2010 (en el 2011) ha supuesto un cierto cambio de tendencia, sobre la cual
todava no tenemos constancia de los efectos que producir.
Es importante entender que estas especificaciones solo aplican a los productos
de software que se pueden utilizar en la gestin documental y a las empresas
que los desarrollan.
DoD 5015
El primer planteamiento de requisitos funcionales se produjo en USA con la
primera publicacin del DoD 5015 (Design Criteria Standard for Electronic
Records Management Software Applications) en 1997. Esta norma surgi como respuesta del Departamento de Defensa (DoD) de Estados Unidos a las dificultades con las que se encontraron para presentar documentos (records) en
las demandas interpuestas por los soldados afectados por el sndrome de la
primera Guerra del Golfo. Todos los datos de los soldados, incluyendo los
resultados de los reconocimientos mdicos, haban sido tratados informticamente, pero no se haba establecido un sistema de gestin de documentos que
garantizase su adecuada seguridad, preservacin y conservacin. Desde entonces, con varias puestas al da, se ha convertido en la norma de facto de todas
las agencias gubernamentales de los Estados Unidos, siendo ratificada por los
NARA (National Archives and Records Administration).
Ved tambin
En la especializacin Experto en herramientas tecnolgicas de gestin documental se
ofrece mayor detalle de estas
especificaciones.
19
MoReq
La andadura de MoReq comenz con la publicacin de la primera especificacin en el ao 2001. Esta primera especificacin era muy similar a su homloga norteamericana, y adems estaba muy influenciada por la especificacin
que la britnica Public Records Office haba desarrollado, y haba empezado
a certificar.
A nivel europeo nunca se lleg a abrir una oficina de certificacin de MoReq, si
bien todos los fabricantes rpidamente incluyeron en sus materiales de venta
y promocionales que sus productos cumplan con la especificacin.
Al tiempo de la revisin de MoReq, por fin se decide la implementacin de la
oficina de certificacin, con el apoyo de los fabricantes de software que participan en el proceso. Sin embargo, cuando se publica en el 2008 el MoReq 2 y
se abre el proceso de certificacin, se empiezan a or voces muy crticas entre
los proveedores, pues las funcionalidades se han hecho tan detalladas que no
posibilitaran la diferencia entre uno y otro software. Un solo fabricante (Faba
Software, de Austria) pasa el proceso de certificacin. Rpidamente se da un
golpe de timn y se empieza a redactar MoReq 2010, cambiando completamente el enfoque de la especificacin, que incluso manteniendo el acrnimo
cambia hasta de nombre, pasando de Model requirements for Electronic Records
Management a Modular requirements for records systems. Esta especificacin se
public en su parte principal en el 2011. Otros mdulos adicionales se publicaron en el 2012 para consulta y estarn prximas a validarse.
2.3.2. Descripcin archivstica y formatos de intercambio
El otro campo de actividad que ha sido objeto de normalizacin es el de la
descripcin archivstica y los formatos de intercambio. En este mbito se ha
desarrollado tambin un trabajo de normalizacin que requiere armonizacin
e integracin con los otros trabajos de normalizacin en el mbito de gestin
de documentos en las oficinas.
Normalizacin en el mbito archivstico
Siguiendo la estela de la normalizacin de la descripcin bibliogrfica llevada a
cabo hace muchos aos por las bibliotecas, los profesionales de archivos tambin buscaban desesperadamente la normalizacin del proceso de descripcin
de los materiales que se encuentran custodiados en los archivos.
Este proceso de normalizacin fue liderado por el ConsejoInternacionalde
Archivos que comenz desarrollando la ISAD (International Standard of Archival Description), al que han seguido otros que la complementan:
ISDF - International Standard for Describing Functions
MoReq
Todas estas versiones
de MoReq estn disponibles en http://
www.dlmforum.eu/index.php?
option=com_content&view=
article&id=17&Itemid=22&lang
=en
20
ISDIAH - International Standard for Describing Institutions with Archival

Holdings
ISAAR (CPF) - International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families
Todas ellas forman el conjunto de normas que se utilizan para la descripcin

de los documentos que se encuentran en los archivos y estn pensadas para ser
utilizadas por los archiveros en su labor de puesta en valor de los documentos
que custodian. Aunque el punto de vista es radicalmente distinto, hay que
tener en cuenta que los documentos que terminan en los archivos pueden
haber sido gestionados, previamente a su transferencia, por organizaciones en
las que se haya implantado un modelo de gestin de documentos electrnicos,
por lo que deben existir algunas confluencias entre la normalizacin de los
metadatos para la gestin de documentos (normas ISO 23081), y la descripcin
archivstica (normas ISAD).
Integracin de normas
Tomando en consideracin esta necesidad de confluencia normativa, muchos
profesionales se preguntan cmo se pueden compaginar estas normas (ISO
23081 e ISAD), o cul debe prevalecer sobre las otra. Las respuestas son mltiples y diversas segn el interlocutor al que se le haya formulado la pregunta. A
modo de ejemplo explicamos dos formas diferentes de entender cmo utilizar
conjuntamente las normas ISO 23081 (1-3) de metadatos para la gestin de
documentos y las normas ISAD (G) para la descripcin archivstica.
Estos ejemplos son:
1) El proceso de implantacin de los metadatos para la gestin de documentos debe producirse en el momento en que se quiere implantar, modificar o
desarrollar una aplicacin corporativa o un sistema de gestin de documentos
electrnicos. Es en este momento cuando se deben aplicar las normas de metadatos para la gestin de documentos que nos ayudan a la eleccin del modelo de metadatos, la eleccin de un esquema de metadatos y el desarrollo de
un perfil de aplicacin. En la semntica y sintaxis debera tenerse en cuenta las
convenciones de las normas de descripcin archivstica para que los metadatos sirvan de base para la misma. Los elementos de descripcin archivstica no
capturados y que fuesen necesarios se podran incluir a posteriori en el ingreso
de estos documentos en el repositorio de conservacin permanente o archivo
definitivo, que es cuando se aplicaran las normas de descripcin archivstica.
2) Definicin por la Conferencia de Archiveros Universitarios espaoles de un
esquema de metadatos aunando los dos tipos de normas.
Metadatos
Los metadatos son datos que
describen el contexto, el contenido y la estructura de los
documentos, y su gestin a lo
largo del tiempo. (UNE-ISO
15489-1:2006)
21
Normalizacin de los formatos de intercambio

Por ltimo, igual que en el campo de las bibliotecas, a la normalizacin de la
descripcin archivstica sigui la normalizacin de los formatos de intercambio de estas descripciones archivsticas realizadas por medios electrnicos. Se
trata de que las descripciones realizadas en un determinado contexto sean intercambiables con las realizadas en otro diferente. Entre estas normas la ms
conocida y extendida es la EAD, Encoded Archival Description, publicada y
mantenida por la Library of Congress de los Estados Unidos.
2.4. Cmo utilizar las normas en el anlisis del contexto
organizativo
Para iniciar cualquier proyecto de gestin documental y especficamente de
gestin de documentos electrnicos, el anlisis que se realiza sobre el contexto
de la organizacin tiene que tener dos fases o niveles de profundizacin:
En primer lugar necesitamos hacer el anlisisdecontexto que nos permita realizar una propuesta viable del proyecto, modelo o sistema de gestin de documentos electrnicos que queremos implantar. Este anlisis es
previo y tiene como finalidad obtener la aprobacin y los recursos para
poner en marcha el proyecto.
En segundo lugar necesitamos hacer el anlisisenprofundidaddelos

procesos de trabajo y los documentos que nos permita realmente implantar lo propuesto. Este anlisis forma parte del proceso de implantacin
y profundiza en lo realizado en el primer nivel.
A veces es muy difcil separar estos dos niveles y lo mejor es dejarse guiar por el
sentido comn, y el entorno donde se trabaja. En esta asignatura (Anlisis del
contexto organizativo) damos pautas para trabajar en los dos niveles. Para el
primero ser totalmente necesario saber cul es el entorno legislativo y organizativo que nos encontramos (mdulos del 1 al 4), y una primera impresin
del entorno en el que se producen los documentos (mdulos del 5 al 7), para
poder hacer un planteamiento de alcance viable y adecuado en cada organizacin (mdulo 8). Para el segundo deberemos analizar en profundidad cmo
se generan los documentos en los procesos de trabajo.
En este apartado veremos en qu parte de este anlisis de contexto las normas
nos pueden ser tiles y para qu, indicando qu utilidad pueden tener en otras
etapas del proceso de implantacin de modelo de gestin documental.
Ved tambin
Lo estudiaremos ms a fondo
en el mdulo Anlisis y diseo: Modelo documental.
22
2.4.1. Anlisis del contexto: estudio de viabilidad del proyecto

En el anlisis de contexto que se realiza previamente a la aceptacin o aprobacin de una propuesta es importante evaluar si la indicacin de que el proyecto va a cumplir determinadas normas refuerza la idea sobre el mismo o no.
En este sentido la experiencia indica que el apoyo en normas internacionales, especialmente las normas ISO por su prestigio y universalidad, suelen ser
un argumento importante y de peso para fortalecer un proyecto de gestin
documental. En este caso, la utilidad de la mencin de las normas ISO es un
elemento de marketing que no pasa desapercibido para nadie, y que quizs
podemos identificar como el mayor logro de las normas de gestin documental. Es muy distinto presentar un proyecto que se basa en una normativa internacional, que un proyecto que no tiene ms sustento que el conocimiento
de quien lo presenta.
En la mayor parte de los casos, nuestros interlocutores ni se han ledo ni se
piensan leer las normas en las que sustentamos el proyecto, pero en cualquier
caso hay que ser riguroso y evitar los errores ms comunes, que pueden causar
efectos no deseados:
Mencin
Error
Consecuenciasposibles
El modelo de gestin documental que se

propone se basa en las normas ISO 30300,
ISO15489, MoReq2010, ISO14721 OAIS,
ISO27000 seguridad de la informacin,
ISAD e ISO 23081
Se mezclan normas con muy distintos pro-

psitos y alcances, algunas de ellas con
ciertas dificultades de implantacin conjun-
ta. No se especfica para qu se va a utilizar cada una, y se meten todas en el mismo saco.
El exceso de normas puede dar la sensacin de caos y de complejidad.

La implantacin real de un modelo de
gestin documental con todos estos componentes es efectivamente complejo y
puede ver su viabilidad comprometida.
La aplicacin informtica escogida para la

implantacin del sistema de gestin documental cumple con los estndares internacionales ISO 30000, ISO 15489, MoReq2010, ISO14721 OAIS, ISO27000 seguridad de la informacin, ISAD e ISO 23081
Una aplicacin informtica puede cumplir

con las normas de requerimientos funcionales, pero difcilmente con las que no se
aplican al software, por lo que al expresarlo de esta manera se est bsicamente min-
tiendo.
Afirmaciones de este tipo demuestran un

desconocimiento de lo que se quiere implantar, que puede ser detectado en cualquier momento.
Nunca se podr demostrar esta afirmacin.
Normas bsicas para el sustento de un modelo de gestin documental

Para indicar las normas en las que el modelo de gestin documental se sustenta se podran utilizar dos normas: la ISO15489, Gestin de documentos
(partes 1 y 2) y la ISO30300/30301, Sistemas de gestin para los documentos.
Mencionar las dos no presenta contradicciones, pero es una redundancia pues
todos los preceptos de la ISO 15489 estn incluidos en la ISO 30300.
En cualquier caso, en el anlisis de contexto previo, para poder decir que el
modelo a implantar va a seguir una de estas normas, tiene que haberse detectado que en la organizacin son viables los siguientes planteamientos:
23
Se entiende por gestin documental todos los procesos, desde la creacin

de los documentos hasta su conservacin definitiva o eliminacin. La gestin documental comienza cuando se crean los documentos e interviene
en las decisiones de cmo, cundo y dnde se crean documentos que reflejan las actividades llevadas a cabo.
La gestin documental se entiende integrada en los procesos de negocio y

no como una actividad separada de los mismos.
Existe una implicacin de la organizacin en la implantacin de la gestin

documental no solo en los departamentos que tienen asignadas estas funciones.
No son las normas adecuadas si el planteamiento es la puesta en marcha de

un sistema de preservacin de documentos, o el funcionamiento interno de
un archivo.
Candidatas preferentes a la implantacin de un SGD 30300
Proponer la implantacin de un sistema de gestin documental para los documentos ISO 30301 requerira adems de los planteamientos anteriores, haber
observado la viabilidad de implantar en la organizacin los exigentes requisitos de un sistema de gestin para la mejora continua, o al menos el alineamiento con las polticas de gestin generales de la organizacin.
Todas las organizaciones pueden implantar la ISO 30301. Sin embargo, podemos destacar algunas caractersticas que hacen a las organizaciones candidatos
preferentes a su implantacin:
Organizaciones que ya hayan implantado otra norma de sistemas de gestin (9001, 14001, 27001, 50001, etc.). La complementariedad y la implantacin integrada permite un menor esfuerzo, obteniendo grandes beneficios en la gestin de la documentacin del sistema de gestin ya implantado.
Organizaciones que hayan formalizado su sistema de gestin documental

siguiendo las buenas prcticas de la ISO 15489. Los controles y procesos
documentales estarn operativos, por lo que la implantacin de la 30301
se centrar en la elaboracin de la documentacin y la comunicacin, y
en la puesta en marcha de los procesos de auditora, revisin y mejora
continua.
Organizaciones en las que la necesidad de evidencia de sus actividades sea

un componente clave de su gestin. Podemos encontrar ejemplos en los
entornos fuertemente regulados o en organizaciones que quieren demos-
24
trar de manera fehaciente su compromiso con determinados cdigos de

conducta, como la responsabilidad social corporativa.
Organizaciones en las que la informacin y la documentacin sean el elemento principal de su actividad. Un ejemplo claro son los organismos reguladores, que ejercen su actividad recibiendo informacin de sus regulados y del mercado donde actan, la analizan y actan en consecuencia.
Para estas organizaciones la informacin no solo es estratgica como para
el resto, sino que, adems, es la materia prima con la que trabajan.
Organizaciones en las que el proceso de trasformacin hacia en entorno

digital requiera un replanteamiento de la gestin de la informacin y los
documentos. La metodologa de la ISO 30301 permite abordar este procesos con garantas de no estar inventando la rueda.
2.4.2. Anlisis en profundidad

Una vez que el proyecto se va a implementar, para el anlisis en profundidad
es necesario tener en cuenta el informetcnicoISO26122, Anlisis de los
procesos de trabajo para la gestin de documentos.
Este informe recoge las buenas prcticas metodolgicas para analizar los procesos de trabajo en la organizacin mirndolos desde la ptica de la gestin
documental. Es una herramienta muy til en los procesos de anlisis que hay
que llevar a cabo antes de poder implementar los procesos de gestin documental. En todos los casos nos ofrece una serie de preguntas, que se pueden
utilizar como una herramienta muy til a la hora de estar realizando el anlisis.
En este informe tcnico se identifican tres tipos de anlisis diferentes:
1)Anlisisdecontexto, en el que se deben identificar los requisitos legales,
de negocio y de otra ndole con respecto a la gestin de los documentos. Este
anlisis es siempre obligatorio y se debe hacer incluso en la etapa previa a la
presentacin del proyecto.
2)Anlisisfuncional. Este anlisis facilita la aproximacin a la organizacin
de arriba/abajo (top/down) y la identificacin de objetivos/funciones/actividades de la organizacin para identificar los procesos recurrentes. Es el anlisis
que habitualmente se utiliza en las metodologas archivsticas. Los resultados
de este anlisis suelen ser herramientas muy tiles y necesarias para la implementacin de la gestin documental como:
esquemas de clasificacin funcionales,
calendarios de conservacin,
reglas de denominacin de documentos y
25
tablas de acceso y seguridad.
3)Anlisissecuencial. Este anlisis aborda una aproximacin a la organizacin de abajo/arriba (down/top), e identifica el mapa de acciones, su secuencia
dentro de un proceso de trabajo y la relacin de unos procesos con otros. Este
tipo de anlisis ha estado normalmente asociado a la reingeniera de procesos
o a la automatizacin de flujos de trabajo, pero en esta norma se ve desde el
punto de vista de la gestin de documentos. Esta visin suele completar los
anlisis de flujos de trabajo y es de gran utilidad en la implantacin de herramientas de gestin de documentos electrnicos, y en los proyectos que quieren integrar de forma automatizada la gestin de documentos en los procesos
de trabajo habituales de la organizacin. El resultado habitual de este anlisis
se refleja en flujogramas o diagramas de flujos, en los que se identifican los
componentes documentales. Se utiliza:
Identificar los eventos que deben crear documentos.
Determinar los datos que se crean y se mantienen.
Determinar los elementos que deben constituir los documentos y datos a

conservar para que representen el proceso completo.
En la siguientes figuras vemos unos esquemas de cmo podra ser el resultado

grfico de este tipo de anlisis a un proceso de trabajo muy simple. En ambos
casos es importante resaltar que siempre se pintan los documentos, identificndolos con las acciones donde se producen. Esta suele ser la diferencia fundamental sobre un anlisis de procesos que se ha hecho sin tener en cuenta
la perspectiva documental.
26
Figura 3. Ejemplo de grfico de un proceso desde la perspectiva documental
Figura 4. Ejemplo de grfico de un proceso desde la perspectiva documental
Reflexin
Si al analizar la organizacin
donde queremos implantar
la gestin documental vemos
que existen otros proyectos de
reingeniera u optimizacin de
procesos, cul sera la mejor
manera de actuar?
27
2.4.3. Sntesis de las normas recomendables en la

implementacin de un sistema de gestin documental y su
uso
En la siguiente tabla veremos todas las normas mencionadas y para qu y en
qu momento de la implantacin de un sistema de gestin documental nos
pueden ser tiles. Los ttulos de las normas estn enlazados a la informacin
pblica sobre las mismas. Solo algunas de ellas estn disponibles en abierto, en
estos casos el enlace es al documento en la web. En los otros casos las normas se
encuentran disponibles para su lectura en la biblioteca respetando los derechos
de copyright correspondientes.
Normasoriginales
Equivalentestraducidas
Utilidad
Momentoparautilizarlas
ISO 15489-1:2001 Information

and documentation - Records
management - Part 1: General
UNE-ISO 15489:2006 Informacin y documentacin. Gestin

de documentos. Parte 1: Generalidades
1) Como instrumento de marketing

2) Cmo una gua de los distintos procesos y controles documentales a implantar, y la filosofa de los mismos
3) Como gua para la redaccin
de polticas y asignacin de responsabilidades
En el planteamiento inicial para la

aprobacin y asignacin de recursos
En la fase de diseo de un modelo de gestin documental
ISO/TR 15489-2:2001 Information and documentation - Records management - Part 2:

Guidelines
UNE-ISO/TR 15489-2:2006 Informacin y documentacin.

Gestin de documentos. Parte
2: Directrices
1) Cmo una gua de los distin- En la fase de diseo de un modetos procesos y controles docu- lo de gestin documental
mentales a implantar y la filosofa de los mismos
2) Como gua para la redaccin
de polticas y asignacin de responsabilidades
3) Como gua metodolgica

and documentation - Principles
and functional requirements for
records in electronic office environments - Part 1: Overview
and statement of principles
UNE-ISO 16175-1:2012 Informacin y documentacin. Principios y requisitos funcionales

para documentos en entornos
de oficina electrnica. Parte 1:
Generalidades y declaracin de
principios
1) Para los desarrolladores inProcesos de desarrollo informtiformticos en el desarrollo de

co
aplicaciones informticas para
Procesos de seleccin de software
la gestin de documentos (en
conjunto con las partes 2 o 3)
2) Como gua en los procesos
de seleccin de herramientas de
software para la gestin de documentos (en conjunto con las
partes 2 o 3)
(En ese caso se recomienda elegir solo una especificacin de
estas caractersticas y no pretender cumplir varias al mismo
tiempo. Puede ser esta, MoReq
o DoD 5015)

records in electronic office environments - Part 2: Guidelines
and functional requirements
for digital records management
systems

Directrices y requisitos funcionales para sistemas que gestionan documentos electrnicos
dem cuando lo que se trata es Procesos de desarrollo informtide desarrollar o seleccionar una co
aplicacin informtica de la ca- Procesos de seleccin de software
tegora de EDRMS
28
Normasoriginales

records in electronic office environments - Part 3: Guidelines
records in business systems

Directrices y requisitos funcionales para documentos de la organizacin

and documentation - Records
management processes - Metadata for records - Part 1: Principles
UNE-ISO 23081-1:2008 InforPara la definicin de esquemas En la fase operativa de diseo e

macin y documentacin. Pro- de metadatos para la gestin de implantacin de sistemas de gescesos de gestin de documen- documentos
tin de documentos electrnicos
tos. Metadatos para la gestin
de documentos. Parte 1: Principios

and documentation - Managing
metadata for records - Part 2:
Conceptual and implementation issues
UNE-ISO 23081-2:2011 Informacin y documentacin. Procesos de gestin de documentos. Metadatos para la gestin
de documentos. Parte 2: Elementos de implementacin y
conceptuales
Para la definicin de esquemas En la fase operativa de diseo e

de metadatos para la gestin de implantacin de sistemas de gesdocumentos
tin de documentos electrnicos
Para la implementacin de los
metadatos y procesos asociados
ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation - Managing metadata for records Part 3: Self-assessment method
UNE-ISO/TR 23081-3:2012 IN
Informacin y documentacin.
Metadatos para la gestin de
documentos. Parte 3: Mtodo
de auto-evaluacin
Como qua para evaluar cmo En la fase de evaluacin de un sisse han implementado los meta- tema en funcionamiento de cara
datos en un determinado siste- a detectar reas de mejora
ma de gestin de documentos
14ISO/TR 26122:2008 Informa- UNE-ISO/TR 26122:2008 IN Intion and documentation - Work formacin y documentacin.
process analysis for records
Anlisis de los procesos de trabajo para la gestin de documentos
Utilidad
En el desarrollo y/o mejora o

Procesos de desarrollo informtipuesta al da de aplicaciones de co
gestin que crean informacin
o documentos que son evidencia o soporte de las actividades
de una organizacin
Como gua en el proceso de

En la operativa de implementaanlisis para la identificacin de cin de un sistema de gestin dolos documentos y la elaboracin cumental
de instrumentos como cuadros
de clasificacin, tablas de acceso, etc.
ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records 15
UNE-ISO/TR 13028:2011 IN In- Como gua para establecer el

formacin y documentacin.
proceso y procedimientos de la
Directrices para la implementa- digitalizacin
cin de la digitalizacin de documentos
En la operativa de implementacin de un sistema de gestin documental
ISO 30300:2011 Information

and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary
UNE-ISO 30300:2011 Informacin y documentacin. Sistemas

de gestin para los documentos. Fundamentos y vocabulario
1) Como instrumento de marketing

2) Como inspiracin para tener
argumentos a favor de implantar un sistema de gestin de documentos
3) Para entender los conceptos
que se utilizan en esta familia de
normas
En el planteamiento inicial para la

aprobacin y asignacin de recursos
En la implantacin de un sistema
de gestin para los documentos
ISO 30301
ISO 30301:2011 Information

and documentation - Management systems for records - Requirements
UNE-ISO 30301:2011 Informacin y documentacin. Sistemas

de gestin para los documentos. Requisitos
1) Cmo referencia obligada en En la implantacin y evaluacin

la implantacin de un sistema
de un sistema de gestin para los
de gestin de este tipo
documentos ISO 30301
2) En el proceso de auditora del
sistema de gestin
3) Aunque las circunstancias de
la organizacin no permitan el
establecimiento formal de un
sistema de gestin, esta norma
puede ser utilizada como gua o
inspiracin del modelo de gestin documental (en conjunto
con la ISO 15489 por ejemplo)
29
Normasoriginales
ISO 14721:2003 Space data
and information transfer systems - Open archival information system - Reference model
Utilidad
Sin equivalente
Como modelo a seguir al construir una aplicacin informtica

para repositorios de documentos digitales
Procesos de desarrollo informtico
ISO 14641-1:2012 Electronic ar- Sin equivalente

chiving - Part 1: Specifications
concerning the design and the
operation of an information system for electronic information
preservation
Como modelo a seguir al construir una aplicacin informtica

para el almacenamiento y custodia de documentos digitales
Procesos de desarrollo informtico o de servicios de custodia de

documentos electrnicos
ISO/TR 15801:2009 Document

management - Information stored electronically - Recommendations for trustworthiness and
reliability
UNE-ISO/TR 15801:2008 IN
Imagen electrnica. Informacin almacenada electrnicamente. Recomendaciones sobre
veracidad y fiabilidad
Como modelo a seguir al cons- Procesos de desarrollo informtitruir el sistema de almacenaco o de servicios de custodia de
miento y custodia de documen- documentos electrnicos
tos digitales
ISO/TR 18492:2005 Long-term UNE-ISO/TR 18492:2008 IN

preservation of electronic docu- Conservacin a largo plazo de
ment-based information
la informacin basada en documentos
Como modelo a seguir al cons- Procesos de desarrollo informtitruir el sistema de almacenaco o de servicios de custodia de
miento y custodia de documen- documentos electrnicos
tos digitales

management - Electronic document file format for long-term
preservation - Part 1: Use of PDF
1.4 (PDF/A-1)
UNE-ISO 19005-1:2008 Gestin Para crear aplicaciones que sean En el desarrollo de programas inde documentos. Formato de fi- capaces de generar documenformticos para generar docuchero de documento electrni- tos en este formato
mentos en este formato
co para la conservacin a largo
plazo. Parte 1: Uso del PDF 1.4
(PDF/A-1).

Sin equivalente
management - Electronic document file format for long-term
preservation - Part 2: Use of ISO
32000-1 (PDF/A-2)
Para crear aplicaciones que sean En el desarrollo de programas incapaces de generar documenformticos para generar docutos en este formato

management -- Portable document format -- Part 1: PDF 1.7
Sin equivalente

Sin equivalente
management - Engineering document format using PDF - Part
1: Use of PDF 1.6 (PDF/E-1
ISO/TR 22957:2009 Document

management - Analysis, selection and implementation of
electronic document management systems (EDMS)
Como gua en los procesos de

seleccin de software ECM o
EDMRS
Sin equivalente
En la seleccin y adquisicin de
software
ISO/TR 14105:2011 Document Sin equivalente

management - Change management for successful electronic
document management system
(EDMS) implementation
Como gua para definir proEn la planificacin operativa e imgramas de gestin del cambio
plementacin de la gestin del
cuando se implementa un apli- cambio
cacin de gestin de gestin de
documentos electrnicos
MoReq2010 Modular Requirements for Records Systems
Para los desarrolladores inforProcesos de desarrollo informtimticos en el desarrollo de apli- co

caciones informticas para la
gestin de documentos
En los procesos de seleccin de
software como orientacin de
funcionalidades
Sin equivalente
30
Normasoriginales
DoD 5015.02-STD Records Management Applications. Design

Criteria Standard
Utilidad
Para los desarrolladores inforProcesos de desarrollo informtimticos en el desarrollo de apli- co

caciones informticas para la
gestin de documentos
En los procesos de seleccin de
software como orientacin de
funcionalidades
ISAD(G) General International

Standard Archival Description Second edition
ISAD(G) Norma Internacional

Como gua para la realizacin
General de Descripcin Archivs- de las descripciones de los matica, 2. ed., 2000
teriales custodiados en los archivos
Como inspiracin para definir
sintaxis y semntica en la construccin de esquemas de metadatos
En el proceso de descripcin una

vez que los documentos han entrado en los archivos (habitualmente definitivos)
ISDF International Standard for

Describing Functions
ISDF Norma internacional para

la descripcin de funciones

de las descripciones de los materiales custodiados en los archivos

ISDIAH International Standard

for Describing Institutions with
Archival Holdings
ISDIAH Norma Internacional pa- Como gua para la realizacin

ra describir instituciones que
de las descripciones de los macustodian fondos de archivo
teriales custodiados en los archivos

ISAAR (CPF) International Standard Archival Authority Record

for Corporate Bodies, Persons
and Families, 2nd Edition
ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y familias, 2.
ed., 2004

de las descripciones de los materiales custodiados en los archivos

EAD Encoded Archival Description
Sin equivalente
Para los desarrolladores informticos que necesiten exportar/importar formatos EAD de

las descripciones archivsticas
gestionadas en un sistema de
informacin
Cuando se desarrollan funcionalidades informticas de las aplicaciones que gestionen descripciones archivsticas
31
Actividades
1. Leed la norma ISO 26122, Anlisis de procesos para la gestin de documentos, e identificad
el contexto en el que las directrices de esta norma pueden ser tiles en un proyecto de gestin
documental.
32
Bibliografa
Direccin General de Modernizacin Administrativa, Procedimientos e Impulso
de la Administracin Electrnica (2012). Gua de aplicacin de la Norma Tcnica de
Interoperabilidad. Madrid: Ministerio de Hacienda y Administraciones Pblicas.
ISAAR (CPF). International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons
and Families.
ISAD (G). General International Standard Archival Description. ICA.
ISDF. International Standard for Describing Functions.
ISDIAH. International Standard for Describing Institutions with Archival Holdings.
ISO 14289-1:2012. Document management applications - Electronic document file format
enhancement for accessibility - Part 1: Use of ISO 32000-1 (PDF/UA-1).
ISO 14641-1:2012. Electronic archiving - Part 1: Specifications concerning the design and
the operation of an information system for electronic information preservation.
ISO 14721:2012. Space data and information transfer systems - Open archival information
system (OAIS) - Reference model.
ISO 16175-1:2010. Information and documentation - Principles and functional requirements
for records in electronic office environments - Part 1: Overview and statement of principles.
for records in electronic office environments - Part 2: Guidelines and functional requirements
for digital records management systems.
for records in electronic office environments - Part 3: Guidelines and functional requirements
for records in business systems.
ISO 18492 ISO/TR 18492:2005. Long-term preservation of electronic document-based information.
ISO 19005-1:2005. Document management - Electronic document file format for long-term
preservation - Part 1: Use of PDF 1.4 (PDF/A-1).
ISO 19005-2:2011. Document management - Electronic document file format for long-term
preservation - Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2).
ISO 24517-1:2008. Document management - Engineering document format using PDF - Part
1: Use of PDF 1.6 (PDF/E-1).
ISO 32000-1:2008. Document management - Portable document format - Part 1: PDF 1.7.
ISO 32000-1:2008. Document management - Portable document format - Part 1: PDF 1.
ISO ISO/IEC 29500-1. Information technology - Document description and processing languages - Office Open XML File Formats.
ISO/IEC 29500-1:2012. Information technology - Document description and processing languages -- Office Open XML File Formats - Part 1: Fundamentals and Markup Language Reference.
ISO/IEC 29500-2:2012. Information technology - Document description and processing languages -- Office Open XML File Formats - Part 2: Open Packaging Conventions.
ISO/IEC 29500-3:2012. Information technology - Document description and processing languages -- Office Open XML File Formats - Part 3: Markup Compatibility and Extensibility.
ISO/IEC 29500-4:2008/Cor 1:2010.
ISO/IEC 29500-4:2012. Information technology - Document description and processing languages -- Office Open XML File Formats - Part 4: Transitional Migration Features.
ISO/TR 15801:2009. Document management - Information sto-red electronically - Recommendations for trustworthiness and reliability.
33
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ISO/TR 26122:2008/Cor 1:2009.
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