2010

FCAB

Oscar Zárate

[ANALISIS DE INSUMOS IMPRESORA]

Informe preparado para el análisis de gastos incurridos en Insumos de impresora (papel, tinta, toner o cinta).
INDICE

Contenido
INDICE ..............................................................................................................................................................................................................................2
COMENTARIOS DEL ANALISIS ..........................................................................................................................................................................................3
ANALISIS INSUMOS IMPRESORA .....................................................................................................................................................................................4
Análisis de los últimos 5 años para insumos Impresora (2005-2009) .........................................................................................................................4
INSUMO CARTA ...........................................................................................................................................................................................................8
INSUMO TINTA ..........................................................................................................................................................................................................10
INSUMO TONER .........................................................................................................................................................................................................12
INSUMO OFICIO .........................................................................................................................................................................................................14
ANALISIS INSUMOS GPD............................................................................................................................................................................................16
QUIEBRES ENCONTRADOS ............................................................................................................................................................................................19
CONCLUSIONES .............................................................................................................................................................................................................20

FCAB | INDICE 2
COMENTARIOS DEL ANALISIS
Se solicitó inicialmente una orientación a la gente de control de gestión sobre gastos en insumos para impresora. Existe una cuenta donde va a
parar todos los artículos de oficina, desde el clip hasta el desodorante ambiental, por lo que la estrategia para encontrar los datos fue ir a la
fuente original, sistema de Abastecimiento, tabla SAB_MOVIMIENTOS. Básicamente buscando por concepto de CONSUMO y COMPRA, filtrando
la palabra TINTA, CARTA, TONER, CINTA, PAPEL, OFICIO, etc. se pudo encontrar la información solicitada. El arduo trabajo estuvo en encontrar los
filtros necesarios para que sólo apareciera la información solicitada, recurriendo a no incluir palabras como:
'%HIG%' '%MILIMETRADO%' '%FIL%' '%PORTA%' '%DIAG%'
'%PAPELER%' '%CAFE%' '%DIPTICO%' '%TRITU%' '%CAMBIO%'
'%LIJA%' '%TOALLA%' '%BANDEJA%' '%TRIDGE%' '%REPUES%'
'%TOALLA%' '%TOLLA%' '%STANDAR%' '%CORCHE%' '%TARJ%'
'%SERV%' '%PICADOR%' '%MURAL%' '%OPALI%' '%REPAR%'
'%KRAFT%' '%PAPELILLO%' '%MEDIR%' '%ROLL%' '%CHEQ%'
'%TERMICO%' '%BUZO%' '%BAÑOS%' '%PLOT%' '%TRANS%'
'%FLINT%' '%PLUMON%' '%VOLANTIN%' '%TRANSFER%' '%CAB%'
'%CALCULAR%' '%BOLSA%' '%VILLET%' '%MADERA%' '%COMPR%'
'%BOND%' '%RR.HH%' '%APRETA%' '%ENCH%'
'%ANILLA%' '%TIJERAS%' '%DESTRUCTORA%' '%MICA%' '%ARRE%'
'%INSTALA%' '%FABRICA%' '%NAVIDAD%' '%SOBRES%' '%FALL%'
'%REGALO%' '%PH%' '%REFLE%' '%CUCHIL%' '%ATEN%'
'%CALCO%' '%VEGETAL%' '%SUJETA%' '%ARCHI%' '%INST%'
'%CARBONICO%' '%SOBRE%' '%PACK%' '%BLOC%' '%AJUS%'
'%CONFORT%' '%OTRO%' '%ELITE%' '%CARPE%' '%AJS%'
'%PRESSPHAN%' '%CINTA%' '%LUSTRE%' '%FUNDAS%' '%PC%'
'%FOTOCOPIADORA%’ '%LATEX%' '%CROQUE%' '%CORRUG%' '%ETIQ%'
'%FAX%' '%TINTA%' '%DISPENS%' '%LAPIC%'
'%ECOPAPER%' '%CREPE%' '%AJUSTE%' '%RESM%'
'%ENVOLVER%' '%ABANICOS%' '%PAPELET%' '%RELOJ%'
'%RONEO%' '%HILADO%' '%DIARIO%' '%MANT%'
'%ALCO%'
'%HOJ%'
'%PUERT%'
'%TRAS%'

Se definen unidades de medidas: Carta y Oficio, resmas. La resma contiene 500 hojas. Tintas y Toner, cartuchos. Un cartucho de tinta imprime
en promedio 100 hojas color y 300 hojas negro, aprox. media resmas. Un toner imprime 3000 hojas en promedio, 6 resmas.

Para efectos de cálculo se establece que existe sólo cartucho de tinta negra, puesto que la diferenciación negra/color es muy compleja y
obedece a la descripción del registro en Abastecimiento, existiendo a veces poco detalle aclaratorio.

FCAB | COMENTARIOS DEL ANALISIS 3

ANALISIS INSUMOS IMPRESORA
Análisis de los últimos 5 años para insumos Impresora (2005-2009)
En qué se gastó más Que se ocupa más
GASTOS ($CLP) 2005-2009 CANTIDADES 2005-2009 Promedios Mensuales
Gastos Empresa
TINTA $ 107.790.183 CARTA 10.413 Resmas 174 resmas/mes o 86.775
hojas/mes
TONER $ 24.425.021 TINTA 6.705 Cartuchos 112 cartuchos/mes o 33.525
hojas/mes negro
CARTA $ 20.343.357 CONTINUO 6.004 Cajas
OFICIO $ 3.158.407 OFICIO 1.402 Resmas

Cuándo se ocupo más Cuándo se gasto más

CANTIDADES AÑO GASTOS ($CLP) AÑO
CARTA 2218 Resmas, 185 resmas/mes o 2008 tendencia alza CARTA $ 4.944.641 2009 tendencia alza
92.500 hojas/mes
TINTA 1576 Cartuchos, 131 2009 tendencia alza TINTA $ 25.554.976 2009 tendencia alza
cartuchos/mes o 8100 hojas/mes
OFICIO 327 Resmas, 27 resmas/mes 2006 tendencia baja OFICIO $ 700.657 2006 tendencia baja
o13.500 hojas/mes
TONER 147 Cartuchos, 12 cartuchos/mes 2009 Fuerte alza TONER $ 8.271.125 2009 fuerte alza
o 36.000 hojas/mes

CARTA, TINTA y TONER son los ítems que presentan mayor gasto en el período 2005-2009. Además, dentro de la compañía se utilizan mucho los
ítems CARTA y TINTA. En el Año 2009 presenta los mayores gastos para los ítems CARTA, TINTA y TONER.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 4

Gráfica N °1. Insumos de impresora destacados.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 5

 Gráfica N °2. Gastos y consumos para insumos destacados (millares $CLP).

La gráfica ejemplifica que el uso en CARTA se ha mantenido y su gasto va en aumento. Para el ítem TINTA su uso también ha ido en alza y su
gasto es más marcado en el último año (2009). En el caso del TONER presenta un alza importante en el gasto pero un leve aumento en el uso de
este ítem. Para el caso del OFICIO, se visualiza una tendencia a la baja en el uso y para el concepto gasto un leve descenso.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 6

 Gráfica N°3. Tendencia para los ítems importantes, CARTA, TINTA y TONER.

ITEM CANTIDADES GASTOS ITEM CANTIDADES GASTOS ITEM CANTIDADES GASTOS

CARTA 10413 $ 20.343.357 TINTA 6705 $ 107.790.183 TONER 479 $ 24.425.021
2005 1772 $ 3.487.414 2005 1001 $ 19.416.111 2005 36 $ 1.825.540
2006 2208 $ 3.642.799 2006 1203 $ 18.034.436 2006 63 $ 3.217.686
2007 2192 $ 4.020.943 2007 1458 $ 22.621.097 2007 120 $ 5.572.270
2008 2218 $ 4.247.559 2008 1467 $ 22.163.564 2008 113 $ 5.538.400
2009 2023 $ 4.944.641 2009 1576 $ 25.554.976 2009 147 $ 8.271.125

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 7

INSUMO CARTA

Qué CC consumió más CARTA

CARTA CANTIDAD (Resmas) 2005-2009 Promedio Mensual
5005 1255 tendencia baja GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS 21 resmas/mes o 10.500 hojas/mes
6205 505 leve baja DEPARTAMENTO PERSONAL 8 resmas/mes o 4.000 hojas/mes
6305 466 tendencia baja DEPTO. GESTION RECURSOS HUMANOS 8 resmas/mes o 4.000 hojas/mes
2305 442 fuerte alza DEPARTAMENTO INGENIERIA 7 resmas/mes o 3.500 hojas/mes
3005 426 fuerte baja GERENCIA OPERACIONES FERROVIARIAS 7 resmas/mes o 3.500 hojas/mes

Qué CC gasto más en CARTA

CARTA GASTOS 2005-2009
5005 $ 3.072.550 mantiene GERENCIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS
2305 $ 1.213.254 fuerte alza DEPARTAMENTO INGENIERIA
6205 $ 890.543 leve alza DEPARTAMENTO PERSONAL
5000 $ 808.497 mantiene
6305 $ 784.906 mantiene DEPTO. GESTION RECURSOS HUMANOS

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 8

Gráfica N°4. Consumo ítem Carta (millares $CLP y resmas) por CC.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 9

INSUMO TINTA

Qué CC gasto más TINTA

TINTA GASTOS 2005-2009
3130 $ 8.441.909 tendencia alza UNIDAD DE PROG. Y C. TRENES
5220 $ 7.367.247 tendencia alza ADQUISICIONES
2420 $ 6.437.084 tendencia baja DIVISION VIA
2402 $ 4.819.195 fuerte caída UNIDAD DE ESTUDIO
3120 $ 3.381.292 tendencia alza OFICINA MOVIMIENTO

Qué CC consumió más TINTA

TINTA CANTIDAD (cartucho) 2005-2009 Promedio mensual
3130 626 tendencia alza UNIDAD DE PROG. Y C. TRENES 10 cartuchos/mes o 3.000 hojas/mes
2420 480 tendencia baja DIVISION VIA 8 cartuchos/mes o 2.400 hojas/mes
5220 443 tendencia alza ADQUISICIONES 7 cartuchos/mes o 2.100 hojas/mes
4010 284 tendencia baja PATIO NORTE 5 cartuchos/mes o 1.500 hojas/mes
2402 221 tendencia baja UNIDAD DE ESTUDIO 4 cartuchos/mes o 1.200 hojas/mes

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 10

 Gráfica N°5. Consumo ítem TINTA (millares $CLP y cartuchos) por CC.

CC CANT. GASTOS CC CANT. GASTOS CC CANT. GASTOS CC CANT. GASTOS CC CANT. GASTOS
3130 626 $ 8.441.909 5220 443 $ 7.367.247 2420 480 $ 6.437.084 2402 221 $ 4.819.195 3120 185 $ 3.381.292
2005 91 $ 1.654.421 2005 62 $ 1.196.543 2005 73 $ 987.222 2005 41 $ 1.676.297 2005 19 $ 349.806
2006 61 $ 1.058.242 2006 61 $ 1.041.087 2006 113 $ 1.195.759 2006 56 $ 972.318 2006 24 $ 429.982
2007 57 $ 833.756 2007 101 $ 1.486.300 2007 176 $ 2.671.221 2007 93 $ 1.603.004 2007 33 $ 610.981
2008 204 $ 2.218.653 2008 106 $ 1.638.317 2008 63 $ 813.843 2008 27 $ 489.652 2008 95 $ 1.618.608
2009 213 $ 2.676.837 2009 113 $ 2.005.000 2009 55 $ 769.039 2009 4 $ 77.924 2009 14 $ 371.915

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 11

INSUMO TONER

Qué CC gasto más en TONER

TONER GASTOS 2005-2009
5340 $ 2.515.129 tendencia leve alza SECCION CONTABILIDAD
6205 $ 2.317.528 tendencia leve baja DEPARTAMENTO
PERSONAL
3215 $ 1.887.166 CC nuevo, 2009 OFICINA DE MOVIMIENTOS
6305 $ 1.805.257 fuerte alza DEPTO. GESTION
RECURSOS HUMANOS
4020 $ 1.497.702 CC 2006-2007 alto gasto RADCU

Qué CC consumió más TONER

TONER CANTIDAD (cartucho) 2005-2009 Promedio Mensual
3215 39 CC nuevo, 2009 OFICINA DE MOVIMIENTOS 1 cartucho/mes o 3000 hojas/mes
4020 38 CC 2006-2007 gran cantidad RADCU 1 cartucho/mes o 3000 hojas/mes
6205 37 mantiene DEPARTAMENTO 1 cartucho/mes o 3000 hojas/mes
PERSONAL
5340 35 tendencia leve alza SECCION CONTABILIDAD 1 cartucho/mes o 3000 hojas/mes
6305 32 fuerte alza DEPTO. GESTION 1 cartucho/mes o 3000 hojas/mes
RECURSOS HUMANOS

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 12

Gráfica N°6. Consumo ítem TONER (millares $CLP y cartuchos) por CC.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 13

INSUMO OFICIO

Qué CC gasto más OFICIO

OFICIO GASTOS 2005-2009
3005 $ 445.046 tendencia baja GERENCIA OPERACIONES
FERROVIARIAS
2305 $ 317.931 tendencia fuerte baja DEPARTAMENTO INGENIERIA
5005 $ 230.310 tendencia fuerte baja GERENCIA DE ADMINISTRACION Y
FINANZAS
3000 $ 148.261 CC Antiguo
2402 $ 144.290 mantiene UNIDAD DE ESTUDIO

Que CC consume más OFICIO

OFICIO CANTIDAD (Resmas) 2005-2009 Promedio Mensual
3005 210 tendencia baja GERENCIA OPERACIONES 4 resmas/mes o 2.000 hojas/mes
FERROVIARIAS
2305 113 tendencia fuerte baja DEPARTAMENTO INGENIERIA 2 resmas/mes o 1.000 hojas/mes
5005 114 tendencia fuerte baja GERENCIA DE ADMINISTRACION Y 2 resmas/mes o 1.000 hojas/mes
FINANZAS
3000 57 CC Antiguo 1 resmas/mes o 500 hojas/mes
2402 42 leve aumento UNIDAD DE ESTUDIO 1 resmas/mes o 500 hojas/mes

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 14

Gráfica N°7. Consumo ítem OFICIO (millares $CLP y resmas) por CC.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 15

ANALISIS INSUMOS GPD
Considerando los CC: 7000, 7005, 7100, 7105.

CARTA 281 Resmas $CLP 459.735 Promedio Mensual

2005 70 $ 104.451 6 resmas/mes o 3.000 hojas/mes
2006 70 $ 104.581 6 resmas/mes o 3.000 hojas/mes
2007 40 $ 61.857 3 resmas/mes o 1.500 hojas/mes
2008 61 $ 102.254 5 resmas/mes o 2.500 hojas/mes
2009 40 $ 86.593 3 resmas/mes o 1.500 hojas/mes

Gráfico N°8. Consumo CARTA (millares $CLP y resmas) para GPD.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 16

TINTA 148 cartuchos $CLP 2.627.078 Promedio Mensual
2005 46 $ 752.608 4 cartuchos/mes o 1200 hojas/mes negro
2006 27 $ 462.160 2 cartuchos/mes o 600 hojas/mes negro
2007 18 $ 314.627 2 cartuchos/mes o 600 hojas/mes negro
2008 38 $ 766.540 3 cartuchos/mes o 900 hojas/mes negro
2009 19 $ 331.143 2 cartuchos/mes o 600 hojas/mes negro

Gráfico N°9. Consumo TINTA (millares $CLP y cartuchos) para GPD.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 17

TONER 10 cartuchos $CLP 442.909 Promedio Mensual
2006 2 $ 81.088 0 Cartuchos/mes
2007 2 $ 82.895
2008 4 $ 176.800
2009 2 $ 102.126

Gráfico N°10. Consumo TONER (millares $CLP y cartuchos) para GPD.

FCAB | ANALISIS INSUMOS IMPRESORA 18

QUIEBRES ENCONTRADOS

AÑO FECHA DES_MOVIMIENTO TIPO CANTIDAD UNITARIO P*Q CANT ERROR TOTAL COD_CC
2007 200711 TINTA NEGRA NO.16 IMPRESORA TINTA 6 32360 194160 3 ERROR 97080 2420
LEXMARK
2008 200810 TINTA IMPRESORA HP C9352A (22) TINTA 10 19796 197960 5 ERROR 98980 3130
2009 200909 TINTA IMPRESORA C9351A-21 TINTA 20 23392 467840 10 ERROR 233920 3105
2007 200708 TINTA CIAN IMPRESORA EPSON TINTA 2 13334 26668 1 ERROR 13334 2515
2006 200610 CARTRIDGE NEGRO IMPRESORA HP TINTA 2 35760 71520 1 ERROR 35760 5005
C9396A
2007 200708 TINTA IMPRESORA HP NEGRA 92 TINTA 4 33774 135096 2 ERROR 67548 2520
2005 200508 CARTRIDGE IMPRESORA HP51645A TINTA 6 37736 226416 3 ERROR 113208 5000
NEGRO
2006 200610 TINTA IMPRESORA HP C6578D TINTA 4 36908 147632 2 ERROR 73816 3130
2009 200910 TINTA IMPRESORA C9351A-21 TINTA 20 23392 467840 10 ERROR 233920 3105

Realizando un análisis de los datos, me pude dar cuenta que existían los siguientes errores:

 Cantidad X Unitario no es igual a TOTAL, entonces que esta erróneo:

o La CANTIDAD es la errónea o el Precio UNITARIO esta incorrecto (mal ingresado).
o El valor TOTAL está mal ingresado.

Validando la información con IAlvayay, me comenta que el valor TOTAL es el que se traspasa a Contabilidad y el Precio Unitario se recalcula en
ocasiones.

Decido “corregir” el dato CANTIDAD y definir CANT como dato correctamente ingresado.

FCAB | QUIEBRES ENCONTRADOS 19

CONCLUSIONES

Luego de revisar la tabla de gastos y consumos para los ítems más destacados, podemos decir que:

 CARTA, TINTA y TONER son los ítems que presentan mayor gasto en el período 2005-2009 analizado.
 Destacar que el uso de CARTA también se relaciona con el gasto en FOTOCOPIAS y no sólo con TINTA y TONER.
 CARTA y TINTA es lo que más se consume (cantidades) dentro de la compañía.
 Según gráfica N°2, se visualiza una gran alza en el uso de TONER, TINTA y CARTA. Esto muestra que mientras más tecnología más gasto se
genera, es decir, incorporar TONER para reemplazar a la TINTA debería generar una baja en el uso de la TINTA, pero no es el caso.
 En la gráfica N°2 se aprecia que CARTA tiene un gasto con una leve alza al 2009 y una cantidad de uso promedio de 2000 resmas anuales.
Para el OFICIO se visualiza una tendencia a la baja en su uso y por ende en su gasto.

Si pidiésemos compararnos con otra empresa, digamos entel podemos revisar sus gastos y consumos:

 A modo de ejemplo la sucursal Antofagasta de entel de unas 25 personas aprox., gastan: 60 resmas mensuales (720 anuales) de CARTA
por un valor de CLP$120.000 mensuales (CLP$1.440.000) y 8 unidades de TONER en un mes (96 anuales).
 FCAB con una dotación de 850 personas aproximadamente, presenta un gasto promedio de 2000 resmas de CARTA anuales (180 resmas
por mes) por un valor aprox. de CLP$ 5 millones y 147 cartuchos anuales de TONER (12 cartuchos mensuales) con un gasto de CLP$ 8
millones.

De lo anterior se desprende que FCAB utiliza 3 veces la cantidad de CARTA que entel considerando que entel presenta 25 personas. En el caso del
TONER, FCAB gasta menos cartuchos que entel, siendo una sucursal abierta al público. Podemos decir entonces que los valores obtenidos como
referencia para CARTA y TONER en el FCAB no son muy elevados, pero que deben ser monitoreados por la tendencia al alza presentada por la
curva del gráfico N°2.

FCAB | CONCLUSIONES 20
Para el análisis en detalle para los distintos CC de la compañía para el período 2005-2009, se tiene:

 Quien consume y gasta más del ítem CARTA es el CC 5005 G.A.F. con un promedio de 21 resmas al mes, presentando una baja en el
consumo y manteniendo su gasto (CLP$ 770 mil anuales).
 Según la gráfica N°4, el CC 5005 presentaba un consumo bastante alto el cual fue disminuyendo con los años, pero presenta un gasto
similar para el período con una marcada alza para el 2009.
 El CC 2305 presenta una tendencia al alza para el período analizado, gastando en promedio CLP$ 300 mil anuales y ocupando 7 resmas
mensuales.

Para el análisis de TINTA y el detalle de CC se obtiene:

 Quien más gasta es el CC 3130 Unidad de Programación y Control de Trenes, con una tendencia al alza y un gasto anual de CLP$ 1.7
millones y 10 cartuchos mensuales.
 En la gráfica N°5 se aprecia la baja considerable ocurrida para al año 2007, pero una fuerte tendencia al alza para el CC 3130 Prog. y
Control de Trenes. El CC 5220, Adquisiciones, presenta una curva al alza en cuanto a consumo y gasto, presentando el segundo mayor
gasto de la compañía, CLP$ 1.4 millones anuales y 7 cartuchos mensuales.

Para el ítem TONER, podemos destacar lo siguiente, en cuanto al detalle por CC de la compañía:

 El CC 5340, sección Contabilidad, presenta el mayor gasto de TONER, con CLP$ 500 mil anual, consumiendo 1 cartucho mensual.
 Importante análisis se hace al nuevo CC 3215 quien en tan sólo un año presenta un gasto de CLP $ 1.8 millones para el 2009 y un
cartucho mensual. Se pronostica el fuerte gasto en TONER de este CC para el año 2010, debiendo ser monitoreado para revisar
tendencia. Otro CC a monitorear es el 6305 RRHH puesto que presenta una curva casi exponencial de gasto y consumo de TONER para
los últimos años 2006-2009, pudiéndose apreciar un doble gasto y consumo en 2009 respecto del año 2008. Se puede revisar esta
tendencia en el gráfico N°6.

Para el ítem OFICIO, se detallan los análisis obtenidos:

FCAB | CONCLUSIONES 21
  La Gerencia de Operaciones Ferroviarias, CC 3005, presenta el mayor gasto para el período analizado, CLP$ 150 mil anual y 4 resmas
mensuales.
 La Gráfica N°7, deja de manifiesto la curva descendente para cada CC analizado.
 El caso del CC 2402 Unidad de Estudio, presenta un pick de gasto y consumo para el año 2007 el cual normaliza al año siguiente.

Para el correspondiente análisis de nuestra Gerencia GPD, se toman en cuenta los CC 7000, 7005, 7100 y 7105.

 En el caso del ítem CARTA, podemos decir con ayuda del gráfico N°8, que presenta una baja en el consumo y en el gasto, siendo estos de
6 resmas mensuales y CLP$ 90 mil anuales.
 Se puede decir que consumimos la cuarta parte y gastamos 8 veces menos que el CC 5005 GAF.
 Para el ítem TINTA, también presentamos una baja según la gráfica N°9, consumiendo 4 cartuchos al mes y CLP$ 525 mil anuales.
 Si nos comparamos con el CC líder en gasto, 3130 UPYCT, gastamos 3 veces menos y consumimos casi la mitad.
 Para el ítem TONER, la curva de tendencia muestra un alza consumiendo en promedio 2 cartuchos anuales y CLP$ 110 mil.
 Al compararnos con el CC 5340, Contabilidad, de gran gasto y consumo, gastamos 5 veces menos y consumimos 6 veces menos.

FCAB | CONCLUSIONES 22