Contabilidad Computarizada

UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO
SISTEMAS DE CONTABILIDAD MECANIZADOS
INTRODUCCIN
Hoy en da tener en orden la contabilidad del negocio, la empresa o

del despacho, puede resultar una tarea difcil para los trabajadores
independientes y las empresas, tanto pequeas, como de gran
magnitud. Esto se debe a la falta de experiencia o de conocimientos
en Contabilidad, lo que crear prdidas de tiempo y dinero. Por tal
motivo,
la
eleccin
de
un
buen
programa
informtico
de
Contabilidad para la empresa o negocio, puede ser la forma para

mejorar los resultados y los estados financieros de las mismas. El
elegir un Software Contable es una de las decisiones ms
importantes y crticas. A veces tomar la mejor decisin o la ms
acertada depende mucho de la dimensin de la empresa y
obviamente de los gastos causados por la contratacin de personas
especialistas en el sector Contable. El Software Contable en nuestros
das, es una herramienta bsica para llevar todo el control de la
empresa
en
cuestiones
contables,
pero
estos
programas
informticos, como todo, tiene sus ventajas y desventajas; las cuales

analizaremos brevemente.

CONTABILIDAD
MECANIZADA
La contabilidad mecanizada es una herramienta que consiste en la
aplicacin de los procedimientos tecnolgicos de la computacin y
los diferentes paquetes contables, para realizar las actividades
contables, desde el punto de vista del registro de una forma
sistemtica y automatizada, de las operaciones y dems hechos
contables que se suceden dentro de la organizacin
SOFTWARE CONTABLE
ANTECEDENTES:
Todo se remonta a los aos en que surgi la informtica en s, el
surgimiento de sta, vino a revolucionar y automatizar muchos
sistemas manuales, entre ellos y con mucha importancia el
Contable.
En aquellos tiempos la contabilidad slo se hacan
controles e informes similares a los manuales, entonces solo era el
mismo proceso manual, pero llevado por una computadora. Gracias
a eso, se poda tener acceso rpido a los estados contables, de
manera eficaz era revolucionario en la contabilidad.
Ms tarde, la informtica, avanza con el tiempo, los nuevos
conceptos de interaccin hombre-mquina y con el surgimiento del
Internet, los nuevos sistemas en tiempo real, podan recoger,
analizar y transformar datos de mltiples fuentes. Es as como la
contabilidad tuvo un mejor momento en el avance tecnolgico, ya
que tanto empresas como universidades, se centraron en crear
2

programas informticos con mayor eficacia para obtener mayores
ganancias, tanto monetarias, como productivas.
CONCEPTO
Un
sistema
es
un
conjunto
ordenado
de
componentes
que
interactan entre s y se encuentran relacionados entre s.

Lo contable, por su parte, hace referencia a aquello que
tiene que ver con la contabilidad (la cual se refiere al control y
registro de los gastos e ingresos y dems operaciones econmicas
que realiza una empresa o entidad
La nocin de sistema contable, de este modo, puede entenderse
de distintas maneras. En su sentido ms amplio, se trata del
conjunto de elementos que registran la informacin financiera y las
interrelaciones de estos datos. Los sistemas contables se componen
de diversos tipos de documentos e implican la participacin de
especialistas (contadores) que se encargan del registro preciso y del
anlisis de la informacin. Los contadores suelen trabajar en
conjunto con los gerentes o los responsables de tomar las
decisiones de la empresa.
En la actualidad, el concepto de sistema contable
suele asociarse al programa informtico que permite registrar la
informacin. El software contable cuenta con diferentes mdulos
para que una empresa pueda llevar sus libros y balances de manera
digital y con herramientas que facilitan los clculos.
Los beneficios que un buen software contable puede
ofrecer a los gerentes de cualquier organizacin es de suma
importancia,
especialmente
la
hora
de
tomar
decisiones
importantes que afecten las actividades productivas de dichas

organizaciones. No podramos concebir una organizacin que no

utilice un software contable como herramienta para el control
interno de las actividades y como fuente de informacin para los
procesos de toma de decisiones, ms cuando estas son empresas
que generan altos volmenes de transacciones
El que una empresa posea un buen software contable,
no solo tiene el beneficio de poseer un activo intangible, sino que
tambin por las caractersticas y funcionalidades que este pueda
tener lo convierte en una fuente de informacin importante para la
toma de decisiones por parte de las personas que administran la
organizacin.
VENTAJAS
Velocidad
Puede proporcionar informacin con mayor rapidez, por lo que
puedes realizar en forma instantnea tareas que consumen mucho
tiempo cuando se hacen en forma manual.

Volumen de produccin
Se puede manejar grandes volmenes de transacciones usando el
sistema contable computarizado, debido a su rapidez en el
procesamiento de los datos.

Reduccin de errores
Se reduce mucho el nmero de errores, debido a que el sistema
contable hace los clculos con mayor exactitud que un ser humano.
Estn diseadas con la caracterstica de minimizar los errores.

Pases automticos al mayor
En un sistema contable computarizado, los informes se pueden
producir automticamente, tales como: Diarios, Mayores, Estados
Financieros, e Informes Especiales que ayuden a la administracin a
tomar decisiones.
Obtencin de informacin contable oportuna
Se puede generar los informes en el momento en que se requieren,
esto siempre y cuando la contabilidad sea llevada al da y
oportunamente.
Menores costos
Se puede reducir el gasto en personal, ya que el trabajo se
concentra en menos personas, debido a que muchas actividades
que se realizaban ahora son generados directamente por el software
4

Impresin automtica de documentos

Un software contable proporciona mucho de los documentos que se
usan en un negocio: Facturas, Estados Mensuales de Cuentas
por Cobrar a Clientes, Cheques de Nominas, Estados de Ingresos de
los Empleados, entre otros.
DESVENTAJAS.
Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable

Los errores de la computadora son posibles al hacer el registro
contable original en el sistema. La posibilidad de error se agrava
cuando la entrada se ajusta. El programa puede rechazar el cambio
y volver a la cantidad original. El programa no puede guardar el
ajuste
correctamente.
Los
errores
humanos
en
las
entradas
cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a
errores que afectan en ltima instancia a los ingresos.

Prdida de datos
Siempre que las entradas se realizan en un sistema electrnico, la
posibilidad de la prdida de datos aumenta. Los datos pueden ser
perdidos por el fuego, la actividad electromagntica y otros
acontecimientos imprevisibles. Esto hace que el ajuste de entrada
sea an ms difcil, porque no slo se ha perdido la entrada original,
sino tambin el ajuste, por lo que la recuperacin de la cantidad
correcta de entrada ser mucho ms difcil.

Fraude
El cambio de conexin y funciones de seguridad pueden resolver el
problema de tiempo, pero alienta otra dificultad: la posibilidad de
fraude. Al ajustar las entradas, puede ser fcil de ajustar mayor o
menor que la cantidad real y mover el dinero en diferentes cuentas
para lograr malversacin de fondos. Las empresas pueden tener
dificultades para asegurar el negocio en contra de ese tipo de
fraudes, ya que son perpetrados por los empleados que tienen
permiso para acceder al sistema.

Costos Elevados de Software y Hardware
5

El costo inicial puede ser demasiado alto para algunas empresas, ya
que muchas veces los software y hardware con que cuentan no son
suficientemente actualizados tecnolgicamente para el software
contable a implementar, en todo caso debe hacerse el estudio de
factibilidad econmica para prever la rentabilidad que tendr dentro
de la empresa.
CONCLUSIONES
Derivado del trabajo realizado, se llega a determinar que el software
tiene grandes ventajas, con programas informticos, que facilitan la
vida de los Contadores, se tiene la informacin de manera precisa,
ordenada y rpida, si es que un cliente lo solicita, mayor rapidez en
el momento de ingresar informacin, pero mejor an, un buen
manejo de la contabilidad de la empresa, del negocio o del mismo
despacho. Los clientes se sienten con mayor confianza pues ellos
mismos pueden en algunos casos, acceder directamente a la
informacin, las grandes bases de datos permiten estadsticas. Las
desventajas,
parecen
ser
pocas,
pues
estas
se
basaran
principalmente en costos excesivos por las actualizaciones que se

necesiten cada ao, pero la inversin lo vale. Sumado a esto, Invertir
en un buen sistema de seguridad (antivirus) para evitar robo de
informacin, ya que los clientes confan en que su informacin, se
encuentra segura con nosotros.

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Disminucin en la confiabilidad de la informacin contable

cambiantes no pueden ser recogidos por el equipo, lo que conduce a

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correcta de entrada ser mucho ms difcil.

permiso para acceder al sistema.

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