CAPITULO 3

EL BANCO DE DATOS DE MANTENIMIENTO

Parte b
3.5. Orden de Trabajo
La fuente de datos relativos a las actividades desarrolladas por el personal de ejec
ucin de mantenimiento, debe incluir el tipo de actividad, su prioridad, falla o el
defecto encontrado y cmo fue reparado, duracin, los recursos humanos y
materiales utilizados, y otros datos que permitan evaluar la eficiencia de la
actuacin del mantenimiento y sus implicaciones con costos y programacin.
Las Ordenes de Trabajo (OT) son especficas para cada empresa, en funcin de la
actividad, organizacin, cantidad y tipos de mano de obra y equipos que posee
etc., sin embargo, existe una serie de datos comunes en cualquier ramo industrial
o de servicios, que deben estar presentes en este instrumento de informacin,
como: el nmero consecutivo, el tipo de la actividad de mantenimiento, la
prioridad, los registros de historial, si los instrumentos de supervisin actuaron
correctamente o no, si la inte rvencin perjudic la produccin, el perodo de
indisponibilidad del equipo y la duracin real del mantenimiento.
En los antiguos modelos de OT usadas en el sistema manual, eran presentados
en la parte superior: los datos de identificacin del equipo y del problema, en la
parte media: los datos de planificacin, y en la parte inferior: los de ejecucin del
mantenimiento, subdivididos en dos partes: datos para "Gestin del Equipo"
(sumario del servicio ejecutado y comentarios sobre el problema) y para "Gestin
de Mano de Obra" (horas -hombre consideradas y utilizadas) - Figura 26.

Figura 26 - Modelo
Solicitud de trabajo para control manual
Los modelos de Orden de Trabajo que siguieron, tenan con relacin con al
anterior, la novedad de la inclusin de las columnas codificadas de "Problema
Encontrado", precursor del actual "Cdigo de Ocurrencias". En la parte inferior de
ese cuadro existan enumeradas, un conjunto de posibles ocurrencias en los
equipos relacionados en la referida columna, para que el ejecutante pusiera los
nmeros que correspondan a las ocurrencias, en el cuadro correspondiente a la
interseccin de la lnea de la "localizacin" con la columna del grado de
"severidad", cuyos significados eran presentados al lado de los tipos de
ocurrencias.
El modelo siguiente, en la evolucin de las OT, fue utilizado durante la fase de
transicin del sistema de control manual para el automatizado y, por esta razn,
apenas la ltima seccin corresponde a la: identificacin del equipo, la duracin
del mantenimiento, prdida de produccin, utilizacin de mano de obra y costos,
eran proc esadas, no dando el mismo tratamiento a los datos del historial de
ocurrencias, que eran transcriptos en lneas continuas en la primera y la tercera
seccin. El formulario era proyectado para producir una tarjeta agujereada (o
equivalente), pues posea 80 caracteres para procesamiento, siendo los cuatro
primeros reservados para la identificacin del documento.
La orden de trabajo siguiente en el proceso evolutivo, fue desarrollada para el
sistema de control automatizado, con la produccin de una tarjeta agujereada.
Presentaba como novedad con relacin a la anterior, el registro del "Cdigo de
Servicio" con 4 caracteres, siendo el primero destinado a la Ocurrencia (O), que

indicaba el origen de la necesidad de la intervencin en el equipo, el segundo para

la Accin (A), que indicaba lo que haba sido realizado por el equipo de
mantenimiento y los dos ltimos para el Complemento (CPL) de esa accin. La
mejor terminologa para este c digo sera: "Cdigo de Ocurrencia", que servira
para indicar intervenciones debido a Fallas o Defectos, pudiendo tambin utilizarse
el trmino "Cdigo de Defecto" con el mismo objetivo.
La evolucin del modelo de orden de trabajo, utilizada en el sistema automatizado
de control del mantenimiento, generaba dos tarjetas perforadas y presentaba, con
relacin a la anterior, las siguientes particularidades:

Un campo asociado al nmero consecutivo para correlacionar a dos o

ms rdenes de trabajo, cuando la ejecucin de las actividades exceda el
perodo mnimo de procesamiento de los informes de gestin, que es
definido como "horizonte";
El cdigo de mantenimiento compuesto por el cdigo del equipo asociado
al componente, actividad y sector;
La semana y el motivo de la reprogramacin, para permitir la
replanificacin manual, en caso de algn impedimento;
La indicacin de la actuacin de supervisin automtica;
El cdigo de ocurrencia compuesto por cuatro "clulas", o sea: la Causa:
que indicaba la razn de la ocurrencia (falla o defecto) en el equipo; el
Efecto: que indicaba como la falla o el defecto eran constatados; la Accin:
que indicaba el verbo asociado al servicio ejecutado y el Complemento: que
completaba el mensaje de la accin;
La "espera" que indicaba la cantidad de horas-hombre que qued
inactiva, durante el desarrollo de la actividad de mantenimiento, debido
normalmente, a una falla de la planeacin. Ese campo estaba asociado al
cdigo del motivo que llevaba a esos horas-hombre a la interrupcin de sus
servicios.

En el inicio de la dcada de 1970, surgi el proyecto BOZZ-ALLEN & HAMILTON

que present como singularidad, la omisin de la recoleccin de informacin de la
mano de obra en el cuerpo de la orden de trabajo; siendo estas informaciones rec
ogidas, a travs de un documento complementario llamado Tarjeta de Tiempo, con
forma y tamao similar a la tarjeta horaria, pero con caractersticas diferentes, ya
que serva para que cada ejecutante indicase, en cada servicio que reciba, el da,
la hora y el minuto en que iniciaba y terminaba, identificando el nmero de la
Orden de Trabajo - Figura 27.
La parte posterior de esta tarjeta contiene los cdigos de servicio, espera y
ausencia para indicarlos, en la columna respectiva la actividad ejercida, durante
cada perodo de su jornada. A cualquier momento, siempre que se complete una
tarjeta, el ejec utante debe sustituirla por una nueva para asegurar la continuidad
de los regis tros.

Como recomendacin, para evitar celos de fiscalizacin individual a los

ejecutantes del mantenimiento y, en consecuencia, el sabotaje de los registros, la
Tarjeta de Tiempo, debe ser impersonal e individual para cada ejecutante de
mantenimiento, o sea, identificar apenas el cargo y no el nombre de la persona.
Como variante de la Tarjeta de Tiempo, puede ser utilizada la Tarjeta de Material,
cuya responsabilidad de compilacin es del encargado del depsito, que relaciona
el material suministrado al respectivo consecutivo de la Orden de Trabajo en la
tarjeta -Figura 28

Para implementar tanto la Tarjeta de Tiempo, como la Tarjeta de Material, debe

realizarse un trabajo de orientacin y bsqueda junto a los ejecutantes, en lo
referente a la compilacin, para evitar que los datos dejen de ser registrados o lo
sean de manera equivocada, involuntariamente o a propsito.
Una innovacin importante, en el sistema de recoleccin de datos en el control
automatizado de mantenimiento, fue la emisin, a travs de la propia
computadora, de las rdenes de trabajo parcialmente llenadas, a partir de datos
provenientes del Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo, enfatizando en
la reduccin de las actividades burocrticas de los ejecutantes de mantenimiento Figura 29.

Figura 29 - Modelo de
orden de trabajo para mantenimiento preventivo emitida por computadora en formulario continuo.

Con la implantacin de la orden de trabajo para mantenimientos preventivos,

emitida a travs de la computadora, surgi tambin la idea de utilizar la mquina
para reprogramar actividades que no fuesen ejecutadas dentro de un plazo
aceptable y as, permitir este trabajo de reprogramacin automatizada, fue
fortalecido el concepto de Clase.
Durante el desarrollo del proyecto, se determina para cada actividad, el plazo de
es-pera por la computadora, para el retorno de las rdenes de trabajo, plazo que si
era excedido, acarrear el cobro del motivo de la no ejecucin, siendo esta
informacin transferida para el archivo en el banco de datos para su pos terior
inscripcin en el informe de gestin de no conformidades.
Para dar conocimiento al ejecutante sobre estas limitaciones de plazo, la
computadora informa a travs de los campos de Prxima Reprogramacin y
Semana Lmite de Reprogramacin en la emisin de cada orden de trabajo.
Para reducir an ms las responsabilidades burocrticas de los ejecutantes del
mantenimiento y asegurar que los servicios programados, sean realizados de
acuerdo con un estndar preestablecido, la orden de trabajo emitida por la
computadora, puede contener tambin, las Instrucciones de Mantenimiento ya
impresas.

Sin embargo, es necesario que estas instrucciones sean redactadas de forma

concisa, para evitar la proliferacin de estos documentos. Como sugerencia, es
rec omendable que sea limitado a treinta, el nmero de lneas para cada actividad
program ada en cada componente.
En los Sistemas donde se utiliza, para la emisin de la orden de trabajo para
actividades programadas a la computadora, es necesario desarrollar otro modelo
de or-den de trabajo, para permitir la anotacin de datos de actividades no
programadas.
Para estandarizar los registros de "Descripcin" y "Servicio Ejecutado", adems de
reducir el nmero de registros del banco de datos del historial y
consecuentemente, el tiempo de bsqueda, echo importante en el caso de la
utilizacin de computadoras personales de menor performance en el proceso, es
recomendable la utilizacin del "Cdigo de Ocurrencias" citado anteriormente, que
traer como ventaja adicional, la posibilidad de bsqueda en el historial de una
ocurrencia especfica o de cualquiera de los elementos que compongan este
cdigo - Figura 30.

Puede observarse tambin, en este modelo de OT, la inclusin de campos para la

anotacin, por parte del usuario de los servicios de mantenimiento (llamado "cliente"), de la evaluacin del trabajo ejecutado a travs de las opciones: "plenamente
ejec utado", "provisionalmente ejecutado", "reservicio" y "no atendido", como un
factor de medicin de la calidad de los servicios del mantenimiento. Este tipo de
registro, que posibilitar la evaluacin de la gestin de mantenimiento respecto a
las necesidades de produccin, puede ser incluido tambin en las rdenes de
trabajo de actividades programadas.
En los modelos de las rdenes de trabajo de actividades programadas y no
programadas ilustrados, se puede observar la existencia de un cdigo de barras
que puede ser emitido por la computadora, para facilitar la lectura en sistemas

integrados (por ejemplo: para que el encargado del depsito asocie el material a
emplear al nmero de la OT).
Para evitar, la utilizacin de uno de los modelos presentados en las Figuras 29 y
30, en el registro de actividades que no exigen detalle, o para el registro de
mantenimie ntos en equipos que no afectan al proceso productivo (Clase C), o
aun, para hacer referencia a actividades diferentes del mantenimiento, que ocupan
mano de obra del personal de mantenimiento, puede ser utilizado un formulario
comn, la Orden de Trabajo de Ruta, u Orden de Trabajo Colectivo u Orden de
Trabajo para Actividades Diversas, como el modelo ilustrado en la Figura 31,
donde en cada lnea es he-cho el registro de cada servicio, teniendo para cada
uno, apenas el registro del inicio y final de la actividad, para el clculo por
computadora, de la duracin de la actividad.

Figura 31 - Orden de Trabajo

de actividades diversas o colectiva o "de ruta"

Una vez que este formulario tiene un "horizonte" mensual, para permitir que sus
datos sean procesados y formen parte de los informes de gestin de costos y
mano de obra; puede recibir un nmero de identificacin consecutivo mensual,
que servir como referencia para su registro, en las Tarjetas de Tiempo de los
ejecutantes, para el clculo de los horas -hombre empleados en este tipo de
actividades.
En caso que los usuarios deseen desagregar, la ocupacin de mano de obra en
mantenimiento (para los equipos Clase C) de los dems (Servicios de Apoyo),
pueden ser utilizadas dos Ordenes de Trabajo de Actividades Diversas con
nmeros diferentes, una para cada fin. Esta observacin tambin es vlida, en el
caso de los usuarios que deseen conocer la ocupacin de mano de obra en un
determinado tipo de Servicio de Apoyo como "transito", o "capacitacin interna"
etc.

3.6. Mano de obra disponible

Se entiende, como mano de obra disponible de un rgano de ejecucin del
mantenimiento, el resultado de las horas-hombre efectivas, o sea, el producto del
nmero de empleados de ese rgano por el nmero de horas trabajadas
(normales y extras), menos el nmero de horas-hombre no presentes por motivo
de vacaciones, enferm edad, servicio en otras unidades de la empresa,
capacitacin externa, accidente o cualquier otro motivo autorizado o no, que haya
provocado la ausencia del personal.
Para la recoleccin de datos de disponibilidad de personal, para la ejecucin del
mantenimiento propio y de refuerzo en otras reas de la empresa o de
contratistas, es necesario el desarrollo de un formulario, que debe ser completado
por el rgano administrativo de cada unidad de produccin, a partir de los registros
de las tarjetas horarias u otro sistema de control de horario adoptado en la
empresa. En el caso de que este rgano, disponga de un sistema especfico, para
el registro de estos datos y que el sistema est correlacionado con el de
mantenimiento, estos pueden ser transferidos direc tamente de un sistema para
otro.

3.7. Datos de Operacin

Para permitir el procesamiento de informacin relativa a los informes de gestin de
equipos y costos (facturacin cesante), debe ser previsto el registro de los datos
provenientes de operacin, que debern constar bsicamente de: horas de
funcionamiento de los equipos por perodo de control (horizonte), prdida o
reduccin de la produccin debido al mantenimiento, adems de la referencia a
cada intervencin, normalmente hecha a travs de la indicacin del nmero de la
orden de trabajo - Figura 32.

Figura 32 - Modelo de
formulario de datos de operacin

Estos registros, deben ser hechos por los propios operadores y, como en el caso a
nterior, habiendo integracin, esta informacin puede ser obtenida directamente de
los bancos de datos de operacin.

3.8. Registro de Medicin (o Variacin de Especificaciones)

Para el registro de los valores de las mediciones efectuadas, durante el
mantenimiento de los equipos prioritarios (Clase A) y algunos secundarios (Clase
B), para los cuales se juzgue conveniente acompaar las variables, para la
implantacin del Control Predictivo del Mantenimiento, se deben estandarizar
mecanismos de registro especfico, cuyos valores resultantes de medicin, sern
procesados para la obtener las curvas de dejeneracin -Figura 33.
Debe aclararse que, generalmente los resultados prcticos del seguimiento de la
variacin de las variables de un equipo, con el objetivo de implantar el Anlisis de
Sntomas, no son inmediatos, pudiendo en algunos casos, presentar resultados tra
s va-rios aos de seguimiento, siendo inclusive, recomendable que inicialmente
sea realizada una evaluacin, respecto a la validez del resultado en equipos que
no comprometan el proceso productivo (Clase B).
Durante el desarrollo de este tema, es recomendable que los registros indicados, s
ean compilados por rganos distintos, de manera que se distribuya las tareas y se
cierre el ciclo de informacin, lo que permitir detectar fallas intencionales o
involuntarias de compilacin.

Figura 33 - Registro de mediciones con el objetivo de implantar el control predictivo de

mantenimiento

Tambin es muy importante, la necesidad de establecer plazos lmites

("horizonte") para que sean procesados, evitando que algunos informes de gestin
carescan de informacin o con errores por no computar todos los datos.