SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD LABORAL

PROCEDIMIENTO AUSENTISMO

INTRODUCCIN

El llevar un registro del ausentismo es una herramienta importante que

permite evaluar la eficiencia de los sistemas de contratacin, las
condiciones del medio ambiente de trabajo, la productividad y
competitividad, los servicios de salud, el sistema de seguridad y salud en el
trabajo, el entorno social, la eficiencia de los sistemas de comunicacin y los
niveles de autoridad en la empresa y contribuye a definir las actividades a
desarrollar en el sistema de SST para promover y prevenir la salud en la
poblacin laboral o implementar las medidas correctivas para mejorar la
salud perdida.

El ausentismo generado por los accidentes de trabajo o enfermedad laboral

valida las condiciones de riesgo a las cuales se encuentra expuesta la
poblacin laboral y que estn definidos en el panorama de riesgos de la
organizacin. El ausentismo por enfermedad general detecta los riesgos del
entorno social donde se encuentra la poblacin evaluada.

1. OBJETIVO GENERAL

Establecer un diagnstico de las condiciones de salud en la empresa

XXXXX_____ con el fin de implementar las estrategias de intervencin
buscando disminuir las ausencias y sus causas para lograr preservar,
mantener y mejorar la salud de todos los trabajadores.

1.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

Definir los lineamientos en el anlisis de ausentismo por causa mdica

(Enfermedad comn, enfermedad laboral y accidente de trabajo).

Identificar y determinar las causas de las incapacidades, la frecuencia, su

severidad y aquellas que pueden estar asociadas con la labor que se
desempea.

Evaluar mediante indicadores la frecuencia y la severidad de los eventos

que originan incapacidades y las prdidas en la productividad y monetarias
para la organizacin.

Detectar cuales son los sistemas mas afectados en los casos de la

enfermedad general, enfermedad laboral o accidentes de trabajo,
disponiendo de un diagnstico claro que permita tomar decisiones efectivas
para impactar (Disminuir) el ausentismo.

Detectar y facilitar el seguimiento a los ausentistas frecuentes o en

observacin por parte del rea de SST.
2. MARCO LEGAL

Para la formulacin, desarrollo e implementacin de este programa se

toma como base la siguiente legislacin:

Decreto 614 de 1984, art. 30. Contenidos de los Programas de Salud

Ocupacional, entre los que esta el desarrollo de los Sistemas de
Vigilancia Epidemiolgica.

Resolucin 1016 de 1989.Artculo 10: finalidad de los subprogramas

de Medicina Preventiva y del Trabajo, investigar y analizar las
enfermedades ocurridas, determinar sus causas y establecer las
medidas preventivas y correctivas.
Artculo 11, pargrafo 14. Como actividad en el Subprogramas de
Higiene y Seguridad Industrial, se debe investigar y analizar las
causas de los accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades
profesionales a efectos de aplicar las medidas correctivas necesarias.

Decreto 1295 de 1994: Por el cual se determina la organizacin y

administracin del Sistema General de Riesgos Profesionales. Se
incluye participacin de las Administradoras de Riesgos
LaboralesProfesionales (ARLP).

Ley 1562 de 2012, a travs del articulo 4 pargrafo 2 determina la

actualizacin de la tabla de enfermedades laborales cada tres aos
por el ministerio de salud y la proteccin social y en el artculo 13
determina que el incumplimiento a los programas de promocin de la
salud y prevencin de accidentes de trabajo y enfermedad laboral
acarreara una multa de hasta 500 salarios mnimos mensuales
legales vigentes.

Decreto 1443 de 2014, articulo 12, numeral 13. Incluido en el decreto

1072 del 2015. , programa de VE. Articulo 21, numeral 8, indicadores
del programa de VE. Articulo 23, pargrafo 3, desarrollo de acciones
de vigilancia (programa de VE), con el propsito de identificar
precozmente los efectos hacia la salud derivados de los ambientes de
trabajo y evaluar la eficacia de las medidas de prevencin y control.

3. DEFINICIONES

3.1 Ausentismo laboral.

Son los periodos en los que no est presente la persona en su trabajo y que
su medicin est encaminada a observar cunto tiempo laboramos.
La Asociacin Internacional de la Salud Ocupacional define ausentismo
como la ausencia al trabajo atribuida a enfermedad o accidente y aceptada
por la empresa como tal o por la Seguridad Social,

Ausentista en seguimiento: para definir las personas que se incluyen en

el seguimiento del programa de ausentismo, se establecen como siguientes
criterios:
a. Frecuencia: quien presente cuatro o ms incapacidades en el periodo
analizado por enfermedad comn independiente del nmero de das y
diagnstico. Se considera que en un ao es normal que un funcionario
presente hasta 3 eventos de salud que generen incapacidad.
b. Severidad: funcionarios con ms de 10 das de incapacidad, en el
periodo analizado. Ser criterio mdico si se realiza conversatorio, de
acuerdo al diagnstico.

A las personas identificadas como ausentista en seguimiento se les debe

revisar el comportamiento de ausencias mdicas en el siguiente ao.

Ausentista crnico: Las personas que presentan incapacidades

prolongadas y frecuentes por una patologa claramente definida como:
trauma despus de un accidente grave o enfermedad catastrfica.

Caso de Salud: empleado identificado por el jefe inmediato y es remitido a

SST.

3.2 Accidente comn

Evento de salud repentino no relacionado con el trabajo, incluye sucesos en

el hogar, va pblica, recreativa, entre otros.

3.3 Accidente de trabajo. 1562 de 2012, art. 3

Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o

con ocasin del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesin
orgnica, una perturbacin funcional o psiquitrica, una invalidez o la
muerte.

Es tambin accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecucin

de rdenes del empleador, o contratante durante la ejecucin de una labor
bajo su autoridad, an fuera del lugar y horas de trabajo.

Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el

traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares
de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.

Tambin se considerar como accidente de trabajo el ocurrido durante el

ejercicio de la funcin sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso
sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha
funcin.

De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la

ejecucin de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se
acte por cuenta o en representacin del empleador o de la empresa
usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios
temporales que se encuentren en misin.

3.4 Enfermedad laboral 1562 de 2012, art. 4

Es enfermedad laboral la contrada como resultado de la exposicin a

factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el
trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional,
determinar, en forma peridica, las enfermedades que se consideran como
laborales y en los casos en que una enfermedad no figure en la tabla de
enfermedades laborales, pero se demuestre la relacin de causalidad con
los factores de riesgo ocupacionales ser reconocida como enfermedad
laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes.

3.5 Enfermedad general

Todo estado patolgico que no est calificado de acuerdo a la legislacin

Colombiana como enfermedad laboral.

3.6 Das de incapacidad

Nmero de das calendario durante los cuales el trabajador est inhabilitado

para laborar segn certificado expedido por mdico de su EPS, ARL o AFP.

Tipo de incapacidad: en la base de datos se define como tipo de

incapacidad los siguientes tipos:

1- Prorroga
2- Inicial

4 CLASIFICACIN DEL AUSENTISMO

Origen de la incapacidad: en la base de datos se maneja como tipo de

incapacidad las siguientes:

Accidente comn

Accidente de trabajo

Enfermedad general

Enfermedad laboral

5. REGISTROS

5.1 PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

5.1.1 Ubicacin, archivo y actualizacin de registros

La informacin se debe recolectar en las sedes donde se encuentren

laborando los empleados por parte de los jefes inmediatos, quienes envan
los documentos de la incapacidad generada o transcrita por la EPS al rea
de nomina, donde se ingresan al sistema.

5.1.2 Metodologa general para registro de casos

En el rea de nomina se encuentra designada una auxiliar de departamento

para realizar la recopilacin, registro y seguimiento de la informacin; los
registros fsicos o las incapacidades se remiten al archivo central para
archivarlo en su respectiva historia clnica ocupacional.
Se genera un listado a nivel nacional con los registros recopilados
mensualmente y se envan al responsable del rea de Seguridad y Salud en
el Trabajo en Gestin Humana.

5.1.3 Registro de incapacidades

El registro de la informacin debe consignarse en un formato que incluya:

Identificacin del trabajador con apellidos, nombre, cdula, cdigo
diagnostico CIE 10, Tipo de Incapacidad, Origen de la Incapacidad, Fecha de
inicio, fecha de terminacin, das de incapacidad, edad, sexo, rea, cargo y
costo de la incapacidad de la EPS y de la Empresa. Prorroga, EPS, AFP, IPS
donde fue atendido el trabajador.

5.1.4 Causas de Ausentismo

Se utiliza el sistema de codificacin que incluya el cdigo del CIE 10.

5.1.5 Informe

El informe se levantara semestralmente incluyendo:

Comportamiento en frecuencia y severidad de los casos.

Comportamiento por grupo diagnosticodiagnstico.
Comportamiento por cargos.
Comportamiento por naturaleza de la incapacidad. (EG. AT. EL).
Los primeros 10 diagnsticos con mayor frecuencia y severidad.
Se analizara con relacin al semestre anterior el comportamiento del
ausentismo mdico.

Fechas de corte: Enero 20 para generar el informe del segundo semestre

del ao y Julio 20 para generar el informe del primer semestre del Ao, se
define estas fechas con el objetivo que las incapacidades ya se hallan
Ingresado al sistema.

Nota: las licencias de maternidad no se considera ausentismo, pero las

complicaciones del embarazo y maternidades fallidas se incluirn en EG.

6. INDICADORES
Para efectos del anlisis de analizarn los siguientes indicadores
establecidos:

Ausentismo Personas = Total personas ausentes x 100

Total empleados

Ausentismo en Das = Total das de ausencia x 100

Total das laborados

Tasa de accidentalidad: N accidentes de trabajo x 100

N trabajadores expuestos

ndice de Frecuencia: (if) N casos de reportados at en el periodo x

k
Horas hombre trabajadas en el mismo
periodo

K: 240.000 horas- hombre trabajadas

ndice de Severidad:(is) N das perdidos por incapacidad en el

periodoxk
Horas hombre trabajadas en el mismo
periodo

ILI= If/ is

7. COMUNICACIN DEL PROGRAMA

La divulgacin del programa se realizar a la gerencia y a todo el personal

de la compaa.

La informacin de los resultados obtenidos y de las intervenciones a realizar

se harn directamente a Gestin Humana y sern responsabilidad del lder
de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Posteriormente, la divulgacin de los resultados se har a la Gerencia.

8. PASOS DEL PROGRAMA

Registro ordenado de la informacin y anlisis de la misma (base de

datos de ausentismo generado por nomina y bases de datos de
empleados intervenidos).

Conversatorio mdico: realizado por el medico, con el empleado a

intervenir, con criterios claros de seleccin.
 Intervencin Grupal: Cuando se identifique una tendencia de
ausentismo generalizada en un perodo de tiempo, se realizar una
intervencin grupal que permita controlar las causas.

Comunicacin con Sistema Seguridad Social: cuando se considere la

necesidad de realizar una remisin del empleado a su EPS, ARL y/o al
Fondo de Pensiones.

9. PROCESO EN LA GESTIN DEL AUSENTISMO

PASO DEPENDENCIA DESCRIPCIN

Sede donde labora el La incapacidad es entregada al jefe

1
empleado incapacitado inmediato
La incapacidad es digitada con la
descripcin y el cdigo CIE 10. Se
verifica el adecuado
2 rea de nmina central
diligenciamiento de la incapacidad
y que sea elaborada o transcrita
por la EPS, ARL o AFP.
Archiva la incapacidad dentro de la
3 Archivo Central
historia clnica ocupacional.
Realiza anlisis del ausentismo e
informe semestral. Detectando
ausentistas en observacin y
4 rea de SST
ausentistas espordicos para
realizar el respectivo seguimiento
y control. (Semestral)
Realizacin de las diferentes
actividades de prevencin y
5 SST y GH promocin y se reporta al gerente
de Gestin humana el programa a
realizar con este personal.

10. descripcin de estrategias de intervencin.

Como se relaciona en el numeral 8. Pasos del programa, se realizaran dos

actividades con la participacin de los funcionarios que cumplan los
parmetros de inclusin en el programa y requieran seguimiento.

a. LLa primera de ellas es de carcter individual y se denominara

Conversatorio mdico.
Para la realizacin de esta actividad, se realizara un anlisis previo
del ausentismo y se definir las personas que cumplen los criterios de
inclusin en el seguimiento del programa.
Posteriormente se agendaran las citas en una jornada coordinada con
el mdico y el rea de SST, donde se valide la asistencia, en lo
posible de la totalidad de los funcionarios incluidos en la actividad.
El conversatorio mdico garantiza la privacidad y confidencialidad de
la informacin revisada. Al final de ellos el mdico asesor genera a
 cada uno de los funcionarios un certificado de asistencia donde se
incluyen las tareas que conjunto con el trabajador se definieron
durante la actividad. Adicionalmente se genera un cuadro resumen
con la relacin de los funcionarios evaluados y las tareas
determinadas, ya sea para el trabajador, para la empresa o para el
mdico.

b. L, la segunda actividad es la denominada Intervencin grupal.

Consiste en determinar despus del anlisis del ausentismo, si se
encuentran grupos de personas con diagnsticos similares (Por
ejemplo: Compromiso de miembros superiores, o miembros
inferiores, o columna), donde se determine hacer una revisin de
manera grupal, del tema, manejo, medidas preventivas, ejercicios de
fortalecimiento, entre otras.
c.
d.
e.
f.
g.
 110. FLUJOGRAMA EN LA GESTIN DEL AUSENTISMO

EMPLEADO
INCAPACITADO

ENTREGA LA INCAPACIDAD

JEFE INMEDIATO

ENTREGA LA INCAPACIDAD

AREA DE NOMINA REALIZA LA DIGITACION Y

RECOPILACION DE LOS DATOS REGISTRADOS
EN LA INCAPACIDAD

RECIBE LA INCAPACIDAD DIGITADA Y VERIFICA EL ADECUADO

DILIGENCIAMIENTO O TRANSCRIPCION POR LA RESPECTIVA EPS

ARCHIVO CENTRAL
ENTREGA AL FUCIONARIO ASIGNADO LA INCAPACIDAD PARA SU
ARCHIVO EN HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL

REALIZA EL ANALISIS DEL AUSENTISMO DE ACUERDO A LA

INFORMACION RECIBIDA (BASE DE DATOS PREVIA.)

AREA DE SST
ANALIZA DE ACUERDO A LA BASE DE DATOS EL AUSENTISMO

AUSENTISMO CRONICO AUSENTISMO ESPORADICO

ARCHIVA LA
REALIZAR SEGUIMIENTO INFORMACIN
SEMESTRAL A DICHOS RECOLECTADA
AUSENTISTAS, E
INFORMA A GESTION
HUMANA

FIN

INTERVENCIN INDIVIDUAL
INTER. GRUP
 SE INFORMA A SE ARCHIVA LA
GESTION HUMANA INFORMACION POR EL
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO

GESTION HUMANA Y SST

DETERMINAN LOS PLANES
DE ACCION Y
SVE, PARA EL CONTROL
DEL AUSENTISMO.

FIN