Manual de Procedimientos Archivisticos

AO DE LA PROMOCIN DE LA INDUSTRIA RESPONSABLE Y DEL
COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad
Provincial de
Barranca
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS

ARCHIVO CENTRAL
Jr. Zavala N 500 C. Telf. 01 - 2352146 211 www.munibarranca gob.pe

Unidos Avanzando Saludablemente!
COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad
Provincial de
Barranca
PRESENTACIN
El Manual de Procedimientos es un instrumento de Gestin Archivstica que ha sido

elaborado teniendo en consideracin la normatividad vigente aprobada por el Archivo General
de la Nacin; y, la realidad de nuestra institucin, su elaboracin servir de apoyo y
orientacin a los funcionarios en sus gestiones administrativas y legales; enmarcar de manera
sistemtica las etapas y acciones a realizar en cada procedimiento.
Gestionar o administrar la informacin se ha vuelto cada vez ms necesario para las
Instituciones debido a que la informacin se ha considerado un recurso organizacional
necesario y estratgico para la toma de decisiones. El archivo como Gestor de documentos
tiene una funcin de gran relevancia al permitir la localizacin y utilizacin oportuna y efectiva
de la informacin.
El archivo se relaciona directamente con el funcionamiento de las actividades administrativas
cotidianas de la organizacin, debido a que albergan fuentes primarias de informacin; su
adecuado funcionamiento avala la administracin de la documentacin estratgica, lo que
implica que estas podran mostrar la absoluta regularidad de la gestin, desde una perspectiva
administrativa, legal, fiscal, histrica y confidencial.
Es de cumplimiento obligatorio de todos los servidores que intervienen en cada proceso y se
actualizar cuando sea necesario y de acuerdo a las normas vigentes.
En el presente Manual, se detalla de manera sistemtica las etapas y acciones a realizar en
cada nivel de archivo de la Municipalidad, asimismo se han diseado formatos que facilitan su
Aplicacin. Comprende los siguientes procedimientos: Transferencia de documentos,
Organizacin Documental. Eliminacin Documental, Servicio de Informacin. Su
cumplimiento ser de beneficio para la Municipalidad, porque permitir mantener
centralizada y organizada toda la documentacin generada.
Siempre debemos tener presente que los documentos son fuente primaria insustituible para el
conocimiento del pasado histrico de nuestro Distrito y del Pas; y, que constituyen un acervo
cultural inapreciable que tenemos la obligacin de conservarlo y custodiarlo.

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Municipalidad INDICE
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1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. BASE LEGAL
4. VIGENCIA
5. DISPOSICIONES ESPECFICAS
6. NORMAS GENERALES DEL SISTTEMA DE ARCHIVOS
6.1. Administracin de Archivos
6.2. Organizacin de Documentos
6.3 Seleccin Documental
6.4. Conservacin de Documentos
6.5 Servicios Archivsticos
7. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
7.1 Transferencia de documentos
7.2 Eliminacin de documentos
7.3 Foliacin de documentos
7.4 Rectificacin
7. ANEXOS
7.1. Proyecto de Resolucin de Alcalda aprobando el Manual.
7.2. Tabla General de Retencin de Documentos*
7.3. Formato de Inventario de Transferencia de documentos
7.4 Inventario de registro de transferencia
7.4. Proyecto de Resolucin del Comit Evaluador de Documentos
7.5. Acta del Comit Evaluador de Documentos.
7.6. Inventario de Registro de Eliminacin de Documentos
7.7. Constancia de Rectificacin de Documentos
7.8. Cuadro de clasificacin y codificacin de Secciones, Sub Secciones y Series
documentales del Archivo Central
7.9. Glosario
7.10. FLUJOGRAMAS

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Municipalidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS

Provincial de
Barranca
1. O B J E T I V O
Impartir instrucciones sobre los procedimientos que se aplicarn en los procesos archivsticos
con la finalidad de optimizar el tratamiento de los documentos de Archivo en los procesos de
Transferencia, Organizacin, Eliminacin y Servicio, dando un principio de unidad,
racionalidad y eficiencia en los diferentes niveles de Archivo de la Municipalidad.
2. A L C A N C E
El presente Manual de Procedimientos Archivsticos est dirigido al personal de las Oficinas
de Archivo Central y/o de Gestin y Unidades Orgnicas de la Municipalidad que intervengan
en los procesos archivsticos.
3. B A S E L E G A L
3.1. Constitucin Poltica del Per.
3.2. Ley N 27972 - Ley Orgnica de Municipalidades.
3.3. Ley N 19414 - Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del Patrimonio
Documental de la Nacin.
3.4. Ley N 25323 - Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento D.S. 008-92-JUS.
3.5. Resolucin Jefatural N 073-85/AGN-J - Normas del Sistema Nacional de Archivos.
3.6. R.J. N 173-86-AGN/J, que aprueba las Directivas del Sistema Nacional de Archivos.
3.7. Ley N 27444 - Ley General de Procedimientos Administrativos.
3.8. Ley N 28296 - Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin.
3.9. Resolucin Jefatural N 076-2008-AGN/J - que aprueba el Reglamento de Aplicacin
de Sanciones Administrativas por Infracciones en contra del Patrimonio Documental
Archivsticos y Cultural de la Nacin.
4. V I G E N C I A
El presente Manual entrar en vigencia a partir de la fecha de aprobacin, dispuesta por
Resolucin de Alcalda (Anexo 1)
5. DISPOSICIONES ESPECFICAS
5.1. Archivo Central
El Archivo Central es el rea que se encarga de organizar, custodiar y conservar la
documentacin proveniente de los Archivos de Gestin y Perifricos de la Municipalidad,
brindando servicio e informacin a todas las unidades orgnicas que lo solicitan y al pblico
en general.
Los documentos generados por las diversas reas de la Institucin Municipal y eventualmente
por aquellas reas en proceso de desactivacin, fusin por absorcin, son transferidos al
Archivo Central para su conservacin o posterior eliminacin.
El Archivo Central forma parte de la Sub Gerencia de Tramite Documentario, Archivo y

orientacin al vecino de la Municipalidad de Barranca y como tal, es la encargada de las
acciones tendientes a la implementacin del Sistema Institucional de Archivos, estableciendo

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coordinacin con el Archivo General de la Nacin para la transferencia y eliminacin de
documentos.
Municipalidad
Provincial5.1.1
de Ciclo Vital de los Documentos
Barranca
Se entiende por ciclo vital a las etapas, edades o periodos por los que pasa el
documento desde su produccin hasta la finalizacin de su vigencia en los diferentes niveles
de archivo.
5.1.1.1 Documentos Semiactivos
Es la documentacin perteneciente al Archivo Central cuya etapa activa ha concluido en los
Archivos de Gestin y Perifricos siendo su consulta poco frecuente para atender trmites
debido a que estos han concluido con la respuesta dada al ciudadano o por haberse expedido
una Resolucin y/o acto administrativo. Sin embargo, como su nombre lo indica existe la
posibilidad que, a pesar de haber concluido el trmite o el procedimiento administrativo,
nuevamente el documento sea consultado como consecuencia de acciones de reclamo,
apelacin, reconsideracin y/o revisin que realice el ciudadano, reactivando el carcter
activo del documento para nuevas consultas.
5.1.1.2 Documentos Inactivos
Es la documentacin del Archivo Central cuya consulta disminuye o es casi nula para trmites
y procedimientos administrativos pero que por su valor histrico o para fines de investigacin
histrica requiere ser conservado hasta por 30 aos previamente a su transferencia al Archivo
General de la Nacin.
En el Archivo Central se conserva la documentacin semiactiva e inactiva de valor temporal y
permanente con relacin a su eliminacin o transferencia.
5.1.1.3 Documentos de Archivo
Son los documentos de cualquier tipo de soporte: escrito, impreso, sonoro, visual,
electrnico, informtico, etc. que se producen como consecuencia del ejercicio de una
funcin en una instancia o dependencia Municipal y que responden a un procedimiento
administrativo, jurdico, fiscal, contable, etc. por el que se da origen a un expediente, el cual,
rene toda la documentacin recibida por la dependencia durante todo el proceso de
tramitacin, tambin se le denomina documentacin administrativa o archivstica.
Este tipo de documentacin posee valores administrativos, fiscales, legales, cientficos,
econmicos, histricos o culturales lo cual determinara su permanencia temporal o definitiva
en los diferentes niveles de archivo.
6. NORMAS GENERALES DEL SISTEMA DE ARCHIVOS
6.1 ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS
La Administracin de archivos es un conjunto de principios mtodos y procedimientos
orientados a lograr una eficiente organizacin y funcionamiento de los archivos. Es funcin
archivstica la gestin de documentos desde su elaboracin hasta la eliminacin o
conservacin permanente de acuerdo a su ciclo vital.
6.1.1 Finalidad
Determinar los principios de unidad, racionalidad, eficiencia en la administracin de
los archivos de la Municipalidad.
Brindar servicios de informacin a la ciudadana en general, a los funcionarios y al
Estado.

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6.1.2 Acciones
La Sub Gerencia de Tramite Documentario, Archivo y Orientacin a vecino estar sujeto a lo
Municipalidad
Provincialdescrito
de en el Reglamento de organizacin y Funciones de la Entidad, aprobado mediante
BarrancaOrdenanza Municipal N , dependiendo tcnicamente del Archivo General de la Nacin.
(Resolucin Jefatural N 073-85-AGN-J Normas Tcnicas del Sistema Nacional de Archivos
Directiva 01 Administracin de Archivos).
6.1.2.1 La Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino de la
Municipalidad estar constituido por:
Archivo Central
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las
actividades archivsticas a nivel institucional; as como, de la conservacin y uso de la
documentacin proveniente de los archivos de gestin y perifricos e intervenir en la
transferencia y eliminacin de documentos en coordinacin con el Archivo General de la
Nacin.
Archivo de Gestin
Es el responsable de la organizacin, conservacin y uso de la documentacin recibida o
producida por una unidad orgnica y transferirla al Archivo Perifrico y/o al Archivo Central.
Archivo Perifrico
Es el responsable del mantenimiento y uso de la documentacin proveniente de los archivos
de gestin y de transferencia al Archivo Central. Se constituirn cuando la complejidad de
funciones, nivel de especializacin y ubicacin fsica de las unidades orgnicas as lo
requieran.
6.2 ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
La Organizacin de Documentos es un proceso archivstico que consiste en el desarrollo de
un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de la
Municipalidad.
6.2.1 Finalidad
Establecer criterios uniformes para la organizacin de los documentos en nuestros
Archivos.
Mantener organizada la documentacin de manera integral y orgnica como producto
de las actividades de la Administracin Pblica.
Facilitar la localizacin y/o ubicacin de los documentos para la recuperacin
inmediata de la informacin.

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6.2.2 Acciones
La Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino en coordinacin
con la Oficina de Racionalizacin o la que haga sus veces elaborarn la Gua de Organizacin
de Documentos de la Municipalidad de conformidad con las directivas que emita el Archivo
General de la Nacin; teniendo en consideracin las siguientes normas:
6.2.2.1 Clasificacin y Ordenamiento en los Archivos de Gestin
La Clasificacin de los documentos en los Archivos de Gestin ser orgnico funcional. Dicho
Sistema se organizar teniendo como base la estructura orgnica de la Municipalidad. Las
funciones y actividades de cada unidad orgnica darn origen a las series documentales.
Entendindose por Serie al conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes; el
mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente son archivos usados,
transferidos o eliminados como unidad.
En los Archivos de Gestin las unidades de archivamiento se ordenarn de acuerdo al sistema
alfabtico, numrico o una combinacin de ambos. Los documentos dentro de cada unidad
de archivamiento se ordenarn segn el sistema ms conveniente.
6.2.2.2 Clasificacin y Ordenamiento de Archivos Perifricos
La clasificacin de los documentos en los archivos perifricos se regir por el principio de
procedencia administrativa y el principio de orden original. De acuerdo a dichos principios, la
clasificacin se har respetando la unidad orgnica de origen de los documentos y
manteniendo el orden que se les dio en ella.
En los archivos perifricos y en el Archivo Central las unidades de archivamiento (cajas,
legajos) provenientes de las distintas oficinas debern ordenarse numricamente de manera
correlativa.
6.3 DESCRIPCIN DOCUMENTAL
La descripcin documental de un proceso archivstico consiste en identificar, analizar y
determinar las caractersticas externas e internas de los documentos con la finalidad de
elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.
Los auxiliares o instrumentos descriptivos son medios que permiten conocer, localizar y
controlar los fondos documentales de nuestra Institucin.
6.3.1 Finalidad
Facilitar la localizacin de los documentos
Garantizar el control del Patrimonio Documental
Brindar un eficaz y eficiente servicio de informacin
6.3.2 Acciones
La Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino elaborar y
actualizar los diversos auxiliares o instrumentos descriptivos teniendo en cuenta las
caractersticas de los documentos y los requerimientos de los servicios de informacin de la
Municipalidad.

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Los auxiliares o instrumentos descriptivos bsicos sern el inventario de transferencia de
documentos (anexo 3) y los requerimientos de los servicios de informacin de la
Municipalidad
municipalidad.
Provincial de
6.4 SELECCION DOCUMENTAL
Barranca
La seleccin es un proceso archivstico que consiste en identificar, analizar y evaluar todas las
series documentales de cada oficina para determinar sus periodos de retencin en base a los
cuales se formular el Programa de Control de Documentos (PCD).
6.4.1 El Programa de Control de Documentos (PCD)
Es un Instrumento de Gestin Archivstica que permite organizar, raionalizar y controlar la
produccin de documentos en la Municipalidad; contiene los plazos de retencin para la
transferencia y/o eliminacin de todas las series documentales de la Municipalidad.
El Programa de Control de Documentos (PCD) comprende:
Inventario de Series Documentales
Tabla de Retencin de Series Documentales
ndice Alfabtico de Series Documentales
6.4.1.1 Procedimiento para su formulacin
El Sub Gerente de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino junto con los
responsables de cada rea deber:
a. Elaborar una relacin de Series Documentales producidas en cada oficina
b. Definir el valor permanente o temporal de cada serie
c. Determinar el periodo de permanencia de los documentos en cada oficina y/o reparticin
Municipal.
Dicha informacin ser consolidada en los Formatos que sern remitidos a cada Jefe de las
oficinas y al Comit de Evaluacin de Documentos.
6.4.2 Finalidad
Garantizar la conservacin de los documentos de valor permanente.
Permitir la eliminacin peridica de los documentos innecesarios
Programar la transferencia de documentos de acuerdo a su ciclo vital
Aprovechar y prever la disponibilidad de los recursos de espacio, equipo, material y
personal de los archivos.
6.4.3 Acciones
La Comisin Evaluadora de Documentos (CED) de la Municipalidad formular y actualizar el
Programa de Control de Documentos.
Las Series Documentales sern analizadas y evaluadas teniendo en cuenta sus valores
administrativos, jurdico, econmico, cientfico, histrico, cultural e informativo, para
determinar sus periodos de retencin.
El Programa de Control de Documentos ser propuesto por la ms alta autoridad de la
Municipalidad y aprobado por el Archivo General de la Nacin. El mencionado Programa en
ningn caso autoriza la eliminacin de documentos o series.

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La Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino formular un
cronograma anual de transferencia de documentos del Archivo de Gestin al Archivo Central y
Municipalidad
de ste al Archivo General de la Nacin.
Provincial de
La Sub
Barranca Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino elaborar un
cronograma anual de documentos a eliminarse de acuerdo a los plazos de retencin
establecidos en el Programa de Control de Documentos.
El Archivo General de la Nacin autorizar y efectuar la eliminacin de los documentos
declarados innecesarios.
6.4.3.1 Comit de Evaluacin de Documentos
El Comit Evaluador de Documentos de la Municipalidad formular y actualizar el Programa
de Control de Documentos; y, ser designado por Resolucin de Alcalda (anexo 5) y estar
integrado por :
a. Un Representante de la Alta Direccin, quien la presidir.
b. El Gerente de la Oficina de Asesora Jurdica o su representante.
c. El Sub Gerente de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino, como
Secretario.
d. El Gerente o Sub Gerente de la Oficina cuya documentacin es materia de evaluacin.
6.5 CONSERVACION DE DOCUMENTOS
La conservacin de archivos es un proceso archivstico que consiste en mantener la integridad
fsica del soporte y del texto de los documentos de la Municipalidad a travs de la
implementacin de medidas de preservacin y restauracin.
6.5.1 Finalidad
Asegurar la integridad y conservacin de las series documentales y documentos en
general.
Garantizar la conservacin del acervo documentario del Distrito y del Patrimonio
Documental de la Nacin.
6.5.2 Acciones
El Sub Gerente de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino de la Municipalidad
formular normas especficas sobre disposicin de ambientes, sistema de proteccin, equipos
y materiales de archivos de conformidad con las directivas que emita el Archivo General de la
Nacin.
El Archivo Central y los Archivos Perifricos contarn con los locales apropiados, equipos,
mobiliario y materiales necesarios para la proteccin y conservacin de los documentos.
El Archivo Central deber constatar y evaluar los locales de archivos y sus instalaciones;
verificar el estado de proteccin y conservacin de los fondos documentales.
El Archivo Central de la Municipalidad debe encontrarse en un espacio fsico que tenga
circulacin de ventilacin fluida, luz natural, que no sea pasible de inundacin o filtraciones
de agua y/o propenso a la humedad (stano) que no permita la creacin de hongos y
proliferacin de vectores y roedores.
El Archivo Central debe estar ubicado en espacios que permita la facilidad y el libre acceso de
las unidades de Bomberos en caso de un siniestro o incendio a efecto de evitar el deterioro y
destruccin completa de las series y fondos documentales.

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El Archivo no debe estar situado en plantas altas bajo la cubiertas de techo; as se evitar el
efecto de la accin directa del sol, fluctuaciones de temperaturas, condensaciones que se
Municipalidad
provocan de forma natural en el ciclo da noche.
Provincial de
El espacio
Barranca fsico que debe ocupar el Archivo Central de nuestra Institucin deber ser de 200
mts2 aproximadamente; en razn, de su estructura funcional orgnica y la carga documental
que producen.
Constatar la aplicacin de las directivas emitidas por el Sub Gerente de Trmite
Documentario, Archivo y Orientacin al vecino de la Municipalidad y el Archivo General de la
Nacin.
6.6 SERVICIOS ARCHIVISTICOS
El servicio archivstico es un proceso que consiste en proporcionar al usuario interno
(funcionarios y servidores de la Municipalidad) y externo (personas naturales y jurdicas,
pblicas y privadas, ciudadana en general) la documentacin de la Municipalidad a fin de
satisfacer necesidades de informacin.
6.6.1 Finalidad
Satisfacer oportunamente la demanda de informacin de la Municipalidad y del pblico
usuario (externo)
6.6.2 Acciones
El Sub Gerente de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino a solicitud de sus
unidades orgnicas y del interesado prestar servicios archivsticos a travs de las
modalidades de lectura, consulta, bsqueda, prstamo, expedicin de copias, etc. De los
documentos que custodia.
Los archivos de gestin y perifricos adecuarn la prestacin de sus servicios, de acuerdo a
las normas establecidas en el presente manual de procedimientos y a las establecidas por el
archivo central.
Con la finalidad de efectuar un control efectivo y normalizar el acceso a los documentos, toda
solicitud para el usuario externo se realizar llenando el FORMATO DE SOLICITUD DE
DOCUMENTOS (anexo 8) que obligatoriamente deber firmar como constancia de haber
recibido el documento, de lo contrario no se remitir ni atender el pedido.
6.6.3 Modalidades del servicio Archivstico
6.6.3.1 Prstamos
El Archivo Central, entrega el documento original por el lapso mnimo de dos (02) das
luego del cual es devuelto por la oficina receptora quien al no satisfacer su necesidad
de informacin podr formular nuevo requerimiento por un periodo de cinco (05) das
ms; y, de ser el caso ampliar el plazo por Diez (10) das.
El Solicitante a travs de la firma del Formato de Solicitud se compromete a garantizar

el correcto uso e integridad fsica de la documentacin en prstamo y su devolucin
en las mismas condiciones como le fue entregado.
Si el solicitante no ejecutara la devolucin en el plazo dispuesto, se reiterar la
devolucin del documento y/o expediente va memorando dirigido al Jefe de la
dependencia para que se remita el documento en forma inmediata.

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Las solicitudes de prstamos de documentos realizados por Oficinas distintas a la
Oficina productora o generadora debern hacerlo con memorando dirigido a sta
Municipalidad
ltima, a su vez dicha Oficina derivar la solicitud a la Oficina de la cual depende el
Provincial de
Barranca Archivo Central (Secretara General) para su atencin. Con la finalidad de controlar
este procedimiento, para lo cual se utilizar el Formato Hoja de Control de Prstamos
de Documentos (anexo 8).
6.6.3.2 Expedicin de Copias
A travs de ste servicio se reproduce un documento original que se mantiene en custodia y
se enva a la oficina solicitante ya sea copia simple o autenticada.
En el caso de solicitudes de copias certificadas solicitados por usuarios internos o externos, se
remitir el original y copia simple a la Secretara General a fin de que el funcionario
competente proceda a la certificacin correspondiente.
Recibo de pago segn TUPA para servicio externo.
6.6.3.3 Consultas
Bajo esta modalidad el usuario solicita el documento original para efectos de consulta, cotejo,
exhibicin, etc. En las mismas instalaciones del Archivo Central al trmino del cual firmar el
respectivo formato de solicitud; presentacin del documento de identidad en caso de ser
necesario
7. PROCEDIMIENTOS ESPECIALES
Son aquellos procedimientos archivsticos que merecen atencin especial y que se rigen por
sus propias normas y Directiva.
7.1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
Es un procedimiento archivstico que consiste en el traslado fsico de documentacin de un
archivo a otro al vencimiento de los periodos de retencin establecidos en el Programa de
Control de Documentos; se rige mediante la Directiva N 005/86-AGN-DGAI.
Las transferencias de documentos se realizarn al Archivo General de la Nacin con la
autorizacin previa del ente rector.
Asimismo, el Archivo Central dentro de ste mismo procedimiento actuar en calidad de
receptor de aquel acervo documentario que, por disposicin legal expresa, determine su
transferencia desde otra institucin del Sector Pblico.
7.1.1 Finalidad
Descongestionar los archivos de Gestin y Perifricos de la Municipalidad.
provechar la disponibilidad de espacio fsico, equipos y materiales de los archivos.
Garantizar la integridad y la conservacin del patrimonio documental.
Custodiar en el Archivo Central la documentacin generada en las diferentes unidades

orgnicas de la Municipalidad, al vencimiento de sus plazos de retencin.
Orientar las acciones archivsticas para la transferencia de los documentos de los
archivos de Gestin (secretarial) y/o perifricos al Archivo Central.
7.1.2 Acciones

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Recepcionar en el Archivo Central los documentos cuyo periodo de permanencia ha
terminado en los archivos de gestin de la Municipalidad y que son transferidos conforme al
Municipalidad
Cronograma de Transferencias teniendo en cuenta la Tabla de Retenciones.
Provincial de
Este
Barranca procedimiento se efecta en dos tiempos siendo el primero cuando la Oficina traslada la
documentacin y el Archivo Central lo recibe en forma preventiva colocando la observacin
sin verificar el contenido luego de lo cual se procede a la verificacin correspondiente.
Producida la verificacin y cotejo de los documentos con los Inventarios se procede a la
recepcin definitiva remitiendo a la oficina que transfiri las observaciones pertinentes a
travs de los formatos respectivos colocando el Coordinador, tcnico administrativo y/o el
Jefe del Archivo Central la firma, sello y visado de cada una de las hojas de los inventarios.
Obligatoriamente debe disponerse de la Tabla de Retencin de Documentos.
La transferencia de los documentos se efectuar de los archivos de gestin a los archivos
perifricos (si los hubiere), luego a la Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y
Orientacin al vecino y de ste al Archivo General de la Nacin.
El rgano de Administracin de Archivos formular el cronograma anual de transferencia y lo
remitir al Archivo General de la Nacin antes del 31 de marzo de cada ao.
La Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino solicitar al
Archivo General de Nacin la transferencia de los documentos que estn considerados en el
respectivo cronograma anual.
La solicitud de transferencia ser acompaada con el "Inventario de Transferencia de
documentos" (anexo 3), y remitida al Archivo General de la Nacin treinta das (30) antes de la
fecha del traslado para la verificacin e inspeccin del supervisor del rgano rector.
Para la transferencia de documentos se utilizarn unidades de archivamiento (legajos,
paquetes, cajas, etc.) de tamao uniforme. Como regla general en cada unidad de
archivamiento se empacar una serie documental, manteniendo el orden que tuvo en la
dependencia administrativa correspondiente.
Las unidades de archivamiento sern rotuladas en el lado frontal. En el ngulo superior
izquierdo se anotarn el cdigo de la entidad y de la dependencia remitente, el ao y el
nmero de remisin. En el ngulo superior derecho se indicar el nmero correlativo
correspondiente a la unidad de archivamiento.
Concluida la transferencia de la documentacin el responsable del archivo receptor anotar

en la parte central de cada unidad de archivamiento el nmero correlativo que le corresponda
dentro del archivo. Luego sealar en el inventario de transferencia de documentos la
ubicacin de la unidad de archivamiento respectiva.
El original del inventario servir para organizar el inventario general de transferencia que ser
ordenado cronolgicamente de acuerdo al ingreso de los documentos de archivo, la primera
copia ser archivada de acuerdo a la dependencia remisora y la segunda devuelta a la
dependencia remitente.
De no haber sido aprobado el Programa de Control de Documentos el Comit de Evaluacin
de Documentos emitir opinin favorable a efectos de solicitar la transferencia de los
documentos que hayan cumplido 30 aos o ms.
7.1.3 EN EL ARCHIVO CENTRAL

COMPROMISO CLIMTICO
El responsable del Archivo Central, una vez realizada la transferencia de la
documentacin dispondr la colocacin de las unidades de archivamiento en la
Municipalidad
estantera o en el lugar ms adecuado de acuerdo al principio de procedencia,
Provincial de
Barranca orientados por la estructura orgnica de la institucin, teniendo en cuenta la Tabla de
Retencin de documentos.
El responsable del Archivo Central determinar la conservacin de las unidades de
archivo de acuerdo al orden de llegada y la disponibilidad del espacio fsico que exista
en el archivo.
El responsable del Archivo Central, luego de la seleccin documental dispondr el
ingreso de los documentos a la base de datos facilitando su posterior bsqueda y
ubicacin
7.2 ELIMINACIN DE DOCUMENTOS
Es un procedimiento archivstico reglamentado por la Directiva N 006/86-AGN-DGAI que
consiste en la destruccin de los documentos autorizados expresamente (Resolucin) por el
Archivo General de la Nacin, cuyo periodo de retencin ha concluido y cuya conservacin es
considerada innecesaria por nuestra institucin
7.2.1 Finalidad
Garantizar la eliminacin de los documentos innecesarios en los archivos
administrativos de la Municipalidad de acuerdo a lo establecido por la ley.
Descongestionar peridicamente los archivos de la Institucin.
Aprovechar el espacio fsico y los equipos disponibles en los archivos.
7.2.2 Acciones
La Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino formular
el cronograma anual de eliminacin de documentos y los remitir al Archivo General
de la Nacin, antes del 31 de Marzo de cada ao.
La Sub Gerencia de Trmite Documentario, Archivo y Orientacin al vecino de la
entidad solicitar al Archivo General de la Nacin la autorizacin para la eliminacin
de los documentos al vencimiento de los perodos de retencin establecidos en su
Programa de Control de Documentos.
Las solicitudes de eliminacin sern acompaados con los inventarios en original y
dos copias (anexo 7) y las muestras documentales correspondientes 30 das antes de
la fecha establecida en su respectivo cronograma.
La Direccin General de Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin

informar sobre la procedencia e improcedencia de la solicitud. Si el informe es
favorable el expediente pasar a dictamen de la Comisin Tcnica de Archivos a base
del cual el Jefe del Archivo General de la Nacin expedir la Resolucin de eliminacin
respectiva.
El Archivo General de la Nacin es el nico facultado para eliminar los documentos
cuya destruccin haya autorizado, de acuerdo a las disposiciones legales.
7.2.2.1 El jefe o quien haga sus veces del Archivo Central es el nico responsable de la
conduccin de este procedimiento debiendo seguir las etapas siguientes:

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a. Solicitar la oficializacin del Comit Evaluador de Documentos va Resolucin de
Alcalda (Anexo 5).
Municipalidad
Provincial de b. Separar la documentacin posible de eliminar.
Barranca
c. Elaborar el inventario de eliminacin y extraer las muestras documentales
necesarias.
d. Redactar el Acta del Comit Evaluador de Documento (Anexo 6) mediante el cual se
da conformidad a la eliminacin de documentos. Dicha Acta ser firmar por sus
integrantes.
e. Propondr a la autoridad administrativa de ms alto nivel para que oficie al Archivo
General de la Nacin, solicitando la autorizacin para eliminar los documentos para tal
efecto remitir el Acta del Comit Evaluador de Documentos y la sustentacin tcnica
de la eliminacin.
f. Facilitar la informacin que requiera el supervisor designado por el Archivo General
de la Nacin.
g. Entregar al Archivo General de la Nacin previa Resolucin de Autorizacin la
documentacin a eliminar, firmando el acta de entrega correspondiente, quedndose
con un ejemplar.
7.3 Foliacin de Documentos
La foliacin es la accin administrativa u operacin que consiste en enumerar o numerar
correlativamente cada una de las hojas o folios de todo documento archivstico o unidad
documental recibida y/o generada por cada una de las reparticiones u oficinas de nuestra
Corporacin Municipal.
La foliacin de documentos est regulada por la Directiva N 005-2008-AGN/DNDAAI
Normas para la foliacin de documentos archivsticos en los archivos integrantes del Sistema
Nacional de Archivos aprobada por R.J. N 375-2008-AGN/J.
7.3.1 Finalidad
Contar con una norma que regula en forma general los procedimientos sobre foliacin de
documentos archivsticos, estableciendo requisitos y pautas a seguir para una foliacin
uniforme y sistemtica de los documentos generados en la Municipalidad que forma parte del
Sistema Nacional de Archivos.
7.3.2 Acciones de la foliacin
a. La foliacin es obligatoria.
b. La documentacin archivstica a foliarse previamente deber estar depurada y/o

seleccionada; es decir, que oda aquella documentacin no archivstica o aquella que
no forme parte de un archivo, tales como folletos, boletines, revistas, trpticos,
dpticos, y otras reproducciones de apoyo no ser objeto de foliacin.
c. Se debern foliar todas las piezas documentales por cada tomo, legajo, carpeta, etc.
De manera independiente cuando sean unidades documentales simples
(Resoluciones, oficios, Memorndum etc.) y de manera continuada las unidades
documentales compuestas (Legajos de personal, Expedientes de procesos judiciales,
contratos, Concursos Pblicos, Proyectos, Informes etc.).

COMPROMISO CLIMTICO
d. La foliacin se har de adelante hacia el final, de tal manera que la primera hoja del
escrito y dems hojas sern foliadas en forma correlativa, segn se vayan acumulando
Municipalidad los documentos, escritos y dems actuaciones. Estos debern estar debidamente
Provincial de
Barranca foliados y en estricto orden cronolgico formando un solo cuerpo.
e. El Archivo Central solicitar la confeccin de un sello estandarizado en cuyos
recuadros (2) se colocarn los nmeros arbigos consecutivos; recuadro izquierdo el
nombre de la Municipalidad y/o de la oficina respectiva; recuadro derecho el nmero
de folios en cifras arbigas.
f. El nmero asignado a cada folio deber escribirse de manera legible, sin
enmendaduras, sobre un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos
originales, etc.
g. La foliacin se efectuar en nmeros arbigos y se iniciar con el prime escrito que
presente el interesado, con el documento que genere el funcionario competente o
cuando la gestin se inicie por otra institucin.
No se deber foliar lo siguiente:
a. Las hojas en blanco.
b. Las unidades documentales que se generan empastadas, foliadas o paginadas de
fbrica, como son los libros principales, auxiliares y tomos contables, Libros de actas
etc.
c. Los documentos en soporte distintos al papel (CD, diskette, DVD).
7.4 Rectificacin
La rectificacin es una tarea administrativa mediante la cual al detectarse errores en la
foliacin de un documento o en la unidad documental, se proceder a su respectiva
correccin.
Los errores en la foliacin podrn ser de la siguiente naturaleza:
Por haber transgredido los procedimientos indicados en el presente manual.
Por Omisin.
Por repeticin de foliacin
7.4.1 Acciones
7.4.1.1 Errores de foliacin en la misma institucin
Cuando los errores en la foliacin se detecten en documentos o expedientes generados en
nuestra institucin, la foliacin ser rectificada en la oficina o dependencia administrativa que
detect el error.
Constatado el error en el documento o expediente, se deber rectificar la foliacin tachando

la anterior con dos lneas oblicuas cruzadas y a continuacin se efectuar la foliacin
correcta, adems de colocarle el trmino " VALE
Realizada la accin descrita en el prrafo precedente, se dejar constancia (anexo 10)
indicando el nombre, apellido y el cargo de la persona o trabajador encargado de la gestin
documentaria.
7.4.1.2 Errores de foliacin procedente de otra institucin
Cuando los errores en la foliacin se detecten en expedientes procedentes de otras
instituciones ajenas a la receptora, se proceder de la siguiente manera:

COMPROMISO CLIMTICO
Si el documento o expediente tiene Prioridad especial o Urgente, se agregar al
documento o expediente una constancia (Anexo 10), la cual se incluir al final del documento
Municipalidad
o expediente sealando los errores detectados en la foliacin, el trabajador quien realiz la
Provincial de
Barrancarectificacin incluir en sta constancia sus nombres, apellidos y el cargo. Esta constancia
ser foliada y se continuar sin rectificar y/o anular la anterior.
En caso de no realizarse lo descrito lneas arriba, se devolver dicho documento o expediente
a la entidad de origen para que regularice su foliacin.
7.4.1.3 La foliacin rectificada, ser anulada mediante:
Una raya oblicua, evitando los tachones y/o borrones.
La correcta foliacin debajo del sello foliador.
Colocar el trmino "VALE".
A continuacin firma, nombres y apellidos y cargo del trabajador responsable de la
gestin documentaria.
ACCIONES COMPLEMENTARIAS
Los rganos de administracin de archivos propondrn a las instancias superiores
correspondientes las normas internas que se consideren necesarias para la mejor aplicacin
de la presente directiva.
ACCIONES TRANSITORIAS
a. Las Oficinas y/o dependencias municipales son responsables de la conservacin,
custodia y mantenimiento de los Archivos de Gestin y Archivos Perifricos a su cargo;
debiendo efectuar el Inventario y relacin de las series documentales generados.
b. Comit se integrar y funcionar de conformidad a lo dispuesto por la Directiva No.
004/86-AGN-DGAI Normas para la Elaboracin del Programa de Control de
Documentos de los Organismos del Sector Pblico Nacional. La eliminacin se
efectuar de acuerdo al procedimiento aprobado por la presente Directiva.

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad
Provincial de
Barranca
ANEXOS

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad A N E X O 1
Provincial de
Barranca
RESOLUCIN DE ALCALDIA
N 000-0000-AL/RUV-MPB
BARRANCA, -- de ------ del ----

EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE BARRANCA;
VISTO: El Informe Tcnico N .............procedente de la Sub Gerencia de
Archivo Central remitiendo el Proyecto del Manual de Procedimientos Archivsticos de
la Municipalidad Provincial de Barranca; el Informe N...........de la Gerencia de
Asesora Jurdica.
CONSIDERANDO:
Que, por Ley N 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos
con la finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades
pblicas existentes en el mbito nacional, para garantizar la defensa, conservacin,
organizacin y servicio del patrimonio documental de la Nacin;
Que, por Decreto Supremo N 008-92-JUS de fecha 26 de junio de 1992, se reglament la Ley
N 25323 disponiendo la entrada en vigencia de las normas y directivas emitidas por el
Archivo General de la Nacin, como ente rector del Sistema Nacional de Archivos;
Que, mediante Resolucin Jefatural N 160-2004-AGN-J, se aprob el Manual de
procedimientos Archivsticos para aplicacin de los rganos conformantes del Sistema
Nacional de Archivos;
Que, siendo indispensable para la presente administracin municipal aprobar los siguientes
documentos de gestin archivsticas aplicables a la realidad municipal, con la finalidad de
cumplir la normativa del Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es perentoria su
aprobacin y vigencia;
Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en el Art. 43 de la Ley 27972- Ley Orgnica
de Municipalidades;
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.- Aprobar el Manual de Procedimientos Archivsticos el cual consta
de (......) fojas y es parte integrante de la presente resolucin.
ARTICULO SEGUNDO.- La presente disposicin es de cumplimiento obligatorio por todas
las dependencias de la municipalidad y entrar en vigencia a
partir de la fecha.
ARTICULO TERCERO.- Encargar a la Gerencia Municipal, Gerencia de Presupuesto y
Planificacin, Secretaria General, Sub Gerencia de Logstica y
Archivo Central el cumplimiento cabal de la presente Resolucin.
COMUNIQUESE, REGISTRESE Y CUMPLASE.
ANEXO 2

COMPROMISO CLIMTICO
TABLA DE RETENCIN DE DOCUMENTOS PARA LAS MUNICIPALIDADES
Municipalidad
Provincial de
Barranca
AG = Archivo de Gestin
AP = Archivo Perifrico
AC = Archivo Central
ANEXO3
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

INFORMACION GENERAL
1.- Unidad Orgnica:
Unidad productora:
Nivel de Archivo:
1.1. Cdigo:
1.2. Datos de la Remisin:
Ao:
Remisin N:
______________________________________________________________________________
2.- Descripcin General de Documentos a Transferirse
______________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________
3.- Metros Lineales de Documentos a Transferirse

___________________________________________________________________________
4.- Lugar y Fecha: 5.- Lugar y Fecha:
___________________________ _________________________
Jefe del Archivo Remitente Jefe del Archivo Receptor

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad
Provincial de
Barranca
ANEXO 4
INVENTARIO REGISTRO DE TRANSFERENCIA
N Ttulo Fechas Cantidad de unidades Metros Obs.

Orden Serie Documental Extremas a transferirse Lineales

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad ANEXO5
Provincial de
Barranca
MODELO DE RESOLUCION DEL COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS
RESOLUCIN DE ALCALDIA
N 000-0000-AL/RUV-MPB
BARRANCA, -- de ------ del ----

EL ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE BARRANCA;
VISTO: El Informe Tcnico N .............procedente de la Sub Gerencia de
Archivo Central remitiendo el Proyecto del Manual de Procedimientos Archivsticos de la
Municipalidad Provincial de Barranca; el Informe N...........de la Gerencia de Asesora
Jurdica.
CONSIDERNANDO:
Que, por Ley N 25323 de fecha 10 de junio de 1991 se crea el Sistema Nacional de Archivos con la
finalidad de estructurar, normativa y funcionalmente los archivos de las entidades pblicas
existentes en el mbito nacional, para garantizar la defensa, conservacin, organizacin y servicio
del Patrimonio Documental de la Nacin;
Que, por Decreto Supremo N 008-92-JUS de fecha 26 de junio de 1992, se reglament la Ley N
25323 disponiendo la vigencia de las normas y directivas emitidas por el Archivo General de la
Nacin como ente rector del Sistema Nacional de Archivos;
Que, por Resolucin Jefatural N160-2004-AGN-J, se aprob el Manual de Procedimientos
Archivsticos para aplicacin de los rganos conformantes del Sistema Nacional de Archivos;
Que siendo indispensable para la presente administracin municipal aprobar los siguientes
documentos de gestin archivsticas aplicables a la realidad municipal, con la finalidad de cumplir
la normativa del Sistema Nacional de Archivos como parte integrante, es perentoria su aprobacin
y vigencia;
Por lo expuesto y de conformidad a lo preceptuado en el Art. 43dad que los faculta emitir la
norma);
RESUELVE:
ARTICULO PRIMERO.- Constituir el Comit Evaluador de Documentos del (nombre de la
entidad) que estar integrado por los siguientes miembros:
A. Un representante de la Alta Direccin, quien lo presidir.
B. El jefe de la Oficina de Asesora Jurdica o su representante.
C. El Jefe de la Unidad orgnica cuya documentacin ser evaluada, y
D. Jefe del Archivo Central o quien haga sus veces, quien actuar como secretario tcnico del
Comit.
ARTICULO SEGUNDO.- El citado Comit cumplir sus funciones con arreglo a la normatividad
vigente emitida por el Archivo General de la Nacin.
REGSTRESE, COMUNQUESE Y PUBLQUESE

COMPROMISO CLIMTICO
ANEXO6
Municipalidad
Provincial de
Barranca
ACTA DEL COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS
En Barranca, siendo las...............horas del da............de................del dos mil en la Oficina

de................................................ubicado en la Jr. Zavala 500, del Distrito y Provincia de
Barranca, se reuni el Comit Evaluador de Documentos de la Entidad, designado mediante
Resolucin de Alcalda N 0000-000-AL-MPB de
fecha.................................de........................del 201- , con la asistencia del
Sr..................................................., Presidente del Comit, Dr......................................, Asesor
Legal, representantes de las Oficinas de.............................................; y, el
Sr.................................................................Jefe del Archivo Central quien acta como
Secretario de la Comisin.
El Presidente del Comit Evaluador de Documentos someti a evaluacin los documentos

seleccionados debidamente descritos y acordaron proceder de conformidad con las normas
de archivo remitiendo el expediente y solicitando la autorizacin del Archivo General de la
Nacin para la eliminacin de los documentos en mencin por resultar innecesarios para
nuestra Institucin.

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad ANEXO7
Provincial de
Barranca
INVENTARIO DE DOCUMENTOS A ELIMINARSE
Preparar original y dos copias
INFORMACION GENERAL 7 Autorizacin de Eliminacin de

1 Sector: documentos del Archivo General de la
Nacin:
2 Entidad:
7.1 Resolucin Jefatural
3 Unidad Orgnica:
7.2 Sesin de la Comisin Tcnica de
4 Jefe del rgano de Administracin: Archivos
5 Direccin:
6 Telfono:
8 Descripcin General de Documentos a eliminarse:
9 Metros lineales a eliminarse:
10.- Lugar y fecha
_____________________________________________
Jefe del rgano de Administracin de Archivos
ANEXO 8
INVENTARIO REGISTRO DE ELIMINACIN
Nro. Descripcin de las Series Fechas

Orden Documentales Extremas Observaciones

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad
Provincial de
Barranca

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad
Provincial de
Barranca
ANEXO 9
FORMULARIO DEL SERVICIO ARCHIVISTICO
A) DATOS DEL DOCUMENTO

Serie documental / Tipo documental
------------------------------ ------------------------------
------------------------------
------------------------------
D) DATOS DEL ARCHIVO CENTRAL
------------------------------
Fecha de prstamo
------------------------------
------------------------------
Datos Complementarios
------------------------------
------------------------------
Fecha de Devolucin
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
B) DATOS DEL SOLICITANTE
Observaciones
Unidad Orgnica Observaciones
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
Firma y sello del responsable del servicio
Nombre del solicitante
------------------------------
------------------------------
------------------------------
-----------------------------
------------------------------
------------------------------
------------------------------
C) FIRMA DEL SOLICITANTE

COMPROMISO CLIMTICO
Municipalidad
Provincial de
Barranca

ANEXO 10
CONSTANCIA DE RECTIFICACIN
El que suscribe
HACE CONSTAR
El Exp. N ...................................... de fecha ..............................

Asunto.............................................................................................................. ha sido
OBSERVADO, por tener..................................................................................................
detectndose error en la foliacin de....................................... al ................................
Barranca, --- de ---- del ----.
___________________________________
Firma:
Nombres y Apellidos:
Cargo:
ANEXO 11
Cuadro de clasificacin y codificacin de Secciones, Sub Secciones y Series

documentales del Archivo Central
A N E X O 12
GLOSARIO
1. ACTA: Documento formal que consigna la decisin de un cuerpo legislativo o una

autoridad pblica.
2. ARCHIVERO: Especialista, encargado de la administracin de documentos y archivos
y de conducir el Sistema de Archivo Institucional.
3. ARCHIVO CENTRAL: rgano Administrativo de Archivos encargado de planificar,
organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivsticas
de una institucin.
4. ARCHIVO PERIFERICO: Nivel de archivo que se conforma por ubicacin fsica de las
unidades orgnicas o complejidad de funciones.
5. ARCHIVO DE GESTION: Donde se encuentra la documentacin generada y recibida
por una unidad orgnica.
6. BASE DE DATOS: Son registros de diversa informacin, de una misma estructura.
7. CODIGO: Atributo literal y/o numrico que se da a un documento o agrupacin
documental.
8. CONSULTA: Servicio archivstico que consiste en brindar al usuario informacin
sobre los documentos que se conservan en un archivo.
9. COMIT EVALUADOR: Designado por la ms alta autoridad encargado de conducir
el proceso de Formulacin del Programa de Control de Documentos.
10. COPIAS CERTIFICADAS: Reproduccin fiel de un documento por un funcionario
pblico que acredite la necesidad formal del mismo
11. CUADRO DE CLASIFICACIN: Modelo o patrn elaborado para llevar a cabo la
clasificacin de documentos por fondo, secciones, series y sub-series.
12. DOCUMENTO: Constituido por un soporte y por la informacin contenida en l.
13. ELIMINACION: Destruccin de documentos que no poseen valor ni administrativo ni
histrico realizada de acuerdo a normas vigentes.
14. ETAPAS: Avance parcial y total en el desarrollo de una accin.
15. MANUAL: Documento que contiene las nociones elementales sobre determinada
disciplina, arte o ciencia.
16. ORGANIZACIN DOCUMENTAL: Proceso archivstico que consiste en el desarrollo
de acciones de clasificar, ordenar y signar documentos.
17. PLAZOS DE RETENCION: Tiempo en que debe permanecer la documentacin en
cada nivel de archivo.
18. PRESTAMO; Objetivo fundamental de todo archivo que consiste en poner los
formatos a disposicin de los usuarios.
19. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio bsico archivstico segn el cual los
documentos de un mismo fondo, seccin o serie no deben estar mezclados con
aquellos de otro fondo, seccin o serie.
20. PROCEDIMIENTO: Secuencia de acciones concatenadas entre s, que ordenadas en
forma lgica permite cumplir con un objetivo predeterminado
21. ROTULAR: Colocar una signatura que identifique las unidades de instalacin.
22. SERIE: Conjunto de documentos pertenecientes a una seccin que tienen
caractersticas comunes el mismo asunto o el mismo tipo documental.
23. TABLA DE RETENCION: Documento de gestin que establece los plazos de

retencin de las series documentales.
24. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS: Traslado de documentos de un nivel de
archivo a otro al vencimiento de sus plazos de retencin.
25. TUPA: Texto nico de Procedimientos Administrativos.
26. UNIDAD DOCUMENTAL: La unidad menor indivisible puede ser simple o
compuesta.
27. UNIDAD DE ARCHIVAMIENTO: Material adecuado donde se colocan y conservan
los documentos (files, cajas, paquetes etc.)
28. USUARIO: Persona que se sirve de los documentos del archivo.

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El Manual de Procedimientos es un instrumento de Gestin Archivstica que ha sido

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Municipalidad MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ARCHIVISTICOS

El Archivo Central forma parte de la Sub Gerencia de Tramite Documentario, Archivo y

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El Solicitante a travs de la firma del Formato de Solicitud se compromete a garantizar

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Custodiar en el Archivo Central la documentacin generada en las diferentes unidades

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Concluida la transferencia de la documentacin el responsable del archivo receptor anotar

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La Direccin General de Archivo Intermedio del Archivo General de la Nacin

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b. La documentacin archivstica a foliarse previamente deber estar depurada y/o

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Constatado el error en el documento o expediente, se deber rectificar la foliacin tachando

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BARRANCA, -- de ------ del ----

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INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

3.- Metros Lineales de Documentos a Transferirse

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INVENTARIO REGISTRO DE TRANSFERENCIA

N Ttulo Fechas Cantidad de unidades Metros Obs.

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BARRANCA, -- de ------ del ----

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En Barranca, siendo las...............horas del da............de................del dos mil en la Oficina

El Presidente del Comit Evaluador de Documentos someti a evaluacin los documentos

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INFORMACION GENERAL 7 Autorizacin de Eliminacin de

8 Descripcin General de Documentos a eliminarse:

9 Metros lineales a eliminarse:

10.- Lugar y fecha

INVENTARIO REGISTRO DE ELIMINACIN

Nro. Descripcin de las Series Fechas

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FORMULARIO DEL SERVICIO ARCHIVISTICO

A) DATOS DEL DOCUMENTO

C) FIRMA DEL SOLICITANTE

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El Exp. N ...................................... de fecha ..............................

Barranca, --- de ---- del ----.

Cuadro de clasificacin y codificacin de Secciones, Sub Secciones y Series

1. ACTA: Documento formal que consigna la decisin de un cuerpo legislativo o una

23. TABLA DE RETENCION: Documento de gestin que establece los plazos de