Cdigo: CA-DE-01

CARACTERIZACIN DEL PROCESO Versin: 04

DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Fecha actualizacin:
06/10/2016

LDER DEL PROCESO TIPO DE PROCESO

DIRECTOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIN ESTRATGICO
OBJETIVO ALCANCE
Inicia con la formulacin de los planes estratgicos, el plan de
Planificar el desarrollo integral del Municipio y el Mantenimiento del desarrollo, Planes de accin y proyectos hasta el seguimiento y
SIGI, en el corto, mediano y largo plazo, mediante la formulacin, evaluacin de productos y resultados de la gestin de los
ejecucin, seguimiento y evaluacin de los planes estratgicos, Plan mismos.
de Desarrollo, proyectos de inversin, y planes de Accin, con
eficiencia, eficacia y cumplimiento de los requisitos normativos y Secretaras en las que se ejecuta: En todas las secretaras de
tcnicos Despacho y dependencias adscritas a la Administracin Municipal
de Itag

1. REQUISITOS APLICABLES:

Norma Requisitos Norma Requisitos

4. CONTEXTO DE LA ORGANIZACIN 4.1 Requisitos Generales
4.1 COMPRENSIN DE LA ORGANIZACIN Y 4.2 GESTIN DOCUMENTAL
DE SU CONTEXTO 4.2.2 Manual de la calidad
4.2 COMPRENSIN DE LAS NECESIDADES 5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIN
Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES 5.2 ENFOQUE AL CLIENTE
INTERESADAS 5.3 POLTICA DE LA CALIDAD
4.3 DETERMINACIN DEL ALCANCE DEL 5.4 PLANIFICACIN
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD 5.5 RESPONSABILIDAD, AUTORIDAD Y
ISO NTCGP-
4.4 SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y COMUNICACIN
9001:2015 1000
SUS PROCESOS 5.5.3 Comunicacin interna
4.4.1 ibdem 5.6 REVISIN POR LA DIRECCIN
4.4.2 ibdem 6.1 PROVISIN DE RECURSOS
5. LIDERAZGO 7.2.3 Comunicacin con el cliente
5.1 LIDERAZGO Y COMPROMISO 8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA
5.1.1 Generalidades 8.2.3 Seguimiento y medicin de los procesos
5.1.2 Enfoque al cliente 8.4 ANLISIS DE DATOS
8.5 MEJORA

Revisado por: Gonzalo Escobar Flrez Aprobado por: Andrs Felipe Londoo Restrepo
Cargo: Secretario General Representante de la Direccin para el SIGI Cargo: Director Administrativo de Planeacin
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Norma Requisitos Norma Requisitos

5.2 POLTICA 1.2.1 Planes ,Programas y Proyectos
5.2.1 Establecimiento de la poltica de calidad 1.2.2. Modelo de Operacin por Procesos
5.2.2 Comunicacin de la poltica de calidad 1.2.3. Estructura Organizacional
5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y 1.2.4. Indicadores de Gestin
AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIN 1.2.5. Polticas de Operacin
6. PLANIFICACIN MECI 1000 1.3.1 Polticas de Administracin de Riesgos
6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y 1.3.2 Identificacin de Riesgos
OPORTUNIDADES 1.3.3 Anlisis y Valoracin del Riesgo
6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y 2.1.1 Autoevaluacin del Control y Gestin
PLANIFICACIN PARA LOGRARLOS 2.3.1 Plan de Mejoramiento
6.3 PLANIFICACIN DE CAMBIOS Eje Transversal de Informacin y Comunicacin
7.1 RECURSOS
7.1.1 Generalidades
7.3 TOMA DE CONCIENCIA
7.4 COMUNICACIN Gestin de la Calidad
7.5 INFORMACIN DOCUMENTADA Eficiencia administrativa
SISTEDA
8.2.1 Comunicacin con el cliente Moralizacin y transparencia en la Administracin
9.1.1 Generalidades Pblica
9.1.3 Anlisis y evaluacin
9.3 REVISIN POR LA DIRECCIN
10. MEJORA

2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:

(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)

3. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES: (CICLO PHVA)

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Identificar necesidades, expectativas, problemas

y potencialidades de la comunidad y del territorio
Poltica y objetivos de frente a la misin y competencias del ente Procesos:
calidad. territorial. Polticas Gestin del
Documentacin Planes. Recurso Fsico y
Proceso Definir metodologa y criterios a utilizar para la Logstico
aplicable al proceso. Programas
Direccionamiento construccin de polticas planes Programas y
Normatividad aplicable. proyectos. Proyectos Sistemas de
estratgico.
Estructura Informacin e
Entidades Necesidades,
Definir la Plataforma estratgica, estructura Administrativa infraestructura
gubernamentales expectativas, problemas tecnolgica
del orden y potencialidades administrativa y los equipos de trabajo Plataforma
Programa de gobierno. estableciendo responsabilidades y autoridades. Estratgica Comunicacin
nacional y
Institucional Pblica.
departamental. Planes de desarrollo
nacional y Definir cronograma y actividades para la Gestin del
Comunidad. Necesidades de
Departamental elaboracin y ejecucin de los planes programas Talento Humano.
Actores del recursos.
Estadsticas e P y proyectos. Adquisiciones
desarrollo. Necesidades de
indicadores. Todos los
Definir los recursos humanos, fsicos, financieros contratacin.
Evaluacin plan de y tecnolgicos para la ejecucin de los planes Lneas base procesos
desarrollo programas y proyectos. misionales

Nivelar conceptualmente los equipos de trabajo.

Proceso Plan de Desarrollo Manual de calidad y

Planificar el mantenimiento y Mejoramiento
Direccionamiento Operacin del SIGI
continuo del SIGI
Estratgico Directrices para la Poltica de Calidad Todos los
Comit MECI- administracin del procesos del
Establecer poltica, metodologas e instrumentos Objetivos de
CALIDAD SIGI. SIGI
para la administracin de los riesgos Calidad
Departamento Normas tcnicas de
Directrices,
Administrativo de calidad Establecer la metodologa para la construccin metodologas y

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la Funcin Normatividad aplicable de Indicadores que permitan medir la Eficacia, cronogramas para
Pblica al proceso Eficiencia y Efectividad de los procesos gestin de riesgos
Ente certificador Ficha de
Planificar y realizar la revisin por la direccin Indicadores
Congreso de la
del SIGI
Repblica y Cuadro de mando
entidades de la Integral.
Rama Ejecutiva
Citacin a la
del poder pblico
Revisin por la
Direccin
Planificacin del
Mantenimiento al
SIGI

Proceso Gestin Polticas

del Recurso Procesos del
territoriales,
Fsico y SIGI.
sectoriales y/o
Logstico. Planes de trabajo. poblacionales. Comunidad.
Proceso Concertacin y formulacin de polticas y planes. Plan de desarrollo, Concejo
Sistemas de Gestin para la aprobacin de polticas y planes. planes estratgicos Municipal
Estudios territoriales,
Informacin e Definicin de programas y proyectos. Plan Corregimental Consejo
sectoriales y/o
infraestructura Municipal de
poblacionales. Divulgacin de polticas y planes. Planes de accin.
tecnolgica H Planeacin.
Proceso Recursos requeridos Seguimiento y evaluacin de polticas y planes. Plan de inversin.
solicitados. Entidades
Comunicacin Seguimiento y actualizacin de estadsticas e Programas y descentralizadas
Pblica. Bienes y servicios indicadores. proyectos del orden
Proceso Gestin contratados. Ajuste de polticas y planes. identificados. Municipal.
del talento Informacin financiera. Informes de Organismos de
Humano seguimiento y control.
Proceso evaluacin de
Sector privado.
Adquisiciones. polticas y planes.

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Proceso Estadsticas e
Planificacin indicadores.
Financiera.

Manual de Calidad
y Operacin del
Actualizar y socializar el manual del SIGI SIGI Publicado y
Controlar los documentos y registros del SIGI socializado
Poltica de Calidad Metodologas
Objetivos de Calidad Administrar la Documentacin del SIGI
socializadas y
Manual de Calidad y Socializar la metodologa para la administracin
ejecutadas
Operacin del SIGI de riesgos. Comit MECI-
Mapa de riesgos
Proceso Requisitos legales y Coordinar la Elaboracin de los mapas de CALIDAD
por procesos e
Direccionamiento reglamentarios riesgos por procesos Todos los
Institucional
Estratgico Plan de mantenimiento Elaborar y Actualizar el Mapa de Riesgos Procesos del
Registros de la
Entidades y mejoramiento del institucional SIGI
revisin por la
Gubernamentales Sistema Integrado de Disear e implementar Indicadores para la direccin rganos de
Gestin. Medicin de la Eficacia, Eficiencia y Efectividad control
Plan de trabajo
Directrices, de los procesos
ejecutado
metodologas y Cuadro de mando
cronogramas Realizar la revisin por la direccin
integral
Coordinar las actividades de mantenimiento y
(Indicadores)
mejoramiento del SIGI.
SIGI implementado
Archivos del SIGI
rganos de Informe de resultados Elaborar informes de seguimiento y medicin al Informes analizados
Procesos del
Control del proceso. proceso. y evaluados.
SIGI
Proceso de Peticiones, Quejas, V Determinar, recopilar y analizar los datos. Estadsticas
Comunidad.
Evaluacin y Reclamos, Denuncias actualizadas e
Analizar riesgos del proceso. Concejo
Control y Sugerencias indicadores
PQRDS Analizar los indicadores del proceso analizados. Organismos de
Proceso de

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Comunicacin Informe de Auditoras Actualizar las estadsticas e indicadores. Matriz de riesgos control.
Pblica de Control Interno. Anlisis de hallazgos de Auditoria. actualizada. Proceso
Proceso Atencin Informe de Auditoras Revisin de la normatividad aplicable al Proceso Hallazgos de Direccionamiento
al Ciudadano. del SIGI. Auditoria analizados Estratgico.
Seguimiento al plan de mejoramiento del
proceso Proceso Anlisis
y Mejoramiento
Continuo.
Correcciones
Proceso Indicadores Proceso
Acciones
Direccionamiento analizados. Direccionamiento
correctivas.
Estratgico Aplicar acciones para el mejoramiento Estratgico
PQRDS tramitadas. A Acciones
Proceso Anlisis (correctivas, preventivas y de mejora) Proceso Anlisis
Hallazgos de Auditoria preventivas.
y Mejoramiento y Mejoramiento
Continuo analizados. Plan de Continuo.
Mejoramiento

4. APORTE ESTRATGICO DEL PROCESO:

OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA COMO LO IMPACTA (CARACTERSTICAS)

Atender oportuna y eficazmente las necesidades y solicitudes de la Elaborando Planes Programas y proyectos para atender las
comunidad necesidades de la comunidad
Promover espacios de participacin comunitaria para la construccin
Aplicando estrategias de trabajo con la comunidad para la
colectiva del desarrollo municipal, permitiendo el acceso a la
identificacin de sus necesidades reales de la comunidad para
informacin y la retroalimentacin oportuna y confiable frente a los
la planificacin de la atencin de las mismas
servicios ofrecidos por la entidad.
Mejorar continuamente los procesos de la administracin municipal,
Realizando actividades de Mantenimiento y mejoramiento del
cumpliendo con los estndares de calidad conjuntamente con la
SIGI y de control de los documentos y registros
aplicacin de instrumentos tendientes a la innovacin y modernizacin
Revisando peridicamente la eficacia del SIGI
de la entidad.

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5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL:

Qu se controla Cmo se controla Responsable Registro

Cronograma de formulacin del
Verificando el cumplimiento de las actividades
La formulacin y Seguimiento Director de plan de desarrollo.
contenidas en el cronograma de formulacin del
del plan de desarrollo. Planeacin Informes de Seguimiento al Plan
plan de desarrollo.
de Desarrollo.
Planes de accin por
La formulacin y Seguimiento a Verificando el cumplimiento de las actividades
Director de Secretara.
la Ejecucin de los planes de contenidas en el cronograma de formulacin de
Planeacin Formato de Seguimiento a los
accin. los Planes de Accin
Planes de Accin.
Informacin confiable y Manteniendo actualizada la base de datos de
actualizada de los proyectos los proyectos registrados y viabilizados en el Director de Base de datos de proyectos
para la ejecucin del plan de Banco de proyectos para la vigencia Planeacin registrados y viabilizados
desarrollo. correspondiente.
Revisando y Actualizando el Manual de Calidad
Manual de Calidad y Operacin Coordinador de Manual de Calidad y Operacin
y Operacin del SIGI, de acuerdo a las
del SIGI Calidad del SIGI actualizado
necesidades normativas y de la Entidad
Director de
Realizando Seguimiento peridico a los Planeacin
Seguimiento a los Indicadores Cuadro de mando Integral
indicadores de Gestin del proceso Coordinador de
Calidad
Director de
Verificando la identificacin, Valoracin,
Planeacin Mapas de Riesgos por procesos
La gestin de los riesgos tratamiento y el seguimiento y control de los
Coordinador de Seguimiento
riesgos por procesos
Calidad
Representante de
Revisin por la direccin del Verificando la realizacin de la Revisin por la Acta y registros de Revisin por
la Direccin para
SIGI Direccin y el anlisis de las entradas la Direccin
el SIGI
Plan de mejoramiento de Verificando la implementacin de acciones de Coordinador de Plan de Mejoramiento del
revisin por la direccin del mejoramiento al Proceso Calidad proceso, Registro de acciones

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Qu se controla Cmo se controla Responsable Registro

SIGI correctivas y preventivas.
Lder de
programa del
Formulacin del Plan Metodologa para la formulacin del Plan DAP
Actas de reunin
Corregimental Corregimental Subdireccin
Ordenamiento
Territorial

6. INDICADORES: (Ver Ficha Tcnica de Indicadores)

Frecuencia
Indicador Formula Meta rea Responsable
de Revisin
Actualizacin de actividades
de los componentes que Departamento
N de acciones cumplidas/N de acciones Cuatrimest
alimentan el Plan 100% Administrativo de
programadas*100 ral
Anticorrupcin y Atencin al Planeacin
ciudadano
% de cumplimiento de los indicadores del Plan de Departamento
Seguimiento a los Indicadores
Desarrollo/% de los indicadores programados del Plan de 100% Trimestral Administrativo de
del Plan de Desarrollo
Desarrollo Planeacin
Avance en la implementacin N de actividades realizadas para la implementacin del Departamento
Cuatrimest
del Plan de Ordenamiento POT / N de actividades proyectadas para la 100% Administrativo de
ral
Territorial (POT) implementacin del POT Planeacin
Diseo de herramientas para
Departamento
la implementacin del Plan de N de herramientas desarrolladas/Herramientas a
100% Trimestral Administrativo de
Ordenamiento Territorial desarrollar*100
Planeacin
(POT)
Departamento
N de acciones de alistamiento ejecutadas/N acciones
Plan Corregimental formulado 100% Trimestral Administrativo de
de alistamiento programadas*100
Planeacin

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Frecuencia
Indicador Formula Meta rea Responsable
de Revisin
Asesora y apoyo para la Departamento
N de asesoras realizadas/N de asesoras
presentacin de perfiles de 100% Semestral Administrativo de
programadas*100
los proyectos Planeacin
Formular y/o Implementar
N de Planes Planteados / N de Planes Formulados y/o Secretara de
Planes que Fortalezcan el 3 Semestral
Implementados Educacin y Cultura
Sector Cultural
Desarrollar 1 Investigacin N de Investigaciones Planeadas/ N de Investigaciones Secretara de
1 Semestral
Artstico Cultural. Realizadas Educacin y Cultura
Seguimiento y control de los N de Riesgos Materializados / N de riesgos Coordinacin de
10% Semestral
riesgos identificados X100 Calidad
Cumplimiento de
N de compromisos cumplidos/N de Compromisos Coordinacin de
Compromisos de la Revisin 100% Semestral
suscritos x 100 Calidad
por la Direccin

7. GESTIN DEL RIESGO: (consultar Mapa de Riesgos)

Frecuencia de
Riesgo Acciones Responsable
Revisin
Incumplimiento de las metas
Presentar informes peridicos de ejecucin del Plan de
contenidas en el Plan de Semestral Profesional Universitario
Desarrollo a la Alta Direccin
Desarrollo
Emitir viabilidad tcnica sin el
Profesional Universitario
cumplimiento de los requisitos
Unificacin de criterios en los comits tcnicos Trimestral rea de proyectos y gestin
para obtener un beneficio
de recursos
particular
Rendir a los rganos de control Profesional Universitario
Autocontrol, reuniones en Comits tcnicos primarios
informacin errada o Trimestral rea de proyectos y gestin
soportado mediante actas
incompleta de recursos
No hacer la Revisin o ajuste Director de Planeacin
Revisar o ajustar el POT en la etapa de alistamiento Semestral
del POT, (debida y Subdirector de Desarrollo

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Frecuencia de
Riesgo Acciones Responsable
Revisin
oportunamente) Territorial

Ineficacia de las Acciones

Seguimiento peridico a las matrices de Riesgos por Lderes de Procesos
implementadas para el Trimestral
procesos Control Interno de Gestin
tratamiento de los riesgos
No lograr las metas Ajustes a la planeacin de acuerdo a los recursos Secretara de Educacin y
Trimestral
planificadas asignados. Cultura
Ajustes a la planeacin de acuerdo a los recursos Secretara de Educacin y
No satisfacer la demanda Trimestral
asignados. Cultura
Notificar a los responsables de la informacin y Verificar
que la informacin est disponible antes a la realizacin
No Analizar toda la de la Revisin por la Direccin
informacin de entrada para Semestral Coordinacin de Calidad
la Revisin por la Direccin Capacitar al personal en Cdigo nico Disciplinario y
delitos contra la Administracin Pblica y Estrategias
anticorrupcin
No cumplir con los
Notificar a los responsables de la informacin y Verificar
requerimientos normativos
que la informacin est disponible y completa antes a la Anual Coordinador de Calidad
para la Revisin por la
realizacin de la Revisin por la Direccin
Direccin

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS:

Cdigo Nombre Cdigo Nombre

Procedimiento para la elaboracin y Procedimiento para el Manejo de la Propiedad del
PR-DE-01 PR-DE-06
seguimiento al plan de desarrollo Cliente
Procedimiento para la elaboracin y
PR-DE-02 PR-DE-09 Procedimiento para el desarrollo cultural
seguimiento de planes de accin
Procedimiento para la implementacin y seguimiento
PR-DE-03 Procedimiento para la elaboracin de proyectos PR-DE-10
del PEMP

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PR-DE-04 Procedimiento para la Revisin por la Direccin PR-DE-11 Procedimiento para la Formulacin y Ajuste del POT
PR-DE-05 Procedimiento para la Gestin de los riesgos PR-DE-13 Procedimiento para la Gestin Cultural Municipal

9. RECURSOS:
Tipo de Recurso Descripcin Quien lo Suministra
Director Administrativo de Planeacin; Secretarios de Despacho,
Humanos Subsecretarios, Profesionales Universitarios, Tcnicos y Gestin del Talento Humano
Auxiliares Administrativos
Instalaciones locativas adecuadas para la prestacin de los
Proceso Gestin del Recursos Fsico y
servicios, Oficinas dotadas de equipos de cmputo, software, red
Fsicos Logstico
interna, aplicaciones, Internet, sistemas de informacin y
Proceso Sistemas de Informacin
comunicacin y Papelera en general,
No requiere condiciones ambientales o locativas especiales,
basta con disponer de condiciones normales o adecuadas en Proceso Gestin del Recursos Fsico y
Ambiente de Trabajo cuanto a temperatura, ambiente, ruido, iluminacin ventilacin, Logstico
ergonoma, relaciones interpersonales, trabajo en equipo, que Gestin del Talento Humano
permitan el desarrollo normal de las actividades del proceso

10. CONTROL DE CAMBIOS

Versin Fecha Descripcin del Cambio

01 31/07/2013 Creacin del documento.
Se actualizan los requisitos del MECI 1000, conforme a la actualizacin del mismo. Se adecuan las
actividades relacionadas con el SIGI, enfocadas al mantenimiento y mejoramiento del mismo. Se modifican
02 15/12/2014
los parmetros de seguimiento y medicin del proceso, de acuerdo a los cambios en los Indicadores del
proceso y en la Matriz de riesgos del mismo. Se incluye el Procedimiento para la Gestin Cultural Municipal
Se actualizan los indicadores y riesgos, se eliminan los procedimientos FO-DE-07, FO-DE-08, FO-DE-12
03 04/02/2016 (Control de Documentos Internos y Externos y Control de Registros) y las actividades, entradas, salidas y
puntos de control relacionada con estos
04 06/10/2016 Se actualiza: Indicadores, Riesgos y requisitos de la Norma ISO 9001:2015

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