MANUAL DE FUNCIONES Y/O PROCESOS PARA LA EMPRESA ABONOS

ORGNICOS DEL EJE CAFETERO S.A.S

JENNIFFER RIVAS DOMINGUEZ

1.088.336.895
VALERIA MARN ESCOBAR
1.088.331.259

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PEREIRA

FACULTAD DE INGENIERIA INDUSTRIAL
PEREIRA
2017
 Abonos orgnicos del eje cafetero S.A.S
BIOGUARD
Guardando vida

La empresa Abonos orgnicos del eje cafetero S.A.S es una pequea empresa familiar
ubicada en las afueras de la ciudad de Pereira, en el sector de cerritos Km 5, entrada 17,
hacienda Santa Martha. Fue creada en el ao 2016 y actualmente cuenta con 4 accionistas,
de los cuales uno de ellos cumple funcin de agrnomo, otro de supervisor, otro de
representante de ventas y el otro es el accionista mayor el cual permite el movimiento
productivo de la empresa.
Durante ste tiempo se ha estado produciendo abono BIOGUARD en dicha fbrica pero no
ha sido posible su comercializacin debido a un certificado que exige el instituto
Colombiano agropecuario (ICA) que an sigue en trmite.

PRINCIPALES PROVEEDORES: Ingenio Risaralda, Lombricol, Avicola Guadalupe.

PRINCIPALES CLIENTES: Viveros, Codegar, Supermercados de cadena, Abocar, y/o
cooperativa cafetera.

Desde que se constituy la empresa no se defini o se tuvo claro un manual de funciones

y/o procesos lo que ha generado algo de desorden dentro de la planta. Este proyecto busca
determinar falencias, aumentar la optimizacin de recursos tangibles, variables tales como
el tiempo, delegacin de tareas entre otros procesos que permitirn mejorar los ingresos
mediante un manual.

DIAGNSTICO:

Sntoma: Retraso en procesos de fbrica.

Causa: Ausencia de un manual de funciones y/o procesos.

PRONSTICO:
Si no se implementa un manual de funciones y/o procesos se seguir viendo afectada tanto
la produccin como las ventas.

CONTROL DEL PRONSTICO:

Se llevar a cabo un manual de funciones el cual tendr incluido dentro de s un manual de
procesos ya que al ser una empresa pequea generalmente una persona realiza varias tareas
de varios cargos, lo importante all es tener clara la delegacin de dichas tareas entre
funcionarios para permitir as la optimizacin del tiempo y un eficiente desarrollo del
producto.

FORMULACIN DEL PROBLEMA: Cmo se puede mejorar el proceso productivo de

la empresa Abonos orgnicos del eje cafetero S.A.S mediante la elaboracin de un manual
de funciones y/o procesos?
SISTEMATIZACIN DEL PROBLEMA:

Cmo se dividen, agrupan y coordinan formalmente las tareas en los puestos de

trabajo?

Cuntas personas son necesarias para realizar los procesos tanto productivos como
administrativos de la organizacin?

OBJETIVO GENERAL: Plantear un manual de funciones y/o procesos para la empresa

Abonos orgnicos del eje cafetero S.A.S el cual permita la estandarizacin de los procesos
dentro de la fbrica.

OBJETIVOS ESPECFICOS:
1. Describir la estructura orgnica formal y real de la empresa.
2. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada cargo.
3. Establecer los lineamientos exigidos para la elaboracin del manual de procesos.
4. Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones.

ESTADO DEL ARTE:

El manual de procesos del sistema integrado de funcin de la secretara de funcin,

nos muestra como incorporando y entendiendo un enfoque sistemtico y por procesos en
una empresa, la eficacia, eficiencia y efectividad de la Entidad pueden ascender de manera
significativa, nos muestra como en las entidades debe existir una red de procesos, la cual, al
trabajar articuladamente, genere valor para las mismas.Adicionalmente dicho artculo
presenta un marco legal el cual es pertinente en nuestra investigacin ya que presenta
normas para el ejercicio del control interno en las entidades. [Manual de procesos y
procedimientos.Alcalda mayor de Bogot]
[http://www.saludcapital.gov.co/Biblioteca%20Manuales/Planeaci%C3%B3n%20Institucio
nal%20y%20Calidad/MANUAL%20DE%20PROCESOS%20Y%20PROCEDIMIENTOS.
pdf]

Se encontr adicionalmente un blog virtual que presenta un articulo denominado creando

tu manual de procesos, el cual presenta datos de severa importancia para la investigacin,
expone cmo crear un manual, porqu es importante para una organizacin su
implementacin, algunas de sus funciones bsicas tales como:

El establecimiento de objetivos
 La definicin y establecimiento de guas, procedimientos y normas.
La evaluacin del sistema de organizacin.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de proteccin y utilizacin de recursos.
La generacin de recomendaciones.
La creacin de sistemas de informacin eficaces.
La institucin de mtodos de control y evaluacin de la gestin.
El establecimiento de programas de induccin y capacitacin de personal.

Y otros factores de mucha ayuda para el complemento y/o inicio de la esta investigacin
acerca de la planeacin y ejecucin de un manual de funciones y/o procesos en la empresa
Abonos organicos del eje cafetero S.A.S.

[Creacion de un manual de procesos.Tu trabajo.com<para que tu negocio crezca<crea tu

manual de procesos<creando tu manual de
procesos][http://www.trabajo.com.mx/creando_tu_manual_de_procesos.htm]

El ministerio de trabajo, empleo y previsin social expone cmo el planteamiento y

ejecucin de un manual de procesos puede llegar a integrar una serie de acciones
encaminandolas a agilizar el trabajo derivado de su mandato, y mejorar la calidad de
servicios, comprometindose con la bsqueda de alternativas que mejoren la satisfaccin
del usuario, las atribuciones que puede llegar a hacer y cmo se puede clasificar o definir
segn el tipo de proceso de cada entidad, siendo as clasificadas como macroprocesos o
microprocesos y ofreciendo diferentes aportes en su artculo manual de procesos y
procedimientos..[Manual de procesos y procedimiento.Ministerio de trabajo, empleo y
prevision
social][http://www.mintrabajo.gob.bo/Descargas/Manuales/Manual_de_Procesos_Procedi
mientos_2014.pdf]

Fedecacao nos muestra en su artculo denominado Administrativa, manual de procesos y

procedimientosplantea los mecanismos necesarios para buscar el autocontrol el cual define
las principales actividades y tareas que se encuentran en una institucin. As mismo se
estructura el mapa de procesos de planeacin, evaluacin y apoyo. Cada proceso esta
bosquejado sobre diagramas de flujo, los cuales describen el procedimiento de cada
actividad los cuales permitirn un mejor ampliamiento de la imformacion para nuestra
investigacion. [MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS.Fedecacao][http://www.fedecacao.com.co/site/images/recourses/doci
nstitucionales/administrativa-manual-de-procesos-y-procedimientos.pdf]

Una de las tesis de la Universidad Javeriana Propuesta para el mejoramiento de los

procesos productivos de la empresa servioptica LTDA nos dicen que dentro de lo que
se busca hacer con un manual de procesos y procedimientos es necesario hacer un estudio
de mtodos para mejorarlos y asi lograr incrementar la productividad al aumentar la
capacidad de produccin de las distintas operaciones donde es importante indagar tambin
las razones por las cuales un trabajo se hace de una manera determinada y con unos
componentes especficos. [http://javeriana.edu.co/biblos/tesis/ingenieria/tesis139.pdf]

Manual de funciones, procesos y procedimientos para la empresa hierros HB S.A en el

que se puede observar como cada proceso que lleva acabo la empresa tiene su debido
organigrama para as tener claro que se necesita y que debe pasar en cada proceso. Es algo
que debemos de tener claro a la hora de realizar este trabajo porque es fundamental que
entendamos y sepamos que debe de pasar para que cada proceso tenga su debido
procedimiento y se cumplan todas las actividades.
[http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/handle/11059/906/658306O74.pdf?sequence
=1]

Manual de funciones y manual de procedimientos empresa: comercial nutresa S.A.S

nos damos cuenta que importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como
herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin de cada uno de los
cargos, y se vuelve necesario ya que contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin
sobre aspectos organizacionales necesarios para la buena ejecucin del trabajo.
[https://es.slideshare.net/paguzman16/trabajo-gth1]

Manual de procedimientos y funciones de la empresa editorial gente nueva pineda y

cia. s. en c. en la Universidad de La Salle La mxima rentabilidad de la produccin se
obtiene fabricando la cantidad requerida de productos, de calidad ptima y en el tiempo
convenido, con el mtodo mejor y ms econmico.1 La orientacin hacia los procesos
forma parte de las organizaciones exitosas, por lo que se puede afirmar que cuando se
encamina la actividad empresarial hacia esta meta, es necesario el conocimiento por parte
de todos los integrantes de la organizacin; por ello la importancia de que las funciones y
actividades se realicen mancomunadamente, permitiendo as mayor eficiencia de la labor
productiva de tal forma que encause los esfuerzos de todos en el logro del plan estratgico
de la compaa.

[http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/3742/00781068.pdf?sequence=1]

JUSTIFICACION DEL PROBLEMA:

La realizacin de un manual de procesos y funciones tiene como propsito optimizar la

gestin de la empresa, buscando un mayor grado de efectividad mediante la descripcin de
la estructura orgnica formal y real de la empresa, la definicin de las funciones de cada
cargo, el establecimiento de los lineamientos y la compilacin en forma ordenada,
secuencial y detallada las operaciones logrando as la eficiencia y eficacia en todos y cada
uno de los procesos y procedimientos llevados a cabo dentro la misma.

El manual de procesos es una herramienta que permite que la organizacin integre una serie
de acciones encaminadas a agilizar el trabajo. Es de suma importancia la implementacin
de metodologas y/o instrumentos que permitan incorporar adecuadamente dicha
informacin en los procesos de produccin, tales como entrevistas a profundidad realizadas
a los mismos colaboradores de la organizacin.

La investigacin propuesta permitir la optimizacin de los procesos y una mayor

productividad dentro de la empresa, mediante el establecimiento de funciones pre
determinadas para cada cargo teniendo en cuenta su nivel de educacin, su experiencia, su
dependencia jerrquica, las condiciones de trabajo, los riesgos presentados, entre otros
factores que permitirn un mejor desempeo logrando as la disminucin de tiempos en los
procesos de produccin, haciendo relevante el aporte investigativo como una opcin que
mejorar de forma notoria el estado actual de la organizacin.

MARCOS DE REFERENCIA
MARCO TERICO:

Teora de la produccin: Estudia la forma en que se pueden combinar los factores

productivos de una forma eficiente para la obtencin de productos o bienes.

Teora de la optimizacin selectiva: Seleccin, optimizacin y compensacin

1. Seleccin:
Elegir entre dos o ms opciones atrayentes o por el contrario, cuando se desea evitar
el mal mayor.
Una persona no puede hacer de todo, se debe de centrar en las actividades que
prefiere.

2. Optimizacin:

Incrementar el esfuerzo para seguir llevando a cabo la actividad de forma exitosa.

Trabajar con a hnco para desarrollar el potencial que todos tenemos.

3. Compensacin:

Uso de mtodos alternativos una vez que mtodos anteriores ya no pueden ser
llevados a cabo o no estn disponibles.
Selecciona mtodos o acciones.
Uso de apoyos como lentes, audfonos, pedir ayuda para compensar declives.

Algunos autores:

Duhalt K.M: El manual de funciones contiene en forma ordenada y sistmica la

informacin e instrucciones.(Politlogo Mexicano)

Enrique B.Franklin: Los manuales de funciones y/o procedimientos sirven como

medios de comunicacin que permiten coordinar.(Administrador de empresas
Mexicano)

MARCO CONCEPTUAL:
 Organizacin estratgica: Conjunto bien definido de clientes, o a un rea geogrfica.

Lineamientos: Conjunto de rdenes o directivas

Optimizacin: Buscar la mejor manera de realizar una actividad.

Manual de procedimientos: Instrumento administrativo que apoya el quehacer

cotidiano de las diferentes reas de una empresa.

MARCO ESPACIAL:

La investigacin se llevar a cabo en las afueras de la ciudad de Pereira, en el sector de

cerritos Km 5, entrada 17, hacienda Santa Martha.

MARCO TEMPORAL:

La siguiente investigacin se llevar a cabo en un tiempo equivalente a 6 meses, dividido

de la siguiente forma.

La investigacin se llevar a

Recoleccin de informacin

Anlisis de puestos de trabajo

Muestra de la propuesta

MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6

 Deteccin del Estudio de
SEMAN Recoleccin de Ejecucin de
problema a cargos Anlisis de
A 1 info plan
tratar actuales resultados
SEMAN planteamiento Recoleccion de Ejecucin de Anlisis de
A 2 del tema info plan resultados
SEMAN planteamiento Recoleccion de Ejecucin de Desarrollo de
A 3 del tema info plan propuestas
SEMAN Recoleccion de Estudio de Ejecucin de Desarrollo de
A 4 info cargos plan propuestas

MARCO LEGAL Y NORMATIVO:

Resolucin 698 de 2011

Por medio de la cual se establecen los requisitos para el registro de departamentos
tcnicos de ensayos de eficacia, productores e importadores de bioinsumos de uso
agrcola y se dictan otras disposiciones.

Certificado de la cmara de comercio

ISO 9000:Conjunto de normas sobre calidad y gestin de calidad, establecidas por

la Organizacin Internacional de Normalizacin

ISO 14000:Conjunto de normas que cubre aspectos del ambiente, de productos y

organizaciones
HIPOTESIS:

Planteando objetivamente la hiptesis causal del proyecto, se puede afirmar que en la

fbrica de abonos orgnicos del eje cafetero, el proceso productivo no est siendo
ciertamente ptimo debido a la falta de claridad de las funciones de cada empleado.

Si se tiene claridad en las funciones de cada empleado los procesos productivos sern ms
ptimos debido a varios factores, entre ellos la disminucin de tiempos ociosos.