Informe Auditoria Ala Gestion de Nomina-AGN 2016009

OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME FINAL
AUDITORÍA A LA GESTION DE NÓMINA
AGN - 2016009
ENRIQUE CASTIBLANCO BEDOYA

JEFE OFICINA
LUZMILA CASTAÑEDA BERNAL

JEFE COORDINACION DE AUDITORÍA INTEGRAL
EQUIPO AUDITOR:
MARÍA CENELI ZAPATA BEDOYA

LUZ ANGELA MÉNDEZ RODRÍGUEZ
EDGAR ARANDA LEYTON
YENLY ALEYDA ROMERO AGUDELO (LÍDER)
LUIS ALFREDO REYES PARRA – ASESOR DESPACHO
BOGOTÁ, DICIEMBRE DE 2016
Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

Oficina de Control Interno Cra. 8 Nº 6C-38 piso 6º PBX 607 99 99
Código postal 111711
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AUDITORÍA A LA GESTION DE NOMINA
AGN 2016009
1. DESCRIPCION GENERAL ............ ................................................................... 3

2. OBJETIVOS ................................... ................................................................... 4
2.1. Objetivo General ......................... ................................................................... 4
2.2. Objetivos Específicos .................. ................................................................... 4
3. ALCANCE ...................................... ................................................................... 4
3.1. Proceso y procedimientos auditados ............................................................... 4
3.2. Dependencias en las cuales se desarrolló la auditoría ................................... 5
3.3. Período auditado ......................... ................................................................... 5
3.4. Muestras...................................... ................................................................... 5
4. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA ................................................................... 7
4.1. Reconocimiento de viáticos ......... ................................................................... 8
4.2. Control de ausentismo y su adecuado reconocimiento en la nómina de la
Entidad............................................ ................................................................... 8
4.3. Horas extras ................................ ................................................................... 9
4.4. Gestión de inconsistencias identificadas en la liquidación de nómina. ...........10
4.5 Liquidación de la nómina .............. ..................................................................10
4.6. Liquidación y el pago de sentencias laborales ...............................................12
4.7. Seguimiento a los planes de mejoramiento ....................................................13
4.8 Sistema de Control Interno ........... ..................................................................14
4.9. Relación de Hallazgos ................. ..................................................................16
5. RIESGOS ....................................... ..................................................................43
6. CONCLUSIONES ........................... ..................................................................46
7. RECOMENDACIONES .................. ..................................................................48

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AUDITORÍA A LA GESTION DE NOMINA.
1. DESCRIPCION GENERAL
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su función de evaluación y

seguimiento a la gestión institucional, en el marco del Sistema de Gestión de
Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental _ SGCCIGA- y en desarrollo del
Programa Anual de Auditoría aprobado para 2016 por el Comité de Coordinación
del SGCCIGA, adelantó auditoría a la gestión de nómina, en el segundo semestre
de la vigencia.
Con la auditoría a la gestión de nómina se buscó establecer su contribución al

logro del objetivo estratégico “OE4. Desarrollar las mejores prácticas de la gestión
de Buen Gobierno para incrementar los niveles de confianza y credibilidad”.
El ejercicio de auditoría involucra áreas responsables frente al cumplimiento de

iniciativas contempladas para el logro de los objetivos tácticos:
 TH1. Fortalecer el talento humano y promover su desarrollo, en el marco

de la política integral de gestión humana.
 GA1. Incrementar la eficiencia administrativa mediante la optimización de
los procesos, trámites, sistemas internos, riesgos de operación y la gestión
documental.
 GA2. Optimizar la gestión financiera de la entidad.
El plan de auditoría se formuló basado en riesgos identificados en los mapas de

riesgos estratégicos y de corrupción de la Entidad, relacionados con los procesos
y procedimientos asociados a los temas objeto de auditoría.
Adicionalmente, el equipo auditor aplicó su juicio profesional e incorporó en la

formulación del plan, la identificación de los aspectos específicos con mayor nivel
de exposición al riesgo que pudieran afectar la gestión de nómina.

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2. OBJETIVOS
2.1 Objetivo General
Evaluar el cumplimiento de las normas, políticas públicas y procedimientos

relacionados con el reconocimiento de viáticos, liquidación y pago de sentencias
laborales y con la gestión de nómina de la Entidad, en cuanto a: incapacidades,
horas extras y licencias no remuneradas.
2.2 Objetivos Específicos
 Identificar si los viáticos han sido reconocidos a personas autorizadas de

acuerdo a la normatividad establecida.
 Verificar la implementación de controles en la administración del ausentismo
laboral y las licencias no remuneradas y su adecuado reconocimiento en la
nómina de la Entidad.
 Examinar si la autorización, registro y liquidación de horas extras se realiza
conforme con los lineamientos definidos por la Entidad.
 Efectuar seguimiento a la gestión en la corrección de las inconsistencias
identificadas en la liquidación de nómina.
 Verificar la correcta liquidación de la nómina de acuerdo al marco normativo
vigente.
 Determinar si la liquidación y el pago de las sentencias laborales se realiza
con oportunidad.
 Efectuar seguimiento a los planes de mejoramiento vigentes suscritos con la
CGR, ITRC y OCI, incluidas las funciones de advertencia, referentes al tema
auditado.
3. ALCANCE
3.1 Procesos y procedimientos auditados
Proceso: Gestión Humana

 Subproceso: Talento Humano/ Gestión administrativa del servidor público/
Procedimientos:
Gestión de licencias no remuneradas
Gestión de comisiones al interior del país
Gestión de comisiones al exterior del país
Gestión de permisos laborales
Desvinculación de servidores públicos
Gestión de horas extras y días compensatorios
Gestión de Embargos al Salario
Gestión de Libranzas
Liquidación para pago mensual de salario.

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Proceso: Gestión Humana
 Subproceso: Talento Humano/ Gestión administrativa del servidor público/
Gestión de las Relaciones Entidad/Servidor Público/ Procedimiento:
Gestión del ausentismo laboral
Proceso: Recursos Financieros

 Subproceso: Liquidación de sentencias y devoluciones para pago
/Procedimiento:
Liquidación de sentencias y devoluciones para pago
3.2 Dependencias en las cuales se desarrolló la auditoría
Las dependencias auditadas, responsables de la información aportada para

verificaciones y análisis del Equipo Auditor, son las siguientes:
 Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica (DGRAE)

Subdirección de Gestión de Personal (SGP).
o Coordinación de Nómina
o Coordinación de Seguridad Social y Bienestar Laboral
Subdirección de Gestión de Recursos Financieros (SGRF).
o Coordinación de Tesorería
o Coordinación de Presupuesto
o Coordinación de Sentencias y Devoluciones
 Dirección de Gestión Jurídica (DGJ) / Subdirección de Gestión de

Representación Externa (SGRE).
 Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla (DSI) / Grupo Interno de

Trabajo (GIT) de Personal.
 Dirección Seccional de Aduanas de Barranquilla (DSA) / Grupo Interno de

Trabajo (GIT) de Personal y División de Gestión Administrativa y Financiera.
3.3 Período auditado
La auditoría incluyó las actuaciones comprendidas entre el 1 de enero de 2015 y

el 31 de agosto de 2016, para todos los temas incluidos en los objetivos
específicos mencionados.
3.4 Muestras
Las muestras seleccionadas se observan en la tabla 1.

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Tabla No. 1. Alcance - Muestras
Total Técnica de
Tema Muestra % Muestra Fuentes
Población Selección
Reconocimiento
de Viáticos a Criterio del
Funcionarios 7114 72 1% Auditor por
Dirección de
Nivel Central materialidad.
Gestión de
2015 Y 2016*
Recursos y
Reconocimiento
Administración
de Viáticos
Económica,
Funcionarios
212 47 22% Muestreo Subdirección
Seccional
Aleatorio de Gestión de
Barranquilla
Simple (MAS) Personal,
2015 Y 2016*
usando el Subdirección
Gastos
aplicativo Financiera,
Reembolsables
estadístico Seccional
por viajes fuera
63 13 21% IDEA Barranquilla
de Bogotá a
contratistas
2015 Y 2016*
16 DSIB MAS usando
Licencias No Coordinación
398 18 DSAB 13% IDEA para
remuneradas de Nómina
17 NC NC.
Registros de
ingreso y
MAS usando salidas de
Horario 1582 158 10%
IDEA Sendas y San
Agustín -
Junio de 2016
Incapacidades MAS usando
DSA de 379 27 7% IDEA / Criterio
Barranquilla del Auditor
Incapacidades MAS usando
DSI de 483 30 6% IDEA / Criterio
Barranquilla del Auditor
Base
Incapacidades
resultado de
de Direcciones
33 MAS usando consulta al
Seccionales en
13.878 IDEA / Criterio programa
Hoja de Vida
del Auditor AUSEN el
Incapacidades
32 27/09/2016
Nivel Central
36 registros Criterio del
Permisos DSA
569 de 7 6% auditor
de Barranquilla
funcionarios considerando
Permisos DSI 1815 41 de 7 mayor número
2%
de Barranquilla registros funcionarios de solicitudes
Horas extras Muestreo Base
DSA de 334 14 4% Aleatorio resultado de
Barranquilla Simple consulta a
Horas extras Usando el HOEX en
DSI de 122 15 12% Aplicativo Kactus en
Barranquilla Estadístico septiembre de

6
Total Técnica de
Tema Muestra % Muestra Fuentes
Población Selección
Horas extras IDEA / Criterio 2016
1.160 14 1%
Nivel Central del Auditor
Liquidación de
nómina Aplicativo
311 6 1.93%
DSI IDEA
Consulta
Barranquilla
nómina ACUM
Liquidación de
Aplicativo julio de 2016
nómina DSA 292 7 2.4%
IDEA Consultas
Barranquilla
para muestra
Liquidación de
en el
nómina Nivel 1701 2 0.12% Criterio auditor
programa
Central
CONTR de
Liquidación de Único Kactus
nómina funcionario
1 1 100%
Impuestos con auxilio de
Bogotá transporte.
Funcionarios
Desvinculados
nivel central y 158 35 22%
Muestreo
Barranquilla
Aleatorio
pago DGRAE, SGP,
Simple
Funcionarios SGRF, DSA y
Usando el
Desvinculados DSI de
Aplicativo
nivel central y Barranquilla
Estadístico
Barranquilla 158 9 6%
IDEA
Liquidación
prestaciones
sociales
Fuente: Elaborado por Equipo Auditor
4. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA
Resultado del reconocimiento de los procedimientos en la fase de planeación se

identificaron seis riesgos en los cuales se basó el plan de auditoría y la
consecuente definición de actividades a desarrollar para el logro de los objetivos
general y específicos de la misma, los cuales fueron:
1. Deficiencia en los insumos de información del proceso

2. Deficiencias en la información de salida del procedimiento
3. Deficiencias y/o ausencias en el hardware y/o en el software
4. Capacitación deficiente y/o insuficiente
5. Pérdida de documentos, bienes y/o información
6. Vencimiento de términos
Para el desarrollo de los objetivos planteados, se utilizaron las técnicas de

observación directa, revisión y análisis documental, entrevistas con los

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responsables de los procesos y procedimientos, confirmación y cruces de
información, procedimientos analíticos y comparación.
4.1 Reconocimiento de viáticos
Los procedimientos Gestión de Comisiones al interior y al Exterior del País, tienen

como objetivo establecer la programación y atender las solicitudes de trámite de
comisiones e inclusión de estas novedades en el sistema de recursos humanos a
fin de garantizar que se cumpla con la normativa que regula esta situación
administrativa.
Para el desarrollo de la auditoria se realizaron las siguientes actividades:
Se cotejó que los funcionarios comisionados no hayan tenido situaciones

administrativas que afectan la comisión. Se verificó que las liquidaciones de los
viáticos estuvieran acordes con la normatividad vigente para ese momento y que
las legalizaciones de los viáticos o gastos de viaje, según corresponda a
funcionarios o contratistas, incluyeran los soportes correspondientes. Se constató
que los contratistas que percibieron gastos de viaje, estuvieran previstos dentro
del contrato y que no se haya excedido el monto de los mismos.
4.2 Control de ausentismo y su adecuado reconocimiento en la nómina de la

Entidad.
Sobre el ausentismo general se requirieron para revisión los informes trimestrales

que deben elaborarse y presentarse en cumplimiento de lo dispuesto en el
procedimiento PR-GH-0088 Gestión del ausentismo laboral, consultándose para
comparación los reportes de ausencias registradas en KACTUS y también los
registros de permisos sindicales, cuyo control no se ha implementado aún en el
aplicativo.
Identificadas las ausencias informadas en el programa AUSEN de Kactus se

realizaron verificaciones tendientes a establecer los controles de ingreso y salida
de funcionarios y su coherencia con lo reportado como ausencia, el adecuado
registro de licencias no remuneradas, permisos e incapacidades.
En cuanto a los controles existentes frente al ingreso y salida de funcionarios en

Nivel Central y en las Direcciones Seccionales de Impuestos y de Aduanas de
Barranquilla, se observó insuficiencia en el control de horario y el registro de
ausencias en Kactus, originada en que no se han implementado las herramientas
que lo faciliten y/o no existen lineamientos claros respecto de la obligatoriedad del
uso de las mismas. Lo anterior, hace más difícil que los Jefes de las
dependencias puedan cumplir adecuadamente con los informes sobre prestación
de servicios de los funcionarios a su cargo, insumos para la elaboración de la

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certificación de nómina, que es requerida por la SGP, en atención a lo dispuesto
en el Decreto No. 1737 del 15 de mayo de 2009.
Respecto de la gestión de licencias no remuneradas (LNR) prevista en el

procedimiento PR-GH-0073, se adelantaron verificaciones con el propósito de
identificar que los días de ausencia de una muestra de funcionarios con licencia
no remunerada coincidieran con los días autorizados en el acto administrativo
pertinente y a lo descontado de la nómina correspondiente en los conceptos
Sueldo, Prima Nacional e Incentivo por Fiscalización y Cobranzas, además de
incumplimientos en registros previstos dentro del procedimiento.
Frente a la gestión de incapacidades, se consideraron las Circulares 9 y 10 de

2015 y el Memorando 183 de 2016, que regulan su control, en ausencia del
procedimiento correspondiente y se efectuaron validaciones de soportes frente a
registros en los programas INCAP y AUSEN de Kactus, confrontándolo también
con la base de incapacidades reconocidas por las EPS en el período auditado,
suministrada por la Coordinación de Seguridad Social y Bienestar Laboral.
Sobre la base citada se observaron inicialmente inconsistencias por duplicidad de

registros o errónea identificación de funcionarios, por lo que se solicitó aclaración,
recibiéndose en respuesta una base ajustada que no contenía lo pertinente a la
EPS CAFESALUD, de acuerdo a lo informado por el área. Con este limitante, se
utilizó como insumo.
4.3 Horas extras
Las horas extras para los servidores públicos están reguladas fundamentalmente
por el Decreto 1042 de 1978, así mismo, la DIAN tiene definido el procedimiento
PR-GH-0067, Gestión de Horas extras y días Compensatorios, cuyo objeto es,
atender las solicitudes de trámite de horas extras y días compensatorios a fin de
garantizar que se cumpla con la normativa que regula esta situación
administrativa.
El trabajo de campo se realizó interactuando con las siguientes dependencias:

 Nivel Central
 Dirección Seccional de Aduanas de Barranquilla
 Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla
En estas dependencias se realizaron verificaciones a la información registrada en

el formato FT-GH-1328 “Planificación del trabajo suplementario”, el formato FT-
GH-1327 “Certificación del tiempo suplementario” y los valores liquidados por
horas extras, igualmente, se confrontó la información registrada en la certificación
de tiempo suplementario y los reportes de ingresos y salidas de personal, todo
esto con el fin de establecer la consistencia de la información contenida en los

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documentos del procedimiento de Gestión de Horas Extras y días
Compensatorios, verificando que lo planeado y certificado corresponda
efectivamente con lo laborado y pagado. Así mismo, se requirió información
relacionada con las resoluciones de reconocimiento de pago de horas extras y
resoluciones por las cuales se reconocen tiempo compensatorio, verificando su
debida y correcta expedición.
Además de las situaciones comunicadas, una vez realizadas las verificaciones del
ingreso de las novedades de horas extras en el aplicativo Kactus, se identificó que
para el trabajo suplementario laborado que es inferior a la hora, no existe unidad
de criterio en la manera en que se toman los minutos para ser registrados y no se
evidencia un lineamiento de parte de la Coordinación de Nómina que indique a las
Direcciones Seccionales la manera correcta de registrar estas fracciones de
tiempo.
4.4 Gestión de inconsistencias identificadas en la liquidación de nómina.
Con el propósito de efectuar seguimiento a la gestión en la corrección de las

inconsistencias identificadas en la liquidación de nómina, se solicitaron a la SGP
los informes de liquidación generados mensualmente, para los meses de enero de
2015 a agosto de 2016 y se identificaron los errores recurrentes frente a los
cuales se ha solicitado ajustes a los responsables de la implementación y
mantenimiento del software, evidenciándose oportunidad en la realización de las
solicitudes de mejora, pero insuficiencia en la solución a las mismas por cuanto no
en todos los casos se da de forma oportuna y/o definitiva.
Para establecer la evolución de compromisos adquiridos dentro de los Contratos

100206214-172-0-2013 y 00-115-2016 suscritos con Digital Ware, en cuanto a la
implementación y mantenimientos de los programas del Kactus y el seguimiento
por parte de los supervisores, se revisaron los informes de supervisión publicados
en Colombia compra eficiente, correspondientes al primero y se requirieron a la
SGP los pertinentes al segundo al no encontrarse publicados. Al término de la
auditoría los últimos citados no se recibieron.
Respecto de la auditoría propia del sistema a partir de logs, así como sobre la
seguridad de la información considerando aspectos como la asignación de roles,
se evidenciaron situaciones que fueron comunicadas y validadas dentro de la
Auditoría TI2, Seguridad de los sistemas de información, realizada por la Oficina
de Control Interno en el presente semestre.
4.5 Liquidación de la nómina
El procedimiento PR-GH-0074 Liquidación para pago mensual de salario

publicado dentro del SGCCIGA se encuentra desactualizado, por cuanto las

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actividades que refieren registros en el Sistema de Recursos Humanos no
corresponden a las que operan dentro del aplicativo Kactus, que entró en
producción en el segundo semestre de 2014.
Para identificar el universo de funcionarios a los cuales la DIAN le ha reconocido

servicios en el período auditado se solicitaron: la planta aprobada para la entidad
a 30 de agosto de 2016 y la relación de funcionarios en planta mes a mes para
adelantar comparaciones con las liquidaciones registradas en el programa
ACUMU del Kactus, encontrándose inconsistencias entre lo reportado por la SGP
y lo reportado en Kactus, por lo que se procede a trabajar con esta última fuente,
señalando el limitante.
La liquidación de nómina de la entidad se efectúa dentro del Kactus, atendiendo

lineamientos impartidos mes a mes frente a la forma y oportunidad en el cargue
de novedades, los cuales se remiten por correo electrónico a los Grupos Internos
de Personal y demás responsables en las Direcciones Seccionales y en el Nivel
Central.
Se auditó la nómina correspondiente al mes de julio de 2016, en la cual se

efectuaron los recálculos para los conceptos de: asignación básica, incremento de
antigüedad, auxilio de alimentación, auxilio de transporte, trabajo suplementario,
recargos por trabajo ordinario en dominical y festivo y por trabajo nocturno, prima
técnica por formación avanzada y experiencia altamente calificada, diferencia de
remuneración por designación de jefatura, incentivo al desempeño grupal,
incentivo por fiscalización y cobranzas, incentivo al desempeño nacional, así
mismo se verificaron los descuentos por aportes a seguridad social, cuotas de
afiliación, libranzas y embargos y se verificó la capacidad de endeudamiento de
los funcionarios. Se revisó el cálculo de las vacaciones, prima de vacaciones y
bonificación de recreación para los funcionarios de la muestra en la fecha en que
fue liquidada y pagada, siempre y cuando se encontrara dentro del periodo
auditado. Los cálculos se realizaron con el sueldo vigente en el año y se contrastó
frente al valor pagado en la nómina del mes y en el retroactivo.
Se auditó la nómina correspondiente a la prima de navidad reconocida y pagada

en diciembre de 2015, para lo cual se efectuaron los cálculos de la prima de
servicios pagada en julio de 2015, la bonificación de servicios prestados y la
prima de vacaciones, siempre y cuando estos dos últimos conceptos hubieran
sido pagados dentro del periodo auditado, en caso contrario se tomó el dato
suministrado por el aplicativo Kactus en el módulo KNMACUMU.
Se auditaron las nóminas de los meses de julio de 2015 y julio de 2016, mediante
las cuales se reconoció y pagó la prima de servicios de cada vigencia, para lo
cual se efectuaron los cálculos del pago de la bonificación de servicios prestados,
reconocidas en los mismos años.

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De los factores revisados, con relación a la asignación básica, se verificó que
correspondiera al cargo desempeñado por el funcionario en las vigencias 2015 y
2016, frente a los decretos de salarios que rigen en cada año; así mismo, que se
haya efectuado el cambio de salario a partir del acta de posesión del funcionario
en los casos en que hubo movilidad, que el monto pagado en el mes que disfrutó
de vacaciones estuviera correctamente calculado, así como los ajustes por
retroactivo. Del incremento del salario por antigüedad se constató que para la
vigencia 2016 se haya aplicado para su reconocimiento el porcentaje que
aumentó el sueldo de los funcionarios.
El procedimiento de PR-GH-0066, Desvinculación de Servidores Públicos, inicia

con la solicitud de desvinculación de la entidad y finaliza con el envío del acto
administrativo y la comunicación del mismo para su inclusión en la Historia
Laboral.
Para una muestra de 35 funcionarios desvinculados, se verificó que el pago se

haya realizado con la debida oportunidad.
De la muestra anterior se seleccionaron 9 funcionarios con el fin de determinar la

correcta liquidación de factores salariales y prestacionales adeudados a la fecha
de retiro, para lo cual se efectuaron las siguientes pruebas:
Se cotejó la fecha de ingreso y retiro incluida en las resoluciones de

reconocimiento de acreencias laborales, frente a la información incluida en el
aplicativo Kactus módulo KMNCONTR.
Se verificó la base de datos de ausentismo obtenida por el módulo KNMAUSEN

con el fin de determinar si los funcionarios tuvieron situaciones administrativas
que interrumpieran la continuidad del contrato, se revisó en el módulo
KNMVACAC, los períodos de vacaciones disfrutados para establecer los períodos
a liquidar. A partir de la información obtenida se efectuaron los recálculos para los
conceptos de: bonificación de servicios, prima de servicios, vacaciones, prima de
vacaciones, bonificación de recreación y prima de navidad. Los cálculos se
realizaron con el salario que le correspondía al funcionario al momento del retiro,
con lo cual se verificó se haya efectuado el ajuste con el retroactivo y se
contrastaron frente al valor pagado en la liquidación de prestaciones sociales de
los funcionarios retirados.
4.6 Liquidación y pago de sentencias laborales
Se solicitó el listado de fallos de sentencias laborales ejecutoriados, en el período

auditado, para establecer el tiempo que se tomó la Entidad para efectuar el
respectivo pago al beneficiario, tomando como referentes los términos máximos

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permitidos por la norma, siendo las fuentes de criterio los artículos 192 y 195 de la
Ley 1437 de 2011, el artículo 2.8.6.4.2. del Decreto 1068 de 2015, único
reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público, adicionado por el Decreto
2469 de 2015 en cuanto a oportunidad en el pago de sentencias.
En la verificación de expedientes y en las respuestas aportadas por las áreas

vinculadas, se observa la necesidad de mejoras tendientes a actuar en forma más
articulada para realizar los reconocimientos con mayor celeridad.
4.7 Seguimiento a los planes de mejoramiento.
A la fecha de la auditoría no existían planes de mejoramiento vigentes con la

CGR, la ITRC y la OCI en cuanto a la gestión de nómina.
En cuanto a la función de advertencia de la Contraloría General de la República

(CGR), recibida en la DIAN el 20 de junio de 2014 y que hace relación al cobro de
incapacidades a EPS y ARL, se procedió a enviar solicitud de información a la
DGRAE, mediante oficio 100202302-0241 del 01 de noviembre de 2016,
recibiéndose respuesta en la que se exponen las acciones desarrolladas en las
vigencias fiscales 2014, 2015 y 2016.
Con referencia al reporte de valores recuperados en desarrollo de la gestión de

cobro frente a las incapacidades identificadas por la CGR en esta función de
advertencia, se presentan los siguientes resultados con corte a 31 de agosto de
2016:
Tabla 2. Recuperación de incapacidades
Fuente: Coordinación de Tesorería
Respecto al Plan de trabajo de depuración de incapacidades 2011 – 2016,

suministrado por la Coordinación de Nómina se observa que de las veintitrés
actividades suscritas, catorce tienen un indicador de gestión del 100% y las
siguientes nueve se encuentran en desarrollo:
 Levantamiento de inventario de incapacidades pendientes de registro en
Kactus. (Avance del 90%)
 Elaborar acto administrativo pendientes de las vigencias 2013 - 2014 y
2015. (Avance del 80%)
 Registro en Kactus de las incapacidades pendientes. (Avance del 80%).
 Actualizar la Carpeta Pública. (Avance del 80%).

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 Recolección de oficios cobro previo (vigencias 2010,2011, 2012 y 2013).
(Avance 50%).
 Consolidar soportes para adelantar gestión de cobro mediante
Representación Externa e intermediación de la Superintendencia de Salud.
(No presenta porcentaje de avance).
 Retroalimentación de la Coordinación de Nómina a la Coordinación de
Contabilidad. (No presenta porcentaje de avance).
 Retroalimentación de la Coordinación de Nómina a la Coordinación de
Contabilidad, después de cruces de información de respuestas recibidas
por las EPS. (No presenta porcentaje de avance).
 Depuración de los años 2010 y anteriores (por definir). (Pendiente Comité
de Sostenibilidad Contable).
La Oficina de Control Interno considera que las áreas involucradas deben

continuar con las acciones planteadas de manera prioritaria para recuperar el
100% de los valores adeudados por las EPSs y ARL por concepto de
incapacidades y la depuración de las mismas, al tiempo que se implementen
acciones tendientes a mejorar la oportunidad en el reconocimiento de las nuevas
que sean expedidas.
4.8 Sistema de Control Interno
Respecto del estado del control interno en los procedimientos auditados,

considerando la estructura del Modelo Estándar de Control Interno MECI, se
observan oportunidades de mejora así:
En cuanto al elemento Modelo de operación por procesos del Componente

Direccionamiento Estratégico, se evidencia la necesidad de efectuar actualización
de los procedimientos referidos a la liquidación de nómina y la gestión de las
diferentes situaciones administrativas que generan novedades que la afectan, por
cuanto los adoptados corresponden a la primera versión publicada en 2014,
desconociendo la entrada en producción del aplicativo Kactus. También se
identifican cambios en el desarrollo de actividades a partir de lineamientos
expedidos en memorandos, resoluciones y circulares que no han sido recogidos
en los procedimientos que se publican como vigentes, desatendiéndose lo
dispuesto frente al control en los documentos del SGCCIGA.
Las deficiencias observadas frente a la continuidad en la implementación de

herramientas informáticas que contribuyan a mejorar el desarrollo de los
procedimientos, así como lo referido a la oportunidad en el reconocimiento de
viáticos y cumplimiento de términos para el pago de sentencias laborales, se
presentan como oportunidades de mejora atendiendo a lo previsto en el elemento
Políticas de operación, en particular las contempladas en el Código de Buen
Gobierno como políticas frente al servicio.
14
Respecto del elemento Administración de riesgos, se observó insuficiencia en los
controles previstos frente a los riesgos operacionales identificados y en cuanto al
monitoreo y revisión del mapa de riesgos de corrupción identificados en el
proceso de Gestión humana, la SGP informó que “Aunque se han ejecutado los
controles relacionados en la Matriz, no se ha realizado el seguimiento estricto con el fin
de administrar el riesgo de corrupción en forma global debido a que actualmente se está
realizando la actualización de los procedimientos correspondientes a Gestión Humana”.
Frente al Módulo de autoevaluación y seguimiento se conocieron los Informes de

Gestión y Resultados de la SGP, así como los de las DS de Impuestos y de
Aduanas de Barranquilla en cuanto a los Grupos Internos de Personal, no
evidenciándose visitas de autoevaluación por parte de la citada Subdirección.
En particular sobre la gestión de nómina se observaron los informes que mes a

mes realiza la Coordinación de Nómina sobre la liquidación, en los cuales se
registran los resultados de pre nómina, con las inconsistencias y situaciones
presentadas que requirieron en su momento la realización de ajustes y/o
requerimientos de mejora en el aplicativo, encontrándose algunas que persisten
pese a ser comunicadas a los responsables de la administración y mantenimiento
del Kactus, lo que se considera como una oportunidad de mejora frente a los
requerimientos previstos en el Eje transversal de Información y Comunicación.

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4.9. Relación de Hallazgos
En concordancia con la aplicación del debido proceso, las situaciones encontradas fueron comunicadas a los
auditados, teniendo ellos la oportunidad de presentar argumentaciones y/o evidencias frente a lo observado,
respuestas que fueron analizadas y evaluadas por el Equipo Auditor, configurándose diecinueve hallazgos que se
relacionan a continuación:
Tabla No. 3 – Relación de Hallazgos
Proceso,
Situaciones que generaron hallazgo
No. Subproceso, Causa Efecto
Procedimiento
Gestión Incumplimiento de actividades previstas en el Procedimiento PR-
Humana, GH-0076- Gestión de Comisiones al Interior del País
Talento
Mayor exposición
Humano/ • Para las vigencias 2015 y 2016, no se expidieron actos administrativos
a deficiencias en
Gestión en los que se establecieran los cupos para viáticos y gastos de viaje,
la salida del
administrativa constituyéndose esto en una omisión frente a lo previsto en las
Omisión de las procedimiento
del servidor Actividades 5 a 11 del procedimiento GH-0076.
actividades de los conforme con lo
1 público/
responsables establecido en el
Procedimientos: • En la DSA de Barranquilla se omitió modificar la Resolución 432 del 21
establecidos Sistema de
Gestión de de octubre de 2015, mediante la cual se confirió comisión de servicios al
Gestión de
comisiones al interior del país a nueve funcionarios, de los cuales viajaron solo tres en
Calidad de la
interior del país la oportunidad definida en el acto administrativo, contraviniendo las
DIAN.
Gestión de actividades 16 y 28 del procedimiento PR-GH-0076.
comisiones al
exterior del país
Gestión Retraso en el pago de viáticos por caja menor a funcionarios Perjuicio a los
Falta de celeridad
Humana, comisionados por servicios al interior del País. funcionarios al
por parte de los
Talento verse obligados a
responsables del
Humano/ En la DSA de Barranquilla, de una muestra de 47 comisiones de sufragar gastos
2 pago y/o por
Gestión servicios al interior del País, se observa que, en 21 de ellas, es decir el de viaje o
ineficiencia en los
administrativa 45% se presentan demoras en la cancelación de los viáticos negarse al
trámites previos al
del servidor correspondientes, como se presenta a continuación: desarrollo de la
mismo.
público/ labor para la que

Oficina de Control Interno Cra. 8 Nº 6C-38 piso 6º PBX 607 99 99 Código postal 111711
Proceso,
Procedimiento
Procedimientos: ANEXO 1. Tabla No. 1. Demoras en el Pago de Viáticos fueron
Gestión de comisionados.
comisiones al Dado que la administración está obligada a facilitar los medios para que Riesgo de
interior del país el servidor público cumpla adecuadamente la misión para la cual se incumplimiento de
Gestión de comisiona, lo procedente es que el funcionario comisionado reciba con metas misionales.
comisiones al anterioridad al inicio de la comisión el valor correspondiente a los
exterior del país viáticos, con el fin de sufragar los gastos que ésta implica.
Errores en el reconocimiento de licencias no remuneradas.
Verificada una muestra de 51 licencias no remuneradas, se

evidenciaron las siguientes inconsistencias frente al reconocimiento:
Indebido
• A dos funcionarios a quienes se les confirieron licencias no
reconocimiento
Gestión remuneradas en el primer semestre de 2015, no se les realizaron los
en el pago de
Humana, descuentos correspondientes en el sueldo, generándose un
nómina.
Talento reconocimiento de lo no debido por $2,715,021 por días de sueldo y la
Reprocesos por la
Humano/ correspondiente afectación en el cálculo de prestaciones sociales que
Deficiencia en el realización de
Gestión hayan tomado como base lo no debido y sus ajustes.
registro de ajustes que
administrativa
3 novedades por desvirtúan la
del servidor • En siete (7) casos en los que aplica el pago del incentivo de
integridad y/o por calidad de la
público/ fiscalización y cobranzas, se evidencia que no se produjeron los
oportunidad información.
Procedimiento: descuentos correspondientes a la totalidad de días en licencia no
Presunta
Gestión de remunerada, generándose un presunto reconocimiento de lo no debido
afectación
licencias no frente a este concepto.
negativa al
remuneradas
patrimonio de la
Estos corresponden a: ANEXO 2. HOJA LNR Tabla 1. Licencias no
Entidad.
remuneradas sin descuento en Incentivo de Fiscalización y cobranzas
• En cuatro casos de la muestra se observa un mayor número de días

descontados de la prima nacional frente a los otorgados por licencia no
remunerada, ocasionando un menor valor pagado.

Proceso,
Procedimiento
Lo casos se presentan así: ANEXO 2. HOJA LNR Tabla 2. Mayores

descuentos en Prima Nacional
• Al confrontar la información contenida en las certificaciones remitidas

por las Direcciones de Impuestos y de Aduanas de Barranquilla frente al
incentivo de fiscalización y cobranzas se observó que para cuatro
funcionarios que disfrutaron licencias no remuneradas, las mismas no
les fueron descontadas para el reconocimiento del incentivo por
fiscalización y cobranzas.
• En uno de los 45 casos registrados en el programa DIASN como

licencias no remuneradas sin serlo, se evidencia que aunque
correspondía a Licencia por Luto, se afectó la causación en la
bonificación de servicios del funcionario.
Casos identificados en ANEXO 2. Hoja LNR
Estas situaciones son contrarias a los lineamientos generados frente

oportunidad y calidad en el registro de novedades pertinentes a la
gestión del talento humano y a la generación de las certificaciones para
el reconocimiento del incentivo de fiscalización y cobranzas según lo
previsto por el Comité del Programa de Promoción e Incentivos de la
DIAN.
Gestión Incumplimiento de actividades de control previstas en el Posible
Falta de rigurosidad
Humana, procedimiento PR-GH-0073 “Gestión de licencias no materialización
en el desarrollo de
Talento remuneradas”. del riesgo
los procedimientos y
Humano/ identificado como
4 en la elaboración de
Gestión Se evidenciaron los siguientes incumplimientos relacionados con “deficiencia en la
los registros
administrativa actividades del procedimiento PR-GH-0073: información de
pertinentes por parte
del servidor salida del
de los responsables
público/ • No se cumple con la actividad 7 del procedimiento PR-GH-0073 la cual procedimiento”.

Proceso,
Procedimiento
Procedimiento: establece que la Coordinación de Nómina: “Solicita el trámite de ajuste
Gestión de registro contable por concepto de licencia no remunerada del servidor
licencias no público a la Coordinación de Tesorería anexando el Formato de
remuneradas Solicitud de licencia ordinaria no remunerada o para adelantar estudios,
y original del documento que certifica el Pago del aporte pensional”.
Esta omisión por parte de los responsables se constituye en una

deficiencia en la información de salida del procedimiento y para el
Subproceso de Gestión de tesorería en un insumo con deficiencias que
ocasiona que persistan saldos en la cuenta de servicios personales de
la DIAN sin identificar o identificados de manera incorrecta afectando la
revelación contable.
• En los 17 casos de la muestra de Nivel Central el formato utilizado

para la liquidación de aportes no corresponde con el publicado en el
Listado Maestro de Documentos, FT-GH-1897 “Liquidación para pago
de pensión de licencias de servidores públicos”.
• En los 18 casos de la muestra de la DSA de Barranquilla se evidenció

que el Jefe del GIT de nómina o quien hace sus veces no firma el
formato FT-GH-1905. Esta misma situación se observó en los 17 casos
de la muestra del Nivel Central.
• Se expidieron actos administrativos concediendo licencias no

remuneradas sin el lleno del requisito referido a la consignación de
aportes de pensión previsto en la actividad 6 del procedimiento GH-
0073. Lo anterior se evidenció en la Resolución 609 de 2015 en la DSA
de Barranquilla y las Resoluciones No. 13002 y 13003 de 2015 en el
Nivel Central.
De acuerdo con lo anterior, se evidencia el incumplimiento las

actividades citadas del procedimiento PR-GH-0073

Proceso,
Procedimiento
Insuficiencias en el control de horario y el registro de ausencias en
el aplicativo Kactus. Funcionalidades
como el subsistema
Frente a los controles sobre el ingreso y salida de funcionarios en el de Control de
Gestión
Nivel Central y en las DS de Impuestos y de Aduanas de Barranquilla, Horarios y el
Humana
se observaron insuficiencias en el control de horario y el registro de pertinente a la
Talento
ausencias en Kactus, así: gestión de
Humano/
capacitaciones aún
Gestión
• En el nivel central, si bien los ingresos y salidas se registran en el no están
administrativa
sistema de marcaciones, no se evidenciaron revisiones periódicas o implementados y no
del servidor
aleatorias de esta información por parte de la Subdirección de Gestión alimentan el de
público/
de Personal, las únicas verificaciones realizadas corresponden a los Ausentismo.
Procedimientos:
tiempos de compensación, por lo que la utilidad del mismo se remite al • Los funcionarios
Gestión de
control de riesgos de seguridad y no como apoyo para soportar informes que se ausentan o Exposición al
permisos
de ausentismo. sus jefes no registran riesgo de
laborales
• En la DSI de Barranquilla el registro de horario es manual y se lo pertinente en las reconocimiento
5
evidenció que algunos funcionarios registraban a las 8 de la mañana herramientas indebido por
Gestión
tanto su ingreso como su salida con lo que se desvirtúa su utilidad para dispuestas para ello servicios no
administrativa
el seguimiento, más cuando no todos los registros son legibles. con la oportunidad prestados
del servidor
• En la DSA de Barranquilla, aunque se cuenta con un control requerida.
público/ Gestión
biométrico, el mismo resulta insuficiente, por cuanto el número de • En el caso de las
de las
accesos es mayor al número de equipos para los registros y para los incapacidades la
Relaciones
funcionarios que realizan sus labores fuera de la sede no es posible la oportunidad en el
Entidad/Servidor
marcación en el sistema previsto. registro está
Público/
• A nivel nacional la herramienta “subsistema de control de horario”, condicionada en el
Procedimiento:
concebida dentro del aplicativo Kactus, para apoyar el control de reconocimiento por
Gestión del
ingresos y salidas y alimentar los programas pertinentes en cuanto a las EPS y siempre y
ausentismo
ausentismo y horas extras, no ha sido implementada de forma tal que cuando los
laboral
apoye los objetivos del Modelo de Gestión Integral del Talento Humano. funcionarios las
entreguen al área
Verificadas las marcaciones de ingreso y salida y los registros de competente.
ausencias en Kactus en los 21 días hábiles del mes de junio de 2016,

Proceso,
Procedimiento
para una muestra de 158 funcionarios del Nivel Central, se encontró:
• Para 57 funcionarios se observan diferencias entre días sin ingreso y
ausencias registradas, sin embargo la verificación se vio limitada por
dificultades en la identificación de tarjetas en el Edificio San Agustín,
según lo manifestado por el responsable en el Ministerio de Hacienda.
• Para 9 funcionarios con información allegada de San Agustín se
encuentran días que no están registrados ni en el sistema de marcación
ni en el aplicativo Kactus, como se observa en la siguiente tabla:
Tabla 4. Inconsistencias en registros de horario y ausentismo.
•Se observa inconsistencia entre los días concedidos mediante

resolución por permiso sindical y los registrados en el programa AUSEN
de Kactus para un funcionario, a quien le dieron 10 días en el Acto
administrativo, sin embargo, se registraron 21 días en el aplicativo y por
marcaciones se reportan 4 días con ingreso.
Casos identificados en ANEXO 2. Hoja TIEMPO LAB
Las situaciones mencionadas evidencian incumplimiento de los

lineamientos generados frente a:
• La marcación de ingreso y salida de los funcionarios en las DS de
Impuesto y de Aduanas de Barranquilla.
• La oportunidad y calidad en el registro de los diferentes tipos de
ausencias en los programas previstos en Kactus.
• Lo dispuesto en el Memorando 308 de 2015 respecto del informe por
parte de los jefes de las ausencias injustificadas de los funcionarios a
cargo.
Gestión Incumplimiento de requisitos del Informe trimestral del análisis de • En el programa Materialización
Humana ausentismo AUSEN de Kactus del riesgo
6 Talento no se registran todos “Deficiencia en
Humano/ Los informes de ausentismo dados a conocer al equipo auditor no los permisos, entre las salidas del
Gestión cumplen con los contenidos previstos en el procedimiento PR-GH-088 ellos los sindicales. procedimiento” y

Proceso,
Procedimiento
administrativa “Gestión de ausentismo laboral” por cuanto: • Para interrupción adicionalmente la
del servidor • No se presenta el comportamiento de ausencias por permisos de contrato por las Entidad no cuenta
público/ Gestión sindicales ni las que no están justificadas. ausencias no con este insumo
de las • No se reportan los costos asociados al ausentismo ni las justificadas se para la toma de
Relaciones recomendaciones para disminuir los índices del mismo. registran en el decisiones.
Entidad/Servidor Kactus como licencia
Público/ Lo anterior incumple con lo previsto en el procedimiento Gestión del no remunerada
Procedimiento: Ausentismo Laboral (PR GH 0088) según el cual la Coordinación de generándose
Gestión del Seguridad Social y Bienestar Laboral debe: “Presentar informe trimestral información
ausentismo del análisis de ausentismo en la entidad, el cual debe contener los datos inconsistente.
laboral consolidados de: • Existe demora en el
• Días de ausencia por mes y tipo de ausencia. registro de
• Número de ausencias por mes y tipo de ausencia. incapacidades en
• Días de ausencia por mes y ciudad. Kactus.
• Días de ausencia por mes y grupo de enfermedad. • Los responsables
• Índice de frecuencia por mes. de la elaboración del
• Índice de severidad por mes. Informe de
• Índice de lesiones por mes. ausentismo no
• Costos asociados al ausentismo. incluyen todos los
Y además deben incluirse las recomendaciones para disminuir los elementos que debe
índices de ausentismo, para continuar con el Subproceso de Gestión de contener el mismo.
las Relaciones Entidad/Servidor Público, con el fin de tener en cuenta
las principales causas generadoras de ausentismo para la construcción
del Plan de Bienestar Laboral.”
Gestión Falta de control de ausentismo por permisos sindicales Presunto
Humana reconocimiento
Desbordamiento del
Talento Analizada la información suministrada por la Subdirección de Gestión de indebido por
uso del permiso
Humano/ Personal sobre permisos sindicales del período auditado, se servicios no
7 sindical y ausencia
Gestión evidenciaron las siguientes situaciones: prestados.
de control frente al
administrativa - Se han concedido permisos sindicales que superan el 75% de los días Afectación del
mismo.
del servidor hábiles del período, así: clima laboral por
público/ o De los 242 días hábiles de la vigencia 2015 para 19 funcionarios se el aumento de

Proceso,
Procedimiento
Procedimientos: registran más de 187 días de permiso sindical, resaltándose 3 casos en cargas de trabajo
Gestión de los cuales sumando los días de permisos sindical con los de vacaciones para los
permisos se ausentaron durante todo el año. servidores que
laborales, o De los 163 días hábiles de la vigencia 2016 (enero a agosto), 29 deben asumir las
Gestión de funcionarios registran más de 121 días de permiso y 2 de ellos informan responsabilidades
permisos 163, lo que se traduce en una ausencia permanente. propias de las
Sindicales áreas.
Lo anterior es contrario a lo expuesto por el Ministerio de Trabajo en
respuesta a consulta emitida en oficio 1200000-222218 del 23 de
Gestión diciembre de 2014, que cita entre sus argumentos lo planteado por el
administrativa Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección 2ª.
del servidor Sentencia 3840 de febrero 17 de 1994. Consejero Ponente: Dr. Carlos
público/ Gestión Arturo Orjuela Góngora, que señaló “No proceden los permisos sindicales
de las permanentes, sino por el contrario, aquellos pueden otorgarse de manera
Relaciones transitoria o temporal en la medida en que el directivo sindical tiene que cumplir,
Entidad/Servidor normal y habitualmente las funciones propias del empleo oficial que
Público/ desempeña”.
Procedimiento:
Gestión del Cabe señalar que la Corte Constitucional en Sentencia T-063 de 2014,
ausentismo en la que reitera que los permisos sindicales constituyen un mecanismo
laboral esencial para el desarrollo del derecho de asociación sindical, al
considerar la posibilidad de designar un remplazo de los funcionarios
cuando cumplen con labores propias de su elección como dirigentes
sindicales, establece que ello solamente procedería "cuando el trabajador
deba ausentarse un tiempo prudencial; es decir, cuando dadas las
circunstancias de modo, tiempo y lugar, se justifique la designación y posterior
nombramiento de un servidor ante la ausencia de quien se encuentra en
permiso. Ello sin desatender lo reglamentado en el Decreto 2813 de 2000
cuando se refiere a que el beneficio debe concederse por una “duración
periódica”, norma que no tiene finalidad diferente a la de evitar el abuso en el
ejercicio de las facilidades que deben ser otorgadas a los representantes
sindicales como componente para el goce efectivo del derecho de asociación
sindical.” (Lo subrayado es nuestro)

Proceso,
Procedimiento
Inobservancia de controles previstos frente a la Gestión de
incapacidades
No existe un
mecanismo que
Revisados los soportes en hoja de vida de una muestra de 33
permita garantizar
incapacidades de las Direcciones Seccionales y 32 del Nivel Central,
que la totalidad de
frente a los requisitos establecidos en el numeral 4 de la Circular 9 de
las incapacidades
2015 y lo relacionado con la publicación en la carpeta pública prevista
sean entregadas en
para tal fin en la Circular 10 de la misma vigencia, se observó:
forma oportuna a los
a. Cuatro incapacidades concedidas a funcionarios de las Direcciones
GIT de personal en
Seccionales, no se encontraron en la hoja de vida.
las DS o a la
b. Tres incapacidades concedidas a funcionarios de las Direcciones
Gestión Coordinación de
Seccionales, se registraban en AUSEN pero no se encontraron en Reconocimientos
Humana Seguridad Social y
DIASN ni en INCAP y tampoco en la base entregada por la inexactos por
Talento Bienestar Laboral en
Subdirección. servicios no
Humano/ el Nivel Central.
prestados.
Gestión
• En los soportes allegados para la muestra de 33 incapacidades de las Materialización
8 administrativa Falta control en la
DS se evidencia que se dejan de cumplir requerimientos previstos en la del riesgo
del servidor revisión de los
circular como: “Deficiencia en
público requisitos de las
• No se identifica el diagnóstico en letra (16), las salidas del
Procedimiento: incapacidades.
• No se reporta fecha de inicio y final (1), procedimiento”
Gestión de
• No registra firma, sello ni registro médico (1)
Incapacidades Omisión por parte de
• Reporta un nombre errado (1)
los responsables de
• No informan ni clase ni tipo de incapacidad (2)
la publicación de
actos administrativos
• En la muestra de 32 incapacidades de Nivel Central se observó:
que reconocen
• No se encontró la incapacidad (3)
incapacidades y sus
• No se allega el acto administrativo (2)
soportes en la
• No informan clase y/o tipo (8)
carpeta pública
• No registran el código de diagnóstico (4)
definida para ello.
• No reportan diagnóstico en letras (13)
• No tiene fecha de expedición (1)
• No se encuentran publicadas en la carpeta pública

Proceso,
Procedimiento
correspondiente (12)
• Solo se publica la incapacidad en la carpeta pública (2).
• De una muestra de 27 incapacidades en la DSI de Barranquilla, en dos

casos, Resoluciones 346 de 2015 y 182 de 2016, se observaron
inconsistencias entre las fechas de inicio registradas en los actos
administrativos y las consignadas en las incapacidades concedidas.
• De una muestra de 30 incapacidades en la DSA de Barranquilla, se

observó:
o Para una incapacidad se expidieron dos actos administrativos
(Resoluciones 1084 y 1197 de 2016).
o Una incapacidad conferida entre el 1 y el 6 de febrero de 2015, se
encuentra registrada en Kactus como otorgada en la Resolución 877 de
2015 pero verificado el acto administrativo, no relaciona dicha
incapacidad.
Casos identificados en ANEXO 2. Hoja INCAP
Con ello se incumple lo establecido en el numeral 4 de la Circular 9 de

2015 y lo relacionado con la publicación en la carpeta pública prevista
para tal fin en la Circular 10 de la misma vigencia.
Gestión Errores en liquidación de horas extras Insuficiente revisión Indebido
Humana de la documentación reconocimiento y
Talento En las verificaciones a las liquidaciones de horas extras ordinarias para el trámite de pago de horas
Humano/ diurnas, horas extras ordinarias nocturnas y dominicales de la muestra horas extras por extras.
Gestión seleccionada, se encontraron las siguientes inconsistencias: parte de los Posibles
9
administrativa responsables. reclamaciones
del servidor • Para un funcionario, quien por vacaciones y permiso sindical registró • Errores al momento por parte de los
público/ ausentismo en la totalidad de días hábiles del mes de enero de 2016, y de incluir la funcionarios que
Procedimiento quien labora a través de turnos como se certifica en el formato FT-GH- información de causaron horas
Gestión de 1327, se encontró que según el sistema de ingresos y salidas los días novedades en el extras.

Proceso,
Procedimiento
horas extras y 12, 20 y 28 de enero de 2016, trabajó en su turno nueve (9) horas, las aplicativo Kactus. Materialización
días cuales le fueron certificadas y pagadas como Recargo Nocturno • Fallas en los del riesgo descrito
compensatorios Ordinario, sin embargo le fueron certificadas y pagadas en esos mismos controles como “Deficiencia
días 12 Horas Extras Ordinarias Nocturnas (4 por cada día) por un valor establecidos en la en la información
de $257.529 las cuales no se debían reconocer puesto que no están revisión de la pre- salida del
soportadas con el registro de ingresos y salidas ni con el formato nómina, para validar procedimiento”.
“Control de Tiempo suplementario expedido por la Subdirección de su correcta Presunta
Gestión de Tecnología, en donde se evidencia que el tiempo de liquidación. afectación
permanencia en el puesto de trabajo fue de nueve (9) horas por día. negativa al
• A un funcionario, se le cancelaron $404.604 correspondientes a la patrimonio de la
liquidación de 36 horas extras ordinarias diurnas causadas en abril y Entidad.
pagadas en mayo de 2016, sin embargo, de acuerdo con el re cálculo
efectuado por la Oficina de Control Interno el valor a pagar debía ser de
$410.757, ocasionando un menor valor pagado de $6.153.
• Para un funcionario en el formato FT-GH-1327 se registró un total de
23 horas con 51 minutos correspondientes a horas extras ordinarias
diurnas, las cuales fueron pagadas según consta en el desprendible de
pago correspondiente al mes de junio de 2016, sin embargo, la
sumatoria de estas horas en el formato presenta un error siendo el valor
correcto 21 horas con 51 minutos y según los reportes de ingresos y
salidas del formato el tiempo total sería de 26 horas con 21 minutos.
• Para un funcionario, según lo certifica el formato FT-GH-1327, se
encuentra que una hora laborada el día domingo 22 de Marzo de 2015
entre las 22:29 y las 23:59, le fue liquidada como Hora Extra Ordinaria
Nocturna, y no como Hora Extra Dominical y Festivo como
correspondía, es decir, por esta hora se pagó $2.845 de menos al
funcionario.
Casos identificados en ANEXO 2. Hoja HORAS EXTRAS 1

Las situaciones presentadas, incumplen con lo establecido en:
• El numeral 4, Ítem 2, y las actividades 73, 74 y 75 del procedimiento
“Liquidación para pago mensual del salario”.

Proceso,
Procedimiento
• La actividad 9 del procedimiento “Gestión de Horas Extras y Días
Compensatorios”.
Inconsistencias de la información registrada en los formatos del • La falta de un
procedimiento de horas extras y los reportes de ingresos y salidas. instructivo que
facilite el
Confrontada la información registrada en el formato FT-GH-1328 diligenciamiento de
“Planificación del trabajo suplementario”, el formato FT-GH-1327 los formatos FT-GH- • Pagos errados
“Certificación del tiempo suplementario” y los reportes de ingresos y 1327 y FT-GH-1328 de los valores por
salidas para una muestra de 43 funcionarios del Nivel Central y las publicados en el reconocimiento
Direcciones Seccionales de Impuestos y de Aduanas de Barranquilla Listado Maestro de de horas extras.
Gestión que generaron horas extras dentro del periodo auditado, se encontró lo Documentos, acorde • Reconocimiento
Humana siguiente: con lo establecido en de horas extras
Talento la Resolución No. sin la autorización
Humano/ • No se elaboró el formato FT-GH-1328 a tres funcionarios. 000159 del 21 de correspondiente.
Gestión • Para un funcionario, el formato FT-GH-1327 presenta enmendaduras, diciembre de 2012. • Posibles
administrativa pues se evidencia que fue corregido manualmente el tiempo laborado y • Insuficiente revisión reclamaciones
del servidor como resultado se reconoció un tiempo mayor al inicialmente de la documentación por parte de los
10
público/ diligenciado y autorizado, dicho formato debió ser devuelto a la recibida para el funcionarios que
Procedimiento dependencia autorizada para su corrección como lo dispone el trámite de horas causaron horas
PR-GH-0067 procedimiento. extras por parte de extras.
Gestión de • En la Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla, el Grupo los Grupos Internos • Desgaste
horas extras y Interno de Trabajo de Personal (GIT) no recibe las planillas de ingresos de Trabajo de operativo por falta
días y salidas para compararlas con la información registrada en el formato Personal y la de claridad en el
compensatorios FT-GH-1327. Coordinación de diligenciamiento
Nómina. de los formatos
• Diferencias entre la información registrada en el Formato FT-GH-1327 • Omisión de las asociados al
y las planillas de ingresos y salidas así: actividades procedimiento.
Para un funcionario, según planilla de ingresos y salidas aparece con mencionadas en el
hora de entrada 07:00 a.m. y en el formato FT-GH-1327 aparece 05:30 procedimiento PR-
a.m., lo cual arroja una diferencia de 1.5 Horas Extras. GH-0067 “Gestión de
Para un funcionario, la hora de ingreso y salida registrada el día 21 de Horas Extras y Días
mayo en el formato FT- GH-1327, no coincide con la planilla de ingresos Compensatorios”,

Proceso,
Procedimiento
y salidas. por parte de los
Para un funcionario, en la planilla de ingresos y salidas aparece hora de responsables.
entrada 07:30 a.m. y en el formato FT-GH-1327 aparece 07:00 a.m., lo
cual arroja una diferencia de 0.5 Horas Extras.
Para un funcionario, no fue posible determinar el número de horas
extras trabajadas, toda vez que no hay coincidencia entre el registro de
las horas de entrada y horas de salida registradas en el formato FT-GH-
1327 y las horas de inicio y horas de terminación relacionadas en las
actas de hechos aportadas por el Grupo Interno de Trabajo.
Para un funcionario, en el formato FT-GH-1327 la casilla “número de
horas a pagar en el mes” se diligenció con el valor de 5.45, sin
embargo, al funcionario se le liquidó la totalidad del tiempo
suplementario laborado durante el mes de mayo de 2016, es decir 23.75
horas, según consta en el desprendible de nómina del funcionario.
• Se encontraron inconsistencias relacionadas con las firmas de

aprobación de los formatos, así:
Para un funcionario, el formato FT-GH-1328 no fue firmado por el
Director Seccional.
Para un funcionario, faltó la firma del Jefe Inmediato en el formato FT-
GH-1328.
Para un funcionario, el formato FT-GH-1328 no fue firmado por el
Directivo del Nivel Central competente ni por el Jefe Inmediato.
Para un funcionario, el formato FT-GH-1327 no fue firmado por el Jefe
Inmediato.
• Diferencias entre las horas extras planificadas, certificadas y pagadas

para cinco funcionarios, así:
Para un funcionario (Se planificaron 8 horas, se certificaron 29 horas y
se pagaron 29 horas)
se pagaron 10 horas)

Proceso,
Procedimiento
se pagaron 12 horas).
Para un funcionario (Se planificaron 16 horas extras para compensatorio
en el Formato FT-GH-1328 y se certificaron 19,04 para compensatorio
en el Formato FT-GH-1327).
• No se registró el horario en que se iba a realizar el trabajo

suplementario, el número de horas extras para pago, ni el número de
horas extras para compensatorios en el formato FT-GH-1328 a doce
funcionarios.
• Los formatos asociados al pago de horas extras de un funcionario
presentan inconsistencias en las fechas puesto que:
El formato FT-GH-1328 aparece con fecha de inicio 21 de mayo de
2016 y fecha final 20 de junio de 2016
El formato FT-GH-1327 certifica las horas extras en el mes de marzo de
2016
Según el desprendible de nómina el pago se realizó en mayo de 2016.
• Para tres funcionarios, se diligenció la casilla “Cantidad Horas Extras

para Compensatorios” en el formato FT-GH-1328, sin embargo, les
fueron liquidadas y pagadas las horas extras realizadas a estos
funcionarios y no se les reconoció ningún tiempo compensatorio.
• No se le registró el horario para realizar el trabajo suplementario en el
formato FT-GH-1328, a un funcionario.
• No se les registró el número de horas extras para pago, ni el número
de horas extras para compensatorios en el formato FT-GH-1328 a seis
funcionarios.
• Para un funcionario, se diligenció el formato FT-GH-1328, con un
número de cédula diferente (7.454.753).
• Para dos funcionaros, el formato FT-GH-1328, presenta
enmendaduras en la casilla “fecha final”.
• No se incorporó la información correspondiente a Número de horas a

Proceso,
Procedimiento
pagar en el mes, ni el número de horas a compensar en el Formato FT-
GH-1327 para 16 funcionarios.
Las situaciones antes mencionadas, incumplen con lo establecido en:

• El literal b) del artículo 36 del Decreto 1042 de 1978, el cual señala
que: “El trabajo suplementario deberá ser autorizado previamente,
mediante comunicación escrita, en la cual se especifiquen las
actividades que hayan de desarrollarse.”
• Las actividades 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 12 y 13 del Procedimiento PR-GH-
0067 “Gestión de Horas Extras y Días Compensatorios”.
Horas extras sin resoluciones de reconocimiento de pago o con
•Insuficiente revisión
errores en su contenido
de la documentación •Deficiencia en la
Gestión de salida para el información salida
• En la revisión efectuada a la Dirección Seccional de Aduanas de
Humana trámite de horas del
Barranquilla, se encontró que no se realizaron las resoluciones de
Talento extras por parte del procedimiento”
reconocimiento de pago de horas extras a cinco funcionarios.
Humano/ Grupo Interno de contemplado en
Gestión Trabajo de Personal. el procedimiento
• Para dos funcionarios, se presentan diferencias de cantidades y
administrativa • Omisión de las PR-GH-0074
valores de horas extras reconocidos en los actos administrativos (203
11 del servidor actividades citadas “Liquidación para
del 28 de junio de 2016 - Dirección Seccional de Impuestos de
público/ del procedimiento Pago Mensual de
Barranquilla y 4554 del 20 de mayo de 2016 – Subdirección de Gestión
Procedimiento PR-GH-0067 Salario”.
de Personal) frente a los valores certificados y pagados.
Gestión de “Gestión de Horas • Reconocimiento
horas extras y Extras y Días del pago de horas
días Compensatorios”, extras sin el acto
compensatorios por parte del Grupo administrativo
Las situaciones presentadas, incumplen con lo establecido en las
Interno de Trabajo correspondiente
actividades 19, 20, 21 y 22 del procedimiento PR-GH-0067 “Gestión de
de Personal
Horas Extras y Días Compensatorios”.
Gestión Inconsistencias en la prestación y registro de los servicios Desconocimiento de Indebido
12
Humana extraordinarios la normatividad reconocimiento y

Proceso,
Procedimiento
Talento relacionada con el pago de horas
Humano/ Para la muestra seleccionada de 43 funcionarios, se verificó su reconocimiento de extras.
Gestión ubicación y cargo correspondiente con el fin de determinar si sus servicios Presunta
administrativa labores están contempladas como servicio extraordinario de acuerdo extraordinarios. afectación
del servidor con lo establecido para la entidad, encontrándose que: Errores en el registro negativa al
público/ de la novedad en el patrimonio de la
Procedimiento • A una funcionaria, ubicada en el GIT de Personal de la Dirección aplicativo Kactus Entidad.
Gestión de Seccional de Impuestos de Barranquilla, cuyo cargo es Gestor I le
horas extras y fueron pagadas 16 Horas Extras Diurnas Ordinarias por valor de
días $285.569, en el mes de julio de 2015, sin embargo, esta área no está
compensatorios contemplada dentro de aquellas en las cuales se reconocen los
servicios extraordinarios.
• A una funcionaria cuyo cargo es Gestor II, las horas extras generadas
se le registraron en el aplicativo Kactus con el concepto 2007 - Ajuste a
Horas Extras Diurnas y no con el concepto 1007 – Hora extra diurna
ordinaria como corresponde.
Las situaciones presentadas incumplen con:

• Los artículos 5 y 6 de los Decretos 1064 de 2015 y 221 de 2016 y los
lineamientos impartidos para el registro de las horas extras diurnas
ordinarias en el sistema Kactus.
Insuficiencia en acciones de mantenimiento del aplicativo Kactus y Falta de control Las situaciones,
en el adecuado registro de novedades sobre la efectiva que deberían
implementación de solucionarse con
Gestión
a. Considerando los informes presentados por la Coordinación de funcionalidades y validaciones
13 Humana
Nómina frente a las liquidaciones efectuadas entre enero de 2015 y solución de parametrizadas
Talento Humano
agosto de 2016, se observa que persisten inconsistencias atribuibles a requerimientos por en los programas
la insuficiencia frente a la atención de requerimientos por parte de los los responsables del correspondientes
responsables de la implementación y mantenimiento del aplicativo adecuado del Kactus, al no

Proceso,
Procedimiento
KACTUS, originada en la falta de control frente a la efectividad de los funcionamiento del ser subsanadas
mismos. Kactus completamente
Inadecuado registro afectan los
Las inconsistencias que se reiteran en los informes resultado de la de novedades por resultados de los
revisión de la pre nómina, conocidos por el Equipo Auditor son: los responsables procedimientos y
• De septiembre de 2015 en adelante se registran casos en los que se Capacitación la calidad de los
liquida bonificación de servicios prestados a funcionarios que no tenían deficiente o productos
el derecho por ausentismos del tipo comisiones, suspensiones, licencias insuficiente entregados,
no remuneradas o incapacidades de más de 180 días. obligando a que
• En los meses de noviembre de 2015, enero, febrero, marzo, julio y se implementen
agosto de 2016, se registran casos de funcionarios con derecho a verificaciones y
reconocimiento de bonificación de servicios prestados a los que se les ajustes manuales
liquida mal por contemplar la prima técnica por formación avanzada que ocasionan un
correspondiente a un cargo diferente al que le fue asignada. mayor desgaste
• Frente a embargos, en los meses de julio y agosto de 2016, se informa administrativo.
que a los funcionarios que tienen embargo del ICETEX, se les descontó
doble el valor del embargo. Materialización de
• Cuando se presentan encargos se registran errores en el cálculo de la los riesgos
incapacidad y/o de su reintegro cuando este corresponde a los meses referidos a la
en que el funcionario cambió de cargo y a la vez ocurrió la incapacidad, Deficiencia en los
por tomar mal el IBC. insumos de
• Es reiterada la inconsistencia frente a la liquidación de horas extras, información del
cuando se producen encargos, por cuanto el sistema toma como base proceso,
la asignación del encargo, cuando las horas laboradas se causaron con Deficiencias y/o
la asignación anterior. ausencias en el
• En cuanto a incapacidades mes a mes se reporta error por 1 o más hardware y/o en
registros que correspondían a incapacidades que se habían liquidado el software y
en meses anteriores. También se informa que en algunos casos se Deficiencias en la
liquidan mal los conceptos de incapacidad, licencia de maternidad y/o información de
paternidad, al no reflejar el valor del día 31 cuando aplica, o porque se salida del
presenta error en el valor del IBC. procedimiento.
• Para vacaciones el sistema asigna secuenciales en el módulo Prova,

Proceso,
Procedimiento
que ya están registrados en el módulo de Vacaciones, lo que obliga a
hacer la verificación mensual y los ajustes manuales previo a la
liquidación de la pre nómina. Se informan casos en los que el sistema
no tiene en cuenta los días de licencia sin sueldo para calcular el
período de vacaciones y/o demás ausencias que originan interrupción
del contrato.
• Se siguen presentando casos en que se aprueban vacaciones sin que
se haya causado el derecho y el que no tome en la base de liquidación
de vacaciones la prima técnica por formación avanzada asignada.
• En enero de 2015, al correr el proceso de incentivo nacional, el
sistema liquidó este concepto a los funcionarios con más de 180 días de
incapacidad. En enero y julio de 2016 se presentó la misma
inconsistencia. Para el mismo concepto en enero y julio de 2016, en el
caso en el que aplica, el sistema no tomó como base el auxilio de
transporte para el cálculo del incentivo.
b. Adicional a las situaciones mencionadas, frente a los temas objeto de

auditoría, se evidenció que el Subsistema de Control de Horarios
previsto en el ítem NSS – 08 de la Ficha Técnica del Contrato
100206214-172-0-2013 suscrito con Digital Ware, hasta la fecha no se
ha puesto en producción al igual que el contemplado en el numeral
4.2.13. Permisos Sindicales.
En este caso, se afectan los resultados de los procedimientos por no

implementarse funcionalidades que se contrataron y se dieron por
recibidas a satisfacción, ocasionando que actividades que deberían
realizarse con el apoyo del sistema se tengan que efectuar
manualmente para garantizar un producto adecuado a los
requerimientos esperados por los clientes de los mismos, exponiendo a
la entidad a que su cuestione su eficiencia en el uso de los recursos.
Cabe señalar que frente al contrato 000-115-2016 no fue posible

Proceso,
Procedimiento
conocer los informes correspondientes a la Subdirección de Gestión de
Personal frente al seguimiento administrativo, financiero, contable y
jurídico del contrato, pese a requerimiento efectuado en la ejecución de
la auditoría y los pertinentes a la Subdirección de Gestión de Tecnología
de Información y Telecomunicaciones, aunque fueron anunciados no se
allegaron al Equipo Auditor.
c. Pese a las instrucciones que mes a mes se remiten a las Direcciones

Seccionales, frente a la oportunidad y forma de registrar las novedades
que afectarán la nómina, se observa en los informes generados por la
Coordinación de Nómina, con ocasión de la revisión a la pre nómina,
que persisten inconsistencias originadas en el inadecuado cargue de las
novedades (horas extras, libranzas e incapacidades, entre otras) o en la
falta de oportunidad e integridad de documentos como son las
certificaciones de incentivo de fiscalización y cobranzas.
Lo expuesto contraviene la política de servicio contemplada en el

Código de Buen Gobierno de la Entidad, según la cual se debe
continuar con la implementación de servicios informáticos electrónicos,
para que su respuesta satisfaga las necesidades y expectativas de los
clientes internos y externos.
Gestión Inconsistencias en la liquidación de las prestaciones sociales de • La falta de control
Humana funcionarios retirados sobre la liquidación Reconocimientos
Talento de las prestaciones inexactos por
Humano/ Realizados los cálculos de las bonificaciones de servicios prestados, sociales servicios
Gestión prima de servicios, vacaciones, prima de vacaciones y prima de correspondientes a prestados.
14 administrativa navidad, para una muestra de nueve (9) funcionarios retirados, los los funcionarios Presunta
del servidor cuales fueron comparados con las Resoluciones de Prestaciones retirados. afectación
público/ Sociales, se encontraron las siguientes inconsistencias: • Inconsistencias en negativa al
Procedimiento: las fechas patrimonio de la
Desvinculación VER ANEXO 2, HOJA RETIRADOS a) Mayores y menores valores registradas en el Entidad.
de servidores cancelados. aplicativo Kactus.

Proceso,
Procedimiento
públicos Estas situaciones se generaron porque: • Diferencias al
Al realizar la liquidación de la Bonificación de servicios en la mayoría de incluir la doceava de
los casos no se tuvo en cuenta 1 día, y en otros 3 días. bonificación de
Para el cálculo de las vacaciones y prima de vacaciones se tuvo en servicios prestados
cuenta la doceava de la bonificación del año, pero ésta ya se había para el cálculo de las
tenido en cuenta en las vacaciones disfrutadas. prestaciones
sociales
VER ANEXO 2, HOJA RETIRADOS, b) Inconsistencias en las mencionadas.
Resoluciones de liquidación de prestaciones sociales.
Las situaciones antes mencionadas incumplen con:

• El artículo 47 del decreto 1042 de 1978 el cual establece que: “El
tiempo de servicio para el primer reconocimiento de la bonificación por
servicios prestados se contará así: a) Para los funcionarios que
actualmente se hallen vinculados al servicio, desde la fecha de
expedición del presente Decreto. b) Para los funcionarios que se
vinculen con posterioridad a la vigencia de este Decreto, desde la fecha
de su respectiva posesión”.
• Los artículos 59 del Decreto 1042 de 1978, 6 del Decreto 1101 de
2015 y 6 del Decreto 229 de 2016, en lo relacionado con los factores
que se deben tener en cuenta para el cálculo de la prima de servicios.
• Los artículos 20 y 31 del Decreto 1045 de 1978, en lo relacionado con
el pago de las vacaciones y prima de vacaciones.
• Los artículos 32 y 33 del Decreto 1045 de 1978, en lo relacionado con
el pago de prima de navidad.
• El artículo 10 del Decreto 229 de 2016 el cual establece (…) “El
empleado que al momento del retiro no haya cumplido el año continuo
de servicios, tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma
proporcional de la bonificación por servicios prestados”.
• La actividad 19 del Procedimiento PR-GH-066 “Desvinculación de
servidores públicos” relacionada con elaborar la liquidación de
prestaciones sociales del servidor público retirado.

Proceso,
Procedimiento
Incorrecta liquidación de los conceptos salariales y prestacionales.
Al realizar la verificación de la nómina del mes de Julio de 2016, se

observan inconsistencias en la liquidación de los funcionarios que se
encuentran relacionados en EL ANEXO2, HOJA LIQUIDACION, por
mayores valores pagados en cuantía de $1.800.623 y menores valores
reconocidos por $10.045.022, en el cálculo de la prima de servicios,
vacaciones, prima de vacaciones, prima de navidad, horas extras y/o
recargo nocturno.
Gestión Las situaciones citadas incumplen con:

Humana El artículo 10 del Decreto 229 de 2016 en lo que tiene que ver con la Reconocimientos
Talento bonificación de servicios, el cual establece taxativamente los conceptos inexactos por
Insuficiencia en los
Humano/ que se deben tener en cuenta para su liquidación, dentro de los que no servicios
lineamientos dados y
Gestión se encuentra el incentivo por desempeño grupal y el artículo 59 del prestados.
en los controles para
administrativa Decreto 1042 de 1978 y el artículo 6 del Decreto 229 de 2016, en los Presunta
15 el reconocimiento y
del servidor que se señalan expresamente los factores que se tendrán en cuenta afectación
pago de cada
público/ para la liquidación de la prima de servicios. negativa al
concepto salarial y
Procedimiento: Actividades 9 y 13 establecidas en el procedimiento PR-GH-0067 patrimonio de la
prestacional
Liquidación para “Gestión de Horas Extras y Días Compensatorios” Entidad.
pago mensual El artículo 17 del Decreto 1045 de 1978 establece que para efectos de
de salario liquidar tanto el descanso remunerado por concepto de vacaciones,
como la prima de vacaciones, se tendrán en cuenta los factores de
salario enunciados en el artículo, siempre que correspondan al
empleado en la fecha en la cual inicie el disfrute de las vacaciones.
El artículo 5 del Acuerdo 1 del 1 de octubre de 2015 establecen que
para determinar el valor a cancelar se tendrá en cuenta el salario
mensual que se devengue a 30 de junio y de acuerdo con el artículo 42
del Decreto 1042 de 1978, el valor del trabajo suplementario y el
realizado en jornada nocturna o en días de descanso obligatorio
constituyen salario.

Proceso,
Procedimiento
Incumplimiento del Procedimiento PR-GH-0071 “Gestión de
Libranzas”.
a. Las libranzas y los aportes a entidades cooperativas y sindicatos

suscritos por 6 funcionarios de Aduanas Barranquilla y 7 funcionarios de
Impuestos Barranquilla tomados en la muestra, no están autorizadas
por quien tiene la obligación de autorizar la inclusión en el sistema tanto
de Impuestos como de Aduanas Barranquilla. Exposición a que
la entidad sea
b. A un funcionario autorizó descuento por nómina por valor de $26.670 solidariamente
para el pago de la Medicina Preparada a Coomeva, sin embargo, la responsable por
Gestión
entidad aplicó un descuento de $24.465. el pago de la
Humana
Falta de control en la obligación
Talento
c. Los documentos de autorización por medio de los cuales se están revisión de la adquirida por el
Humano/
efectuando descuentos a dos funcionarios de Aduanas Barranquilla y a documentación que beneficiario del
Gestión
cuatro funcionarios de Impuestos Barranquilla, a favor de Seguros anexan los crédito.
16 administrativa
Bolívar, no especifican el número de cuotas a descontar ni el monto de funcionarios y/o los • Reclamaciones
del servidor
la deuda. operadores de por parte de los
público/
libranzas para funcionarios a
Procedimiento:
d. El documento de autorización de descuento, por medio del cual un solicitar el descuento quienes se les
“Gestión de
funcionario autorizó un descuento a favor de Fempha presenta una realicen
Libranzas
enmendadura en la fecha de inicio del descuento. descuentos
mayores a los
e. El documento mediante el cual un funcionario autoriza la renovación autorizados.
del crédito presenta enmendadura en el monto de la cuota a eliminar.
f. Descuentos correspondientes a funcionarios ubicados en la DSI de

Barranquilla fueron aprobadas en el Nivel Central, inobservando lo
previsto en las condiciones generales del Procedimiento PR-GH-0071,
que establecen que “Las libranzas se autorizarán únicamente en la
Dirección Seccional en donde se encuentre ubicado el servidor público”.

Proceso,
Procedimiento
g. Un funcionario recibió menos del 50% del salario neto en los meses
de febrero y marzo de 2016.
Casos identificados en ANEXO 2, HOJA LIBRANZAS

Con lo anterior se incumple lo establecido en:
• Las condiciones generales y las actividades 2, 5, 6, 8, del
Procedimiento PR-GH-0071 “Gestión de Libranzas”.
Incumplimiento parcial de orden judicial.
A un funcionario le calcularon el embargo civil que le están

Gestión descontando, sin tener en cuenta el valor pagado en julio de 2016 por
Reclamaciones
Humana incentivo al desempeño nacional con lo que se dejó de girar a favor del
futuras por
Talento demandante $1.243.413.
indebida
Humano/
aplicación del
Gestión Adicionalmente, en el cálculo del valor embargado al funcionario sobre Falta de rigurosidad
embargo
administrativa la prima de servicios se encontró un menor valor embargado de en la aplicación del
17 Desgaste
del servidor $140.291. embargo ordenado
administrativo en
público/ en la orden judicial.
las acciones para
Procedimiento: Esto genera un incumplimiento parcial de la orden proferida por el
subsanar la
Gestión de Juzgado 12 Civil Municipal de Barranquilla, mediante la cual se ordena
situación
Embargos al el embargo y secuestro previo de la quinta parte del excedente del
mencionada
Salario salario mínimo legal mensual y demás emolumentos embargables que
devenga el embargado.
Caso identificado en ANEXO 2, HOJA EMBARGO

Desactualización de documentos y procedimientos de Gestión Falta de rigurosidad Inducir a error a
Humana en la elaboración, los funcionarios
Gestión revisión y/o que tienen
18 Humana En el desarrollo de la auditoría se evidenció que documentos que deben actualización de los responsabilidad
ser adoptados y actualizados periódicamente dentro del Sistema de documentos dentro de los
Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental (SGCCIGA) no adoptados dentro del procedimientos o
han sido publicados o se encuentran desactualizados así: SGCCIGA acuden a ellos

Proceso,
Procedimiento
como sus clientes
• El catálogo normativo del proceso Gestión Humana contenido en el internos, por no
archivo identificado como CATÁLOGO NORMATIVO GESTION contar con
HUMANA.xls socializado en carpeta ftp: documentos
//publico/DG_Recursos_Economicos/SG_Personal/Despacho/00099_S ajustados a la
GCCI/1. Catalogo normativo/ registra fecha de publicación del normativa
09/24/2007, siendo evidente su desactualización. vigente.
Lo anterior contraviene lo dispuesto en el Memorando 476 del 3 de
diciembre de 2012 y en el Manual de Calidad de la Entidad, en cuanto a
marco regulatorio.
• Se registran como activos en el Listado Maestro de Documentos los

Formatos 1146-62 Gestión de nómina y 1146-487 Gestión de
Situaciones Administrativas, publicados en 2012 y que ya fueron
regulados en procedimientos posteriores.
• El procedimiento de Gestión de Incapacidades, contemplado dentro de

la caracterización del proceso de Gestión Humana, que se constituye en
proveedor de insumos de los procedimientos Gestión persuasiva para el
cobro de incapacidades ante la administradora de riesgos laborales –
ARL y Gestión persuasiva para el cobro de prestaciones económicas
ante las entidades promotoras de salud – EPS aún no ha sido adoptado
y publicado dentro del Listado maestro de documentos del SGCCIGA.
• Los términos establecidos en cuanto a oportunidad para la radicación

de la solicitud de comisiones en las condiciones generales del
procedimiento PR-GH-0076: Gestión de Comisiones al interior del país,
versión 1 del 9 de junio de 2014, publicado dentro del listado maestro de
documentos y vigente de acuerdo con ello, difieren de los establecidos
en el Memorando 00219 también vigente desde el 28 de julio de 2016.
• La actividad 32 del procedimiento PR-GH-0076- Gestión de
Comisiones al Interior del País, señala que el competente para autorizar

Proceso,
Procedimiento
y ordenar el gasto de comisiones de servicio a los empleados públicos
de las Direcciones Seccionales fuera de su jurisdicción es la Dirección
de Gestión de Recursos y Administración Económica en contravía con
lo establecido en la Resolución 00053 del 11 de julio de 2016 que
dispone que tal autorización corresponde a la Subdirección de Gestión
de Personal.
• El procedimiento PR-GH-0073, Gestión de licencias no remuneradas,

cita dentro de sus documentos asociados el procedimiento PR-FN-XXX
Reintegros a Tesorería, el cual a 30 de agosto de 2016 no se registraba
en el Listado Maestro de Documentos. Los procedimientos Gestión
persuasiva para el cobro de incapacidades ante la administradora de
riesgos laborales – ARL y Gestión persuasiva para el cobro de
prestaciones económicas ante las entidades promotoras de salud – EPS
también citan Reintegros dentro de los documentos asociados
identificándolo como PR-FN-0322, pero éste tampoco ha sido publicado.
• Los formatos FT-GH-1905 de Solicitud de licencia ordinaria no

remunerada o para adelantar estudios y FT-GH-1897 de Liquidación
para pago de pensión de licencias de servidores públicos, carecen de
instructivo, contraviniendo lo previsto en el numeral 1.6 del artículo 2 de
la Resolución 159 de 2012.
• El procedimiento PR-GH-0073, contempla en su actividad 22 efectuar

el registro de la Licencia en el Sistema de Recursos Humanos, el cual
ha sido remplazado por KACTUS y desde junio de 2016 puede
adelantarse la solicitud de Licencia no remunerada para firma manual,
cuyos lineamientos aún no son recogidos en el procedimiento.
• La versión 1 del procedimiento PR-GH-0074 remite al SRH en

definiciones y siglas y en las actividades descritas en su flujograma,
desconociendo el aplicativo Kactus

Proceso,
Procedimiento
• La versión 1 del procedimiento PR-GH-0079, Gestión de permisos
laborales, describe actividades que no se ajustan a las previstas en el
Memorando 319 del 23 de noviembre de 2015, según el cual los
permisos hasta por tres días deben ser tramitados únicamente a través
de Mi Portal.
• La versión 1 del procedimiento PR-GH-0088, Gestión del ausentismo

laboral, contempla dentro de sus documentos asociados el PR-GH-XXX,
Administración del Programa de Bienestar Laboral el cual no ha sido
publicado y cita para registro de novedad por posible abandono del
cargo el SRH, desconociendo el Kactus.
• El procedimiento PR-GH-0071 “Gestión de Libranzas” no contempla

dentro de las actividades a desarrollar, la de consultar el Registro Único
Nacional de Entidades Operadores de Libranza- RUNEOL con el fin de
verificar si el operador de libranza se encuentra inscrito, de acuerdo con
el tercer inciso del artículo 6 de la Ley 1527 de 2012.
Tampoco aclara los factores que deben ser tenidos en cuenta para el
cálculo del cupo de endeudamiento de los funcionarios, de tal forma que
se pueda verificar que el funcionario recibe por lo menos el 50% de su
salario neto, de acuerdo con el numeral 5 del artículo 3 de la Ley 1527
de 2012.
Lo descrito contraviene lo dispuesto en los numerales 4 y 7 del Manual

de Calidad de la Entidad, Marco legal y reglamentario, los literales b), d)
y g) del numeral 4.2.3 Control de documentos de la Norma Técnica
NTCGP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública y
el Procedimiento PR-IC-0001 –Control de Documentos del Sistema de
Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental.

Proceso,
Procedimiento
Inoportunidad en el reconocimiento y/o pago de sentencias
laborales
a) De un total de once (11) sentencias laborales con ejecutoria entre el

1 de enero de 2016 y el 30 de agosto del mismo año, se observa que en
los dos (2) casos en que se había emitido la resolución de pago, los
actos se expiden vencidos los dos (2) meses a partir de la ejecutoria,
previstos en el Decreto 2469 de diciembre 22 de 2015.
Recursos
Financieros
Los casos se identifican en el ANEXO 3.
Liquidación de Falta de control para
sentencias y el cumplimiento de
b) En el expediente 26989/15, correspondiente al proceso 2013-00184, Exposición a un
devoluciones los términos
con fecha de ejecutoria 13/02/2015, recibido en la Coordinación de mayor
19 para pago previstos para el
Sentencias y Devoluciones el 22/05/2015, se realizan las consultas a las reconocimiento
/Procedimiento reconocimiento y/o
áreas responsables de insumos y se reciben respuestas entre el de intereses.
Liquidación de pago de sentencias
26/05/2015 y el 13/10/2015, expidiéndose CDP el 10/11/2015 y
sentencias y laborales
Resolución de pago No. 11180 el 11/11/2015, siendo notificada el
devoluciones
13/11/2015, sin embargo el pago se realiza el 8/01/2016 momento para
para pago
el cual habían transcurrido más de 10 meses a partir de la fecha de
ejecutoria.
Lo anterior contraviene lo dispuesto en los artículos 2.8.6.4.1 y/o

2.8.6.4.2. del Decreto 1068 de 2015, adicionado por el artículo 1 del
Decreto 2469 de 2015, en cuanto a términos para expedir el acto
administrativo de reconocimiento de pago y lo dispuesto en el artículo
192 de la Ley 1437 de 2011, frente a los términos para el pago.

5. RIESGOS
En el desarrollo de la auditoría se observó que en el reconocimiento de viáticos, el pago de sentencias y la gestión de

nómina en los conceptos auditados, se han materializado los riesgos que se registran en los numerales 1 al 5 de la
siguiente tabla y se presenta alta exposición a la materialización del riesgo relacionado en el numeral 6, evidenciándose
falla en la aplicación de controles así:
Tabla No. 4
Relación de Riesgos y fallas en controles
No. RIESGO HALLAZGOS CONTROLES QUE FALLAN1
 Inoportunidad en el reconocimiento y/o pago de
sentencias laborales
 Errores en el reconocimiento de licencias no
remuneradas.
 Insuficiencias en el control de horario y el registro de
ausencias en el aplicativo Kactus.
 Incumplimiento de requisitos del Informe trimestral del  Aprobación de operaciones
análisis de ausentismo  Establecimiento de límites y
 Falta de control de ausentismo por permisos sindicales autoridad
 Inobservancia de controles previstos frente a la  Controles de Seguridad
Gestión de incapacidades Física/Acceso a locaciones
Deficiencia en los insumos de  Errores en liquidación de horas extras  Supervisión - Revisión Gerencial
1
información del proceso  Inconsistencias de la información registrada en los  Control de disponibilidad u
formatos del procedimiento de horas extras y los optimización de sistemas y
reportes de ingresos y salidas. aplicaciones
 Inconsistencias en la prestación y registro de los  Verificación y validación de
servicios extraordinarios transacciones
 Insuficiencia en acciones de mantenimiento del  Capacitación / Entrenamiento
aplicativo Kactus y en el adecuado registro de
novedades
 Incumplimiento del Procedimiento PR-GH-0071
“Gestión de Libranzas”.
 Desactualización de documentos y procedimientos de
Gestión Humana
1 Los controles que fallan están tipificados según lo previsto en el instructivo IN-IC-0059 que establece la Metodología para la Gestión de Riesgos de la DIAN,
dentro del Listado Maestro del SGCCIGA.

 Incumplimiento de actividades previstas en el
Procedimiento PR-GH-0076- Gestión de Comisiones
al Interior del País
 Retraso en el pago de viáticos por caja menor a
funcionarios comisionados por servicios al interior del
país.
remuneradas.
 Incumplimiento de actividades de control previstas en
el procedimiento PR-GH-0073 “Gestión de licencias no
remuneradas”.
 Establecimiento de límites y
autoridad
 Aprobación de operaciones
 Incumplimiento de requisitos del Informe trimestral del
análisis de ausentismo  Supervisión - Revisión Gerencial
 Falta de control de ausentismo por permisos sindicales  Controles de Seguridad
Deficiencias en la información Física/Acceso a locaciones
2  Inobservancia de controles previstos frente a la
de salida del procedimiento
Gestión de incapacidades  Control de disponibilidad u
optimización de sistemas y
 Errores en liquidación de horas extras
aplicaciones
 Inconsistencias de la información registrada en los
 Verificación y validación de
formatos del procedimiento de horas extras y los
transacciones
reportes de ingresos y salidas.
 Horas extras sin resoluciones de reconocimiento de
pago o con errores en su contenido
 Inconsistencias en la prestación y registro de los
servicios extraordinarios
 Inconsistencias en la liquidación de las prestaciones
sociales de funcionarios retirados
 Incorrecta liquidación de los conceptos salariales y
prestacionales.
 Incumplimiento del Procedimiento PR-GH-0071
“Gestión de Libranzas”.
 Incumplimiento de orden judicial.

 Controles de Seguridad
Física/Acceso a locaciones
 Supervisión - Revisión Gerencial
análisis de ausentismo
Deficiencias y/o ausencias en  Control de disponibilidad u
3  Falta de control de ausentismo por permisos sindicales
el hardware y/o en el software optimización de sistemas y
aplicaciones
 Insuficiencia en acciones de mantenimiento del
 Capacitación / Entrenamiento
novedades
remuneradas.
Capacitación deficiente y/o  Inobservancia de controles previstos frente a la
4 transacciones
insuficiente Gestión de incapacidades
 Capacitación / Entrenamiento
 Insuficiencia en acciones de mantenimiento del
novedades
 Retraso en el pago de viáticos por caja menor a
funcionarios comisionados por servicios al interior del  Aprobación de operaciones
5 Vencimiento de Términos país.  Establecimiento de límites y
 Inoportunidad en el reconocimiento y/o pago de autoridad
sentencias laborales
 Control de disponibilidad u
análisis de ausentismo
Pérdida de documentos, optimización de sistemas y
6  Falta de control de ausentismo por permisos sindicales
bienes y/o información aplicaciones
 Inobservancia de controles previstos frente a la
Gestión de incapacidades
transacciones
Fuente: Instructivo IN-IC-0059 Metodología para la Gestión de Riesgos

De acuerdo con lo anterior, la tipificación y frecuencia de los controles que
presentan fallas se resume de la siguiente forma:
Gráfica No. 1
FALLAS EN LOS CONTROLES
Aprobación de operaciones 26%
Verificación y validación de transacciones 19%
Capacitación / Entrenamiento 15%
Control de disponibilidad u optimización de sistemas y 15%

aplicaciones
Supervisión - Revisión Gerencial

11%
Establecimiento de límites y autoridad 11%
Controles de Seguridad Física/Acceso a locaciones 4%
0% 5% 10% 15% 20% 25% 30%
6. CONCLUSIONES
 No se cumple en forma rigurosa con las actividades y el diligenciamiento de

los registros definidos en los procedimientos adoptados dentro del SGCCIGA,
por desconocimiento y/o por insuficiencia en los insumos, así mismo, se
evidencia desactualización en algunos de ellos.
 Se observaron deficiencias en la expedición de los actos administrativos de

los cupos para viáticos y gastos de viaje y en modificaciones de las
resoluciones de viáticos, en contravía de lo establecido en el Procedimiento
PR-GH-0076.
 Se evidenció inoportunidad en el pago de viáticos en la Dirección Seccional de

Aduanas de Barranquilla, necesarios para ejecución de actividades
institucionales.

46
 Los mecanismos de control establecidos sobre ingresos y salidas de personal
y servicios efectivamente prestados, no son uniformes ni proveen información
íntegra de tiempo laborado, que afectan la confiabilidad de los informes que se
generan como insumo para la certificación de nómina.
 Los informes de ausentismo no cumplen con los requisitos esperados, por

cuanto no contemplan la totalidad de las ausencias (permisos sindicales ni
ausencias no justificadas) ni su costeo, afectándose su calidad como insumo
en la toma de decisiones frente a su tratamiento.
 La inobservancia de los controles frente a la gestión de incapacidades genera

reprocesos que afectan su aplicación en la nómina, por la dilación en los
reconocimientos por parte de las EPS.
 En la Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla, para el registro en el

aplicativo Kactus y posterior pago de horas extras, no se tienen en cuenta las
planillas de ingresos y salidas de los funcionarios, ya que no son enviadas al
GIT de personal por parte de las dependencias responsables.
 Los responsables de la implementación de mejoras y mantenimiento del

Kactus, no solucionan completamente las situaciones comunicadas por la
Coordinación de Nómina en los informes de liquidación de la pre nómina, lo
cual afecta los resultados de los procedimientos asociados y la calidad de los
productos a entregar, obligando a que se realicen verificaciones y ajustes
manuales que ocasionan un mayor desgaste administrativo.
 No se han implementado funcionalidades como el Subsistema de Control de

Horarios previsto en el ítem NSS – 08 de la Ficha Técnica del Contrato
100206214-172-0-2013 suscrito con Digital Ware, y el contemplado en el
numeral 4.2.13. referido a Permisos Sindicales.
 Revisadas las liquidaciones de las nóminas correspondientes a julio de 2016,

prima de navidad de 2015 y prima de servicios 2015 y 2016, así como de
funcionarios retirados, se evidencian situaciones susceptibles de mejora tanto
en la liquidación propiamente dicha de los factores salariales y prestacionales,
como en lo relacionado con el cumplimiento normativo y de los procedimientos
documentados al interior de la entidad.
 Frente al reconocimiento y pago de sentencias laborales se observa que

persisten demoras en la provisión de insumos, que originan que los actos
administrativos correspondientes se expidan superados los términos previstos
en la normativa aplicable, generando un mayor reconocimiento de intereses.

47
7. RECOMENDACIONES
 Actualizar los procedimientos, formatos con instructivos y el catálogo

normativo del proceso de Gestión Humana, de conformidad con lo establecido
en la Resolución No. 000159 del 21 de diciembre de 2012, garantizando que
recojan la normativa general e interna vigente y se ajusten las herramientas
utilizadas.
 Implementar las funcionalidades del aplicativo Kactus para el adecuado control

del tiempo laborado y el ausentismo en la entidad, así como fortalecer la
cultura de reporte de ausencias en los funcionarios y en los responsables de
su control.
 Fortalecer el seguimiento a las ausencias por incapacidades que se refleje en

una mejora en la oportunidad en el reconocimiento de éstas por las EPS, del
consecuente registro de la novedad y la aplicación de los descuentos
correspondientes a los funcionarios.
 Exigir a las áreas responsables, el envío oportuno de los documentos soporte

requeridos para el cargue de novedades de horas extras, a los GIT de
Personal y/o Coordinación de Nómina.
 Establecer parámetros claros para la incorporación de las fracciones de horas

extras laboradas como trabajo suplementario, al aplicativo Kactus, en procura
de estandarizar esta tarea.
 Realizar el seguimiento a la gestión de los riesgos de corrupción del proceso

de Gestión Humana.
 En los casos que lo ameriten, en relación con la liquidación de la nómina,

realizar consulta al Departamento Administrativo de la Función Pública, como
ente encargado de la regulación en materia de personal al interior del Estado.
 Efectuar los ajustes que correspondan en los programas de nómina en el

aplicativo kactus, de acuerdo con las situaciones evidenciadas.
 Fortalecer los controles dentro del aplicativo Kactus para la revisión de la pre
nómina.
 Documentar la manera de liquidar los diferentes conceptos tanto salariales

como prestacionales de la nómina, principalmente en lo relacionado con las
situaciones particulares que se puedan presentar.

48
 Realizar los ajustes necesarios para que las liquidaciones de factores
salariales y prestacionales de funcionarios retirados se realicen desde el
sistema y no en forma manual.
 Fortalecer el diseño, aplicación y evaluación de los controles operativos,

especialmente los referidos a la Aprobación de Operaciones, dado que son los
que se identificaron como de mayor incumplimiento.
 Realizar un trabajo articulado entre los responsables del planteamiento de las

acciones de mejoramiento frente a los hallazgos producto de la auditoría, que
garantice que los procedimientos relacionados con: el reconocimiento y pago
de viáticos y sentencias laborales, el control del ausentismo y la correcta
liquidación de la nómina de la entidad, se realicen conforme a la normativa que
le es aplicable, cumpliendo con requisitos de oportunidad e integridad.

49
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME GERENCIAL
AGN- 2016009
AUDITORÍA A LA GESTION DE NÓMINA
La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su función de evaluación y

seguimiento a la gestión institucional, en el marco del Sistema de Gestión de
Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental _ SGCCIGA- y en desarrollo del
Programa Anual de Auditoría aprobado para 2016 por el Comité de Coordinación
del SGCCIGA, adelantó auditoría a la gestión de nómina, en el segundo semestre
de la vigencia.
Producto de la auditoría realizada se estableció un total de diecinueve (19)

hallazgos.
A continuación, se presentan las conclusiones y recomendaciones:
CONCLUSIONES
 No se cumple en forma rigurosa con las actividades y el diligenciamiento de

los registros definidos en los procedimientos adoptados dentro del SGCCIGA,
por desconocimiento y/o por insuficiencia en los insumos, así mismo, se
evidencia desactualización en algunos de ellos.
 Se observaron deficiencias en la expedición de los actos administrativos de los

cupos para viáticos y gastos de viaje y en modificaciones de las resoluciones
de viáticos, en contravía de lo establecido en el Procedimiento PR-GH-0076.
 Se evidenció inoportunidad en el pago de viáticos en la Dirección Seccional de

Aduanas de Barranquilla, necesarios para ejecución de actividades
institucionales.
 Los mecanismos de control establecidos sobre ingresos y salidas de personal

y servicios efectivamente prestados, no son uniformes ni proveen información
íntegra de tiempo laborado, que afectan la confiabilidad de los informes que se
generan como insumo para la certificación de nómina.
 Los informes de ausentismo no cumplen con los requisitos esperados, por

cuanto no contemplan la totalidad de las ausencias (permisos sindicales ni
ausencias no justificadas) ni su costeo, afectándose su calidad como insumo
en la toma de decisiones frente a su tratamiento.

50
 La inobservancia de los controles frente a la gestión de incapacidades genera
reprocesos que afectan su aplicación en la nómina, por la dilación en los
reconocimientos por parte de las EPS.
 En la Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla, para el registro en el

aplicativo Kactus y posterior pago de horas extras, no se tienen en cuenta las
planillas de ingresos y salidas de los funcionarios, ya que no son enviadas al
GIT de personal por parte de las dependencias responsables.
 Los responsables de la implementación de mejoras y mantenimiento del

Kactus, no solucionan completamente las situaciones comunicadas por la
Coordinación de Nómina en los informes de liquidación de la pre nómina, lo
cual afecta los resultados de los procedimientos asociados y la calidad de los
productos a entregar, obligando a que se realicen verificaciones y ajustes
manuales que ocasionan un mayor desgaste administrativo.
 No se han implementado funcionalidades como el Subsistema de Control de

Horarios previsto en el ítem NSS – 08 de la Ficha Técnica del Contrato
100206214-172-0-2013 suscrito con Digital Ware, y el contemplado en el
numeral 4.2.13. referido a Permisos Sindicales.
 Revisadas las liquidaciones de las nóminas correspondientes a julio de 2016,

prima de navidad de 2015 y prima de servicios 2015 y 2016, así como de
funcionarios retirados, se evidencian situaciones susceptibles de mejora tanto
en la liquidación propiamente dicha de los factores salariales y prestacionales,
como en lo relacionado con el cumplimiento normativo y de los procedimientos
documentados al interior de la entidad.
 Frente al reconocimiento y pago de sentencias laborales se observa que

persisten demoras en la provisión de insumos, que originan que los actos
administrativos correspondientes se expidan superados los términos previstos
en la normativa aplicable, generando un mayor reconocimiento de intereses.
RECOMENDACIONES
 Actualizar los procedimientos, formatos con instructivos y el catálogo

normativo del proceso de Gestión Humana, de conformidad con lo establecido
en la Resolución No. 000159 del 21 de diciembre de 2012, garantizando que
recojan la normativa general e interna vigente y se ajusten las herramientas
utilizadas.
 Implementar las funcionalidades del aplicativo Kactus para el adecuado

control del tiempo laborado y el ausentismo en la entidad, así como fortalecer
51
la cultura de reporte de ausencias en los funcionarios y en los responsables de
su control.
 Fortalecer el seguimiento a las ausencias por incapacidades que se refleje en

una mejora en la oportunidad en el reconocimiento de éstas por las EPS, del
consecuente registro de la novedad y la aplicación de los descuentos
correspondientes a los funcionarios.
 Exigir a las áreas responsables, el envío oportuno de los documentos soporte

requeridos para el cargue de novedades de horas extras, a los GIT de
Personal y/o Coordinación de Nómina.
 Establecer parámetros claros para la incorporación de las fracciones de horas

extras laboradas como trabajo suplementario, al aplicativo Kactus, en procura
de estandarizar esta tarea.
 Realizar el seguimiento a la gestión de los riesgos de corrupción del proceso

de Gestión Humana.
 En los casos que lo ameriten, en relación con la liquidación de la nómina,

realizar consulta al Departamento Administrativo de la Función Pública, como
ente encargado de la regulación en materia de personal al interior del Estado.
 Efectuar los ajustes que correspondan en los programas de nómina en el

aplicativo kactus, de acuerdo con las situaciones evidenciadas.
 Fortalecer los controles dentro del aplicativo Kactus para la revisión de la pre
nómina.
 Documentar la manera de liquidar los diferentes conceptos tanto salariales

como prestacionales de la nómina, principalmente en lo relacionado con las
situaciones particulares que se puedan presentar.
 Realizar los ajustes necesarios para que las liquidaciones de factores

salariales y prestacionales de funcionarios retirados se realicen desde el
sistema y no en forma manual.
 Fortalecer el diseño, aplicación y evaluación de los controles operativos,

especialmente los referidos a la Aprobación de Operaciones, dado que son los
que se identificaron como de mayor incumplimiento.
 Realizar un trabajo articulado entre los responsables del planteamiento de las

acciones de mejoramiento frente a los hallazgos producto de la auditoría, que

52
garantice que los procedimientos relacionados con: el reconocimiento y pago
de viáticos y sentencias laborales, el control del ausentismo y la correcta
liquidación de la nómina de la entidad, se realicen conforme a la normativa que
le es aplicable, cumpliendo con requisitos de oportunidad e integridad.
(ORIGINAL FIRMADO)
ENRIQUE CASTIBLANCO BEDOYA

Jefe Oficina de Control Interno
Proyectó: Equipo Auditor – Yenly Aleyda Romero Agudelo - Líder
Revisó: Luzmila Castañeda Bernal- Coordinadora de Auditoría Integral

53

Informe Auditoria Ala Gestion de Nomina-AGN 2016009

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OFICINA DE CONTROL INTERNO

ENRIQUE CASTIBLANCO BEDOYA

LUZMILA CASTAÑEDA BERNAL

MARÍA CENELI ZAPATA BEDOYA

LUIS ALFREDO REYES PARRA – ASESOR DESPACHO

BOGOTÁ, DICIEMBRE DE 2016

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

1. DESCRIPCION GENERAL ............ ................................................................... 3

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su función de evaluación y

Con la auditoría a la gestión de nómina se buscó establecer su contribución al

El ejercicio de auditoría involucra áreas responsables frente al cumplimiento de

 TH1. Fortalecer el talento humano y promover su desarrollo, en el marco

El plan de auditoría se formuló basado en riesgos identificados en los mapas de

Adicionalmente, el equipo auditor aplicó su juicio profesional e incorporó en la

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

2.1 Objetivo General

Evaluar el cumplimiento de las normas, políticas públicas y procedimientos

2.2 Objetivos Específicos

 Identificar si los viáticos han sido reconocidos a personas autorizadas de

3.1 Procesos y procedimientos auditados

Proceso: Gestión Humana

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Proceso: Recursos Financieros

3.2 Dependencias en las cuales se desarrolló la auditoría

Las dependencias auditadas, responsables de la información aportada para

 Dirección de Gestión de Recursos y Administración Económica (DGRAE)

 Dirección de Gestión Jurídica (DGJ) / Subdirección de Gestión de

 Dirección Seccional de Impuestos de Barranquilla (DSI) / Grupo Interno de

 Dirección Seccional de Aduanas de Barranquilla (DSA) / Grupo Interno de

3.3 Período auditado

La auditoría incluyó las actuaciones comprendidas entre el 1 de enero de 2015 y

Las muestras seleccionadas se observan en la tabla 1.

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

Resultado del reconocimiento de los procedimientos en la fase de planeación se

1. Deficiencia en los insumos de información del proceso

Para el desarrollo de los objetivos planteados, se utilizaron las técnicas de

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

4.1 Reconocimiento de viáticos

Los procedimientos Gestión de Comisiones al interior y al Exterior del País, tienen

Para el desarrollo de la auditoria se realizaron las siguientes actividades:

Se cotejó que los funcionarios comisionados no hayan tenido situaciones

4.2 Control de ausentismo y su adecuado reconocimiento en la nómina de la

Sobre el ausentismo general se requirieron para revisión los informes trimestrales

Identificadas las ausencias informadas en el programa AUSEN de Kactus se

En cuanto a los controles existentes frente al ingreso y salida de funcionarios en

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

Respecto de la gestión de licencias no remuneradas (LNR) prevista en el

Frente a la gestión de incapacidades, se consideraron las Circulares 9 y 10 de

Sobre la base citada se observaron inicialmente inconsistencias por duplicidad de

4.3 Horas extras

El trabajo de campo se realizó interactuando con las siguientes dependencias:

En estas dependencias se realizaron verificaciones a la información registrada en

Formule su petición, queja, sugerencia o reclamo en el Sistema PQSR de la DIAN

4.4 Gestión de inconsistencias identificadas en la liquidación de nómina.

Con el propósito de efectuar seguimiento a la gestión en la corrección de las

Para establecer la evolución de compromisos adquiridos dentro de los Contratos

4.5 Liquidación de la nómina