CÓDIGO: COGCPR001/V1

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
FECHA: 2019-04-25

1. OBJETIVO Y FRECUENCIA

Establecer las pautas para el adecuado control de los documentos generados

internamente, así como los de origen externo empleado en los diferentes procesos
de CONFECCIONES S.A.
Aplicar cada vez que se emita, modifique o elimine un documento.

2. DEFINICIONES

2.1 Descripción de cargo (DC): Documento que establece el perfil (Educación,

formación, habilidades y experiencia) junto con las funciones o responsabilidades
y autoridad de un cargo específico dentro de una organización.

2.2 Descripción de proceso (DP): Documento que indica las actividades paso a
paso de un proceso junto con sus objetivos, responsables, entradas, salidas,
proveedores y clientes. Además, define los recursos necesarios (Infraestructura,
documentos, personal, etc.) y la forma de medir su eficacia.

2.3 Documento: Información presentada en forma impresa, medio magnético o

audiovisual para establecer disposiciones y/ o para facilitar el registro de los datos
del sistema de gestión (SG).

2.4 Documento externo controlado: Son los documentos que llegan a la

compañía, tales como el manual de operación de un equipo, manual de
instrumento de laboratorio, resoluciones, normas, contratos, procedimientos,
instructivos, manuales generados por personal o empresas externas y que
son aplicables a un proceso interno.

2.5 Documento obsoleto: Es un documento que ha sido modificado y que

está fuera de uso.
2.6 Especificaciones técnicas (ET): Documento que establece los requisitos de
un producto en proceso o producto terminado o de un equipo (de proceso, de
apoyo o de medición)

2.7 Formato (FO): Formularios o plantillas que se utilizan para reportar

información del sistema de gestión de la organización.
NOTA: Los formatos una vez diligenciados se convierten en registros.

2.8 Formula maestra (FM): Documento (o conjunto de documentos) que

especifique las materia primas con sus cantidades y materiales de envasado; y
que incluya una descripción de los procedimientos y precauciones que deben
tomarse para producir una cantidad específica de un producto acabado, como
también las instrucciones para el procesado y el control durante el procesado.

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2.9 Guía (GU): Documento que establece recomendaciones ante las diferentes
situaciones que se presentan en el proceso productivo.

2.10 Instructivo (IN): Documento que detalla instrucciones de manipulación de

equipos, preparación de sustancias, diligenciamiento de formatos o actividades
específicas incluidas en un procedimiento.

2.11 Manual (MA): Conjunto de documentos del mismo tipo, ej. Manual de
procesos, manual de procedimientos, manual de funciones, de instructivos, etc.

2.12 Plan (PL): Documento que precisa detalles relevantes sobre cómo ejecutar
una actividad.

2.13 Procedimiento (PR): Forma especificada para llevar a cabo una actividad o
un proceso, incluye el Que, como y quien.

2.14 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

3. RECURSOS

 Carpetas AZ, Acetatos, Computador, Sellos

4. GENERALIDADES

4.1 RECOMENDACIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS

DOCUMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

4.1.1 Brevedad: Se recomienda presentar el texto en la forma más clara y

concisa posible, resumiendo lo indispensable, es decir, incluyendo las
explicaciones estrictamente necesarias.

4.1.2 Uniformidad en la terminología: Todo documento debe ser comprensible

por cualquier persona evitando los términos en otros idiomas y si se trata de
palabras muy especializadas, se recomienda definirlas inmediatamente después
del objeto del documento. Se recomienda utilizar siempre un mismo término para
un mismo concepto y emplear los símbolos, abreviaturas y unidades establecidos
internacionalmente.

4.1.3 Ilustraciones y ejemplos: Siempre que sea aplicable, es recomendable

incluir ilustraciones y referenciar los formatos aplicables con el fin de dar mayor
claridad al texto. Se sugiere emplear ejemplos cuando permitan garantizar la
comprensión del documento.

4.1.4 Legibilidad: Entendible

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4.2 ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

4.2.1 Encabezado dividido en tres columnas de la siguiente manera ej.

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El código debe constar de los siguientes dígitos, así: XXYY***/V#, en donde:

XX = Primeras dos letras corresponden al proceso que genera el documento, es

decir:
GG= Gestión Gerencial
GC= Garantía de la Calidad
ID = Investigación y Desarrollo
PR= Producción
CC= Control de Calidad
SC= Servicio al Cliente
CO= Gestión de Compras
AD= Almacenamiento y Despacho
GH= Gestión del Talento Humano
SG= Servicios Generales

YY = Corresponden al tipo de documento, según lo indicado en el paréntesis de

las definiciones establecidas en el numeral 2.

*** = Número consecutivo, dentro de los documentos del mismo proceso teniendo
en cuenta el tipo de documento.

V = Corresponde a la abreviatura de “versión” y debe indicarse con el respectivo

número a continuación de esta letra.
NOTA: Cuando se requiera referenciar un documento desde otro, se sugiere hacerlo colocando el
“nombre y código del documento (XXYY***)”, sin la versión del documento.

Fecha de vigencia del documento. Debe colocarse después del código,

empleando el sistema internacional de fechado, es decir: año-mes-día. Ej. 2010-
01-13 para indicar 13 de enero de 2010. Cuando se vaya a referenciar la fecha en
cualquier documentos del sistema debe emplearse el sistema internacional de
fechado ya descrito. Esta fecha corresponde a la efectividad del documento, como
máximo 6 días hábiles después de la aprobación del documento.

4.2.2 Numeración De Hoja. Cada página debe numerarse en la parte inferior

como pie de página lado derecho, con el siguiente modelo de enumeración ej.:
pagina X de Y.

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NOTA: El manual de calidad y los documentos que se manejan por capítulos no tiene numeración
de hoja.

4.2.3 Contenido. El contenido depende del tipo de documento y proceso en el

cual se esté generando. Por tal motivo habrá documentos estructurados de
manera distinta, si algún aspecto no aplica se excluirá del documento. A
continuación la descripción de cada punto de los documentos:

 Objetivo y frecuencia: Justificación del documento y periodicidad de

aplicación.

 Definiciones: Se listan y definen los términos utilizados en el

procedimiento y que requieran ser explicadas para mayor claridad y
entendimiento (estas definiciones se extraen de las normas aplicables a la
empresa Ej.:, Norma ISO 9000.

 Recursos: Materiales y documentos no controlados necesarios para

aplicarlos procedimientos.

 Generalidades: Descripción de aspectos relevantes a tener en cuenta para

cumplir con el procedimiento.

 Descripción del procedimiento: Se detallan paso a paso el procedimiento

en una tabla de 3 columnas con el PASO/ACTIVIDAD/RESPONSABLE de
las actividades, de ser necesario se detallaran las actividades por
subcapítulos.

 Registros: Se listan los registros que se generan al aplicar el

procedimiento con el nombre y código.

 Referencias: Documentos como procedimientos, planes normas externas

usadas en la elaboración del procedimiento.

 Registro de aprobación: Consiste en una tabla con 3 columnas y 4 filas

donde se describen quien elaboro, reviso y aprobó el documento con
nombre, cargo, firma y fecha. Ej.:
ELABORADO REVISADO APROBADO
CARGO CARGO CARGO
FIRMA Y FECHA: FIRMA Y FECHA: FIRMA Y FECHA:

NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:

xxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxx
Estos son algunos de los documentos utilizados en nuestro sistema documental:

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 Manual de calidad: Tabla de contenido, Capítulos – Subcapítulos, Registro

de Cambios.

 Otros manuales: Objetivo, Estructura (definida a criterio de la persona que

lo elabora).

 Procedimientos: Objetivo y Frecuencia, Definiciones, Recursos,

Generalidades, Descripción del Procedimiento, Registros, Documentos de
Referencia, Registro de Cambios, Registro de Aprobación.

 Instructivos: (Como mínimo) Objetivo y Frecuencia, Recursos, Descripción

paso a paso (Enumerar).

 Otros documentos: Documentos que establecen el funcionamiento y

propósito de la organización; sus compromisos u objetivos, tales como:
Organigrama, red de procesos, misión, visión, política de la calidad y
objetivos de la calidad, Especificaciones técnicas, Planes, Guías, Formatos
y cualquier otro documento que surja del SGC; estos documentos incluyen
el encabezado y no tienen una estructura definida.

4.3 ESTRUCTURA DEL TEXTO

Todos los textos se escriben en letra ARIAL 12 preferiblemente, cuando sea

necesario especificar algunos detalles dentro de un capítulo, debe utilizarse la
numeración decimal, teniendo en cuenta los siguientes conceptos:

4.3.1 Párrafo: Comprende varias oraciones relacionadas sobre el mismo subtema;

una de ellas expresa la idea principal.

4.3.2 Capítulo: Es una división grande de la materia u objetivo del documento.

Estos deben ser numerados consecutivamente. El titulo va en negrillas y en
mayúscula, separado por un espacio del texto siguiente.

4.3.3 Sub-capítulo: Es una subdivisión del capítulo y debe representarse por dos
números separados por punto. El titulo va en negrilla mayúscula o tipo oración,
separado del texto o seguido de dos puntos.

4.3.4 Acápite: Es un aspecto específico del sub-capítulo y debe representarse por

tres números separados por puntos. El titulo va en negrilla tipo oración, seguido de
dos puntos y luego el texto. Si el acápite tiene subdivisión estas se representan en
viñetas de punto.

4.3.5 Notas aclaratorias: Comentarios sobre aspectos relevantes relacionados

con el tema expuesto en el párrafo anterior a la nota, se escribe nota en

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mayúsculas separado del texto por dos puntos y tamaño de letra inferior al tamaño
del párrafo.

4.4 PROTECCIÓN.

Cada 6 meses la documentación será sometida a un Back-up, que garantice la

seguridad de la información almacenada en los equipos de cómputo de
Confecciones S.A.

4.5 GENERALIDADES DE REVISIÓN Y APROBACIÓN

4.5.1 Revisión de documentos: corresponde a que el contenido del documento

describa y cumpla con los requisitos legales e internos de la empresa para la
ejecución de la actividad descrita en él.

4.5.2 Aprobación del documento: Refiere a la forma del documento, donde se

asegura la uniformidad del nuevo documento con lo establecido en este
procedimiento. Esta acción de aprobación es por parte del Representante
por la dirección que en Confecciones S.A. es el Director de Garantía y
control de calidad.
NOTA: cuando la revisión la realiza el director de garantía y control de calidad la aprobación es
del director administrativo.

4.6 GENERALIDADES DE DIVULGACIÓN

La divulgación comprende dos etapas la inclusión del documento a las carpetas

de distribución y la capacitación al personal que deba aplicar el documento de la
siguiente manera:

 Carpetas de distribución: Administrativas, ubicada en la oficina de la

Directora Administrativa, corresponde a los documentos consultados para
los procesos administrativos
 Carpeta de distribución: Producción, ubicada en la oficina del Director
técnico y Jefe de Producción, corresponde a los documentos consultados
para los procesos de producción.
 Carpeta de distribución: Garantía de calidad, ubicada en la oficina de
Garantía de Calidad, corresponde a los documentos consultados para los
procesos de Calidad.
 Carpeta de distribución: Almacenamiento, ubicada en la oficina del
Almacenista, corresponde a los documentos consultados en los procesos
de almacenamiento.
 Carpeta de distribución: Mantenimiento, ubicada en el área de
Mantenimiento, corresponde a los documentos consultados para los
procesos de mantenimiento.

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Estos documentos deben tener el sello con la leyenda “copia controlada”, los
documentos se distribuyen en cada una de las carpetas según la necesidad de
capacitación de los cargos.

4.7 MANEJO DE OBSOLETOS

Las hojas retiradas de versiones anteriores para destrucción, al igual que las hojas
de documentos que cumplen el tiempo de ser archivados, que sean consideradas
para reciclar son controladas por el proceso de Garantía y control de Calidad, este
verifica que las hojas a reutilizar se le inhabilite la hoja de atrás con el sello de
“anulado” y se haya revisado que el contenido no tenga información confidencial
como formulaciones, metodología de fabricación, resultados de estabilidades,
listados de precios, listados de clientes.

4.8 TRAYECTORIA DE LA DOCUMENTACIÓN

Necesidad de documentar, Aprobación de la solicitud por el
un proceso solicitud de jefe del área
creación

Inclusión a
obsoletos, retiro de
carpetas de (Anular) SI (crear, modificar) No fin de la actividad
distribución,
actualización de Revisión del documento por el Aprobación del documento
listados maestros y Elaboración del
jefe del área e inclusión de por el director de Garantía y
matriz de documento borrador por
correcciones si aplica Control de Calidad.
capacitaciones solicitante

Necesidad de modificar o
anular documento, solicitud. Ejecución de Capacitación Entrega en carpetas
actividades de distribución.

4.9 GENERALIDADES DE MODIFICACIÓN Distribución

Ccualquier cambio que se le realice a un documento para el cumplimiento de las
Buenas Prácticas de Manufactura, con lo cual se garantiza la actualización de la
documentación frente a las operaciones que se realicen, también pueden surgir
modificaciones de la revisión programada de documentos o por cambios en
componentes de un equipo o sistema o por opciones de mejoramiento en los
procesos en todos los casos una modificación se clasifica en:
Mayores: Obedecen a un cambio Significativo en el documento como son cambio
del título del documento, cambio en la secuencia de actividades, cambio de
responsable en las actividades, inclusión o exclusión de actividades y/o
generalidades, inclusión o retiro de registros, estas modificaciones conllevan a
cambio de versión. Toda modificación en la última página será considerada una
modificación mayor.

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Menores: Son modificaciones de forma y contenido como correcciones

ortográficas, redistribución de espacios, inclusión o retiro de recursos, definiciones,
referencias; no se afecta la aplicabilidad del documento por lo tanto no afectan la
versión. Este tipo de modificación conlleva a cambios de página, para lo cual se
registran las modificaciones y se aclara que no requieren cambio de versión en el
registro.

REVISIÓN PROGRAMADA

La vigencia de un documento es de dos años después de la fecha de aprobado.

Dos meses antes de la proximidad de pérdida de vigencia de un documento se
debe programar su revisión por parte del jefe de proceso que afecte el documento.
Si el documento después de la revisión no presenta ninguna modificación, se deja
el registro de que no sufre modificaciones y se prolonga la vigencia dos años más.

NOTA: Si un documento es revisado por segunda vez a la fecha de pérdida de vigencia y

de esta revisión no se produce modificación alguna, no se podrá prolongar en dos años
más su vigencia (máximo cuatro años), por lo cual habrá que emitir una nueva versión de
ese documento.

Las carpetas de distribución físicas y de formatos aprobados en PC se revisan

cada seis meses por parte de Garantía de calidad quien verifica las condiciones de
uso y de estado físico de cada una de las carpetas, para constatar que los
documentos sean legibles, claros, y que se encuentren en orden, completos, y
conforme al documento del maestro vigente, se compara con el índice que se
encuentra en la parte externa de las carpetas y el maestro de documentos.

5. DESCRIPCIÓN
Paso Actividad Responsable
1. ELABORACIÓN
Detectar la necesidad de elaborar un documento. Justificar su
utilidad y entregar la solicitud al representante por la dirección,
utilizando el formato “solicitud de creación, modificación o anulación
de documentos (GCFO004)”.
1.1 NOTA: Para el caso de procedimientos o documentos que dentro de su Todos los cargos
estructura contiene los registros de firmas de elaborado, revisado y
aprobado no se diligencia el formato mencionado en este ítem a la primera
versión ya que estas firmas constituyen el registro de creación, revisión y
aprobación, para las siguientes versiones si se registra en el formato para
un adecuado control de cambios.
Coordinar la evaluación de la solicitud con el responsable del
Representante
1.2 proceso afectado por el documento y aprobarla o desaprobarla en
por la Dirección
este último caso informando los motivos.
Elaborar un modelo del documento, que incluya las ideas o aspectos
1.3 Todos los cargos
más importantes que el solicitante desea describir.

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2. REVISIÓN
Solicitar la revisión por el responsable del proceso que afecte el
documento, si esta fue la persona que realizó la solicitud, la revisión Representante
2.1
es efectuada por un Jefe de área con el conocimiento técnico sobre por la dirección
el contenido del documento.
Realizar las correcciones del documento según los aportes de la
2.2 Jefe del proceso
revisión, si aplica.
Realizar ajustes de forma al documento modelo de acuerdo a lo
Representante
2.3 especificado en este procedimiento y asignar código al documento
por la dirección
nuevo.
3. APROBACIÓN Y ENTREGA
Aprobar el documento firmando y fechando los documentos
originales y/o el formato “solicitud de creación, modificación o
anulación de documentos (GCFO004)” por las partes encargadas. Director
3.1
administrativo
NOTA: cuando la revisión la realiza el director de garantía y control de
calidad la aprobación es del director administrativo.
Relacionar en el “listado maestro de documentos internos
(GCFO001)” y en la matriz de capacitación de documentos Representante
3.2
(GCFO002), conservar los originales magnético en PC y originales por la dirección
con acetatos en la carpeta maestro del SGC.
Entregar las copias controladas de los documentos conservadas en
acetatos a los responsables de las carpetas de distribución, registrar
en el formato “distribución de documentos (GCFO008)”. Representante
3.3
por la dirección
NOTA: La entrega se realiza máximo 3 días después de la aprobación pero
siempre antes que el documento entre en vigencia.
4. CAPACITACIÓN
Identificar las necesidades de capacitación de cada cargo para
realizar la capacitación respectiva de los documentos aprobados en
4.1 Jefe de proceso
Confecciones S.A., mediante la “matriz de capacitación de
documentos (GCFO002).
Capacitar los documentos a cada empleado que el cargo se lo exija
y registrarlo en el formato “Registro de Formación (GHFO002)”.
4.2 Jefe de proceso
NOTA: La capacitación se realiza máximo 3 días después de la distribución
del documento pero siempre antes que el documento entre en vigencia.
Informar a cada empleado que solo los documentos que contienen
4.3 las carpetas de distribución, son los vigentes para la realización de Jefe de proceso
sus actividades.
5. MODIFICACIÓN Y ANULACIÓN
Detectar la necesidad de modificar o anular un documento. Justificar
el cambio o eliminación y entregar la solicitud al representante por
5.1 Todos los cargos
la dirección, utilizando el formato “solicitud de creación, modificación
o anulación de documentos (GCFO004)”.

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