INTRODUCCION

En toda organización es de vital importancia tener al día todas las

documentaciones que sitúan las actividades diaria de una organización en sus
procesos productivos, tales documentos reúnen normas internas, procedimientos y
reglamentos de los que todo empleado debe tener conocimiento. En toda empresa
siempre habrá compras de montos pequeños que necesitan ser contabilizados y
controlados, es por ello que debe existir una caja chica para controlar los gastos
menores o improvistos del día a día que se deben cancelar en efectivo, es de gran
importancia la creación de la misma, quienes refieren que su existencia es un medio
para hacer frente a gastos que se generan en la operación habitual de PYMES y que
requieren de disposición inmediata de efectivo.
El manejo de los recursos financieros de una PYMES debe ser categórico cuanto a
la transparencia y uso que se le da, a fin de evitar posibles problemas que se suscitan
por el control de esta caja. En el presente informe está basado en el diagnóstico
completo durante el periodo de pasantías llevado a cabo en la empresa G.P 111
TOTAL CAR’S C.A, ubicada en Barquisimeto – Estado Lara, con el fin de ofrecerle
una posible solución a las deficiencias que presenta actualmente, para ello se
investigó sobre las normas internas de control de caja chica.
La estructura de esta investigación consta de cinco capítulos:

:
Capitulo l, se presenta el planteamiento del problema, objetivos planteados,
justificación, alcances y limitaciones que presento dicha estudio. En el capítulo ll, se
muestran los aspectos teóricos que sustentan dicha investigación y el marco
conceptual donde se definen aquellas palabras que ameritan explicación. En el
capítulo III, en esta sección se puede apreciar la metodología empleada para llevar a
cabo la investigación, indicándose las técnicas utilizadas para la recolección de datos
de la investigación. Capítulo IV, la formulación de la propuesta y por último en el
capítulo V, las conclusiones y recomendaciones.
 CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1.- Identificación y Referencia de la Organización

Ubicación de la empresa: G.P.111 TOTAL CAR’S C.A esta ubicada en Carrera 4

entre calles 26 y 27 local galpón N°14 ofic.1, zona industrial I Barquisimeto Estado
Lara.
Rif de la Empresa: J400335175.

Reseña Histórica: Esta empresa fue fundada en 2012, bajo la dirección general del sr
José López quien tenía esa inquietud desde hace años atrás. Cuenta con un terreno
aprox. de 500mts cuadrados para el desenvolvimiento de los empleados, dedicados a
la latonería y pintura de automóviles, además de las oficinas administrativas.

Misión: Ser una de las mejores empresa de servicio de latonería y pintura,

satisfaciendo las necesidades del cliente, utilizando un buen equipo de trabajo y los
recursos tecnológicos y financieros.

Visión: Ser reconocida como una empresa líder en el sector por la calidad de sus
servicios, siendo competitivos e innovadores, y a su vez tener sucursales a nivel
nacional.

Estructura Organizativa: Formada por 1 socio su gerente general, 1 latonero, 1

pintor, 1 pulidor, 1 mecánico, 2 secretaria, la contadora externa y la administradora.
1.2.- Planteamiento del Problema

En todas las empresas debe existir una caja chica para la ejecución de los gastos
menores que se efectúan dentro de la misma, se deben pagar en efectivo, a menudo
las organizaciones tienen gastos de montos pequeños que necesitan ser contabilizados
y controlados para que sean tomados en cuenta en la declaración de impuestos
fiscales. Para el PYMES (pequeñas y medianas empresas) caja chica es una de las
cuentas más importantes, porque es el dinero que se organiza, planea, para realizar
gastos menores de la organización, sirviendo de apoyo para el ejecutivo de cuenta
caja general, permitiendo así una mejor administración.
Dependiendo de la capacidad económica de la empresa tendrá su valor que será
fijado de acuerdo a las necesidades de esta, y será controlada por una sola persona
que deberá llevar los gastos diarios de la empresa y presentar un informe al finalizar
el mes, para que luego sea reembolsado para el siguiente mes. Para manejar una caja
chica se deben tomar en cuenta los tipos de gastos que se incluyen: compras de
material de oficina, reparaciones menores, comidas a empleados, servicios de taxis,
contar con una caja chica permite separar los gastos de la empresa de los personales,
registrando los recibos para respaldar las deducciones tributarias que se puede tomar
por estos pequeños gastos, guardando los documentos en un archivo y de esta manera
sabremos en que se gastó el dinero.
Según Fernando, Catacora (2012), expresa en su libro base para las decisiones
gerenciales: “Los fondos fijos o caja chica están constituidos por la disponibilidad en
moneda nacional o extranjera que se encuentran segregados o asignados para
desembolsos específicos y recurrentes que se tengan en razón a diferentes
necesidades, los fondos fijos se diferencian de una cuenta de caja porque su monto
permanece constante y solo varia cuando se toma la decisión de aumentarlos “.
La empresa G.P 111 TOTAL CAR’S, ubicada en Barquisimeto, Estado, Lara
dedicada a la latonería y pintura de los vehículos, viene presentando problemas con
la contabilidad, debido a la falta de una caja chica, que regule los procedimientos de
registrar los gastos menores por compras de pinturas y otros materiales y servicios a
sus clientes, al revisar el libro mayor se detectó mediante estudios previo que habían
gastos no compensados, debe existir personal competente , preparado y especializado
en la materia( preferiblemente auditor) que realice auditoria periódicas, de esta
manera se verá si coinciden los montos en los libros .
Se debe establecer que tipos de gastos son los que va cubrir caja chica, y que tipo
de comprobantes y justificaciones se exigirá con cada desembolso. Si no se logra
colocar un departamento donde se lleve un control de estos gastos menores que
pueden surgir día a día, no abra manera de llevar un orden y saber en qué se gasta el
dinero y donde, lo expuesto nos conduce a plantearnos la siguiente interrogante:
¿Cómo se ve afectada la empresa G.P 111 TOTAL CAR’S, por no poseer un fondo
de caja chica?
1.3.-Objetivos

1.3.1.-Objetivo General

Proponer la apertura de caja chica para el registro de gastos menores en la empresa

G.P 111 TOTAL CAR’S. C.A

1.3.2.-Objetivos Específicos

1.- Analizar la situación actual en el proceso para el pago de gastos menores de la

empresa G.P 111 TOTAL CAR’S C.A
2.- Determinar la factibilidad de los procedimientos contables para el registro de los
gastos de caja chica.
3.- Detectar las debilidades y fortalezas de la empresa con la apertura de caja chica.

1.4.-Justificación

Es necesario que toda organización cuente con una caja chica para poder resolver
emergencias o contratiempos de tipo financiero y tener disponible efectivo que pueda
ayudar en casos puntuales o pagos mínimos que no necesiten de orden de compra
para poder efectuar su adquisición, de esta manera. Normalmente para la creación del
fondo de caja chica se hace un estudio de los pagos menores que se pudiera realizar
en un periodo no menor de un mes, en base a este análisis se fija un monto razonable
para la creación del fondo.
1.5.-Alcances y Limitaciones

Alcances

La apertura de caja chica va dirigida específicamente al área de administración,

debido a que es en este departamento que manejara la caja chica una vez realizada la
apertura, mediante los pasos planteados en este proyecto, esta debe ser fiable en la
contabilidad de la empresa y de esta manera facilitar la información contable para que
cada departamento cumpla con las normas pautadas por la organización.

Limitaciones

El estudio tuvo limitaciones en cuanto a la información necesaria de la empresa, el

personal considera que algunos aspectos son de tipo confidencial, las asesorías con el
tutor empresarial fueron muy pocas, ya que era la contadora externa de la empresa y
solo va 2 veces al mes al negocio por sus múltiples ocupaciones. Omisión de algunas
transacciones.
 CAPITULO II

MARCO TEORICO

2.1.- Antecedentes del Estudio

Para la comprensión y orientación al presente informe, se hace necesario tomar

como base la exploración documental de trabajos realizados con anterioridad y
autores que guardan afinidad con cada una de las teorías expuestas.
Castillo,(2011), presento una investigación titulada: “Análisis de los procedimientos
contables para el registro de los gastos de caja chica”, realizada en la facultad de
ciencias sociales de la universidad experimental de Guayana en Puerto Ordaz,
presentado para optar el título de Licenciado en Contaduría Pública, este trabajo se
basa en un análisis financiero para buscar soluciones de diferentes situaciones que
generan un desequilibrio en las actividades, para hacer efectivo los tramites de los
gastos de caja chica.
La modalidad de la investigación fue descriptiva, documental y de campo, los
instrumentos que se usaron fueron la observación directa, entrevista y la recopilación
de información a través de material bibliográfico. El investigador uso métodos
cuantitativos para el análisis e interpretación de los resultados., llegando a la
conclusión que los procedimientos en oportunidades no se llevan a cabo de manera
eficiente por parte de los usuarios, los cuales causan problemas a la gerencia
administrativa en el área de caja chica.
Moret, Labrador y Palencia (2002), Señalan en su libro de metodología: “Las
bases teóricas son postuladas, principios, leyes y teorías que dan sustento al tema de
Investigación, estas deben ser coherentes con los planteamientos y posturas tomadas
por el investigador. Se hace referencia a los puntos de vista de autores de renombre
que guardan relación o constituyen un apuntalamiento referencial al supuesto del
trabajo. Aquí se trata de dar validez conceptual al tema de estudio, por ello
generalmente se recurre a reforzar los supuestos de trabajo con referencias de primera
fuente, esto es, con citas y afirmaciones de productores de teorías, o en su defecto
autores de reconocido prestigio por sus aportes al área de reconocimiento”. (p.36).
Según Catacora, Fernando, (2012), “Un fondo de caja chica representa el importe
del valor nominal del dinero efectivo propiedad de la entidad, establecido en un
importe fijo, destinado a efectuar pagos por conceptos de adquisiciones de materiales
y servicios de menor cuantía, que por su contingencia, naturaleza y urgencia sean
requeridos para el normal funcionamiento de la organización, y que no pueden ser
suministrados de forma inmediata por la dependencia correspondiente”.
Para ayudar al control de las transacciones de caja, se debe depositar integra y
diariamente, todos los ingresos, tal como se han recibido, es decir en efectivo,
cheques, etc., y efectuar los pagos por medio de cheques. En cuanto a los pagos
pequeños, deben hacerse a través de la caja chica. (Libro de Auditoria I, PAG 309,
Universidad Nacional Abierta.)
2.2.- Bases Teóricas

Efectivo

Gitman, (2003), Establece: “Que el efectivo es el circulante al cual todos los

activos líquidos pueden ser reducidos. Dada su naturaleza y disponibilidad, el
efectivo generalmente debe ser presentado como primera partida del balance, salvo
aquellos casos en que los fondos de caja estén sujetos a restricciones o limitaciones
para su disponibilidad, razón por la cual deben excluirse de la sección de activos
corrientes” (p.215).

Caja Chica

Consiste en un fondo fijo que la empresa crea con el objeto de cancelar pagos
menores, estableciendo previamente su monto, es decir que dependiendo del tamaño
de la empresa y el número de operaciones que esta realice se establece el monto con
el cual se crea la caja chica, y el límite en base al cual se van a realizar los pagos. Esta
cuenta tiene saldo deudor y va ubicada en el balance general dentro del activo
circulante disponible, el monto de la caja chica solo sufrirá una variación cuando este
sea aumentado o disminuido.

Creación de Caja Chica

Cuando la caja chica se establece se le da un cargo a la cuenta de caja chica por el

monto establecido, el cual va a servir para realizar pagos, se abona a la cuenta banco,
ya que debe hacerse a través de cheque emitido por el dueño o el administrador de la
empresa, el cual debe ser cobrado por el cajero responsable de manejar o administrar
este fondo fijo de caja chica.
Realización de Pagos

Después que el cajero realiza los pagos, este debe guardar todas las facturas o
recibos correspondientes, debe llevar un control de estas cancelaciones y estar
pendiente cuando llegue al mínimo de efectivo establecido, para solicitar una
reposición o reembolso de caja chica, la cual consiste presentar los comprobantes
junto con la relación anexa.

Reembolso de Caja Chica

Una vez que el cajero presenta la relación de gastos junto con los comprobantes, y
el administrador le emite un cheque por el monto total del reembolso, este debe
hacerlo efectivo para poder disponer del monto establecido en la caja chica para
realizar los pagos. Este reembolso no se debe hacer con dinero efectivo, sino a través
de un cheque. El asiento para registrar el reembolso, consiste en cargar todas aquellas
cuentas que se afectan con dicha factura o recibo entregado junto con la relación
hecha por el cajero y se abona el total a la cuenta de banco.

Arqueo de Caja Chica

Procedimiento que realiza diariamente el encargado de caja chica, para comprobar

que la suma del efectivo más los comprobantes que existan en ella arrojan el saldo
correcto, también puede ser una revisión de manera sorpresiva que realizara una
persona autorizada que se encargara de hacer una revisión y examinar todos los
comprobantes de pago que aparezcan en la caja chica.
.
Control Interno

Mantilla, (2005), en su libro de control interno informe coso, define el control

interno, como el proceso realizado por el consejo de directores, administradores y
otro personal de una entidad, para proporcionar seguridad razonable mirando el
cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
a. Efectividad y eficiencia en las operaciones
b. Confiabilidad de la información financiera
c. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Según Horngre y Harrison (2002),”Los controles internos incluyen controles
administrativos y controles, el control interno administrativo, son métodos y
procedimientos que están fundamentalmente relacionados con la eficiencia de las
operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por
gerencia. Por otra parte el control interno contable está representado por las medidas,
métodos y procedimientos que tienen relación con la protección de los activos y a la
contabilización de los mismos” (p.279).

2.3.- Definición de Términos Básicos

Activo: Representa un bien, derechos que posee la empresa y que sea posible su
valoración en términos monetarios.

Caja: Representada por la cuenta, a través de la cual se controla el efectivo que se

encuentra en poder de la empresa.

Caja Chica: Cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar
obligaciones no previstas y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de
satisfacer mediante la emisión de cheques.
Control Interno: Métodos y medidas que adoptan las organizaciones con el fin de
salvaguardar sus bienes.

Control: Tiene como objetivo cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con
los planes establecidos.

Lineamientos: Conjunto de medidas, normas y objetivos que deben respetarse dentro

de una organización.

Efectivo: Es un elemento del balance y forma parte del activo circulante, es el

elemento más líquido que posee la empresa, es decir es el dinero, la empresa utiliza
este efectivo para hacer frente a sus obligaciones inmediatas.

Eficiencia: Capacidad de minimizar el uso de recursos, para alcanzar los objetivo.

 CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

3.1.-Naturaleza del Estudio

En este capítulo se presenta el tipo de investigación que fue realizada, detallando

los instrumentos, técnicas y métodos utilizados en las diferentes fases del trabajo de
investigación, distribuidos de acuerdo a los objetivos y considerando las
características y limitaciones de cada una de ellos. El autor Méndez, (2000), Define
las fuentes como: “Hechos o documentos a los que el investigador acude y que le
permiten tener información. Las técnicas son los medios empleados para recolectar la
información”. (p.142)
Según Moret, Labrador y Palencia (2002), “Señalan a las técnicas, medios e
instrumentos de recolección de la información, como establecimiento de los medios y
precisión de las técnicas utilizadas para la recolección de datos, el tipo de
instrumento, la escala de medición, la validez y confiabilidad de los instrumentos.”
(pág. 42)
Para el autor Arias (2006), “En cuanto a los tipos de investigación, existen muchos
modelos y diversas clasificaciones a saber: según el nivel, según el diseño, y según el
propósito”. La utilizada fue la investigación documental y de campo, de acuerdo a lo
que plantea Arias, “La investigación documental un proceso basado en la búsqueda,
recuperación, análisis, critica e interpretación de datos secundarios, es decir los datos
obtenidos y registrados por otros investigadores en fuentes documentales: Impresas,
audiovisuales y electrónicas”, como en toda investigación el propósito de este diseño
es el aporte de nuevos conocimientos
La investigación de campo según Shelltiz (1999), explica: “Se refiere al análisis
sistemático de problemas en la realidad, con el propósito bien sea describirlos,
interpretarlos, entender su naturaleza y explicar sus causas, efectos para predecir sus
ocurrencias. Los datos de interés serán recogidos en forma directa de la realidad, en
este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios.”

3.2.- Descripción de las Fases del Proyecto Factible

Fase I: Diagnosticar la situación actual, en el proceso del pago de gastos menores

de la empresa G.P 111 TOTAL CAR’S C.A

Para el desarrollo de esta fase metodológica, se empleó la observación directa,

como técnica de recolección de información. Méndez, (2001), define a la observación
directa como: “Uso sistemático de nuestros sentidos en la búsqueda de los datos que
necesitamos para resolver un problema de investigación” (pág. 144)
El instrumento utilizado fue la lista de control o verificación, el cual nos indica la
ausencia o presencia de los aspectos a observar.
Por medio de esta técnica se visualizan los datos e información más importantes
del trabajo de investigación y ayuda a tener una relación directa con el problema, se
utilizó una guía de observación, que contiene información referente a los pagos
menores de la empresa. Se tomó como población a 5 empleados que laboran en la
institución. Según Tamayo, Tamayo (1997), define la población como: “Totalidad del
fenómeno a estudiar, en donde las unidades de población poseen una característica
común, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación”
Con relación a la muestra Ramírez (2000), la define como:” Es un grupo
relativamente pequeño de una población que representa características semejantes a
las mismas”. (pág. 89). Según Sabino (2000), el tipo de muestra refleja en sus
unidades, lo que ocurre en el universo, es decir que observando una porción
relativamente de unidades, se obtienen conclusiones semejantes a las que se logran si
se estudia el universo total. (pag.122), en esta investigación la muestra corresponde a
la indicada en la población 5 empleados.
Sabino (2002), señala que: “Un cuestionario es un formato que contiene una serie
de preguntas, en función de la información que se desea obtener y que se responde
por escrito” (pag.78)

Fase II: Diseñar procedimientos para la apertura de caja chica para el registro de
gastos menores de la empresa G.P 111 TOTAL CAR’S C.A

En esta fase se crearon lineamientos para el control interno en el manejo del

efectivo de caja chica de la empresa, la cual le permite a esta mejorar sus operaciones
contables y llevar de una manera más organizada sus gastos pequeños. El instrumento
que se utilizó para la recolección de datos fue el cuestionario de preguntas de dos (2)
alternativas, y sus resultados serán analizados a través de un estudio que define la
situación de la empresa en cuanto a sus características internas: debilidades y
fortalezas, y su situación externa: (oportunidades y amenazas)

Fase III: Estudio de factibilidad

En esta fase de estudio se demostró que el proyecto se puede desarrollar, porque

existen los recursos económicos y tecnológicos y la disposición del gerente de la
empresa para aprobarla.
 CAPITULO IV

LA PROPUESTA

4.1.-Presentación del Estudio Diagnostico

Fase I: Diagnosticar la situación actual en el proceso del pago de gastos menores

de la empresa G.P 111 TOTAL CAR’S C.A

En esta fase se aplicó una encuesta de manera cuestionario, constituida por 5 ítems
cerradas y dicotómicas (si -no), dirigido al personal en el manejo de caja chica de la
empresa.

Ítem N°1 ¿Sabe usted que es una caja chica?

Cuadro n° 1
ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE%
SI 3 90 %
NO 2 10 %
TOTAL 5 100 %
 conocimiento de caja chica
90 10%

10%

90%

El 90% de los encuestados opinaron que si tienen conocimiento de caja chica,

mientras que un 10% lo desconoce
Ítem n° 2 ¿conoce usted los beneficios de la caja chica en la empresa?

Cuadro n° 2

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 2 40 %
NO 3 60 %
TOTAL 5

BENEFICIOS DE CAJA CHICA

NO
0%

SI
100%

El 60% de los encuestados no conoce los beneficios de la caja chica, mientras que el
otro 40% dice no saber los beneficios
Ítem n° 3 ¿conoce usted el manejo de una caja chica?

Cuadro n°3

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 1 20 %
NO 4 80 %
TOTAL 5 100 %

MANEJO DE CAJA CHICA

SI
20%

NO
80%

El 80% de los encuestados dice no conocer el manejo de caja chica, mientras un 20%
si lo conoce
Ítem n° 4 ¿considera usted que la empresa cumple con un control de planificación
para cancelar los gastos menores?

Cuadro n° 4

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE %

SI 1 20 %
NO 4 80 %
TOTAL 5 100 %

PLANIFICACION DE GASTOS
SI
20%

NO
80%

El 80 % de los encuestados considera que la empresa no cumple con un control de

planificación de gastos para cancelar gastos menores, y un 20% dice que si
Ítem n° 5 ¿Considera Usted que con el procedimiento para la apertura de la caja chica
en la empresa ayude a mejorar el control de pagos de gastos menores?

Cuadro n° 5.

ALTERNATIVA FRECUENCIA PORCENTAJE

SI 5 100 %
NO 0 0
TOTAL 5 100 %

APERTURA DE CAJA CHICA

0% SI NO

100%

El 100% de los encuestados consideran que la apertura de caja chica mejora el control
de la salida de efectivo inmediato.
Observación Directa

A continuación se muestra el resultado de la observación directa, realizada que se

efectúa a diario en el departamento de administración y finanzas, por lo que es
importante señalar, que fue aplicada a través de una línea de cotejo.

Cuadro n° 6: Lista de Cotejo

ITEM’S ASPECTOS A OBSERVAR SI NO

1 Existe en la empresa una caja chica x
Se generan gastos menores con regularidad en la
2 empresa x
Existe en la empresa un adecuado manejo de salida de
3 efectivo para el pago de gastos menores x
Existen normas en relación a cuales facturas serán
4 llevadas a gastos x
5 Hay personal capacitado para el manejo del efectivo x
Los empleados son responsables en cuanto a sus
6 labores dentro de la empresa x
Es necesario una apertura de caja chica para los gastos
7 menores de la organización x

Se observa que la empresa no posee una caja chica, para las operaciones que
realiza, esta situación ha traído problemas con los empleados, a veces les toca
cancelar sus taxis cuando no han terminado sus trabajos y se quedan un tiempo más
del horario estipulado, demora en el pago de proveedores, entre otros. El monto de la
caja chica será de acuerdo al tamaño de la empresa y al número de operaciones que
realiza. Los resultados obtenidos en la lista de cotejo se pudo observar que se
generan erogaciones repetitivas y de bajo monto que generalmente no se cancelan con
cheques, como por ejemplo: periódicos, gasolina, pinturas, etc., de allí la importancia
de caja chica.
 La empresa a pesar de los problemas que presenta con el manejo del efectivo de
caja chica, cuenta con personal capacitado para el desarrollo de sus actividades.

Fase II: Determinar debilidades y fortalezas de la empresa G.P 111 TOTAL

CAR’S C.A, con el procedimiento para la apertura de caja chica.

DEBILIDADES FORTALEZAS OPORTUNIDADES AMENAZAS

Carencia en la Conocimiento de Con la apertura de la Afecta el manejo actual del
planificación para una caja chica caja chica se mejora pago de gastos menores
cancelar gastos el control de la salida
menores de efectivo inmediato

Desembolsos Beneficios de una El personal adquiere Atraso para cancelar los gastos
con cheques caja chica conocimiento sobre menores
el manejo de caja
chica

Retraso para
autorizar los
gastos menores

Con este análisis se observaron las debilidades, fortalezas, oportunidades y

estrategias en el procedimiento para la apertura de caja chica en el registro de gastos
menores, tomando en cuenta que las fortalezas se nota que hay compromiso de parte
de los empleados para mejorar los procesos donde hay debilidades, y de esta forma
atacar la problemática existente.
Fase III: Proyecto factible donde se diseña el procedimiento para la apertura de
caja chica para registro de gastos menores de la empresa G.P 111 TOTAL
CAR’S C.A

Normas para la apertura de caja chica:

1.- A través de la junta directiva se podrá autorizar la creación de un fondo de caja

chica, luego de haber hecho un análisis de la empresa.

2.- El monto máximo de cada gasto a cancelar con cargos a los fondos de caja chica,
no podrá ser superior a 20 UT (Providencia Administrativa n° 030, SNAT) en la cual
establece que no se practicara la retención a que se contrae esta providencia, cuando
las compras de bienes, muebles o prestaciones de servicio vayan a ser pagadas con
cargo a la caja chica del agente de retención.

3.- El monto del fondo se establece de acuerdo a las necesidades de la empresa y con
autorización de la gerencia general.

4.- El gerente es el autorizado para cargar gastos a caja chica, o jefes de

departamentos asignados.

5.- Las facturas que sustenten un gasto con cargo a la caja chica deben cumplir con
los requisitos establecidos por el SENIAT, además deben presentarse sin tachaduras
ni modificaciones.

6.- El responsable de la caja chica es el encargado de efectuar las reposiciones,

cuando se haya agotado el 60% del fondo, previa notificación del custodio.

7.- En caso de que se deba asignar un sustituto del custodio de caja chica, se debe
realizar un arqueo de caja y un acta de entrega con un testigo, luego realizar el cierre
respectivo e informar la coordinación de servicio con copia a auditoria interna.
8.- El cierre de la caja se realizara con el ejercicio del ejercicio económico.

9.- La solicitud de reposición de caja chica debe estar acompañada de: Formato de
reposición de caja chica, formato de recibo de pago y los soportes del pago (facturas
originales).

10.- Los montos no utilizados en el mes que no formen parte de la rendición, podrán
ser utilizados mientras se repone la caja chica y ser rendidos en la próxima solicitud

11.- El custodio de la caja chica deberá realizar diariamente el cuadre de fondo y

anexar las facturas que lo soporten.

12.- El número de reposiciones mensuales será según el monto en que lo amerite,

dependerá de la cantidad de operaciones que se realicen durante el mes.

Procedimiento Para la Apertura de Caja Chica

RESPONSABLE ACCION

Departamento
Administración Envía memorando de solicitud de apertura de caja chica

Propietarios de la Empresa Recibe el memorando, y notifica la aprobación del mismo

Departamento
Administración Elaboran orden de pago y emiten cheque

Propietarios de la empresa Firma cheque y lo entregan al departamento de administración

Recibe el cheque, lo registra en el libro de control de cheques
entregados.
Cobra el cheque.
Recibe el efectivo, t lo registra por medio del sistema por el monto de
Departamento la apertura de caja chica.
Administración
 CAPITULO V

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

En la empresa G.P 111 TOTAL CAR’S C.A se confirmó la necesidad de un

procedimiento de apertura de caja chica, para el registro de gastos menores y para
facilitar el proceso de desembolso de efectivo frente a improvistos o emergencias.
Este procedimiento se considera una herramienta necesaria, en toda actividad
comercial, de servicios o industrial, cuya aplicación facilita la contabilización de los
gastos menores en los libros de la empresa. La carencia de una caja chica produce
retraso al cancelar los gastos menores, debido a no tener previa autorización, emisión
del cheque y disponibilidad del mismo.

En el departamento de administración, la caja chica es altamente funcional,

contiene información diaria que se debe tomar en cuenta para solucionar problemas
que puedan presentarse en el área. Con este procedimiento se disminuye la pérdida de
tiempo en tareas que se solucionan con organización y un buen manejo en el control
de desembolso de efectivo para los gastos menores, que en la actualidad no se lleva
de ninguna forma, lo que originara problemas con las auditorias. Finalmente se
concluye que este es un proyecto factible pues existe el recurso humano, tecnológico
y financiero para llevarlo a cabo y lograr una mayor efectividad en la empresa.
Recomendaciones

 Se recomienda la apertura de caja chica para el registro de gastos menores.

 La implementación de un procedimiento para el control de manejo de
desembolso de efectivo para los gastos imprevistos del área de caja de la
empresa G.P 111 TOTAL CAR’S C.A, con la finalidad de optimizar las
funciones de dicha área.
 El sistema debe estar orientado hacia la aplicación de la optimización del
tiempo, y la organización de la información, como parte de las estrategias
del control de gastos menores, para lograr sus objetivos.
 Capacitar al personal y reforzar el conocimiento del manejo de caja chica.
 BIBLIOGRAFIA

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