UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN

INSTITUTO DE INFORMÁTICA

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN Y CERTIFICACIÓN PROFESIONAL

CARRERA DE SERVICIO SOCIAL

PROYECTO DE TESIS
SISTEMA DE SERVICIO SOCIAL

PRESENTADO POR:
MARIA TORRES PEREZ

Para optar la Certificación profesional de:

LICENCIADA EN SERVICIO SOCIAL

AREQUIPA – PERÚ
2013
 AGRADECIMIENTO

A Dios, por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para
lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor.

MUCHAS GRACIAS

I
 PRESENTACION

Señor Director del Instituto de Informática de la Universidad Nacional de San Agustín

de Arequipa.
Señores Miembros del Jurado Calificador:
Cumpliendo con la disposición del reglamento de la unidad de capacitación y
certificación profesional en la especialidad de secretariado informático ejecutivo me
permito presentarles el informe final del desarrollo laboral, como secretaria en el área
de Administración, oficina de Escalafón que pertenece a la Unidad de Gestión
Educativa Local Arequipa Sur, el mismo que dejo a vuestra consideración.
El presente informe contiene el desarrollo y desempeño que se desarrolla tanto en
aspecto teórico y práctico, durante el tiempo que vengo laborando en dicha
institución.
Todas las enseñanzas adquiridas en el Instituto de Informática han sido plasmados
responsable y eficientemente en el centro de prácticas, así con cada una de las
experiencias vividas en la Unidad de Gestión Educativa Local, se fortaleció mi
personalidad, asumiendo con responsabilidad y profesionalismo mis tareas
realizadas, guiados bajo el perfil de una excelente secretaria.
La Universidad Nacional de San Agustín me ha permitido realizar no sólo estudios
sino también tener una experiencia de vida única, me ha abierto la visión de
otras formas y de las realidades existentes. El Instituto tiene mucho por que seguir
luchando y creo que deberían incentivar a los chicos que salgan también a conocer
otras realidades, apoyando su educación y también el intercambio.

María Torres Pérez

II
 TABLA DE CONTENIDOS
AGRADECIMIENTO ....................................................................................... I

PRESENTACION ........................................................................................... II

TABLA DE CONTENIDOS ............................................................................ III

TABLA DE ILUSTRACIONES ........................................................................ V

INDICE DE TABLAS ...................................................................................... V

INTRODUCCIÓN ......................................................................................... VII

RESUMEN .................................................................................................. VIII

1 DESCRIPCION DE LA INSTITUCIÓN..................................................... 1

1.1 DATOS GENERALES DE LA PRACTICANTE..................................... 2

1.1.1 Apellidos y Nombres ......................................................................... 2

1.1.2 Carrera de Certificación Profesional y Grupo .................................... 2

1.1.3 Periodos Académicos ....................................................................... 2

1.2 DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN ....................................... 2

1.2.1 Razón Social ..................................................................................... 2

1.2.2 RUC .................................................................................................. 2

1.2.3 Domicilio Fiscal ................................................................................. 2

1.3 DATOS GENERALES DE LAS PRÁCTICAS ....................................... 2

1.3.1 Área de prácticas .............................................................................. 2

1.3.2 Periodo de Ejecución de las prácticas .............................................. 2

1.3.3 Autoridad Evaluadora de la Institución .............................................. 2

1.3.4 Cargo de la Autoridad Evaluadora .................................................... 3

1.4 VISIÓN ................................................................................................. 3

1.5 MISIÓN ................................................................................................ 3

1.6 OBJETIVOS ......................................................................................... 4

1.7 FUNCIONES ........................................................................................ 4

III
1.8 ANALISIS FODA .................................................................................. 4

1.9 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL....................................................... 5

2 Descripción del área de PRÁCTICAS ..................................................... 7

2.1 ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA DE PRÁCTICAS ..................... 8

2.2 ÁREA DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA ........................................................................ 8

2.3 OBJETIVOS DEL ÁREA ...................................................................... 9

2.3.1 Objetivo General ............................................................................... 9

2.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................ 9

2.4 FINALIDAD DEL ÁREA ........................................................................ 9

2.5 EQUIPOS Y MATERIALES UTILIZADOS ............................................ 9

3 Descripción de actividades .................................................................... 12

3.1 FUNCIONES ...................................................................................... 13

3.2 ANALISIS LABORAL .......................................................................... 13

3.2.1 TRÁMITE DOCUMENTARIO .......................................................... 13

3.2.2 RECEPCIÓN ................................................................................... 14

3.2.3 REGISTRO ..................................................................................... 14

3.2.4 CLASIFICACIÓN ............................................................................ 14

3.2.5 DISTRIBUCIÓN .............................................................................. 15

3.3 CONTROL O SEGUIMIENTO ............................................................ 15

3.4 INFORMACIÓN .................................................................................. 15

3.5 ARCHIVO ........................................................................................... 15

3.6 ATENCIÓN AL CLIENTE ................................................................... 16

4 Conclusiones ......................................................................................... 17

5 recomendaciones .................................................................................. 19

6 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................... 20

IV
 TABLA DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Torres Ifield ............................................................................... 4
Ilustración 2: Organigrama ............................................................................. 6
Ilustración 3: Coche ..................................................................................... 10
Ilustración 4: Coche de carrera .................................................................... 11
Ilustración 5: Computadora .......................................................................... 14
Ilustración 6: Buda ....................................................................................... 16

INDICE DE TABLAS
Tabla 1: Listado de alumnos .................................................................... 3
Tabla 2; Listado de docentes ......................................................................... 8
Tabla 3: Estilos de aprendizaje .................................................................... 13
Tabla 4: Labores académicas ...................................................................... 16

V
VI
 INTRODUCCIÓN

La Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa, a través de sus programas de

Capacitación Técnica (INFOUNSA) brinda la oportunidad a todos los interesados en
ser útiles para la sociedad, en su centro de estudios que durante 9 meses en la
especialidad de Secretariado Informático Ejecutivo, en donde, se nos ha dotado de
conocimientos, inculcándonos mantener el espíritu de superación a nivel personal y
profesional, forjándose profesionales competitivos que puedan afrontar retos
personales y compromiso con la institución a la que brindaremos nuestros servicios.

Los conocimientos básicos impartidos en la carrera de este nivel, permitirán un mejor

nivel de capacidad y por ende un trabajo más eficiente en el centro laboral, volcando
los conocimientos adquiridos y contrastados con la verdadera práctica de labor
desempeñando el cargo de secretaria, que afianzará mejor mi carrera profesional en
este actual mercado laboral muy competitivo.

Sin más preámbulos he aquí un documento que detalla, aspectos organizativos y

funcionales de la Unidad de Gestión Educativa Local Arequipa Sur, descripción del
área de prácticas “OFICINA DE ESCALAFON” y descripción de las actividades
realizadas.

VII
 RESUMEN

En cualquier gestión administrativa, privada o estatal, se requiere del apoyo de un

personal en secretariado, profesión de vital importancia que tiene en la misma
sociedad. Este apoyo recurrido, debe ser inmediato, un alto nivel de decisión,
responsabilidad ya que en la ausencia de su Jefe inmediato, es quien, está preparada
para absorver y solucionar los inmediatos que se presenten, claro que siempre a su
responsabilidad que le haya designado su jefe. Con esto quiero decir, que no se
requiere de un personal perfecto, sino un personal inteligente quien profesionalmente
reconozca a tiempo sus defectos para así corregirlos a su debido momento y no se
conviertan en generar conflictos para la oficina y por ende la entidad privada o estatal.

La realización de mis prácticas, han sido muy provechosas para completar mi

formación profesional, el contacto con personas ajenas a mi entorno y sus vidas
personales muy a parte de la entidad, hacen de que, me convierta en una profesional
a carta cabal, más que todo, adquirir la confianza debida en el campo laboral,
aplicando todos mis conocimientos adquiridos en el Instituto, los que han sido
volcados en la Oficina de Escalafón de la UGEL AS.

La Oficina de Escalafón, es de vital importancia, ya que se encarga del recurso

humano, que asegurará una educación de calidad con equidad y participación,
asegurándose de la buena formación de educandos, a través del abastecimiento de
recursos humanos, logístico y bienes muebles.

VIII
1 DESCRIPCION DE LA INSTITUCIÓN

1
1.1 DATOS GENERALES DE LA PRACTICANTE

1.1.1 Apellidos y Nombres

María Torres Pérez

1.1.2 Carrera de Certificación Profesional y Grupo

Secretario Informático Ejecutivo
CP 01

1.1.3 Periodos Académicos

09/05/2011 – 30/03/2012

1.2 DATOS GENERALES DE LA INSTITUCIÓN

1.2.1 Razón Social

Unidad de Gestión Educativa Local Lima Norte

1.2.2 RUC
20488392855

1.2.3 Domicilio Fiscal

Urb. Tasahuayo Mz E

1.3 DATOS GENERALES DE LAS PRÁCTICAS

1.3.1 Área de prácticas

Área de Administración
Oficina : Oficina de Escalafón

1.3.2 Periodo de Ejecución de las prácticas

05 de mayo 2012 al 20 julio del 2012

1.3.3 Autoridad Evaluadora de la Institución

Ana Bedregal Angel

2
1.3.4 Cargo de la Autoridad Evaluadora
Jefe de Oficina de Escalafón

Tabla 1: Listado de alumnos

LSITADO DE ALUMNOS

1.4 VISIÓN

La UGEL Arequipa Sur se propone brindar una educación de calidad con equidad y
participación, que asegure la formación de los educandos como personas libres,
éticas, solidarias y competentes en la construcción de la Región.

1.5 MISIÓN

"Como órgano desconcentrado de la Gerencia Regional de Educación Arequipa,

proporciona el soporte técnico, pedagógico, administrativo y de gestión a las
instituciones y programas educativos del ámbito, asegurando una educación de
calidad con equidad, cuyo fin fundamental es el desarrollo integral del educando
mediante la prestación de servicios que satisfagan pertinentemente las necesidades
educativas de nuestro ámbito, promoviendo el fortalecimiento de la gestión,
estableciendo formas de participación de la comunidad en acciones de desarrollo de
la ciencia y tecnología, cultura , recreación y deporte garantizando una adecuada
descentralización con transparencia, eficiencia y eficacia, sustentada en una cultura
de valores.

3
 Ilustración 1: Torres Ifield

1.6 OBJETIVOS
 La Unidad de Gestión Educativa Local Arequipa Sur, es una instancia de
ejecución descentralizadora del Gobierno Regional con autonomía,
 Fortalece las capacidades de gestión Pedagógica y Administrativa de las
Instituciones Educativas,
 Impulsa la cohesión social,
 Articula acciones entre las Instituciones Públicas y Privadas,
 Contribuye a la formulación de la Política Educativa local, Regional y
Nacional.

1.7 FUNCIONES
 Contribuir a la formulación de la P1olítica Educativa Local, Regional y
Nacional.
 Diseñar, ejecutar y evaluar el Proyecto Educativo de su Jurisdicción en
concordancia con los proyectos Educativos Regionales y Nacionales y con el
aporte, en lo que corresponda a los Gobiernos Locales.

1.8 ANALISIS FODA

Fortalezas

4
  El alumno es considerado como el eje del proceso de enseñanza
aprendizaje.
 Implementación progresiva de las bibliotecas escolares.
 Fortalecimiento de la educación rural.
Debilidades
 Docentes laboran en nivel distinto al de su título en inicial y primaria.
 Poca eficacia para el logro de la lecto-escritura.
 Inadecuado uso del tiempo libre en los estudiantes.
 Falta de generación de actividades productivas y de gestión de la
micro empresa en los CETPRO.
Oportunidades
 Formación de educandos con capacidad para ser uso inteligente,
creativo, ético de la información y saberes para resolver sus
problemas y lograr propósitos.

Amenazas
 Existe un alto grado de desnutrición en niños menores de 5 años.
 Déficit de atención a la población escolar en el nivel inicial.
 Existencia de maestros que practican una enseñanza rígida, uniforme,
memorista y frontal.

1.9 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

5
 Consejo
Direccion Participativo de
Educación

Area de Control
Interno

Area de Gestion Area de Asesoria

Administrativa Juridica

Area de Gestion Area de Gestion

Predagogica Institucional

Instituciones
Centro Base
Educativas

Escuela Prog

El Colegio

Ilustración 2: Organigrama

6
2 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA DE PRÁCTICAS

7
2.1 ASPECTOS GENERALES DEL ÁREA DE PRÁCTICAS
La Unidad de Gestión Educativa Local Arequipa Sur, es un órgano desconcentrado
de la Gerencia Regional de Educación; siendo responsable de proporcionar el
soporte Técnico Pedagógico, Institucional y Administrativo a las Instituciones
Educativas de su jurisdicción para asegurar un servicio educativo de calidad con
equidad.

2.2 ÁREA DE IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN ADMINISTRATIVA
El sistema administrativo implantado, para identificar las necesidades de inversión
educativa en su ámbito y gestionar su funcionamiento, formulando el presupuesto de
la Unidad de Gestión Educativa Local en coordinación con las Instituciones
Educativas y gestionar su funcionamiento local, regional y nacional.

Tabla 2; Listado de docentes

DOCENTES DE CPMPUTACIÓN

8
2.3 OBJETIVOS DEL ÁREA

2.3.1 Objetivo General

Articula el recurso humano, mediante el proceso de ordenamiento de las fichas
Escalafonarias de los docentes activos dentro del ámbito de normatividad
establecida.

2.3.2 Objetivos Específicos

 Registrar y descargar Resoluciones Sistemáticamente en el Programa
del Sistema de Escalafón y Plazas del MED.
 Elaborar los cuadros sobre cómputo de tiempos de servicio,
remuneración y gratificaciones.

2.4 FINALIDAD DEL ÁREA

Mediante la normatividad establecida por el sistema administrativo, de la UGEL AS,
rige la administración directa del recurso humano (docentes activos) a fin de que se
cumpla con la emisión de remuneraciones, bonificaciones garantizando que el
trabajador se sienta a gusto con su trabajo y no interfiera en su labor para con los
educandos.

2.5 EQUIPOS Y MATERIALES UTILIZADOS

Hardware
 Computadora Dual Core
 Monitor Flatron 17’’
 Teclado, mouse
 Impresora Konica Kyocera TH 1820KX
 Teléfono
Software

 Sistema Operativo
Es el programa encargado de administrar todos los recursos del
computador, sirve como plataforma para que funciones los programas,
el utilizado es el Windows XP pack 2.

9
 Ilustración 3: Coche

 Hojas de cálculo

Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una

aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos
dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se
suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La
celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde
se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos.
Habitualmente es posible realizar cálculos complejos
con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

 Internet
Es el nombre de un grupo de recursos de información mundial, en
otras palabras, es el conjunto de computadores enlazados entre sí,
una red cibernética con la cual, podemos intercambiar información de
cualquier tipo, interactuando con equipos conectados a nivel de red
local, nacional e internacional.
Mobiliario

 01 sillón giratorio
 01 escritorio
 01 mesa de teléfono
 01 estante para los archivadores
 04 sillas de metal

10
 Ilustración 4: Coche de carrera

Material de escritorio

 01 tampón
 02 sellos
 20 archivadores
 100 Tarjetas
 100 Sobres manila
 03 millares de papel Bond
 01 agenda
 Lapiceros
 Corrector
 Resaltador
 Perforador
 Engrapador
 Clips

11
3 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

12
3.1 FUNCIONES

 Recepcionar el documentos: solicitud, formato informe de escalafón,

copia de DNI y boletas de pago.
 Registrar en el libro de ingresos de expedientes
 Ubicar la ficha de escalafón correspondiente y pasar a su jefe
inmediato, colaborando en controlar la apertura y reapertura fichas de
Escalafón.

Tabla 3: Estilos de aprendizaje

ESTILOS DE APRENDIZAJE

3.2 ANALISIS LABORAL

3.2.1 TRÁMITE DOCUMENTARIO

El trámite documentario forma parte de un eslabón de la comunicación, entre todo el

personal que labora dentro del área de administración como a nivel de la Unidad de
Gestión Educativa y sus intervinientes los docentes activos. Para ser certera este
eslabón es necesario tener en cuenta las siguientes condiciones:

13
 Ilustración 5: Computadora

3.2.2 RECEPCIÓN
Recibir la documentación que es presentada a la entidad, la recepción se
hace en forma:

Inmediata: En su debido momento, sin dejar de pasar el tiempo, por que

podría ocurrir el olvido de su procedencia y posterior extravío.
Sencilla. No requiere de tantas anotaciones.

3.2.3 REGISTRO

Es el procedimiento o acción básica administrativa, consiste en asentar o inscribir los

documentos recepcionados en forma reglamentaria en el libro o cuaderno de
documentos rotulado “DOCUMENTOS RECIBIDOS”, este registro se caracteriza por
ser de carácter:

3.2.4 CLASIFICACIÓN

Se agrupan los expedientes y/o documentos ingresados en forma separada, tanto

por sus asuntos o intereses, para cumplan su cometido.

Una vez clasificados de acuerdo a su interés, los documentos se dividen en:

Documentos Despacho: Se colocan todos los documentos que llegaron recién para
que sean remitidos al Técnico de Escalafón.

14
Documentos por Entregar: Se colocan los documentos que han sido derivados al
Técnico de Escalafón.

Documentos por Archivar: Se encuentra los documentos ya revisados por el

Técnico de Escalafón y que serán remitidos al Jefe de Administración.

3.2.5 DISTRIBUCIÓN

Es la acción administrativa que consiste en derivar o transferir en primera instancia

los documentos clasificados a las dependencias u oficinas, a los que le compete la
atención y curso de la tramitación.

3.3 CONTROL O SEGUIMIENTO

Es la acción que se requiere tener un cuidado especial, al permitirse controlar el

movimiento interno de los expedientes en forma específica.

3.4 INFORMACIÓN

Es el procedimiento que consiste en otorgar en forma ágil, oportuna, veraz y eficiente

al interesado, que consulte sobre la situación de su expediente.

El informante, para ello, deberá de estar enterado y actualizado de todos los

procedimientos a seguir después de su distribución a las instancias2
correspondientes, a fin de que continúe con su trámite.

3.5 ARCHIVO

Es el final de la administración documentaria, en la oficina de escalafón.

15
La acción de archivo, implica a la documentación quede registrada, y archivada sobre
su procedencia y su destino final (en físico).

Tabla 4: Labores académicas

LABORES ACADEMICAS

También al haberse ingresado al sistema LOTUS, queda constancia de que el

documento haya seguido su curso.

Ilustración 6: Buda

3.6 ATENCIÓN AL CLIENTE

Brindar información tanto al Jefe adjunto, como a las instancias superiores de

Administración y de la UGEL AS., en forma personal y vía telefónica, orientados a
solucionar todo tipo de inquietudes que pudiesen tener con respecto a la
documentación recepcionada. Manteniendo siempre una actitud comunicativa y
sincera, tienen do flexibilidad a la hora de proceder, desarrollando el trabajo
eficazmente.

Creando un auténtico espíritu de servicio con las siguientes características:

16
 4 CONCLUSIONES

PRIMERA: La Unidad de Gestión Educativa Local, se encarga de brindar una

educación de calidad con equidad y participación, asegurándose de la buena
formación de educandos, a través del abastecimiento de recursos humanos,
logístico y bienes muebles, de manera descentralizada.

SEGUNDA: La Oficina de Escalafón, cumple un rol de apoyo muy importante,

en la UGEL AS, porque, maneja el recurso humano, mediante el
proceso de ordenamiento de las fichas Escalafonarias de los
docentes activos.

TERCERA: Considero muy importante, la realización de estas prácticas, porqué

de esta manera adquirí nuevos conocimientos, nuevas técnicas y
sobre todo la interrelación personal que existe en el ámbito laboral,
encontrándo todo tipo de personas, caracteres, los que fueron
tratados con buen tino, en base a los consejos impartidas en clases.

CUARTA: En la oficina de Escalafón, pude observar que la tramitación de

documentos, se estacionan llegando a acumularse bastante
documentación y haciendo ardua la labor, pero manejable.

QUINTA: Finalmente, debo indicar que mi formación profesional como

secretaria ha influido en forma positiva trascendental en una
superación en mi quehacer laboral en el puesto de Secretaria de
Oficina Escalafón de la UGEL AS.

17
18
 5 RECOMENDACIONES
PRIMERA: En cuanto, a la realización de Prácticas, se debería proponer la
realización de cada estudiante en ambas instituciones estatales y
privadas, para así adquirir experiencia en ambos ámbitos, el que
considero deben ser diferente, así adquirir, conocimientos para
poder desempeñarnos en cualquiera de estas instituciones.

SEGUNDA: Sugiero también, que en las clases impartidas en la Universidad

San Agustín de Arequipa, se realicen dinámicas de grupos, es decir
simular el desempeño laboral de Secretaria, con el encuentro
supuesto de diferentes caracteres y así ser preparadas, para
asumirlas como sumo criterio.

TERCERA: Observado la deficiencia en la oficina de Escalafón, recomendaría

que se cuente con una asistente que trabaje al ritmo del Técnico de
escalafón. Así se agilice la rápida atención a los documentos
escalafonarios y sean remitidos a sus correspondientes instancias.

CUARTA: Incidir más, en los alumnos de secretariado computarizado

ejecutivo, sobre temas de ética profesional, que considero parte
fundamental para no romper la comunicación y crear un clima
laboral adecuado en las instituciones que nos toque laborar.

19
 6 BIBLIOGRAFÍA
 Manual de Procedimiento.– Area de Administración – Escalafón, 2011.
 Resolución Directoral Nº 00005, Aprobación del Plan Operativo
Institucional (POI), Arequipa, 02.01.2012.
 Manual de Organización y Funciones (MOF). UGEL AS. Arequipa
2012.
 Reglamento de Organización y Funciones (ROF). UGEL AS. Arequipa
2012.

 http://es.wikipedia.org/wiki/Lotus_Notes
 http://www.cearequipa.edu.pe
 http://www.ugelarequipasur.gob.pe
 http://acalos.blogspot.com/2012/18/educa-arequipa-m-1804.html

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