Sistema Contable

Definiciones

Un sistema se define como un conjunto ordenado de normas y procedimientos que regulan el

funcionamiento de un grupo o colectividad, que incluye reglas, principios o medidas que tienen

relación entre sí (RAE, 2019).

La contabilidad es la técnica que se aplica para generar sistemática y estructuralmente

información cuantitativa de una entidad económica, es expresada en unidades monetarias, de las

transacciones que realiza y de determinados eventos económicos reconocibles que influyen en

ella, con el fin de promover y coadyuvar a los interesados en la toma de decisiones (15:12).

Es una ciencia aplicada que proporciona los mecanismos para medir la riqueza de una empresa,

el conocimiento que brinda es verídico adquirido a través del accionar de la entidad, y no una

mera suposición de hechos sin relevancia (Montoya, 2014).

Al tomar ambos conceptos, como sistema de contabilidad o sistema contable, se determina que

es una estructura organizada a través de la cual se capta información de una empresa como

resultado de sus operaciones, haciendo uso de recursos como formularios, reportes y libros, que

al ser presentados a la gerencia de forma ejecutiva le permitirán a la misma tomar decisiones

financieras. Forman parte del sistema de contabilidad las normas, pautas y procedimientos que

hayan sido definidos para su manejo, para controlar las operaciones y suministrar información.
Debe contar con una estructura configurada, que buscará cumplir con los objetivos estimados por

la empresa, en la medida en que se logren a través del sistema se cuantificará su funcionamiento

eficiente (Monografías, 2018).

De acuerdo a lo indicado por Edwin Abzún (2011), las Organizaciones No Gubernamentales

Internacionales -ONG’s-, para su funcionamiento, ejecutan transacciones de carácter

económico, que deben ser ingresadas a los registros a través de un proceso contable, que permita

cumplir con las exigencias de información financiera para las figuras directivas, ejecutivos y

necesidades de las entidades fiscalizadoras.

El sistema contable de una Organización no Gubernamental Internacional, constituye el conjunto

de métodos y procedimientos utilizados para identificar, reunir, analizar, clasificar, registrar e

informar las operaciones de la entidad, así como mantener el control de los activos y pasivos; sus

componentes son: manuales contables, perfil de puestos del departamento de contabilidad y

programas contables.

Objetivos y funciones de un sistema contable

Suministra información de la situación económica y financiera de la empresa, es necesario para

reconocer el patrimonio del que dispone y ejercer control sobre ello. La información que

proporciona debe cumplir con las características de utilidad, confiabilidad, oportunidad,

objetividad, verificabilidad y provisionalidad. Sus objetivos se resumen en (TESIS UNAM):

 Cuantificar los recursos de la entidad.

 Mostrar los bienes y derechos de las partes involucradas.

 Identificar los periodos específicos de tales cambios.

 Utilizar una unidad monetaria como común denominador.

 Controlar las propiedades de la entidad.

 Programar el uso dado a las propiedades.

El sistema contable, mantiene las funciones que ejerce la contabilidad, entre ellas controlar, para

que los recursos puedan ser utilizados en forma eficaz, aplicando el proceso contable

estructurado y cumpliendo con las fases de sistematización, valuación y registro. Otra de sus

funciones más relevantes es informar, a través de los estados financieros y reportes específicos,

sobre los afectos de las operaciones ejecutadas, independientemente que modifiquen o no el

patrimonio, esto representa para sus propietarios y usuarios:

 Conocer cuáles son y a cuánto ascienden sus recursos, deudas, patrimonio, productos y

gastos.

 Observar y examinar el comportamiento de la entidad.

 Comparar los resultados obtenidos contra los de otros períodos y otras entidades.

 Planear sus operaciones futuras dentro del marco socioeconómico en el que se

desenvuelve.

Normativa relacionada

La normativa actual aplicada al marco de información financiera a nivel internacional, son las

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), y su versión para Pequeñas y

Medianas Entidades (NIIF para PYMES), las cuales surgieron como resultado del proceso de
convergencia de la normativa previa; fueron adoptadas fueron adoptadas en el año 2,001 por el

por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB), y consisten en estándares

técnicos contables para el desarrollo y presentación de Estados Financieros, que establecen

lineamientos básicos para una presentación uniforme de manera general mundial.

La normativa, presenta variantes de acuerdo al área geográfica de referencia, al igual que en los

diferentes sectores como el privado y el público, que maneja sus propios estándares aunque estén

basados en los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.

Diseño de un sistema contable

Al referirse a sistema contable, no se está hablando de un software de contabilidad, que si bien es

cierto en el medio globalizado es necesaria la implementación de tecnología, para este caso al

hablar de sistema contable, se refiere a: “la clasificación de las cuentas y de los libros de

contabilidad, formas, procedimientos y controles que sirven para contabilizar y controlar el

activo, pasivo, entradas, gastos y los resultados de las transacciones. Considerando la definición

anterior, en sentido amplio, sistema contable es el conjunto de registros, controles, métodos y

procedimientos que sirven para lograr información contable eficiente, la cual sirve para la toma

de decisiones de la empresa” (Kohler, 2005).

El diseño de sistemas contables que son aplicables a todo tipo de negocio, cada empresa requiere

un sistema de información financiera adecuado para sus necesidades. Incluye las formas

contables, los registros, los manuales de instrucción, los diagramas de flujos de los procesos,

programas de computador en caso se usen y los informes específicos para satisfacer las
necesidades de información de la entidad. “Un área especializada de la contabilidad consiste en

el diseño del sistema contable y su implementación” (Cantú G., s.f.).

Además, forman parte de un sistema contable, todos aquellos elementos de información

contable y financiera relacionados entre sí, para promover la toma de decisiones gerenciales

orientada adecuadamente y oportuna; sin embargo, no debe pasarse por alto que la información

debe ser analizada, clasificada, registrada (en los libros correspondientes) y resumida (en los

estados financieros), de manera que sea útil a sus usuarios.

Para ello se debe considerar el giro del negocio y su estrategia competitiva, ya que sobre eso es

ideal estandarizar los procesos, crear estructuras de costos y presentar información contable

estandarizada que facilite su interpretación, que permita efectuar análisis financieros del negocio.

Otros aspecto relevante en el diseño del sistema contable es que la información que proporcione

debe ser real, medible y que permita seguirse (auditable), debido a que será tomado como base

fundamental para conocer el funcionamiento del negocio y la confiabilidad que este presente

para sus accionistas, proveedores y clientes es de suma relevancia. Así mismo, debe contar con

cierto grado de flexibilidad para poder realizar adaptaciones posteriores.

Cuando los aspectos anteriores ya han sido identificados, analizados y se ha creado la estructura

sobre ellos, se tiene listo el diseño para el sistema contable con todos sus elementos para

facilitar un efectivo control sobre las operaciones. Aunado a ello, se debe elaborar el plan de

cuentas o catalogo contable, que incluya todas las cuentas necesarias para adecuar el sistema

contable a los objetivos y estrategia de la entidad.

procesos de ingreso y verificación de la información.

Abzún (2011), agrega al respecto que las ONG’s internacionales, denominan fondos a los

recursos financieros destinados al desarrollo de proyectos, los cuales son obtenidos en su

mayoría de agencias de cooperación, quienes en sus contratos solicitan llevar controles

independientes (Fondos = Proyecto).

Clasificación y propósitos de los sistemas contables

Según la forma en que llevan a cabo las operaciones contables, los sistemas pueden ser

clasificados en manuales o electrónicos. El primero de ellos, consiste en que los datos son

registrados a mano, y resguardados. El segundo, normalmente es dedicado para el procedimiento

de datos, tanto entrada, proceso y familia.

Los propósitos del sistema contable básicamente son: registrar las transacciones y salvaguardar

los activos.

Procedimientos para instalar un sistema contable

 Adquirir conocimiento de la entidad

 Elaborar una lista de verificaciones y validaciones.

 Crear informes y reportes

 Organizar Catálogo de Cuentas y Manuales de Procedimientos

 Preparar los libros y balance inicial

Método contable

Basados a la naturaleza de las Organizaciones No Gubernamentales Internacionales que se

dedican a proyectos de desarrollo rural, para el trámite de la información financiera deben

realizarlo bajo el método de lo devengado.

Real Academia Española. (2018). Diccionario. Consultado en: https://dle.rae.es/.

Monografías. (s.f). Artículo: Sistema de contabilidad. Consultado en: https://www.monografias

.com/trabajos93/ sistema-de-contabilidad/sistema-de-contabilidad.shtml.

Kohler, E. L. (2005). Diccionario para Contadores Públicos. Pág.251. Editorial Limusa. México.

Mi curso de contabilidad. (s.f.). Sistema Contable. Consultado en:

http://micursodecontabilidad.com/blogs/sistema-contable/, 2014.

Montoya, Ligia. (2014). Tesis de grado: Diseño e implementación de un sistema contable en la

empresa COSMOS SERVICENTER AUTOLAVADO. Recuperado de:

http://repositorio.unan.edu.ni/1619/1/16322.pdf Enero 2015. México.

Abzún, Edwin. (2011). Tesis de grado: Organización y sistematización contable en una

Organización No Gubernamental Internacional. Recuperado de

http://biblioteca.usac.edu.gt/tesis/03/03_3712.pdf. Guatemala.

Guajardo Cantú, G. (s.f.). Contabilidad Financiera. Pág. 108.