UNIDAD 6

EL SISTEMA CONTABLE.

6.1. El Sistema contable como componente del sistema de información.

El Sistema Contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen

las informaciones de una organización como resultado de sus operaciones,
valiéndose de recursos tales como formularios, informes, libros, entre otros y
que presentados a la gerencia o a terceros interesados, como accionistas,
bancos, otras organizaciones, proveedores, les permitirán tomar decisiones
financieras, económicas, operativas, de inversión, etc.

Un sistema de contabilidad no es más que un conjunto de normas, pautas,

procedimientos, etc., para controlar las operaciones y suministrar información
financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y
cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos
suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su

diseño, estructura, configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de
procedimientos deber estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el
esquema general de la empresa que pueda ser posible expresar en él cualquier
actividad importante de la organización.

Podemos definir entonces al sistema de información teniendo en cuenta la

definición de sistema como un conjunto de elementos interrelacionados que
recoge datos, los procesa, los convierte en información, almacena y
posteriormente los da a conocer a sus usuarios; como podemos observar
encontramos claramente diferenciados sus límites, entradas (inputs), proceso y
salidas (outputs), como su feedback o retroalimentación.

La Contabilidad es un sistema de información, ya que captura, procesa,

almacena y distribuye información vital para la correcta toma de decisiones en
la empresa; los datos que ingresan (inputs) al sistema originados en
operaciones que se realizan son transformados en información que llega a sus

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destinatarios en forma de informes (outputs); de estos informes pueden surgir
tomas de decisiones que vuelven como retroalimentación.

6.2. Administración y Contabilidad.

Administración para que la empresa (que es un ente dinámico) pueda

alcanzar los objetivos propuestos necesita fundamentalmente de cierta
actividad. Esta actividad se denomina acción administrativa o administración,
que implica además tres actividades básicas: 1. Actuar, 2. Controlar, 3. Tomar
Decisiones. Para poder llevar a cabo eficazmente dichas actividades, se
necesita fundamentalmente información. Por tal motivo, analizando un poco los
antecedentes históricos, los comerciantes o empresarios de las distintas épocas
buscaban obtener información de sus negocios a través de la registración de los
movimientos de dinero y valores en el orden en que iban sucediendo, esta
técnica se denominó Teneduría de Libros.

Contabilidad el concepto de Teneduría de Libros fue evolucionando como

consecuencia fundamentalmente de la necesidad de las empresas de tener un
control y una fuente de información integral de toda la actividad de la misma.
Aparece entonces el concepto de Contabilidad que podría definirse como: La
técnica que, mediante un registro ordenado de las operaciones comerciales
(hechos económicos) y la interpretación y valoración de los mismos, permite
extraer informaciones tendientes a demostrar la situación actual de la empresa,
analizar su pasado y orientar su futuro.
De esta definición se desprende que el objetivo fundamental de la Contabilidad
es brindar información, a los fines de:

1. Poder efectuar un análisis comparativo con respecto a los ejercicios

pasados.

2. Poder determinar la situación económica, financiera y patrimonial con

respecto al ejercicio presente.

3. Poder proyectar los estados contables y tomar así las decisiones que
correspondan con respecto a ejercicios futuros.

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La Contabilidad surgió empíricamente es decir, sin una base sistemática ni
científica de la necesidad de registrar información que no podía memorizarse.
Así, era necesario anotar lo que se nos debía o lo que debíamos a otros, los
precios a los que comprábamos o vendíamos, etc.

Un fraile italiano, Lucas Pacciolo, creó un método de registro que hoy es la base
fundamental de la Contabilidad. Este método, conocido como de Partida Doble,
establece que la esencia de la Contabilidad es una ecuación en la que la
igualdad entre sus dos miembros nunca se puede desaparecer, o dicho de otra
manera, siempre que entra algo en la empresa sale algo equivalente. Toda
partida tiene su o sus contrapartidas pero la suma de partidas y contrapartidas
tiene siempre que Cuadrar, Balancearse o Equilibrarse, es decir ser iguales.

6.3. Prioridades en la definición de Sistema Contable.

El papel fundamental que ha desempeñado la Contabilidad es controlar y

organizar las diferentes actividades de la empresa con el fin de conocer la
situación en que esta se encuentra, de una manera ágil, oportuna y útil, para
llevar a cabo los propósitos que se quieren realizar y así cumplir con los
objetivos de la organización.

Es conveniente crear un sistema de información contable detallado y preciso

que permita conocer con exactitud lo que realmente sucede en la organización
y ayude a tener mejores herramientas para una buena toma de decisiones en el
momento oportuno.

Ante el continuo cambio en el mundo de los negocios debemos ser realistas a

las transformaciones que se generan en el entorno y se debe tener en cuenta
tres aspectos importantes: los intangibles, la tecnología y el riesgo.

Los usuarios exigen calidad y confianza en la información que le es

suministrada de acuerdo con los comportamientos sociales e individuales.

Como menciona John Kotler, las empresas están adoptando un nuevo

modelo de negocios que anime y recompense la creatividad, el servicio de
alta calidad y el trabajo que añade valor y coloque el conocimiento en el
centro de planificación estratégica.

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La Contabilidad debe plantear un sistema de información basado en principios
que generen mayor utilidad ya que ésta es una forma para que los entes creen
valor.

Como indica Kaplan y Norton las estrategias, que son las únicas formas
sostenibles que tienen las organizaciones de crear valor, están
cambiando, pero las herramientas para medirlas no.

De aquí el motivo por el cual no debemos quedarnos con la simple técnica del
ejercicio contable sino que debemos estar ávidos de conocimiento (vivir en la
frontera del conocimiento). El proceso contable incluye algo más que la
creación de información, también involucra la comunicación de esta información
a quienes estén interesados. Y por ende crear un sistema de información que
satisfaga las necesidades de los usuarios.

La información contable que emite el Sistema Contable debe servir

fundamentalmente para:

 Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico,

las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los
cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado
obtenido en el periodo.
 Predecir flujos de efectivo.
 Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
de los negocios.
 Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito.
 Evaluar la gestión de los administradores del ente económico.
 Ejercer control sobre las operaciones del ente económico.
 Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
 Ayudar a la conformación de la información estadística nacional.
 Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad

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  económica representa para la comunidad.
 Deben proporcionar detalles para responder algunas de estas preguntas:
¿Qué transacción se ha realizado? ( Qué cuentas se usan).
¿Cuándo ocurrió la transacción? ( Momento, orden cronológico).
¿Qué efecto causo la transacción? ( Modificativa o permutativa).
¿Cuánto dinero esta implicado en la transacción? (Hay que valuar la
transacción).
6.4. Pasos del Proceso Contable.

 Recopilación de los documentos en los cuales se basan las operaciones

de la organización, es decir, facturas, copias de cheques, etc.; que
representan los datos contables.

 Organización y procedimiento que implica el análisis de las operaciones

registradas.

 Análisis de las transacciones para determinar las cuentas involucradas

en la operación.

 Registración de las transacciones.

 Generación del resultado por medio de los estados financieros que

incluyen la información que debe ser comunicada para la posterior toma
de decisiones.

6.5. Elementos de un Sistema Contable.

 Las transacciones que realizan las empresas afectan el patrimonio de

manera cualitativa y/o cuantitativa.

 La función del sistema contable es registrarlas de acuerdo a una

estructura orgánica coherente (la partida doble, Plan de Cuentas, Manual
de Cuentas y su resultado principal que son los Estados Contables):

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 1. Mantenimiento de registro de doble entrada.

2. Plan de Cuentas con manual explicativo.

3. Manual de Cuentas clasificadas por su naturaleza y contenido.

4. Estados Contables.

6.6. La Relación entre un sistema de información, sistema contable y

sistema de control interno.

En las organizaciones diariamente se generan una serie de transacciones,

muchas de las cuales afectan su composición patrimonial tanto cualitativa como
cuantitativamente. El Sistema Contable es aquel que desarrolla los registros
de acuerdo a una estructura orgánica y coherente, reflejada por las reglas o
criterios contables denominados, los Principios de Contabilidad, que describen
la manera en que los detalles de las actividades de las empresas deben ser
registrados, para tener la seguridad de que existe una correcta y objetiva
definición del estado patrimonial actual.

Una característica común de los sistemas contables es la registración por medio

del sistema de la partida doble. La particularidad de este método, como ya se
desarrolló, es que cada operación da origen a una serie de registraciones que
arrojan una misma cantidad numérica pero de signo contrario (Debe/Haber)
facilitando de esta manera la detección de errores y las causas que los
originaron, logrando un mecanismo automático de control. Como resultado de
esa función se preparan informes especiales los cuales son el Estado de
Situación Patrimonial, el Estado de Resultados y Gastos, el Estado de
Evolución del Patrimonio Neto en períodos determinados, que cumplen con
ciertos requerimientos legales y comerciales de información a terceros.

El sistema información contable tiene como base a un conjunto de datos a los

que se les proporciona una interpretación con un sentido particular, por lo que
debe cumplir con normatividad y reglamentos para que sea útil, confiable y
oportuna.

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 Características de un Sistema Contable.

 Utilidad, una de las características de la información contable es la de

adecuarse al propósito del usuario. La utilidad de dicha información
estará en función de su contenido y de su oportunidad.

 Contenido, la información contable debe tener la capacidad de

representar simbólicamente la organización y su evolución, su estado en
diferentes estadios temporales, así como los resultados de su operación,
por la relevancia, veracidad y comparabilidad, de la información.

 Oportunidad: La información contable debe llegar oportunamente a

manos del usuario, para que sea usada en una adecuada toma de
decisiones para la organización.

 Confiabilidad: El proceso de cuantificación contable, o sea la operación

del sistema debe ser estable, objetivo y verificable.

 Estabilidad: Nos indica que su operación no cambia con el tiempo y que

la información que produce ha sido obtenida aplicando siempre las
mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y su
presentación.

 Objetividad: Al operar el sistema, de una manera imparcial y al mismo

tiempo satisfacer la característica de veracidad en la información que el
usuario requiere, cumple con la objetividad necesaria.

 Verificabilidad: Cualquier operación del sistema puede ser comprobada

por una repetición y/o la aplicación de pruebas pertinentes.

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  Provisionalidad: Significa que la información contable no representa
hechos totalmente acabados ni terminados. Esta característica, más que
una cualidad deseable, es una limitación a la precisión de la información.
Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad,
flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio.

 Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración

control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son
los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las
operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus
registros contables y promover la eficiencia.

 Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de

compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el
personal, y las características especiales de un negocio en particular.

Además, en las organizaciones se da un proceso denominado Sistema de

Control Interno, el mismo es efectuado por el consejo de administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías:

 Eficacia y eficiencia de las operaciones.

 Fiabilidad de la información financiera.

 Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables a la entidad.

Estas distintas pero coincidentes categorías tratan diferentes necesidades y

permiten un enfoque dirigido hacia la satisfacción de las necesidades
individuales.

Los sistemas de control funcionan en tres niveles distintos de eficacia. El control

interno se puede considerar eficaz en cada una de las tres categorías,

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respectivamente, si el consejo de administración y la dirección tienen la
seguridad razonable de que:

 Disponen de información adecuada sobre hasta qué punto se están

logrando los objetivos operacionales de la entidad.

 Se preparan de forma fiable los estados financieros públicos.

 Se cumplen las leyes y normas aplicables.

Si bien, el control interno es un proceso, su eficacia es el estado o la situación

del proceso, su eficacia es el estado o la situación del proceso en un momento
dado.
El control interno consta de cinco componentes relacionados entre sí. Se
derivan de la manera en que la dirección dirija la empresa y están integrados en
el proceso de dirección. Aunque los componentes son aplicables a todas las
empresas, las pequeñas y medianas pueden implantarlos de forma distinta que
las grandes. Aunque sus sistemas de control pueden ser menos formales y
estructurados, una pequeña empresa también puede tener un control interno
eficaz.

Los componentes son los siguientes.

 Entorno de Control, el entorno de control marca la pauta del

funcionamiento de una organización e influye en la concienciación de sus
empleados respecto al control; es la base de todos los demás
componentes del control interno, aportando disciplina y estructura.

 Evaluación de Riesgos, cada organización se enfrenta con diversos

riesgos externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición
previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los
distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La
evaluación de éstos consiste en la identificación y el análisis de los
riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve para
determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.

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  Actividades de Control, las actividades de control son las políticas y los
procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las
instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que se toman las
medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la
consecución de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en
toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones.

 Información y Comunicación, hay que identificar, recopilar y comunicar

información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada
empleado con sus responsabilidades. Los sistemas informáticos
producen informes que contienen información operativa, financiera y
datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar
el negocio de forma adecuada. Dichos sistemas no sólo manejan datos
generados internamente, sino también información sobre
acontecimientos externos, actividades y condiciones relevantes para la
toma de decisiones de gestión, así como para la presentación de
información a terceros.

 Supervisión, los sistemas de control interno requieren supervisión, la

misma es un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado
funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. Esto se consigue
mediante actividades de supervisión continuada, evaluaciones periódicas
o una combinación de ambas cosas.

Estos componentes, vinculados entre sí, generan una sinergia y forman un

sistema integrado que responde de una manera dinámica a las circunstancias
cambiantes del entorno. El sistema de control interno está entrelazado con las
actividades cambiantes del entorno y es más efectivo cuando los controles se
incorporan en la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de
la empresa, de esta manera se fomenta la calidad y las iniciativas de la
delegación de poderes, se evitan gastos innecesarios y se permite una
respuesta rápida ante las circunstancias cambiantes.

6.7. Normas Legales a considerar en el diseño de un Sistema Contable.

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El diseño deberá basarse en todas las normas vigentes en nuestro país en
materia de registración contable, tales como, Código de Comercio, Ley de
Sociedades Comerciales, Principios de Contabilidad generalmente aceptados,
Normas Profesionales emitidas por el Instituto Técnico de Contadores Públicos,
la Federación Argentina de Consejos Profesionales de Ciencias Económicas,
los Consejos Profesionales de Ciencias Económicas, las Disposiciones
Legales, las Normas de los Organismos de Control, la terminología y las
manifestaciones doctrinarias y las demás normas internas que se consideren
para la operatividad del ente.

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