Mo Depto Vehiculos Oficiales

UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO
UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

“Enseñar la explotación de la
DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
tierra, no la del hombre”
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DEL DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
Chapingo, Méx., Noviembre de 2011.
1

MANUAL DE ORGANIZACIÓN
DEL DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
1a. Edición
8 ejemplares
Chapingo, Méx., Noviembre de 2011
2

UNIDAD RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN:
ELABORADO POR:
Ing. María América Guerrero Gutiérrez
INTEGRACIÓN Y CAPTURA
Ing. María América Guerrero Gutiérrez
UNIDAD ASESORA:
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DE LA UPOM
Lic. Gloria Leticia Clemente Ríos
3

ÍNDICE
PÁGINA
NIVEL JERÁRQUICO............................................................................................................................. 5
OFICIO DE AUTORIZACIÓN………………………………………………………………………………….. 6
INTRODUCCIÓN……………………………………………………………………………………………….. 7
DIRECTORIO……………………………………………………………………………………………………. 8
ANTECEDENTES HISTÓRICOS……………………………………………………………………………... 9
LEGISLACIÓN…………………………………………………………………………………………………... 15
ATRIBUCIONES………………………………………………………………………………………………… 16
ESTRUCTURA ORGÁNICA…………………………………………………………………………………… 18
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL AUTORIZADO…………………………………………………………. 19
ORGANIGRAMA FUNCIONAL………………………………………………………………………………... 20
ORGANIGRAMA DE INTEGRACIÓN DE PUESTOS-PLAZAS…………………………………………… 21
OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS
OFICIALES……………………………………………………………………………………………............... 22
DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DEL DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS
OFICIALES………………………………………………………………………………………………………. 23
SUBJEFATURAADMINISTRATIVA…………………………………………………………………………... 26
ÁREA DE PROGRAMACIÓN DE VIAJES DE ESTUDIO …………………………………………………. 28
ÁREA DE CONTROL DE VEHÍCULOS………………………………………………………………………. 29
TALLER MECÁNICO…………………………………………………………………………………………... 30
GLOSARIO DE TÉRMINOS…………………………………………………………………………………… 31
BIBLIOGRAFÍA………………………………………………………………………………………………….. 34
4

NIVEL JERÁRQUICO
Jefe de Departamento
5

6

INTRODUCCIÓN
El presente manual se hace con la finalidad de dar a conocer la organización interna del Departamento de Vehículos
Oficiales, así como las diversas actividades que se realizan a través de sus áreas las cuales tienen como fin controlar
la situación legal, estado físico y mecánico de los vehículos propiedad de la institución, así como planear el
mantenimiento y uso del equipo de transporte con el fin de apoyar los viajes de estudio que se realizan en los DEIS y
Unidades Administrativas cuando requieran del servicio.
Cabe mencionar que para la actualización del Manual de Organización se tomó como referencia la versión realizada
en el Manual de Organización de la Subdirección de Servicios Generales de Abril 2011.
En la elaboración del presente documento se tomó en consideración los lineamientos establecidos, teniendo especial
cuidado en conjuntar los elementos administrativos que se observan en la Universidad Autónoma Chapingo. Para
que este Manual de Organización del Departamento de Vehículos Oficiales cumpla con los objetivos para lo que fue
creado, y que es la de proporcionar en forma ordenada y sistemática información referente a sus antecedentes
históricos, marco jurídico, atribuciones, objetivos, organigrama y funciones de cada uno de los Departamentos que la
integran; además de señalarnos los diferentes puestos y su relación entre sí, los grados de autoridad y la
responsabilidad de cada uno de ellos en las funciones y actividades que desarrollan.
Por lo citado, es responsabilidad de los funcionarios y trabajadores administrativos, observar su cumplimiento

esencial para la consecución de los objetivos planteados por el Estatuto Universitario y la ley que crea la UACh. Por la
importancia del presente resulta conveniente que este manual sea revisado anualmente para mantener la vigencia de
su contenido.
ING. JORGE RAMÍREZ ORTEGA
7

DIRECTORIO
Departamento de Vehículos Oficiales Ing. Jorge Ramírez Ortega
Subjefatura Administrativa Ing. Héctor Hugo Esquivel Reyes*
Área de Programación de Viajes de Estudio
Área de Control de Vehículos
Taller Mecánico C. José Mario González Franco
*Personal de contrato
8

ANTECEDENTES HISTÓRICOS
1924 La Escuela Nacional de Agricultura cambio de residencia a Chapingo, Méx., antes de esta época la
Escuela existía en la Hacienda de San Jacinto D. F. y se presume que desde esa fecha en forma
menos organizada ya se contaba con servicios para su infraestructura.
A partir del primer año de residencia en Chapingo, Méx., ingresa personal para desarrollar labores
de servicio y apoyo a la investigación.
1961 Se registra el primer antecedente de un encargado para el desarrollo de estos servicios, llamado
residente de obras, siendo el titular el Ing. Villaseñor.
1963 Cambian de titular de la residencia de obras por el Ing. Isidro Espinobarros Mazo.
1965 Cambio de titular por el Ing. Rafael Muñoz Márquez, a partir de este periodo se empieza a llevar
control documental, que actualmente se encuentra en el archivo central de la UACh.
1968 Existe un oficio en el Archivo Central, donde se indican las oficinas que dependen de la residencia
de obras (sin fecha, firma ni oficina que lo elaboró) en el siguiente orden:
1. Construcciones
2. Vigilancia
3. Mantenimiento
4. Transportes
5. Adquisiciones
6. Informe de Labores
7. Ordenes de Trabajo
8. Servicio de Agua
9. Alumbrado
10. Generalidades
9

Desde entonces, se conserva el mantenimiento de la infraestructura como servicio de apoyo.
1971 Se registra otro residente de obras, Ing. Abraham Márquez López.
1974 Se nombra como titular al Ing. Elías López Mendoza.
1974 Se registra al Ing. Raúl Andrade Rodríguez, como residente de obras.
1977 En este año hay un cambio en la estructura interna de la UACh, es ahora Universidad fusionando
la residencia de obras y servicios interiores para transformar y crear la Subdirección de Servicios
Generales, siendo el primer Subdirector de esta Instancia el Ing. José Luis Martínez Fuentes.
Los servicios de mantenimiento y transporte de la UACh pasan automáticamente a depender de
esta Subdirección.
1980 Se nombra como Subdirector de Servicios Generales al Ing. Enrique Eduardo Galindo Morales.
1981 Hay otro cambio en la Subdirección, siendo el responsable el Lic. Héctor C. Alonso Lagos.
1982 Otro cambio de Subdirector, fungiendo como tal, el C. Arnulfo Uzcanga Hernández.
1982 En este periodo hay otro cambio de Subdirector, el Ing. Ernesto Contreras Cicero.
1985 Cambian nuevamente al Subdirector por el Arq. Raúl Uribe Carrillo nombra como Jefe de Vehículos
Oficiales al Ing. Eloy Licano Chacón como Jefe de Vehículos Oficiales.
Durante los meses de febrero y marzo, se realizó un Congreso para homologar funciones,
objetivos, coordinaciones y secciones de los Departamentos de Mantenimiento, Administrativo y
Vehículos Oficiales.
De este evento no se registró resultado e información oficial, solo existen referencias a través de
información verbal.
10

1987 Cambian al Subdirector por el Ing. Francisco Ponce González, quien nombra como Jefe
Administrativo al C.P. Roberto Ramos Mauro.
1987 La Subdirección tiene otro cambio para tener de titular al Ing. Francisco Amador Ramírez, iniciando
su gestión con el Ing. Eloy Licano Chacón como Jefe de Vehículos Oficiales.
1988 Se nombra al Ing. Guillermo Fitch Camacho como Subdirector de Servicios Generales en
sustitución del Ing. Francisco Amado.
1988 Se nombra al Ing. Joel Cervantes como Jefe del Departamento de Vehículos Oficiales el 17 de
Diciembre.
1989 En esta fecha cambian nuevamente al Subdirector por el Ing. Hernán E. Pérez Camargo.
1989 Se nombra Subdirector al Dr. Felipe de Jesús Torres Pérez.
1989 Se nombra al Ing. Eloy Licano Chacón como Jefe del Departamento de Vehículos Oficiales.
1990 Tomó posesión el Ing. Andrés de la Rosa Ramírez ratificando al Ing. Eloy Licano Chacón como Jefe
de Vehículos Oficiales.
1991 Cambian al Ing. Andrés de la Rosa y toma posesión como Subdirector el Ing. Ernesto Contreras
Cícero, quien nombra como Jefe de Vehículos Oficiales al Ing. Roberto Rivera del Río.
1993 Es nombrado como Subdirector al M.C. Juan W. Estrada Berg Wolf, quien ratifica en el puesto al
Ing. Roberto Rivera del Río como Jefe del Departamento de Vehículos Oficiales.
1994 Se nombra al Ing. José Luis Domínguez Álvarez como Subdirector de Servicios Generales.
11

1994-1998 Como Jefe Administrativo se nombra al Lic. Silvino Viana Zaragoza, posteriormente se nombra a la
Lic. Cristina Sánchez Maldonado quien termina la gestión.
En este periodo se nombra como Subdirector interino al Ing. Jorge Torres Bribiesca terminando la
gestión el Ing. José Luis Domínguez Álvarez.
En el Departamento de Vehículos Oficiales se nombra como Jefa del Departamento a la C.

Guadalupe Chávez Deheza.
1998-2002* Se nombra al Ing. Gregorio Cornejo Meza como Subdirector de Servicios Generales.
En el Departamento de Vehículos Oficiales inicia la gestión el C. Pablo Cadeza Flores, continua el

Ing. Martiniano Rodríguez G, concluyendo la gestión el Ing. Rogelio Ascencio Rivera.
* Fuente: Cuarto informe de Labores Dr. José Reyes Sánchez 11 de Noviembre 2002.
El proyecto de Egresos 2002, se llevó a cabo mediante la propuesta de la Administración Central

primeramente consensuada con la Comisión Interna de Administración y Presupuesto y
presentada para su revisión y en su caso ajuste de la Comisión del Honorable Consejo
Universitario aprobando el proyecto de egresos 2002 el 27 de Mayo del mismo año y el modificado
autorizado el 31 de Octubre. En 2002 se adquirieron 7 camionetas y 4 autobuses.
Durante el periodo se compraron 17 camionetas y 9 autobuses dedicados para prácticas de

campo y viajes de estudio incluyendo lo que se adquirió en 2002.
El Presupuesto autorizado al 31 de Octubre de 2002 para la Subdirección de Servicios Generales

fue de 101,813.00 miles de pesos de un total 909,340.50 miles de pesos en el Capítulo 3000.
12

2003-2007 Se nombra como Subdirector al Ing. Juan Pérez Barrón.

**
En el Departamento de Vehículos Oficiales se nombra al Ing. José Luis Vázquez Valladolid
terminando la gestión el 31 de Diciembre de 2007.
**
Fuente: Informe Integral de Labores Dr. José Sergio Barrales Domínguez 2003-2007.
En este periodo se realiza la Modernización del Parque Vehicular, y la mayor parte de los recursos
el 22% se destinó a la compra de vehículos; autobuses y camionetas principalmente para la
realización de viajes de estudio y actividades como prácticas de cursos curriculares y de apoyo.
Durante la gestión se adquirieron un total de 46 vehículos; 14 autobuses SCANIA y 6 camionetas

directamente destinadas a viajes de Estudio y se dio cumplimiento al Acuerdo HCU-781-5, de
atender las necesidades de la flotilla vehicular y contar con autobuses en mejores condiciones, se
destinaron recursos financieros en la Distribución Presupuestal 2007. Así mismo se adquieren
también 6 cuatrimotos.
Con el recurso asignado en 2007 y lo ejercido durante el periodo 2003-2007 se calcula que el
monto en esta partida llegará a una cantidad un poco mayor a 60 millones de pesos.
2007-2011 Se nombra como Subdirector al Ing. Francisco García Herrera.

***
En el Departamento Administrativo se nombra como Jefe del mismo al Ing. Christian Nahúm Munive
del 16 de Junio de 2007 al 30 de Agosto de 2010. Del 1º de Septiembre de 2010 al 30 de Junio de
2011 continúa como Jefe Administrativo el C. Ulises Samuel Trujano Velázquez.
En el Departamento de Vehículos Oficiales funge como Subjefe Administrativo el Lic. Rubén Patiño
Cruz, del 1º de Julio de 2007 al 30 de Junio de 2008.
Se nombra al Ing. Alfonso Martínez Puebla como Jefe del Departamento por el periodo del 1º de
13

Enero al 30 de Junio de 2008.

Del 1º de Julio 2008 al 31 de Diciembre de 2011 se nombra al Ing. Jorge Ramírez Ortega como
Jefe del Departamento; como Subjefe Administrativo continúa hasta el 31 de Diciembre de 2008 el
C. Rubén Patiño Cruz.
Del periodo del 1º de Enero 2009 al 30 de Junio de 2010 la administrativa de Vehículos Oficiales
se lleva desde la Jefatura Administrativa de la Subdirección.
A partir del 1º de Julio al 30 de Octubre de 2010 se nombra como Subjefe Administrativo a la C.
Susy Yanelli Marín Hernández.
Del 1º de Noviembre de 2010 al 31 de Mayo de 2011 se nombra como Subjefe Administrativo al C.
José Roberto Monsalvo Siordia.
*** Fuente: Primer Informe de Labores 2007-2008 Dr. Aureliano Peña Lomelí y Segundo Informe de Labores 2008-
2009 Dr. Aureliano Peña Lomelí. Y Tercer Informe de Labores 2009-2010 Dr. Aureliano Peña Lomelí.
Con una inversión de 38.725 millones de pesos se concretó para renovar parte del parque vehicular
que ofrece el servicio de transporte para los viajes de estudio. Consistente en 13 autobuses de 45
plazas, 5 microbuses foráneos para 29 pasajeros y 9 Eurovan Diesel. De estas Unidades un
autobús y un microbús fueron asignados a la URUZA y dos microbuses para el CRUSE.
En servicios de mantenimiento se rehabilitó el área administrativa y personal.
2011 El Ing. Francisco García Herrera termina su gestión como Subdirector de Servicios Generales el 30
de Junio de 2011.
Se nombra como Subdirector de Servicios Generales al Ing. Alfredo Sánchez Esquivel a partir del 1º de
Julio al 31 de Diciembre de 2011.
Como Jefe Administrativo se nombra al Ing. Cristóbal Soto Cabrera.
Como Jefe del Departamento de Vehículos Oficiales continua el Ing. Jorge Ramírez Ortega hasta el 31
31 de Diciembre de 2011; como Subjefe Administrativo el Ing. Héctor Hugo Esquivel Reyes por el
periodo 1º de Agosto al 31 de Diciembre de 2011.
14

LEGISLACIÓN
 Ley que crea la Universidad Autónoma Chapingo, publicada en el Diario Oficial, el 30 de Diciembre de
1974
 Ley que crea la Universidad Autónoma Chapingo, modificada por Decreto Presidencial y publicada en el
Diario Oficial de su naturaleza, objetivos y medios; Artículos 1° y 4° Fracción I y X; y Artículo 9°.
 Estatuto de la Universidad Autónoma Chapingo, aprobado por la Comunidad Universitaria, el día 12 de

mayo de 1978, artículos 1°, 75°, 76°, 79°, 80° fracción V y 99° en su fracción IV y VI.
 Reglamento de Obligaciones, Responsabilidades y Sanciones Aplicables a los Funcionarios de la

Universidad Autónoma Chapingo; aprobado el 23 de febrero del 2004 por el pleno del H. Congreso
Universitario.
 Acuerdo para la Transparencia y Acceso a la Información en la Universidad Autónoma Chapingo,

aprobado por el H.C.U. el 20 de Octubre de 2003, 657-4.
15

ATRIBUCIONES
LEY QUE CREA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO

CAPÍTULO I
DE SU NATURALEZA, OBJETIVOS Y MEDIOS
Artículo 1°.- Se crea la Universidad Autónoma Chapingo como organismo descentralizado del Estado con
personalidad Jurídica, patrimonio propio y sede de Gobierno en Chapingo, Estado de Méx.
Artículo 4°.- La Universidad Autónoma Chapingo para cumplimiento de sus objetivos tendrá las atribuciones
siguientes:
I.- Organizarse como lo considere necesario, dentro de los lineamientos generales que inspiran
la presente ley.
X. Crear las unidades administrativas que sean necesarias para su funcionamiento
Artículo 9°.- El ejercicio de las funciones administrativas de la Universidad estará a cargo del Rector, los
Vicerrectores, los Directores de División y Jefes de Departamento y las Nuevas Unidades Administrativas que se
establezcan.
ESTATUTO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO.

TÍTULO CUARTO
DE LA ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA Y SU FUNCIONAMIENTO.
Artículo 1º.- La Universidad Autónoma Chapingo es un organismo descentralizado del Estado, con personalidad
jurídica, patrimonio propio y sede de gobierno en Chapingo, Estado de México.
16

Artículo 75°.- La unidad administrativa es una instancia de apoyo a las actividades fundamentales que trabajen
directamente en el sistema administrativo, estarán al servicio de las actividades académicas.
Artículo 76°.- La función administrativa deberá ejercerse con la agilidad, fluidez y efectividad necesaria para
responder a los requerimientos de las actividades fundamentales de la Universidad, buscando la
optimización de los recursos que se dispongan.
Artículo 79°.- Todo el funcionamiento de la estructura administrativa estará sujeto a la sanción del Consejo
Universitario.
Artículo 80°.- El Rector para cumplir con lo dispuesto en la Ley orgánica, el Estatuto y demás disposiciones,
contará con los siguientes órganos.
V. Y las que crea necesarias de acuerdo a las necesidades de la Universidad.
Artículo 99°.- Para su funcionamiento la Dirección Administrativa contará con:
IV. Departamento de Servicios Generales, cuya función será la de mantener en buenas condiciones
las instalaciones de la Unidad Regional, incluyendo el control y mantenimiento de vehículos y
maquinaria de la Unidad Regional.
VI. Y todos los que consideren necesarios para el funcionamiento de la Unidad Regional previo
Acuerdo del Consejo Regional.
17

ESTRUCTURA ORGÁNICA
1.0.4.0.0.4.0.2 DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES
18

19

20

21

OBJETIVO :
 Controlar la situación legal, estado físico y mecánico de los vehículos propiedad de la institución, así como
planear el mantenimiento y uso del equipo de transporte, con el fin de apoyar los viajes de estudio que se
realizan en los DEIS y Unidades Administrativas cuando requieran de este servicio.
 Supervisar y coordinar las solicitudes de viajes de estudio aprobadas por la Dirección General Académica.
FUNCIONES:
 Supervisar y coordinar las solicitudes de viajes, aprobadas por la Subdirección de administración escolar de la
DGA, así como de las salidas de vehículos oficiales y vigilar que se les otorgue servicio eficiente, a las
unidades académicas y dependencias administrativas de la Institución.
 Vigilar que los vehículos adquiridos por la UACh cuenten con toda su documentación legal y sea dado de alta
oportunamente en la compañía aseguradora y el Departamento de Bienes Patrimoniales.
 Recibir solicitudes de los viajes de estudio de las Unidades Académicas conforme a la programación
propuesta ante la Dirección General Académica y otras dependencias administrativas, así como asignar el
vehículo y el chofer correspondiente.
 Coordinar y supervisar junto con la Subjefatura Administrativa y el Responsable del Taller Mecánico el
mantenimiento preventivo y correctivo de la flotilla vehicular, con la finalidad de otorgar un buen servicio a los
DEIS y unidades administrativas de la institución.
 Administrar los recursos humanos y financieros del Departamento.
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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO
Denominación del puesto: Jefe del Departamento de Vehículos Oficiales
Tipo de puesto: Confianza
Horario de Labores: Abierto
Nivel jerárquico superior: Subdirección de Servicios Generales
Nivel jerárquico inferior: Subjefe de Departamento
OBJETIVO:
 Dirigir, coordinar y supervisar las diversas actividades del Departamento, con la finalidad de cumplir en tiempo
y forma con la actividad sustantiva que son los viajes de estudio de los DEIS y de las Unidades
Administrativas cuando lo requiera.
 Hacer uso eficiente y transparente de los recursos humanos, materiales y económicos con que cuenta el
Departamento a fin de garantizar la operatividad durante el ejercicio presupuestal con apego a la normatividad
interna y externa que rige la UACh.
FUNCIONES:
 Elaborar el programa de trabajo del Departamento en coordinación con la Subdirección de Servicios

Generales.
 Administrar y controlar los recursos con los que cuenta el Departamento.

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 Recibir y distribuir los recursos económicos otorgados por la Jefatura Administrativa de Servicios Generales
con apego a la Normatividad vigente.
 Elaborar el programa de inversión para el Departamento de Vehículos Oficiales.
 Elaborar los proyectos de inversión del Departamento.
 Entregar la relación de gastos de viajes de estudio por mes a la Jefatura Administrativa de la Subdirección.
 Revisar, implementar y hacer cumplir reglamentos y normas para el buen funcionamiento del Departamento.
 Cumplir el Reglamento de responsabilidades de funcionarios públicos.
 Ejecutar los recursos humanos y financieros con apego a la normatividad vigente.
 Prever las necesidades de vehículos para la atención de viajes de estudio para en caso de no ser suficiente
solicitar o cancelar servicios con unidades arrendadas.
 Coadyuvar con la Subdirección de Servicios Generales para los contratos de seguros automovilísticos
conjuntamente con el Departamento de Adquisiciones.
 Llevar en coordinación con el área de Control Vehicular el registro y control de la flotilla de vehículos de la
Institución, así como realizar en tiempo los pagos de tenencia, revista y tramitar la verificación, altas, bajas,
placas, etc.
 Revisar que todos los choferes de las unidades estén en las mejores condiciones de salud a fin de cumplir con
las trayectorias asignadas y lleguen perfectamente a sus destinos.
24

 Programar el mantenimiento preventivo y/o correctivo para la flotilla vehicular de la Universidad.
 Coordinar al personal para que reporten trabajos de mantenimiento necesarios a sus unidades y a la vez girar
instrucciones al personal asignado para estas tareas que las realicen con responsabilidad y supervisar
también que las diferentes órdenes sean desarrolladas.
 Establecer normas y mecanismos para el uso de los vehículos propiedad de la institución, así como la revisión
periódica de lo inventariado.
 Realizar pláticas con el personal para mejorar el uso de los equipos, maquinaria, herramienta y artículos de
trabajo a su cargo.
 Prever las necesidades de vehículos oficiales para los viajes de estudio, con la finalidad de que al no ser
suficientes, solicitar el arrendamiento y/o reprogramar solicitudes.
 Solicitar informe de las condiciones de las unidades al regreso de cada viaje para enviar al taller mecánico
para mantenimiento y/o reparación de la unidad si así lo requiere.
 Solicitar al Departamento Administrativo cursos de Capacitación para el personal del Departamento.
 Elaborar y enviar un informe de sus actividades a la Subdirección de Servicios Generales cada que el
Subdirector lo solicite.
25

SUBJEFATURA ADMINISTRATIVA
OBJETIVO:
 Distribuir, supervisar y verificar que la aplicación del recurso cumpla con las normas establecidas en las
actividades del departamento de vehículos oficiales, y llevar el control de los recursos humanos, materiales y
financieros asignados en coordinación con el Jefe del Departamento.
 Hacer uso eficiente y transparente de los recursos humanos, materiales y financieros asignados al
Departamento; de acuerdo al programa anual del Departamento.
FUNCIONES:
 Distribuir y supervisar la aplicación de los recursos económicos asignados para la realización de viajes de
estudio (viáticos de operadores, peajes, refacciones, lubricantes y combustible, etc.)
 Realizar cotizaciones de los viajes de estudio (viáticos de operadores, peajes, refacciones, lubricantes y
combustible, etc.) a realizar, de acuerdo a la programación mensual de viajes de estudio.
 Elaborar recibo de gastos, pólizas y pagares al entregar a los operadores los gastos de viajes de estudio.
 Recibir comprobaciones de los recursos asignados a operadores para viajes de estudio así como de la
adquisición de refacciones en taller mecánico.
 Realizar el mantenimiento de vehículos del Departamento de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.
 Realizar la compra de refacciones que sean solicitadas por el responsable del Taller mecánico.
26

 Elaborar las requisiciones de fondos de tesorería para pago a proveedor y comprobación de gastos.
 Realizar comprobaciones a la Jefatura Administrativa de la Subdirección de Servicios Generales de los gastos

derivados de viajes de estudio y otros gastos del departamento.
 Establecer mecanismos de control que permitan hacer un uso eficiente del recurso presupuestal asignado al
Departamento de Vehículos Oficiales.
 Establecer en coordinación con la jefatura del departamento los mecanismos de asistencia y control de
personal.
 Revisar junto con la jefatura que todos los choferes de las unidades estén en las mejores condiciones de salud a
fin de cumplir con las trayectorias asignadas y lleguen perfectamente a sus destinos.
 Solicitar al operador las condiciones de las unidades al concluir los viajes de estudio, para así elaborar la orden
y mandar al taller mecánico para mantenimiento y/o reparación de la unidad.
 Reportar las incidencias del personal de manera mensual.
 Verificar y controlar que se mantenga limpias las áreas del departamento.
 Entregar informe de actividades cuando el jefe lo solicite.
 Realizar actividades afines o similares a las anteriores.
27

ÁREA DE PROGRAMACIÓN DE VIAJES DE ESTUDIO
OBJETIVO:
 Asignar al operador y autobús para viajes de estudio de acuerdo a las solicitudes autorizadas en la Subdirección
de Administración Escolar de la Dirección General Académica, así como de las Unidades Administrativas.
FUNCIONES:
 Realizar la planeación y /o programación de los autobuses con la finalidad de cumplir eficientemente con las
necesidades requeridas en todos los DEIS para que no existan contratiempos en las salidas de viajes de
estudio.
 Revisar antes de cada salida que las unidades vehiculares estén en condiciones.
 Revisar que todos los operadores al abordar no presenten aliento alcohólico.
 Prever las necesidades de vehículos oficiales para los viajes de estudio.
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ÁREA DE CONTROL DE VEHÍCULOS
OBJETIVO:
 Llevar el control de la flotilla vehicular, con la finalidad de que tengan la documentación legal actualizada, sean
dados de alta oportunamente en la compañía aseguradora y Departamento de bienes patrimoniales.
FUNCIONES:
 Controlar a través de registros la flotilla vehicular.
 Realizar los trámites necesarios para asegurar la flotilla vehicular en coordinación con las instancias que
cuentan con vehículos oficiales.
 Supervisar la concentración de los vehículos oficiales en días de asueto y periodos vacacionales.
 Realizar en tiempo los pagos de tenencia, revista, verificación, altas, bajas y placas entre otros para evitar
situaciones legales al circular las unidades.
 Actualizar o reponer las tarjetas de circulación, tarjetones, engomados.
 Apoyar en caso de siniestro a los usuarios y coordinarse con la compañía aseguradora contratada por la
universidad para tratar los asuntos de siniestros, robos o demás que la involucren.
29

TALLER MECÁNICO AUTOMOTRIZ

OBJETIVOS:
 Realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de la flotilla vehicular de la Institución, cuando así lo
soliciten las UBPP´s, el Jefe y el administrativo del Departamento de Vehículos Oficiales.
FUNCIONES:
 Realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de autobuses, microbuses, camión tipo bóxer y algunos
vehículos a diesel.
 Realizar el mantenimiento preventivo y/o correctivo de vehículos a gasolina (camioneta, coches etc.)
 Elaborar el diagnóstico y lista de refacciones que se utilizan en la reparación de las fallas detectadas.
 Solicitar refacciones a la subjefatura administrativa del Departamento de Vehículos Oficiales de acuerdo al

diagnóstico realizado.
 Realizar rescates carreteros a las unidades que se encuentran en viaje de estudio, investigación o de apoyo.
 Elaboración de bitácora por unidad atendida, así como el control de kilometraje para la elaboración del
mantenimiento preventivo.
 Realizar trabajos de hojalatería y pintura para mantenimiento de los vehículos oficiales.
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GLOSARIO DE TÉRMINOS
ACTIVOS FIJOS: Cuenta contable que corresponde a un bien o derecho de carácter duradero, con una expectativa
de duración mayor que el ciclo productivo.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS: Breve descripción de origen y desarrollo de la Unidad Administrativa.
ATRIBUCIONES: Delimitación del ámbito de competencia y precisión de las facultades conferidas a la unidad
administrativa conforme a disposiciones jurídicas.
CONTRATO: Acuerdo de voluntades que genera “derechos y obligaciones relativos” es decir, solo para las partes
contratantes y sus causahabientes. Es función elemental del contrato originar efectos jurídicos (es decir obligaciones
exigibles).
CONVENIO: Acuerdo entre dos o más instituciones por el que ambas partes aceptan una serie de condiciones y
derechos.
DESCRIPCIÓN DE PUESTO: La forma escrita en que se consignan las funciones que deberán realizarse en un
puesto.
EJERCICIO FISCAL: Unidad de tiempo, generalmente un año, para realizar las operaciones relacionadas con el
fisco.
ESTRUCTURA ORGÁNICA: Descripción ordenada de las principales áreas administrativas en función de sus
relaciones de jerarquía.
INFRAESTRUCTURA: Es el conjunto de elementos o servicios que están considerados como necesarios para que
una organización pueda funcionar y la actividad se desarrolle efectivamente.
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LEGISLACIÓN: Base Legal que da origen a la unidad Administrativa.
MANTENIMIENTO: Actividades dedicadas a la conservación de la infraestructura universitaria, para asegurar que se

conserve por el mayor tiempo posible, en óptimas condiciones de confiabilidad y que sea seguro de operar.
MANUAL DE ORGANIZACIÓN: Documento en que se registra y se actualiza la información detallada de una

organización acerca de sus antecedentes históricos, atribuciones generales, estructura orgánica, funciones de las
unidades orgánicas o administrativas que la integran, niveles jerárquicos, líneas de comunicación y coordinación y los
organigramas que presentan en forma esquemática la estructura, entre otros datos.
NIVEL JERÁRQUICO: División de la estructura orgánica para signar un grado determinado a las unidades internas
que les define el rango o autoridad o responsabilidad, independientemente de la clase de formación que se les
recomiende realizar.
OBRA PÚBLICA: Es todo trabajo que tenga por objeto la creación, construcción, conservación o modificación de los
bienes inmuebles.
ORGANIGRAMA: representación gráfica de la Estructura Orgánica de la Unidad Administrativa.
PROYECTOS: Recopilación de necesidades que se refieren para la construcción especifica de un inmueble.

Es una herramienta o instrumento que busca recopilar, crear, analizar en forma sistemática un conjunto de datos y
antecedentes, para la obtención de resultados esperados. Es de gran importancia porque permite organizar el entorno
del trabajo de la infraestructura universitaria.
SERVICIOS GENERALES: Capítulo (3000) del clasificador por objeto del gasto que agrupa las asignaciones
destinadas a cubrir el costo de todo tipo de servicios que se contraten con particulares o instituciones del propio
sector público para subsanar necesidades básicas para el funcionamiento de la infraestructura (luz, agua, drenaje,
mantenimiento).
32

UNIDAD ADMINISTRATIVA: Organización Administrativa que contiene una estructura jerarquizada de puestos con
funciones concretas y responsabilidades jurídicas, para realizar actividades afines de acuerdo a objetivos específicos.
VEHÍCULOS OFICIALES: Conjunto de autos, camiones, camionetas y autobuses, y demás parque vehicular que
como parte del activo fijo de la universidad se tienen a bien utilizar para las diversas actividades universitarias.
VIÁTICOS: Conjunto de provisiones o dinero que se le da a una persona, especialmente a un funcionario,

administrativo o alumno para realizar un viaje.
FLOTILLA VEHÍCULAR: Conjunto de vehículos.
VIAJES DE ESTUDIO: Traslado de alumnos y maestros de un lugar a otro por tierra, mar y aire; con fines
académicos.
RESCATE CARRETERO: Liberar y/o recuperar de un peligro, daño a un vehículo.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Es el que permite detectar fallas, disminuir los puntos muertos por parada para
aumentar la vida útil, disminuir costos de reparaciones, detectar puntos débiles, este se ocupa en la determinación de
condiciones operativas , de durabilidad de confiabilidad.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Corrección de las averías o fallas, cuando estas se presentan y no

planificadamente, este tipo de mantenimiento impide el diagnostico fiable de las causas que provocan la falla, pues se
ignora si fallo por maltrato, por abandono, por desconocimiento de manejo, por desgaste natural.
BITÁCORA: Cuaderno que permite llevar un registro escrito de diversas acciones. Su organización es cronológica, lo
que facilita la revisión de los contenidos.
PROGRAMACIÓN DE VIAJES DE ESTUDIO: Ordenar de acuerdo a lo estipulado la salidas de los viajes de estudio.
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BIBLIOGRAFÍA
 Escuela Nacional de Agricultura. Ley que crea la Universidad Autónoma Chapingo, publicada en el Diario
Oficial el 30 de diciembre de 1974, México, D.F.
 Universidad Autónoma Chapingo. Modificación a la Ley que crea la Universidad Autónoma Chapingo, Decreto
Presidencial Publicado en el Diario Oficial el 30 de diciembre de 1977, México, D.F.
 Universidad Autónoma Chapingo, Estatuto de la Universidad Autónoma Chapingo, aprobado por la comunidad
en Chapingo, México, el 12 de mayo de 1978.
 Reglamento de Obligaciones, Responsabilidades y Sanciones Aplicables a los Funcionarios de la Universidad

Autónoma Chapingo, aprobado el 23 de febrero del 2004 por el pleno del H. Consejo Universitario.
 Acuerdo para la Transparencia y Acceso a la Información en la Universidad Autónoma Chapingo,

aprobado por el H.C.U. el 20 de Octubre de 2003, 657-4.
 Manual de Organización de la Subdirección de Servicios Generales, 2011.
 Cuarto Informe de labores del Dr. José Reyes Sánchez. Noviembre del 2002. UACh. México.
 Informe Integral de Labores 2003-2007 de la gestión del Dr. José Sergio Barrales Domínguez. UACh, México.
 Primero, Segundo y Tercer Informe de labores 2007- 2010 del Dr. Aureliano Peña Lomelí. UACh. México.
 Trascendencia Universitaria 2007-2011. Universidad Autónoma Chapingo. Enero 2011
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UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO

UNIDAD DE PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

Chapingo, Méx., Noviembre de 2011.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

Chapingo, Méx., Noviembre de 2011

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

UNIDAD RESPONSABLE DE SU ELABORACIÓN:

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

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Por lo citado, es responsabilidad de los funcionarios y trabajadores administrativos, observar su cumplimiento

ING. JORGE RAMÍREZ ORTEGA

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Departamento de Vehículos Oficiales Ing. Jorge Ramírez Ortega

Subjefatura Administrativa Ing. Héctor Hugo Esquivel Reyes*

Área de Programación de Viajes de Estudio

Área de Control de Vehículos

Taller Mecánico C. José Mario González Franco

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Desde entonces, se conserva el mantenimiento de la infraestructura como servicio de apoyo.

1971 Se registra otro residente de obras, Ing. Abraham Márquez López.

1974 Se nombra como titular al Ing. Elías López Mendoza.

1974 Se registra al Ing. Raúl Andrade Rodríguez, como residente de obras.

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1989 Se nombra Subdirector al Dr. Felipe de Jesús Torres Pérez.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

En el Departamento de Vehículos Oficiales se nombra como Jefa del Departamento a la C.

En el Departamento de Vehículos Oficiales inicia la gestión el C. Pablo Cadeza Flores, continua el

El proyecto de Egresos 2002, se llevó a cabo mediante la propuesta de la Administración Central

Durante el periodo se compraron 17 camionetas y 9 autobuses dedicados para prácticas de

El Presupuesto autorizado al 31 de Octubre de 2002 para la Subdirección de Servicios Generales

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2003-2007 Se nombra como Subdirector al Ing. Juan Pérez Barrón.

Durante la gestión se adquirieron un total de 46 vehículos; 14 autobuses SCANIA y 6 camionetas

2007-2011 Se nombra como Subdirector al Ing. Francisco García Herrera.

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Enero al 30 de Junio de 2008.

En servicios de mantenimiento se rehabilitó el área administrativa y personal.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEL

 Estatuto de la Universidad Autónoma Chapingo, aprobado por la Comunidad Universitaria, el día 12 de

 Reglamento de Obligaciones, Responsabilidades y Sanciones Aplicables a los Funcionarios de la

 Acuerdo para la Transparencia y Acceso a la Información en la Universidad Autónoma Chapingo,

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LEY QUE CREA LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO

X. Crear las unidades administrativas que sean necesarias para su funcionamiento

ESTATUTO DE LA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA CHAPINGO.

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V. Y las que crea necesarias de acuerdo a las necesidades de la Universidad.

Artículo 99°.- Para su funcionamiento la Dirección Administrativa contará con:

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1.0.4.0.0.4.0.2 DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES

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DEPARTAMENTO DE VEHÍCULOS OFICIALES

 Administrar los recursos humanos y financieros del Departamento.