Haz de tu empresa

una empresa segura

y saludable
Implementa el Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo

Comunicaciones
Internas y Externas
 1

Comunicaciones
Internas y Externas
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
Cumplimiento del Decreto 1443 de 2014, compilado mediante el Decreto 1072 de 2015

Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio;

no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa
deberá definir su elaboración e implementación.
 Comunicaciones Internas y Externas

¿Cómo divulgar el Sistema de

Gestión en la empresa?
Pasos

1 Recibe, documenta y responde de manera Las Comunicaciones Internas son las que se
amable, buscando mejorar cada día las dirigen al trabajador y buscan motivar al equipo
comunicaciones internas y externas relativas de trabajo para mejorar cada día el Sistema de
a la seguridad y salud en el trabajo. Gestión. Entre ellas tenemos:

Pueden ser las siguientes:

a) Comunicación emitida Manual del empleado.
por directivos Publicación institucional (revista, periódico).
Busca informar, dar instrucciones, objetivos o Carta al personal.
políticas de la empresa. Se deben seleccionar los Reuniones informativas.
medios para transmitir la comunicación y a Entrevista.
quiénes va dirigida. Cartelera.
Circulares y correos electrónicos grupales.

Pueden ser las siguientes:

b) Comunicación emitida Buzón de sugerencias.
por los empleados Entrevista.
Busca plantear ideas y sugerencias, así como dar Intranet.
retroalimentación a la comunicación emitida por Correo electrónico.
directivos. Círculos de calidad.
Reuniones periódicas.

Pueden ser las siguientes

:
c) Comunicación entre Reuniones por departamentos
trabajadores iguales o grupos de trabajo.
Es enviada entre cargos del mismo nivel. Su Charlas informativas.
objetivo es unificar ideas para colaboración y el Correo electrónico.
trabajo en equipo. Redes sociales.
Reuniones con otras divisiones.
Comunicaciones Internas y Externas

Las Comunicaciones Externas son aquellas Buscan generar vínculos favorables para la empresa
destinadas a personal externo de la empresa. respecto al desarrollo de su Sistema de Gestión.
Entre ellas tenemos:

Pueden ser las siguientes:

a) Comunicación estratégica Datos de evolución de las variables económicas.
Es aquella que direcciona la solicitud de información Cambios en la legislación laboral.
y permite ampliar el conocimiento en temas de Estudios realizados respecto a la salud de
Seguridad y Salud en el Trabajo para avanzar en la trabajadores del mismo sector económico.
ejecución del Sistema de Gestión.

Pueden ser las siguientes:

b) Comunicación operativa Oficios, comunicados, reglamentos, protocolos y
Esta se realiza para el desarrollo diario de la manuales, entre otros, que son entregados a:
actividad empresarial. Se efectúa con todas las Proveedores.
personas que están fuera de la empresa y que se Contratistas, subcontratistas.
requiere establecer comunicación para el desarrollo
del Sistema de Gestión.

Pueden ser las siguientes:

c) Comunicación de difusión Auditorías de certificación externa del
Su finalidad es mostrar a la empresa como una Sistema de Gestión.
institución que informa, dando a conocer los Participación en concursos de la ARL.
logros y avances en el Sistema de Gestión, y la Vincularse con grupos de investigación para la
disminución de la accidentalidad. mejora de condiciones laborales.
Revistas Artículos Folletos
Publicaciones Periódicos Páginas web
Redes sociales

Como empleador, debes estar pendiente de

que las Comunicaciones Internas y Externas
sean amables y en procura del cumplimiento
de los objetivos de la Política de Seguridad y
Salud en el Trabajo.
 Comunicaciones Internas y Externas

2.
Registra las Comunicaciones Internas y Externas
que servirán para verificar su estado y como
soporte documental.

Modelo sugerido

REGISTRO DE COMUNICACIONES INTERNAS

Y EXTERNAS DE LA EMPRESA

TIPO DE TIPO DE DOCUMENTO

COMUNICACIÓN Y/O COMUNICACIÓN FECHA
(Registra si es (Consulta el tipo de (Registra la ESTADO DE LA
comunicación comunicación en las TEMA DIRIGIDA A fecha de COMUNICACIÓN
interna o páginas de inicio de entrega)
externa) este módulo)

Trabajador de El trabajador firmó la

Marzo 19 de
Emitida por Servicios aceptación de la citación.
Interna Inducción 2016
directivos Generales Sr. Se firma planilla de
Eliécer Torres asistencia.
Comunicaciones Internas

Emitida por Convocatoria a Integrantes del El oficio fue firmado por

reunión de Comité Comité Sr. Carlos Marzo 28 de los dos integrantes del
Interna empleados
de Convivencia Mora; Sra. Eulogia 2016 comité.
Laboral. Gómez

Emitida entre iguales Solicitud de mejora

- Líder de Producción en desarrollo de Líderes de Abril 3 de La comunicación fue
Interna enviada vía intranet.
tareas y trabajo en Producción 2016
equipo.

Solicitud a Mediante oficio fue

Mintrabajo de Ministerio del radicada en la dirección
Comunicación inscripción para Trabajo - Dirección Julio 29 de de Riesgos Laborales del
Externa estratégica actualización en de Riesgos 2016 Ministerio y el día julio 2
normas vigentes de Laborales de 2015 envían
Seguridad y Salud respuesta con las
en el Trabajo. invitaciones al evento.
Comunicaciones Externas

Entrega de Agosto 6 de Mediante oficio

A todos los
Comunicación reglamentación 2016 firmado por los
Contratistas
Externa operativa interna en contratistas fue
Seguridad y Salud protocolizada la
en el trabajo. entrega de esta
reglamentación.
Mediante oficio se
realiza la solicitud de
Auditoría de Empresa SGS para Sep. 6
fecha para auditoría de
Comunicación de certificación en solicitud de de 2016
certificación, la
Externa difusión OHSAS 18001. auditoría de
empresa SGS confirma
certificación
fecha para octubre. 20
de 2015.
 Comunicaciones Internas y Externas

3. Registro documental Ten en cuenta que para el diligenciamiento de

este registro es importante revisar el ejemplo
dado en el paso No. 2 de este tema.
Diligencia en el documento asignado para el
registro de las Comunicaciones Internas y Con el desarrollo de este formato, cumplirás con
Externas, la salida, entrada y estado de las uno de los requisitos documentales para el
comunicaciones que servirán como registro Sistema de Gestión en este módulo.
documental.

Modelo sugerido

REGISTRO DE COMUNICACIONES INTERNAS

Y EXTERNAS DE LA EMPRESA

TIPO DE TIPO DE DOCUMENTO FECHA

COMUNICACIÓN Y/O COMUNICACIÓN (Registra la ESTADO DE LA
(Registra si es (Consulta el tipo de TEMA DIRIGIDA A fecha de
comunicación comunicación en las entrega) COMUNICACIÓN
interna o páginas de inicio de
externa) este módulo)

En caso de requerirse más espacio para el registro de las Comunicaciones, fotocopia este formato,
diligéncialo y adjúntalo a continuación de este documento.