Unidad 2.

Planeación y Control de Presupuestos

Fundamentación, definición y características: Concepto e importancia del

presupuesto

¿Qué es Presupuesto?

El presupuesto es un documento que prevé los gatos y ganancias de un determinado

organismo, empresa u entidad, sea el mismo privado o estatal, en un lapso

de tiempo determinado.

Los presupuestos oficiales deben cumplir con cuatro requisitos, por un lado la

elaboración, luego debe ser aprobado por el organismo correspondiente, se ejecuta y

por último debe existir un control. Cuando se trata de presupuestos estatales los

mismos son regulados por la ley.

Los objetivos centrales de los presupuestos es realizar controles acerca de las

compras, ventas y cuantificar ingreso y los gastos del dinero. Tienen además como

finalidad prevenir y corregir errores y por último realiza los controles financieros del

ente.
¿Por qué es importante el presupuesto?

Algunos de los motivos por el cual los presupuestos son importantes son por

ejemplo, planificar las operaciones y más tarde continuar con esta planificación.

Además son útiles a la hora de medir el riesgo y disminuirlo. Permiten a su vez revisar

las tácticas y políticas tomadas por los organismos.

Tipos de presupuestos

Por otro lado los presupuestos pueden ser clasificados de diferentes maneras según

criterios como el tiempo que cubre, estas pueden ser planificaciones a corto o largo

plazo. Los segundos son utilizados por las grandes empresas y por los estados.

Por otro lado pueden ser flexibles o rígidos, estos últimos no permiten realizar

modificaciones a pesar de los cambios que puedan darse en la realidad. También

pueden ser clasificados según el sector de la entidad en el que será aplicado.

 Seguimiento de presupuestos

Una vez realizado y ejecutado un presupuesto es conveniente realizar un seguimiento

exhaustivo a medida que va avanzando el tiempo, y se van conociendo los datos reales

de lo que se había presupuestado. Por otro lado resulta muy útil registrar posibles

movimientos del capital que no habían sido contemplados inicialmente.

Además es recomendable mantener al tanto a las personas que trabajan en este

ámbito. También se sugiere realizar informes sobre los presupuestos para todas las
personas y áreas que lo requiera la organización. El objetivo es mantenerlos al tanto de

los datos reales a medida que avanza el tiempo en los presupuestos.

Fundamentos teóricos de los presupuestos y la presupuestación

La presupuestación como parte del proceso de planificación empresarial y

concretamente como forma que adopta la planificación anual de la empresa tiene gran

importancia para el desempeño empresarial.

Además la presupuestación, entendida como parte de la planificación anual de la

empresa, es el documento donde se cuantifican y garantizan los recursos necesarios

para alcanzar los objetivos y estrategias de la proyección a más largo plazo de la

empresa (planeación estratégica).

Así la elaboración del presupuesto de la empresa en sus diferentes apartados permite

cuantificar los objetivos y metas de la actividad productiva, económica y financiera de la

empresa, para el año planificado; lo cual resulta de mucha utilidad para la dirección y

administración de la actividad empresarial; y su desglose en periodos menores de

tiempo, que contribuye al control y la toma de acciones para las correcciones en caso

de desviaciones con respecto a los planificado.

Introducción

Aunque siempre ha sido una necesidad y preocupación de la gestión empresarial, es a

partir de la segunda mitad del siglo XX que la planificación ha sufrido una fuerte

evolución para convertirse conjuntamente con la organización en elementos básicos de

la implantación de la estrategia empresarial. Así, los objetivos estratégicos y estrategias

empresariales necesitan concretarse en planes corrientes, donde se cuantifiquen las

tareas y los recursos necesarios para su ejecución y el cumplimiento de las metas.

Esta planeación anual de la empresa, incluso con un menor horizonte de planificación,

donde se cuantifica la actividad productiva, económica y financiera de la empresa para

el periodo planificado, se identifica como la presupuestación. Así, este plan de acción

cuantitativo que abarca todas las fases de operaciones y financiamiento, constituye un

importante documento donde toma cuerpo con mayor grado de detalle la planificación

empresarial para el apoyo de la administración y el control de la actividad económica

de la organización.

Ventajas de la presupuestación

Entonces la presupuestación tiene una serie de ventajas para la gestión empresarial,

por cuanto un sistema presupuestario bien diseñado y ejecutado proporciona una

disciplina que coloca a la planeación empresarial anual a la vanguardia, como una

responsabilidad principal de las diferentes subdivisiones de la empresa. En detalle las

ventajas de la presupuestación son:

1. Muestra con antelación las metas a alcanzar por la entidad, asociadas a los

resultados productivos, de gasto, financieros: estados financieros pronosticados,

de resultado, situación y cambios en la Posición Financiera.

2. Coordina las actividades de la empresa y propende a la colaboración de todos.

 3. Facilita el control mediante la delegación de autoridad y la asignación de

responsabilidades.

4. Permite verificar los resultados obtenidos sobre la marcha, advirtiéndose a

tiempo las desviaciones del objetivo propuesto y la toma de acciones para su

corrección.

5. Muestra con antelación los posibles éxitos y fracasos de la organización.

Limitaciones de los presupuestos

La presupuestación a pesar de su importancia y ventajas que reporta para el

desempeño empresarial como documento de proyección y cuantificación de las

acciones productivas, económicas y financieras de la empresa para cumplimentar sus

metas, tiene sus limitaciones y exigencias. Las principales limitaciones y exigencias de

la presupuestación en la empresa pueden agruparse de la siguiente manera:

1. La preparación del presupuesto se basa en pronósticos de las condiciones

futuras, en datos estimados basados en el criterio de directivos y especialistas al

interpretar la información disponible. Por consiguiente el éxito de un presupuesto

depende de la validez de la información disponible y la inteligencia y habilidad de

los directivos y especialistas al planificar.

2. Las operaciones de la organización pueden depender de factores que hagan

difícil pronosticar y planear un presupuesto, por ejemplo: la estación, los pedidos

especiales o algún otro factor análogo; y como el ejercicio de los presupuestos

suele abarcar meses y hasta el año, las empresas cuyas operaciones dependen
 de factores inciertos tienen que guiarse por el principio de flexibilidad al

confeccionar un presupuesto.

3. Una vez que ha sido aprobado el presupuesto, tiene que administrarse y

ejecutarse adecuadamente para que tenga éxito. No puede que el presupuesto

funcione automáticamente y mucho menos que sustituya a la administración.

4. Es necesario un tiempo razonable para preparar y llevar a la práctica un

presupuesto, a menudo es prolongado el tiempo necesario para que una

empresa implante un sistema presupuestario, instruya a su personal y haga que

funcione como es debido.

Requisitos de la presupuestación y relación con la contabilidad y estadística

Para el éxito en la preparación de un sistema de presupuestación y sobre todo para su

implementación y funcionamiento adecuado, deben estar presentes una serie de

aspectos que se denominan requisitos de la presupuestación, entre los cuales cabe

mencionar los siguientes:

a. Una organización empresarial responsable en la que estén definidas y

desarrolladas la autoridad y la responsabilidad.

b. Normas mercantiles bien definidas.

c. Un suministro adecuado de información y datos pertinentes con el fin de

preparar las estimaciones presupuestarias.

d. Un plan definido para la administración del presupuesto después que se haya

establecido.
 e. Un sistema de contabilidad general bien ideado y completo, organizado para

proporcionar la información básica y para preparar las comparaciones de los

resultados de un período económico a otro.

f. Un sistema de costos apropiado, controlado por los libros generales de la

contabilidad.

g. Una clasificación de las cuentas del mayor general y de los mayores de costos y

auxiliares que se utilizarán para clasificar las estimaciones del presupuesto.

h. Registro permanente del inventario de materias primas y materiales, la

producción terminada y en proceso y la maquinaria e instalaciones.

i. Un programa de los informes generales semanales o mensuales y de los gastos

departamentales y de los estados financieros mensuales.

Relación presupuestación – contabilidad – estadística.

Como hemos vistos entre los requisitos y exigencias de la presupuestación destaca

sobremanera disponer de una buena base de datos e información respecto al

desempeño de la economía en periodos anteriores, información que proporcionan la

contabilidad y el sistema estadístico de la empresa.

Por otro lado, al proyectar las cifras sobre producción, costos y otros indicadores de la

gestión económica de la empresa, la pronosticación brinda las medidas para las

comparaciones y análisis contables y estadísticos.

Así la presupuestación utiliza la contabilidad y la estadística en función de las

proyecciones para el futuro, ya que significa una planeación minuciosa por adelantado

de todas las funciones de una empresa.

Cedulas presupuestales y estudio de la utilidad

Una cedula presupuestal es una hoja de control de presupuesto, que sirve para verificar

periódicamente el avance, ejecución y cumplimiento de los proyectos de la empresa.

TIPOS DE CEDULAS PRESUPUESTALES

Cedula 1: Presupuesto de ventas

Cedula 2: Presupuesto de producción

Cedula 3: Consumo y costeo de materia prima

Cedula 4: Presupuesto de Compra de materias primas

Cedula 5: Exigencias y costos de mano de obra directa

Cedula 6: Costos indirectos de fabricaciónCedula 7: Costos estándares de productos

AyB

Por qué los presupuestos son tan necesarios?

A diferencia de lo que mucha gente cree, los presupuestos empresariales son una

herramienta de gestión muy útil. Los presupuestos no son únicamente un documento

donde se registran los gastos previstos o la inversión necesaria para una acción

concreta, sino que es una herramienta que permite planear el futuro de la empresa.

Los presupuestos como guía general del negocio

La elaboración de los presupuestos permite obtener estimaciones futuras que suelen

ser muy valiosas para la toma de decisiones desde la dirección. Y aunque es una guía

general para el negocio también sirve como guía individual para los trabajadores de la

empresa. Si los empleados conocen cuál es la meta y cuáles son las acciones

planteadas, entenderán mejor cuál es su participación y serán más productivos. Sirven

como guía para coordinar actividades, permitiendo integrar todas las áreas del negocio

para perseguir objetivos comunes. También permiten planificar actividades y

estrategias con tiempo para anticiparse a los acontecimientos y evitar contratiempos. Y,

por último, sirven como instrumento de control para ver si ha habido variaciones entre

lo que se ha obtenido y lo que se había presupuestado.

Clasificación de presupuestos

Existen tanto presupuestos como empresas distintas. A grandes rasgos, podemos

encontrar según:

 El tiempo que abarca, presupuestos a largo y a corto plazo.

 La flexibilidad, presupuestos fijos o variables.

 El sector del negocio, presupuestos públicos o privados.

 La aplicación en la empresa, presupuestos de operación y financieros.

  La técnica de evaluación, presupuestos estándar o estimados. Los estimados se

basan en la experiencia y casos de estudio, mientras que los estándares están

formulándose sobre bases científicas.

 El contenido, presupuestos principales o auxiliares.

Principales componentes del presupuesto

Sus componentes principales son:

 Personal diverso.

 Cantidad horas requeridas.

 Cantidad horas trimestrales.

 Valor por hora unitaria.

 Presupuesto de gastos de fabricación.

Presupuestos y Análisis de las variaciones

Análisis de variación de Presupuestos

Análisis de variaciones presupuestarias. ANALISIS DE LAS VARIACIONES CON

EL PRESUPUESTO. Las variaciones son las diferencias o desvíos entre el costo

estándar y el real. El análisis de variaciones puede incrementar la utilidad de los

informes periódicos de desempeño.

Métodos para presupuestar las ventas

Hacer un presupuesto de ventas no es fácil. No lo es para los comerciales que están en

contacto directo con los clientes. Tampoco para los responsables de operaciones y

finanzas que deben elaborar la previsión de fabricación o tesorería basándose en la

previsión de ventas.

En este artículo vamos a explicar cómo puedes optimizar tu presupuesto de ventas.

Siguiendo los pasos que te indicamos, podrás predecir de manera más fiable los

resultados y ajustar con más exactitud la producción y la tesorería a las necesidades de

la actividad de tu empresa.

Fase 1: Recogida de datos

La primera fase consiste en la recogida de los datos históricos de venta. Cuanto más

detallados sean estos datos, mejor. El desglose puede ser por cliente y por categoría.

Sin embargo, no siempre la cantidad está asociada a la calidad. Existen muchas

causas que pueden haber afectado a las ventas en el pasado y que disminuyan su

utilidad para predecir su evolución futura. Por ello es necesario disponer de información

cualitativa que nos permita poner en contexto la información histórica de ventas.

La fuente de esa información cualitativa son los clientes. Es importante que los

clientes proporcionen información sobre el nivel de pedidos de los próximos periodos.

Se debe pedir esta información con cierto tacto, pues se podría confundir con una

presión para que compren más. Muchas veces, las cantidades pueden estar

distorsionadas por efecto de la negociación entre las partes.

En cualquier caso, siempre es mejor tener una referencia proporcionada directamente

por el cliente. El comercial responsable de la cuenta suele ser el encargado de recoger

 esta información. Posteriormente, el comercial transmitirá la información al

responsable de la previsión.

2. Consolidación

La siguiente fase es la de consolidación. La tarea de consolidación implica las

siguientes tareas:

 Filtrar la información recibida la fase anterior

 Organizar la información

 Hacer los cálculos predictivos

Por ejemplo, imaginemos una empresa que fabrica botellas de plástico para tres

clientes. Para hacer la previsión que fabricación tesorería durante la segunda mitad del

año, el departamento comercial pide a los clientes una estimación de sus pedidos

para el tercer y cuarto trimestre.

El departamento de control de gestión es el encargado de hacer la previsión final. La

información aportada por los clientes es la siguiente:

 Cliente A: pedidos por importe de 30.000 unidades monetarias

 Cliente B: pedidos por importe de 50.000 u.m.

 Cliente C: pedidos por importe de 20.000 u.m.

La información de facturación durante el año anterior fue la siguiente:

 Cliente A: pedidos por importe de 120.000 unidades monetarias

 Cliente B: pedidos por importe de 20.000 u.m.

 Cliente C: pedidos por importe de 50.000 u.m.

Es evidente que faltan datos para poder hacer una previsión fiable.

En primer lugar, las previsiones de pedidos siempre deben de estar expresadas

en volumen, no en importe monetario. De esta forma se evita confundir el efecto

variaciones de precio con incrementos de demanda del producto. Para este caso,

supondremos que el año pasado el precio era de 10 unidades monetarias por unidad

de producto. Este precio se mantendrá durante todo el presente año.

Adicionalmente, el encargado de la previsión necesita saber información

cualitativa sobre cada una de las empresas. Una lista de preguntas al comercial

responsable de cada cuenta puede ser suficiente.

 ¿Por qué el cliente A ha tenido una bajada tan importante de pedidos?

 ¿Es fiable el incremento previsto por el cliente B?

 ¿Hay algún elemento que pueda distorsionar la previsión del cliente C?

Después de completar la información con los responsables comerciales, el responsable

de la previsión decide aplicar un ajuste a las previsiones de cada cliente.

 Cliente A: 3.000 unidades x 10 um/ud x 80%= 24.000 u.m.

 Cliente B: 5.000 unidades x 10 um/ud x 30%= 15.000 u.m.

 Cliente C: 2.000 unidades x 10 um/ud x 100%= 20.000 u.m.

Total: 59.000 u.m.

Al tener el desglose entre unidades y precio, podemos estar seguros de que no

confundiremos los efectos de incremento de volumen y variación del precio.

El porcentaje corrector es una estimación cualitativa que hace el responsable de la

predicción en función de su experiencia y de la información recogida. Es necesario

poder argumentar esta corrección. ¿Por qué necesitamos corregir los datos que

provienen directamente de los clientes? Porque muchas veces estas previsiones están

distorsionadas al alza o a la baja. Intentamos impedir un exceso de producción que

genere stock obsoleto o roturas de stock por producción insuficiente.

3. Comunicación

La última fase consiste en la comunicación de los resultados de la previsión.

Primero se realizará una comunicación interna. El responsable de la previsión se

reunirá con los comerciales que le suministraron la información y compartirá los

porcentajes correctores utilizados.

La utilidad de comunicar estos porcentajes está en poder confirmar que se basan en

criterios firmes. En ocasiones, se deben rectificar.

Por último, se comunicará la previsión a los departamentos de producción y finanzas

para que la puedan usar en sus previsiones de fabricación y tesorería.

Predecir las ventas siempre es una tarea complicada. Es importante involucrar al

departamento comercial para poder hacer una predicción que incluya toda la

información relevante. De una previsión de ventas acertada depende el correcto

empleo de los recursos de la empresa y, por ello, es una tarea que debe implicar a

todos los departamentos.

Presupuesto Maestro y desarrollo de presupuesto

Un presupuesto maestro es el principal presupuesto de tu empresa, es decir, la

culminación de todo un proceso de planeación y, por lo tanto, comprende todas las
áreas de tu negocio, como son ventas, producción, compras, etc., y, por eso, se llama
maestro.

Este presupuesto que comprende todos los gastos está compuesto de otros dos
presupuestos, más pequeños que son el presupuesto de operación y el presupuesto
financiero.

El presupuesto de operación se compone a su vez de otros presupuestos más

pequeños. El primero es el presupuesto de ventas y es donde prevés cuánto esperas
vender. Con base en ello, sabrás cuánto debes producir y cuánto te va a costar
hacerlo. Tendrás que ver entonces qué materia prima necesitas, cuánta mano de
obra utilizarás, cuáles serán tus costos indirectos de producción y, por supuesto,
cuánto te va a costar todo eso.

Una vez que sabes cuánta materia prima necesitas, puedes planear y presupuestar tus
compras para que no te veas en apuros de tiempo y puedas conseguir buenos precios.

Al final, lo que vas a poder definir con tu presupuesto de operación es cuál será tu
ganancia.

El presupuesto financiero no es tan complicado. En él vas a presupuestar el efectivo

con que vas a contar y las inversiones que puedes hacer a corto plazo, para mover tu
capital y hacerlo rentable. Al terminarlo, sabrás cuál será la situación financiera de tu
empresa, es decir si vendrán los tiempos de vacas flacas o gordas.
 Referencias Bibliográficas

https://www.cis21.com/utilidad-de-los-presupuestos-en-la-empresa/

https://www.coursehero.com/file/27155243/CEDULAS-PRESUPUESTALES-

TRABAJO-COSTOSppt/

Fuente: https://concepto.de/presupuesto/#ixzz636nLXQIw

https://www.gestiopolis.com/fundamentos-teoricos-de-los-presupuestos-y-la-

presupuestacion/

https://www.gerencie.com/como-hacer-un-presupuesto-de-ventas.html

Fuente: https://concepto.de/presupuesto/#ixzz636nHifKI