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Preiniciación del presupuesto
2. Elaboración del presupuesto
3. Ejecución
4. Control del presupuesto
5. Evaluación
La preparación del presupuesto no solo corresponde a un único momento del año, sino que
es necesario realizarle un seguimiento constante para que este funcione eficientemente.
Las etapas del presupuesto son: Preiniciación, elaboración, ejecución, control presupuestal
y evaluación.
El presupuesto es una visión de una realidad aplicada en valores y, a la vez, una de las
formas sencillas de tener un control futuro sobre las operaciones del negocio. Sin embargo,
en las pequeñas y medianas empresas se ha dificultado ampliamente la construcción e
implementación de la práctica del presupuesto, debido a que requiere de una organización y
compromiso por parte de la entidad.
El proceso presupuestal en una entidad no debe limitarse a un solo momento del año. El
potencial con el que cuenta esta herramienta solo se puede alcanzar si se tienen en
consideración todas las etapas involucradas, a saber: Preiniciación, elaboración, ejecución,
control presupuestal y evaluación.
1. Preiniciación del presupuesto
En esta etapa, que antecede a la elaboración del presupuesto, se incluyen herramientas de

evaluación y gestión de recolección de información para obtener el conocimiento de la
marcha de la empresa y del estado de la operación durante el período inmediatamente
anterior, con el fin de analizar las estrategias y opciones de crecimiento, buscando cumplir
con los objetivos generales y específicos definidos por la gerencia o por el máximo órgano
directivo.
En esta etapa es fundamental:

El nombramiento de un líder de presupuesto, que será el encargado de programar y dirigir
las reuniones y el comité necesario para armonizar las expectativas del nuevo período con
la realidad de la empresa, en aras de lograr una convergencia con su misión, visión y
objetivos.
Definir las fuentes de información a las que tiene acceso la empresa.
Evaluar cuáles son las expectativas de la gerencia.
En conclusión, esta fase inicial está enfocada en plantear y delimitar las expectativas de la
organización y las posibilidades con las que cuenta para su cumplimiento, de modo que el
resultado de la fase en cuestión sea un mapa de expectativas y límites para la elaboración
del presupuesto.
2. Elaboración del presupuesto
Con base en los planes aprobados por la gerencia para cada nivel funcional de la empresa,
se procede con la etapa donde los conceptos adquieren una dimensión monetaria en la
organización. Algunas de las actividades que pueden realizarse son las siguientes:
Crear un cronograma de actividades en torno a la elaboración del presupuesto en el que se

definan las fechas de las reuniones para evaluar la información financiera de la entidad.
Esta información puede incluir: informes de gestión, informes de comportamiento de
períodos pasados, indicadores del sector económico al que pertenece la entidad, dictamen
del revisor fiscal (en caso de que aplique), entre otros documentos.
Luego del análisis de esta información se debe extraer una relación de todo el acumulado
de datos de la entidad, trazar las expectativas del período, identificar las fuentes de ingreso
y asignar los costos y gastos asociados a cada departamento.
La compañía se encuentra interconectada entre sus diferentes áreas; por tanto, a partir de la
definición del programa y las políticas de ventas, ese presupuesto se traslada al
departamento de producción, para que estime los requerimientos relacionados con la
cantidad de materia prima y la disposición de la capacidad operativa en lo referente a la
maquinaria y al personal necesario para ejecutar la operación. Como puede observarse, la
elaboración del presupuesto es una tarea conjunta, pues involucra a todas las áreas de la
empresa.
Otro de los departamentos responsables es el de mercadeo, el cual puede definir las técnicas
y estrategias que se deben adoptar en términos del tiempo y los recursos disponibles para
poner a disposición del público las labores necesarias que impactarán el mercado y lograrán
los niveles de ventas esperados o proyectados, los cuales podrán determinarse a través de
pronósticos.
3. Ejecución
La tercera etapa se relaciona directamente con la puesta en marcha de los planes. El líder de
presupuestos tiene la labor fundamental de integrar a las diferentes áreas en la consecución
de las metas trazadas, comunicando a cada uno de los niveles de la organización la
interrelación e importancia que tienen dentro de la operación y el cumplimiento del
presupuesto. Lo anterior, con el propósito de cumplir las expectativas gerenciales de la
organización.
4. Control del presupuesto
Para la ejecución de un adecuado control sobre el presupuesto primero se debe establecer la

realización de informes parciales por áreas, de modo que el equipo presupuestal o
financiero sea el responsable de la consolidación de la información.
En esta etapa deben cotejarse los resultados de la operación empresarial con los datos
presupuestados, con el objetivo de identificar posibles falencias que afecten la ejecución del
presupuesto o lo desvíen, y lograr un ajuste oportuno.
Es importante considerar que cuando el proceso de contraste se aplique a proyectos de

construcción u otros similares, se debe evaluar dentro de los informes parciales y el avance
de las obras, de modo tal que se pueda estimar realmente el cumplimiento de las metas y
requerimientos presupuestados.
5. Evaluación
Cuando culmina el período presupuestado se realiza un análisis de los informes periódicos

y se emite un informe final en el que se revelan los resultados de la compañía y se evalúa el
cumplimiento de las variables presupuestadas y las gestiones organizacionales fijadas para
la optimización de los resultados.
Es conveniente que en este informe final se realice una comparación de los indicadores del
año presente respecto a los de los años anteriores, con el fin de comprender cuáles metas se
cumplieron y cuáles, por el contrario, requieren mayor trabajo en el futuro.

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